МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕУЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
УХТИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙУНИВЕРСИТЕТ
КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯНА ПРЕДПРИЯТИИ
Контрольная работа
По дисциплине:
ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА
Выполнил:
Студент ФБО 6 курса
Специальность: ЭТК – 04
Довыденко Д.В.
Ухта 2011
План
1. Требования коформлению реквизитов международного письма
2. Составитьписьмо-запрос на поставку товара иностранному партнеру и ответ на него
3. Составитьписьмо-извещение в связи с ненадлежащим выполнением договорных обязательств(условий контракта) иностранным партнером или российским
Библиографический список
1. Требования к оформлению реквизитовмеждународного письма
Оформление деловойкорреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмамии международными организациями характеризуется рядом особенностей. Коснемсяоформления наиболее распространенного вида корреспонденции — делового письма.При общей тенденции к унификации форм, использованию устойчивых речевыхконструкций, стандартной терминологии и стремлению к широкому применениюсредств механизации и компьютеризации в делопроизводстве различий в оформленииделового письма немало. Прежде всего это касается формуляра документа и составареквизитов. Можно выделить следующий типовой состав зон:
Заголовок письма (IssuerField),
2. Ссылка на данныеполучателя и отправителя (Reference Line)
3. Дата (Date)
4. Адресат (Address)
5. Указание на конкретноелицо (Attention Line)
6. Обращение (Salution)
7. Общее содержаниеписьма (Subject Line)
8. Текст письма(Body of the Letter)
9. Завершающая формулавежливости (Complimentary Close)
10. Подпись (Signature)
11. Приложения(Enclosure)
12. Указание на рассылкукопий (СС Notation)
Краткие сведения оразмещении и оформлении реквизитов по зонам изложены ниже. В случае отсутствияуказаний по оформлению отдельных элементов реквизитов рекомендуетсяориентироваться на требования, оговоренные ГОСТ Р 6.30-97, и приведенныепримеры.
Требования коформлению реквизитов.
Реквизит 1. Заголовокписьма. Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес суказанием индекса, номера телефона, телекса и телефакса. В заголовке можетсодержаться указание о роде деятельности фирмы, характеристика ее как корпорацииили компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd.), например: Mitchell Diesel, Ltd.;
InternationalOffice Equipment, Inc,
Помимо предоставленияфактической информации о фирме, заголовок определенным образом характеризует еес другой стороны: необычная форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы (аиногда и ее девиз), применение цветной краски, использование особой бумаги — все это создает своеобразный образ фирмы. Читая письмо, вы, безусловно, преждевсего интересуетесь его содержанием, однако невольно обращаете внимание и наоформление заголовка, которому мысленно даете оценку, иногда перенося ее и надеятельность самой фирмы. Удачное расположение компонентов заголовка, егооригинальная эмблема способствуют созданию благоприятного впечатления о фирме утех, кому направлено письмо. В целях экономии времени при печатании реквизитапоощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаковпрепинания.
Реквизит 2. Ссылка наданные получателя и отправителя. Приводятся инициалы составителя и оформителяписьма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индексдела, например:
Your reference (или: Your ref.) — Вашассылка HND/RP HND/RP Our reference (или: Our ref.) — Наша ссылка LA/DK/187 LA/DK/187
Реквизит 3. Дата.Встречаются две разновидности оформления дат — британская и американская.Британский способ подобен словесно-цифровому способу, принятому в российскомделопроизводстве и применяемому в финансовой документации с некоторымивариациями:
15 Feb. 200… 15February, 200… 15th February, 200...
Способ обозначения даты,принятый в США, иной и строится по схеме: February 15th, 200… February 15,200...
Перед числительным,обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы все более заметнойстановится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловойкорреспонденции, поэтому можно встретить и такое написание даты: 4 August 2000.Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, посколькуцифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в различныхстранах. Так, дата 2/5/2000 будет воспринята представителем американской фирмыкак 5 февраля 2000 года, а представителем британской фирмы — как 2 мая 2000года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах: США 2 / 5 /2000 месяц день год
Великобритания 2 / 5 /2000 день месяц год
Допускается сокращениеназваний некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании. Замена цифровымобозначением названий месяцев в англоязычных странах не принята. Знакипрепинания в обозначении дат допускается не указывать. Международнойорганизацией по стандартизации (ISO) в связи с компьютеризациейделопроизводства рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элементыобозначения приводятся в следующей последовательности: год, месяц, день.Например: 2000-12-31 или даже — 20001231.
Реквизит 4. Адресат.Распространенными вариантами адресования письма являются: адресование фирме(при этом возможен случай, когда в названии фирмы указана фамилия) иадресование должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда онанеизвестна, когда адресат мужчина и когда женщина). Если письмо направляетсяфирме, то сначала указываются ее название, затем адрес в такойпоследовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначениепочтового района (при необходимости). При адресовании письма в США приводитсясокращенное название штата, при адресовании в Англию — название графства.Последней строкой указывается страна. Например:
Continental Supply Company
312 Sixth Avenue
New York, NY,11011
U.S.A.
Указание в адресе штата играфства связано с тем, что сама фирма или ее филиал, возможно, расположены впровинциальном населенном пункте, названия которых нередко повторяются.Названия графств и штатов могут приводиться в сокращении. В том случае, когда вназвании фирмы указана фамилия (несколько фамилий), перед названием приводитсяслово Messrs. например: Messrs John Brown and Co., Ltd.
При адресовании письмауправляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес пишется по образцу:
The Manager
The Hong KongBanking Corporation
Если письмо адресуетсяуправляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этомслучае фамилия приводится первой, затем указывается должность: Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld Home Appliances, Inc.
Приведенные способыхарактерны для адресов письма менеджеру или президенту компании. Приадресовании письма сотруднику меньшего ранга указывают фамилию сотрудника,затем название фирмы, по возможности название отдела и, наконец, полный адрес.
Если письмо адресуетсямужчине, то перед его фамилией следует писать Mr — сокращение от ель Mister (MrAlan White; Mr D. C. Robinson и т. п.). адресовании делового письма замужнейженщине следует указывать Mrs — сокращение от слова Mistr Для незамужнейпишется полностью Miss (Mrs RoseSSt Mrs C. Davies, Miss G. Palmer). Вместоуказания Mrs 1 Miss можно применять универсальное сокращение.
При печатании реквизитаиспользуют минимальное число знаков препинания.
Реквизит 5. Указание наконкретное лицо. Реквизит предназначен для того, чтобы в случае отсутствияфамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица,кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного ЛИЦАнеизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.
Строка с указаниемдолжности или фамилии помещается непосредственно под адресом и особо выделятся(печатается другим шрифтом, в разрядку, подчер кивается), например:
Messrs Blackand Sons,
115 ChurchillAvenue
Maidstone,Kent
ZH8 92B
Great Britain
Attention: Mr P.Wilson
Gentlemen
Использование знаковпрепинания в реквизитах — минимальное.
Реквизит 6. Обращение.Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу,являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левойстороне бланка письма под внутренним адресом и пишется на отдельной строке. Вделовой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей«тональностью». В письмах к фирмам и организациям обычно употребляютсяследующие формулы:
Если письмо адресуетсякакой-либо фирме, то обычно употребляются обращения Gentlemen:, Ladies:.Подчеркнуто официально звучат обращения: Sir:, Madam:, Sirs:, Mesdames:. Такжеофициальными являются обращения: Dear Sir:, Dear Madam:.
Обращение с указаниемфамилии звучит менее официально: Dear Mr Alien:; Dear Mrs Alien:.
Есть различие вупотреблении знаков препинания в формуле обращения: в США используют двоеточие,в Англии — запятую (Dear Sir:, Dear Mr Smith:,).
Реквизит 7. Общее содержаниеписьма. В отечественном делопроизводстве реквизит носит название«заголовок к тексту». Реквизит в сжатой форме ориентирует деловогопартнера в содержании письма. В англоязычных странах он нередко опускается.
Общее содержание письмапредваряет основной текст, размещается на отдельной строке и всегда выделяется,например:
Order № 1234for Snow Racers
We have receivedyour letter...
Другой вариант оформленияреквизита выглядит так:
Subject:Up-to-date List of Addresser
Re: Policy№714056
In re: Letter of Credit №12/146
«Re» — этосокращенное выражение «inre», что означает «по делу»,«касательно», «относительно».
В реквизите поощряетсяоткрытая пунктуация.
Реквизит 8. Текст письма.Основной реквизит делового письма печатается ниже указания на его общее содержаниечерез 3-4 интервала. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно два: впервом содержится смысловая часть документа, во втором приводитсязаключительная фраза вежливости.
Смысловая часть должнаизлагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностьюлексики, быть логичной и убедительной.
Заключительная фразавежливости носит стереотипный характер. Вот ряд примеров фразы вежливости: Yourprompt reply be appreciated (Мы были бы благодарны за ваш скорый ответ); Pleaseaccept thanks in advance (заранее примите нашу благодарность): With my personalregards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания) и т. п.
Если письмо носитхарактер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречаетсясокращение R. S. V. R., которое означает: «пожалуйста, ответьте».
Знаки препинания в текстеписьма употребляются в соответствии с правилами пунктуации.
Реквизит 9. Завершающаяформула вежливости. Реквизит размещается непосредственно под текстом письмасправа. Формула вежливости может носить строго официальный, официальный и менееофициальный характер. Приведем соответствующие примеры:
русский эквивалент
Yours faithfully,
Yours truly, строгоофициально С уважением
Yours verytruly,
Yours verysincerely,
Yours sincerely,официально С уважением. Ваш
Sincerelyyours,
Very cordially
Yourscordially, менее официально Искренне Ваш
Cordially yours,
При печатании реквизитапоощряется открытая пунктуация.
Реквизит 10. Подпись.Реквизит помещается под формулой вежливости. При этом отдельной строкойприводится название фирмы, совпадающее с приведенным в заголовке. Затемприводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда включается иназвание отдела, например:
Dennis J.Stenberg, Manager
L. К. Thompson Manager
Export Department
Рекомендуется открытаяпунктуация.
Реквизит 11. Приложение.Реквизит размещается в левой нижней части документа отдельной строкой.Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращенно — Encl., илиЕпс.), например:
Enclosure:Contract
Encl: 1. Contract
2. Cheque.
Нумерация и расстановказнаков препинания осуществляется в соответствии с приведенными примерами.
Реквизит 12. Указание нарассылку копий. При необходимости рассылки письма нескольким адресатам в левомнижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение СС иставится двоеточие. СС означает carbon copy, т. е. «копия». Затемуказываются фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии,например:
СС: MrJelfrey H. Winston.
Mr RobertBaily
СС: Regional Sales Department
Использование знаковпрепинания — минимальное.
2. Составитьписьмо-запрос на поставку товара иностранному партнеру и ответ на него
Письмо-запрос (inquiry,или enquiry) компания посылает, когда хочет:
— получить подробнуюинформацию о товарах (goods);
— узнать, имеются ли они вналичии (availability of goods);
— уточнить время и срокипоставки (delivery dates);
— получить информацию обусловиях поставки и скидках (terms and discounts), способе транспортировки(method of transportation), страховании (insurance);
— получить информацию о ценахна товары (prices of goods);
— получить каталоги(catalogues) и образцы товара (samples of goods), и т. п.
При написанииписем-запросов следует, как можно более подробно изложить суть вопроса (to givefull details), что позволит Вашему деловому партнеру сократить время насоставление ответа.
Письмо-предложение
(Offer)
Письмом-предложениемпоставщик (the Supplier) обычно отвечает на письмо-запрос. Отвечая на общийзапрос, он благодарит за проявленный интерес и обычно прилагает прейскуранты(price-lists), каталоги (catalogues) или условия типового договора (TypicalContract). Ответ на специальный запрос предусматривает ответы на все вопросыпотенциального клиента.
Структураписьма-предложения:
1. Повод написания.
2. Ответы на вопросыпотенциального заказчика.
3. Дополнительныепредложения.
4. Выражение надежды назаказ.
Отвечая на вопросы,следует дать точное описание товара, по возможности сопроводить егофотоматериалами и/или рисунками и/или образцами (samples). При определении цены(price) учитываются возможные скидки (discounts). Отдельно решаются вопросырасходов на упаковку (packing), транспортных расходов (transportation costs),условий поставки (terms of delivery) и оплаты (terms of payment). Письма-предложенияпосылают также без предшествующего запроса, если поставщик желает привлечьвнимание потенциальных клиентов или найти новых заказчиков на конкретныепродукты (special products) или их ассортимент (range). Твердое предложение(firm offer) предусматривает особые условия, например, конечный срок (deadline)получения заказа и систему скидок в зависимости от количества товара и другихусловий.
Пример: письмо — запрос
Dear Sirs,
We were very pleased toreceive your order for goods to the value of$2300.
As this is our firsttransaction with you, will you kindly send us the names of firmsor a bank towhom reference can be made.
As soon as these inquirieshave been satisfactorily settled, we shall be pleased to send on your order.
We sincerely hope thatthis is the beginning of a long and pleasant business association. We shallcertainly do our best to make it so.
Yours faithfully.
(Уважаемые господа,
Мы были очень рады получить Ваш заказотносительно товаров к ценности 2300 of$. Поскольку это — наша первая сделка сВами, будете Вы любезно посылать нам названия фирм или банка, которому можетбыть сделана ссылка. Как только эти запросы были удовлетворительно улажены, мыбудем рады послать на Вашем заказе. Мы искренне надеемся, что это — началодлинной и приятной деловой ассоциации. Мы конечно приложим все усилия, чтобысделать это так. Искренне Ваш)
Письмо – ответ
Dear Sirs,
In reply to your letter of28th October we refer you to Trent & Son Ltd. Bristol and The Bank of Walesand Ireland, Cardiff, who will be pleased to give you the information yourequire.
Yours faithfully
(Уважаемые господа,
В ответ на ваше письмо от 28-огооктября мы отсылаем Вас к Trent & Son Ltd. Бристоль и Банк Уэльса иИрландии, Кардиффа, кто будет рад дать Вам информацию, которую Вы запрашиваете.
Искренне Ваш)
3. Составить письмо-извещение в связис ненадлежащим выполнением договорных обязательств (условий контракта) иностраннымпартнером или российским
реквизит международноеписьмо
Обязательными реквизитамиписьма-извещения являются: наименование организации, справочные данные оборганизации, код организации, основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (присоставлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.
/>
Регистрационный Фабрика
Штамп бланка
223445, г. Омск
Отдел сбыта ул. Речная, 26
10.04.93 № 63-02/23
На № от
По заключенному договору от 30.10.92.Вы были обязаны поставить в 1 квартале 1993 года кожаной фурнитуры на общуюсумму __________ руб. Фактически ее сдано на сумму ___________ руб. Такимобразом, Вами недопоставлено продукции на сумму ______ руб. Согласно п.2договора за недопоставку продукции уплачивается неустойка в размере 2% суммынедопоставки, т.е. _______ руб. Указанную сумму просим перечислить на наш расчетныйсчет. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж.
Заместитель директора Подпись И.О.Фамилия
Библиографический список
1. Басаков, М.И. Какправильно подготовить и оформить деловое письмо / М.И. Басаков. – М.:Изд.-торг. корпорация «Дашков и К», 2006.
2. Демин, Ю.М.Современное деловое письмо / Ю.М. Демин. – М.: Бератор, 2004.
3. Кирсанова, М.В.Деловая переписка: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Н.Н. Адонина, Ю.М. Аксенов.– М.: ИНФРА-М, 2005.
4. Кутний, Е.А.Бизнес-корреспонденция на английском языке / Е.А. Кутний. – М.: Изд. АСТ.
5. Тейлор, Ш.Деловая переписка и образцы документов на английском языке / Ш. Тейлор. – М.:Проспект, 2002.