ЗАКОНЫ ОРГАНИЗАЦИИ ВТОРОГО УРОВНЯ
Закон информированности – упорядоченности
Информационнаясреда в виду ее важности является объектом управления наряду с персоналом,финансами, производством и др. ИСУ подчиняется действию законаинформированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничноеразвитие всех элементов организации: системы управления, персонала,подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементамиустановленного взаимодействия (взаимовлияния) — коэффициентовпропорциональности.
Формулировказакона информированности-упорядочности: чем большей информацией располагаеторганизация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятностьустойчивого функционирования (самосохранения).
Математическаяинтерпретация закона имеет следующий вид:
/>
где k1,k2,k3,k4,k5 — коэффициенты пропорциональности влияния уровнейхарактеристик информации друг на друга.
Vi, Сi, Di, Hi,Oi — соответственно уровни характеристик информации: объем,ценность, достоверность, насыщенность и полнота в области i (финансы, экономика, персонал ит.д.).
Pj — ресурскомпании в области i ;
Li — ресурсы,направленные на ликвидацию компании в области i.
Перваяформула соотношения суммирует информационные массивы и обязывает руководителейсобирать максимальное количество информации в каждом направлении деятельности.
Повторой формуле вычисляется производная по времени от отношения ресурсовкомпании к ресурсам, направленным на ее ликвидацию. Она обязывает руководителейограничить сбор такой информации разумными рамками самосохранения. Приведенноесоотношение регулирует выбор уровней характеристик информации и ее количество.
Законможет действовать в трех вариантах.
1)руководитель и подчиненные ничего не знают о законеинформированности-упорядоченности.
Персоналбудет стараться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынкахсбыта и др., не задумываясь о ее упорядоченности и объеме. На этот процессможет уйти много финансовых ресурсов, кроме того, компании могут подброситьложную информацию, которая несомненно будет принята. В результате бессистемной,но естественной гонки за информацией компания может понести серьезные убытки.
2)руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.
Персоналбудет стараться принести руководителю как можно больше информации оконкурентах, рынках сбыта и др. Роль руководителя будет заключаться в просмотревсей информации и отборе существенной. Это весьма трудная работа, ируководитель может что-то важное пропустить. Если эта пропущенная информацияприведет к отрицательным результатам, то персонал во всех грехах обвинитруководителя. Таким образом, этот вариант самый тяжелый для руководителя. Лучшене знать всем, чем знать одному.
3)руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности.
Результатдействия законабудет самым благоприятным. Все работники в рамках своихполномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы исообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При этом варианте«туфта» (пустая информация) или дезинформация с большой вероятностью будетопущена для дальнейшей аналитической работы.
Наличиеустойчивого канала информации увеличивает вероятность поступления нужной дляработника информации и при этом неопределенность ее уменьшается.
Законтребует от руководителей создания и развития источников информации, организацииповышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационныхтехнологий, в том числе автоматизированных рабочих мест.
Следствиезакона: информированностьработника после достижения ею критического уровня переходит в егокомпетентность.
Руководитель,используя характеристики информации (объем, ценность, насыщенность идостоверность), имеет возможность создать первоклассный информационный ресурссвоей организации.
Закон единства анализа и синтеза
Сутьанализа (декомпозиции) состоит в разделении целого на части, в представлениисложного в виде простых составляющих. Суть синтеза (агрегирования) — всоединении (мысленном или реальном) простых составляющих объекта в единоецелое.
В целомлюди различаются по доминированию аналитического или синтетического складамышления.
Анализ(разделение) некоторой системы может идти по трем путям:
• выделенныечасти независимы друг от друга и сохраняют при этом все свои свойства ;
• выделенныечасти зависимы друг от друга и при разделении теряют ряд неосновных свойств;
• выделенныечасти зависимы друг от друга и при разделении теряют основные свойства.
Анализможно вести на трех уровнях:
• государственном— для совершенствования семейного законодательства, в том числе внедрениеконтрактной системы; осуществление протекционизма при приеме на работу ипродвижение персонала из благополучных семей;
• общественном— для создания клубов семьи, формирования общественного мнения о важности семьи;
• семейном— для проведения просветительской, воспитательной, примиренческой работы счленами семьи.
Синтез(объединение) осуществляется на базе взаимной необходимости и взаимодействия.Получение при объединении элементов нового целого работоспособного образования,потенциал которого выше суммы потенциалов объединенных элементов, носитназвание эмерджентность. Эффект синергии является составной частьюэмерджентности. Эмерджентность больше относится к явлениям (новымтовариществам, компаниям, объединениям, союзам и т.д.), а синергия — кпроцессам, происходящим в элементах организаций.
Процессобъединения проводится в два этапа:
• моделированиенового целого либо мысленное, либо с помощью пакетов прикладных программ накомпьютере
• натурнаяреализация.
Процессанализа и синтеза в природе идет постоянно и циклично (рис.1).
/>
Рис.1.Бесконечный цикл анализа и синтеза
Формулировказакона единства: каждая материальная система: живой организм, социальнаяорганизация (предприятие, учебное заведение и др.) стремится настроиться нанаиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменениясвоей структуры или функций. Эти изменения идут в следующем цикле:
/>
Скоростьи результат преобразования зависят от диапазона изменения внешней иливнутренней среды.
С учетом обозначений в соотношении ваналитическом виде данный закон запишется:
/>
где t — время преобразования, Т — оптимальное времяпреобразования; Ri — потенциал(ресурс) организации в области i(экономика, политика, финансы и т.д.), способствующий ее развитию; V1i — ресурсвнешнего, а V2i — ресурс внутреннего воздействия, стремящегося ликвидироватьорганизацию или нанести ей ощутимый вред.
Преобразованиямогут носить как позитивный, так и негативный характер в зависимости отизменения внешней или внутренней среды и времени преобразования (рис.2). Кривые1 и 2 представляют характер преобразования при разных сочетаниях ресурсов, Т1 иT2 — оптимальное время преобразования.
/>
Рис.2. Влияние времени преобразованияна эффективность деятельности организации
Следствие1. При отсутствиивнешних возмущающих воздействий соотношение приводится к следующему виду:
/>
Врезультате все созидательные ресурсы организации тратятся на внутренниепотребности: компенсацию ущерба,. страхование самих ресурсов и др. Это условиеперерождения хозяйственной организации в общественную.
Напомним,что хозяйственная организация — это социальная система, выпускающая общественнонеобходимую продукцию во внешнюю среду, а общественная — преимущественно вовнутреннюю (для своего внутреннего существования).
Следствие2. При отсутствиивнешних и внутренних возмущающих воздействий соотношение приводится кследующему виду:
/>
Врезультате все созидательные ресурсы организации оказываются никому не нужны.Это означает, что организация идет к полному истощению ресурсов, а человек — кдеградации личности. Примером может служить ситуация с выпускниками детскихдомов. Эти дети находятся в обособленных более или менее обеспеченных условиях:их кормят, одевают, учат. Заботливые педагоги пытаются свести «на нет» влияниевнутренней и внешней среды на своих воспитанников. Это приводит к истощению ихпотенциальных ресурсов для противостояния жизненным трудностям в началесамостоятельной жизни, и многие ее не выдерживают.
Из этогоследствия вытекает необычный вывод о том, что для организации и человеканеобходимы внешние потрясения и внутренние противоречия, конечно, не доводящиедо патологических проблем. Что касается человека, то наличие внешних ивнутренних возмущающих воздействий удлиняет его жизнь за счет мобилизацииневостребованных ранее жизненных сил. Так, скучная жизнь Обломова и другихпатриархальных помещиков царской России приводила к их быстрому старению исамоустранению от дел.
Следствие3. При отсутствиивнутренних возмущающих воздействий соотношение приводится к следующему виду:
/>
Врезультате все созидательные ресурсы организации тратятся на внешниепотребности: компенсацию разрушительных действий внешних сил, на созданиесвоего лобби в различных инстанциях.и др. Это означает, что в организации нетвнутренних проблем или их не замечают, царит полное согласие по всемуправленческим и производственным вопросам. Однако полное согласие — этоусловие неэффективной работы организации и возможной ее ликвидации илибанкротства.
Длявыполнения данного закона руководитель должен придерживаться таких принципов,как:
• составлениеи реализация программы постоянного совершенствования организации, ее элементови подразделений;
• привлечениек этой работе лучших специалистов или консультантов;
• проведениемаркетинга внешней среды;
• сокращениезатрат на производство продукции;
• уменьшениевремени нахождения запасов и промежуточной продукции на складах;
• использованиесовременной информационной технологии управления.
Законединства анализа и синтеза имеет свои существенные особенности, которыезаключаются в том, что закон:
• невыражает специфики исторически определенных от ношений, а характеризуетвсеобщие связи и отношения в социальной среде;
• выступаетв роли катализатора общественного прогресса;
• играетвозрастающую роль с развитием общества.
Законединства анализа и синтеза относится к объективным законам организации. Поэтомув практике его реализации имеются три варианта.
1)руководитель и подчиненные ничего не знают о законе единства анализа и синтеза.
В любойорганизации постоянно идут формальные и неформальные преобразования на уровнеудобства работы: перераспределяются функции, расширяется или упрощаетсяструктура компании, принимается или увольняется персонал и др. Такиепреобразования называют «текучкой». Они могут идти в ногу со временем, тогдаэто процесс неявной, но эффективной реализации закона. В большинстве случаевстихийные преобразования могут опережать потребности внутренней или внешнейсреды компании или отставать от них. Любое несоответствие, достигшеекритических значений, начинает проявлять себя в увеличении проблем компании идаже социума.
Стихийноедействие закона единства анализа и синтеза в области преобразования структурыорганизации, стратегии производства может привести к проблемамконкурентоспособности, прибыльности и т.д.
Приобнаружении таких проблем уже созревшими у руководителей не будет достаточновремени для своевременного проведения реструктуризации или диверсификациикомпании. Поэтому действие закона в таких ситуациях всегда приводит к быстромууменьшению созидательных ресурсов, а деятельность персонала компании чаще всегоносит спонтанный и даже криминальный характер
2)руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.
Встатическом режиме, когда наблюдается соответствие неявных преобразований ворганизации требованиям внешней и внутренней среды, руководитель оцениваеттолько полноту такого соответствия. Персонал компании при этом вообще неприветствует никаких дополнительных преобразований на будущее. При нарастаниинесоответствий руководитель должен убедить персонал в необходимости проводитьпреобразования. Это весьма трудная работа и руководитель может что-то важноепропустить, так как персонал помогать ему конструктивно не будет. В случаенаступления больших несоответствий персонал примет живейшее участие в данномпроцессе, но будет уже поздно. Таким образом, это очень тяжелый вариант дляруководителя.
3)руководитель и подчиненные знают о законе единства анализа и синтеза.
Результатдействия закона будет самым благоприятным. Весь персонал в рамках своихполномочий и ответственности вносит свой вклад в позитивное действие закона.Составляются планы преобразования ключевых структур и процессов исходя изпоступающей информации или результатов моделирования. При этом руководительдолжен создавать и развивать источники информации, организовывать повышениеквалификации своих сотрудников, внедрять передовые информационные технологий.
Методика управленческого анализа и синтеза организаций
Практическийподход к анализу и синтезу организаций может быть реализован с помощью методапостепенного приближения, который включает четыре уровня.
Первыйуровень: предварительныйанализ с позиций стороннего наблюдателя. Анализ обычно проводят консультантыили специалисты родственных организаций.
Требуемыедокументы:
• уставныедокументы (устав, договор);
• баланс,справка и отчет по ф.2;
• картотекаосновных производственных и непроизводственных фондов;
• бизнес-план,учетная политика предприятия;
• планразмещения основных подразделений.
Результирующийдокумент — основные рекомендации системного характера.
Второйуровень: проведениемозговой атаки на совещании основных специалистов организации.
Требуемыедокументы:
• переченьосновных нерешенных вопросов;
• предварительныеответы каждого специалиста на пути решения перечня основных вопросов.
Результирующиедокументы — перечень согласованных с консультантом ответов на поставленныйнабор нерешенных вопросов.
Третийуровень: создание группыразвития предприятия и формирование стратегии развития организации.
Требуемыедокументы:
• распоряжениеруководителя о создании группы развития организации;
• планпроведения обучения группы развития;
• основныеотчетные документы организации.
Результирующиедокументы — основные мероприятия по совершенствованию экономической, финансовойи технологической политики организации.
Четвертыйуровень: постояннаяработа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации.
Требуемыедокументы:
• текущиеотчетные документы деятельности организации;
• бизнес-план;
• результатымаркетинговых исследований организации.
Результирующиедокументы — скорректированный бизнес-план, рекомендации по совершенствованиюсистемы производства и управления.
Закон композиции и пропорциональности
Гармония— это естественный эволюционный процесс, происходящий на всех уровняхмировой цивилизации: государств, отраслей, организаций, семьи и даже одногочеловека.
Гармониюследует рассматривать только субъективно (гармония для кого, для чего) (рис.3.).
/>
Рис. 3.Объект и цели гармонизации
Гармонизацияэлементов организации для получения прибыли существенно отличается отгармонизации элементов для комфортной работы персонала и т.д. Если конкретнаяцель не поставлена, то гармонизация все равно идет для какой-то неформальнойцели. Гармонизацию остановить нельзя, а направить можно.
Гармонияимеет системное начало, она объективна и не зависит от воли и желания человека,который может либо помочь ей, либо испортить естественный ее ход.
Законкомпозиции и пропорциональности (гармонии) формулируется так: каждая материальная системастремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию),находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).
Рассмотримэтот закон на двух уровнях:
• науровне организации,
• науровне внешней среды, в которой организация является одним из элементов. Ваналитическом виде данный закон запишется:
/>
где Ri — ресурс системы в области i (экономика, политика, финансы),
Ki — коэффициент наилучшейсоотносительности или подчинения в наборе элементов.
Длясуществования каждой системы должно обеспечиваться:
• наличие(ненулевые значения) необходимых ресурсов (Ri) и коммуникаций между ними (Ki);
• задействованныересурсы Ki x Ri, должны давать наилучший результат.
Данныесоотношения являются условиями достижения гармонии (сбалансированности).
Законкомпозиции и пропорциональности относится к объективным законам организации.Поэтому в практике его реализации имеются три варианта.
1)руководитель и подчиненные ничего не знают о законе композиции ипропорциональности.
Любаястихийность приводит к самонастройке элементов: выполняемых функций, отношениймежду персоналом, набору целей и задач. Так, при функциональной подготовкеорганизации ряд обязательных базовых функций не включается в функциональнуюструктуру, например, управление технической безопасностью, управлениемаркетингом, стратегическое управление, представительная деятельность. Однакодальнейшая практическая деятельность организации потребует их выполнения(условие композиции). И, как правило, данные функции поручают работникамсмежных подразделений, поверхностно их знающих, т. е. объем и качество ихисполнения (пропорциональность) не будут оптимальными. Таким образом, методомпроб и ошибок организация постепенно придет к нужному набору функций иприемлемой пропорциональности их выполнения.
2)руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.
В своейдеятельности руководитель, знающий данный закон, будет основываться на наборецелей организации, которые и определят направление гармонизации. Однако, какпоказывает практика, основная масса персонала не знакома с целями организацииили не поддерживает все их. Поэтому конкретные действия руководителя поформированию требуемого набора элементов и их пропорциональности не всегдабудут осознанно поддержаны. Эффективность работы организации во многом будетопределяться профессионализмом руководителя и его способностями по убеждению подчиненныхв правильности реализуемых мероприятий.
3)руководитель и подчиненные знают о законе композиции и пропорциональности имогут им управлять.
Результатдействия закона будет проявляться в постоянном совершенствовании системыпроизводства и управления, создании команды единомышленников, существенномснижении издержек производства. Все это, естественно, приведет к снижениюсебестоимости производства и увеличению конкурентоспособности организации. Приэтом весь персонал осознанно в рамках своих полномочий и ответственности вноситсвой вклад в позитивное действие закона.Принципы закона
Сознательнаяреализация закона композиции и пропорциональности в организации требуетобязательного использования набора принципов планирования, координации иполноты.
Принциппланирования: каждаяорганизация должна иметь обоснованный план деятельности и развития.
Различаютстратегическое, тактическое и оперативное планирование.
Стратегическоеохватывает диапазон 5—10 и более лет, тактическое — 2—4 года и оперативное — втечение одного года. Планирование связано с выработкой целей организации,согласованных с целями развития внутренней и внешней среды (работника, рынка,общества). Каждая цель представляется в виде набора конкретных задач смеханизмом выполнения (рис. 4).
/>
Рис. 4.Схема взаимодействия целей и задач
Принципкоординации: каждаяорганизация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативнымиизменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения.
Принципполноты: каждаяорганизация должна выполнять весь набор функций производства и управления насвоем участке деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченныхорганизаций.
Специфические законы социальной организации
Основнойэлемент социальной организации — человек. Между людьми в организации возникаютмногообразные отношения, строящиеся на различных уровнях симпатии, престижа илидерства. Большая часть этих отношений стандартизована в виде кодексов, правили норм. Однако многие нюансы организационных отношений не отражены внормативных документах либо в силу своей новизны, либо в силу сложности, либо всилу нецелесообразности. Формализация не в состоянии полностью охватитьдеятельность человека в организации. Человек – это центр организаци.
Соотношениеформализованных коммуникаций и неформальных отношений человека с другими людьмив организациях должно заранее определяться руководителем. Порядок служебныхотношений определяется инструкциями, уставами, положениями о внутреннемраспорядке, установившимися порядками, подписанными контрактами,договоренностями и регламентами. Порядок неформальных отношений определяетсячувствами людей друг к другу, симпатиями и антипатиями, общими интересами ипотребностями, договоренностями и традициями.
Средиэлементов, влияющих на формализованные коммуникации и неформальные отношения,можно выделить общее и особенное. Общее в отношениях людей в организации можнопрогнозировать и на этой базе создавать различные виды нормативной документации.Особенное — это колорит отношений, который в отдельных случаях может иметьрешающее значение в деятельности организации. Учесть общее в организации можеткаждый руководитель по материалам справочников, учебников и т.д., а особенное —может лишь профессиональный руководитель с большим опытом работы и хорошейуправленческой подготовкой.
Сочетаниеобщего и особенного в отношениях людей существенно влияет на общее и особенноев деятельности самой социальной организации, в ее реакции на действие того илииного закона.
Принципыоптимизации деятельности людей
Принципымогут иметь разную степень конкретизации и детализации. В теории организациипринципы имеют две направленности:
• принципыорганизации организаций,
• принципыорганизации людей.
Принципыорганизации организаций
• Длякаждой организации существует наилучшая и только ей присущая организационнаяструктура.
• Длякаждой организации существует минимальный кпд (коэффициент полезного действия)или эффективность, при которой организация должна быть ликвидирована или«заморожена».
• Длякаждой организации развитие социальной сферы увеличивает производительностьтруда как за счет повышения эмоционального уровня работника, так и за счетбольшего изобретательства (генерации идей).
Принципыорганизации людей
• Длякаждого человека существует оптимальный объем загрузки работой.
•Процессы восприятия и запоминания необходимо приближать к процессу мышления.
• Дляэффективного осмысления нового необходимо иметь больше знаний по даннойтематике.
• Любойчеловек видит в тексте или слышит в беседе ту информацию, на которую оннастроился и к которой приготовился.
• Перваяинформация о каком-либо событии является более устойчивой, чем вторичная.
•Доходчивость сообщения будет выше при использовании нескольких форм подачиодной и той же информации.
Литература
1. БрэддикУ. Менеджмент в организации.- М.: Инфра-М, 2007.- 344 с.
2. ВиноградськийМ.Д., Виноградська А.М., Шканова О.М. Менеджмент в організації: навч.посібник.- К.: «Кондор», 2008.- 654 с.
3. ЛафтаДж. К. Эффективность менеджмента организации. — М.: Русская деловая литература,2007.- 320 с.
4. Менеджменторганізацій: підручник/ за заг. ред. Л.І. Федулової.- К.: Либідь, 2008.- 448 с.
5. НємцовВ.Д., Довгань Л.Є., Сініок Г.Ф. Менеджмент організацій: навч. посібник.- К.:«УВПК ЕксОб», 2007.- 392 с.