Классификацияи учет персонала
Содержание
1. Классификация личногосостава предприятия
2. Учет персоналапредприятия
3. Учет использования рабочего времени
4. Функциональныевозможности систем учета персонала
Литература
1. Классификация личного состава предприятия
Для эффективной работыорганизации необходимо вести тщательный учет работающих на предприятии. Толькоимея полные и достоверные данные о количестве работников, а также об ихструктуре, возможно рассчитать трудовые показатели организации, такие каксреднесписочную численность работников, число работников каждой категории.
В зависимости от сферыприложения труда персонал организации подразделяют на производственный инепроизводственный
Производственный — это персонал основнойдеятельности. В его состав включаются работники: основных и вспомогательныхцехов; подсобных производств: лесозаготовок, торфоразработок, карьеров и т.п.;научно-исследовательских, конструкторских, технологических подразделений;вычислительных центров; всех видов охраны; управления и др.
Непроизводственный персонал — это персоналне основной деятельности. В состав непроизводственного персонала включаютсяработники: подсобных сельскохозяйственных предприятий; жилищного хозяйства;коммунальных предприятий; медицинских учреждений; оздоровительных учреждений,отдыха, физической культуры, культуры, туризма, воспитания, образования и т.п.;
Все работающие ворганизации различаются по категориям персонала: рабочие; руководители;специалисты; служащие.
Рабочие — это лица,непосредственно занятые в процессе создания материальных ценностей, а такжезанятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказаниемматериальных услуг. К ним относятся: работники, занятые управление,регулированием и наблюдением за работой автоматов, линий и т.п.; работники,занятые изготовлением материальных ценностей; работники, занятые перемещением,погрузкой, разгрузкой; работники, занятые уходом за машинами; машинисты,водители, кочегары и др.; почтальоны, телеграфисты и др.; операторы ЭВМ;дворники, уборщики, курьеры, гардеробщики, сторожа.
Руководители — это управленческиеработники, в состав которых включаются: директора, начальники, управляющие,заведующие, мастера и т.п.; главные специалисты.
Специалисты — это работники, занятыеинженерно-техническими, экономическими и другими работами: инженеры, экономистыи др.
Служащие — это работники,осуществляющие подготовку и оформление документации, учет, контроль: агенты,архивариусы, кассиры, копировщики, секретари, табельщики, учетчики и др.
Работники организациивключаются в списочный и несписочный состав.
В списочный состав работниковвключаются все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также навременную работу. Не включаются в списочный состав работники, не состоящие вштате организации, привлеченные по трудовому соглашению для выполнения разовыхработ, совместители.
Учетом личного состава персонала организациизанимаются кадровая служба и лица, на это уполномоченные.
2. Учет персоналапредприятия
Для учета личного состава используют специальныеФормы первичных учетных документов:
-приказ (распоряжение) о приеме наработу – составляется на каждого члена трудового коллектива работникомотдела кадров или лицом, ответственным за прием на работу. На обработаннойстороне приказа руководитель указывает в качестве кого может быть использованновый работник, его разряд, испытательный срок. После этого приказ визируется всоответствии службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатномурасписанию и подписывается руководителем организации. С приказом знакомятработника.
Трудовой договор (контракт) есть соглашение междуработником и работодателем (физическим либо юридическим лицом), по которомуработник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификацииили должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель(физическое либо юридическое лицо) обязуется выплачивать работнику заработнуюплату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде,коллективным договором и соглашением сторон. />/>Вслучаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовымиактами Российской Федерации, в трудовом договоре могут содержаться условиянеразглашения работником сведений, составляющих служебную или коммерческуютайну, ставших известными работнику в связи с исполнением им своих должностныхобязанностей
— личная карточка — заполняется на каждогоработника организации в одном экземпляре. В ней содержатся общие сведения оработнике.
-Приказ (распоряжение) о переводе на другуюработу – составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформленииперевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается вотделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителемподразделения и руководителем организации. На оборотной стороне дается справкао несданных имущественных ценностях.
— Приказ (распоряжение) о предоставленииотпуска – применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков другихвидов. Содержит необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.
— лицевой счет – открывается на каждого работника вбухгалтерии: на лицевой стороне содержится информация о работнике для расчетаначислений и удержаний. На обратной стороне – все виды начислений и удержанийза каждый месяц.
— Приказ распоряжение о прекращении трудовогодоговора– составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителемподразделения и организации. В приказе указывают причину и основаниеувольнения, номер и дату постановления. В форме содержится расчет поначисленным и удержанным суммам и приводятся данные о несданных имущественныхценностях.Номер унифицированной формы Наименование формы
Т-1 Приказ о приеме на работу
Т-2 Личная карточка
Т-5 Приказ о переводе на другую работу
Т-6 Приказ о предоставлении отпуска
Т-8 Приказ о прекращении трудового договора
Т-9 Приказ о направлении в командировку
Т-13 Табель учета использования рабочего времени
Данные учета личного состава являются базой дляучета использования рабочего времени и расчета фонда оплаты труда.
Конкретно для работников бухгалтерии названныедокументы подразделяются на следующие группы:
— документы о движении по службе (прием,увольнение, перевод, совмещение, замещение, изменение оплаты);
— документы о дополнительных выплатах в видеразовых премий, вознаграждений, компенсаций и пособий;
— документы на право отрыва от основной работы(отпуск, сборы, обучение и др.);
— прочие документы данного профиля.
В указанных документах необходимо присутствиедостаточных и необходимых сведений о работнике, таких, как форма документа(приказ, распоряжение), его дата, номер, фамилия, имя, отчество работника, типтрудового соглашения, должность, условия приема, оклад, режим работы, шифрпроизводственных затрат для отчисления начисленной заработной платы, подписьруководителя организации.
Бухгалтерия дополнительно открывает и ведет покаждому табельному номеру, т. е. на каждого работающего, еще лицевой счет поформе № Т-54. Это основной документ аналитического характера, в котором закаждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленнойзаработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов исуммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевомсчете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией итабельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется наоснове первичных документов по заработной плате, в нем фиксируются количествоотработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служатвпоследствии для различных расчетов, обеспечивая их достоверность. 3. Учет использования рабочего времениВ соответствии с ст. 91Трудового кодекса РФ, рабочее время — это время, в течение которого работник всоответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации иусловиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а такжеиные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативнымиправовыми актами относятся к рабочему времени. Нормальная продолжительностьрабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Работодатель обязанвести учет времени, фактически отработанного каждым работником.Учет использования рабочего времени ведется втабелях учета использования рабочего времени, в годовых табельных карточках ит.п. Табели открываются или по организации в целом (небольшие предприятия), илипо ее структурным подразделениям и категориям работающих. Они необходимы не только для учетаиспользования рабочего времени всех категорий работающих, но и для контроля засоблюдением персоналом установленного режима рабочего времени, расчетов с нимпо заработной плате и получения данных об отработанном времени, а такжесоставления статистической отчетности по труду.Табель составляется в одном экземпляре уполномоченнымна это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения,работником кадровой службы и передается в расчетный отдел бухгалтерии два разав месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) идля расчета заработной платы за месяц. Учет явок на работу и использованиярабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, т.е.отметки всех явившихся, не явившихся, опозданий и т.п., или путем регистрациитолько отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Инструкция по заполнениюунифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения,утвержденной постановлением Госкомстата России от 19.01.2000 г. № 4. Отметки в табеле о причинах неявок на работу,работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальнойпродолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя,сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основаниидокументов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справкао выполнении государственных или общественных обязанностей, письменноепредупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласиеработника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством ипр.).На титульном листе табеля даны условныеобозначения отработанного и неотработанного времени. Количество дней и часовуказывается с одним десятичным знаком. При обработке учетных данных пользуютсяцифровым кодом. Для составления отчета по труду на последнейстранице табеля представлены таблица ежедневного учета использования времени иитоговая строка за месяц. Эти же данные используются для анализа организациитруда в подразделениях, отделах и по организации в целом (по ним рассчитываетсяпроцент выполнения нормированных заданий рабочих-сдельщиков и т.п.),В организациях может применяться одна из двухформ табеля учета использования рабочего времени: форма № Т-12 (предназначенадля учета использования рабочего времени и для расчета заработной платы) иформа № Т-13, предназначенная только для учета использования рабочего времени.
Согласно действующему в настоящее время трудовомузаконодательству для работников устанавливается пятидневная рабочая неделя сдвумя выходными днями. При пятидневной рабочей неделе продолжительностьежедневной работы (смены) определяется правилами внутреннего трудовогораспорядка или графиками сменности, утверждаемыми администрацией организации, сучетом специфики работы, мнения трудового коллектива и с соблюдениемустановленной законодательством продолжительности рабочей недели.
В тех организациях, где по характеру производстваи условиям работы введение пятидневной рабочей недели нецелесообразно, наусловиях и в порядке, предусмотренных статьей 46 КЗоТ РФ, устанавливаетсяшестидневная рабочая неделя с одним выходным днем.
Праздничные дни, совпадающие с выходными днями,обуславливают необходимость переноса в соответствии со статьей 65 КЗоТ РФ этихвыходных дней на следующие после праздничных рабочие дни. Но при этом, когдапраздник приходится на субботу, праздничный рабочий день (пятница) сокращаетсяна один час, а если на воскресенье — то такое сокращение не происходит.
Для отдельных категорий работников, определенныхусловий труда и в отдельные дни действующее трудовое законодательствоустанавливает сокращенную продолжительность рабочего времени.
Для работников не достигших возраста восемнадцатилет, трудовое законодательство устанавливает в зависимости от их возрастасокращенную продолжительность рабочего времени:
— в возрасте от 16 до 18 лет — не более 36 часовв неделю;
— в возрасте от 15 до 16 лет, а также дляучащихся в возрасте от 14 до 15 лет, работающих в период каникул, — не более 24часов в неделю.
Продолжительность рабочего времени учащихся,работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не можетпревышать половины вышеуказанных норм для лиц соответствующего возраста (ст. 43).
Для работников, занятых на работах с вреднымиусловиями труда, устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени- не более 36 часов в неделю. Список производств, цехов, профессий и должностейс вредными условиями труда, работа в которых дает право на сокращеннуюпродолжительность рабочего времени, утверждается в порядке, установленномзаконодательством (ст. 44).
Для отдельных категорий работников (учителей,врачей, женщин, работающих в сельской местности и на Севере, инвалидов)законодательством также устанавливается сокращенная продолжительность рабочеговремени (ст.45).
При работе в ночное время установленнаяпродолжительность работы (смены) сокращается на один час. Это правило нераспространяется на работников, для которых уже предусмотрено сокращениерабочего времени (статьи 44 и 45). />Продолжительность ночнойработы уравнивается с дневной в тех случаях, когда это необходимо по условиямпроизводства, в частности в непрерывных производствах, а также на сменныхработах при шестидневной рабочей неделе с одним выходным днем.
/>К работе в ночное времяне допускаются: беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до трехлет; работники моложе восемнадцати лет; другие категории работников, всоответствии с законодательством. Инвалиды могут привлекаться к работе в ночноевремя только с их согласия и при условии, если такая работа не запрещена иммедицинскими рекомендациями./>/> Ночным считаетсявремя с 10 часов вечера до 6 часов утра (ст. 48).
/>Сверхурочные работы, какправило, не допускаются. Сверхурочными считаются работы сверх установленнойпродолжительности рабочего времени (статьи 46 и 52)./> Администрацияможет применять сверхурочные работы только в исключительных случаях,предусмотренных законодательством и статьей 55 КТ РФ. Сверхурочные работымогут производиться лишь с разрешения соответствующего выборного профсоюзногооргана предприятия, учреждения, организации.
Трудовое законодательство предусматривает режимыс «поденным», «недельным» и «суммированным» учетом рабочего времени. Ониозначают возможность реализации разными способами установленной нормыпродолжительности рабочего времени в течении определенного календарногопериода. Отработанное работником время учитывается за каждый рабочий день(рабочую смену), независимо от вида режима рабочего времени.
Поденный учет применяется при шестидневной рабочейнеделе и состоит в том, что установленная статьями 46 и 47 КЗоТ РФпродолжительность ежедневной работы реализуется распорядком или графиком безотклонений в каждый рабочий день.
При шестидневной рабочей неделе продолжительностьежедневной работы не может превышать: 7 часов — при недельной норме 40 часов, 6 часов — принедельной норме 36 часов и 4 часа — при недельной норме 24 часа.
Накануне праздничных дней, предусмотренныхстатьей 65 КЗоТ РФ, продолжительность работы служащих (кроме работников,имеющих сокращенную продолжительность рабочего времени в соответствии состатьями 43-45 КЗоТ РФ) сокращается на один час как при пятидневной, так и пришестидневной рабочей неделе.
Накануне выходных дней продолжительность работыпри шестидневной рабочей неделе не может превышать 6 часов.
При поденном учете работа сверх рабочего дняпризнается сверхурочной работой (статьи 54-56 КЗоТ РФ). Она оплачивается впорядке, установленном статьей 88 КЗоТ РФ, и не может компенсироватьсянедоработкой в другие дни или предоставлением отгулов.
Пример: График работы при поденном учете на произвольновыбранную рабочую неделю может выглядеть следующим образом:
Числа (дни) недели 1 2 3 4 5 6 7
Количество рабочих часов 7 7 7 7 7 5 В
Примечание: «В» — выходной день воскресенье.
Таким образом, в приведенном графике соблюденоусловие статьи 43 КЗоТ РФ, которой установлено, что нормальнаяпродолжительность рабочего времени работников в организациях не может превышать40 часов в неделю.
Недельный учет заключается в том, что установленнаятрудовым законодательством норма продолжительности рабочей недели, котораяуказана в статьях 42-45 КЗоТ РФ, реализуется графиком или распорядком в рамкахкаждой календарной недели с полным количеством рабочих дней.
Такой учет имеет место тогда, когда законнормирует непосредственно только рабочую неделю, а продолжительность ежедневнойработы определяется графиком (распорядком) с соблюдением недельной нормы часов.Он присущ пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями. При общейпродолжительности пяти рабочих дней, равной в сумме 40 часам (при нормальнойпродолжительности рабочей недели) и 36, 24 часам (при работе на условияхсокращенной продолжительности рабочего времени).
При недельном учете работа сверх нормы рабочейнедели признается сверхурочной работой, она оплачивается в установленном длясверхурочных работ порядке и не может компенсироваться путем сокращенияпродолжительности ежедневной работы в другие недели или предоставлениемотгулов.
Суммированный учет рабочего времениявляется специальным порядком распределения и учета рабочего времени, которыйпозволяет учитывать продолжительность отработанного времени в сутки и неделю, втех случаях, когда оно отклоняется от установленной трудовым законодательствомнормы. При этом вводится и организуется строгий учет рабочего времени и времениотдыха.
Возможность введения суммированного учета рабочеговремени на предприятиях и в организациях, имеющих определенную специфику работы(транспорт, связь, торговля), регламентирована статьей 52 КЗоТ РФ, которойопределено, что «на непрерывно действующих предприятиях, в учреждениях,организациях, а также в отдельных производствах, цехах, участках, отделениях ина некоторых видах работ, где по условиям производства (работы) не может бытьсоблюдена установленная для данной категории работников ежедневная илиеженедельная продолжительность рабочего времени, допускается по согласованию ссоответствующим выбором профсоюзным органом предприятия, учреждения,организации введение суммарного учета рабочего времени, с тем, чтобыпродолжительность рабочего времени за учетный период не превышала нормальногочисла рабочих часов (статьи 42-45).
При суммированном учете рабочего времени учетнымбудет являться календарный период (отрезок времени), в течении которого должнабыть в среднем соблюдена установленная трудовым законодательством для даннойкатегории работников продолжительность рабочего дня и рабочей недели.
Учетный период по решению организации можетизмеряться неделей, месяцем, кварталом, полугодием или годом и охватывать какрабочее время, так и часы работы в выходные, праздничные дни и время отдыха.При этом ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени пографику может в определенных пределах откланяться от нормы часов рабочего дня ирабочей недели. Возникающие в связи с этим недоработка или переработкабалансируются в рамках учетного периода таким образом, чтобы сумма часов работыпо графику за учетный период равнялась норме часов этого периода. Присуммированном учете рабочего времени, как правило, работа производится пографикам, продолжительность смен в которых устанавливается заранее и является обязательнойдля каждого дня работы.
Вместе с тем, при определенной спецификепроизводства, например у водителей автомобилей, когда у них в силускладывающихся дорожных условий, несвоевременности проведенияпогрузо-разгрузочных работ, технического состояния подвижного состава и другихпричин, фактическая продолжительность ежедневной работы в отдельные дни можетне совпадать с продолжительностью смены по графику, применяется другаяразновидность суммированного учета, при которой, в случае переработки в одни дни,она погашается путем сокращения времени работы в другие дни или предоставлениемдополнительного времени (дней) отдыха в рамках данного учетного периода.
4. Функциональныевозможности систем учета персонала
Как правило, подобные системы имеют модульноепостроение.
К основным модулям, которые есть практически вовсех системах, можно отнести нижеследующие:
Штатное расписание. Основная задача модуля —описание организационной структуры компании. Здесь вводится информация оборганизационном делении и штатном расписании.
Учет кадров. Основные задачи модуля — ведение всейучетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операцийпо приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учетуприказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов. Данные оботпусках, больничных и льготах персонала, вводимые в этот модуль, являютсяисходными для расчета заработной платы работников предприятия. Пользователисистемы могут получать произвольные отчеты по любой информации, введенной вбазу данных.
Табельный учет. С помощью модуля ведетсяучет рабочего времени или формируется табель за определенный период времени сучетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.), введенный в отделекадров. Табель можно формировать как по подразделениям, так и по всемупредприятию в целом. Данные из этого модуля передаются в модуль «Расчетзаработной платы» в качестве исходных для начисления заработной платы.
Расчет заработной платы. Модуль предназначен дляавтоматизации расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования наосновании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматическогоформирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия затратына оплату труда сотрудников.
Учет в Пенсионном фонде России. Основным назначениеммодуля является автоматизация персонифицированного учета сведений озастрахованных лицах и формирование отчетности для Пенсионного фонда РФ.
Администратор системы. Основным назначениеммодуля является настройка работы системы и организация разграничения доступапользователей. Традиционно пользователями системы являются руководителипредприятий, менеджеры и инспекторы отдела кадров, сотрудники табельных бюрои военно-учетных столов, инспекторы отделов труда и заработной платы,главные бухгалтеры и расчетчики расчетных групп.
Между собой системы этой группы различаютсягибкостью настройки модулей и удобством работы пользователей. У разныхразработчиков различна скорость выхода новых версий, которые поддерживают изменениязаконодательства и учитывают пожелания клиентов. Различаются вычислительныевозможности систем — некоторые системы могут рассчитывать заработную платутолько для небольших предприятий, тогда как другие успешно справляются срасчетом в компаниях, где работают десятки тысяч человек. Многие заказчикихотят иметь комплексную систему, а значит, поставщики систем управленияперсоналом должны обеспечить стыковку с программными продуктами других фирм,особо это касается систем финансово-хозяйственной деятельности илисоответствующих модулей ERP-систем. Реальность нашего времени — это холдинговыекомпании, а значит, система должна эффективно работать в распределеннойструктуре, причем как с выделенными каналами связи, так и при ихотсутствии.
Примерысистем учета персонала:
Программный комплекс«АиТ:\ Управление персоналом» состоит из модулей:
· Зарплата- программа зарплата осуществляет окончательный расчет заработной платы иполный анализ затрат на персонал. «АиТ:\ Зарплата» интегрирован совсеми известными финансовыми системами, что позволяет передавать всюнеобходимую информацию о затратах на персонал с детализацией и группировкойданных по любым параметрам.
· Кадры- программа кадры автоматизирует документооборот отдела кадров, что выводит нановый уровень управление кадрами. Модуль формирует все выходные формы,необходимые для эффективной работы менеджера по персоналу, упрощает обработкубольших объемов кадровой информации и существенно снижает трудозатраты навыполнение рутинных работ.
· Табель– программа табель рабочего времени предназначена для учета рабочего времени напредприятии. Анализ рабочего времени позволяет получить структуру использованияотработанного времени и неявок по подразделениям, предприятию в целом илипроизвольным группам сотрудников с учетом нескольких уровней аналитики.
· Компетенция– программа по разработке моделей компетенции персонала, создания центракомпетенций и профилей компетенций.
· ПФР — программа персонифицированный пенсионный учет полностью обеспечиваетавтоматизированное составление отчетности для ПФР РФ. На основанииперсонифицированных сведений в соответствии с правилами ПФР формируютсяотчетные документы и создаются текстовые файлы для передачи информации в ПФР.
"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" – это программамассового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы иреализации кадровой политики предприятий и организаций. Она успешно применяетсяв кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачукоторых входит организация эффективной работы персонала.
«1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» – это готовое кработе решение, в котором учтены требования законодательства, реальная практикаработы предприятий и мировые тенденции развития методов мотивации и управленияперсоналом.
Прикладное решение «1С: Зарплата и УправлениеПерсоналом 8» автоматизирует решение следующих задач:
· расчетзаработной платы;
· управлениефинансовой мотивацией персонала;
· исчислениерегламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
· отражениеначисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;
· управлениеденежными расчетами с персоналом, включая депонирование;
· учеткадров и анализа кадрового состава;
· автоматизациякадрового делопроизводства;
· планированиепотребностей в персонале;
· обеспечениебизнеса кадрами;
· управлениекомпетенциями, обучением, аттестациями работников.
Литература
1. www.cfin.ru/press/pmix/2002-1/04.shtml
2. www.aitsoft.ru
3. www.cfin.ru/press/pmix/2002-1/04.shtml
4. www.consultant.ru/popular/kzot/
5. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Самоучительпо бухгалтерскому и налоговому учету. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2003…
6. ТК РФ