ОБЗОРНЫЙ РЕФЕРАТ

Организация электронного
документооборота

в коммерческом банке

Данный реферат подготовлен как составная часть учетной
политики банка и часть ПРАВИЛ ДОКУМЕНТООБОРОТА  коммерческого банка

План обзора:

1.   
Существующие решения, применяемые в бухгалтерии рублевых операций

2.   
Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций

3.   
Операции в операционном отделении

4.   
Обработка документов валютной бухгалтерии

5.   
Обменные пункты

6.   
Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия

7.   
Стратегия технических решений, обеспечивающая работу электронных
технологий

Основной задачей организации
технологии обработки учетной информации является минимизация затрат на
обработку, хранение и доступ к данным аналитического и синтетического учета
банка. Для достижения этой цели в настоящее время применяются технологические
и программно-технические решения. Рассмотрим общие вопросы решения этой
задачи, применяемые в коммерческих банках

1. Существующие решения, применяемые в бухгалтерии
рублевых операций

В основу
технологии положен принцип проведения всех операций клиента бухгалтером,
работающим с этим клиентом. Каждому бухгалтеру присваивается определенный номер
(номер исполнителя) один или несколько. При открытии счета задается номер
владельца этого счета (исполнителя). В дальнейшем доступ исполнителя возможен
только для принадлежащих ему счетов. Бухгалтер на своем рабочем месте имеет ряд
программных продуктов, позволяющих создавать необходимые документы, как в
электронном виде, так и на бумажных носителях. Документы при вводе группируются
в пачки с контролем суммы пачки и возможностью наблюдения за остатком счета.

Поступления
принимаются с РКЦ в виде электронной посылки администратором системы (в
настоящее время документы только с признаком “ЭЛЕКТРОННО”). Далее они автоматически относятся на счет расхождения с
корсчетом, на следующий день они также автоматически становятся на счета
клиентов. Остальные документы ,поступившие в банк, вводятся бухгалтером
вручную.

 При вводе
клиентских платежей осуществляется автоматический контроль по справочнику БИК,
ключевым разрядам корреспондирующих счетов и полноте ввода информации. При
завершении ввода информации администратор системы проводит централизованно
обработку введенных документов с формированием и печатью реестров и сводных
авизо для предоставления их в РКЦ. Факт завершения в текущем дне ввода
информации по клиентским платежам определяется расписанием обработки либо
устным распоряжением начальника учетно-операционного отдела. Сверка
отпечатанных реестров с первичными документами, предоставленными клиентами
осуществляется определенным работником бухгалтерии. По завершении сверки этот
работник выдает устное распоряжение администратору системы о подготовке
электронной посылки, после чего осуществляется ее отправка по системе
электронной доставки в РКЦ.

Ввод
документов проходящих по системе клиент-банк происходит под контролем
уполномоченного лица, специальным программным обеспечением. Клиент, согласно
графика, отправляет электронную посылку в банк. Уполномоченный исполнитель
проверяет электронные посылки на достоверность и осуществляет печать нужного
количества платежных поручений, которые передает исполнителям, контролирующим
счет клиента. Затем проводит экспорт в общий массив электронных документов
банка. Подготовка выписок для передачи в системе клиент-банк производится
администратором системы по расписанию в автоматическом режиме.

Операции не
связанные с клиентскими перечислениями, в течение операционного дня проводятся
без ограничения времени ввода документов. В операционный интервал исполнитель
имеет возможность видеть и распечатывать лицевые счета по проводимым операциям.

По завершению
операционного времени (конец дня) администратор системы проводит общую
обработку с выдачей лицевых счетов исполнителям. По завершению сверки лицевых
счетов администратор системы осуществляет ряд технологических операций и выдачу
аналитической и синтетической отчетности текущего дня. Это документы дня,
бухгалтерский журнал, рублевый и валютный балансы, регистры сальдовых остатков,
расшифровки кассы, ведомость снятых процентов, ведомость открытых и закрытых
счетов. По завершению печати документов производится загрузка в архивы данных и
формирование таблиц базы анализа работы банка. После этого все операции в этом
дне считаются завершенными. Исправления допускаются только при осуществлении
процедуры восстановления дня. Соответственно прекращается работа отделов банка
с аналитическим комплексом программ до восстановления всей информации в
восстанавливаемом интервале.

Администратор
системы в течение операционного дня ведет журнал работы администратора в
котором отражены все технологические моменты текущей работы.

По начислению
процентов раз в месяц производится снятие накопленных процентов с выдачей
ведомости снятых процентов. В ведомости снятых процентов определена
корреспонденция счетов зачисления процентов. Снятые проценты зачисляются на
счета в автоматическом или ручном режиме. По зачисленным процентам выдается
специальная ведомость. После контроля этих ведомостей начальник учетно-операционного
отдела выдает распоряжение администратору системы о правильности зачисления
процентов. Администратор производит корректировку и экспорт в общий массив
документов банка.

Особенности технологии сложившиеся

Для обеспечения отсутствия расхождения внутреннего
кор.счета  со счетом в РКЦ осуществлен ряд технологических моментов. Всегда
одновременно открыты два операционных дня. Текущий сегодняшний и до 13-00 –
вчерашний, после 13-00 завтрашний. Платежи, полученные до 12-00, проводятся и
отправляются в РКЦ сегодняшним днем, после 12-00 следующим днем. Сверка и
обработка поступлений с выдачей лицевых производится только в текущем дне.
Электронные поступления текущего дня РКЦ отправляет лишь утром следующего дня,
поэтому администратор системы, полученные поступления зачисляет на счета сумм
зачисленных на к/с но не проведенные на счета клиентов
предыдущего дня (автоматически) и одновременно с этого же счета на р/счета клиентов поступления  предыдущего дня также
автоматически

2.
Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций

Сектор внутрибанковских операций, платежи связанные
с перечислениями корреспондентам банка проводит по схеме, описанной в п.1

Кроме осуществления платежей отдел внутрибанковских
операций эксплуатирует программное обеспечение по учету заработной платы, учету
бензина, склад, расходных и приходных кассовых ордеров, учет основных средств,
учет нематериальных активов, счета фактуры. Эти программные комплексы работают
автономно. Ввод и контроль входных документов осуществляются внутри
соответствующих комплексов. Связь с массивом документов банка осуществляется
либо посредством экспорта документов, либо вручную вводом в операционный день
банка согласно правилам, определенным в п. 1

Бухгалтер рублевой бухгалтерии, оформляет счета
фактуры на своем рабочем месте, общую книгу покупок-продаж формирует
программный комплекс сектора внутрибанковских операций. Работник этого сектора
имеет возможность печати и просмотра этой книги.

Перенос остатков при красном сальдо на парных счетах
осуществляется автоматически в конце дня. Мемориальный ордер по этим проводкам
выдается программным путем..

Операция закрытия отчетного периода осуществляется
также в автоматическом режиме с формированием отчета о прибылях и убытках по
форме 2 ОКУД и выдачей мемориальных ордеров по проведенным операциям.

3.
Операция в операционном отделении

Платежи, связанные с клиентскими перечислениями,
операционное отделение проводит по схеме, описанной в п.1. Основное отличие
заключается в том, что документы группируются в специальные пачки и в
электронном виде поступают в головной банк по графику обмена информации.
Выписки по счетам, также согласно графика, в электронном виде приходят в
операционное отделение. Работа операционного отделения по сберегательным операциям
описана в п. 6

4.
Обработка документов валютной бухгалтерии

Платежи, связанные с клиентскими перечислениями,
валютная бухгалтерия проводит схеме, описанной в п.1. Особенности технологии
электронного документооборота в части работы обменных и вкладных операций
описаны ниже.

5.
Обменные пункты

Документооборот в обменных пунктах складывается из
двух частей. Документы, подготовленные в валютной бухгалтерии для обменных
пунктов и документы собственно обменных пунктов.

В начале рабочего дня, вместе с инкассацией работник
обменного пункта получает подготовленные в валютной бухгалтерии описи сумок и
курсы покупки продажи валюты. После заполнения форм начала дня в специальном
программном обеспечении, работник обменного пункта осуществляет покупку-продажу
валюты, регистрируя каждую сделку. Программное обеспечение оперативно
показывает количество купленной и проданной валюты, остаток рублей и валюты,
количество совершенных сделок. По окончании работы, кассир обменного пункта
выводит журналы и реестры установленной формы и подготавливает дискету с итогом
работы обменного пункта. Эта информация передается в валютную бухгалтерию.

Валютная бухгалтерия принимает информацию с
обменного пункта и автоматически, программным путем, формирует проводки,
экспортируемые в общий массив документов банка. Описи сумок инкассации в
валютной бухгалтерии готовятся также программным путем

6.
Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия

В основу технологии обработки учетной информации для
сберегательных операций положен принцип осуществления программного
последконтроля и автономности работы. Открытие счета вкладных операций, 
начисление и снятие процентов, движение средств по счетам осуществляется
непосредственно в сберегательной кассе. По окончанию операционного дня работник
сберегательной кассы формирует групповые проводки в общий массив документов и в
электронном виде (используя телефонный модем) отправляет их в централизованную
бухгалтерию, на специальную машину. Одновременно готовится дискета с
аналитической информацией и с инкассацией доставляется в централизованную
бухгалтерию. Бухгалтер централизованной бухгалтерии осуществляет контроль и
печать сводных мемориальных ордеров по проводкам в операционный день банка со
специальной машины.

Аналитическая информация экспортируется в
специальный программный комплекс, где осуществляется контроль начисления
процентов, архивирование и расчеты специальных форм для нужд кредитного отдела
и отдела ценных бумаг. Этот специальный комплекс дублирует все счета, открытые
в сберегательных кассах и работает автономно от локальной сети банка. Бухгалтер
централизованной бухгалтерии имеет возможность получить дубликат любой формы,
прошедшей в сберегательной кассе.

 Специальная машина обрабатывает только групповую
информацию и имеет включение в сеть банка.

7.Стратегия технических решений, обеспечивающая работу
электронных технологий

В основу принятия решений о технической модернизации
и доукомплектования средствами вычислительной техники положен принцип
ориентации на наличие программного обеспечения и трудоемкости выполняемой
работы. В первую очередь модернизируются средства обеспечивающие работу банка в
целом, далее  отделы и группы, непосредственно обеспечивающие доходность и
устойчивость банка. Рабочие места, занятые в технологическом цикле
комплектуются средствами вычислительной техники только для выполнения
конкретной задачи.