Введение
Создание в нашей странеправового государства с эффективно работающими институтами представительной,исполнительной, судебной властей, производства, науки и образованияобуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованиемих деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедурих функционирования, в том числе в области работы с документами.
Проблемы документированиядеятельности организаций и управления документацией являются столь же древними,как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируетсястремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизациейобщества.
Выбор темы даннойкурсовой работы обусловлен необходимостью анализа накопленных достижений вобласти теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшегоразвития.
Если западные специалистыориентированы на ликвидацию технологического и организационного разрыва междуделопроизводством и ведомственном хранением документов, то в России существуютсвои исторически сложившиеся традиции в сфере работы с документами. Именно этимвызвана необходимость изучения проблем эволюции отечественной документации иразвития делопроизводства, с целью анализа и оценки достигнутого уровня длярешения вопроса о возможности и путях применения основных принципов и методовуправления документацией.
Степеньразработанности и изученности темы. Отечественным документоведением к настоящему временинакоплен значительный объем знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ иВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалахконференций. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников иучебных пособий (работы Андреевой В.И[1]., Кузнецовой Т.В[2].,Соковой А.Н[3]).
Принципиальное значениедля разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первымпредложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практическийвклад в становление документоведения как научной дисциплины.
Вместе с тем в 70 – 80 — егоды появились учебные пособия Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко идругих ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину иотражают вопросы терминологии документа и систем документации, функциидокумента и их развитие, роль документации в процессах управления, ставятосновополагающие для документоведения вопросы документообразования,рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационноеобеспечение управления.
Существенный вклад висследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д.Банаскжевич, К.И. Рудельсон и другие ученые. Многие современные публикациипрофильных журналов, сборников научных конференций направлены на решениеактуальных проблем работы с документами в современных условиях, защитыдокументированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правовогообеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новыхинформационных технологий на организацию документооборота и документирование,проблем электронных документов.
Эти работы освещают лишьотдельные аспекты управления документацией.
Проблему управлениядокументацией невозможно изучать без анализа архивоведческой литературы.Учеными-архивоведами проделана серьезная исследовательская работа. Специалистыв области архивоведения много сделали для понимания информационных свойствдокумента, указав на связь документных массивов и информационных ресурсов.Архивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документовв ходе исторического развития, раскрывают эволюцию систем документации в связис развитием государства и способов его организации.
Полноценное решениепроблемы управления документацией невозможно без правового обеспечения.Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимымусловием эффективности государственного управления. Область информации идокументации в последние годы стала самостоятельным объектом исследованийученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль — информационное право. Вработе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты,касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов[4].
Целью курсовой работы изучение исторического,управленческого и правового аспекта в понятии «документ».
Основные задачиисследования:
- анализтеоретических основ документационных процессов в обществе;
- проследитьэволюцию документа как носителя информации;
- анализ ролиинформации в управлении и структуры современных информационных ресурсов ворганизациях;
- принципыорганизации общегосударственной системы управления документацией и вопросов ееправового обеспечения
Хронологические рамкиисследования. Понекоторым направле-ниям они охватывают период с момента возникновения Русскогоцентрализованного государства до настоящего времени, однако основная часть работыосвещает проблемы управления документацией последнего десятилетия.
Источниковая база. При работе был использован широкийкруг источников, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативыи т.п., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формыработы с документами. Это, прежде всего, законодательные и правительственные актыпо вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией,делопроизводства и стандартизации; нормативные и методические материалы, государственныестандарты; терминологические словари, методическая литература.
Представляет интересгруппа законодательных и нормативно-правовых актов, исследование которыхпозволяет проследить эволюцию государственного регулирования делопроизводства.
Основными источникамиделопроизводства XVIII века были«формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировалисьсостав, форма и содержание документов.
В 1720 г Петром I был утверждён «Генеральныйрегламент»[5], определяющий структуру иделопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанностисотрудников и т.д. Он впервые в истории России поставил делопроизводство натвердую почву закона и определил его основополагающие принципы почти на двастолетия.
Основным правовым актом,определяющим современную государственную политику и права граждан России всфере информационно-документационного обмена, является Конституция РоссийскойФедерации, в которой записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать,передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...»[6].
Системообразующим актом вполитики по отношению к информации и документации является Федеральный закон«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[7].Он определяет правовой режим документирования информации, право собственностина отдельные документы и отдельные массивы документов в информационныхсистемах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защитыинформации. Закон устанавливает также ответственность органов государственнойвласти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе сдокументированной информацией.
Важное место в рядузаконодательных актов, регулирующих работу с документами, занимаетзаконодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
Важными источникамиисследования являются нормативные правовые акты федеральных органов власти исубъектов российской Федерации по вопросам документационного обеспеченияуправления (Гражданский кодекс РФ, федеральные законы); ведомственные и общеотраслевыенормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительнойвласти различного уровня; инструктивные и методические материалы,устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки науровне отдельной организации или её структурного подразделения.
Цель и задачи исследованияобусловили выбор структуры курсовой. Курсовая работа состоит из введения,четырёх глав и заключения, списка источников и литературы.
В первой главе «Понятиедокумент. Функции документа» дается определение термина документ и его основныхфункции.
Во второй главе«Исторический аспект в понятии документ» рассматривается развитие термина«документ».
В третьей главе«Управленческий аспект» исследуются роль информации в управлении, формированиеинформационной инфраструктуры организаций, вопросы создания информационных ресурсов.
В четвертой главе«Правовой аспект» изучены Законодательные акты и нормативно-методическиематериалы, регламентирующие правила документирования и организацию работы сдокументами.
В заключении подведеныосновные итоги курсовой работы.
Глава 1. Понятие«документ». Функции документа
документацияинформация управление
Зарождение, становление иразвитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей,которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации.
Понятие«документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системедокументоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов,служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору,аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованиюдокументной информации в обществе.
Это понятие широкоиспользуется во всех сферах общественной деятельности.
На международном уровненаиболее общим признано определение документа как записанной информации,которая может быть использована как единица в документационном процессе.
В документоведенииприменяется следующее определение документа: "Документ — этоматериальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способомдля ее передачи во времени и пространстве".
Согласно Федеральномузакону «Об информации, информатизации и защите информации»: «документ — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация среквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленныхзаконадательством Российской Федерации случаях её материальный носитель»[8].
Документ представляетсобой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственныхпризнаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другимиматериальными объектами. Признак отражает внешнюю примету; по совокупностипризнаков можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от признакасвойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие.Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишьстепень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может бытьиндивидуальным.
Как и всякий объект,документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболеесущественные из них следующие:
а) атрибутивностьдокумента, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать неможет. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых — информационной и материальной;
б) функциональностьдокумента, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве ивремени. Документ — полифункциональный объект, т.е. он выполняетмножество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразнымипотребностями общества в информации, знаниях;
в) структурностьдокумента, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающаяего целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойствпри различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечиваетэффективность использования и долговременность хранения документа.
К отличительным признакамдокумента относятся:
а) наличиесмыслового семантического содержания. Документ — носитель смысла,который передается совокупностью последовательных знаков;
б) стабильнаявещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранностьдокумента, возможность многократного (долговременного) использования иперемещения информации в пространстве и времени;
в) предназначенностьдля использования в социальной коммуникации. Документы — это специальносозданные человеком для коммуникационных целей носители информации;
г) завершенностьсообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может бытьполноценным документом. Требование завершенности является относительным,поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение длянаучных исследований (наброски, черновики, эскизы).
Как и всякая система,документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иныенеобходимые обществу функции.
Документы содержат самуюразнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальнаяинформация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа.Вместе с тем документ одновременно и сам оказывает определённое влияние наформирование и характер общественных отношений.
Социальная природадокумента самым тесным образом связана с функциями документа. Под функциейдокумента понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социальновыработанный способ его употребления. Функции документа предопределены егообщественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.
Функции документа непосредственносвязаны с функциями информации, которые документ принимает на себя послефиксации этой информации на материальном носителе.
Совокупность функцийявляется средством достижения цели и реализации задач, для решения которыхдокумент предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды,разновидности, структуру документов.
Различные функциидокумента тесно взаимосвязаны и переплетены между собой.
Функции документа можноразделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, атакже на явные и скрытые.
Возникновение документабыло обусловлено необходимостью закреп-ления, сохранения и передачиинформации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущивсем документам. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационнуюфункцию.
Одной из важнейшихфункций любого документа является функция закрепления информации. Именноона в решающей степени предопределяет создание документа. В процессе реализацииэтой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимыепредпосылки для выполнения документом ряда других функций.
Коммуникативнаяфункция предназначенане только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве,но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей вобществе.
Зафиксированная наматериальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранениеинформации является одной из важнейших функций документа.
Хранение информации неявляется самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существованиячеловеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации ожизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени.Сохранённая документированная информация активизируется главным образомусилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческогообщества. В результате происходит реализация функции исторического источника,которая является разновидностью функции хранения информации и которой документыпотенциально обладают с момента своего появления. Эта функция относится к числуфункций вторичного порядка.
Одной из важнейшихявляется культурная функция документа. Фактически любой документ можетрассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степениотражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры,уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощьюдокумента осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения кпоколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм,приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов,культурного потенциала в обществе.
Помимо рассмотренных вышеобщих функций, изначально присущих практически всем документам, существует рядфункций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферычеловеческой деятельности. К их числу прежде всего следует отнести управленческуюфункцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов,специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструментауправленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.
Поскольку процессуправления выступает в разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы,постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайноразнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д.
С управленческой тесносвязана правовая функция документа. Она заключается в закрепленииправовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всегодокументы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы иправоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которыемогут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятсяправовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские,нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собойопределённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорныеотношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы обобразовании, командировочные удостоверения и т.п.).
Исторически одной изпервых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальныхсвязей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадииаграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации,учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Эта функция находитотражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётнойдокументации.
Значительная частьдокументов выполняет познавательную функцию, которая отражаетсвязь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присущапрежде всего научной документации, поскольку целью научного познания являетсяполучение новой информации.
Ряд документов обладает политическойфункцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфереполитики относится в первую очередь деятельность органов государственной властии государственного управления. Политическая функция находит своё выражениепрежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечениявнутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функциювыполняют документы политических партий, различных общественно-политическихструктур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей ит.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления,обращения и т.п.).
К политической примыкаетидеологическая функция документа. Уже в древности у человека возниклапотребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных,эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось егоотношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различныхсоциальных слоёв и групп населения.
В последнее время весьмаактуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторыедокументоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функциюзащиты информации.
Следует отметить гедоническуюфункцию — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рациональногоиспользования свободного времени (произведения художественной литературы,издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).
Анализ основных функцийдокумента позволяет выделить важнейшие их особенности.
Во-первых, некоторыефункции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора(функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция,функция исторического источника). Другими функциями документ наделяетсясознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.
Во-вторых, как ужеотмечалось, любой документ полифункционален, т.е. обладает одновременнонесколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительностиразличные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако приэтом обычно преобладает какая-то одна функция.
В-третьих, функциидокумента можно разделить на:
- функции оперативногохарактера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая,идеологическая, функция защиты информации);
- функции постояннодействующие (все остальные), которые обеспечивают историческую исоциокультурную преемственность.
Причём с течением временисоотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место ироль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информацияпревращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельныйвес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особеннофункции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документаполностью исчерпываются и вытесняются другими.[9]
Глава 2. Историческийаспект
§1 Сущность понятиядокумент
История документа идокументации как совокупности документов, связанных между собойформально-логическими связями, является одной из интереснейших темдокументоведения и до настоящего времени все еще недостаточно изучена. Средиспециалистов, которые исследовали этот вопрос, следует назвать Х. Аритца, Г.Г.Воробьева, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова, А. Суски, Г.Н. Швецову- Водку и др.
Слово «документ» (лат. Documentum – образец, доказательство свидетельство)происходит от глагола «docere»- учить, обучать.
Корни этого слова уходятв индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанныйс передачей, приемом или получением чего — либо.
По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связанос тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев.
Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» — учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» — ученый, «doctrina» — учение,«documentum» — то, что учит, поучительный пример. Вэтом значении слово документ использовался Цезареми Цицероном.Позднееоно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательст-во»,«доказательство, почерпнутое из книги, подтверждающих записей, официальныхактов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось отсредневековья до XIX в… Излатинского языка оно заимствовано во все европейские языки
§2 Становление иразвитие понятия документ
Одним из важнейшихпроявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение сдругими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначальноинформацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики,крика, прикосновений и т.п., простейших средств зрительной, слуховой,осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало,по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в историичеловеческого общества.
Между тем по мереразвития человека возрастала потребность в передаче информации не только впространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однакопростейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та жечеловеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент еёпроизнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания напервых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими.
Появление первыхдокументов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относят примернок XXX веку до н. э.
Отделение информации отсубъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации.Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнёмкостров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвьюили стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическоезначение.
Позднее на сменусимволической пришла условная сигнализация, в которой предметыиспользовались как условные знаки по предварительной договорённости людей отом, что будет означать определённый предмет. В результате появились системымнемонических знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также болеесложное “узелковое письмо”.
В качестве условныхзнаков использовались бирки (дощечки) с зарубками – в торговых, финансовых, кредиторскихоперациях.
Для закрепления ипередачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты,надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знакиклейма для скота и т.п.).
Позже появилосьрисуночное, или пиктографическое, письмо (от лат. «пиктус» — писаный красками,греч. — «графо» — пишу). Это были изображения на стенах пещер и скалах, восновном иллюстрирующие события из жизни племени.
Первоначально каждыйрисунок передавал какое-либо событие. С течением времени рисунки упрощались, вкакой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова.Позже знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Так возниклаиероглифическая система. Постепенно рисунки становились схематичными, появиласьскоропись. У египтян рисунки скорописи были округлыми, волнистыми, у шумеров — заостренными, угловатыми (клинопись). Так, независимо друг от друга в разныхчастях мира зарождались различные системы письменности.
Финикийцам, как торговомународу, нужна была простая и удобная письменность для составления коммерческихдокументов и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Самые древниенайденные финикийские надписи относятся к XIII веку до н. э. С IX века до н. э.финикийское письмо быстро распространилось во многих странах и заимствовалосьгреками, арабами, евреями.
Греки преобразовалифиникийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово илислог, а определенный звук (звуковая система).
Кириллица (славянскаяазбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась напротяжении XVI — XIX веков. Современный русский алфавит — результат реформ ипостепенного исключения неиспользуемых греческих букв.
Таким образом, всесистемы письменности делятся на три типа:
- Рисуночная, илипиктографическая, система. Содержала еще не тексты, а рисунки, изображающие, очем идет речь.
- Символическая,или идеографическая, система. Один рисунок обозначает уже не событие, а однослово (например, древнеегипетские документы, клинописные документы народовМеждуречья).
- Звуковая, илибуквенная, система (например, финикийское и греческое письмо).
С течением временидревние системы письменности вытеснялись и заменялись другими. И сегодня частьдокументов не расшифрована.
Все ранние документы,дошедшие до нашего времени, представляют огромную научно-историческую ценностькак культурное наследие. С их помощью становится возможным больше узнать ожизни древних народов и цивилизаций.
Появление письменностиознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощьюграфических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта изафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи вовремени и пространстве. В результате появилась документированная информация,т.е. документ.
Информация,зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности рольсвидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документапервоначально обращалось основное внимание. Важно заметить, что термин“документ” более старый, нежели термин “информация”. К тому же до начала XX века понятие информации было связанопрежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.
В русский язык слово«документ» пришло в XVIII в. во времена Петра I, как заимствовано из немецкого и польского языков, — взначении письменного свидетельства. На всём протяжении XVIII столетия в определении понятия “документ” выделялосьпрежде всего его правовое назначение. Рост числа юридическихдокументов привел к возникновению во второй половине XVII в. во Франции особой науки под названием «дипломатика».Название науки произошло от греческого слова «diploma»- лист, документ (сложение вдвое). Дипломатика сталаизучать все публичные (общественные) документы, в отличие от документовличностного происхождения. Её основоположником считается Жан Мабильон, издавшийв 1681 г. в Париже «Книгу об искусстве дипломатики». Базовое понятие «документ»толковалось в дипломатике как любое письменное свидетельство, служащее«возникновению, доказательству выполнению прав или владению определённымиправами». Документ выполнял одну из трех функций:
- утверждениенового правового положения (акт дарения, продажи и т.д.)
- средство доказательстваперед судом (письменные показания сторон)
- переносполномочий с одного лица на другое (вексель и т.д.).
Постепенное накоплениезнаний о документах привело в XIX в.к выделению, помимо правового, также и управленческого аспектадокумента, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документопределялся как “всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство”[10].
Таким образом, в конце XIX в. Наблюдается тенденция к сужениюграниц понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет,служащий для получения и доказательства, затем – как письменное свидетельство,подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественнов юридическом значении.
Понятие документа какписьменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в… Кпримеру, в энциклопедическом словаре у Павленкова документом считается:
1. любая бумага, составленнаязаконным порядком и могущая служить доказательствам прав на что-нибудь или навыполнение каких либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);
2. вообще любое письмосвидетельство[11].
Но уже в нормативныхактах дореволюционной России XIX в. — начала XX в. по организации управления иделопроизводства термин “документ” почти не употребляется.
В практическойдеятельности учреждений понятие документа также отождествляется с понятием“деловая бумага”, “акт”, “дело”. Законы и документальные материалы учрежденийдают возможность определить, какой смысл вкладывается в каждое из этих понятий.
Если в XVII в. вопределение документа входило прежде всего его правовое значение, то в XIX в.выделяется новый аспект — значение документа в управлении. Документом считаетсяинформация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществленияпроцесса управления.
Постепенно термин“деловая бумага” был заменен на “служебный документ”.
С начала XX в. в терминосистему вводится новое,более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийскийученый, основоположник документации – науки о совокупности документов и областипрактической деятельности – Поль Отле.
Поль Отле (1868-1944) иего сподвижник, и единомышленник Анри Лафонтен (1854-1943) разработали теорию документации.
П. Отле впервые ввел внаучный оборот понятие «документ» в значении, близком к широкому значениюпонятия «книга». Его основной труд – изданный в 1934 г. фундаментальный«Трактат о документации».
Объясняя понятия «книга»«документ», П. Отле подчеркивал, что книга– это термин, употребляемый условнодля обозначения всего массива документов. Он объединяет в себе не одну толькокнигу в собственном значении слова, рукописную или печатную, но и журналы,газеты, рукописи и графические репродукции, чертежи, гравюры, карты, схемы,диаграммы, фотографии и т.д. ученый рассматривал понятия «книга» и «документ»как синонимичные.
П. Отле впервыеиспользовал комплексный подход к типологической классификации документов,учитывающий содержание и форму документа, в «Трактате о документации».
Всю совокупностьдокументов ученый разделил на три основных класса:
Документыбиблиографические,т.е. тексты, которые традиционно считают произведениями письменности и печати.Среди них – брошюры, монографии, очерки, трактаты, руководства, энциклопедии,словари, периодические и продолжающиеся издания (журналы, газеты, ежегодники ит.п.). Кроме перечисленных, к библиографическим документам относились и текстыличного происхождения (письма), официальные сообщения и учетные(регистрационные) книги (или журналы), а также знаки – вывески, лозунги, билетыи другие проездные документы.
Другие графическиедокументы, т.е.нетекстовые документы: картографические, изобразительные, нотные. Средиизобразительных названы: иконографические, содержащие печатное изображение (эстампы,гравюры, почтовые открытки и др.); фотографии; документы, воспринимаемые черезпроекционные устройства (в т.ч. микрокопии). Как особая разновидность выделены«памятники изобразительные»: надписи, монеты, медали, печати (штемпели). Кграфическим документам П. Отле относил: «манускрипты» — рукописные книги и инкунабулы,а также «архивные документы» (управленческие), древние и современные.
Документы – заменителикниги: диски,фонограммы, кинофильмы, и наряду с этим – радио вещание (запись, передачазвука), телевидение, в т.ч. телефотография, радиотелефотография. Особенно местов этом классификационном ряду заняли «документы трех измерений»: природные(минералы, растения, животные) и искусственные, созданные человеком (материалы,продукты, технические объекты, а также медали, макеты, рельефы). К ним отнесенытакже научные инструменты, дидактические материалы, наглядные пособия. Особовыделены среди них трехмерные произведения искусства: произведения архитектурыи скульптуры.
Именно в таком широкомзначении понятие «документ» использовалось в последствии, когда речь шла нетолько о фондах библиотек, архивов, музеев, информационных служб, но и осоциальных, в частности, массовых коммуникациях в целом.
Концепция П. Отлерассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочныхизданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кромеюридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированноесвидетельство о какой либо эпохе, лице т.д.) и «счетный документ» (служащийоснованием для осуществления хозяйственных действий – приема и выдачаценностей). Обобщающее определение не дано.
В первой половине XX столетия было существеннопересмотрено содержание понятия “информация”, которое стало связываться скатегорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению кинформации. А во второй половине XX в.с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулосьактивное изучение социальной сущности и информационной природы документа, чтопривело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия.Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий“документ” и “информация”.
Начиная с 1950-х годов вофициальной терминологии слово «документ» трактуется в узком, широкоми самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловойбумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широкомсмысле понятие о документе было особенно распространено в 1960 — 1970-егоды. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию дляее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерныепроизведения искусства — архитектуру и скульптуру). В 1980 -х — начале 1990 -хгодов используется и самое широкое толкование, согласно которомудокументом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: отписьменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства(архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцовминералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники(часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, чтоусложнило его использование.
Документалисты иинформатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничивего содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации иматериального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960 — е годы А.И. Михайлов,А.И.Черный и Р.С. Гиляревс-кий, помимо названных, вводят функциональный признакдокумента. Согласно их определению, документ — это материальный объект,содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачив пространстве и времени.
В России в начале 1990-хгодов практически одновременно, уточняя смысл понятия «документ»О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров предложили трактовать его как материальныйобъект — носитель социальной информации.
Таким образом, задлительный исторический период значение понятия «документ» постоянноменялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие емусамый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь видадокумента. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий разуточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретическихили практических задач.
Глава 3. Управленческийаспект
§1 Роль информации вуправлении
В настоящее времяобщество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждыйчеловек в отдельности, могут существовать только обмениваясь информацией.Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемомувопросу или управляемому объекту. Носителем информации выступает документ.
Поэтому организацииработы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитыхстранах уделяется большое внимание. У нас в стране 27.07.2006г. принят ЗаконРоссийской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защитеинформации».
Главной составляющейдокумента выступает информация, т.е. самые различные данные,сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессекоммуникации.
Федеральный закон «Обинформации, информационных технологиях и защите информации» дает определениеинформации и документированной информации.
«Информация — сведения (сообщения,данные) независимо от формы их представления.
Документированнаяинформация (документ) — зафиксированная на материальном носителе путемдокументирования информация с реквизитами, позволяющими определить такуюинформацию или в установленных законадательством Российской Федерации случаяхеё материальный носитель[12]".
С понятием «информация»тесно связано понятие «информационная система». «Информационные технологии — процессы,методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространенияинформации и способы осуществления таких процессов и методов[13]».
Информация являетсяосновой управления. С ее помощью реализуются связи между управляющей и управляемойподсистемами, между отдельными звеньями организаций.
Документ, зафиксировав(отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление,возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение кинформации во времени.
/>Самаинформация не выступает достаточным признаком документа. Материальнаясоставляющая — одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, безкоторого он существовать не может. Материальная составляющая документа — это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающаяего способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.
Материальную составляющуюдокумента определяет носитель информации (материальный носитель) — материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи,хранения и передачи информации. Существование документа вне материальногоносителя невозможно.
Следовательно,материальный объект становится документом только в случае единствавещественного носителя и заключенной в нем информации.
Информация обладаетнекоторыми общими для всех ее видов свойствами[14].
Основным свойствоминформации следует считать ее неразрывную связь с определенной самоорганизующейсясистемой. Другими важными свойствами информации являются структурированность,смысл и ценность. Ценность информации выражается в таких понятиях, как содержательность,своевременность, полнота, достоверность, оперативность.
§2 Понятие «управленческийдокумент»
Документированнаяинформация является фундаментальной основой внутренней организации любогоучреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Документированнаяинформация наполняет основную часть документопотоков и информационных ресурсоворганизаций.
Информация являетсяоснованием для принятия управленческих решений, служит доказательством ихисполнения и источником для обобщений, а также материалом длясправочно-поисковой работы. Документирование информации позволяет зафиксироватьее на определенном носителе, придать ей необходимую организационную форму,удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитамидля ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществитьполноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопитьинформационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальнойпамяти о ней во времени и пространстве.
Таким образомдокументация, будучи тесно связана со всеми формами управленческойдеятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средствареализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многихслучаях является обязательным, предписывается законом и актами государственногоуправления.
Принятый 27 июля 2006г.Государственной Думой Федеральный закон Российской Федерации «Обинформации, информационных технологиях и защите информации» указывает:«Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемоморганами государственной власти, ответственными за организациюделопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасностьРоссийской Федерации».[15]
Таким образом, документявляется одним из средств укрепления законности и контроля.
Все формы управленческойдеятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступаютспособом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Один документ — этоединичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляетсясовокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычносоответствующих функциям управления.
Ряд функций управленияявляется типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциямотносятся, например, прогнозирование и планирование,организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность,финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаютсяв документах, общих для всех учреждений, фирм. Совокупность документоввзаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферыдеятельности, единых требований к их оформлению составляет систему документации.
Можно выделитьфункциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можнорассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражениеспецифика той или иной сферы деятельности.
В связи с ростом объемаинформации возникла необходимость упорядочения потоков информации, установлениянеобходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих рольинформационного обеспечения функций управления.
В управленческойдеятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда,т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.
Многие формыуправленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов;планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в видесоставления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-техническойдокументации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтомудокументы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
- регламентациидеятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
- распорядительнойдеятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
- накопления иобобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
- передачиинформации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
§3 Государственная системадокументационного обеспечения управления (ГСДОУ)
Наиболее полныммежотраслевым документом по организации документационного обеспечения управленияявляется изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспеченияуправления — ГСДОУ.
ГСДОУ — это совокупностьпринципов и правил, устанавливающих единые требования к документированиюуправленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственногоуправления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ —упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышениекачества документов, создание наиболее благоприятных условий для применениятехнических средств и современных технологий сбора, обработки, анализаинформации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУраспространяется на все системы документации органов государственного управления,суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы,создаваемые средствами вычислительной техники.
Основные положения ГСДОУохватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организацииработы с документами, механизации и автоматизации работы с документами,организации службы документационного обеспечения управления.
Положения ГСДОУвнедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и изданиястандартов, инструкций по делопроизводству (документационному обеспечениюуправления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектамделопроизводства, проведения унификации состава и форм управленческихдокументов и др.
Глава 4. Правовойаспект
§1 Определениедокумента в государственном стандарте
Первый Государственныйстандарт на термины и определения у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г.(ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Вэтом Госстандарте документ определялся как “средство закрепления различным способомна специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективнойдействительности и мыслительной деятельности человека”. Однако уже вскоре этоопределение подверглось критике, так как, по справедливому утверждениюоппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, аписьмо, звукозапись и т.п.
После переработки в 1983г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения), в котором было записано, что “документ – материальныйобъект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачиво времени и пространстве”. Однако и это определение оказалось уязвимым длякритики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.
В утверждённом в 1998 г.новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом:“Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальномносителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать”.
Здесь нашла отражениепрежде всего информационная сущность документа, также как и егонепосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определениеосновано на двуединстве информации и материального носителя. Будучи“закреплённой” на материальном носителе или даже “привязанной” к нему,информация тем самым обособляется от её создателя. “Документированная информация…есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условияхотносить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности”.
Вместе с тем ориентацияна управленческую, делопроизводственную практику потребовала известногосужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определениидокумента в качестве его основы, помимо информации и материального носителя,выделен ещё и третий компонент – возможность идентификации информации черезреквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа,сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том жеГосстандарте “реквизит” определяется как “обязательный элемент оформления официальногодокумента”[16]. Иначе говоря, тем самымбыла проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другойзафиксированной на материальном носителе информацией.
Таким образом,стандартизованное определение понятия “документ”, с одной стороны, отражаетдостигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны,документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не можетограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёсткихрамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусудокументоведения как научной дисциплины.
§2 Законодательные акты и нормативно — методические материалы, регламентирующие правила документирования и организациюработы с документами
Системагосударственных органов управления документацией в стране. В Российской Федерации, еслиоценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практикуделопроизводства, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственностьза создаваемую и используемую обществом документацию.
В некоторых случаяхвопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственнойвласти и управления.
Государственная архивнаяслужба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов,отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное,социальное, экономическое или культурное значение.
На Росархив возложенаответственность за организационно — распорядительную документацию (ОРД) вкачестве ведомства — разработчика, что предполагает разработку общих требованийк ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различныхсферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированнойсистемы организационно — распорядительной документации (УСОРД). Основы законодательстварегулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов иархивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивныхдокументов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества игосударства.
Местные архивные органывыполняют соответствующие задачи в области управления документацией.
На Комитет РФ постандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложенаответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам иунификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации истандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по трудуи охране труда.
Таким образом, еслиорганы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированиюделопроизводства, то Государственную архивную службу, Комитет по стандартизациии Министерство труда можно рассматривать как центральное звено управления документацией.
Следующей ступеньюявляются функциональные министерства и ведомства. Конечной ступенью —руководители конкретных организаций, предприятий, исполнительных структурвласти.
Составнормативно-методической базы делопроизводства
Нормативно-методическаябаза делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов иметодических документов, регламентирующих технологию создания, обработки,хранения и использования документов.
Нормативно-методическаябаза делопроизводства включает в себя:
- законодательныеакты Российской Федерации в сфере информации и документации;
- указы ираспоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения ПравительстваРоссийской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения нафедеральном уровне;
- правовые актыфедеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб,агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
- правовые актыорганов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерациии их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- правовые актынормативного и инструктивного характера, методические документы поделопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
- государственныестандарты на документацию;
- унифицированныесистемы документации;
- общероссийскиеклассификаторы технико-экономической и социальной информации;
- Государственнуюсистему документационного обеспечения управления. Основные требования кдокументам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
- нормативныедокументы по организации управленческого труда и охране труда;
- нормативныедокументы по организации архивного хранения документов.
ЗаконодательствоРоссийской Федерации, правовые акты Президента
Правительства РоссийскойФедерации, федеральных органов исполнительной власти в областидокументационного обеспечения
Документационноеобеспечение — важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации,предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общиепринципы организации документационного обеспечения деятельности физических(граждан) и юридических лиц.
Основу гражданскогозаконодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ). ГКРФ определяет правовое положение участников гражданского оборота, регулирует договорныеи иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личныенеимущественные отношения.
Наряду с ГК РФ отдельныестороны работы с информацией и документацией регулируются специальнымифедеральными законами.
- Закон РоссийскойФедерации «О стандартизации» 5154-1 от 10 июня 1993 г. устанавливает правовыеосновы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всехгосударственных органов управления, предприятий и предпринимателей,общественных объединений, устанавливает порядок проведения работ постандартизации, виды документов по стандартизации, их применение и т. д.
- Федеральный законРоссийской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» 24-ФЗот 20 февраля 1995 г. определяет правовой режим документирования информации,право собственности на отдельные документы в информационных системах, категорииинформации по уровню допуска к ней, порядок правовой защиты информации.Документирование является обязательным условием включения информации винформационные ресурсы. Порядок документирования устанавливается органамигосвласти, ответственными за организацию делопроизводства.
- Федеральный закон«Об участии в международном информационном обмене» 85-ФЗ от 4 июля 1996 г. направленна создание условий для эффективного участия России в международноминформационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства.
- Закон РоссийскойФедерации «О государственной тайне» 5485 от 21 июля 1993 г. регулируетотношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне,их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РоссийскойФедерации
- Основызаконодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации иархивах, принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г.
Заключение
Документ представляетсобой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственныхпризнаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другимиматериальными объектами.
В курсовой работерассматривались характеристика документа как системного объекта,охарактеризована информационная составляющая документа, закономерности развитиядокумента; эволюция термина «документ», нормативные акты, регламентирующиеправила работы с документами.
Каждый из нас ежедневноимеет дело с различными документами. Документы сопровождают человека с первогои до последнего дня его жизни. Документ является одним из важнейших средствфункционирования, управления и самопознания человеческого общества.
В обществе постоянносоздаётся и находится в обращении огромное количество самых разнообразныхдокументов. Вначале идёт интенсивная работа по их подготовке, составлению,согласованию, удостоверению. Затем документы, обретя необходимую юридическуюсилу или просто законченный вид, вводятся в действие, выходят на оперативныйпростор, где могут оказывать влияние как на судьбу отдельного человека, так ина жизнь миллионов людей. Это – оперативная среда существованиядокументов.
Затем, по мере выполнениясвоих целей и задач, документы постепенно, хотя и крайне неравномерно, начинаютутрачивать оперативные качества и значимость и оседает в архивах и переходитьтаким образом в ретроспективную среду, обретая преимущественноисторическую ценность.
Уже в древности людистали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняютсяопределённым закономерностям и правилам. Первоначально это понимание находилозакрепление в делопроизводственной практике, в формировании обычаев и традицийработы с документами. Затем практические приёмы обобщались, анализировались ипостепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление вофициальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельностьстимулировала теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированиемдокументов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение.
Эволюция документа,систем делопроизводства и документационного обеспечения управления происходит вконкретных исторических условиях и обусловливается ими.
Работы исследователейотечественной истории, в особенности историков государственных учреждений,высвечивают тесную связь реформ делопроизводства с реформами управления и ихадекватность социально-экономическим и политическим условиям того или иногопериода российской истории, показывают процесс трансформации делопроизводства вдокументационное обеспечение управления и создания предпосылок перехода куправлению документацией в современных условиях информатизации общества.
История документа идокументации как совокупности документов, связанных между собойформально-логическими связями, является одной из интереснейших темдокументоведения и до настоящего времени все еще недостаточно изучена. Историяпозволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь ссоциально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главныххарактеристик процесса эволюции документа можно назвать возникновение,изменение, сохранение и трансформацию форм документов, изменение удельного весав социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новыхтехнологий на документ, а также устойчивость основных функций документа:запоминания (фиксации) информации и последующей передачи ее во времени и пространстве.Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи собщественными потребностями человека и государственными задачами. Любойдокумент обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленнойцелью создания документа.
Документ являетсяоснованием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовыхдействий организаций или отдельных должностных лиц.
Документированнаяинформация составляет основу управления, его эффективность в значительнойстепени базируется на производстве и потреблении информации. В современномобществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементомсоциальной и политической жизни общества. Качество информации определяеткачество управления. Основной формой организации информации в управленииявляется документ. Исходя из этого, изучение документа как формы организации ипредставления информации в процессах управления имеет важное значение.
Документ в широком смыслеявляется объектом исследования многих научных дисциплин. Однако сам термин до настоящеговремени не получил общепризнанной междисциплинарной дефиниции. Очевидно, чтодокумент обладает общими фундаментальными свойствами и может иметь специфическиепризнаки и характеристики в зависимости от его назначения и сферы применения.Существует три основных сущностных подхода к формулированию понятия документа:как материального объекта; как носителя информации; как документированнойинформации.
Происходит системноеусложнение документационного обеспечения управления ввиду ускоренного развитияи активного проникновения в него новых информационных технологий, насыщениясовременной техникой, появления новых носителей информации и их стремительногообновления, совершенствуются автоматизированные системы управлениядокументацией, что требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документакак носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей итехнологий и формулирования соответствующих зависимостей.
В развитиеконституционных норм российское законодательство закрепило основыгосударственной политики по отношению к информации и документации на основеФедерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» и Основзаконодательства «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» как важнойсоставной части информационного ресурса страны.
Последняя треть 20-гостолетия ознаменовалась переходом целого ряда стран к постиндустриальному,информационному обществу, в условиях которого основная масса работающих занятав сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаромявляется информация. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсомобщества и приобрела стратегическое значение.
Информационные процессыактивно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейшихинформационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализоватьсвои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, статьгармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высокимуровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируетсяна материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом,знание информационно-документационных процессов, основ работы с документамиявляется неотъемлемой частью информационной культуры человека.
Список источников и литературы
Источники
1. «КонституцияРоссийской Федерации».¾ М.: Инфра – М, 2008 – 200с.
2. Генеральныйрегламент от 28 февраля 1720 г. // ПСЗ Российской Империи. — Т. VI. — № 3534
3. ГОСТ Р 51141-98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». УтвержденыПостановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28 – М.: ИПКИздательство стандартов, 1998.
4. ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов». Принят и введен в действиеПостановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65 — СТ. М.: ИПКИздательство стандартов, 2003.
Литература
1. Андреева В.И.Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа«Интел-Синтез», 2000 — 187 с.
2. Даль В.И.«Толковый словарь». ¾ М.: ЭКСМО, 2008 — Т.-1. С.459
3. Документы иделопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л.Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 — 271 с.
4. Ковальченко И.Д.Методы исторического исследования. — М.: Наука, 1987 — 441с.
5. Копылов В.А.Информационное право. — М.: Юрист, 1997 – 512 с.
6. Кузнецова Т.В.Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО«Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 — 818 с.
7. Кушнаренко Н.Н.Документоведение: Учебник. – 6-е изд., стер. – К.: Знания, 2005 — 459 с. –(Высшее образование XXI века).
8. Ларин М.В.Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель– 2003 — №2. С9-13
9. Ларин М.В.Развитие понятия “документ” // Делопроизводство. 2000. № 1. С.5-9
10. Ларьков Н.С.Документоведение: Учебное пособие. ¾ М.: Восток — Запад, 2006 – 428с.
11. Павленков Ф. «Энциклопедическийсловарь» – СПб.: тип. СПб. т – ва печ. и изд. дела «Труд», 1913 – 1050с.
12. Сокова А.Н.Деловая документация в сфере управления. — М.: Знание, 1985 – 67с.
Электронные ресурсы
Федеральный закон 149 – ФЗ « Об информации, информационных технологияхи о защите информации» от 27 июля 2006 г. // www.rg.ru