РЕФЕРАТ
подисциплине «Менеджмент»
потеме: «Информация в менеджменте»
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. Роль информации в принятии управленческих решений
2. Коммуникации в системе управления
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ЛИТЕРАТУРА
ВВЕДЕНИЕ
Менеджмент сегодня составляет основу предпринимательскойдеятельности, являясь одновременно и все более широко распространяющимсяобразом хозяйственного мышления, и целостной системой мероприятий. Это вомногом определяет актуальность применения основных принципов менеджмента всовременной экономической формации, которая до настоящего времени находится впереходном состоянии. На основе опыта западных стран в России формируется свойтип менеджмента.
Управлениеобщественными процессами осуществляется через отношения людей. Отношенияуправления выражают собой связи людей по организации совместной деятельности ивыступают как составная часть одной из форм производственных отношений. Однако,если производственные отношения опосредуются движением сырья, материалов,топлива, полуфабрикатов, энергии и т.д., т.е. всего того, что являетсясоставной частью продукта, то управленческие отношения опосредуются на всехуровнях информацией и основаны на выработке и реализации управленческих решений-логико-мыслительных, эмоционально-психологических и организационно-правовыхактах воздействия на управляемый объект. Посредством этих актов координируютсясовместные действия кооперированных тружеников и согласуются общественные ииндивидуальные интересы.
Вышеизложенное доказывает актуальность темы данной работы.
1. Роль информации в принятии управленческих решений
Системауправления носит целостный характер. В ней созданы условия передачи, накопленияи преобразования управляющей информации.
Управляющаяподсистема непрерывно посылает в управляемую подсистему информацию в видеуправленческих решений. Основой для выработки управленческих решений являетсяинформация управляемой подсистемы и информация, поступающая из внешней среды.Под влиянием решений осуществляется взаимодействие между элементами системы[1].
Постоянныйконтроль за деятельностью системы осуществляется при помощи принципа обратнойсвязи. Обратная связь — это сигналы, выражающие реакцию объекта науправляющее воздействие. По каналам обратной связи информация о работеуправляемой подсистемы непрерывно поступает в управляющую подсистему, котораяблагодаря этому имеет возможность проверить реакцию объекта управления накоманды и корректировать их. В случае несоответствия между фактическим изаданным состоянием системы принимаются меры для ликвидации этогонесоответствия. Обратная связь осуществляется через отчетные данные опроизводительности труда, запасах сырья, незавершенном производстве,производственных резервах.
По степенинеопределенности, зависящей от количества информации, имеющейся в распоряженииЛПР, решения подразделяют:
надетерминированные – принимаемые в условиях определенности, при наличии полнойинформации;
вероятностные– принимаемые в условиях вероятностной определенности (риска);
неопределенные– решения, принимаемые в условиях неопределенности, т.е. при отсутствиинеобходимой информации по проблеме.
Отдельныеавторы выделяют четыре уровня решений в зависимости от значения информации:рутинные, селективные, адаптационные и инновационные[2].
Первыйуровень – рутинные решения. Они принимаются согласно отработанному механизму иимеющейся программе действий. Важно изучить особенности ситуации, соотнести еес накопленным опытом, принять ответственность за конкретные действия. Впроявлении творческого подхода нет необходимости, так как все процедуры решенияизвестны.
Второйуровень – селективные решения. Инициатива и свобода действий на данном уровнепроявляется в ограниченных пределах. Например, при оценке различных известныхальтернатив и выборе из них оптимальных.
Третий уровень– адаптационные решения. Они рассчитываются на дополнительные,непредусмотренные трудности. Как правило, при их разработке сочетаетсяиспользование творческого нестандартного подхода на основе новых идей сотработанными ранее возможностями. Имеет значение личная инициативаруководителя для поиска нового решения известной проблемы.
Четвертый уровень – инновационный. Решения этогоуровня связаны со сложностью и непредсказуемостью событий. Это вызывает необходимостьпринятия неординарных решений, содержащих нововведения.
Дляполучения информации в первую очередь необходимо проанализировать внешнюю ивнутреннюю среду предприятия. Анализ информации о состоянии внутренней ивнешней среды предприятия и принятие на ее основе управленческих решенийпредставляют собой технологию менеджмента. Получая информацию о рыночныхотношениях, менеджер принимает решение, которое является реакцией на ситуациюрынка и других элементов внешней среды.
Безинформации о конъюнктуре рынка рыночные отношения были бы невозможными. Конъюнктурахарактеризует состояние рынка товара или группы товаров какой-либо страны илирегиона. Она складывается из целого комплекса взаимозависимых факторов, иханализ позволяет оценивать возможности сбыта или приобретения товара. Слагаемыеконъюнктуры: общая экономическая ситуация в стране; импортное и таможенноезаконодательство налоговая политика; кредитная политика банков и другихфинансовых учреждений; покупательная способность населения; объемынационального производства, экспорта и импорта данного товара. Эти и многиедругие факторы, взаимодействуя, формируют соотношение предложения и спроса наданный товар, т. е. основную характеристику рынка — важнейший конъюнктурныйфактор. Именно это соотношение, если учесть его динамику, определяет уровеньрозничных цен и тенденции их развития, движения, из него должна исходитьрыночная политика.
Сначалаконъюнктура рынка поддается глубоким научным исследованиям. Затем наступаетмомент, когда главные решения принимаются предпринимателем интуитивно. НаЗападе интуиция считается важнейшим фактором коммерческого успеха.
Изучениеконъюнктуры требует скрупулезной работы по подбору и анализу статистическихданных, ценовых, аналитических материалов, другой информации, необходимой дляформирования и ведения данных о рынке. Существуют специальные фирмы иорганизации, которые готовят эти материалы и продают заинтересованным клиентам.Но стоимость этих материалов очень высока и они могут оказаться неполными.Лучший вариант — собственные исследования с привлечением данныхспециализированных форм.
Существуетспециальная служба конъюнктуры, которая должна дать обоснованные рекомендации,в какие страны, в какой момент времени, по каким ценам и иным коммерческимусловиям, через какие фирмы выходить с товаром, какие формы рекламы и в какомобъеме применить. На эти вопросы можно ответить, только систематически изучаяконъюнктуру рынков, анализируя свой собственный опыт и опыт других. Небольшиепредприятия не могут позволить себе больших затрат по службе конъюнктуры, новсе же даже в малых предприятиях кто-то должен заниматься этими проблемамипрофессионально.
Важнейшиммоментом работы с рынком является выбор партнера. Эта работа тоже требуетизучения. Все производственные и коммерческие усилия может перечеркнутьслучайный выбор партнера. Необходимо знать фактическое положение партнера врыночном и финансовом мире.
Деловыекруги особое внимание уделяют изучению рынка на перспективу. Поэтому оченьважно получать эту перспективную информацию. Специалисты маркетинга изучаютсвои возможности на рынке на перспективу 15-20 лет. Мощные фирмы имеют солидныемаркетинговые службы, объединяющие конструкторов, дизайнеров, технологов,специалистов по организации сбыта, рекламе, экономике комерсантов. Каждый изних решает свои текущие задачи с определением на перспективу. Информациямаркетинга и ценна тем, что она ориентирует людей на создание продукциизавтрашнего дня.
Информацияо той части маркетинга, которая занимается прогнозированием, является важнейшейчастью информации о возможностях активно влиять, на рынок, обеспечивать спросна свою продукцию, влиять на свою клиентуру и клиентуру конкурентов.Объективную информацию об общественно необходимых издержках производства, окачестве, ассортименте товаров и услуг, которые продаются или покупаются, — всю эту информациюучастники производства получают на рынке.
Назаре рыночных отношений стоимость товаров и услуг определялась индивидуальнымииздержками товаропроизводителей и их индивидуальными качественнымихарактеристиками. В современных условиях развития рыночных отношений в процессевнутриотраслевой и межотраслевой жесткой конкуренции рынок постоянно выявляетсредневзвешенные издержки всей совокупности производителей данного товара.Одновременно рынок определяет спрос на различные товары одинакового назначения.В результате такого одновременного выявления издержек и структуры спросастихийно (без влияния на ход событий производителей и покупателей) определяетсярыночная стоимость товаров. На основе этой стоимости и в зависимости отсоотношения спроса и предложения устанавливаются оптовые и розничные цены.
Многообразнаяинформация рыночных отношений собирается стихийно, комплектуется и выдаетсярынком в виде обобщенных данных по всему пространству, которое он охватывает.Именно эта информация дает возможность каждому предпринимателю постоянносверять собственное производство с меняющейся конъюнктурой рынка,заблаговременно следить за снижением своих индивидуальных издержекпроизводства, повышением качества продукции, изменением ее ассортимента. Как ифункция опосредования общественного Разделения труда, информационная функциярынка способствует обеспечению непрерывного технического прогресса всегообщественного производства.
2. Коммуникации в системе управления
Подкоммуникациями понимают обмен информацией между двумя людьми и более. Накоммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени[3].
Всевиды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникациии называют связующими процессами.
Руководителюприходится осмысливать большие объемы информации, среди которой естьинформация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, котораяоказывает влияние на процесс управления, носит название эффективныхкоммуникаций. Эффективный менеджер — этот тот, кто из общегопотока коммуникации умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные дляпроцесса управления.
Коммуникацииосуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными ируководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону,составлении документов. Коммуникациями пронизан весь процесс производства иуправления.
Коммуникацииделятся на две большие группы: между организацией и ее средой и между уровнямиуправления и подразделениями.
Кпервой группеотносятся коммуникации, которые представляют собою информационноевзаимодействие со внешней средой. Сюда относятся средства массовой информации,потребители, надзор за качеством продукции, органы государственногорегулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т. п. Возникновениекоммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонныхпереговоров, отчетов и т. д., как правило, являются реакцией на воздействиевнешней среды.
Вкачестве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, дляреализации товара используются программы маркетинга и реклама. Соблюдение нормгосударственного регулирования требует письменного оформления документов.Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т.e. существуетмножество способов коммуникаций.
Ковторой группеотносятся коммуникации между уровнями управления и подразделениями. В неевходят межу уровневые коммуникации, между различными подразделениями,коммуникации руководитель — подчиненный, между руководителем и рабочей группой,неформальные коммуникации.
Впроцессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонталимежду подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решенияхна высших уровнях (текущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Этаинформация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочихисполнителей.
Неменее важным являются коммуникации и по восходящей линии. Предприятие не можетфункционировать без информации о ходе производственного процесса. По восходящейпередается информация о загрузке оборудования, количестве работающих,поступлении сырья, выпуске продукции и т. д. Иногда возникает ситуация, когдарешение вопроса на низовом уровне требует вмешательства руководителей высшегозвена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самыйвысокий уровень. Так, например, вопрос об изменении технологии, возникший напроизводственном участке, требует решения руководителя организации.
Длякоординации задач и действий между множеством подразделении организациитребуется обмен информацией между ними. Поэтому устанавливаются потокиинформации между подразделениями по горизонтали. Так координируетсядеятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределению ресурсов,новым методам производства, сбыту продукции. Руководители различных подразделенийин формируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Кроме координациидействий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправныхотношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всейорганизации.
Дветрети всей деятельности на предприятии — это деятельностьоснованная на коммуникациях руководитель-подчиненный[4].Они относятся к коммуникациям по вертикали, но выделяются в отдельную группу,так как оказывают непосредственное влияние на произвоственный процесс. Этообмен информацией о способах деятельности эффективности работы, вознагражденияхспособностях работников о проблемах, изменениях, результатах, усовершенствованияхи т. п.
Посколькуподчиненные объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителяявляются важным компонентом для достижения эффективности управления. Участие вобмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать болееправильные отношения группы с руководителем, а руководителю — более активно вовлекатьподчиненных в дела организации.
Определеннуюроль играют также коммуникации с неформальными группами. Часто мнения,складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям понеформальным каналам, дают возможность принимать более правильные решения илиупреждать конфликтные ситуации.
Посколькуинформационный процесс охватывает все подразделения и все стороны деятельностипредприятия, то естественно, что деятельность организации в значительнойстепени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессекоммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята.Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда однасторона передает информацию, а другая — правильно еевоспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечениепонимания и восприятия передаваемой информации.
Коммуникационныйпроцесс начинается с отбора информации (формирование идеи). Какое сообщениеследует сделать предметом обмена, решает отправитель. Именно на этом этапе чащевсего возникают противоречия, так как многие руководители пытаются передатьидею, не обдумав ее. Идея еще не преобразована в ту форму, которой она можетдостичь своей цели, не трансформирована в слова, которые послужат обменуинформацией. В начале зарождения идеи отправитель только решает какую точкузрения следует передать получателю. Но чтобы обмен информацией прошелэффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов, характеризующихобстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствиякоммуникационного процесса.
Навтором этапе идею необходимо превратить в сообщение, т. е. закодировать ее спомощью символов—слов, интонации, жестов. Типу символов должен соответствоватьканал передачи информации. Общеизвестными каналами являются передача речи,письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта,видеоленты, видеоконференции. Для удобства иногда рассылают памятные записки,которые затем обсуждаются на групповых собраниях. Независимо от канала передачисообщения более эффективными являются официальные коммуникации (прямыеразговоры, письменные приказы).
Чтобы бытьуверенным в том, что информация поступила к получателю, пользуются двумя-тремяканалами связи. Так, например, переданное по телефону сообщение подтверждаетсяписьменным по почтовой связи. Эффективность двух-трехканальной связиподтверждается исследованиями.
Эффективностькоммуникаций зависит от важности, своевременности возникновения идеи, умения ееправильно закодировать и, выбрав оптимальный канал связи, донести дополучателя. Для этого ее передают по выбранному каналу связи. Это чистофизическая передача сообщения. Ее не следует отождествлять с процессомкоммуникаций.
Получивсообщение, адресат декодирует его. В процессе декодирования происходитпревращение символов отправителя в мысли получателя. Если символы отправителя иполучателя совпадают, получатель осознает идею отправителя, т. е. чтоотправитель имел ввиду, формируя свою идею. На этом процесс обмена информациейзавершается. Но только в том случае, когда реакции на идею не требуется.
Нопонимание идеи получателем может быть и иным, чем у отправителя. Отправительсчитает процесс коммуникации эффективным, если произошло взаимопонимание идеиполучателем и последний произвел действия, которые ожидал отправитель.
Дляподтверждения (не подтверждения) ожидаемого результата необходима обратнаясвязь, при которой отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями.Теперь получатель становится отправителем ответного сообщения, которое вобратном порядке проходит все стадии коммуникационного процесса. Обратная связьпозволяет понять, в какой мере было понято и воспринято изначальное сообщение.
Путемобратной связи повышается эффективность коммуникационного процесса. Обратнаясвязь способствует также подавлению (уменьшению) шума, под которым понимают всето, что искажает смысл сообщения. Его источником может быть язык и различиявосприятия. Из-за них может меняться смысл сообщения в процессах кодирования идекодирования. В виде помех могут выступать также организационные неполадки междуруководителями и подчиненными. Они затрудняют точную передачу информации.
Преодолениешумовых помех дает возможность более или менее точно передать сообщение. Нослишком высокий уровень шума может привести к полному нарушению информационногопроцесса, а, следовательно, к снижению управляемости.
На путиэффективности межличностных коммуникаций возникают помехи, связанные сискажением восприятия информации, семантические помехи, некачественная обратнаясвязь, плохое слушание.
У различныхлюдей разны основы суждений (интересы, потребности, эмоциональное состояние,знания, опыт, внешнее окружение). Это является причиной избирательного восприятияинформации, т.е. во многих случаях люди воспринимают только часть сообщения,переданного им в физическом смысле. В результате сообщение, переданноеотправителем, может оказаться искаженным и понятым не в полном смысле. Накоммуникативный процесс оказывает влияние и степень скрытости, степень доверияк подчиненному. Негативное влияние предвзятость снижают активность и эффективностьмежличностностных коммуникаций.
В качествепреграды в коммуникациях часто выступают семантические неточности (семантика — наука о способахиспользования ( и значений, передаваемых словами). Для разных людей слова (символы)могут иметь разное значение. Поэтому то, что подразумевает отправитель,необязательно будет воспринято таким же образом получателем. Часто одни и те жеслова выражают разные значения. Семантические вариации могут быть причиной неверногопонимания.
Совершенствованиеумения общаться способствует эффективности коммуникационного процесса. Но напути обмена информацией в организации возникают преграды, не зависящие ототправителя сообщения.
Впервую очередь — это искажение информации при ее движении внутриорганизации по вертикали (вверх-вниз). Это непреднамеренные искажения,связанные с затруднениями в межличностных контактах. Могут быть и сознательныеискажения. Если получатель не согласен с сообщением, то он изменяет его смысл исвоих интересах.
Искажениямогут быть связаны и с фильтрацией информации. Фильтрация связана состремлением передавать только ту информацию, которая касается данного лица илиподразделения. Какую информацию отсеивать, определяет руководитель. А это частоприводит к тому, что важная для отдела информация в него не попадает, илипопадает искаженной.
В настоящеевремя потоки информации столь велики, что может произойти перегрузкаинформационного канала. Одновременная переработка информации и необходимостьвести информационный обмен приводит к тому, что руководитель не в состоянииреагировать на всю информацию. Преградой в эффективности коммуникационногопроцесса может выступать и неудовлетворительная структура организации.
Объемыинформационных потоков могут регулироваться, но только в тех случаях, когдаруководители различных уровней хорошо себе представляют, какая информациянеобходима для эффективного управления и, что значит «слишком мало» или«слишком много» в информационном обмене. Информационные потоки поставлены впрямую зависимость от целей, принимаемых решений и способа оценки работыруководителя или руководимого им подразделения. Поэтому на различных уровняхуправления требуются разные объемы информации.
Управленческиедействия не ограничиваются только регулированием информационных потоков.Применяются также непосредственные контакты с одним или группой подчиненных дляобсуждения производственных вопросов. Те же вопросы могут обсуждаться на общихсобраниях коллектива подразделения или еженедельных совещаниях.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя итогиработы, можно сделать следующие выводы.
Системахозяйственного руководства может быть представлена как управление экономикой,важнейшее место в которой отводится управлению материальным производством.Рыночные отношения, выражающие наиболее существенные, устойчивые,причинно-обусловленные связи и отношения между явлениями и процессамиэкономической жизни общества, определяют содержание процессов управления,регулирования производства, обмена, потребления материальных благ.Эффективность управления определяется степенью взаимодействия сознательнойуправленческой деятельности с законами рыночной экономики.
Всущности задача управления сводится к тому, чтобы согласовывать субъективнуюдеятельность людей по управлению с требованиями рынка и определяемых импрогрессивных тенденций, позволяющих правильно оценить реальную обстановку инаправление ее развития, условия функционирования рыночных отношений.
Научноеуправление при выработке решений требует использования методологии и приемовнаучного анализа, а также широкого и комплексного применения техническихсредств управления. Все это дает возможность оперативно и эффективновоздействовать на процесс производства.
Важную роль в процессеуправления играет информация. Содержание информации можно классифицировать поразличным признакам, важнейшим из которых выступает разделение на информацию извнешней и из внутренней среды предприятия. Важнейшая функция информациизаключается в том, что без информации невозможно принятие управленческихрешений. Другая основная функция – осуществление процесса управления невозможнобез организации коммуникационных процессов – процессов обмена информацией.
ЛИТЕРАТУРА
1. Альбеков А.Процесс принятия управленческих решений в производственном менеджменте.//Бухгалтерскийучет в торговле 1997–№4.
3. Аунапу Ф.Ф.Научные основы принятия решений в управлении производством. – М.: Экономика,1974.
4. Бусыгин А.В. Эффективный менеджмент: Курслекций. Выпуск 3. М.: Эльф К, 1999.
5. Виханский О.С.,Наумов А.И. Менеджмент. – М.: Высшая школа,1994.
6. Голубков Е.П. Сущность и характерные особенностиуправленческих решений. // Менеджмент в России и за рубежом 2003–№2.
7. Мескон М.Х.,Альберт М., Хедоури Ф. Основыменеджмента. М.: Дело, 1992.
8. Питерс Т., Уотермен Р. Впоисках эффективного управления (опыт лучших компаний). М.: Прогресс,1996.
9. Ременников В.Б.Разработка управленческого решения. М.: Экономика, 2000.
10. Эддоус М.,Стэнсфилд Р. Методыпринятия решения. М.: Юнити, 1997.
11. Юкаева В.С.Управленческие решения. М.: Юнити, 2003.