Оглавление
Введение
Глава 1. Электронное документирование
1.1 Документирование с применениемэлектронно-вычислительной техники
1.2 Правовая база электронногодокументирования
Глава 2. Анализ безбумажного делопроизводства
2.1 Преимущество безбумажныхтехнологий
2.2 «Финансисты выбрали безбумажныйофис»
2.3 Электронный документооборот — еговозможности
Заключение
Список использованных источников илитературы
ВВЕДЕНИЕ
В этой работе я хотела бырассмотреть наиважнейшую задачу управления каждой организацией. Этой задачей являетсяорганизация работы с документами. Документы являются основным инструментоморганизации управления.
Сегодня единственнымэффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно,управления организацией, является организация делопроизводства с учетомприменения информационных технологий, переход организации на максимальноеиспользование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются спомощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.
Все большее внимание внашей стране уделяется проблеме внедрения информационно-коммуникационныхтехнологий. В настоящее время на правительственном уровне рассматриваютсяконцепции создания электронного правительства, внедрения электронных административныхрегламентов, объединения государственных информационных ресурсов. Совместнымиусилиями органов государственной власти при координации Министерстваэкономического развития и торговли РФ, фирм-разработчиков программногообеспечения и заинтересованных организаций предпринимаются попытки решитьзадачи эффективного внедрения информационно-коммуникационных технологий вработу органов власти в рамках проводящейся в настоящее время административнойреформы.
Применение современныхинформационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутреннихпроцессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей,улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессеработы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поискаинформации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, тоесть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решениювопросов, которым посвящены документы. Главное при этом — улучшениевзаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а такжедостижение более высокой оперативности в работе[1], ведь для госаппаратабыстрота реагирования — одна из важнейших характеристик эффективности функционированияего учреждений, а в коммерческих структурах — это важное условие повышения конкурентоспособностиорганизации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменениеконъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимостьизбранной темы.
Объект работы – является электронноедокументирование, его аспекты функции, закономерности и др.
Предметом работы — является выявление проблемдокументирования причин их возникновение и их анализ.
Цель работы — выяснить, возможно ли толькобезбумажное производство.
Задачи – узнать о электронномдокументирование: история, создание, развитие. На примере несколькихорганизаций выявить преимущества и недостатки электронного документирования.
Методология — исследования данной работызаключается в эмпирическом (наблюдение), теоретическом, аналитическом методахизучения проблемы.
Глава 1. ЭЛЕКТРОННОЕДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
1.1 Документирование с применениемэлектронно-вычислительной техники
Документирование может осуществлятьсяне только на естественном языке (текстовое документирование), но также и наискусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощьюэлектронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или инойстандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы вразличных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожейформе.
К кодированию информациичеловек стал прибегать с давних пор. Как справедливо отмечается в литературе,уже письмо и арифметика представляют собой не что иное, как системы кодированияречи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результатеизобретения, так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информациис помощью всего лишь двух символов – 0 и 1, называемых битами (от англ. bit –binary digit – двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодированиебукв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именнодвоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.
Техническимипредпосылками появления компьютера стало развитие электроники исчётно-аналитической вычислительной техники. Ещё во второй половине 18 векафранцуз Ж.М. Джакард предложил использовать машинные перфокарты для управленияткацкими станками. А в 1834 г. Ч. Бэббедж разработал проект управляемой спомощью программы счётной механической аналитической машины, имевшейпрактически те же устройства, что и современные компьютеры: память,арифметическое устройство, устройства управления, ввода и вывода информации. Вконце 19 века Г. Холлерит сконструировал электромеханическую счётную машину,способную сортировать и считывать информацию с перфокарт, использовавшихся какматричные носители документированной информации. С помощью этой машины удалосьвсего лишь за один год обработать материалы 11-й переписи населенияСеверо-Американских Соединённых Штатов, вместо первоначально предполагавшихся 7лет71. В России счётные машины для работы с перфокартами впервые были примененыв 1897 г. для обработки материалов первой всеобщей переписи населения.
В первой четверти 20столетия были изобретены и широкое распространение в радиотехнике получилиэлектронные лампы.
В результате на рубеже1930-х – 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР,возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашейстране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.
С появлением компьютеровначалось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации,её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространениеполучают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные сиспользованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающихобработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.
На первых порах впроцессе работы с ЭВМ использовался преимущественно перфорационный методзакрепления, передачи и хранения кодированной информации, т.е. необходимаяинформация с помощью специальных машин – перфораторов и контрольниковфиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либопрямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Впоследствиизакрепление закодированной информации стало осуществляться преимущественно намагнитной ленте, магнитных дисках и др.
С начала 1960-х годов вСоветском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы,предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. Ксередине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированныхсистем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документовна машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилищемашиночитаемых документов.
С конца 1980-х гг. внашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. Кнастоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятияхработа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютернойтехники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационногообеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление исам термин “электронный документ”.
Электронные документыимеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не можетвосприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована наматериальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретаетпонятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтернаяраспечатка и т.п.).
Подобная спецификапорождает дискуссии вокруг понятия “электронный документ”. Не случайно сам этоттермин пока отсутствует в Государственном стандарте. Вместо него в ГОСТе Р51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” сохранёнпрежний термин — “документ на машинном носителе”, который определяется как“документ, созданный с использованием носителей и способов записи,обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной”.Предлагаемые же в документоведческих исследованиях определения электронногодокумента нуждаются в совершенствовании и уточнение.
1.2Правовая база электронного документирования
Правовую основуэлектронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовыхактов и методических документов. Источниками юридического регулированиядеятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальныезаконы в области информации и информатизации, отраслевые законы. УказыПрезидента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств,нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативныеакты.Федеральныйзакон РоссийскойФедерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологияхи о защите информации,
является основным,фундаментальным законодательным актом в структуре информационного права,который регулирует отношения возникающие при: «осуществлении права на поиск,получение, передачу, производство и распространение информации;
применение информационныхтехнологий;
обеспечение защитыинформации»[2].
Положения настоящегоФедерального закона не распространяются на отношения, возникающие при правовойохране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средствиндивидуализации.
В данном законесодержатся определения важнейших терминов в области информационного идокументационного обеспечения управления. При рассмотрении автоматизированныхинформационных систем (АИС) представляют интерес дефиниции понятий«документированная информация » (это «зафиксированная на материальном носителепутем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такуюинформацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаяхее материальный носитель»), «информация» (это «сведения (сообщения, данные)независимо от формы их представления»), «информационная система» («совокупностьсодержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработкуинформационных технологий и технических средств»), «доступ к информации»(«возможность получения информации и возможность ее использовать»),«электронное сообщение» («информация переданная или полученная пользователеминформационно-телекоммуникационной сети») и ряда других. Отметим, что термин«информация» определяется в законе как «сведения (сообщения, данные) независимоот формы их представления»[3].
Законом установленправовой режим документирования информации:
1) документирование информацииявляется обязательным условием включения ее в информационные ресурсы, а порядокдокументирования информации нормативно устанавливается органами государственнойвласти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизациюдокументов и их массивов, безопасность РФ;
2) документ,полученный из автоматизированной информационной системы, приобретаетюридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, определяемомзаконодательством России. Закон также допускает использование электроннойцифровой подписи для подтверждения юридической силы документов при работе синформацией в электронном виде ;
3) за правонарушения приработе с документированной информацией организации их должностные лица должнынести ответственность в соответствии с законодательством России и ее субъектов.
Таким образом, данныйзакон допускает и регулирует использование юридически значимых документов вэлектронном виде. Кроме того, законом установлены категории информации поуровню доступа, определено понятие «информация о гражданах (персональныеданные)» (это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина,позволяющие идентифицировать его личность»), регламентирован правовой режимперсональных данных. Эти положения закона также необходимо учитывать присоздании систем электронного документооборота.
ВЫВОД
Проанализировав главу №1можно сделать вывод: серийное производство ЭВМ в СССР началось в 1952г, с техпор оно крепко зафиксировалось в стране и начало развиваться большими темпами.Уж с 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительныекомплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческойинформации. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемыхдокументов. С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использованиеперсональных компьютеров, а уже с 1990-х г в употребление вошел термин«электронный документ».
Так же узнали что,правовую основу электронного документооборота составляет обширный массивнормативно-правовых актов и методических документов. Основным законом являетсяФедеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защитеинформации».
Глава 2. АНАЛИЗБЕЗБУМАЖНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
2.1Преимущество безбумажных технологий
В этом параграфе хочетсяотметить преимущества безбумажных технологий на примере делопроизводства вналоговой инспекции.
Отчетность, поступившая вналоговую инспекцию по безбумажной технологии, имеет юридическую силу, аналогоплательщик, представивший документы в электронном виде, считается сдавшимотчетность.
Новая системапредставляет налогоплательщику ряд преимуществ:
1. Экономия рабочеговремени. Нет необходимости посещения налогоплательщиками налоговой инспекции.Вся информация практически в любое время суток отправляется из офисаналогоплательщика.
2. Отсутствиедублирования. Предоставление бухгалтерской и налоговой отчетности в электронномвиде по телекоммуникационным каналам связи не требует дублирования этихдокументов на бумажных носителях.
3. Избежание ошибок. Приформировании информации с использованием средств выходного контроляналогоплательщику представляется возможность ее подготовки и формирования встандартном формате, с контролем правильности заполнения полей форм отчетности.При этом осуществляется проверка актуальности версии заполняемой формы.
4. Гарантия оперативногообновления форматов представления информации в электронном виде. В случаеизменения форм налоговых декларации, бухгалтерской отчетности, иных документовили введения новых форм отчетности, налогоплательщик до установленного срокапредоставления информации автоматически получает возможность обновления новыхверсий форматов ее предоставления в электронном виде.
5. Возможность полученияинформационной выписки. Отправив информацию в налоговый орган в электронномвиде по телекоммуникационным каналам связи, налогоплательщик имеет возможностьполучить информационную выписку о выполнении обязательств перед бюджетом разныхуровней (распечатка по налогам), которая также передается по каналам связи взашифрованном виде налоговой инспекцией через оператора связи.
6. Оперативноеинформирование. Налогоплательщик имеет возможность получения по электроннойпочте общедоступной информации от налоговых органов: сведения об измененииналогового законодательства, изменение бюджетных счетов, нормативных актов ит.п.
7. Подтверждение доставкиотчетности. После отправки информации в налоговый орган налогоплательщикугарантировано получение подтверждения ее получения, имеющего в спорных ситуацияхюридическую силу.
8. Конфиденциальность.Система предоставления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном видепо телекоммуникационным каналам связи предполагает защиту информации,содержащейся в направленных документах, от просмотра и корректировки.
9. Повышениеоперативности обработки информации, исключение технических ошибок. Отчетность,направленная в инспекцию в электронном виде по ТКС, проходит входной контроль иразносится по лицевым счетам.
Схема предоставлениябухгалтерской отчетности в электронном виде предельно проста: с помощью любойпрограммы, способной загружать информацию автоматически, подготавливаетсяотчетность, которая выгружается в формате, утвержденном ФНС.
Затем подготовленнаяотчетность проверяется на соответствие формату — проверяется наличиенеобходимых реквизитов, «математика», соответствия. Далее формируется письмо,которое автоматически подписывается и шифруется, а затем отправляется изпочтовой программы Dipost.
После отправкиналогоплательщик получает три письма, формируемых автоматически: первое письмо-подтверждение регионального оператора связи о времени и дате сдачи отчетности(момент отправки письма). Так как почтовый сервер регионального оператора связиработает непрерывно, налогоплательщик не привязан к графи ку работы МИ ФНС, аруководствуется только сроками предоставления отчетности. Второе и третьеписьма — протокол об ошибках, и подтверждение о поступлении отчетности вналоговую инспекцию.
Если ошибок нет, тоналогоплательщик считается сдавшим отчетность, и полученное письмо являетсяюридически значимым документом, приравненным к бумажной форме с печатью иподписью налоговой инспекции. Затягивать сдачу не рекомендуется, так как еслибудут обнаружены ошибки, отчетность не будет считаться принятой. Следует исправитьуказанные ошибки и отправить отчетность заново.
2.2Финансисты выбрали безбумажный офис
Почти четверть финансовыхконсультантов назвали системы управления документооборотом в ролитехнологического приоритета на 2010 год. Такие результаты показал опрос,проведенный порталом InvestmentNews.com.
Аналитический порталInvestmentNews.com, предоставляющий сведения об финансовых новостях крупныхгородов США, провел исследование среди 1000 финансовых консультантов инезависимых брокеров о приоритетности расходов на те или иные средстваавтоматизации. В результате 23,8% респондентов планируют в 2010 году потратитьсредства на решения в области управления документацией и технологии«безбумажного офиса». Еще 50,9% опрошенных участников упомянули оCRM-системах (система управления взаимодействием с клиентами), а перед СЭД(системы электронного документооборота) по популярности поместились средствадля управления портфолио проектов (35,3%) и технологии по обеспечениюсоответствия всех ключевых действий в компании принятым нормам (стандартам,лицензионным соглашениям, законодательству, регламентам отрасли и пр.) (30,6%).В целом, в 2010 году финансисты потратят больше денег на ИТ ( Информационныетехнологии), чем в 2009 (об этом заявили 63,1% респондентов).
Опрошенные CNewsучастники рынка СЭД в целом согласны с результатами InvestmentNews.com ивысказывают мнения, что данный расклад характерен не только для американского,но и для глобального рынка. «Перечень „болевых точек“ — CRM,соответствие нормативному регулированию и управление портфелем, — однозначносвязан с финансовым кризисом и проблемой „плохих кредитов“. И в этомсмысле профиль приоритетов является, безусловно, глобальным, как и мировойфинансовый кризис. Кроме финансового сектора как такового, аналогичные приоритетыхарактерны и для финансовых подразделениях крупных компаний, в том числе и вРоссии», — заявляет Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision.Похожего мнения придерживается и Юрий Корюкин, директор по корпоративнымпроектам ABBYY Russia, говоря о том, что все большее и большее числоорганизаций финансового сектора уделяют больше внимание безбумажнымтехнологиям. «Это прослеживается как на уровне работы банков с клиентами,так и на уровне нормативной базы регулирующей эту часть деятельности. Неисключаю, что уже в 2010 году, например, большинство банков создадут своиэлектронные архивы, а уж в планы данную работу внедрят уже все банки», — замечает специалист.
Начальник отделамаркетинга ЭОС, уточняет, что эти данные характерны в большей степени дляамериканского, а в меньшей для европейского рынков. «Как в Европе, так и вАмерике, и точно также и в России, усиливается тренд интереса к системамуправления документами со стороны государства. Оно уже давно являетсякрупнейшим заказчиком СЭД, и эта тенденция будет только усиливаться, а в России- еще быстрее. Очень активно начнут проявлять интерес к системам управлениядокументами страховые компании, промышленные, транспортные, торговыепредприятия, сфера услуг, СМИ, ТЭК. Близкие к финсектору результаты могли быпоказать только ТЭК и промышленность», — замечает она.
«Для российскихфинансистов и российского рынка в целом приоритет электронного документооборотав списке был бы выше», — предполагает Евгений Стаханов, директор помаркетингу Terralink. Он отмечает, что одной из самых актуальных тем впоследнее время на российском финансовом рынке стал потоковый ввод первичнойфинансовой документации, с последующей работой с ней в электронном виде,соответственно, вырос и интерес к подобным решениям.
«Если оцениватьэкономические эффекты от внедрения ECM-систем, то снижение затрат на бумагу ирасходные материалы — это капля в море по сравнению с уходом от убытковвследствие различных рисков и неоптимальных процессов. Это правило работаетвезде, кроме, пожалуй, торговли и финансового сектора. Результаты опросовкосвенно подтверждают этот тезис ( рис. №1). Действительно, внедрениебезбумажных технологий для ключевых процессов в финансовом секторе — задачаочень актуальная, особенно если учесть некоторые позитивные подвижки вбанковском секторе», — замечает Максим Галимов, директор по перспективнымрешениям компании Directum. Тем не менее, некоторые компании не скрывают своегоскепсиса, оценивая перспективы переноса в реальность результатов опроса. «Финансовыйсектор (инвестиционные компании в частности) больше всего пострадал отэкономического кризиса. Поэтому компаниям этого профиля сейчас не до ИТ.
/>
Рис. №1.(результатыопроса по СЭД )
Те же, кто продолжаютработать на финансовом рынке, в большинстве случаев уже обладают технологиями врассмотренных областях в той или иной мере. Но улучшать их пока, скорее всего,не планируют, так как у них сейчас есть более приоритетные задачи.
2.3Электронный документооборот и его возможности
Признание превосходстваэлектронных офисных технологий перед бумажными является, по сути, общим местомв современной литературе по делопроизводству. Это связано с тем, чтоэлектронный документ имеет значительно лучшие характеристики, чем бумажный сточки зрения оперативности его составления, поиска, передачи, согласования.
Основными преимуществами электронного документа перед бумажными являются следующие:
1. Для бумажныхдокументов и время, и надежность, и стоимость доставки зависят от выбранногосервиса (почта, курьер и т.д.) и варьируются в достаточно больших пределах. Дляэлектронных документов все упомянутые указатели близки к идеальным значениям.
2. При использованиибумажных документов достаточно трудоемкой процедурой является поиск документов,поскольку он осуществляется вручную по классификаторам. Принципиально новойвозможностью при работе с электронными документами является технологиясодержательного, или контекстного поиска, что значительно упрощает доступзаинтересованных лиц к массивам документальной информации.
3. Особенной дляэлектронных документов является возможность создания интерактивных документов.Бумажная среда для документов является средой негибкой, консервативной. Послетого, как документы напечатаны, остается очень мало возможностей для ихизменения. Наоборот, электронные документы могут непрерывно модернизироватьсяавтором. Например, разместив на корпоративном Web-сервере подобную страницу с обратной связью, маркетинговыеотделы компании смогут провести анализ посетителей и более точно спланироватьработу сбытового аппарата.
4. Бумажные документы немогут содержать гиперссылки. Использование гипертекстовой и гипермедиатехнологии в электронных документах существенно повышает эффективность работыспециалистов с большими и распределенными документальными базами данных,позволяя посредством гиперссылок осуществлять просмотр и поиск тематическисвязанных документов.
5. Совместная работа надбумажным документом осуществляется только в режиме последовательного доступа кбумажному документу, тогда как при создании и обработке электронных документовсуществует возможность параллельной коллективной работы, тогда как совместнаяработа над бумажным документом осуществляется только в режиме после.
6. Еще одно изтехнологических преимуществ электронных документов расширение среды ихпредставления. В электронные документы можно включить такие динамическиеобъекты, как видео и озвучивание. Эта возможность имеет смысл, например, припротоколировании совещаний и конференций.
В научной литературеприменительно к электронному документу получил распространение термин «интеллектуальный документ». Это понятие используется, что бы подчеркнуть, чтоэлектронный документ не просто компьютерное представление своегопредшественника, а нечто большее, содержащее помимо статистической информацииеще указатели на другие источники данных. Таким образом, документ становитсяэволюционирующей и интеллектуальной сущностью, способной самостоятельно инепрерывно поддерживать свою новизну и актуальность. Тесная связь приложенийтехнологии регламентирования хода работ с регламентом движения электронныхдокументов внутри учреждения обеспечивает другой уровень интеллекта, преобразуядокумент в самоуправляемый объект.
Таким образом, управлениедокументами в электронной форме — не просто дань современным технологиям, этосовершенно иные возможности по управлению интеллектуальными активами ибизнес-процессами предприятия, напрямую связанные с успешностью представленияна рынке. Включение электронных документов в делопроизводственный циклпозволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами,поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование,перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективные.
Вместе с тем существуетряд препятствий дальнейшему повышению удельного веса электронных документов вуправлении. Полностью исключить бумажные документы из работы невозможно,поскольку большое количество документов, имеющих юридическую силу, представленов бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго.Это связано с несовершенством нормативно-правовой базы электронных документов,поскольку до сих пор не создан стандарт работы с электронными документами, обеспечивающийпризнание их юридической силы. Проблема обеспечения аутентичности электронныхдокументов особенно обостряется, если их нужно хранить долго — более 5-7 лет. Вэтом случае, вследствие устаревания компьютерных систем и (или) форматовданных, может потребоваться перенос документов в другую компьютерную системуи/или преобразование в новые форматы (миграция). Таким образом, длядолговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятиябумажные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителеминформации. Соответственно, нельзя отвергать применение бумажных документов,когда нужно обеспечить длительное хранение информации (документы со срокомхранения «Постоянно»).
ВЫВОД
В данной главе нас сталоизвестно еще больше подробностей о электронном документирование. На примереналоговой инспекции стали выявлены многочисленные преимущества безбумажногоделопроизводства, т.е электронного документирования. А так же при помощианалитического портала InvestmentNews.com провели исследованиесреди 1000 финансовых консультантов и независимых брокеров по поводуэлектронного документирования. При помощи этих данных можно сделать вывод :
— 17.2% считают, чтосистема нуждается в дальнейшем совершенствование
— 22.1% считает, чтосистема не удобна
— 60.7% очень довольнысистемой.
Таким образом, управлениедокументами в электронной форме — не просто дань современным технологиям, этосовершенно иные возможности по управлению интеллектуальными активами ибизнес-процессами предприятия, напрямую связанные с успешностью представленияна рынке.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Создание действеннойсистемы управления является сегодня ключевой проблемой большинстваотечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, чтоих эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживаниясферы управления, повышение производительности и качества работыуправленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современныхтехнологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективностьуправления сегодня напрямую связана с применением передовых технологийуправления документами (электронным документооборотом), и недооценивать даннуюпроблему нельзя.
В настоящей работе япопыталась комплексно рассмотреть вопросы, связанные с внедрением и реализациейэлектронного документооборота. Были проанализированы различные аспекты этойпроблематики: правовые, организационные, программно-технические и др.
Из поставленных задач мывыяснили, что серийное производство ЭВМ в СССР началось в 1952г, с тех пор оноразвивалось большими темпами. В 1960г стали действовать первые вычислительныекомплексы предназначенные для автоматизированной обработки информации. А в1982г было создано первое в нашей стране архивохранилище машиночитаемыхдокументов.
Правовой основойдокументов являются: обширный массив нормативно-правовых актов и методическихдокументов. Основным законом является Федеральный закон «Об информации,информационных технологиях и о защите информации».
Следующей задачейявлялось выявить преимущества и недостатки электронного документирования напримере нескольких организаций. Проанализировав финансовое делопроизводство иделопроизводство в налоговой инспекции, выявили ряд преимуществ:
1. Электронный документне является в специальном виде доставки (курьер, почта и др.)
2. У электронногодокумента более легкий способ поиска, нежели у бумажного.
3. Бумажные документы немогут содержать гиперссылки.
4. В электронный документможно включить видео или картинку.
Это основные преимуществаэлектронного документа, но помимо этих есть еще и масса других.
Анализнормативно-правовой и методической базы регулирования электронногодокументооборота показал, что для полноценного использования электронныхдокументов необходимо дальнейшее ее развитие, принятие ряда законов, которыебудут всесторонне определять порядок создания, применения, признанияюридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливатьответственность за нарушение правил работы с электронными документами. Вроссийской юридической практике практически нет ни одного подзаконного илиинструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правилаорганизации электронного документооборота в целом или в определеннойинформационно-телекоммуникационной системе. Так, Федеральный закон «Обэлектронной цифровой подписи», при всей своей значимости, не можетрегламентировать все аспекты применения электронных документов и электронныхтехнологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает отсутствие общегосударственныхнормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированнымсистемам делопроизводства. Актуальным является разработка типовых системавтоматизации делопроизводства для организаций различного уровня и различныхорганизационно-правовых форм. Рассматривая возможности электронногодокументооборота, мы, в первую очередь, сравнили свойства бумажного иэлектронного документооборота, поскольку именно функциональные характеристикипоследнего позволяют качественно улучшить документационное обеспечение, азначит и управление в целом.
В настоящее время нарынке представлено немало программных продуктов автоматизации делопроизводства,поэтому актуален вопрос об их классификации, типологизации. Анализ этоговопроса показал, что проблема классификации в настоящее время разработананедостаточно. Требуется дальнейшее исследование этого вопроса, основанное наанализе отечественного рынка программных продуктов.
СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1.Источники
1.1Опубликованные
1. Конституция РФ. М., 2005.
2. Арбитражный процессуальный кодексРФ от 24 июля 2002 г. № 95-ФЗ. М, 2005.
3.Гражданский кодекс РФ. Часть перваяот 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ, часть вторая от 15 сентября 2009 г. № 14-ФЗ М.,часть третья от 15 сентября 2009г. № 146-ФЗ. М, 2009.
4. Гражданский процессуальный кодексРФ от 14 ноября 2002 г. № 138-ФЗ. М., 2005.
5. Кодекс РФ об административныхправонарушениях от 30 декабря 2001г. № 195-ФЗ. М., 2005.6. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защитеинформации
1.2Web-сайты
7. www.investmentnews.com/ аналитическийпортал
8.http://www.cnews.ru/news/top/index.shtml?2010/01/29/377875CNews электронный журнал.
9. www.buh.ru/document-371
Статья «Бежбумажные технологии сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности».
/>1.3 Нормативно методическаялитература
10. ГОСТ 13699-91. Запись ивоспроизведение информации. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 2001.
11. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводствои архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 2003.
12. Березина Н.М. Современноеделопроизводство. 2-е издание. М.,2005
13. Дуплий.Е.В Методическиерекомендации по выполнению и оформлению дипломных работ. М.,2009
2.Литература
14. Акопянц. А.А К выбору систем автоматизациидокументооборота/ ЛСомпьютерра. 2003. №12.
15. Афанасьева Л.П. Электронныедокументы в документообороте и архиве организации//Секретарское дело. 2006. №1.
16. Бобылева М.П. Эффективныйдокументооборот: от традиционного к электронному. М.,2004.
17. Вершинин А.П. Электронный документ:правовая форма и доказательство в суде. М., 2000.
18. Гадасин В.А., Конявский В.А. От документа- к электронному
документу. Системные основы
19. Гайфулина М.В. Автоматизированныедокументы регистрации
документов компании//Секретарскоедело. 2006. №1.
20. Гришин В.Н., Панфилова Е.Е Информационныетехнологии в
профессиональной деятельности. М.,2005.
21. Тихонов В.И. Сущностныехарактеристики, состав и классификация электронных документов //Делопроизводство. 2003. № 2. С.48-56.
22. Чибисов К.В. Фотография впрошлом, настоящем и будущем. М.: Наука, 2000.
23. Кушнаренко Н.Н. Документоведение.Киев.,2005