КУРСОВАЯРАБОТА
Дисциплина: «Теория организации »
Тема: «Коммуникация в организации бюрократическоготипа »
План
Введение
1. Бюрократическиесистемы
1.1 Иерархическая командная цепочка
1.2 Специализация должностных обязанностей
1.3 Единые нормы и правила
1.4 Безличностные отношения
2. Коммуникация в организации
2.1 Значение коммуникаций
2.2 Направления коммуникаций
2.3 Типы коммуникаций
2.4 Организационные факторы, влияющиена коммуникацииЗаключениеБиблиографический список
Введение
Темой изучения данной курсовой является «Коммуникацияв организации бюрократического типа».
Актуальность темы. Исходя из того, что организациибывают двух типов: бюрократического и органического. Наиболее разветвлённымявляется бюрократического типа. Изучение коммуникаций в таких видах бюрократическоготипа организаций занимает главное место при построении организации.
Коммуникации в такихорганизациях бываю горизонтальные и вертикальные. Изучение связей власти иуправления (вертикальные связи) и связи координации и обмена информацией(горизонтальные связи) наиболее полно изложены в работах таких авторов, какМ.А. Василик, В.А. Павлов, освещены в журналах «Управление персоналом».
Степень разработанности. Согласно теории М.А. Василика можносказать, что коммуникации в организациях являются жизненно важными связующимизвеньями между руководителем и его подчиненными, между руководителями одногоуровня, между организацией и внешней средой. Процессы коммуникаций позволяютруководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выбореоптимальной стратегии для достижения поставленных целей.
Цель изучения курсовойработы является изучение коммуникаций в организации бюрократического типа.
Задачирешаемые в рамках данной курсовой:
1. Рассмотреть основные свойства бюрократическихсистем, таких как: иерархическаякомандная цепочка, специализация должностных обязанностей, единые нормы иправила, безличностные отношения.
2. Изучить коммуникации в организации её значение,направление, типы, организационные факторы.
Исследованиеосновано на теоретическом материале из журналов «Управление персоналом»,учебников: Василика М.А. «Основы теории коммуникации», Мильнер Б.З. «Теорияорганизации», Лютенс Ф. «Организационное поведение».
1. Бюрократические системы
Проводившаяся в начале1990-х годов дискуссия о сущности и судьбах административно-командной системы,господствовавшей в бывшем СССР в течение ряда десятилетий и охватывавшей всеуровни управления — от общегосударственного до отдельного предприятия,стимулировала всесторонние исследования и критический анализ бюрократическойорганизации управления. Этого настоятельно требует необходимость эффективногоуправления хозяйствующими субъектами в постприватизационный период, когда наоснове ликвидации централизованной системы осуществляются реформированиеорганизаций, их реструктуризация и переход к рыночным формам ведения хозяйства.Децентрализация, распределение прав и ответственности, эффективные идейственные организационные связи, координация и реализация решений, адаптацияструктур к рынку практически повсеместно все еще остаются неупорядоченными инерешенными проблемами. Более того, невнимание к ним, отсутствие прогрессивныхи адекватных рынку форм организации ведут к резкому снижению эффективностидеятельности, углублению экономического кризиса.
В течение многихдесятилетий в крупных компаниях и больших организациях различного типа широкораспространились бюрократические системы управления. Вначале их применение былоорганизационным новшеством, поскольку внедрялась рациональная организациятруда, управление и процесс принятия решений стали профессией. Они создавалипорядок, основывались на использовании набора правил, которые позволялиразличным специалистам всех звеньев организации координировать свою работу.Бюрократическая система использовала весь интеллектуальный потенциал организации.
Макс Вебер, положившийначало систематическому изучению бюрократии, установил, что она являетсяодновременно и наиболее эффективной системой, и угрозой для основных элементовсвободы. Обратив внимание на упорядоченность и потенциальную эффективностьбюрократических систем, Вебер отмечал, что бюрократическая форма организации сточки зрения точности, постоянства, строгости и надежности работы превосходитвсе другие формы административной организации. В течение XX века большие бюрократическиеорганизации создали системы, способные эффективно управлять потокамиинвестиций, разделением труда и крупномасштабным индустриальным производством.Использование их организационного потенциала обусловливает развитиепромышленности, связи и коммуникаций, взаимодействий всех видов, ориентации напотребителя. Были созданы организации, достаточные для того, чтобы обеспечиватьлидерство в самых разных областях.
Среди ученых существуетсогласие по поводу шести характеристик бюрократии, описанных первоначальноМаксом Вебером:
1) иерархическаякомандная цепочка;
2) специализациядолжностных обязанностей;
3) единая политика вобласти прав и обязанностей;
4) безличностныевзаимоотношения.
К данным характеристикамможно добавить то, что координация деятельности осуществляется на высшихуровнях организации. Рассмотрим подробнее каждую из указанных характеристик.
1.1 Иерархическаякомандная цепочка
Бюрократическаяорганизация имеет структуру пирамиды с высшим руководителем в верхней точке,который распределяет весь объем работы организации и делегирует ответственностьза каждую часть общей задачи своим заместителям. Последние, в свою очередь,делегируют ответственность на более низкие уровни управления по цепочке команд,которая доходит до каждого работника. В ряде крупных компаний в прошломнасчитывалось десять и более уровней управления между управляющим высшего рангаи рабочим.
Внедрение цепочки командявилось мощным фактором наведения порядка в больших подразделениях напредприятиях. Цепочка команд разрешала потенциальные конфликты, четкораспределяя обязанности, полномочия и ответственность за возможное решение.Каждому руководителю и его заместителям в цепочке команд были предоставлены всеполномочия для решения задач или осуществления отдельной функции, а такжеответственность за ее исполнение. Это значительно упрощало задачу руководителяи давало уверенность в выполнении команды.
1.2 Специализациядолжностных обязанностей
Бюрократия стала эффективнойблагодаря специализации труда. На самом деле организационная структурабюрократии создана на основе деления всех задач на серии четко определенныхдолжностных обязанностей или функций. Каждой функции придается ответственностьза выполнение определенной задачи и предоставляется необходимый инструментарийуправления. Руководитель издает и распределяет задания таким образом, что всеего составляющие являются частями общей задачи организации: специализированныйинженерный персонал изучает причины падения эффективности на всех этапахпроизводственного процесса, конструирует оборудование и моделирует процессы,которые обеспечивали бы рост производительности труда; определяются обязанноститех, кто занят реализацией продукции, финансистов специалистов по труду и др.Специализация ведет к более эффективным путям выполнения каждой части общейзадачи организации.
1.3 Единые нормы и правила
Бюрократия управляется спомощью единых зафиксированных норм и правил, которые устанавливаютсяруководством организации независимо от того, является ли она коммерческой илинекоммерческой. Эти нормы предусматривают права и обязанности работников и руководителей.Самые основные нормативы относятся к вопросу об определении прав, полномочий иответственности. В бюрократической организации руководитель отвечает задеятельность всех подчиненных и имеет право отдавать им распоряжения, которымони должны беспрекословно подчиняться. Основная обязанность работниказаключается не в том, чтобы делать то, что правильно или необходимо сделать, ав том, чтобы точно следовать указаниям непосредственного руководителя.Установленные нормативы бюрократии гарантируют оплату труда работникам до техпор, пока они заняты на работе, а нередко и получение пенсии за выслугу лет.Фиксированные права и обязанности устанавливают определенные рамки процессовуправления и в известной мере ограничивают возможное своеволие руководителя.
Стандартизированностьпроцедур, определяющих каждый вид работы. Единые нормы и процессы являютсяосновой стандартизации действий, их последовательности и этапов. Онипредварительно изучаются исполнителями, являются обязательными и предопределяютстрогий порядок и подотчетность в организации.
1.4 Безличностныеотношения
В бюрократической системесуществуют взаимоотношения не человека с человеком, а роли с ролью.Организационная структура и должностные инструкции предписывают то, чтоожидается от каждого индивидуума. Работник, исполняющий какие-то специфическиеобязанности, должен осуществлять их только рационально. Это, в сущности говоря,породило определенный автоматизм и безличностные отношения, противостоящиеличным симпатиям, фаворитизму, проявлению чувств и эмоций.
Координацияосуществляется сверху вниз. В бюрократической системе работники не приучаются ккоординированию работ на своем уровне. Руководитель делит весь объем работымежду определенными исполнителями таким образом, чтобы в результате получитьвыход продукции, за которую он отвечает. Затем руководитель более высокогоранга осуществляет координацию рабочих между подразделениями, которым нетнеобходимости контактировать друг с другом в оперативном порядке. Связь осуществляетсятолько с вышестоящим руководителем. Работники должны оставаться в рамках, определенныхих должностной инструкцией и стандартными методами. Каждый сотрудник долженподчиняться только одному руководителю. Если это правило нарушается,руководитель теряет авторитет. Координирование работы сверху успешно работало вранний период промышленной революции, когда возникла необходимость включить впроизводство огромное количество работников, не имеющих техническойквалификации. В настоящее время строго бюрократические системы оказалисьмалоэффективными или вовсе недееспособными.
Со временремесленничества задачей управления является организация людей на продуктивноевыполнение однообразной и трудоемкой работы. При этом роль руководителязаключается как в том, чтобы ограничить использование интеллектуальногопотенциала работающих, так и в том, чтобы выявить таланты. В настоящее времяоднообразная, серийная работа, порожденная бюрократией, постепенно исчезает.Машины выполняют главным образом рутинную работу, остальная деятельность требуетинициативы и гибкости. В результате работа лидера сводится к тому, чтобывыявлять способности людей и направлять их на выполнение общей задачи.
Какая останется работа,когда машины станут умнее? Что могут делать люди значительно лучше машин? Людипроявляют себя значительно лучше машин в изобретательстве, в видении новыхвозможностей и распознавании несовершенных систем. Способный работник сознает,что в действительности необходимо заказчику, и заставляет систему работать вэтом направлении. В данную работу включается группа качества, которая ведетпоиск реального источника проблем. Для введения инноваций необходим такжеинтрапренер компании, который определяет направления использования ресурсов дляполучения доходов и создания дополнительных рабочих мест.
Другая черта — этовнимание работников друг к другу. Руководители добиваются выполнения работы,если исполнители чувствуют, что проявляется внимание к ним и работе их группы.Нормы бюрократии не предполагают проявления заботы о работниках, а лишь ихполное подчинение и преданность руководителю. Практически отсутствуют примерынововведений, когда бы интрапренер не нарушал каких-то бюрократических норм.Бюрократия слишком автократична и ведома нормами, чтобы мотивировать интеллектуальнуюдеятельность и руководить ею. Творчество и совместная работа требуютзаинтересованного отношения, личной ответственности, гибкости в мышлении идействиях. На самом деле так называемые нормы бюрократии блокируют нововведенияи проявления заботы о людях, противоречат самому смыслу современнойдеятельности.
Многие исследователи бюрократииподчеркивают, что в бюрократической организации не уделяется вниманияподготовке работника к инновациям, работе в коллективе и проявлению внимания кдругим. Многие годы корпорации использовали эффективные методы обучениятворчеству и рационализаторскому мышлению, но это обучение было направлено наисправление ошибок в образовании. В современных условиях требуются приобретениеопыта работы в коллективе, проявление инициативы и ответственности при совместнойдеятельности, способности к участию в самоуправлении.
Бюрократические системы,последовательно внедряя дисциплину командной цепочки, не обладают достаточнымразнообразием средств и гибкостью для решения быстроменяющихся проблем. Междутем каждое действенное нововведение в управлении опирается на силу коллектива,на межфункциональные и межлинейные рабочие группы. Организации становятся болееинформированными, когда они находят возможности использовать разнообразныезнания каждого человека в команде для общих целей.
С переходом работников отстатичной работы к решению ряда проблем появляется необходимость использоватьпроектное управление. Каждый проект требует, как правило, созданиямеждисциплинарных групп. Функции контроля переходят от бюрократической системык проектным командам. Специализация может оставаться узким местом каждойсложной организации. Но так как все проблемы взаимосвязаны, все большееколичество работ требует объединения знаний и опыта различных специалистов. Всеменьше работ выполняется в рамках только одной специализации. В результате каждыйработник должен быть как узким специалистом, так и обладать более широкимизнаниями. Грубое вмешательство руководства в деятельность проектных команднеизбежно ведет к противоречиям, к излишним трудностям в решении поставленныхзадач. В интеллектуальной организации вовлеченность работников в проектныекоманды позволяет оперативно выявлять все проблемные узлы. При этом активноиспользуется механизм обратной связи с потребителями.
В бюрократической системев обязанности работников не входит координация работы друг с другом на своемуровне. Когда координация является обязанностью руководителя, межфункциональныеили горизонтальные связи на каждом уровне считаются либо бесполезной тратойвремени, либо узурпацией власти руководителя. В постбюрократической организациибольшая часть межфункциональных связей и даже многие общие вопросы решаются науровне рабочих групп. Рабочие команды, включающие работников всехфункциональных подразделений, имеют полномочия принимать решения по всемвопросам. Вместо того чтобы вести борьбу с бюрократией, команды работают сообщакак интрапренеры широкого профиля. Они занимаются изучением рынка, определениемстоимости каждого изделия, его характеристиками, внешним видом и методами работы.
коммуникация организация бюрократический
2. Коммуникация в организации
Процессы коммуникации, вкоторых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важнымисвязующими звеньями между руководителем и его подчиненными, между руководителямиодного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работеруководитель должен использовать информацию от различных доступных источников — вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня,заказчиков, поставщиков и т. д. Оперативная деятельность руководителя отличаетсяот его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельностивзаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутриорганизации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнятьсвою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достиженияпоставленных целей.
Организационнаякоммуникация — это процесс, с помощью которого руководители развивают системупредоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельныминдивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом вкоординации деятельности подразделений организации, позволяет получатьнеобходимую информацию на всех уровнях управления.
2.1 Значение коммуникаций
Коммуникации важны дляруководителей по следующим причинам:
1) руководители тратятбольшую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на этоуходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы вулучшении данного вида деятельности;
2) коммуникациинеобходимы для эффективности управления;
3) коммуникациинеобходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;
4) хорошо налаженныекоммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Еслиорганизация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех другихвидах деятельности.
Принято различать четыреосновные функции коммуникативности в группе или организации в целом: контроль,мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощьюкоммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. Ворганизации существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работникидолжны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действияв соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняетконтролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию, доводя доработников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т.д.
Для большинства людей ихработа является первичным источником социального взаимодействия.Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, спомощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Темсамым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников ипозволяет реализовывать социальные потребности. Существенное значение имеет ифункция коммуникативности, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений.Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группамдля принятия решений, посредством передачи информации для идентификации оценкиальтернативных решений.
Коммуникацию можноопределить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств дляполучения информации об объекте или событии. «Это широкое понятие, включающееряд уточненных терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов исимволов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемымисимволами; прагматика коммуникаций связана с их результативностью и эффективностьюпри достижении определенных целей». [2,144]
Существует ряд подходов кгруппировке средств коммуникации. Следует различать коммуникации:
1) несловесныеперсональные,
2) словесные устные;
3) письменныеперсональные;
4) письменные групповыевнутри организации и за ее пределами.
На современный подход ккоммуникациям в большой степени повлияло развитие кибернетики. Руководительустанавливает критерии для подчиненных контролирует результаты действийподчиненных и осуществляет их корректировку. Процесс обратной связи являетсяважным этапом коммуникации и принятия решения.
Для руководителяорганизации бюрократического типа важен каждый из элементов процессакоммуникации. «Многие практики и теоретики управления считают, что формы, вкоторых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе(получателях) информации». [2,145] Это означает, что руководитель долженориентироваться на получателя информации, а не на ее источник. Когдаруководитель является источником информации, он должен быть уверен не только втом, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценкаситуации не противоречит оценке получателя. То есть важно, чтобы руководительправильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а также значениеобратной связи.
Специалисты покоммуникациям считают, что наиболее важным фактором, нарушающим «общность» вкоммуникациях между источником и получателем информации, являются изменения,которые происходят в ее кодировании и расшифровке. Наиболее эффективныекоммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования ирасшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятсяразнородными, коммуникации разрушаются. «Н. Винер назвал эту проблему энтропией,т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению».[5,358] Такаятенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различныйопыт, используемую лексику, знания, интересы и т. п. В результате этоговозникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выражается в неточномсоответствии кодирования и расшифровки.
2.2 Направлениякоммуникаций
Коммуникативный потокможет перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальноенаправление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.
Нисходящее направление. «Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровняв группе или организации к другому, более низкому уровню, являетсянисходящим».[2,146] Он используется руководителями групп для постановки задач,описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы,требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы.При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того,что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общениеначальника со своими подчиненными.
Восходящее направление. Восходящая информация в организацииперемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратнойсвязи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы итекущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мненияработников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, какулучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящаяинформация используется руководителями более низкого звена для информированиясредних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведенииобсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своимруководителем или с представителями высшего руководства.
Горизонтальноенаправление. «Когдаобщение происходит между членами одной группы или рабочей группы одного уровня,между руководителями или исполнительным персоналом одного уровня, то такойкоммуникационный процесс называется горизонтальным». [2,146] Данный процесснеобходим, так как позволяет экономить время и обеспечить координированностьдействий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, вдругих — происходит спонтанно.
Источник. В организациях источникомкоммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями,информацией и целью коммуникации.
Кодирование. Это переводидей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающийего цели. Функция кодирования — обеспечение формы, в которой идеи и цели могутбыть выражены как передача сигналов.
Передача сигнала. Цельисточника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит взначительной мере от используемого канала.
Канал. Каналы относятся к передаточныммеханизмам от источника коммуникации к получателю информации. В организацияхэто может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры,неформальные связи, групповые собрания и др.
Расшифровка-прием. Чтобыпроцесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован.Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используяопыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели,поставленной источником, тем более эффективна коммуникация.
Обратная связь. Источниккоммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности.Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратнойсвязи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является болееоперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная.Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, чтопозволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощьюобратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляеткоммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.
Помехи и барьеры,нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: 1)отвлечения; 2) неправильная интерпретация со стороны получателя или источникаинформации; 3) различные значения, придаваемые одним и тем же словам различнымилюдьми (семантические проблемы); 4) статусное различие между руководителями иподчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чегорасширяется коммуникационный разрыв между ними; 5) получатель информации слышиттолько то, что хочет услышать (ценностная оценка). Можно добавить и случаи,когда не понят шифр; когда получатель не увязывает информацию с положением лица,посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы.
Коммуникация ворганизациях — эго сложный и динамичный процесс. Он может рассматриваться какдействие, как взаимодействие и как собственно процесс. В зависимости от этого иразличаются модели коммуникации.
Коммуникация какдействие. Источник коммуникации разрабатывает послание,состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются.Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который ихрасшифровывает или интерпретирует. Модель также включает звук, который влияетна процесс. Первоначально применялась к электронной коммуникации, однакоиспользовалась также для описания коммуникации между людьми. Коммуникациярассматривалась как односторонний процесс. В этой модели нет места для обратнойсвязи.
Коммуникация каквзаимодействие. Введение элемента обратной связиознаменовало переход ко второму типу модели — коммуникации как взаимодействия.Данная модель неоднократно критиковалась за неточность. Более поздние моделибыли разработаны таким образом, чтобы отражать весь процесс и динамикукоммуникаций между людьми.
Коммуникация как процесс. Современные модели коммуникации являются более полными,поскольку отражают коммуникацию как процесс. Наиболее важное отличие состоит втом, что процесс коммуникации больше не рассматривается как линейный илициркулярный. Сутью модели коммуникации как процесса является то, что человекодновременно и постоянно выступает в ней в роли источника, и получателяинформации. Развитие этой модели отражает трансформацию представлении окоммуникации: от линейной модели до модели процесса с акцентом на внутренние ивнешние факторы.
2.3 Типы коммуникаций
Внутриличностнаякоммуникация. Этокоммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума. Это то, какиндивидуум говорит сам с собой. Он является и посылающей, и принимающейинформацию стороной, его мысли и чувства облекаются в послание, а мозгдействует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь то, чтодополняет информацию или отвергает ее.
Межличностнаякоммуникация.Коммуникация с другим человеком называется межличностной. Это самыйраспространенный тип коммуникации. В межличностной коммуникации мы действуем икак принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием являетсяпредоставляемая информация, каналом ее передачи является обычно взгляд илизвук, а обратной связью ответ каждого участника коммуникации.
Коммуникация в малойгруппе. В малой группекаждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легкоуслышанным и взаимодействовать с другими. Взаимодействие усложняется, еслигруппа превышает размер 10-12 чел. Малые группы состоят из несколькихиндивидуумов, посылающих и получающих информацию. В связи с этим возникаетбольшая вероятность недопонимания в группе. Каналы связи более структурированы,чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности длянее те же. Часто в организации малые группы называются «командами». Популярностькоманд в организациях не означает, что они полезны в каждой ситуации. Не всеучастники всегда хорошо работают в команде, некоторые могут лучшефункционировать самостоятельно.
Общественнаякоммуникация. Вобщественной коммуникации выступающий (источник информации) передает посланиеаудитории (получателям информации). Общественная коммуникация возникает, когдагруппа слишком большая, чтобы все ее члены могли эффективно участвовать в ееработе. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе(взгляд и звук), однако возможно использование технических средств, в частностисредств визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т. д.).Возможности обратной связи, тем не менее ограничены. Большинство образований, вкоторых действует общественная коммуникативная связь, являются формальными.Общественная коммуникативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникацииможет возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.
Внутренняя оперативнаякоммуникация. Этоструктурированная коммуникация в пределах организации, непосредственнонаправленная на достижение целей организации. Структура подразумевает, чтокоммуникация является частью деятельности организации. Рабочие цели организациисоотносятся с ее непосредственной деятельностью, например производственной илиотносящейся к сфере услуг. Примерами такой коммуникации являются связь междуотделами предприятия, отчеты отдела реализации продукции или ведомостискладского учета, которые передают информацию о потребностях отделуоперативного планирования производства.
Внешняя оперативнаякоммуникация. Этокоммуникация связана с достижением организацией своих целей илимежорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией иобразованиями, которые существуют вне ее. Она также относится квзаимоотношениям с правительственными, государственными, региональными органамии общественностью. Поскольку успех каждой организации зависит от ее внешнейсреды, этот тип коммуникации важен для продолжения деятельности организации.
Личностная коммуникация. Не вся связь в организацииосновывается на получаемых заданиях. Личностная коммуникация определяется какслучайный обмен информацией между людьми при встрече. Люди ощущают постояннуюпотребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частьюцелей организации, она тем не менее важна.
Следует особо отметитьважность восприятия как определяющего момента в эффективности коммуникации.Руководитель должен знать, что:
1) информация, ненаходящаяся в области опыта получателя (руководителя, подчиненного, работникаодного уровня), будет восприниматься медленнее, чем знакомая информация;
2) в незнакомой ситуацииработник почти автоматически выбирает ту часть своего прошлого опыта, котораясвязана с этой ситуацией и может быть использована для ее оценки;
3) коммуникациивоспринимаются и оцениваются в свете опыта работника;
4) даже наиболееобъективная информация включает субъективные представления;
5) несоответствиекодирования и расшифровки информации вытекает из различий в опыте ее источникаи получателя;
6) один только язык неможет решить проблему несоответствия кодирования и расшифровки информации.
Известны многочисленныеруководства и правила, направленные на обеспечение эффективного восприятияуправленческой информации в процессе коммуникаций. Основной упор в них делаетсяна то, чтобы снять все помехи и барьеры, относящиеся к поведению лиц,получающих деловую информацию. Ниже приводятся некоторые рекомендации,используемые в практике деятельности организаций разных типов и обращенные круководителю, к которому поступает информация от подчиненных.
Как уже отмечалось,особенно важно, чтобы в процессе коммуникаций была обеспечена обратная связь. Ворганизации обратная связь может осуществляться различными путями. При непосредственномобщении руководитель может использовать прямую обратную связь в других случаяхему приходится полагаться больше на косвенные методы обратной связи. Например,снижение эффективности производства, увеличение количества прогулов и текучестикадров или плохая координация между подразделениями могут указывать наухудшение коммуникаций.
Сеть коммуникаций. Существуют различные виды сетейкоммуникаций. Некоторые виды зависят от конкретного фактора, например откачества и объема информации. Экспериментальные данные показали, что в целомразличия между видами сетей следующие. Сеть коммуникаций в виде круга являетсяактивной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой. Сеть в виде колеса представляетсобой другую крайность: она менее активна, имеет определенного лидера, хорошо иустойчиво организована, более упорядочена. Следует упомянуть и о многоканальнойсети, представляющей собой то же колесо, но со связью между подчиненными.
Очевидным становится то,что структура сети коммуникаций влияет на точность и недвусмысленностьпосланий, на функционирование группы, на чувство удовлетворенности ее членов.Она является важным компонентом в типах взаимодействия внутри организаций, вспособности группы направлять общие усилия на выполнение определенных задач. Сэтих позиций структура в виде колеса считается наиболее простой для организации.В отдельных группах она оказывается эффективной, а в других — нет.
2.4 Организационныефакторы, влияющие на коммуникации
Должностное положение. Коммуникации в организации связаны сположением работника. «Можно утверждать, что коммуникации в целом и инициативакоммуникаций в частности имеют в основном вертикальную направленность» [5,361],т. е. идут сверху вниз. Вместе с тем существуют три измерения потоковкоммуникаций, которые надо учитывать: потоки информации сверху вниз, снизувверх и горизонтальные. В большинстве организаций эти три потока существуютодновременно или в различные периоды времени.
Самый простой способизучения коммуникаций состоит в рассмотрении приказов, инструкций ираспоряжений, идущих от высших руководителей до низовых (например, мастеров) иотносящихся к информации и отчетам, направляемым от низовых руководителей квысшим. Этот упрощенный взгляд на коммуникации в организациях не учитываеткоммуникаций между работниками на одном уровне и между подчиненными и руководителями.
Наряду с использованиемофициальных каналов коммуникаций работники организации удовлетворяют своюпотребность в советах и поддержке путем взаимного консультирования.Консультация между лицами на одном уровне нередко имеет важные последствия дляорганизации; постоянное обращение друг к другу за советом увеличиваетуверенность в собственных решениях. «Как показывает опыт, полная зависимость отруководителей в получении информации и консультировании является ограничением ив большинстве случаев его можно избежать». [5,362] По-видимому, каждыйруководитель должен быть заинтересован в циркулировании потоков информации вовсех трех направлениях — вверх, вниз и по горизонтали. Коммуникации (разумеется,в разном объеме) по каждому из трех направлений осуществляются одновременно.
Восприятие работникамилюбой коммуникации определяется многими организационными и личностнымифакторами. Изменение в представлениях работника может быть вызвано изменениемполучаемой информации или рабочего окружения. На восприятие также влияетпрошлый опыт. В действующей организации приказы высшего руководителяфильтруются, а затем воспринимаются.
Стиль управления. Коммуникации между руководителями и подчиненными являются двухканальнойинформационной системой, которая обеспечивает свободный поток информации как внаправлении сверху вниз, так и снизу вверх. Вместе с тем руководитель в силусвоего положения прямо влияет на направление и поток коммуникаций. Из-завысокой степени вероятности появления шумов при передаче послания руководительможет установить правила, в соответствии с которыми послания должныпередаваться в определенном направлении и последовательности. Наиболее успешнофункционируют те организации, где руководители стремятся, чтобы никто изсотрудников единолично не контролировал коммуникации, чтобы поощрялось участиевсех сотрудников в потоке коммуникаций. Нельзя недооценивать также важностьвзаимопонимания между руководителем и подчиненными.
Потребность в коммуникацияхв направлении снизу вверх и в консультировании работников возражает, когда; 1)размеры организации увеличиваются; 2) услуги и продукция усложняются; 3) вбольшей мере изменяются технологические условия и условия внешней среды; 4)усиливается географическая разбросанность подразделений организации.
Разделение труда. Разделение труда на микро- или макроуровне облегчаеткоммуникации между работниками в организации. «Это происходит по ряду причин:работники лучше понимают свою работу; цели подразделения являются общими;расстояние между рабочими местами при разделении труда обычносокращается».[2,156] В стабильных организациях, в которых происходят лишьнебольшие технологические и кадровые изменения, можно разработать системукоммуникаций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания. Вдинамичной организации необходимо тщательно учитывать поток и точность коммуникаций.Здесь должна передаваться нерутинная информация (например, связанная сосвоением на предприятии новой продукции с уникальными техническимихарактеристиками), что нередко требует изменения сети коммуникаций.
Неформальные сетикоммуникаций существуют практически во всех организациях, способствуя болееэффективному функционированию формальной структуры передачи команд. Нередкотакая форма распространения информации является весьма оперативной, а потокинформации не подчиняется какому-либо определенному порядку. В то же времятакая система может искажать информацию, в ней нет четкой структуры распределенияответственности и отчетности.
Заключение
В даннойработе была поставлена цель «изучение коммуникаций в организациибюрократического типа»Былирешены задачи по изучению: бюрократические системы, иерархической команднойцепочки, специализации должностных обязанностей, единые нормы и правила, безличностныеотношения, коммуникацияв организации, значение коммуникаций, направления коммуникаций,типы коммуникаций, организационные факторы, влияющие на коммуникации.Врезультате исследования можно сделать вывод, что
1) Коммуникации бывают внутриличностные,межличностные, коммуникации в малой группе, общественные, внутреннеоперативные, внешние оперативные, личностные.
2) Коммуникации в организациибюрократического типа являются важными связующими звеньями междуруководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, междуорганизацией и внешней средой.
3) Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнятьсвою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достиженияпоставленных целей.
Библиографический список
1. Виханский О.С., Наумов А.И.Менеджмент: Учебник.- 3-е изд.- М.: Гардарики, 2002.- 528 с.
В учебнике освещаются широкий кругвопросов менеджмента и деловой организации, функционирующей в конкурентнойрыночной среде. Особенностью книги являются подход к рассмотрению менеджмента спозиций наиболее эффективного использования потенциала организаций, в первую очередьчеловеческого потенциала, для успешного выживания в долгосрочной перспективе вдинамично меняющемся окружении.
Для студентов, аспирантов,преподавателей и тех, кто работает в сфере бизнеса.
2. Мильнер Б.З. Теория организации:Учебник. – 2-е изд.- М.: ИНФРА-М, 1999.- 480 с.
На высоком профессиональном уровнерассмотрены теория организации, её место в системе наук, эволюция взглядов наеё сущность и структуру, формирование организационных структур,функционирование, адаптация их крынку, интеграционные процессы, реорганизация иэффективность организационных изменений, перспективные тенденции развития организаций.
Для научных работников,преподавателей, студентов и аспирантов экономических вузов, работников органовзаконодательной и исполнительной власти, руководителей предприятий, сотрудниковорганов местного самоуправления, а также для всех, кто интересуется актуальнымипроблемами организации и управления.
3. Мильнер Б.З. Теория организации:Учебник. – 3-е изд., перераб. И доп.- М.: ИНФРА-М,2002.- XVIII, 558 с.
На высоком профессиональном уровнерассмотрены теория организации, её место в системе наук, эволюция взглядов наеё сущность и структуру, роль и место человеческого фактора, формированиеорганизационных структур, формирование, использование информационныхтехнологий, адаптация их крынку, интеграционные процессы, реорганизация иэффективность организационных изменений, перспективные тенденции развитияорганизаций.
Для научных работников,преподавателей, студентов и аспирантов экономических вузов, работников органовзаконодательной и исполнительной власти, руководителей предприятий, сотрудниковорганов местного самоуправления, а также для всех, кто интересуется актуальнымипроблемами организации и управления.
4. Лютенс Ф. Организационноеповедение: Пер. с англ. 7- го изд.- М.: ИНФРА-М, 1999. – XXVIII, 662 с.
В нём, почти как в настоящейэнциклопедии, читатель найдёт обзор проблем, связанных с организационнымповедением, возникшем на стыке двух наук, истоки и сложившиеся теорииорганизационного поведения, а также обозримые перспективы этого новогонаправления в науке об управлении.
Учебник рассчитан на студентовэкономических вузов, факультетов экономики технических вузов, а также наслушателей системы постдипломного обучения и дополнительного образования.
5. Основы теории коммуникации:Учебник / Под ред. Проф. М.А. Василика.-М.: Гардарики.2003. – 615 с.: ил.
Рассматриваются вопросы методологиикоммуникационных процессов. Содержание учебника включает историю и современныепроблемы теории коммуникации – одной из перспективных отраслей научного знания.исследуются различные виды и уровни коммуникации.
Для студентов высших учебных заведений,обучающихся по направлениям «Социология», «Связи с общественностью»,«Управление персоналом», «Лингвистика и межкультурная коммуникация»,«Психология», «Политология», «Менеджмент», «Журналистика», «Реклама». Представляетинтерес для специалистов в данных областях.
6. Менеджмент: Учебник / под ред.Проф. В.И. Королёва. – М.: Экономистъ, 2004. — 432 с. – (Homo faber).
Особое внимание уделено анализутеоретических основ менеджмента и организации деятельности менеджера. Показанавзаимосвязь с практической работой фирм, отражена российская специфика.
Для студентов и преподавателей высшихучебных заведений, а так же представителей сферы бизнеса.
7. Менеджмент: Учебник для вузов /Под ред. Проф. М.М. Максимцова, проф. М.А. Камарова. – 2-е изд., перераб. и доп.– М.: ЮНИТИ – ДАТА, Единство, 2003. – 359 с.
В учебнике излагаются современныеидеи и положения науки и практики, тенденции развития менеджера.
Для студентов и аспирантовэкономических вузов, преподавателей, руководителей предприятий и организаций именеджеров.
8. Мескон М.Х., Альберт М., ХедоуриФ. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 1999. – 800 с.
Всё основное о менеджменте как науке,практике и искусстве управления – в одной книге.
Книга вполне доступна начинающемупредпринимателю, но и руководителю высшего звена, прочитав эту книгу,задумаются об упущенных возможностях и наметят новые планы.
9. Шекшня С.В. Управление персоналомсовременной организации. Учебно – практическое пособие. Изд. 5-е, перераб. идоп. (Серия «Библиотека журнала «Управление персоналом») – М.: ЗАО «Бизнес –школа «Интел — синтез», 2002. – 368 с.
Книга посвящена анализу управленияперсоналом современной организации. Процесс управления людьми рассматривается внеразрывной связи с целями организации. Используется российский и зарубежныйопыт, даются практические рекомендации.
10. Фролов С. С Социологияорганизаций: Учебник. — М.: Гардарики, 2001. — 384 с.: илл.
Рассматриваютсявсе компоненты современной организации с учетом поведения ее членов и отношениимежду ними.
Особоевнимание уделяется наиболее важным с социологической точки зрения проблемамфункционирования и развития власти, действию формальных и неформальныхкоммуникаций, социальным проблемам и др.
Рекомендуетсядля студентов и преподавателей высших учебных заведений.