Выиграть еще до переговоров
Участвовать в переговорах должен практически каждый человек,работающий в компании и взаимодействующий с людьми, поскольку именно такимспособом сегодня решают различные проблемы: обсуждают размер заработной платы,продажи, финансы, товары, ресурсы, распределяют ответственность, принимаютрешения, получают необходимую информацию и т.д. Многие переговоры ведутсяофициально, в специально оборудованных помещениях офиса, залах заседаний.
Это встречи на разных уровнях, в обсуждении участвуют какотдельные сотрудники, так и целые команды, при этом затрагивая сложные правилаи законы. Однако официальной обстановка бывает не всегда: зачастую переговорыимеют довольно свободный характер.
Можно сказать, что процесс переговоров сложен, многогранен исостоит из различных уровней. С одной стороны, переговоры – это процесс, в ходекоторого стороны пытаются найти такой вариант соглашения, который будетмаксимально соответствовать их целям и интересам. Важно уметь искать вариантырешения, оценивать их и сравнивать, выбирать и согласовывать наиболее выгодныйиз них. Грамотная подготовка, сбор и анализ информации, планирование этапов,выбор удачной стратегии поведения и тактики имеют значение.
С другой стороны, переговоры – процесс коммуникации двух и болееучастников. Соответственно, успех будет зависеть от того, насколько стороныготовы слушать и понимать друг друга, насколько грамотно умеют выявлять мотивыи потребности, подбирать аргументы и убеждать. Получается, хороший переговорщик– это человек с высокой коммуникативной компетентностью.
Если подвести некий итог, то можно сказать следующее: переговоры –специфический вид межличностного взаимодействия сторон, тип совместнойдеятельности, ориентированной на разрешение споров или организациюсотрудничества и предполагающий совместное принятие решения, закрепленногописьменным или устным соглашением / договором. Переговоры всегда предполагаютналичие по крайней мере двух участников, интересы которых частично совпадают.
Можно выделить такие критерии переговоров:
общность интересов;
взаимозависимость;
ситуация неопределенности.
В данной статье мы рассмотрим методы, алгоритмы и инструменты,которые помогут управлять процессом переговоров. Особенно важными при поискевзаимовыгодных решений, на наш взгляд, являются навыки сбора и анализаинформации, планирования этапов, умение просчитывать ходы собеседника иформирование стратегии собственного поведения.
Итак, любые переговоры состоят из четырех основных этапов: 1)подготовка; 2) переговорный процесс (непосредственное обсуждение интересовсторон, двусторонний контакт); 3) завершение переговоров, подведение итогов,реализация достигнутых договоренностей; 4) анализ эффективности проведенныхпереговоров (прежде всего с точки зрения достижения целей и поведения ихучастников, т.е. насколько ожидаемы и желательны были их реакции и действияпосле завершения переговоров).
Подготовка к переговорам
Авраам Линкольн однажды охарактеризовал распределение времени наподготовку по сравнению с самим действием следующим образом: «Если бы у менябыло девять часов для того, чтобы срубить дерево, шесть из них я бы точил свойтопор». Этими словами президент хотел подчеркнуть важность этапа подготовки кчему-либо, поскольку от него во многом зависит исход самого дела, каким бы онони было. В современных условиях вероятность заключить выгодное соглашение напереговорах, к которым не готовился, весьма низкая. В таком случае управлятьситуацией будет более опытный переговорщик.
Можно выделить три вида этапа подготовки.
Перечислим их и поговорим о том, для чего нужен каждый из них.
1. Информационная подготовка, как и следует из ее названия,заключается в сборе всех необходимых сведений, которые могут понадобиться напереговорах. Во-первых, это данные о компании партнера по переговорам, ееистории и положении на рынке.
Во-вторых, необходимо владеть информацией о личностныхособенностях человека, который будет представлять другую сторону, егосклонностях и навыках ведения переговоров.
В-третьих, нужно иметь полное представление о собственныхвозможностях и разработанную альтернативу на случай, если процесс переговоровбудет сильно отличаться от предполагаемого и соглашения, которое планировалосьизначально, достигнуть не получится.
2. Организационная подготовка: определение, уточнение исогласование темы переговоров, чтобы не получилось так, что одна сторона пришлана переговоры решать одну проблему, а другая – совершенно иную. Зачастуюподобные факты выясняются уже на встрече. Необходимо заранее определить исогласовать время ее проведения, состав участников, их полномочия. Это зависитот характера и темы переговоров, а также от того, кто будет представлять другуюсторону.
Также стоит подготовить все необходимые документы и информационныематериалы, которые могут понадобиться за столом переговоров. Они должны бытьпод рукой, чтобы можно было использовать их для аргументирования своей позиции.Кроме того, стоит позаботиться о месте проведения встречи.
3. Психологическая подготовка. Несмотря на хорошуюинформационную и организационную подготовку, если мы не будем достаточноуверены за столом переговоров, не сможем контролировать свои эмоции и верить вуспешный исход дела, то убедить собеседника не получится.
Предлагаем следующую схему подготовки (формирования правильногопсихологического настроя и уверенности в себе), которая включает:
выработку установки на успех;
развитие навыков поддержания эмоционального равновесия;
умение управлять стрессом.
Все вышеперечисленное может существенно повлиять на дальнейший ходпереговоров.
Если распределить подготовительные действия по этапам, то общийалгоритм будет состоять из семи этапов:
1) сбор информации о компании, с представителем которой необходимовести переговоры (ее положение на рынке и возможности);
2) поиск информации о лице, которое будет вести переговоры (еголичные особенности и опыт);
3) SWOT-анализ (определение сильных и слабых сторон компаний,возможностей и проблем);
4) постановка цели переговоров;
5) определение альтернатив и средств достижения цели (запасные вариантыи тактики);
6) выбор стратегии поведения;
7) формирование правильного психологического настроя и уверенностив себе.
Особое внимание мы уделим такому инструменту, как SWOT‑анализ,его применению на этапе подготовки к переговорам, а также подробно ознакомимсясо стратегиями поведения в переговорах, возможностями и проблемами,возникающими при реализации каждой из них. Все это поможет вам тщательноподготовиться к переговорам и понизить «индекс непредсказуемости» во время ихпроведения.
Итак, после того как вы собрали всю необходимую информацию окомпании партнера по переговорам и об участниках переговоров с другой стороны,можно приступать к SWOT‑анализу.
SWOT-анализ необходим при подготовке к переговорам для выработкиоптимальных стратегий поведения с учетом взаимоотношений оппонентов, их сильныхи слабых сторон, возможностей и угроз. В обычном виде алгоритм выглядитследующим образом:
составление списка сильных и слабых сторон (своих и другойстороны);
формирование списка опасностей и возможностей;
установление связи между различными элементами списков.
SWOT-анализ проводят в два этапа: 1) анализ действующих факторов(табл. 1);
/>
2) поиск конструктивного решения (табл. 2).
/>
Следует иметь в виду, что аналитическая работа отнимает много сили времени, в результате чего этих ограниченных ресурсов может не хватить наостальные этапы. Чтобы не потратить слишком много времени и не лишить себявозможности уделить достаточно внимания остальным аспектам подготовки,рекомендуется не делать эти списки слишком длинными, а ограничиться несколькимиосновными позициями в каждом.
Если предстоящие переговоры не представляют большогостратегического значения и сложности для переговорщика, то можно вместо SWOT-анализапросто подготовить ответы на следующие вопросы.
Какие можно выделить слабые и сильные места у обеихсторон?
В чем мы зависим от оппонента? В чем он зависит от нас? 1
Если соглашение не будет достигнуто, как это отразится наобеих сторонах? Какие последствия повлечет за собой провал переговоров?
Есть ли у нас / у другой стороны какие-либоальтернативные решения?
Следует ли ждать манипуляций или разного рода «силовыхигр»? Возможно ли нечестное поведение за столом переговоров другой стороны? Какэтому противостоять? 2
Какими полномочиями обладает оппонент? 3 [6] Цель – образбудущего результата. Чтобы правильно ее поставить, необходимо:
знать, что именно вы хотите получить от переговоров;
представить себе это желаемое в более широком аспекте(ответив на вопросы «Что может случиться, если результат будет иным?»,«Желаемый результат – это единственный способ достижения цели или естьдругие?»);
знать, что заставляет вас стремиться к этой цели;
убедиться, что цель позитивна, максимально ееконкретизировать (в финале должно быть предельно ясно, достигли вы ее или нет).
Таким образом, цель должна быть:
конкретна;
измерима;
достижима;
согласована со стратегическими целями компании;
определена во времени.
После того как мы провели мониторинг и анализ ситуации, поставилицель, необходимо узнать о возможных стратегиях поведения в переговорах ивыбрать наиболее подходящую.
Ниже перечислены некоторые из возможных и их виды.
1. Соперничество – стремление удовлетворить собственные интересы вущерб интересам других:
давление;
манипуляция.
2. Уступчивость (приспособление) – желание удовлетворитьпотребности других в ущерб собственным интересам.
3. Избегание (уклонение) – стремление избежать конфликта любойценой (собственные интересы при этом обычно игнорируют). Основывается напонижении своих стремлений и принятии позиции оппонента.
4. Компромисс – поиск приемлемого решения, частично удовлетворяющегоинтересы обеих сторон. Предполагает взаимные уступки в важных и принципиальныхвопросах.
5. Сотрудничество – стремление выработать решение, полностьюудовлетворяющее интересы обеих сторон.
Рассмотрим возможности и угрозы каждой из вышеописанных стратегий(табл. 3).
/>
Итак, как мы видим, сотрудничество является наиболее эффективнымспособом ведения переговоров. Для переговорщика, ориентированного на даннуюстратегию, характерно:
отделять личность от проблемы;
исходить из того, что у проблемы есть множество решений;
стараться понять, что стоит за позицией другой стороны(почему они хотят именно этого);
активно искать взаимоприемлемые решения, не тратя времяна споры и конфликты;
проявлять конструктивность в готовности выслушать ипринять точку зрения другой стороны, в умении задавать вопросы и обобщатьрезультаты достигнутого;
стараться не допускать исхода, при котором одна сторонапроигрывает, а другая побеждает (или проигрывают обе стороны) [7].
Профессиональный и успешный переговорщик всегда уделяет внимание исчитает важным создание и содействие конструктивной атмосфере и уважительнымотношениям в ходе переговоров. Атмосфера раздражительности и формализмаявляется серьезным препятствием. Именно поэтому стороны пытаются создатьатмосферу доверия, доброжелательности и надежности. Примерами тактик в этойобласти являются:
внимание к мнению каждого;
содействие непринужденным и искренним отношениям;
стремление не нанести вред своей репутации;
желание быть предсказуемым, не прибегать к помощи уловоки хитростей, не пытаться обмануть партнера;
умение отличить ролевое поведение (например, жесткоетребование) от личной добропорядочности и взаимного уважения [6].
Помните об этих рекомендациях, и тогда вы сможете все переговорыпроводить в психологически комфортной обстановке и выстраивать долгосрочныепартнерские отношения.
Еще великий полководец Александр Суворов сказал: «Тяжело в учении –легко в бою». Ваше желание обучаться, анализировать, разбираться и тщательноготовиться к переговорам поможет достичь необходимых договоренностей ичувствовать себя уверенно и легко.