Чемпоможет эта статья: Узнать секреты эффективного распределения ответственности идополнительных обязанностей среди сотрудников бухгалтерии. Освободить себя отнеприоритетных дел.
Отчего убережет: От перегруженного рабочего графика. От жалоб сотрудников нанадоевшую работу.
Давайтевспомним школьные годы. Преподаватель, взрослый и умный человек, считалсяавторитетом. И как же было интересно и необычно, когда своей властью он могподелиться с учениками. Посадить, например, за свой стол читать диктант.Попросить проследить за дисциплиной. Или поручить проверку домашнего задания усоседа по парте. Так учитель прививал классу ответственность, выказывал довериеперспективным ребятам, давал ученикам почувствовать себя руководителями, а неподчиненными. Говоря современным офисным языком, делегировал полномочия.
Позволимсебе сравнить со школой рабочие отношения. Здесь главный бухгалтер берет насебя самый большой и ответственный пласт работы. Между тем хлопот в бухгалтерииникогда не бывает мало. И когда в очередной раз все дела не укладываются вболее или менее разумный рабочий график, стоит передать часть своихобязанностей подчиненным. Кстати, иногда это, как в школе, надо делать ввоспитательных целях. Итак, критически оцените ваш фронт работ и выделите длясебя ту его часть, которая больше схожа с исполнительными функциями, а не сруководящими.
Как остаться самым главным бухгалтером
Распространенныйстрах руководителя, который передает свои обязанности подчиненным, — потерятьавторитет и контроль над сотрудниками. Ведь опровергается мнение, что главныйбухгалтер выполняет работу, непосильную для других. Но все-таки расставание сярлыком «незаменимый главбух» того стоит. Признайтесь себе и внушите своимколлегам: нет невыполнимых задач или работы, которую сотрудник бухгалтерии несможет взять на себя. Просто в определенной ситуации может потребоваться большевремени, внимания или рук.
Ещеодно спорное убеждение — лучше все делать самому. Не все и не всегда. Поройсотрудники на местах имеют более четкое представление о проблеме, чем руководитель.Консультируясь с коллегами по интересующему вас вопросу, вы даете импочувствовать себя отличными специалистами в своей области. И если полномочия, которымивы планируете наделить бухгалтера, связаны с его основной работой, старые инадоевшие функции приобретут для него новый смысл.
Наконец,вспомните о тех задачах, которые вы никогда не сможете отдать на откуп другим.Прибавьте к этим обязанностям контроль за подчиненными, серьезнуюответственность за большую часть документов компании и стратегические задачи.Это и есть функции управленца. И их более чем достаточно. Вот поэтому выостаетесь главным бухгалтером. И что немаловажно — хорошим руководителем.
На кого можно положиться
Независимоот того, скромный в компании бухгалтерский коллектив или финансовый отделоккупировал несколько офисных комнат, всегда найдется человек, который лучшедругих поможет главному бухгалтеру. Им может стать как непосредственныйзаместитель, так и рядовой сотрудник. Давайте подумаем, кто именно из вашихколлег идеально подходит для решения той или иной задачи. Для этого рассмотримнесколько типичных сотрудников бухгалтерии: кому что можно поручить и как этолучше сделать.
«Молодо-зелено»
Светлана,бухгалтер. В прошлом году девушка получила высшее экономическое образование итеперь пытается применить полученные знания на практике. Ей так хочетсяпонравиться руководству и коллективу, с которым предстоит работать! Но вместе стем Света боится сделать что-то не так, допустить ошибку в расчетах. Вечныевыкрутасы компьютерной программы доводят бедняжку до слез. Прежде чем ввестиданные или распечатать документ, она стремится посоветоваться с более опытным«соратником». А вдруг с чем-то не справится? Обидно спотыкаться на первыхступенях карьерной лестницы…
Подобныесмешанные чувства преследуют, пожалуй, всех новичков. Одно дело — голые цифры вуниверситетских тетрадках считать. И совсем другое — оперировать суммамиреальной компании. И если новобранца неожиданно озадачить дополнительнойработой (да еще важной!), он просто-напросто растеряется. Поэтому, есливозможно, оставьте потенциал свежего ума до лучших времен. Пусть человексначала освоится и привыкнет к своей работе. Считается, что новичок проходитполную адаптацию только через полгода. За это время он как раз сможет понять, чтоглавбух и весь отдел работают сообща, помогают друг другу. А там придет момент,когда человек будет готов заявить о себе как об ответственном сотруднике.
Еслиже после года работы сотрудник так и не проявит своих лучших качеств и несумеет преодолеть неуверенность в работе, рассматривать его в качествепотенциального помощника лучше не стоит. В конце концов, если бухгалтер простохорошо выполняет несложные функции, это неплохо. В этом случае можно сделатьакцент не на сложности задания, а на его объеме.
«Хата с краю»
Вячеслав,старший бухгалтер. Целых 15 лет он проработал в одной компании на однойдолжности. Прочно, тихо, без заметных потрясений Вячеслав выполняет свою работу— оформляет продукцию на склад и «отгружает» товар на продажу. Его можно ночьюразбудить — скажет, где какие документы, что и как нужно сделать. С работникамисклада на ты. С главным бухгалтером — политика уважительного нейтралитета.Флегматик, в короли не метит. Думает об одном: хорошо бы вовремя пришлазарплата, чтобы успеть съездить за продуктами с женой и детьми, да дома в теплеи уюте посмотреть любимый фильм. Любые предложения разнообразить егодеятельность (скажем, сменить участок работы) принимает в штыки. Он упорновыполняет только то, на что соглашался при приеме на работу. То, что компаниясо временем развивается и меняется, его мало интересует.
Такихсотрудников в компании достаточно. Заинтересовать их новой, тем болеедополнительной, работой нелегко. Впрочем, можно обсудить возможность новыхзадач, если они связаны с непосредственными обязанностями такого сотрудника.Например, необходимо разработать новую документацию и методологию учета готовойпродукции. Постарайтесь объяснить человеку, что работать по старому алгоритмуруководство компании считает неэффективным. Но, мол, если новации введет кто-тодругой, привычный рабочий процесс может претерпеть кардинальные изменения.Поэтому лучше сотруднику самостоятельно разработать и предложить новые правила.Ведь в итоге именно ему предстоит в дальнейшем по ним работать. И главное:другой работник не такой надежный и опытный, не так хорошо знает участок!Похвала — один из самых действенных и незатратных инструментов мотивациипрактически для любого сотрудника. А если с помощью новой методологии удастсяоптимизировать расходы, то премия станет еще одним аргументом для проверенноговременем работника.
«Попрыгунья-стрекоза»
Жанна,бухгалтер по заработной плате. Кажется, что она везде и всюду: все про всехзнает, каждому совет даст, в разговоре за словом в карман не полезет. Улыбается,утвердительно кивает, щедро раздает обещания, а на деле — ноль. Честноеблагородное слово с такой сотрудницы не возьмешь. При этом, не рискуяпоказаться руководству безразличной к судьбе компании, непременно поучаствует вобсуждении задач. И, может быть, предложит свое решение. Вот только воплощатьдаже собственные идеи Жанна не спешит. Дела постоянно откладываются «назавтра». А поэтому в самый ответственный момент может скопиться столько важныхдел, что либо не до всего дойдут руки, либо работа будет выполненанекачественно.
Делегироватьполномочия такой работнице полезно в воспитательных целях. Придется, во-первых,поставить ее в жесткие временные рамки. Во-вторых, внимательно следить за ходомработы. Не допускайте, чтобы ваше поручение такой человек неофициально передалкому-то еще, упросив «помочь-подсказать-доделать». Дайте сотрудникупрочувствовать ответственность за выполнение серьезной задачи. Все поручения иобязательства лучше закрепить на бумаге.
«Золотой фонд»
Валерия,заместитель главного бухгалтера. Таких в коллективе называют пчелками. Знаетвсю подноготную бухгалтерии в компании, так как шла к своей должности нескольколет и начинала с низов. Идейная. За спиной немало успешно сданных экзаменов поповышению квалификации и карьерных побед. И как она все успевает? На работе уВалерии все по плану. А если появится срочное дело, то и оно удивительнымобразом будет выполнено вовремя. Семейная, но просьбу задержаться вечеромвоспримет с пониманием. На нее можно положиться: и новичков введет в курс дела,и руководителя заменит. Причем по собственной инициативе. Вот только инициативаэта главбуха порой утомляет. Потому что Валерия не только самостоятельнодействует, но и сама решает, каким должен быть результат, а потом просто ставитперед фактом.
Поидее счастлив тот главбух, у которого есть такой помощник. Надежнее всегоименно ему поручить ответственную работу. Его не стоит лишний раз мотивировать— он сам уверенно идет к цели. Работа для него — это интерес и самоутверждение.Но вам все же не помешает проявить осторожность. И вот почему. Если вы станетепостоянно обращаться к одному и тому же человеку, пусть даже и заместителю, встороне останутся другие сотрудники, вполне смышленые и перспективные. Не стоитсоздавать впечатление, что вся важная работа крутится между руководителем и егоближайшим подчиненным. Кроме того, такие честолюбивые и уверенные в своихспособностях сотрудники порой проявляют неуместную инициативу под предлогом «яхотел как лучше». Еще внимательнее будьте с теми, кто готов чуть ли не всю вашуработу взять на себя. Зачем продвигать подчиненных, которые выслуживаются передвысшим руководством и явно стремятся избавиться от приставки «зам»?
Какие дела перепоручать невыгодно
Всеже у главного бухгалтера есть некоторые исполнительские функции, которые лучшеоставить при себе. Например, если задание делегировано руководством лично вам.Директор в данном случае расчитывает именно на профессионализм и компетенциюглавного бухгалтера. Рискованно поручать сотрудникам и совсем новые задачи, скоторыми ваша бухгалтерия еще не сталкивалась. Лучше сначала лично занятьсяподобной работой, понять ее суть. Через некоторое время вы сможете передатьсвои знания помощнику. И контролировать рабочий процесс будет гораздо легче.
Пять секретов эффективного делегирования
1.Расскажите о задании как можно больше и как можно раньше. Поручение будетвыполнено в срок, если исполнитель полностью осознает его цель, смысл своихдействий. Кроме того, максимальную информацию человек должен получить сразу.Тогда вам не придется отвлекаться на дополнительные пояснения.
2.Выберите правильного исполнителя. Помните: лучше положиться не на того, ктохочет выполнить задание, а на того, кто действительно может это сделать.
3.Поручайте разную работу. Старайтесь делиться разной работой. Иначе создастсявпечатление, что вы просто всегда перекладываете на других нелюбимое дело. Небойтесь вовлекать сотрудников не только в рутинные и технические операции, но ив интересные проекты.
4.Дайте сотруднику свободу. Довериться коллегам сложнее, чем самому себе. Нокогда подчиненный берет ответственность за выполнение работы, позвольте емупроявить себя.
5.Не забывайте о контроле. Основная ответственность все же остается на вас. Передруководством компании не стоит ссылаться на своих подчиненных, если те несправились, по сути, с вашей работой.
Список литературы
Журнал«Главбух» № 3/2011
Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта www.audit-it.ru/