Деловые совещания их роль в менеджменте сервиса и туризма

--PAGE_BREAK--Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно  внимательно следить, чтобы деловой спор  между участниками был определенным и  имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим. При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за  истину, подобрать наиболее весомые аргументы.   Особенно впечатляют цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.
Деловые совещания представляют собой вид организации труда, действующей очень короткие сроки и имеющий определенную целенаправленность. Совещания классифицируются по следующим признакам:
По назначению:
— вырабатывающие и принимающие решения;
— разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
— подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
— оперативные (диспетчерские).
По периодичности (частоте) проведения:
— разовые;
— регулярные;
— периодические.
По количеству участников:
-  узкий состав (до пяти человек);
— расширенные (до двадцати человек);
-  представительные (свыше двадцати человек).
По степени стабильности состава участников совещания:
-  с фиксированным составом;
— с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания; 
— комбинированные.
По принадлежности:
— партийные (и других общественных организаций);
— административные; — научные и научно-технические;
Вывод по главе обзор основных задач таков. Формы делового обсуждения очень разнообразны, поэтому очень важно – обоснование и актуальность выбранной темы. Подводя итоги по основным задачам можно с уверенностью сказать, что  совещание,  как форма делового разговора имеет много положительных сторон:
Во-первых, оно повышает эффективность мышления, интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются, во-вторых, в процессе совещания укрепляется состав работников, происходит включение интересов отдельных работников, способствует решению коллективных задач, а также  повышается квалификация его состава, и, в-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается талант каждого из них.
(Л.Е.Стровский Внешнеэкономическая деятельность предприятия 1996 с347-378, М.А.Жукова Индустрии туризма Менджмент организации 2004 с7-35, В.Н.Лавренко Психология и этика делового общения 2000 с327-331)
   1.3 Современные концепции проведения деловых совещаний. 
Этап развития выставок, конференций, совещаний стартовал в начале 1990-х годов и в период 1995-1997гг. достиг своего апогея. Особенно бурное развитие шло в регионах, все это оказывало благотворное влияние на различные сегменты рынка: предприятия налаживали системы сбыта, расширяли дилерские сети и завязывали новые контакты, а потребители получали уникальную возможность познакомиться с широким спектром новой продукции. Августовский кризис 1998г на несколько лет затормозил развитие выставочного бизнеса. В настоящее время, по свидетельству экспертов, деятельность делового общения, конференций и ярмарок вышла на качественный уровень. Годовой оборот этого бизнеса и доход от реализации сопутствующих услуг, напрямую связанных с организацией выставочных мероприятий, оценивается в несколько миллиардов долларов. Более половины этой суммы приходится на Москву. Доля поступлений от мероприятий, проведенных в столице в последние годы, в бюджете города превышает 5%.(Журнал «Турбизнес» №12 2005г.)
Цель совещания это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Тема совещания это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат.  Тема должна быть актуальной, конкретно сфор­мулированной и представляющей интерес для участников совеща­ния. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке и тре­буется коллективное осмысление.
Повестка дня. Повестка совещания — это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и содержащий следующую информацию:
— тема совещания;
— цель совещания;
— перечень обсуждаемых вопросов;
— время начала и окончания совещания;
— место, где оно будет проходить;
— фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной
информации людей и ответственных за подготовку вопросов;
— время, отведенное на каждый вопрос;
— место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу. 
Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по ре­шению проблем. В тех случаях, когда люди превентивно не информи­рованы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что прово­цирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.
 Время проведения.
Целесообразно проводить деловые со­вещания в определенный день недели (за исключением внеплано­вых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.
Часто проводимые внеплановые совещания выбивают людей из рабочего ритма, снижают культуру делового общения, вносят сумя­тицу в заранее спланированные сотрудниками мероприятия. Поэто­му злоупотреблять такого рода оперативными встречами не следует. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов (после двух часов непрерывной работы большинству участни­ков по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос).
Число участников. Оптимальное число участников совме­стных обсуждений 6-7 человек. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутст­вующих, одновременно удлиняя совещания.
Очень важно избавиться от стереотипа прошлых лет и пригла­шать на совещание по любому вопросу не весь административно-управленческий персонал, а лишь тех руководителей среднего звена и специалистов, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решать вопросы. Кроме того, следует раз­решить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещание, а согласно регла­менту, на момент обсуждения их проблемы.
Важным условием эффективности совещания является способ­ность его участников играть разнообразные роли: «эксперта», «адвоката  дьявола",   «оппонента:   черного,   белого»,   «генератора идей», «аналитика», «критика», «регистратора ценных мыслей» и пр.
Зарубежные менеджеры широко практикуют опыт делегирования полномочий по ведению совещания тем специалистам, кто наиболее компетентен по обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способству­ет повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по гене­рированию идей или конструктивных предложений. Замечено, что когда совещание ведет первый руководитель, да еще в привычном авторитарном стиле, то участники такого совещания стараются «не высовываться», думают не столько о проблеме, сколько о самосо­хранении и зачастую «одобряют» решение, предлагаемое руководи­телем, не считая его эффективным из-за отсутствия выбора.
Как говорил Геродот, чтобы найти правильное решение, нужно знать — какие еще имеются. А чтобы из нескольких предложений выбрать лучшее, нужно осуществлять или экспертизу каждого (плюсы и минусы, возможность снятия проблемы, наличие потенци­альных проблем при внедрении и пр.), или критику.
Организация пространственной среды  -  рекомен­дуется во время совещания рассаживать его участников таким обра­зом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Однако когда речь идет о внутрифирменных совещаниях, рекомендуют позабо­титься о совместимости персонала.
Психологами установлено, что при прочих равных условиях чаще на­чинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже — те, которые сидят рядом. Организатор совещания, зная характеры и другие психологические особенности приглашенных, может, не привлекая вни­мания к этому, посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать рассмотрению вопроса.
Специально остановимся на правилах проведения деловых совещаний. Деловое совещание — это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом. К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся:
— регулярность проведения;
— сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;
— урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих  программ);
— руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.
Пиар-менам, руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общим принципами организации такого рода мероприятий (конференций, приемов,  встреч):
— в организационной деятельности нет мелочей;
— техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;
— должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и  другой вспомогательный персонал).
Особенность подготовки внутреннего совещания — общение коллег по общим для всего коллектива проблемам это часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки (если это не регулярная планерка) стоит ответить на вопросы:
-нужно ли проводить данное совещание;
-кто входит в круг лиц, без которых данное мероприятие будет невозможным;
-какие вопросы внести в повестку дня;
-нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке. Несколько почти очевидных рекомендаций, нарушение которых встречается почти всегда:
-совещание лучше проводить не в кабинете руководителя (лучше всего, за круглым столом, чтобы подчеркнуть равенство участников);
-ведущим может быть специально подготовленный спикер, а не руководитель;
-руководитель должен переключить на секретаря все телефоны, не общаться с лицами, не участвующими в совещании;
-совещание лучше проводить в дискуссионном ключе, но если проблема неординарна, возможно, применение «мозгового штурма»;
-нельзя допускать превращения интересного выступления в «литье воды»;
-неизбежные дискуссии не должны превращаться в столкновение принципов или амбиций и, тем паче, переходить «на личности», при этом, следует уважать право на несогласие и меньшинства, и отдельного человека.      
Решения, принятые на совещании, обязательно должны выполняться. С этой целью: — проанализировать ход и результаты совещания;
— внимательно просмотреть протокол результатов;
— контролировать ход и выполнение решений;
— создать условия для реализации намеченных мероприятий.
Хочется отметить также  какие  существуют приемы для оценки  и контроля за хо­дом делового совещания:
 1. Сохранение единства участников совещания:
— в случае возникновения инцидента разрядить обстановку, сделать паузу;
 -не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;
-не высказывать первым (если ты руководишь совещанием) свою точку зрения;
2.Для активизации участников делового совещания:
— иметь оптимальную стратегию принятия решения;
— создать условия для творческой работы;
-не использовать самому и не позволять другим оперировать дест­руктивной критикой;
-не давать участникам совещания возможности выключаться из работы;
-не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения;
-умело осуществлять руководство групповым взаимодействием в
процессе принятия решений.
 3.Для фокусирования внимания на обсуждаемой проблеме: актах и веских доказательствах;
-записывать все вносимые предложения;
-прогнозировать возможность внедрения предлагаемых идей, решений,   проектов:   наличие   времени,   ресурсов,   материально-технического обеспечения, финансовых затрат и пр.
 4.Для активизации обсуждения предложений:
-задавать основные вопросы и дополнительные по ходу ответов на них;_
 -высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит
конструктивные предложения;
-побуждать возникновение альтернативных точек зрения;
— не допускать резких выпадов в чей-либо адрес;
  -оказывайте всестороннюю поддержку новым прогрессивным идеям;
-будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения вопроса;
-если не выработать консенсусное решение, тогда идите на компромисс; не подавляйте мнение меньшинства, возможно, оно и есть перспективное.
Вывод по этой главе следующий:
Деловое совещание – это деятельность, связанная с принятием решения группой заинтересованных лиц, соответственно особенности такого поведения  распределения ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер выступлений участников совещания и его результаты. В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями, а это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений.
Мнение о современной концепции проведения деловых совещаний таково. Руководителю совещания  следует оставаться на нейтральных позициях, потому что это на 100 процентов воздействует на эмоциональное состояние присутствующих. Отклонять непродуманные решения. Только подкрепленные фактами решения должны приниматься во внимание.
(М.А.Василик, М.С.Вершинин, Л.Д.Козырева Паблик рилейшнз в России 2000 с17-19,, А.Я.Кибанов, Д.КЗахаров, В.Г.Коновалова Этика деловых отношений 2003 с245-250,305-316,347-360, О.А.Митрошенков Эффективные переговоры 2000 с127-135,152-157,264, И.В.Грошев, А.А.Поздняков Служебное совещание 2004 с35-52

2 Анализ процесса технологий проведения деловых совещаний  в
туристической фирме « Альянс-тур»
2.1 Анализ хозяйственной деятельности турфирмы «Альянс-Тур»
Благополучное финансовое состояние предприятие – это важное условие его непрерывного и эффективного функционирования, для его достижения необходимо обеспечить постоянную платежеспособность субъекта, высокую ликвидность его баланса, финансовую независимость и высокую результативность хозяйствования.
Общество  с ограниченной ответственностью Альянс-Тур» дочернее-предприятие  ОАО«Альянс-2», именуемое в дальнейшем «Предприятие», создано в соответствии с действующим законодательством и решению учредителяА. О. «Альянс-2» для насыщения потребительского рынка в целях получения прибыли. ОсОО «Альянс-Тур» является правопреемником АОЗТ «Альянс-Авиа».   Предметом деятельности предприятия являются:
-осуществление авиатранспортных и автотранспортных перевозок  юридическим лицам, гражданам РФ и др. государствам;
-оказание коммерческих,  консультативных,  маркетинговых, лизинговых, сервисных, информационных и иных видов услуг;
-услуги в развитии торгово-экономических отношений  предприятий организаций с иностранными фирмами, использование возможностей для делового взаимовыгодного сотрудничества в различных сферах экономики:
-содействие предприятиям с иностранными инвестициями в осуществлении их деятельности в РФ путем предоставления комплекса сервисных услуг обеспечение административно-организационной поддержки;
-услуги в области права, бухгалтерии, финансов;
 посредническая деятельность и коммерческая деятельность с использованием собственных и привлеченных основных и оборотных средств;
-международная туристская деятельность;
-внешнеэкономическая  деятельность  в  соответствии с действующим законодательством;
-и иные виды деятельности, прямо не запрещенные законодательством.
Юридический статус: предприятие по действующему законодательству РФ является юридическим лицом. Правовое положение предприятия определяется законодательством и Уставом предприятия.
Предприятие имеет фирменное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс-Тур» дочернее предприятие ОАО «Альянс-2».
    продолжение
--PAGE_BREAK--Предприятие имеет круглую печать со своим наименованием,  утвержденным учредителем.
Местонахождение  и  юридический адрес предприятия:  РФ, Оренбургская обл., г. Новотроицк, пер. Студенческий, 9.
Для  достижения  своей  цели  предприятие в своей деятельности имеет право от своего имени совершать сделки, заключать договора, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности быть истцом и ответчиком  в  арбитражном и третейском  и суде.
Уставной капитал предприятия 7,9 млн. (семь миллионов девятьсот тысяч) рублей.
Прибыль предприятия после уплаты налогов и других обязательных платежей распределяется учредителем ежеквартально.
Предприятие вносит в бюджет отчисления  по  налогам,   в  соответствующие фонды по социальному и медицинскому страхованию, на пенсионное обеспечение в порядке и по ставкам,  установленным действующим  законодательством.
Предприятие ведет оперативный бухгалтерский и статистический учет в соответствии с порядком, предусмотренным действующим  законодательством. Предприятие ежеквартально отчитывается перед учредителем.
Контроль за деятельностью предприятия осуществляет ревизион­ная комиссия, назначаемая учредителем.
Предприятие реализует свою продукцию, работы и услуги по ценам и тарифам, установленным самостоятельно,  а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, по государственным ценам.
Для осуществления  своих  уставных  задач директор сформировал трудовой коллектив предприятия   в соответствии со штатным расписанием, и утвердил его. Предприятие обеспечивает гарантированный законом минимальный размер оплаты  труда, условий труда,  меры социальной защиты. Социальное обеспечение и социальное страхование  работников   предприятия   регулируется   нормами действующего законодательства.
Из выше перечисленного о предприятии, проанализировав предприятие в условиях рынка  видно, что оно выполняет работы и услуги, т.е создает основу для потребления и приумножения национального богатства. ООО «Альянс-тур» — самостоятельный хозяйственный субъект, отвечающий общим требованиям, выполняющий  работы и оказывающий услуги в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли. Как юридическое лицо – это предприятие, отвечающее определенным признакам, установленным законодательством страны. К числу признаков относится: наличие своего имущества, самостоятельная имущественная ответственность, право приобретать, пользоваться и распоряжаться собственностью, а также осуществлять от своего имени иные дозволенные законом действия, право от своего имени быть истцом и ответчиком в суде и арбитраже, иметь самостоятельный бухгалтерский баланс, расчетный и иные счета в банке. ООО «Альянс-тур» эффективно функционирует, следовательно, играет важную роль в экономике государства. Оно является основой для:  увеличения национального дохода, повышения материального благосостояния всех слоев граждан страны, развития медицины, образования, культуры, решения проблем занятости,   решения многих социальных проблем.
Штатное расписание предприятия ООО «Альянс-тур»
1.Директор предприятия
2.Генеральный менеджер
3.Главный бухгалтер
4.Референт
5.Менеджер по работе с зарубежными странами и маркетингу
6. Менеджер по маркетингу, рекламе и работе со странами СНГ и России.
Фирма ООО «Альянс-Тур» имеет следующую организационную структуру (приложении — Организационная структура предприятия). Это одна из  организационных структур, для малых предприятий, которая определяет соотношение между функциями, выполняемыми сотрудниками организации. На предприятии существует отдел маркетинга призванный выявлять:
— на какие отели существует наибольший спрос,
— какие туры наиболее популярны,
— какие категории людей,  и в каком количественном составе пользуются услугами туристических фирм,
— в какое время года (месяцы) и куда именно люди предпочитают ездить отдыхать.
Главный менеджер, менеджер по работе с зарубежными странами, и менеджер по маркетингу занимаются данными исследованиями, на базе которых впоследствии заключаются контракты с иностранными туроператорами,  следят за правильностью их заключения, согласно желанию сторон, как с иностранными турфирмами, так и с частными клиентами. Ведь от того, как  оперативно они сработают с клиентом, после заключения контракта зависит  успех и процветание фирмы.
 Таблица 1- Основные технико-экономические показатели предприятия таковы:
Показатели
 Единицы измерения
2005г.
2006г.
2007г.
1 Товарная
 продукция
         Руб.
475339
632441
780552
2 Реализованная
продукция
       
         Руб.
475339
632441
780552
3 Себестоимость
продукции
             Руб.
401066
545247
610959
4 Прибыль
         Руб. 
74328
87195
169593
5 Затраты на 1 руб.
товарной продукции
         Руб.        
  
0,84
0,86
0,78   
6 Рентабельность
продаж
            %
15,63
13,78
21,72
7 Средняя
 заработная плата
      
         Руб.
40251
43557
58508
 
Как правило, основной целью предприятия в условиях рынка является получение прибыли,  и не мене важной целью ООО «Альянс-тур» является обеспечение стабильной финансовой устойчивости в его работе. Это более сложная для достижения цель, которая включает в себя не только получение прибыли, но и устойчивое ее получение, а добиться этого не так-то просто. Из приведенной выше таблице видим, что на предприятии достигается принцип экономичности, существует финансовая устойчивость и прибыль. По анализу заработной платы видно, что  фонд оплаты труда  за три года увеличился на 18257руб, это в свою очередь показывает, что с ростом производительности труда создаются условия для повышения уровня его оплаты, притом, что среднесписочная численность работающих не менялась. Показатели прибыльности (рентабельности) предприятия также показывают и характеризуют предприятие как прибыльное, из таблицы видно, что прибыль с 2003 по 2005 год увеличилась в два раза, а значит, значение этого показателя считается признаком финансового благополучия,  так как хорошая оборачиваемость обеспечивает увеличение объемов продаж и способствует получению более высоких доходов. 
Дружеское отношение и общность интересов, взаимное сочувствие между работниками предприятия также в высшей степени важны. В  коллективе фирмы «Альянс-Тур» существует дружеская атмосфера.
На данном предприятии среди сложившихся различного рода ритуалов, следует выделить церемонии чествования и празднования юбилеев, успехов компании, публичного поощрения.  Хорошо организованные такого рода мероприятия закрепляют ценности, способствуют запоминанию работниками своих героев. А именно герои являются важным составным элементом культуры.
Находясь в фирме «Альянс-Тур» понятно, что каждый сотрудник выполняет свой круг обязанностей, согласуя свою деятельность со всеми структурными единицами предприятия, что приводит к оперативному реагированию на изменяющиеся условия рынка туристического бизнеса. В результате повышается мобильность и устойчивость всего предприятия.
Из вышесказанного о предприятии «Альянс-Тур»,  оценки деятельности предприятия в целом, на основе комплексного анализа конечных итогов его эффективности видно, что предприятие  многопрофильное, несмотря на то, что работает всего  шесть человек, включая руководство.  Экономическая суть эффективности предприятия состоит в том, что на каждую единицу затрат работники добиваются существенного увеличения прибыли. Это на сегодня и выделяет малые предприятия на рабочем рынке труда.

2.2Особенности  процесса проведения деловых совещаний в
турфирме «Альянс-Тур»
Управление представляет собой не что иное, как настраивание других людей на труд (Ли Якокка).
Как уже говорилось о деятельности предприятия, оно многогранно, но главная цель «Альянс-Тура» — это в наибольшей степени удовлетворять запросы клиента по организации различных видов отдыха в максимально большем количестве стран, климатических зон и т.д.
Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение  деловых совещаний. Именно на эту работу руководитель предприятия  ООО «Альянс-тур» тратит до 50 % своего рабочего времени.   
Исследуя   вопрос  проведения     совещаний на предприятии, хочется отметить, что  деловые совещания это один из самых ответственных видов деятельности и важный фактор, влияющий на организацию режима работы коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия участников совещания и, как следствие, на весь коллектив. Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.
Для ООО «Альянс-Тур» деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии.
Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:   сбор и переработка информации; координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников; принятие решения. Хочется отметить следующие правила ведения переговоров:
На важных переговорах и даже при разговоре двух партнеров очень большое значение имеет деловое общение и деловой этикет. На предприятии создание желаемой обстановки для переговоров в значительной степени определяется той обстановкой, в которой они проходят: уютное помещение, доброжелательное отношение, умение передать практические навыки по какому-то  частному вопросу.
Существует множество обстоятельств, на первый взгляд незначительных, учет которых позволяет, во-первых, создать требуемую обстановку и, во-вторых, скрыто накапливать психологические преимущества над партнером. Многие из этих преимуществ действуют на подсознание партнера, в результате чего возникает аттракция. Это в первую очередь создается имиджем данного предприятия, коллектив маленький, но с повышенной включенностью в дело, их корпоративной культурой, техническим оснащением кабинетов, действует положительно на партнера, что предприятие является прибыльным, с таким можно налаживать контакты, развивать деятельность без срывов.
Деловой этикет, т.е. обстоятельства, закономерности и правила скрытого управления используются, как основные правила ведения переговоров. Каждый участник ООО «Альянс-тур» заинтересован в этом процессе, каждый участвует в нем по мере его надобности.
Предприятие  проводит совещания по периодичности — раз в квартал. По форме проведения – собрания или заседания. По форме ведения -  свободные. По принадлежности к сфере общественной жизни – деловые. По масштабам – местные, районные и внутренние. Особо выделяется  грамотный   стиль  деятельности  руководителя  при общении с партнерами.
Оперативные совещания проводятся еженедельно, по понедельникам, в 9-00 часов, так как их целью является  получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятии оперативных решений и контроль их использования. Участники такого совещания – это генеральный менеджер, главный бухгалтер, менеджер по работе с зарубежными странами и маркетингу и менеджер по маркетингу, рекламе и работе по странам СНГ и России.  Оперативное совещание длится 20-30минут. Каждый затрагивает вопрос о проделанной работе прошедшей недели, принятых решениях, их мобильности и правильности тактики выбора. Коротко о хозяйственных вопросах, и предстоящих планах на будущую неделю и декаду.   Особенность  оперативного совещания на данном предприятии – общение коллег по общим для всего коллектива проблемам. Это совокупность основных  убеждений, которые оказались достаточно эффективными, чтобы считаться ценными, потому передаются новым членам коллектива в качестве правильного образа восприятия, мышления и отношения к конкретным проблемам. Они включают в себя как неформальные (запреты, табу, обычаи, традиции кодексы и чести и т.д.) так и формальные правила (конституции, законы, права собственности и т.д.), а также систему санкций за их несоблюдение. Каждый участник получает информацию и планы руководителя о работе и предстоящих делах, и соответственно приказы и поощрениях и наказаниях.
Также проводятся и проблемные совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.
Проведение делового совещания в ООО «Альянс-тур» выглядит следующим образом. Участники совещания оповещаются о предстоящем совещании. Это делает референт предприятия, телефонным звонком, или телефонограммой, назначая встречу, как правило, используется время, удобное для руководителя ООО «Альянс-тур».  Регламент проведения не утверждается, повестка дня тоже не оговаривается, Участники совещания собираются в офисе директора, поскольку он оснащен достаточным количеством стульев, хорошо освещен, и проветриваем. При рассаживании гостей не соблюдается правило делового этикета совещания: размещения в пространстве относительно друг друга, поскольку свободные места занимаются по мере прибытия участников. На столах лежат блокноты и ручки, папки с символикой фирмы.
В  начале общения, если проходит первая встреча деловых партнеров, соблюдаются, ряд правил, диктуемых элементарной вежливостью, но имеющих некоторую специфику, поскольку руководитель — это лицо фирмы. После приветствия и представления делается краткая пауза (небольшое отступление от темы, для расслабления) – чтобы  партнер имел  возможность включиться в общение. Без детализации называются проблемы предстоящих переговоров.  В ходе переговоров, референт фирмы  предлагает кофе, минеральную воду и тому подобное, по окончании, если руководитель считает нужным, потому что иногда в ходе совещания, возникают противоречия и конфликты — фуршет. Излишняя роскошь не допустима, т.к. она, вполне вероятно, вызывает подозрения, что фирма стремится «пустить пыль в глаза».   Собственно переговорный процесс отвечает общим принципам – равноправие, демократичность,  формальность и  деловой подход, но иногда для достижения цели, время проведения совещания затягивается, никто не может высказаться по этому поводу, т.к. вначале не оговорено время на каждый вопрос, и время окончания совещания.
Вывод: совещание – процесс сложный и при его проведении учитывается огромное количество психологических закономерностей и правил. Первое,  что делается в фирме ООО «Альянс-тур» — это ищется возможность выработки альтернативы, потому что не всегда приглашенные участники совещания одобряют предложения выступающего руководителя ООО «Альянс-тур». При подведении итогов обсуждения учитывается согласие всех с  принятым решением, и в правильности реакции  участников совещания.
При проведении совещания по организации путешествия, дается информация о возможности свободного доступа к туристским ресурсам.
Этот процесс совещаний в ООО «Альянс-тур» самый плодотворный, так как не требует дискуссий, сама проблема всегда выражена ясно, число участников этого переговорного процесса, как правило, два, три человека, сами участники заинтересованы в предмете обсуждения, мнения согласованы. Решения, принятые в ходе совещания прогнозируют эффективность. Совещание может провести как директор предприятия, так и опытный менеджер по маркетингу.
Как показал анализ, деловая беседа, деловое совещание, деловые переговоры, проводимые на предприятии ООО «Альянс-тур»– имеют свои особенности и в задачах, и в целях, и особенно в построении, и знание этих особенностей дает возможность сформулировать необходимые умения для построения проведения, умения применять необходимые деловые и этикетные средства, что в итоге  приводит к эффективности делового общения и тем самым всей профессиональной деятельности предприятия.  Анализируемые деловые  беседы, переговоры, совещания -  проводятся в определенной профессиональной среде, и каждый из участников знает и выполняет свою «социальную» роль. Каждый из деловых процессов имеют свою конкретную задачу и цель (обсудить, составить мнение, принять решение т.д.), но в то же время эти задачи и цели близки тем, что это задачи и цели делового, профессионального общения определенного круга специалистов, деловых людей, причем в процессе делового общения эти цели и задачи нередко переплетаются, дополняя друг друга. По цели высказывания деловые совещания, переговоры и беседы носят информационный характер, воздействующий на аудиторию, дают необходимые профессиональные сведения, создающие определенное мнение и настраивают на решение определенных проблем.
    продолжение
--PAGE_BREAK--