Анатолий Георгиевич Пopшнeв, доктор экономическихнаук, профессор, член-корреспондент РАН, заведующий кафедрой маркетингаГосударственного университета управления.
Однойиз важнейших проблем организации менеджмента является определениецеленаправленности его системы, т.е. установление главной (общей) целисуществования фирмы. Цель — это желаемое состояние системы. Существуют два видацелей: развития и стабилизации.
Цели,составляющие общую цель фирмы, должны обладать рядом характеристик:
конкретностью(определенный результат);
обозримостью(краткосрочность, долгосрочность);
реальностью(достижимость);
взаимосвязанностью(согласованность с другими целями);
эффективностью(результативность и прибыльность).
Главное— определить цели, которые отвечают интересам фирмы, а следовательно, определитьфункции управления, реализующие эти цели.
Целиреализуются через функции управления. Реализация каждой функции обеспечиваетсясоответствующим управленческим подразделением, которое является структурнымэлементом системы управления. Обоснованность существования в системе управленияструктурных подразделений всегда определяется их функциями. В свою очередьэффективность работы каждого подразделения зависит от его внутренней структуры,элементы которой (группы и отдельные работники) определяются составляющимиданные функции операциями.
Функцииуправления порождаются разделением труда, объединяя однородные по характеру иобщности промежуточных целей элементы совокупного воздействия, т.е. отдельныеуправленческие работы. Чтобы назвать функции управления, необходимо определитьпризнаки однородности и общности целей, элементов целенаправленноговоздействия. Ни одна из функций сама по себе или простая сумма функций не даютпредставления об управлении. Только в неразрывном единстве, взаимодействии ониобразуют единый управленческий цикл.
Любаяфункция управления состоит из пяти видов управленческой деятельности, обладающихотносительной самостоятельностью:
планирования;
организации;
координации;
активизации;
контроля.
Каждыйпредыдущий вид деятельности является необходимой предпосылкой последующего, покаданная функция не будет полностью реализована. Значит, степень полнотыреализации функции управления зависит от комплексности управленческойдеятельности.
Чтобыпонять содержание каждой функции управления, необходимо представить ее каксовокупность указанных пяти основных видов взаимосвязанных управленческихдействий. Для ясности проиллюстрируем это на функции планирования приразработке конкретного плана. Этой работой занимается значительная группасотрудников. Для достижения цели (разработка плана) их деятельность необходимоспланировать, организовать, скоординировать, активизировать ипроконтролировать. На этом примере можно видеть различие понятий «планирование»как функции управления и «планирование» как ее составляющей, одного из пятиуправленческих действий этой функции. Точно так же, если группа сотрудниковразрабатывает систему поощрения работников фирмы, то их работу нужнопланировать, организовывать, координировать, активизировать (поощрять) иконтролировать. То есть при выполнении функции управления «активизация»работников нужно активизировать.
Рассмотримтеперь виды управленческих действий.
1.Первый вид — планирование, т.е. определение оптимального результата призаданных ограничениях по времени и ресурсам. В любом управленческом решении, распоряжениивсегда есть ответы на вопросы: кто должен сделать, что, сколько и когда.
2.На вопрос, как сделать, позволяет дать ответ второй вид управленческойдеятельности — организация, т.е. определение путей, методов и средствдостижения поставленной цели. При анализе реализации функций необходимо самымсерьезным образом проверять, на каком иерархическом уровне руководствареализуется стратегия организации, а на каком — тактика.
3.Третий вид — координация, или гармонизация, т.е. установление гармонии всовместном труде участников планируемого процесса. Анализируя функции по этомувиду деятельности, необходимо обратить внимание на время реализации. Какправило, на практике этот вид управленческой деятельности осуществляется в ходепроизводственного процесса, а не до его начала. Отсюда огромное количество такназываемых пятиминуток, длящихся зачастую по несколько часов. Поэтому прианализе функций целесообразно обратить внимание на протоколы различныхсовещаний, на которых в основном в оперативном порядке решаются вопросы координации.
4.Четвертый вид — активизация, или стимулирование, т.е. создание таких условийтруда, при которых каждый работник трудился бы с наивысшей отдачей.
5.Пятый вид управленческой деятельности — контроль — должен быть особеннотщательно выполнен. На практике, к сожалению, происходит смешение контроля иучета. Часто вместо того, чтобы прогнозировать ход работ, значительную частьвремени расходуют на выявление причин срыва заданий. Контроль — это преждевсего прогнозирование отклонений и своевременное их предупреждение. Недопустить отклонений — вот главная задача совершенной системы менеджмента.
Менеджментпредполагает комплексность в реализации функций управления. Для эффективностименеджмента необходимо рассмотреть:
всюсумму функций, составляющих содержание управления, и установить степеньсоответствия этой суммы целям и задачам, стоящим перед данной конкретнойсистемой управления;
комплексностьреализации каждой функции по видам деятельности, скоординированность долейфункции при их реализации разными исполнителями и трудоемкость выполненияфункции с учетом равной напряженности труда;
процедурыреализации каждой функции в целях упрощения и совершенствования технологии ихвыполнения.
Анализэффективности реализации функции позволит также более четко определитьобязанности и права работников аппарата управления и на этой основеспроектировать более рациональную систему менеджмента.
Функцииявляются основой менеджмента. Состав и численность аппарата управления в целом,равно как состав и численность работников входящих в него подразделений, определяютсяфункциями управления и составляющими их операциями. Любое воздействие науправляемую систему может быть реализовано только через функции управления.
Деятельностьаппарата управления направлена на то, чтобы объединить в общем потокеуправленческого труда все относительно обособленные, хотя и неразрывносвязанные управленческие функции. Поэтому важное значение имеет анализфункционального аппарата менеджмента.
Анализфункций управления дает возможность систематизировать знания о динамике, темпахи направлениях развития, причинных связях и взаимосвязях функций, резервахсовершенствования их организации. Анализ функций управления — составляющаяменеджмента, а результаты анализа — основа для совершенствования существующейсистемы управления.
Выборобъекта анализа зависит от задач его проведения. Можно выявить виды работ, тесновзаимосвязанные и в то же время представляющие единую функцию управления, обосноватьобщесистемную информацию, распределение прав и обязанностей в системеуправления. В качестве объекта анализа принимаются функции всей системы, затемпроводится общий системный анализ. А при необходимости обоснованияспецифической информации за объект анализа берут подфункцию (функциональнуюподсистему), в состав которой входит этот круг работ.
Анализотдельных операций на рабочем месте проводится в тех случаях, когда нужновыделить работы, требующие равной квалификации управленческого персонала.
Содержаниеанализа функций управления состоит: в контроле за ходом их выполнения; оценкесоответствия подразделения функциям управления; выявлении резервовраспределения функций и их частей между подразделениями, а также прав иобязанностей между работниками управления; разработке мероприятий поиспользованию резервов.
Многогранностьанализа, необходимость поисков резервов на всех уровнях управления привыполнении каждой функции требуют строгого распределения ответственности междувсеми звеньями в проведении этой аналитической работы. Все подразделения ислужбы должны вести текущий, оперативный анализ и участвовать в изучении работыпо функциям или подфункциям, операциям. Выполнение комплексного анализазакрепляется за определенными службами (подразделениями по организацииуправления), которые должны координировать работу управленческого аппарата всоответствии с функциями, отвечающими стоящим перед ним целям и задачам.
Исходнымиданными для анализа могут быть: результаты анкетного опроса или интервью;наблюдение за ходом управления (фотографии рабочего дня, длительное наблюдениеза работой функционального отдела и т.д.); анализ документооборота; изучениенормативно-инструктивныхматериалов, отчетов о выполнении работ, заключенийкомиссий, протоколов совещаний, собраний и др.
Впроцессе анализа функций управления изучаются:
соответствиецелей управляемого объекта содержанию работ по функциям управления;
содержаниеработ каждой функции по уровням управления;
распределениефункций управления по подразделениям;
распределениеправ и обязанностей между работниками аппарата управления;
связифункций управления.
Всеэто основные направления анализа функций управления. Независимо от объекта, методови направлений проведения он должен осуществляться в строгой последовательности:составляется программа анализа, проводятся отбор исходных данных и их изучение,обобщаются результаты анализа и даются соответствующие рекомендации.
Результатыанализа функций управления могут быть выражены в виде:
функциональной(экономико-организационной) модели управления, которая отражает взаимосвязь функцийуправления и конкретных исполнителей;
функциограммы(функциональной диаграммы), которая показывает, как связаны между собойподразделения в статике;
графикавыполнения работ (сетевого или календарного), отражающего динамику выполненияработ и их взаимосвязь.
Результатоманализа могут быть мероприятия, направленные на:
отделениевспомогательных и рутинно-расчетных работ;
рационализациюсвязи между работниками и исполнителями;
выделениеобщих работ для системы управления в целом, результаты которых используютсявсеми подразделениями;
выделениекоординирующих межфункциональных работ.
Такимобразом, основными направлениями анализа функций управления являютсяисследование всей их суммы, которая составляет содержание управления, установлениестепени ее соответствия целям и задачам, стоящим перед объектом управления, атакже совершенствование его организации.
Список литературы
Дляподготовки данной работы были использованы материалы с сайта www.elitarium.ru/