Доповідь
На тему:
«Видидокументації»
Документ (лат. доказ) –це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації профакти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини.
Документмає правове й господарське значення, є писемним доказом, джерелом різнихвідомостей довідкового характеру.
Спільніриси документів
1. Кожен документ укладається повноважним органом або особоювідповідно до її компетенції. Занесення до документа відомостей, що виходять заколо повноважень відповідного органу, робить документ недійсним.
2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.
3. Документ повинен бути достовірним. Важливо, щоб інформація,вміщена в ньому, була повною й доцільною, а формулювання – лаконічними, алеточними й такими, що не допускають різночитань. Основне завдання укладача –гранично чітко відбити відомості, які мають правову силу.
4. Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якогообов’язкове для всіх.
5. Правильно складений є той діловий папір, який написаний мовоюофіційно-ділового стилю.
Документивиконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемнийдоказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Видидокументів визначають за такими ознаками:
- найменуванням – заява, лист, довідка, інструкція, акт і т.д.
- походженням – службові (офіційні) й особисті
- місцем виникнення – внутрішні та зовнішні
- призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні,обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу
- напрямком – вхідні й вихідні
- формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)
- за строками виконання – звичайні безстрокові, термінові, дужетермінові
- ступенем гласності – секретні й несекретні
- стадіями створення – оригінальні, копії й виписки, дублікат
- строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) ітимчасового (до 10 років) зберігання
- технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом
- носієм інформації – оформлення на папері, диску, фотоплівці,перфострічці
- за структурними ознаками – стандартні й нестандартні
Документищодо особового складу
До цих документівналежать автобіографія, резюме, заява, пропозиція, скарга, характеристика,трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів.
· Резюме – це документ, в якому коротко викладаються особисті,освітні та професійні відомості про особу. Резюме повинно бути детальним,точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило,цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Післяознайомлення дирекції із документом претенденти запрошуються на співбесіду.Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме увигляді анкети безпосередньо на місці.
· Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста заява)або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви єзаява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка,про притягнення до відповідальності тощо.
· Характеристика – це документ, в якому в офіційній формівисловлено громадянську думку про працівника як члена колективу і якийскладається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання доцієї установи. Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двохпримірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особовоїсправи.
Довідково-інформаційнідокументи
Доцього виду документів належать анотація, відгук, рецензія, висновок, довідка,огляд, доповідна записка, пояснювальна записка, запрошення, звіт, лист,оголошення, план, протокол, витяг з протоколу, стаття, прес-реліз, науковаробота, реферат, тези, конспект, телеграма, адреса, телефонограма, радіограма,факс.
· Довідка – це документ, який засвідчує факти біографії абодіяльності особи чи установи, надається на їх вимогу до іншої установи.
За змістомдовідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові(щодо установи в цілому).
Найчастішедовідки оформляються на бланках установи, в них від руки заповнюють тількиіндивідуальні відомості.
· Пояснювальна записка
Цей термінвикористовується для назви двох документів:
1) вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо),обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії,функціональне призначення, актуальність і новизна;
2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи(найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи).
Пояснювальназаписка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – зініціативи підлеглого.
· Лист – це найпоширеніший вид документації, один із способів обмінуінформацією.
Службові листиналежать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів міжпідприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Зафункціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребуютьвідповіді й такі, що її не потребують.
До листів, що потребуютьвідповіді, належать: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції,листи-запити, листи-вимоги.
До листів, що непотребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування,листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи,листи-розпорядження, листи-повідомлення.
За кількістюадресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайнийлист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низціустанов, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від іменікерівників кількох установ.
Службові листипишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу.
· Рецензія – це критичний відгук на художній, науковий абоінший твір, що містить зауваження, пропозиції тощо.
Мета рецензії –рекомендація твору до друку, захисту.
· Наукова робота – це письмовий виклад власних результатівнаукового дослідження, який ґрунтується на критичному огляді бібліографічнихджерел.
Обліково-фінансовідокументи
Це такідокументи: акт, доручення, розписка, список, таблиця, накладна.
· Акт – це документ, який містить рішення щодо законів, указів,постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних здіяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійнодіючихекспертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представниківперевіряючих організацій
Акт складаєтьсякількома особами з метою об’єктивного фіксування подій, фактів або певноїситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має двічастини:
- вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуютьсяособи, що склали акт, а також присутні при його складанні);
- констатуючу (викладаються мета та завдання акта, характерпроведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки).
У кінці акта(перед підписами) повідомляється кількість примірників і вказується місце їхзберігання.
· Доручення – це документ, яким організація чи окрема особанадає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальнихцінностей від її імені.
Залежно відсуб’єкта дії доручення поділяються на:
- особисті (особа доручає особі)
- офіційні (установа доручає особі чи установі).
Особисте дорученняюридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склаладоручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.
· Розписка – це письмове підтвердження певної дії, яка маламісце, – передачі й отримання документів, товарів, грошей.
Господарсько-договірнідокументи
Догосподарсько-договірних документів відносяться договір, трудова угода,контракт.
· Договір – це документ, що фіксує домовленість між двомачи кількома партнерами.
Договір уважаютьукладеним тоді, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і оформили йогописьмово.
Договір може бутиукладеним між приватними особами та між організаціями. Цивільний кодекспередбачає такі договори: купівлі-продажу, позики, в наймання житловогоприміщення, підряду, постачання, приватизації житла та нежитлових приміщень,оренди. Окрему групу становлять договори банківської діяльності: договір наздійснення кредитно-розрахункового обслуговування, договір про депозитнийвклад, кредитний договір.
· Трудова угода – це документ, яким регламентуються стосунки міжустановою і позаштатним працівником.
Трудова угода,укладена зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять замежі безпосередніх службови Трудова угода складається в декількох примірниках,один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються у справах організаціїзамовника.
· Контракт – це правовий документ, що засвідчує певнудомовленість між підприємством, організацією чи установою й працівником проумови спільної виробничої й творчої діяльності. Згідно з Законами України «Пропідприємство», «Про власність», «Про освіту» громадяни через контрактреалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.
Контракт уважаютьукладеним тоді, коли сторони досягли згоди з усіх пунктів, і відповіднооформили документацію. Контракт складається у двох примірниках – по одному длякожної сторони, про це зазначається у тексті контракту.
Організаційнідокументи
До організаційнихдокументів належать інструкція, положення, правила статут.
· Положення – це правовий акт, який встановлює основніправила організаційної діяльності установ та їх структурних підрозділів, йогоскладають переважно під час створення нових підприємств чи установ.Затверджується вищими органами або керівниками установ.
Положеннями такожвизначається правовий статус тимчасово створених комісій, груп, бюро та ін.
· Статут – юридичний акт, що є зведенням правил, якірегулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їхніх відносинз іншими організаціями та громадянами, права й обов’язки у певній сферідержавного управління або господарської діяльності.
Статути можутьбути типові та індивідуальні.
Типові статутирозробляються для певних систем установ чи підприємств і затверджуються вищимиорганами державної влади та управління, з’їздами громадських організацій.
Індивідуальнийстатут укладається для певної організації чи установи шляхом конкретизаціїтипових статутів і затверджується вищою установою, якій підпорядковується цяорганізація.
Статути післязатвердження їх підлягають обов’язковій реєстрації в органах Міністерствафінансів України.
· Правила – це службові документи, в яких викладаютьсянастанови чи вимоги, що регламентують певний порядок дій, поведінки юридичнихта фізичних осіб.
За формою ізмістом правила подібні до інструкцій, іноді є їх складовою частиною.
Виконання правилобов’язкове для всіх, кого вони стосуються, і тому їх можна віднести доправових документів.
Розпорядчідокументи
До розпорядчихвідносяться такі документи: вказівка, наказ, постанова, розпорядження.
· Наказ – це розпорядчий документ, який видається керівником установиі стосується організаційних та кадрових питань.
Розрізняютьнакази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань(організаційні).
Кадровими наказамиоформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження.відпустки, заохочення, стягнення.
Організаційні накази видаютьсяпри затвердженні перспективних, річних та інших планів, при реоганізації аболіквідації структурних підрозділів.
· Розпорядження – це правовий акт, що видається керівником абоколегіальним органом з метою вирішення оперативних питань. Має обмежений терміндії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян –виконавців розпорядження.
Рівнідокументації в установі
1. Рівень А – Основоположні документи:
– документи,які встановлюють загальні вимоги по установі до випуску продукції та наданнюпослуг;
– положеннящодо мети існування установи, її політика та місія;
– показникирозвитку основних фондів
2. Рівень В – Управлінські документи:
організаційно-розпорядчадокументація: документи, що визначають основні функціональні напрями діяльностіустанови, керівництво з систем менеджменту, перспективні плани, положення пропідрозділи, порядок їх взаємодії, функціональні повноваження працівників,розподіл обов’язків між співробітниками, плани проведення контролюючих заходівта тощо
3. Рівень С – Робочі документи:
інструкціїз експлуатації механізмів та обладнання, з ведення діловодства, правилавнутріщнього розпорядку, техніки безпеки, схеми технологічних процесів, графікивиконання робіт, креслення окремих вузлів, акти результатів технологічнихвипробувань тощо
4. Рівень D – Записи:
звітипро виконану роботу: акти проведення випробувань, акти прийому обладнання вексплуатацію, протоколи контрольних вимірів, протоколи перевірки знань, звітипро виготовлення продукції чи здійснення послуг, журнали оперативного контролюпроведених заходів
Література
документустанова інформація
1. Красюк В.Л. «Ділова українська мова» Навчально-методичнийпосібник. – 2-е вид., виправлене і доповненеЧеркаси, 2002. – 145 с.
2. Гриценко Т.Б. Українська мова та культкра мовлення:Навчальний посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів таколеджів – Вінниця: Нова Книга, 2003. – 427 с.
3. http://dilo.kiev.ua/pkud.html
4. http://www.pib.odessa.ua/? p=746
5. http://studentam.com.ua/1/1857.pdf