Контрольна робота
«Мова документів. Загальні вимога до укладання та оформлення»
Документ та його функції
Документування та організація роботи з документами, що охоплюєсукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки,називається діловодством (справочинством).
Сучасний термін «документаційне забезпечення управління» єінформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства.
Результатом документування є документ – зафіксована наматеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють ЇЇ ідентифікувати.Носій – це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення тазберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, у тому числів перетвореному вигляді
Разом із папером нині широко використовуються й нові носії – магнітністрічки, дискети, диски, які дозволяють використовувати для документуваннятехнічні й автоматизовані засоби.
Документування – регламентований процес запису інформаціїна папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.
Юридична сила – здатність офіційного документа, яканадається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, тавстановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечуєтьсявстановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів – обов'язковихелементів укладання документа.
Держстандартом установлений не лише склад реквізитів (усього їх31), але й зони, і послідовність їх розташовування на документі. Сукупністьреквізитів і схема їх розташовування на документі складають його формуляр.
Наявність формуляра забезпечує спільність документування іспільність документації як у межах одного закладу, так і в цілому вкраїні.
У соціальному плані будь-який офіційний документполіфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяєйому задовольняти різноманітні людські потреби.
До загальних функцій документа належать:
Інформаційна – будь-якийдокумент створюється для збереження інформації, оскільки необхідність їїзафіксувати – причина укладання документа.
Соціальна – документ є соціально значущим об'єктом,оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.
Комунікативна – документ виступає як засіб зв'язку міжокремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами,фірмами тощо).
Культурна – документ є засобом закріплення та передаваннякультурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів(науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового,технічного й культурного розвитку суспільства.
До специфічних функцій документа належать:
Управлінська – документ є інструментом управління; цяфункція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним,організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізаціїзавдань управління.
Правова – документ є засобом закріплення і змін правовихнорм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчихта правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм іправовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функціїтимчасово (для використання як судовий доказ).
Історична – коли документ є джерелом історичних відомостейпро розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лишепісля того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архівуна збереження.
Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідноїсистеми документації.
Система документації – це сукупність (спільність) певнихдокументів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сферидіяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання).
Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх застосування тафункціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні(конструкторські), технологічні, виробничі й ін. Але лише управлінськідокументи забезпечують порядок управлінця об'єктів як у межах усієї держави,так і в окремій організації.
Основними комплексами всієї документації є:
—організаційно-правова документація;
—планова документація;
—інформаційно-довідкова й довідково-аналітичнадокументація;
—звітна документація;
—документація щодо особового складу (кадрова);
—фінансова документація (бухгалтерський облік тазвітність);
—документація з матеріально-технічногозабезпечення;
—договірна документація;
—документація з документаційного та інформаційногозабезпечення діяльності закладів.
Окрім зазначених, є ще спеціалізована (відомча) документація, якавідображає діяльність конкретного закладу (медична, військова, театральна таін.).
Критерії класифікації документів
Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є йогозміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури,предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього ізгідно з унормованими вимогами (див. попередній розділ) за ознакамикласифікації та групами вирізняють такі види документів:Ознаки класифікації Групи
За найменуванням (назвою)1
Автобіографія, акт, довідка,
доручення, заява, інструкція, лист, протокол та ін. За змістом і спеціалізацією
Загальні;
з адміністративних питань;
з питань планування оперативної
діяльності;
із питань підготовки та розподілу кадрів;
спеціалізовані: з фінансово-розрахункових
і комерційних питань, бухгалтерського
обліку, постачально-збутові, зовнішньоторговельної
та кредитної діяльності та ін. за призначенням
Щодо особового складу: організаційно-розпорядчі, кадрово-контрактні;
довідково-інформаційні; господарсько-договірні;
обліково-фінансові, господарсько-претензійні, зовнішньоекономічні За походженням
Службові (офіційні) – укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу
це робити, для вирішення службових питань
Особисті (приватні) – укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань За місцем укладання
Внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено
Зовнішні, що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами За напрямом (і прямуванням)
Вхідні, що надходять до закладу, підприємства, фірми
Вихідні, що адресовані за межі установи, організації
За способом виготовлення,
структурними ознаками
(формою) і ступенем
стандартизації й регламентації
Стандартні, типові – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо
регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат,
диплом, військовий квиток тощо)
Ці документи мають відповідну позначку вгорі праворуч, акористування ними попередньо обумовлюється угодою, розпискою тощо про мірувідповідальності в разі розголошення їхнього змісту.
У свою чергу, документи поділяються за призначенням та занайменуванням. Останні можуть називатися однаково, але виконувати різніфункції.
Призначення
(спеціалізація)
Назва
(найменування) Документи в управлінській діяльності Організаційні документи
Положення
Статут
Інструкція
Правила
Постанова
Ухвала
Розпорядження
Накази та витяги з наказу
Вказівки Розпорядчі документи
Довідково-інформаційні
документи
Акти
Відгуки
Висновки
Довідки
Доповіді
Службові, доповідні та пояснювальні
записки
Запрошення (повідомлення)
Пропозиції
Звіти
Огляди
Плани робіт
Оголошення
Протоколи та витяги з протоколу
Службові листи (офіційна
кореспонденція)
Телеграми
Факси
Телефонограми
Документи з кадрово-
контрактових питань
Автобіографії
Заяви
Контракти
Особові листки (анкети)
Угоди Особисті офіційні документи
Характеристики
Доручення
Заповіти
Заяви
Посвідчення
Розписки
Списки. Переліки Спеціалізована документація
Документи з господарсько-договірної діяльності
Документи з посередницької діяльності
Документи з господарсько-претензійної діяльності
Документи в банківській діяльності
Договір на постачання Договір підряду Договір на матеріальну відповідальність
Договір на спільну діяльність
Договори оренди обладнання, транспорту, приміщення
Договори щодо створення нових форм господарювання Господарські договори в науковій діяльності
Договори про взаємовідносини підприємств і банку
Договори про надання посередницьких послуг
Договір про інформаційне обслуговування
Протоколи розбіжностей до договорів Комерційні акти Претензійні листи Позовні заяви
Договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування Договір на депозитний вклад Кредитний договір Договір про спільну діяльність Договір лізингу (лізингова угода) Договір про пайовий внесок
Обліково-фінансові
документи
Акт
Відмова від акцепту
Відомість
Гарантійний лист
Заява-зобов' язання
Заявка
Квитанція
Накладна
Оформлення відкриття рахунка
в банку
Заява
Картка зі зразками підписів
Чекові книжки (чеки)
Реєстр чеків
Платіжне доручення
Документи з організації
зовнішньоекономічної
діяльності
Контракти
Додаток (до контракту)
Запис бесіди
Протокол намірів
Договір
Статут
Документи в рекламній
діяльності
Договір
Угода
Вимоги до укладання та оформлення документів
Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій ісуспільно-виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей упобутових ситуаціях здійснюється за допомогою ділових паперів, документів.
Розрізняють декілька значень поняття – «документ»: 1. Письмовеофіційне свідчення, доказ юридичної сили, зафіксований на спеціальному папері(паспорт, свідоцтво про народження, диплом про освіту та ін.).
2. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджуєдії, повноваження чи права конкретної особи (закон, акт, протокол, заповіт,доручення та ін.).
3. Матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інформація(перфокарта, дискета, файл, кіно- й фотоплівка та ін.).
4. Історично достовірні письмові джерела (грамота, указ та ін.).
Узагальнюючи наведені вище формулювання, можна визначити поняття документяк матеріальний об'єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлену вусталеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу длявиконання конкретної, йому призначеної функції.
Документи широко використовуються в повсякденній діяльності якджерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації тазовнішніх стосунків, поліпшенню роботи, функціонування закладів, підприємств чиорганізацій і одночасно є підставою для прийняття рішень, узагальнень,довідково-пошукової роботи,
Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів,що мають життєво важливі наслідки, кожний із них несе велике правове (юридичне)навантаження.
Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами таправилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вонимають відповідати таким вимогам:
—не суперечити чинному законодавству держави,нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретнихкерівних органів;
—видаватися лише відповідними повноважнимиорганами або службовими особами згідно з їх компетенцією;
—відповідати своєму призначенню, назві йукладатися за встановленою формою;
—бути достовірними, переконливими й відповідатиметі та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва(базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);
—бути належним чином відредагованими (грамотними)й оформленими, розбірливими та охайними.
Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.
Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацюватипотрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управліннястабільним, передбачуваним і результативним.
Оформлення сторінки
У діловодстві діють певні вимоги і правила щодо оформленнясторінки та її нумерації.
Організаційно-розпорядчі документи укладають на аркуші «форматомА4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Ліворуч залишають вільний берег у35 мм для збереження тексту в разі підклеювання, підшивання, затискуваннядокумента, праворуч – не менше 8 мм; верхній – 20 мм, нижній – 19 мм(для формату А4) та 16 мм (для формату А5).
Нумерація сторінок. Документ, який займає одну сторінку, ненумерується. У документах, що укладені на двох і більше аркушах (з одного боку),нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхньогоберега на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не пишуться ніякіпозначки чи символи.
Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінкипозначаються у верхньому кутку праворуч, а парні – ліворуч.
Текст і його оформлення
Головною складовою документа є текст (зміст), який визначаєтьсяназвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певнихтехнічних вимог, а саме:
—на бланку друкується тільки перша сторінка, адруга й наступні – на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору йґатунку;
—підпис укладача чи відповідальної (керівної)особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на нійне менше двох рядків тексту;
—у складних документах текст членується(рубрикується) для зручності та швидшого опрацьовування й уникнення плутанини.
Рубрикація – це поділ тексту на логічні складові частини, якіграфічно відокремлюються одна від одної.
Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колірчи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову(композицію) всього документа і вказує на його складність.
Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить відобсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.
Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзацмає три частини:
—зачин (формулює тему абзацу – зміст);
—фраза (містить основну інформацію абзацу);
—коментар (підсумок усього абзацного змісту).
Інформація, вміщена в межах одного абзацу, повинна виражатизакінчену думку. Типовий абзац має бути із 4–5 речень. Хоча ОДС не виключаєнаявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являтисобою внутрішньо замкнене смислове ціле.
Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказуванняна взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, атакож підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованихелементів. Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.
Комбінована (традиційна) базується на використовуванні символів,слів, літер, арабських і римських цифр та доповнює абзацне членування тексту(нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.
Система використання різноманітних позначень має бути послідовною,логічною й будуватися за висхідною ознакою:Комбінована (традиційна) Нова
А.Б.В.Г. Д…. Розділ І І. II. III. IV. V…. Частина 1 1. 2. 3. 4. 5…. Частина 2 1); 2); 3); 4); 5);… пункт 1 а); б); в); г); д);… § 1 § 2
пункт 2 Частина 3 Розділ II і т. д.
1
1. 1
1. 2
1. 2. 1
1. 2. 1. 1
1. 2. 1. 2
1.2. 2
1.3
2
і т. д.
Згідно з ДСТУ 3008–95, слід пам'ятати, що для системибуквеної рубрикації літери Ґ (г), Є (є), 3 (з), І (і), ї (ї), Й (й), О (о), Ч(ч) та Ь (ь) не використовують.
Ця система вимагає чіткого дотримування правил пунктуації, повиннамати логічну будову й до однотипних рубрик застосовувати однорідні засобинумерації або лаконічні, однозначні заголовки.
Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним – однозначнимі несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або йогочастини.
Система арабських цифр (нова) базується начіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складових частинвищих ступенів поділу.
Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів
Розділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумерацію в межахвикладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки:
1,2,3 й т. д.
Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожногорозділу.
Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номерапідрозділу, відокремлених крапкою.
Після номера підрозділу крапку не ставлять:
1.1, 1.2 й т. д.
Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділуабо підрозділу.
Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номерапункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядковогономера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять:
1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д.
Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, завинятком додатків, порядковими номерами.
Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номерапідрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту,відокремлених крапкою:
1.1. – 1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 і т. д.
Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти йдалі – напідпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номерапункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:
1.1.3, 1.2.1 й т. д.
Після номера підпункту крапку не ставлять.
Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пунктскладається з одного підпункту, його не нумерують.
Приклад поділу частин тексту за традиційною та новою системою див.вище.
Застосування нової системи нумерації відповідає вимогам ДСТУ 3008–95і спрощує обробку документів (навіть на комп'ютері), уніфікує їх, бо даєможливість не вживати словесних найменувань і символів.
Більшість текстів містять такі основні логічно взаємозумовленічастини (елементи):
—вступна (причинова) – у якійзазначають привід та безпосередньо причину укладання документа (указуєтьсяісторія питання);
—доказова (фактологічна) – у якійнаводяться конкретні факти, докази, пояснення, міркування, розрахунки,посилання на інші матеріали тощо (розкривається суть питання, проблеми);
—закінчення (висновкова) – міститьпропозиції, рішення, висновки тощо (формулюється кінцева мета документа).
Наявність тих або інших елементів тексту, порядок їх послідовностізалежить від конкретного документа, його змісту й мети.
Для зручності зіставлення показників і наочності цифровийматеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогамчинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше однієї вдокументі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., «Таблиця/»; «Таблиця 2» і т. д.) або індексаційною (окрім таблиць, щонаводяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядковогономера таблиці, відокремлених крапкою (наприклад, «Таблиць 5. З» –третя таблиця п'ятого розділу).
Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною,виразною, лаконічною й відповідати змістові таблиці. Якщо таблиця переноситьсяна інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть: «Продовженнятабл. З» або «Закінчення табл. 2». Назву можна не давати, якщотаблиця не має самостійного значення, тобто потрібна по ходу читання основноготексту. У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовківграф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерація граф і рядків таблицізастосовується й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа.
Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінією не обмежують.
Заголовки граф наводять переважно в Н= відмінку однини бездовільного скорочення слів. Множину застосовують:
—коли серед текстових показників графи є такі, щостоять у множині;
—коли значення заголовка передається лише вмножині;
— коли слово воднині не вживається. Залежно від розміру таблиці її розміщують:
— безпосередньопісля тексту, до якого вона належить;
— па наступнійсторінці;
— у додатку.
Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється:
– його заміняють лапками (кількість лапок за кількістю
слів), коли текст уміщується в один рядок;
– його заміняють словами «Те саме», які в разі подальшогоповторення тексту заміняють однією парою лапок, коли текст не вміщується в одинрядок;
– і повторюється також початкова частина тексту, а кінецьтексту
– змінна частина, то частину тексту, що повторюється, заміняютьсловами «Те саме», але якщо є горизонтальні лінійки, то текст слідповторювати.
Не дозволяється заміна лапками:
1) цифр і знаків;
2) позначень одиниць величин;
3) буквених абревіатур;
4) марок машин, механізмів, матеріалів і под.;
5) скорочених позначень нормативних документів із номерами.
За відсутності відомостей ставлять три крапки (…) або пишуть: «Немаєвідом.». Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливостіпроставити в комірці таблиці відомості, то ставлять тире. Залишати коміркупорожньою не дозволяється.
Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, роблятьпідтабличні примітки, що можуть бути пов'язані з таблицею або за допомогоюзнака виноски, або за допомогою заголовка «Примітка» [14, с. 25–29].
На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа.
Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, якідопоможуть виробити точний стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:
і. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкомузагалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.
2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах,як:
—автобіографія (Я,… народилася,… навчаюся…);
—заява (Прошу зарахувати…, працюю на посаді…);
—наказ (Наказую…);
—скарга (Звертаюся до…, я повідомляв…,);
—службова записка (Доводжу до…, Уважаю, що…).
3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах,як:
—акт (Комісія пропонує…, дійшла висновку…);
—трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИКотримує…, а ВИКОНАВЕЦЬ зобов'язується.,);
—інструкція (АТ «Довіра» встановлює., коженакціонер стає…);
—запрошення, оголошення (Банк надає…, Училищезапрошує…).
4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:
—коли підмет передує присудкові;
—коли означення стоїть перед означуваним словом;
—коли додаток стоїть після керуючого слова;
—коли вставні слова стоять на початку речення.
5. Уникати вживання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певномуконтексті.
6. Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів ісинтаксичних конструкцій та суб'єктивного ставлення до викладеного. Тонслужбового документа має бути нейтральним.
7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхніукраїнські відповідники.
8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення таабревіатури.
9. Уникати немилозвучності, однозвучності з іншими скороченнями.
10.Уникати вживання скорочень назв грошових тафізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; символів, знаків: &%,№, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.
11.Слідкувати за дотриманням логічної послідовностівикладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначенняпричинно-наслідкових зв'язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладатиїх у зв'язній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку;одночасно, водночас; потім, після, далі, у підсумку, завершуючи, насамкінець таін.
12.Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше,«канцеляризмам».
13.Пам'ятати, що лише своєчасність і актуальністьінформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим,доцільним і потрібним.
Скорочування слів і словосполучень
Дотримуючись вимоги лаконічного, максимально стислого письма, підчас укладання ділових паперів на позначення понять чи значень ширококористуються системою скорочень, яка розроблена й рекомендована ДержстандартомУкраїни (ДСТУ 3582–97), що чинний від 1998 року.
Види скорочень
Розглянемо такі види скорочень, як загальновживані, спеціальні йлокальні.
До загальновживаних, які використовуються в більшості видівлітератури, належать скорочення:
а) після переліків;
б) перед іменами та прізвищами;
в) перед географічними назвами;
г) при цифрах;
д) при посиланнях.
До спеціальних належать скорочення в бібліографічних описах.Подані українською мовою, вони повинні відповідати останньому ДержстандартовіУкраїни, а подані російською, англійською та ін. європейськими мовами – стандартамГОСТ 7.12–93 та ГОСТ 7.11–78.
Основні правила скорочення:
1. Скороченню підлягають різні частини мови. Одне й те самескорочення застосовується для всіх граматичних форм одного й того самого слова,незалежно від роду, числа, відмінка й часу.
2. Неприпустиме одне скорочення для двох різних за значенням слів бездодаткового пояснення.
3. У скороченому слові слід залишати не менше ніж дві букви,незалежно від прийому, який використовується. Під час відсікання крапкаставиться, а під час стягування ні.
4. Скорочення слова до однієї початкової літери припускається тількидля загальноприйнятих скорочень:
к. (карта), м. (місто), с. (сторінка) таін.
5. Іменники та інші частини мови, крім прикметників і
дієприкметників, скорочують лише за наявності їх у переліку
особливих випадків скорочень слів. Під час скорочення іменників
ураховуються відмінкові закінчення однини або множини:
д-р (доктор), д-ри (доктори)
м-во (міністерство), м~ва (міністерства) та ін.
6. Прикметники й дієприкметники, що закінчуються на:
-авськии – адський
-ентальнии – енький
-гльськии -іпський
-ажний – азький
-ерський – еський
-ірський -істий
-айський – альний
-ецький -євий
-ічий -ічний
-альський
-ивний
-кий
-аний
-инський
-ний
-анськии – арський – ативний
-ирський
– истий
– иський
-ній
– ований
– овий
-атський – ацький
-ицький – ичий
-овський – одський
-евий
-ичний
-ольський
-ейський – ельний
-іальний -івний
-Орський – ський
-ельський – ений
-івський -ійний
-уальний – чий
-енний
-ійський
-яний
-енський
-ільний
-янський
скорочують відсіканням цієї частини слів.
7, Прикметники, що закінчуються на: – графічний, – логічний, – немічний,– навчий скорочують відсіканням частини слова: – афічний, – огічний, – омічний,– авчий:
географічний – геогр., соціологічний – соціол. і под.
8» Прикметники, що утворені від власних імен, скорочуютьсявідсіканням частини – ський:
шевченківський – Шевченків, франківський – франків, іпод.
9. У прикметників, утворених від географічних назв і назв
народів (як в етнографічному, так і в адміністративному значенні),
зберігають найповнішу для розуміння форму скорочення:
грузинський народ – грузин, народ Бориспільський край –Бориспіл. край Луганська область – Луган. обл. і под.
Якщо назви району й області збігаються, то вони скорочуютьсяідентично:
Харківська область – Харк. обл. Харківський район – Харк.р-н і под.
10. Якщо відсіченій частині слова передує літера й абоголосний, то слід зберігати наступний за ним приголосний:
калійний – калійн. олійний – олійн. червоний – червон.і под.
11. Якщо скороченню підлягає тільки одна літера, то слово нескорочують:
вищий – вищ., але вища – не скорочують учений – учен.,але вчена – не скорочують міський – міськ., але міська –не скорочують і под.
12. Якщо відсіченій частині слова передує апостроф, то слідзберігати наступний за ним голосний і приголосний:
торф'яний – торф'ян. слов'янський – слов'ян, і под.
13. Якщо відсіченій частині передує літера ь, то скорочуватислід на приголосний, що стоїть перед ним:
грецький – грец. гуцульський – гуцул, сільський – сіл. і под.
14. Якщо відсіченій частині передує подвоєний приголосний, тоскорочуване слово зберігає один із приголосних:
законний – закон, іменний – імен, щоденний – щоден.і под.
15. Якщо слово може скорочуватися відсіканням різної кількостілітер, то відсікають максимальну, слідкуючи лише за тим, щоб не затемнювалосябезпосереднє значення скорочуваного слова:
експериментальний – експерим.,
а не експериментал., експеримент, фугідаментальний – фундам.,
а не фундаментал., фундамент, графічний – графіч.комічний – коміч. континентальний – континент, і под.
16.У складних іменниках, що пишуться через дефіс,відсікають кожну складову частину або одну з них, якщо ці іменники наведено вдодатку 2.
17.У словосполученні скорочують кожне слово:
видавничий відділ – вид. від.
допоміжна картка – допом. карт.
умовний друкований аркуш – ум. друк. арк. іпод.
В окремих усталених словосполученнях слова скорочують тільки вскладі даного словосполучення:
без року – б. р. без ціни – б. ц. вихідні дані – вих.дан. і так далі – і т. д. та под.
18. У географічних назвах, що пишуться через дефіс, від
сікають другу складову частину, якщо вона має закінчення
– ський:
місто Кам'янець-Подільський –
м. Кам' янець-Поділ. місто Корсунь-Шевченківський –
м. Корсунь-Шевченків. і под.
Географічні назви, що є складними іменниками та пишутьсячерез дефіс, не підлягають скороченню:
Івано-Франківськ, Михайло-Олександрівка, Олексієво-Дружківка та под.
19. У складних прикметниках, що пишуться через дефіс, відсікаютькожну складову частину або одну з них відповідно до загальних правилскорочення: греко-католицький – греко-католиц. фізико-математичний – фіз.-мат.хіміко-гпехнологічний – хім.-технол. і под.
20. У складних прикметниках, що пишуться разом, відсікають другучастину слова відповідно до загальних правил скорочення:
агролісомеліоративний – агролісомеліор.лісогосподарський – лісогосп. і под.
21. Одиокорінпі прикметники та дієприкметники, що відрізняютьсялише префіксами, скорочуються однаково:
карпатський – карпат., закарпатський – закарпат.,прикарпатський – прикарпат. і под.
22. У складних словах, що пишуться разом, скорочують або першу,або останню частину слова чи залишають перші літери слів, які утворюють складнеслово:
відеофонограма – відеофоногр.
діафільм – дф
міська державна адміністрація – міськдержадмін. іпод.
23.Відсікати слово до однієї початкової літери неможна.
24.Якщо слово є єдиним членом речення (у відомостях,що відносяться до назви), його не відсікають:
Безпека життєдіяльності: Підручник, а не Безпекажиттєдіяльності: Підруч,
Лікарські рослини: Словник-довідник, а не Лікарськірослини: Слов.-довід;
але Біологія: Підручник для 10‑го класу – Біологія:Підруч. для 10‑го кл.,
Лікарські рослини: Словник-довідник лікаря – Лікарськірослини: Слов. – довід, лікаря.
Лексичні та графічні скорочення
Лексичні скорочення (абревіатури) функціонують як самостійніслова. Графічні ж скорочення не є словами й використовуються лише на письмі. Навідміну від лексичних вони обов'язково розшифровуються та читаються повністю.Лексичні скорочення бувають декількох типів: і. Ініціальні (абревіація) – утвореніз початкових літер слів, що означають поняття; вони, у свою чергу, поділяютьсяна:
а) літерні – читаючи їх, треба вимовляти літери: КБ, ЖБК,ХТЗ й ін.;
б) звукові – читаючи їх, вимовляють звуки: ЗАГС, ЦУМ, Ту‑154,Ан‑24 й ін.;
в) літерио-звукові (змішані) – частина слова вимовляється забуквами, частина – звуками: ЖЕК, ТЕЦ й ін.
2. Складові скорочення – утворені з частин складів слів: завгар,техред, лінкор, міськком, Харзеленбуд й ін.
3. Частково скорочені слова – утворені з частини або частин слів іповного слова: Донвугілля, Татнафта, госпрозрахунок, рембаза та ін.
А. Відсікання (усічешія): зам., зав., пом.,акад., доц. й ін.
5. Телескопічні скорочення – утворені з початкової такінцевої частини складових слів: рація (із ра[діостан] – ція},біоніка (із біологія)та [електро] ніка) й ін.
6. Змішаного типу (комбіновані): НДІторгмаш, ХарБТІ йін.
Розрізняють декілька типів графічних скорочень:
— крапкові: стп.,див., ім. й ін.;
— дефісні: з-д,б-ка, ін-тп й ін.;
— скіснолінійиі(дробові): р/р, а/с, в/ч (крапка не ставиться);
—нульові (курсивні) – на позначення одиницьфізичних, – метричних величин, валют й ін. лише після цифрових назв:
2 хв, 47 кг, 250 г., 400 грн й ін. не змінюється умножині (крапка не ставиться);
– комбіновані: півд.-зах., півн.-схід. йін.
Графічні скорочення, як правило, не подвоюються, виняток становитьрр. (роки).
У документах припускається використання лише загально-нормативнихграфічних скорочень, зафіксованих у державних стандартах і словниках.
Не можна перевантажувати текст графічними скороченнями, наприклад:
НП, що сталася на ПУ півд.-схід. міської РМС через порушенняПТБ інженером Ковтуном В.С.
Не можна скорочувати:
1) імена та імена побатькові (крім ініціалів): не Мих. Серг. Грушевський, а М.С. Грушевський(як виняток – з однаковими прізвищами: Гр. Тютюнник – Григір, боє Григорій Тютюнник);
2) псевдоніми:
не Ж. Занд, а Жорж Занд
не Л. Українка, а Леся Українка
не П. Мирний, а Панас Мирний;
3) подвійні прізвища:
не Б.-Хом'як, а Богачевська-Хом'як, не Ж.-Стоша, а Жукевич-Стошане К. – Яценко, а Кучук-Яценко