Лізинг і автоматизація

8

Зміст

1. Стан лізингової діяльності на сучасних підприємствах ……….……..….2

2. Стадії лізингу які забезпечує автоматизація……………………………….4

3. Забезпечення фінансової сторони лізингу……………………………………7

4. Комплексний підхід до бізнес процесів…………………………………….9

Література……………………………………………………………………….13

1. Стан лізингової діяльності на сучасних підприємствах

Постійні зміни в бухгалтерському обліку на всіх його ділянках призводять до переходу бухгалтерських програм до класу проблемно-орієнтованих систем. Зазначені зміни потребують від сучасних систем автоматизації не тільки більш розвинутих можливостей, а й наявності рішень відпрацьованих методично.

Підприємства, які займається лізинговою діяльністю, мають використовувати при автоматизації операцій, повязаних з цією діяльністю, модифіковані програмні рішення.

Автоматизація діяльності лізингової компанії повинна забезпечити досягнення наступних цілей:

- ефективна робота з контрагентами;

- прискорення здійснення операцій по укладанню лізингових угод;

- поточний моніторинг лізингових справ;

- бухгалтерський облік діяльності лізингової компанії;

- прискорення підготовки і ведення внутрішньої документації;

- фінансовий аналіз;

- ефективна організація роботи з персоналом;

- планування фінансів, складання бюджетів, контроль над їх виконанням;

- отримання багатовимірних аналітичних звітів.

Одним з найважливіших критеріїв бухгалтерських програм є можливість модифікації її настройок, що визначає гнучкість системи . Для введення Системи в експлуатацію - є впровадження окремих частин - модулів. Для такої поетапної роботи алгоритми Системи групуються в окремі модулі виходячи з цілей автоматизації. Так, в Системі передбачається наявність зокрема таких модулів:

1. Лізинговий модуль.

2. Бухгалтерський облік.

3. Фінанси.

Договірний модуль

Договірний модуль - основний - профільний модуль Системи. Цей модуль є дуже важливим за виконуваними функціями, наявністю різноманітних документів, довідників та алгоритмів.

Основою бізнесу - основним інструментом отримання прибутку, для Лізингової компанії є Договір лізингу. Укладання, супроводження і виконання договору лізингу завжди складається з декількох етапів:

- попередній етап;

- підготовка і експертиза документів;

- укладення договору;

- моніторинг проекту;

- завершальний етап.

Початок роботи з кожним клієнтом завжди починається з комерційної пропозиції, яка містить умови лізингу, розмір і графік лізингових платежів.

Для розрахунку лізингових платежів в модулі передбачений інструмент Лізинговий розрахунок. Лізинговий розрахунок є електронним документом, який містить інформацію про предмет лізингу, його характеристики, страхові тарифи, податки і інші платежі, які впливають на кінцеву ціну лізингу, термін і ставку лізингу, метод нарахування лізингових платежів, подорожчання предмету лізингу, ставку залучення ресурсів та іншу подібну інформацію.

За допомогою Лізингового розрахунку можна створити і надрукувати такі документи, як графік платежів, калькуляцію ціни лізингу, плановий графік грошових надходжень і виплат, ефективність планованої операції, комерційну пропозицію Клієнту.

Наступний етап Заява на укладення договору лізингу. Їй відповідає електронний документ «Заява на лізинг».

На підставі «Заяви на лізинг» створюється електронний документ «Проект». Слід сказати, що електронний документ «Проект» не має аналогів в матеріальному світі. Це інструмент Системи, який служить для обєднання і прискорення роботи з різноманітними документами, створеними на основі «Заяви на лізинг».

2. Стадії лізингу які забезпечує автоматизація

У певний момент часу Проект може знаходитися в таких стадіях:

- юридична експертиза документів;

- фінансовий аналіз;

- аналіз бізнесу клієнта;

- запит/передача документів в банк;

- переговори/підписання договору лізингу;

- моніторинг проекту;

- завершення/виконання проекту.

В рамках Проекту створюються договори лізингу і інші договори (купівля-продаж, страхування, комісія і т.д.). Договори лізингу створюються на підставі Лізингового розрахунку, але, на відміну від останнього, містять більше інформації про предмет лізингу і умови договору. На підставі Договору лізингу і вказаного в ньому графіка платежів в Планувальнику завдань можна автоматично створити нагадування про кожен лізинговий платіж. На підставі Договору лізингу можна створити інші звязані документи: заявки на отримання кредитних ресурсів, рахунки, накладні, акти і т.д.

Істотним полегшенням для юридичної служби є можливість швидкого формування друкованої форми договору: по натисненню однієї кнопки Система бере шаблон договору лізингу у форматі MS Word, автоматично заповнює в ньому всі необхідні поля і видає на екран договір для редагування або друку. Для юридичної служби також автоматизовані такі ділянки роботи як формування листів-нагадувань про прострочення платежів, розрахунок пені і штрафних санкцій за договорами тощо.

В цілому, по лізинговому модулю, можна одержати багато звітів, які міститимуть інформацію як в цілому по компанії, так і по конкретному лізінгоодержувачу, по всіх або вибраних проектах, по постачальниках і страхових компаніях, по конкретних стадіях проекту і т.д. За допомогою звітів можна одержати інформацію про те, скільки часу було потрібно для тієї або іншої стадії проекту, виявити причини непродуктивних часових втрат, одержати безліч іншої корисної для ухвалення управлінських рішень інформації.

Бухгалтерський

Модуль бухгалтерський облік призначений для відображення в обліку фактично завершених господарських операцій і складанні фінансової звітності.

Господарська операція може вводитися бухгалтером вручну або за допомогою переліку типових операцій, які настроюються бухгалтером.

Слід вказати, що документи і створені на їх підставі господарські операції не повязані жорстко між собою. Система дозволяє видаляти або змінювати окремо документи і окремо створені на підставі них господарські операції. При цьому на екран виводиться нагадування про наявність звязку між такими обєктами Системи.

Всі створені Господарські операції записуються в Журнал господарських операцій. Журнал - це список всіх введених в систему господарських операцій. У Журналі, за допомогою гнучкого алгоритму фільтрації, можна відображати тільки ті господарські операції, які відповідають умовам фільтру (відбору):

- часовий інтервал;

- тип документа-підстави (накладна, банківська виписка, касовий ордер, лист тощо);

- контрагент;

- кореспондуючі рахунки;

- аналітичні рахунки;

- суму проводки або операції тощо.

За наслідками відбору можна одержати і роздрукувати звіт, в якому буде відображена вся необхідна інформація.

Природно модуль містить додаткові інструменти для підвищення ефективності роботи бухгалтерської служби. У модулі передбачена автоматизація такої трудомісткої ділянки роботи як створення і надання рахунків для оплати лізингових платежів, періодичне нарахування комісії за лізинг, облік витрат по страхуванню тощо.

Реалізована можливість позабалансового обліку основних засобів, переданих лізингоодержувачам у фінансовий лізинг. При цьому, обєктами такого обліку виступають предмети лізингу, які, окрім назви основного засобу, містять додаткову інформацію: лізингоодержувач, договір лізингу, дату повернення або викупу, характеристики майна (колір, потужність, вага, ідентифікатори тощо).

Облік основних засобів в Системі для цілей бухгалтерського і податкового обліку представлений двома окремими картотеками активів. За допомогою податкової картотеки розраховується податкова амортизація. При цьому для цілей бухгалтерського обліку, існує окрема картотека необоротних активів. Така організація обліку основних засобів дозволяє вести податковий облік та бухгалтерський облік необоротних активів .

Фінансова звітність (баланси, звіти про прибутки і збитки, про власний капітал і т.д.) формується системою в автоматичному режимі. При цьому, перед формуванням звітів бухгалтеру необхідно здійснити настроювання шаблонів: вказати яка інформація, виходячи з яких залишків або оборотів по рахунках, повинна бути відображена в тій або іншій комірці фінансового звіту.

3. Забезпечення фінансової сторони лізингу

Фінансове планування та аналіз

Одним з основних напрямів роботи фінансової служби будь-якого підприємства, є планування і контроль за грошовими потоками в компанії, аналіз часових і грошових витрат, вирішення питань про короткострокове фінансування і вкладення, пошук внутрішніх джерел для ефективного використання грошових ресурсів. Все перераховане особливо актуальне для компаній, які зайняті у фінансовому секторі економіки: лізингові, страхові компанії, торговці цінними паперами і т.д.

У системі передбачено ведення бюджету руху грошових коштів. Фінансова служба, на підставі затверджених керівництвом компанії бюджетів формує бюджет руху грошових коштів в розрізі статей, часових інтервалів і запланованих сум надходжень і витрат. При цьому статті бюджету є обєктом аналітики для синтетичних рахунків по обліку грошових коштів. Це дозволяє в автоматичному режимі сформувати Звіт виконання бюджету руху грошових коштів. У звіті, на будь-який момент часу відображається заплановані і фактичні суми руху по кожній статті з вказівкою абсолютного і відносного відхилення від плану. Також можливо одержати звіт, який міститиме інформацію про динаміку і стан фінансових потоків за окремо взятим договором лізингу або по контрагенту, або по компанії в цілому.

У даному модулі також передбачена можливість проведення фінансового аналізу клієнтів. При цьому настроювання показників, які повинні бути проаналізовані і фінансових коефіцієнтів, розрахованих на підставі цих показників, самостійно проводиться користувачем системи без залучення програмістів. На підставі введених в систему показників можна сформувати і роздрукувати звіт, який міститиме інформацію для структурно-динамічного та коефіцієнтного аналізу діяльності конкретного клієнта.

Для підвищення ефективності роботи фінансової служби в Системі передбачений електронний документ «План грошових надходжень і виплат». План є свого роду сценарієм руху грошових коштів по компанії за календарний місяць в розрізі дат. Це таблиця, рядком якої є рух грошових коштів (прихід або виплата), а колонки містять дату операції, джерело, валюту, суму, статус і іншу необхідну інформацію. Дані про заплановані грошові потоки можна завантажувати як в автоматичному, так і в ручному режимі.

Наявність такого інструменту дозволяє ефективно управляти грошовими потоками, не допускати касових розривів, оперативно реагувати на наявність надлишку грошових коштів на поточних рахунках компанії.

Створення і впровадження описаної вище Автоматизованої Системи дозволить організувати зберігання всієї необхідної інформації в єдиній базі, формувати необхідну фінансову, статистичну і управлінську звітність, автоматично формувати типові для лізингової компанії документи (лізингові договори, рахунки, накладні, акти), мінімізувати складнощі повязані з веденням бухгалтерського і управлінського обліку. Її застосування істотно підвищить ефективність роботи персоналу лізингової компанії, збільшить оперативність отримання інформації для ухвалення управлінських рішень.

4. Комплексний підхід до бізнес процесів

Процеси організаційного планування інформаційних систем: основні етапи. Формування бізнес-шляхів розвитку організації для створення оптимальної архітектури інформаційної системи та оперативних планів. Системний підхід до планування менеджерських інформаційних систем. Методологія планування інформаційних систем: підходи та сценарії. Моделі розвитку організації з використанням компютерних пакетів підтримки прийняття управлінських рішень.

Планування реалізації процесу щодо впровадження інформаційної системи на підприємстві. Технічна та програмна підтримка інформаційних систем. Забезпечення послуг підтримки функціонування інформаційних систем: основні фактори.

Управління організаційними змінами в процесі впровадження нових видів інформаційних технологій. Заходи щодо планування реалізації інформаційних систем: тестування, збирання та ведення необхідної документації, навчання персоналу, організація обслуговування інформаційних систем в організації.

Реінжиніринг - процес постійного аналізу і впровадження поліпшень в компанії, але хіба можливо поліпшувати роздільно взаємоповязані процеси. Це те ж саме, коли людина, не знаючи, що саме у неї болить, починає лікувати щось одне, дуже часто порушуючи інші процеси в організмі. Так і на підприємстві: компанія, що ініціює проекти разового поліпшення, може стикнутися з тим, що поліпшення в одній сфері призведе до порушень в інших видах бізнесу. Успіх таких проектів можливий лише в компаніях з повністю відокремленими бізнес-процесами, чого я, як консультант, у своїй практиці не зустрічала.

Як ще один контраргумент, хочу назвати складність стикування «клаптиків». Коли компанія проводить «клаптиковий» реінжиніринг, існує ризик, що створені моделі процесів, які складають єдине ціле, не зійдуться на стиках. До цієї проблеми можна віднести і різні точки зору команд, що проводять проекти, і розірваність у часі, яка може породжувати додаткові зміни, і ланцюгову реакцію підрозділів компанії в цілому при зміні діяльності якогось із них. Про виникаючі проблеми можна говорити довго, однак варто зазначити, що з багатьма можна зіштовхнутися і при проведенні комплексних проектів. Єдина відмінність у тому, що у випадку комплексної процедури знайти рішення набагато простіше завдяки єдиній, виробленій ще на початкових етапах точці зору та більшої узгодженості процедур.

Звичайно, обачність ще нікому не шкодила. «В ковбаню - з головою» - також не варіант цілеспрямованого розвитку компанії. Однак, якщо зупиняти свій вибір на «клаптикових» проектах, то лише зі стратегічною перспективою глобалізації даних процедур. Так як комплексні проекти - це процедури, розтягнуті в часі, і які вимагають від компанії не лише фінансових, але й моральних ресурсів, тому часто глобальний проект доцільно розбивати на декілька «клаптикових», що дасть можливість не лише більш раціонально використати ресурси компанії, але й окремо виділити результати міні-проектів для більшого стимулювання їх продовження.

Дроблення глобальних проектів реінжинірингу повинно проводитися на стадії розробки технічного завдання і прийняття планів виконання. Єдине технічне завдання проекту дозволить на кінцевому етапі звязати воєдино всі «клаптики» і отримати цілісний структурований механізм впровадження змін.

Тепер декілька слів про комплексні проекти. Дані процедури в багато чому схожі: починаючи від етапів проведення до використовуваних в ході їх здійснення інструментів. Однак між ними існує глобальна відмінність, що проявляється ще на етапі постановки цілей реінжинірингу.

«Тотальне моделювання» - це написання технічного завдання програмістам для створення і впровадження автоматизованої системи управління, яка допоможе формувати і накопичувати управлінську інформацію, полегшуючи тим самим прийняття рішень на різних рівнях менеджменту.

Проект «комплексного впорядкування діяльності» представляє собою більш ґрунтовний підхід до реінжинірингу. В даному випадку ставиться завдання не просто сформувати механізм автоматизованого формування і накопичення інформації, але й «прозору» структуру управління і внутрішньої взаємодії, що дозволить надалі вносити зміни з метою реалізації конкурентних переваг компанії.

Проекти моделювання системи управління на базі існуючої проводять більшість компаній - розробників ІТ-комплексів управління і компаній, що займаються продажею даних комплексів. Однак мало хто з них візьметься за проведення комплексного проекту реінжинірингу, що потребує не тільки і навіть не стільки ІТ-спеціалістів, скільки залучення консультантів у галузі управління.

Що стосується досвіду проведення комплексного реінжинірингу, то в Україні він невеликий. Деяким компаніям не вистачило «терпіння» довести проект до кінця, обриваючи його на проміжних результатах, які частіше всього не настільки довговічні, як хочеться. Деякі відмовлялися, не витримуючи фінансового тиску проекту. Однак хочу відзначити, що ті, хто все ж таки пройшов цей шлях до кінця, не розчарувалися в результатах, отримавши не тільки автоматизовану систему управління, але й бізнес, що піддається подальшим змінам та вдосконаленням.

Друге питання, якому хотілося б приділити особливу увагу, - це вибір програмного забезпечення. Причому це питання має двоїстий характер, оскільки програмне забезпечення потрібне не тільки як база реалізації проекту, але й як інструмент для проведення реінжинірингу.

Для постановки загального і обовязкового для застосування управлінцями, розробниками моделей бізнес-процесів і виконавцями завдання ре інжинірингу повинен використовуватися єдиний стандарт корпоративного проектування, так звані CASE-засоби. Існує понад два десятки технологій проектування бізнес-процесів, але найбільш популярні серед спеціалістів, що проводять ре інжиніринг, стандарти IDEF (Integrated Computer Automated Manufacturing Definition) і методологія ARIS (Architecture of Integrated Information Systems).

Ідея створення сімейства стандартів IDEF народилася в середині 70-х років у Військово-повітряних силах США як продукт для вирішення проблеми підвищення продуктивності та ефективності інформаційних технологій. Частина цього сімейства, що відноситься до методів і технологій створення моделей складних систем і проектування компютерних систем, має безпосереднє відношення до моделювання бізнес-процесів, а саме: IDEF0 (модель функцій), IDEF1 і його розширення IDEF1Х (інформаційна модель і модель даних, відповідно), IDEF2 (динамічна модель), IDEF3 (модель процесів) і IDEF4 (обєктивно-орієнтовані методи проектування). Однак багато стандартів сімейства фактично залишилися на папері (наприклад, стандарт IDEF2 не знайшов визнання серед користувачів через складність внутрішнього язика). Найбільш широке застосування знайшли стандарт функціонального моделювання IDEF0 і процесного моделювання IDEF3.

Література:

Проблеми і перспективи розвитку банківської системи України:Збірник тез доповідей IX Всеукраїнської науково-практичної конференції(9-10 листопада 2006 р.).Ч.2:Збірник/УАБС НБУ- Суми: УАБС НБУ, 2006.- 36 с.

Проблеми і перспективи розвитку банківської системи України: Зб.тез доповідей X Всеукраїнської науково-практичної конференції (22-23 листопада 2007 р.):У 2-х т.: Т.1:Збірник/Держ. вищий навчальний заклад "УАБС НБУ"- Суми: УАБС НБУ, 2007.- 206 с.

Проблеми і перспективи розвитку банківської системи України: Зб.тез доповідей X Всеукраїнської науково-практичної конференції (22-23 листопада 2007 р.):У 2-х т.: Т.2/Держ. вищий навчальний заклад "УАБС НБУ"- Суми: УАБС НБУ, 2007.- 86 с.

Сучасна картина світу: інтеграція наукового та позанаукового знання: Збірник наукових праць / Національний банк України; Українська академія банківської справи; Кафедра соціально-гуманітарних дисциплін.- Суми: Мрія-1 ЛТД, 2002.

Сучасна картина світу: інтеграція наукового та позанаукового знання: Збірник наукових праць / Мін-во освіти і науки України; Українська академія банківської справи; Кафедра соціально-гуманітарних дисциплин.- Суми: "Ініціатива", 1999.- 60 с.

Українське адміністративне право: актуальні проблеми реформування: Збірник науковихпраць / НАН України; Інститут держави і права ім. В.М. Корецького; Українська академія банківської справи.- Суми: Ініціатива, 2000.- 282 с.

Экономическая политика и сотрудничество регионов Украины и России: проблемы и перспективы: Материалы международной научно-практической конференции 13-14 мая 1998 года / Украинская академия банковского дела.- Сумы: "Инициатива", 1998.- 96 с.

Енциклопедичний словник бізнесмена: Менеджмент, маркетинг, інформатика / Під заг. ред. М.І. Молдаванова. - К.: Техніка, 1993. - 856 с.