МІНІСТЕРСТВООСВІТИ ТА НАУКИ УКРАЇНИ
Відкритийміжнародний університет розвитку людини «Україна»
Кафедражурналістики
РЕФЕРАТ
натему:
«Комунікаційнадіяльність. ЇЇ рівні, види, форми»
Студентки IVкурсу
Групи ЖР-61
Крайової О.В.
Київ- 2010
У підприємницькійдіяльності використовуються різні засоби, види і форми комунікації. Завданняполягає в тому, щоб насамперед вміло використати різноманітні види комунікації,серед яких можна назвати такі: а) передача інформації, утримання, інформування(читання лекції в аудиторії, виступ по радіо тощо); б) експресивна — виразна,що характеризується експресією — силою прояву почуттів, переживань (наприклад,зустріч після довгої розлуки); в) переконуюча — прагнення вплинути на інших,висловлення захоплення, прохання, що особливо важливо для політичних діячів,юристів, торгових працівників; г) соціально-ритуальна — використання норм ізвичаїв соціально-культурної поведінки (процедура знайомства, звичаїгостинності); д) паралінгвістична комунікація — спілкування за допомогоюміміки, виразу очей і рота, а також позі рухів (передача різних відтінківповідомлення, його скритого змісту).
Можливостінесловесних повідомлень, які становлять істотну частину людського спілкування,не слід применшувати. Справа в тім, що дуже часто одними словами не можнапередати наші емоції, душевний стан, занепокоєння тощо, якщо не скористатисямімікою, певними рухами, виразом обличчя, тональністю голосу та ін.
Різноманітні видиі способи комунікації можна розбити на три групи: усну, письмову і візуальну.На думку психологів, у багатьох ситуаціях найбільш ефективним є безпосереднійусний контакт, за допомогою якого можна передавати всі деталі, уточнити неясніпитання і цим виключити неправильне розуміння завдання тощо. Якщо людина можезадавати запитання, то, на думку американських дослідників, ймовірність того,що вона правильно зрозуміла повідомлення, підвищується на 20%, а якщо вона можеробити зауваження, то це розуміння підвищується ще на 15%.
За цільовоюспрямованістю комунікації бувають інструктуючі, мотивуючі та інформуючі, якіпостачають інформацію для прийняття управлінських рішень організації і контрольза їх виконанням. Для досягнення цілей організації та ефективного обмінуінформацією використовуються висхідні, низхідні та горизонтальні комунікації.Висхідні комунікації, як правило, здійснюються у ф0Рмі звітів, пропозицій іпояснювальних записок. Метою їх є оповіщення вищого ешелону влади (вищогокерівництва) про те, що робиться на більш низьких рівнях ієрархічної системи. ВЯпонії, США та інших країнах створюються спеціальні групи працюючих (осередкиякості), завданням яких є розробка і регулярне інформування керівництва провиникаючі проблеми і шляхи їх розв´язання.
Існують певніправила успішного здійснення вертикальних комунікацій: а) правильний, ввічливийстиль мови; б) достатня гласність, що унеможливлює домисли, плітки; в)недопущення дріб´язкової опіки над підлеглими; г) не допускати передачуінструкцій, вказівок від вищого керівника безпосередньо до останнього адресата,що веде до втрати відповідальності, порушення встановленої ієрархії.
Перед низхіднимикомунікаціями ставиться задача довести до відома і свідомості вищих рівнів,стратегічні напрямки майбутньої діяльності.
Яскравимприкладом горизонтальної комунікації є обмін інформацією між різними відділамита іншими структурними підрозділами, в результаті чого досягається координаціяі узгодження діяльності для досягнення загальних цілей організації. Умовоюефективного здійснення горизонтальних комунікацій є чіткий розподілобов´язків, повноважень і відповідальності структурних підрозділів,дотримання службової етики взаємовідносин, використання сучасних засобівзв´язку тощо.
Комунікації міжорганізацією і зовнішнім середовищем здійснюються у низхідному і висхідномунапрямках. Тут використовуються різноманітні засоби. Із наявними і потенційнимиспоживачами організації спілкуються за допомогою реклами та інших програмпросування товарів на ринок.
У відносинах ізгромадскістю першочергове значення надається створенню сприятливого образу,"іміджу" організації на місцевому загальнонаціональному таміжнародному рівні.
Із урядоморганізація спілкується, заповнюючи багаточисельні звіти про фінанси,маркетинг, про можливість кар´єри, щодо пільг і т.п.
Використовуючилоббізм і роблячи внески на користь різних політичних груп, комітетів,організація намагається впливати на зміст майбутніх законів, постанов.Організації треба також підтримувати ділові зв´язки із профспілками.
Велику питомувагу займає особиста комунікація, або безпосередні контакти між працівниками,під якою розуміються всі види обміну інформацією, що має місце між людьми. Вонанабуває таких форм: комунікація між двома людьми, комунікація між індивідом ігрупою, комунікація всередині групи.
Характеркомунікаційної системи будь-якої організації у великій мірі залежить від типуструктурних систем, що використовуються для побудови управлінської • системи.Структуру прийнято зображувати позиціями (окремі особи, організації, структурніпідрозділи, технічне обладнання та ін.) і зв´язками між ними. Основні типиструктурних схем наступні: лінійна, кільцева, сотова, багатозв´язкова,типу «колесо», ієрархічна, зіркова тощо.
За лінійноїсхеми, кожна позиція (окрім крайніх) пов´язана із двома сусідніми,інформація, що передається з одного кінця на інший, стає відомою всім. Тутнемає відносин підлеглості, але будь-який розрив зв´язку некомпенсується, і така організація стає малокерованою, оскільки контакт міжокремими частинами системи втрачається. Але простота побудови, порівнянокороткі канали зв´язку створюють передумови для оперативного прийняттярішень.
Кільцева схемаявляє собою замкнуту структуру із однаковими зв´язками. За цієї схемипідвищується швидкість передачі інформації і стійкість структури, оскількибудь-які дві позиції використовують два напрямки інформаційного обміну.
Сотова схемаявляє собою більш складну структуру із розвинутими багатьма шляхами проходженняінформації. Багатозв´язна схема реалізує принцип: кожен і зв´язанийіз кожним. Тут зв´язки рівноцінні, і жоден з них не має переваг передіншим.
Висока швидкістьпроходження інформації досягається прямими зв´язками, коли не має потребивикористовувати обхідні шляхи. Близькими до багатозв´язної схеми є схематипу «колесо» і зіркова схема. Перша з них не передбачає встановленнязв´язку із двома сусідами і з центром.
За зіркової схемикожна позиція підтримує зв´язок лише із центром, який виконує командніфункції.
Найбільшпоширеною в менеджменті є ієрархічна схема, яка уособлює командні функції однихпозицій у відношенні до інших. Позиції, розташовані у верхній частині схеми, єчисто підлеглими. Позиції, розташовані над ними, є одночасно підлеглими ікомандними. І нарешті, позиції, розташовані у верхній частині схеми, виконуютьлише командні функції. Ієрархічна схема передбачає більш високу централізацію упорівнянні з кільцевою. Але найбільш високий рівень централізації команднихфункцій має місце за зіркової схеми, де поведінка кожного елемента у повніймірі залежить від центральної позиції.
Крім офіційних(формальних) комунікацій, у менеджменті важливу роль відіграють неформальні(неофіційні) комунікації. У підприємницькій діяльності неформальні комунікаціїнеминучі та мають різноманітний характер. На практиці офіційні структури таофіційні комунікації — це лише частина айсберга, що видніється над водою.Чимало питань розглядаються і вирішуються неформально групами, що не наділеніофіційними повноваженнями і які створені на базі дружніх відносин, старихшкільних зв´язків, приналежності до однієї партії, національногопоходження, релігії та інших загальних інтересів.
Керівники всіхрівнів часто підтримують ділові зв´язки з однією або декількоманеофіційними групами всередині або за межами організації, іноді ділять своювладу з неофіційним «кухонним кабінетом»
Природнімджерелом неофіційних відносин є поліархія, що характеризує взаємовідносини міжрізними партіями або групами, а також різні чутки: про скорочення штатів,переміщення кадрів випровадження на пенсію, чвари між керівником тазаступниками тощо.
Для розвиткунеформальних комунікацій можуть з успіхом використовуватися неофіційні правилаі ритуали, система ящиків для пропозицій, яка сприяє вільному потокуноваторських різних рівнів. У цьому руслі можуть діяти спеціальні комісії длярозгляду скарг, «дні відкритих дверей», різні збори і наради.
При дослідженнікомунікацій у залежності від рольової участі окремих осіб часто виділяють«сторожів», «зв´язкових» (їх ще називають«містками»), «лідерів думки» (це, скоріш усього,неформальні, ніж формальні лідери), «космополітів» (індивіди, щочастіше за інших взаємодіють із зовнішнім середовищем).
За всіх умовнеформальні комунікації забезпечують певну надмірність у всіх елементахінформації для досягнення гнучкості цієї системи. І все-таки ефективнийменеджмент передбачає ситуацію, за якої основна частина задач організаціїповинна вирішуватися в результаті використання офіційних зв´язків івідносин. Переважання неофіційних комунікацій у системі управління призводитьдо високого ступеня невизначеності і часто свідчить про її недосконалість.
Для менеджерадоступними є два типи комунікацій: формальні та неформальні.
Формальнікомунікації — передбачені організаційною структурою. Схема організаційноїструктури є ілюстрацією «проходження інформації каналами». Формальнікомунікації поділяються на вертикальні, горизонтальні та діагональні.
До вертикальнихкомунікацій належать комунікації зверху вниз і знизу вгору.
Комунікаціїзверху вниз вирішують п´ять основних завдань:
· ознайомленняпрацівників з цілями організації для усвідомлення ними важливості виконуваноїроботи;
· викладенняконкретних інструкцій щодо виконання робіт;
· забезпеченнярозуміння роботи та й зв´язку з іншими завданнями організації;
· наданняінформації про процедури і методи виконання роботи;
· забезпеченняпідлеглих інформацією зворотного зв´язку про результати діяльностіорганізації.
Отже, комунікаціїзверху вниз допомагають пов´язувати різні рівні організації, координуватиїх діяльність. Поряд з тим комунікації зверху вниз мають певні недоліки:
· створенняпередумов для формування авторитарної системи;
· значнезавантаження підлеглих;
· постійнівтрати інформації внаслідок викривлень, помилкової інтерпретації.
Один з методівподолання цих проблем — організація потоків інформації знизу вгору, тобтоналагодження ефективного зворотного зв´язку. Цими каналами передаєтьсяінформація від підлеглих до керівників, хоча не всі менеджери приділяютьдостатньо уваги організації такого типу інформаційних потоків. Результатиспеціального дослідження ефективності комунікацій знизу вгору показали, що докерівників фірми доходить не більше як 10% інформації, надісланої робітниками.
Горизонтальнікомунікації здійснюються між особами, які знаходяться на одному рівні ієрархії.Такий обмін інформацією забезпечує координацію діяльності (наприклад, міжвіце-президентами з маркетингу, фінансів, виробництва). Як показуютьдослідження, ефективність горизонтальних комунікацій досягає 90% і пояснюєтьсязначним рівнем розуміння працівниками характеру роботи своїх колег і проблем,що виникають у функціонуванні суміжних підрозділів.
Діагональнікомунікації здійснюються між особами, які перебувають на різних рівнях ієрархії(наприклад, між лінійними та штабними підрозділами, коли штабні служби керуютьвиконанням певних функцій). Такі комунікації характерні також длязв´язків між лінійними підрозділами, якщо один з них є головним з певноїфункції.
Неформальнікомунікації — не передбачені організаційною структурою. Практика свідчить, щозначна частина комунікацій здійснюється неформально, за допомогоюнезапланованих керівництвом способів. У теорії та практиці менеджментузарубіжних країн часто використовується термін «grape-vipe» — системарозповсюдження чуток, неофіційних даних. Особливо слід підкреслити, щонеформальними каналами комунікацій передається значна частина достовірної інформації.Неформальна інформація буває досить корисною для доповнення інформації,отриманої через формальні канали комунікації. Ця інформація є цінною длякерівника, однак не можна допускати, щоб система розповсюдження чуток виступалазамінником формальних каналів комунікації. Кожен працівник апарату управлінняповинен пам´ятати, що він теж частково бере участь у розповсюдженні чуток(наприклад, мовчання у відповідь на запитання підлеглого — це теж реакція, якавідповідно інтерпретується підлеглими).
Неформальніканали, як і формальні, передають інформацію у чотирьох напрямах: вгору, вниз,горизонтально, по діагоналі. Особливістю неформального каналу є швидкістьвиникнення та швидкість зникнення. Крім того, неформальний канал комунікаціївідрізняється змінюваністю суб´єктів на відміну від формальних каналів.
Для виробленняоптимальних управлінських рішень люди повинні використовувати не лишеформальні, а й неформальні канали комунікацій, хоча останні не завждипіддаються впливу та контролю. Слід пам´ятати, що неформальні каналикомунікацій — невід´ємна частина організації, і їх необхідновикористовувати для досягнення формальних цілей.
Системанеформальних комунікацій характеризується:
· швидкістюпередавання інформації;
· потенційноюможливістю доповнювати формальні канали комунікацій;
· передбачливийхарактер неформальних комунікацій;
· оперуваннямостанніми новинами тощо.
Американськіавтори Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф. виділяють два великих класикомунікацій з подальшою їх деталізацією:
· комунікаціїміж організацією та її зовнішнім середовищем;
· комунікаціїміж: рівнями і підрозділами організації.
Повідомленнянайчастіше передаються за допомогою мови, зображень, дій. Найпростішим,найдоступнішим засобом комунікацій є мова, яка реалізує усні та письмовікомунікації. Зображення використовуються як доповнення до мовних комунікацій(наприклад, графіки, плакати). Дії підтверджують словесні висновки керівника.
Комунікаціїподіляються на два великих класи: письмові та усні.
Письмовікомунікації виступають у формі планової та звітної документації,пам´ятних записок, доповідей, оголошень, довідників, фірмових газет тощо.Переваги таких комунікацій:
· добрезбереження інформації;
· можливістьвивчення, багаторазове перечитування інформації;
· ґрунтовністьпідготовки;
· можливістьдоведення до багатьох працівників.
Недолікиписьмових комунікацій:
· складністьпоновлення;
· об´ємністьінформації (особливо знизу вгору).
Усні комунікації- телефонні розмови, публічні виступи, наради, безпосереднє спілкування тощо).Позитивним аспектом таких комунікацій є економія часу, забезпечення глибшоговзаєморозуміння.
Списоквикористаних джерел
1. Іванов В.Ф. Соціологія масової комунікації: Навчальний посібник. – К.: Центр вільноїпреси, 1999. – 212 с.
2. Масовакомунікація: Підручник / А. З. Москаленко, Л. В. Губернський, В. Ф. Іванов, В.А. Вергун. – К.: Либідь, 1997. – 216 с.
3. ПочепцовГ. Г. Коммуникационные технологи. – М.: Рефл-бук; К.: Ваклер, 2001. – 348 с.