Виды документов и их развитие в современных условиях

ФЕДЕРАЛЬНОЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГОПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«АСТРАХАНСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ИНСТИТУТЭКОНОМИКИ
Кафедраинформационных систем управления и информатики
Специальность350800
«Документоведениеи документационное обеспечение управления»
КУРСОВАЯРАБОТА
по дисциплине«Документоведение» на тему:
«ВИДЫДОКУМЕНТОВ И ИХ РАЗВИТИЕ
В СОВРЕМЕННЫХУСЛОВИЯХ»
Выполнила: студентка гр.ДФД-22
Калинина Н.Н.
Проверила ст.преподаватель кафедры
Сарсенова Ж.Ж.
АСТРАХАНЬ 2009

СОДЕРЖАНИЕ
Введение. 3
I. Виды документов, применяемые в управленческой деятельности. 5
1.1.Организационные документы… 5
1.2.Распорядительные документы… 9
1.3.Информационно-справочные документы… 15
1.4.Документы по личному составу. 33
II. Развитие видов документов в современных условиях. 50
2.1.Требования к видам документов на современном этапе. 50
2.2.Развитие нормативной правовой базы документационного обеспечения управления  56
2.3.Меры по дальнейшему развитию видов документов. 63
Заключение. 66
Списоклитературы… 68
Приложения. 69
ПРИКАЗ. 69
Руководитель организации. 70
С приказом (распоряжением) ознакомлен. 70
ШТАТНОЕРАСПИСАНИЕ. 71
Руководителиструктурных подразделений. 72
Главныйбухгалтер. 72
/>Введение
Управленческаядеятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Онаохватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевуюпроизводственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т.д. Впроцессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количествоинформации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности идостоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.
Законодательными инормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документированиеинформации является обязательным. Материальными носителями фиксированнойинформации являются документы.
В зависимости отконкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видовдокументов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документаобъединяет ряд разновидностей. Так, например, протокол — вид документа.
Разновидности его:протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий идр. Или: акт — вид документа, его разновидности — акт приема-передачи дел, актинвентаризации, акт недостачи и др.
Управленческаядеятельность фиксируется в основном организационно-распорядительнымидокументами (ОРД). В составе ОРД различаются три группы:
организационные,
распорядительные,
справочно-информационныедокументы.
К организационнымотносятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания, краспорядительным — постановления, решения, распоряжения, указания, приказы.Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы,телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки,заключения, обзоры и т.д. К ОРД относится также документация по личномусоставу, или кадровая документация. Это заявления, справки, характеристики,личные карточки, различные учетные формы.
Такимобразом, каждая функция управления отражается в определенных документах,служащих способом и средством реализации управленческих решений.
Целью курсовой работыявляется систематизация, накопление и закрепление знаний о видах документов,применяемых в управленческой деятельности, их развитии.
Для реализации целинеобходимо решить следующие задачи:
— анализ видовдокументов, применяемых в управленческой деятельности;
— исследование ихразвития.
Цель и задачи курсовойработы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двухчастей, заключения, списка использованной при написании курсовой работылитературы.
/>I. Виды документов,применяемые в управленческой деятельности/> 1.1. Организационные документы
Деятельность учрежденийфиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательствуорганы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издаюттакие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы,указания, инструкции.
Организации, учреждения,частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.
Устав – свод правил,регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, ихвзаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной илихозяйственной деятельности.
Существуют, напримеруставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ сограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферудеятельности Вооруженных сил РФ (Строевой, Дисциплинарный и др.), уставыобщественных организаций и т.д.
Уставы – это сложныедокументы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики.
Текст устава состоит изразделов:
— общие положения(определяют задачи и цели создаваемой организации);
— организационноеединство (структурные подразделения, их взаимосвязи);
— регламент деятельности(формы управления, права и обязанности должностных лиц);
— финансово-материальнаябаза (определение размеров основных оборотных средств, источники, порядокраспоряжения средств и ценностями);
— отчетная и ревизионнаядеятельность;
— порядок ликвидации иответственность по делам государственной власти.
Уставы общественныхорганизаций по делам организации.
Общие уставы утверждаютвысшие органы государственной власти. Уставы общественных предприятий иучреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).
Уставы муниципальныхпредприятий утверждают районные или городские администрации.
Устав частных предприятийутверждают владельцы, коллективы при администрации в областных, краевых,городских или районных администрациях.
Должностная инструкция –организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срокадействия (до введения новой), в котором определены научно-технические,технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ееподразделений и должностных лиц.
Все инструкции можноразделить на две основные группы:
— инструкции,регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлениикоторого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);
— должностные инструкции,определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Инструкции могутразъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительныхдокументов (законов, постановлений, приказов).
Инструкция состоит изнескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частьюдокумента.
Раздел «Общие положения»устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение,освобождение от должности и назначение на нее.
Раздел «Должностныеобязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником.
Раздел «Права»устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнениюработы.
Раздел «Ответственность»конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.
Разделы инструкции могутиметь и другие названия.
Должностные инструкцииразрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров илиспециалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделомтруда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководителиорганизации или с помощью распорядительного акта.
Изменения в должностнуюинструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощьюраспорядительного акта.
Текст инструкции имеетхарактер указаний. Рекомендуется четкие формулировки с распорядительнымисловами: «должен», «имеет право», «допускается», «запрещается» и т.д. текстизлагают от третьего лица или в безличной форме.
Если инструкцияпредусматривает введение в практику документа формы (карты учета, акта, планазадания и т.д.), то проект бланка этого документа должен содержаться вприложении к инструкции. В тексте следует описать порядок использованиядокумента (перечень реквизитов, указание на того, кто заполняет документ,количество экземпляров, указание на того, кому передают документ и в какойпериод времени).
Инструкцию подписываетавтор-составитель, а утверждает руководитель или специальный распорядительныйдокумент.
Датой введения инструкциив действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата).Инструкцию оформляют на бланке формата А4. Должностная инструкция может служитьоснованием составления трудового договора (контракта) и быть использована приразрешении трудовых конфликтов и споров.
Инструкции побезопасности труда оформляют отделы охраны труда и техники безопасности.
Положение – правовой акт,определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственностьи организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.
Положения бывают:
— индивидуальные – оботделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схемуорганизационной структуры управления предприятием;
— типовые – о цехахосновного производства, структурных подразделениях.
Положения разрабатываютпо указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурныхподразделений.
Исполнитель составляеттекст положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения(его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которомуподчиняется данное подразделение), и разработчик.
Проект положениясогласовывают с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения изамечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенномко второму экземпляру проекта.
Проект положенияпредставляют на утверждении руководителю предприятия.
Положение об организацииутверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.
Датой положения являетсядата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.
Положение являетсясложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяетучреждение-разработчик.
Текст может состоять изследующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права,организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.
Штатное расписаниезакрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработнойплаты. (прил.2)
Оформляют штатноерасписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения околичестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фондезаработной платы.
Штатное расписаниеподписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главнымбухгалтером, утверждается руководителем предприятия.
В грифе утвержденияуказывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработнойплаты.
Изменения в штатноерасписание вносят приказом руководителя предприятия.
Структура и штатнаячисленность поддерживается согласно Уставу предприятия. Указывают всеструктурные подразделения, должности и количество штатных единиц каждойдолжности.
Документ оформляют набланке предприятия. Подписывает его заместитель руководителя предприятия.Согласовывают его с главным бухгалтером. Утверждает директор предприятия.
Все изменения вносятприказом директора./> 1.2. Распорядительные документы
Распорядительные документыиграют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями,организациями.
Издание распорядительныхдокументов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования,производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта,финансов и кредита, труда и заработной платы.
Во всех случаях, когдадействующими нормами не установлено обязательное издание документа, выборписьменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления(должностном лице).
Распорядительныедокументы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим илиподчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.
К распорядительнымдокументам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.
Схема подготовкираспорядительных документов:
— всесторонне изучениевопроса, подготовка проекта документа;
— согласование текста,его подписание (распоряжение, указание, приказ);
— обсуждение и принятиедокумента на заседании коллегиального органа (постановление, решение).
Проект распорядительныхдокументов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельнымиспециалистами, а также рабочей группой.
Для подготовки проектадокумента надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы поданному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают ипринимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают уруководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведениязаинтересованных сторон.
Приказ (по основнойдеятельности) – правовой акт, издаваемый указом руководителя предприятия,действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативныхзадач предприятия.
Приказ – это основнойраспорядительный документ. (прил.1)
Приказами оформляются:порядок деятельности предприятия, решение поручения по организации работы,организационные мероприятия, тоги работы, результаты ревизий и т.д.
Приказы издаются толькопо необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только наоснове новых приказов.
Подготовка проекта приказвключает следующие стадии:
— изучение сущностивопроса, знакомство с законодательными актами и другими документами,издававшимися по этому вопросу, проработка информационно-справочных документовпредприятия (справок, отчетов, писем);
— подготовка текстадокумента;
согласование текста;
— подписание приказа;
— доведение до сведенияисполнителей.
Текст приказа состоит изконстатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей частиизлагают факты, раскрывающие причину и цели, послужившие основанием для изданияприказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, тонужно указать наименование, его автора, дат, номер, заглавие. Констатирующаячасть может отсутствовать.
Распорядительную частьначинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевогоположения табуляра (левое поле). Текст делят на пункты.
Распорядительные пунктыстрого последовательно по схеме:
— исполнитель(наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение,организация);
— действие;
— срок.
Последний пункт приказаформулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на(наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будетосуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать ненадо.
Дата приказа – это датаего подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководительорганизации, в его отсутствие – заместитель. Если должностное лицо, подписькоторого заготовлена в проект приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.
Подготовку приказа, какправило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельномудолжностному лицу.
Внесение изменений идополнений в приказ после подписания не допускаются без разрешения подписавшегодокумент.
К проекту приказасоставляют список рассылки, куда входят подразделения организации, должностныелица, которых касается приказ.
Проект приказа доподписания согласовывают (виза) с руководителем структурного подразделений,должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителей руководителя,отвечающими за данные вопросы, юристом. Виза включает элементы: названиедолжности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.
Может осуществляться ивнешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает ихинтересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественнымиорганизациями.
Оформляют согласованиегрифом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: словоСОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы,фамилия), дату.
Можно делать копииприказов и выписки из них согласно списку на рассылку. Дополнительные копииможно снять с разрешения руководителя.
Подлинники приказовхранят в канцелярии и не выдают для пользования.
Приказы оформляются наобщих или специальных бланках, где типографским способом нанесено названиедокумента – ПРИКАЗ.
Подписанные приказыпередают в канцелярию (общий отдел или секретарю) для регистрации.
Выписка из приказа –копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, котораянужна для работы. Констатирующая часть в выписке записывают полностью (ели онаесть).
Распоряжение – правовойакт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан иорганизаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляютпредприятия, организации, министерства, правительство, администрация городов,районов и т.д.
Распоряжения могут бытьрассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрогорешения конкретного вопроса.
Текст распоряжениясостоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой указывают цель ипричину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, — предписываемыедействия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивыеформулировки, как «в соответствие», «в связи», «в целях» и т.п.
Распоряжение оформляют набланках А4.
Проект расположениядолжен быть согласован с организациями, должностными лицами, которыезаинтересованы в данном документе.
Исполнителямираспоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностныелица.
Указание –распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемыйорганами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациямипо вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и другихдокументов (при оформлении командировок, наложения взысканий и т.д.).
В организациях правоиздания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителямструктурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределахих компетенции.
Текст указания, какправило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая частьраскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивыхформулировок: «Во исполнение…», «В целях», «В соответствии…»
Распорядительная частьначинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты иподпункты. Каждый пункт строят по схеме:
-исполнитель (в дательномпадеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) – действие –срок исполнения.
В последнем пунктеуказывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа(указывают должность, инициалы, фамилию). Если контроль за исполнением указанияберет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт не нужен. Датойуказания является дата его подписания. Оформляют указание на бланках формата А4или на листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.
Постановление – документ,который издают высшие органы государственной власти, — комитеты и комиссии,образуемые при органах власти.
Различают постановления,организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первыепозволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов(вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей междучленами, утверждения плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями,учреждениями, должностными лицами.
Комиссии, не обладающиевластными полномочиями (административные, наблюдательные, по деламнесовершеннолетних), принимают постановления рекомендательного характера(«ПРЕДЛОЖИТЬ», «РЕКОМЕНДОВАТЬ»).
В постановленияхраскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто спомощью постановлений утверждают разные нормативные документы.
Текст постановлениясостоит из констатирующей и распорядительной частей. Подписывает постановлениепредседатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визируетюрисконсульт.
Постановление печатают набланках формата А4.
Решение –распорядительный документ коллегиального органа управления. Издаетсяминистерствами, ведомственными, научными советами.
Решения издаюторганизации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственныеорганы и общественные организации.
Текст решения состоит изконстатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей частиуказывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при еговыполнении. Если решение издают на основании распорядительного документавышестоящего орган, то в констатирующей части указывают название, номер, дату,заголовок этого распорядительного документа.
В распорядительной частиуказывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛпрописными буквами на отдельной строке.
Распорядительную частьможно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурноеподразделение, должностное лицо), действие, срок исполнения.
Решение подписываетпредседатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менятьсодержание текста.
Решение оформляют набланках формата А4./> 1.3. Информационно-справочные документы
Большинство документов,создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документысодержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием дляпринятия решений и издания распорядительных документов.
Кинформационно-справочным документам относятся: справки, докладные иобъяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носятвспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительнойдокументации и не являются обязательными для исполнения. Информация,содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята ксведению.
Акт –справочно-информационный документ.
Составляется группой лицдля подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций,приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, актыаварий и т.д.).
Акт может содержатьвыводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок,обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляютвременные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностнымлицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.
Некоторые акты подлежатутверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации ипредложения).
Акт утверждаетсяраспорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлендокумент или к компетенции которого относится содержание акта.
Акт может иметь грифсогласования.
Текст акта состоит извводной и констатирующей части.
Во вводной частиуказывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт иприсутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).
В констатирующей частитекста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки),фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключениясоставителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может бытьсоставлен в форме таблицы.
При наличии приложенийотметку об их присутствии делают после текста.
В конце текста (подотметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта,в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, местонахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.
Акт подписывают все лица,принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).
С актами ревизий иобследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этомпроставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).
При наличии замечаний актвизируют с отметкой: «Замечания прилагаются».
Акты оформляют на общембланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.
Реквизиты отделяют другот друга 1, 5-3 интервалами.
Протокол – документ,фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях,совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.
Протоколы оформляют наспециальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии илина обычных листах бумаги формата А4.
Текст протокола состоитиз двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протоколасодержит постоянную и переменную информацию.
Постоянная информациясвязана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь»,«Присутствовали». Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.
К переменной информацииотносятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишутсо 2-го положения табулятора (29-е деление на линейке печатной машины или после16 ударов от левого поля на ПК)
Фамилии членовколлегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, встрочку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках –регистрационный лист прилагается.
К фамилиям приглашенныхдобавляют название должности и наименование организации, которую онипредставляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиальногооргана.
Вводная часть протоколазаканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левогополя (0-го положения табулятора). С красной строки начинают запись пунктовповестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степениважности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное».Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть протоколастроится по схеме: слушали — выступили – постановили (решили), причем длякаждого вопроса по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ(РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаковпрепирания (открытая пунктуация).
Перед словом СЛУШАЛИставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают нескольковопросов.
С красной строки пишутинициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большойбуквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст документапредставлен докладчиком или стенографирован, то вместо краткого изложениядоклада пишут: «Доклад прилагается».
После слова ВЫСТУПИЛИ скрасной строки пишут инициалы Ии фамилии выступающих в именительном падеже (вскобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишутсодержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «яосуществляю…», от третьего лица – «Петров сказал, что…», безотносительно к лицуговорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличнойформе – «Ивановым было предложено…».
Если выступающийпредоставляет текст выступления, то после тире указывают – «Выступлениеприлагается».
Вопросы и ответыфиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записываютинициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.
Завершающей частьюпротокола является постановление (решение). Начинают эту часть словамиПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора – левое поле).
Постановляющую частьстроят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может бытьорганизация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Еслипостановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты,пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.
Протокол может фиксироватьрешение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должениметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить кпротоколу.
При выборах в протоколеуказывают результаты голосования по каждой кандидатуре.
Если к протоколуприлагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола –Заседание… стенографируется. Стенограмма прилагается.
Протокол подписываетпредседатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждоговыступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего,согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которыхизбирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.
Датой протокола являетсядата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, тоуказывают дату начала и, через тире, окончания заседания.
Номер протокола –порядковый номер, который проставляется в течение календарного года.
Докладная записка –документ информационно-справочного характера. Может содержать изложениекакого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресованаруководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.
В зависимости отсодержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
В зависимости от адресатадокладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними(направлены в вышестоящие или другие организации).
Внутренние записки пишутна листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает ихавтор-составитель.
Внешние записки оформляютна общем бланке организации формата А4. подписывает их руководительорганизации.
Датой документа считаетсядата ее подписания.
Докладная записка можетбыть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цельинициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение.Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представлятьсяруководству постоянно.
Текст докладной запискиделится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной еесоставления, вторая – выводы, мнения составителя – организации или должностноголица.
Объяснительная записка –документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана,программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовойдисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Объяснительные записки,где объясняются причины поведения, поступка, ситуации, составляют отдельныеработники. Как и внутренние докладные записки, они могут быть оформлены рукописнымспособом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители. Еереквизиты те же, что и во внутренней докладной записке.
Служебная записка – формавнутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или отдолжностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.
Служебные записки могутиметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагаютделовые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица.Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любомунепрямому руководителю, в том числе вышестоящему.
Служебную запискуподписывает руководитель подразделения или составитель.
Текст служебной запискиобычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившиеповодом к ее написанию, во второй – делают выводы и дают предложения поизлагаемому вопросу.
Датой служебной запискиявляется дат ее подписания.
Письмо – обобщенноеназвание различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служитсредством общения учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различныесведения, уведомлять о событиях.
Письмо используют в томслучае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа,телефонный разговор).
Существует много видовписем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующиеответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминаниеи не требуют ответа.
Письма оформляют наспециальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма.Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5(заголовок не пишут, текст можно печатать через 1, 5 или 1 интервал). Названиевида документа – письмо – не пишут.
Применение бланков с продольнымрасположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.
Письма могут бытьадресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретномудолжностному лицу, руководителю организации.
Реквизит «Адресат»оформляют с 4-го положения табулятора (32 печатных знака от левого поля). Еслиписьмо адресовано организациям или в ее структурное подразделение, то ихназвание пишут в именительном падеже.
При направленииконкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительномпадеже, название должности, Ф.И.О. – в дательном.
Если письмо адресованоруководителю предприятия, то после названия должности указывают наименованиепредприятия.
В реквизит «Адресат»может входить и почтовый адрес организации.
При отправлении письмачастному лицу вначале пишут адрес, фамилию, инициалы (или имя, отчествополностью).
Элементы реквизита«Адресат» отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.
Адресуя письмо несколькимполучателям, адрес основной организации пишут первым, затем указываютостальные. Если документ, направляют более чем в четыре организации, тосоставляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат,которому направляется конкретный экземпляр.
Письмо может бытьадресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают обобщенно.
Текст письма должен бытьпростым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.
Письмо освещает одинвопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль).Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они взаимосвязаны.
Факт, события излагаютобъективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлениитекста, могут лишить документ юридической силы.
Текст письма состоит извводной и основной частей.
Во вводной частиуказываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводятссылки на факты, документы и т.д.
В основной части письмаизлагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.д. Письмо можетсостоять только из основной части (например: просим выделить 4 машины дляобслуживания гостей фестиваля).
Все логические элементыписьма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющихчтение. Следует избегать ненужных сокращений.
Текст, как правило,излагается: от третьего лица единственного числа – «Организация сообщает…», оттретьего лица множественного числа – «Педагогический коллектив и ученики школыприглашают…», от первого лица единственного лица – «Прошу…», от первого лицамножественного числа – «Просим…».
Письмо оформляют в двухэкземплярах (факс – в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке иотправляют адресату, второй — направляют в дело.
К тексту письма могутприлагаться документы. В этом случае после текста (через 1, 5-2 интервала)пишут слово Приложение (от начального поля, с большой буквы).
Текст приложения пишутстолбиком, через 1 интервал. Если приложений несколько, то их нумеруютарабскими цифрами, отделяя друг от друга двумя интервалами.
Исходящие письма должныбыть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют налицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается на предприятии.Виза состоит следующих элементов: название должности (от поля), личная подпись(от левого поля), расшифровка подписи (инициалы, фамилия – 2-е положениетабулятора или печатных 16 печатных знаков от левого поля), дата (от левогополя). Элементы визы отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.
На входящих письмахставят отметку о поступлении в организацию и резолюцию руководителя.
Отметка о поступлениидокумента в организацию состоит из следующих элементов: дата поступления,порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углудокумента.
Резолюция включает в себяфамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подписьруководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько,их перечисляют. Ответственным за исполнение считается то, чья фамилия указанапервой. Резолюцию пишут между реквизитами «Адресат» и «Текст» или на любомсвободном месте лицевой стороны документа.
Письма подписываютруководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит «Подпись» имеетследующие элементы: наименование должности, подписывающего документ, подпись,Ф.И.О.
При подписании письманесколькими должностными лицами, подпись располагают друг под другом всоответствие с занимаемой должностью.
Документ информируетадресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов или отправленныхматериальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, еслинеобходимо пояснение о характере или цели направления приложенного документа.
Текст начинают словами:направляем, возвращаем, представляем на утверждение (согласование)…
Цель письма – приглашениена заседание, совещание, конференцию, семинар и т.д. адресовать письмо-приглашениеможно конкретному лицу, группе лиц или организации.
Письмо может содержатьполную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повести дня,фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию опроезде к месту приглашения и другую информацию.
В тексте часто используютустойчивые обороты: «Приглашаем Вас на заседание…», «Просим принять участие ввыставке работ учащихся…».
В тексте информационногописьма сообщают о каких-либо фактах или мероприятиях. Часто с помощьюинформационных писем пропагандируют деятельность организаций или различнуюпродукцию.
Письмо-извещениесоставляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос.Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются: «Ставим Вас в известность»,«Сообщаем Вам о переносе сессии…».
Этот вид письма близок кинформационному письму.
Рекламное письмо посылаютконкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров.
Цель письма – побудитьадресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.
Текст содержит полную,четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адресорганизации и телефон для справок.
Письмо-подтверждениеуведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма,бандероли), подтверждает факты, действия. Ключевыми фразами письма являются:«Подтверждаем получение Вашего заказа…», «Организация не возражает противсовместного строительства…», «Подтверждаем условия поставки партиителевизоров…», «Подтверждаем телефонный разговор 21.02.2002 по вопросупоставки…».
Направлениеписем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т.к.позволяет снять вопрос с контроля.
Текст письма-напоминаниясообщает о приближении, ускорении или истечения срока исполнения, какого-либодействия, мероприятия, события.
Письмо направляют тогда,когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонныхпереговоров.
Текст может бытьпредставлен в виде трафарета.
В тексте гарантийногописьма адресату дают гарантии оплаты выполненной работы или предоставлениякаких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.).
В письмеорганизация-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому письмоимеет правовую силу.
Письма-претензии обычнопосылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации – поставщика.
В тексте указываюттребования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, еслинеобходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит емуперечислить.
Письмо подписываетруководитель организации или его заместитель.
Текст письма-ответазависит от инициативного документа. Ответы посылают на письма, запросы,просьбы, обращения, предложения, требования.
Письмо-ответ должносодержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на которыйдается ответ: «На № __ от _______». Если инициативное письмо поступило отчастного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа.
В тексте излагаютрешение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнениепросьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме.Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
В тексте используютустойчивые словосочетания: «Мы не можем удовлетворить Ваше предложение…», «Ксожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем…», «Предлагаемые Вами срокипроведения…», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…».
Письмо иностранномупартнеру должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2,54 мм). Реквизиты на нем располагают в следующем порядке.
1 – эмблема организацииили товарный знак, наименование фирмы (возможно указание рода ее деятельности –«продажа недвижимости» и т.д.);
2 – справочные данные оборганизации (адрес, телефон/факс, № счета в банке, адреса представительств ифилиалов); этот реквизит может быть помещен непосредственно перед реквизитом 1;
3 – регистрационный(индекс) номер документа в цифровой или в буквенной, а также буквенно-цифровойформе, указание в письме-ответе исходящего номера инициативного письма;
4 – дата документа вбуквенно-цифровой форме без добавления “th” к числу;
5 – адресат: имя, фамилияполучателя, название компании, номер дома, улицы, город, цифровой индекс,страна (располагают данные адреса построчно с открытой системой пунктуации, т.е.без запятых и точек);
6 – вступительноеобращение через четыре межстрочных интервала от реквизита 5;
7 – заголовок письма (необязателен, но свидетельствует о хорошем тоне);
8 – текст письма;
9 – заключительнаяформулировка вежливости, пишут ее через два межстрочных интервала после текстаписьма;
10 – личная подписьавтора письма, ниже подписи – ее расшифровка, на следующей строке – названиедолжности лица, подписавшего документ (проставляют через пять межстрочныхинтервалов после реквизита 9);
11 – отметка о наличииприложений, если они есть;
12 – отметка о заверениикопии и адресов, куда они высланы.
Справка – документ,подтверждающий какие-либо факты или события.
Справки бывают двухвидов:
1. Справки, описывающие иподтверждающие факты или события в производственной деятельность организации.
Справки составляют поуказанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации овыполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки.Текст такой справки состоит их двух частей.
В первой части справкиизлагаются факты, послужившие поводом к написанию, во второй – приводятсяконкретные данные.
Выводов и предложений всправке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.
В справке фиксируютсведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержатьпериод времени или дату, на которые прилагаются сведения, приведенные вдокументе.
Справка должна объективноотражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора ипроверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.
Справки, составленные дляруководителя организации, подписывает составитель, составленные по указаниювышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справкифинансового характера подписывает и главный бухгалтер учреждения.
Справки, выходящие запределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние – начистом листе бумаги, но с теми же реквизитами.
Датой справки являетсядата ее подписания.
Адресат оформляют, как ина других документах, но не указывают почтовый адрес.
2. Справки,удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемойдолжности, места проживания и т.д. их выдают по запросам заинтересованного лицаили учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группасправок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированныетрафаретные бланки формата А5.
Отличительной чертойтрафаретной справки является то, что, адресат перемещен во вторую часть текста.Текст документа начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительномпадеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают названиеорганизации, куда она представляется.
Переменные и недостающиеданные могут быть вписаны в трафаретную форму справки от руки или на пишущеймашине.
В тексте не должно бытьархаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится».Текст заверяют подписью и печатью.
Доклад имеет большоезначение при проведении заседаний, совещаний, собраний.
Чтобы составить хорошийдоклад, надо определить: цель документа, правила оформления.
Доклад может преследоватьдве цели:
1. Информирование
2. Информирование иубеждение.
Составление доклада –мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проектадоклада.
Исходя из цели доклада,проводят логическое построение материала. Например, постановка проблемы, анализпроблемы, возможные решения, план действия, выводы.
В докладе должныприсутствовать следующие элементы:
— вступление (наглядно идоступно излагают цели и назначение доклада);
— основная часть(изложение основных фактов, использование материала для доказательства иубеждения);
— выводы (представляютсяв виде положений);
— рекомендации(предложение действий, вытекающих из выводов).
Текст доклада должен состоятьиз коротких предложений, так как длинные предложения плохо воспринимаются наслух. Предложение должно быть не более 20 слов. Для использования в докладецифр, нужно найти эффективный способ подачи, чтобы слушающий или читающийдоклад пришли к нужному Вам выводу.
Текст доклада пишут черездва интервала. Указывают название документа – ДОКЛАД, тему доклада. Если докладявляется приложением, то в правом верхнем углу нужно сделать пометку.
Телеграмма – документ,выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачибывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.
Телеграммы могут бытьпосланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – вразные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма,схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность,телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.
Телеграмму строят из двухчастей, разделенный чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ееоплачивают), вторую часть (под чертой) по телеграфу не передают и неоплачивают.
Первая часть телеграммысодержит следующие реквизиты:
— отметку о категории илиособом виде телеграммы (при необходимости);
— адресат;
— текст;
— фамилию должностноголица, подписавшего телеграмму (сокращенное или условное, если они неизвестныадресату).
Вторая часть телеграммысодержит следующие реквизиты:
— наименованиеорганизации-отправителя телеграммы (с указанием адреса);
— подпись лица, от именикоторого телеграмма исходит (указание должности);
— печать;
— дата.
По срочности доставкиадресату телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственные,срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах категорию неуказывают.
При указании адреса втелеграммах, как правило, пишут сокращенный (телеграфный) адрес получателя.Если ранее он не был известен, тока в первый раз адрес указывается полностью.Может быть указано условное наименование адресата, зарегистрированноепредприятием связи.
Текст телеграммы долженбыть предельно кратким (рис.26)
Союзы, предлоги,местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажаетсясмысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощьюаббревиатуры: тчк (точка), зпт (запятая), двтч (двоеточие), квч (кавычки).Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знакиарифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер(возможно сокращение – НР).
Тест ответных телеграмм(рис.27) надо начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ, атекст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номероминициативной телеграммы. Не рекомендуется начинать и заканчивать тексттелеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом какделопроизводственные номера.
Цифровые данные, в томчисле, даты, в тексте часто указывают словами, чтобы избежать искажений припередаче.
Реквизит «подпись»
Во второй частителеграммы (под чертой)
Обязательно заверяют печатьюорганизации или специальной печатью «Для телеграмм».
Телеграммы подписываютсяруководителем организации или его заместителями (по принадлежности вопроса).
Дата подписаниятелеграммы должна соответствовать дате ее отправления.
В совместных телеграммах,принадлежащих нескольким отправителям, печатями заверяют каждую подпись.
При отправке телеграмм всчет внесенного аванса на ней должна стоять специальная авансовая печать илиотметка о номере авансового счета.
Телеграмму печатают начистом листе бумаги ли на бланке в трех экземплярах на одной стороне листа,(первый экземпляр передают на телеграф, второй подшивают в дело канцелярии,третий передают в бухгалтерию).
При наличии телетайпателеграмму оформляют в двух экземплярах и в бухгалтерию не передают.
Верхнюю часть телеграммы(над чертой) печатают крупным шрифтов (кроме знаков препинания), через дваинтервала. Каждый реквизит (адресат, текст, подпись) начинают с новой строкибез абзаца. Адресат от текста отделяют 3-4 интервалами. Переносы слов иисправления не допускаются.
Текст под чертой печатаютобычным шрифтом. Телеграмма, адресуемая в разные пункты назначения, имеет своиособенности оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров,сколько пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат»указывают только один из пунктов назначения, остальные указывают в текстетелеграммы.
Международные телеграммыпечатают на русском языке и латинским шрифтом. Текст оформляют аналогичнопростой телеграмме. Адрес включает: отметку о категории, наименование адресата,название пункта или страны назначения. Текст подписывает руководитель. Егоподпись заверяют печатью. Под чертой указывают: номер, дату, фамилиюисполнителя, номер служебного телефона.
Телефонограмма –обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способомпередачи текста – по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачисрочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа можетсуществовать только в пределах телефонной связи.
Рекомендации для передачителефонограммы:
— передавать толькократкую и срочную информацию;
— проверять правильностьзаписи повторным чтением;
— не передавать сложныетексты (текст должен содержать не более 50 слов);
— не использовать трудновыговариваемые и редкие слова;
записывать их вспециальный журнал, или оформлять на пишущей машине с последующей регистрацией(применять специальные бланки целесообразно при значительном объеметелефонограмм). Если телефонограмму передают нескольким адресатам, тока к нейприлагают список учреждений и адресатов и номера телефонов, по которым еепередают.
Принимающиетелефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи)содержания, направления на исполнение.
Телефонограмму составляютв одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.
После приемателефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю илидолжностному лицу-исполнителю.
Секретарь руководителяили лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваиваеттелефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, еслиполучателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица,принявшего ее.
Факс получает в последнеевремя все более широкое распространение для быстрой посылки информации. Оночень удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальныйтекст со всеми особенностями его оформления. Техника факса рассчитана восновном на листы бумаги формата А4. любой документ может быть послан с помощьюфакса. Поэтому нет особых требований к передаваемому материалу, кроме одного –он должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. На рис. 29 приведенодин из вариантов факса./> 1.4. Документы по личному составу
Особую группу документовв делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающиеправовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений, организаций.
Документы по личномусоставу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениямии работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу,заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.
Обязательное ведениекадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом, Инструкцией поведению трудовых книжек и т.д.
Приказ по личному составуфиксирует сведения о кадрах:
— прием на работу;
— перемещение по работе;
— увольнение с работы;
— установлениедолжностных окладов;
— отпуска;
— командировки;
— изменения фамилии;
— поощрения;
— взыскания и т.д.
Приказы по личномусоставу являются основанием для внесения соответствующих записей в другиедокументы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).
Особенности приказа поличному составу:
1. Оформление приказа неимеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составленияэтого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы сдокументами.
2. Номер (индекс) пишут сбольшой буквы «К», что означает приказ по кадрам.
3. Заглавие – «По личномусоставу».
4. Констатирующая часть вприказе может отсутствовать.
5. Распорядительныепункты оформляют в последовательности:
— прием на работу;
— перевод или перемещениепо работе;
— установление разрядов;
— установление разрядов;
— установление категорийслужащим и рабочим;
— возложение временногоисполнения обязанностей;
— предоставлениеотпусков;
— установление неполногорабочего дня;
— изменения фамилии;
— увольнение с работы;
— изменение фамилии;
— увольнение работы;
— прекращение работы всвязи со смертью.
По каждому перечисленномувопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «Окомандировании» и т.д. В организации, где командировки не носят массовыйхарактер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом:командировать.
6. Каждый пункт приказаобосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладнойзаписки, распоряжения и т.д.).
7. В пункте приказа(приказе) при приеме на работу следует указывать:
— на какую должность;
— в какое подразделение;
— с какой оплатой;
— с какого числа;
— вид работы – постояннаяс испытательным сроком; со стажировкой; временная на срок…; посовместительству…;
— особые условия работы –с принятием материальной ответственности; с сокращенным или неполным рабочимднем и т.д.
8. При переводе сотрудникана другую работу в приказе указывают:
— вид и причину перевода;
— устанавливаемый оклад;
— длительность, в случаевременного перевода;
— в качестве основанияприводят заявление работника о переводе на другую работу;
— при переводе навышестоящую должность указывают на представление руководителя структурногоподразделения.
При поощрении работника вкачестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителяструктурного подразделения, а при наложении взыскания – на докладную записку руководителяструктурного подразделения.
При предоставленииотпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода ивозвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.
При увольнении работникас работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статьюКЗОТа и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку назаявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрацииприводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.
9. Фамилии, имена иотчества пишут полностью.
10. Благодарности ивзыскания оформляют отдельными приказами.
11. К тексту приказа поличному составу предъявляются особые требования: формулировки должны бытьчеткими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
Приказы по личномусоставу готовят отделы кадров или должностные лица, которым поручено вестидокументы по кадрам, если нет отдела кадров.
Особенности оформления идействия приказов:
— приказы оформляют набланках формата А4;
— нумеруют приказы втечение календарного года;
— приказы визирует юрист,заместитель директора по кадрам. Начальник ОК или работник, ведущий кадровуюдокументацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник долженпоставить свою визу «С приказом ознакомлен», подпись работника, датаознакомления;
— приказы вступают в силус момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления всилу. Например, приказ подписан 27 сентября, а назначение работника надолжность произведено 4 ноября;
— срок хранения приказов75 лет.
Выписка из приказа –копия части подлинного документа.
Заверительная надписьсостоит из слова «Верно», пишется от начального поля, с большой буквы, мелкобез кавычек и знаков препинания.
Наименование должностисотрудника, завершившего выписку, пишут от начального поля (не более 28печатных знаков), личная подпись и расшифровка подписи (после 48 печатныхзнаков, 61 деление).
Дату заверительнойнадписи пишут от начального поля.
Заявление – документ,адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу,увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
Работник пишет заявление,как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке,разработанном на данном предприятии.
Заявление о приеме наработу.
Его нужно писать набумаге формата А4, так как это общепринятый формат документов личного дела.Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника.
На заявление о приеместавится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалистаи резолюция руководителя. Заявление поступает в отдел кадров или работнику,ведущему документы по кадрам, затем издается приказ.
Если заявителю будетотказано в приеме на работу, ему могут сообщить об этом в письменной форме,устно или по телефону.
Заявление о переводе надругую должность.
Этот вид заявления имеетследующие особенности. В адресате сотрудник указывает занимаемую на данныймомент должность, а в тексте – причины перевода.
Заявления опредоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу зачленом семьи и т.п.
Заявления должнысодержать в тексте указания на соответствующие документы – справку с местаучебы, больничный лист, справку из поликлиники и т.п. Без них решение вопросаневозможно. Документы представляют вместе с заявлением.
Трудовой контракт(договор) – соглашение между трудящимся и предприятием (учреждением,организацией), согласно которому трудящийся обязуется выполнять работу поопределенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а предприятие(учреждение, организация) обязуется выплачивать заработную плату и обеспечитьусловия труда, по соглашению сторон и предусмотренные законодательством.
Согласно КЗОТ употребляюттермин «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, синонимы. Наэти документы распространяется единый правовой режим и стороны сами выбираюттермин.
Различают основные идополнительные условия трудового договора (контракта).
Основные условия договора(контракта):
— о работе по одной илинескольким специальностям (должностям);
— о квалификации;
— о конкретной работе попрофессии;
— о должности;
— о месте работы(предприятии, структурном подразделении, их местонахождении);
— о сроке действия и видатрудового договора (контракта);
— об условиях оплатытруда;
— об обязанностях предприятияпо охране труда.
Дополнительные условиядоговора (контракта):
— о любых условиях труда;
— об испытательном сроке;
— о совмещении профессий;
— о повышенииквалификации;
— о дополнительномотпуске;
— о социально-бытовомобслуживании.
В договор (контракт)могут быть включены также условия о соблюдении коммерческой тайны, достиженииопределенных результатов труда и т.д.
Контракты заключают:
— на неопределенный срок,т.е. на постоянную работу;
— на определенный срок,не более пяти лет;
— на время выполненияопределенной работы.
Срочный трудовой контракт(договор) заключают в случае, когда трудовые отношения не могут бытьустановлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, илиинтересов работника и т.д.
Срочные договорызаключают тогда, когда работа не имеет постоянного характера (замещениеработника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске, вкомандировке и т.д.). День выхода такого работника считается днем окончаниясрочного трудового договора замещающим работником.
Разновидностью срочныхтрудовых договоров являются договоры о повременной и сезонной работе.
По статье КЗОТ трудовойконтракт (договор) должен заключаться в письменном виде. Это дает гарантиисторонам в реализации достигнутых договоренностей.
В контракте (договоре)определяют обязанности или дают ссылку на должностную инструкцию.
В контракте (договоре) немогут быть установлены условия, не предусмотренные законодательством РФ.
Контракт готовят в двухэкземплярах. Его подписывают руководитель и работник. Заверяют подписи печатьюорганизации. Один экземпляр находится в организации, второй – у работника.
Трудовые контрактывключают в состав личных дел. Если не заводят личные дела, контракты формируютв отдельное дело по алфавиту.
Трудовые контракты хранят75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольненияработника при наличии приказа по личному составу.
Трудовая книжка –основной документ, подтверждающий рабочий стаж работника. Трудовые книжки наработников ведут на предприятии не зависимо от формы собственности.
Закон запрещает иметьнесколько трудовых книжек.
Лица, поступающие наработу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку и в случаеприема на работу – сдать ее.
Трудовые книжки ведут навсех работников, проработавших свыше 5 дней.
Поступающие на работувпервые предоставляют документ о последнем занятии; уволенные из рядовВооруженных сил – военный билет.
Порядок заполнения,ведения и хранения трудовых книжек изложен в «Инструкции и порядке ведения трудовыхкнижек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Это основной справочныйматериал для сотрудников, работающих с трудовыми книжками.
Заполнение трудовойкнижки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срокасо дня приема на работу.
В трудовые книжки вносятсведения:
— о работнике: фамилия,имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
— о работе: прием,перевод, увольнение;
— о награждениях ипоощрениях;
— об открытиях, накоторые выданы дипломы, об изобретениях и рационалистических предложениях.
Взыскания не вносят втрудовую книжку.
Все записи в трудовуюкнижку делают после издания приказа, не позднее недельного срока, а приувольнении – в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов, должнывестись аккуратно перьевой или шариковой ручкой, черным, синим или фиолетовымцветом.
Фамилию, имя, отчествопишут полностью, на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Образование удостоверяютсоответствующие документы – дипломы, аттестаты, удостоверения.
Запись о незаконченномобразовании подтверждают справки учебного заведения, зачетная книжка.
Трудовые книжки ведуттолько по месту основной работы.
Работник организациисвоей подписью заверяет правильность внесенных сведений и ставит печать.
Если в трудовой книжкезаполнены все страницы, тока ее дополняют вкладышем.
Без трудовой книжкивкладыш не действителен.
При наличии вкладыша натитульном листе трудовой книжке вверху ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш»и указывают серию и номер вкладыша. Вкладыш вшивают в трудовую книжку, и ведутв том же порядке, что и трудовую книжку. С каждой записью в трудовой книжкеадминистрация обязана ознакомить ее владельца под расписку.
Потеряв трудовую книжкуили вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы.
Не позднее 15 днейработнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью в правом верхнем углутитульного листа «Дубликат».
При заполнении дубликатавносят записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основаниираннее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы, тока призаполнении раздела «Сведения о работе» делают запись об общем стаже работы допоступления на данное предприятие. Общий стаж записывают суммарно (количестволет, месяцев, дней работы без уточнения). Общий стаж, подтвержденныйдокументами, записывают по периодам работы (наименование предприятия, гдеработал, цех, отдел), должность, дата увольнения, причина увольнения. Указываютнаименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записив дубликате.
Администрация обязанасодействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж работы допоступления в данное учреждение.
Если трудовая книжкапришла в негодность (испачкана, замазана и т.п.), администрация выдаетработнику дубликат. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность,пишут: «Взамен выдан дубликат». Книжку возвращают владельцу. На новом местеработы предъявляют дубликат трудовой книжки.
Изменение записей (офамилии, дате рождения, образования) производит администрация по последнемуместу работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении,браке, образования и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Этиизменения пишут на титульном листе книжки.
Раннее внесенная записьдолжна быть зачеркнута одной чертой, после чего записывают новую.
Ссылки на документыделают на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяют подписьюруководителя, или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставят печатьорганизации или отдела кадров.
Если в трудовой книжкеобнаружены неправильные записи, их исправляет администрация того предприятия,где эта запись была сделана.
Если организация,сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление делает организацияправопреемник, а при ее отсутствии – вышестоящая организация, которойподчинялось ликвидированное предприятие.
Исправленные сведениядолжны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказа, исправлениевносят на основании других документов, подтверждающих выполнение работ.
В разделах «Сведения оработе», «Сведения о награждениях» зачеркивание неточных записей неразрешается.
Администрация предприятияобязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав записьоб увольнении.
При задержке выдачитрудовой книжки по вине администрации работнику выплачивают средний заработокво время вынужденного прогула. Днем увольнения считают день выдачи трудовойкнижки. Издаю новый приказ о новом дне увольнения.
При увольнении рабочего,служащего вне записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенных в трудовуюкнижку во время работы в организации, заверяются подписью руководителя илиначальника отдела кадров (если он есть) и печатью.
Пересылка трудовой книжкипочтой допускается только с согласия работника.
В случае смерти работникатрудовую книжку выдают на руки ближайшим родственникам под расписку иливысылают почтой по их требованию.
Если работник отсутствуетна работе в день увольнения, администрация в этот день направляет ему почтовоеуведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
При получении трудовойкнижки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (формаТ-2) и в книге учета трудовых книжек, а в журнале фиксируют дату и основаниевыдачи книжки.
В организации ведут документацию по учету бланков изаполненных трудовых книжек
Существуетприходно-расходная книга по учету бланков и трудовых книжек и вкладышей к ним.
Приходно-расходную книгуможет вести в бухгалтерии предприятия кассир.
Книга учета движениятрудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба предприятия или лицо, ответственноеза обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируют все трудовые книжки,принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки ивкладыши, выданные вновь.
Эти книги должны бытьпронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.
Бланки трудовых книжек ивкладышей к ним хранят в бухгалтерии, как документы строгой отчетности и выдаютпо заявке под отчет ответственному за ведение кадровой документации. Сотрудниксам может купить трудовую книжку в канцелярском магазине.
По окончании каждогомесяца (квартала) в бухгалтерию предоставляют отчет о наличии бланков ивкладышей, а также отчитываются за суммы, затраченные на их приобретение. Наиспорченные бланки составляют акт.
Трудовые книжки и ихдубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранят в течение двух летв отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек.
Невостребованные трудовыекнижки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет. По истечении этого срока, они могутбыть уничтожены в установленном порядке.
Личное дело –совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и еготрудовом стаже.
Личное дело оформляютпосле издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами нерегламентирован нормативами, поэтому предприятия по разному решают вопросы ихведения.
Одни организации заводятличные дела на всех сотрудников, другие – на руководителей и ведущихспециалистов.
В начало личного делапомещают документы, необходимые для приема на работу. Личное дело работникаможет пополняться другими документами, свидетельствующими об измененииобразования, семейного положения и т.д.
Каждое дело формируют вотдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчествоработника, дата поступления на работу.
Работники, ведущиекадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.
Рекомендуется в личноедело включать документы в следующей последовательности:
-    внутренняя описьдокументов дела;
-    дополнения канкете (дополнение к личному листку по учету кадров);
-    заявление оприеме на работу;
-    анкета сфотокарточкой (личный листок по учету кадров);
-    трудовой договор(если есть);
-    приказ о приемена работу (копия);
-    документы обобразовании (копия);
-    характеристикиили рекомендательные письма.
В дело могут добавлятьсядокументы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копиидипломов, свидетельства, аттестационные листы и т.п.).
Копии приказов о переводепо службе в личное дело не включают.
На документы личного делазаносят в опись отдельно. Опись составляют и подписывают работники, ведущиекадровую документацию. В ней указывают также дату формирования личного дела.Начальная дата – дата заявления о приеме на работу
Автобиография – документ,в котором описаны основные этапы жизни и трудовой деятельности работника.
Автобиографию сотрудникпишет собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одномэкземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности.
В тексте автобиографииосвещают следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование,где, когда учился, в каком учебном заведении, с какого времени началасьтрудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинскоезвание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.
Резюме – документ,содержащий сведения биографического характера, которые предоставляет лицо притрудоустройстве.
Сначала пишут свое имя,отчество, фамилию, домашний адрес, телефон, дату рождения (для женщин необязательно). Текст излагают по разделам:
— цель резюме – место, накоторое претендует составитель;
— образование (сначалауказывают высшее образование – какой вуз и когда закончили, полученнуюспециальность; затем перечисляются в обратном порядке другие виды образованиядо года окончания школы);
— трудовая деятельность(места работы указывают с настоящего времени до момента окончания школы, т.е. вобратном порядке; если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы,можно также здесь это указать);
— специальные знания(перечисляют различные знания – умение работать на компьютере, знаниеиностранных языков и т.д.; указывают все, что может заинтересоватьработодателя);
— семейное положение(указать – замужем (не замужем), вдова (вдовец), есть ли дети).
Текст резюме не долженпревышать двух страниц печатного текста. Оформляют резюме на бумаге хорошегокачества.
Характеристика –документ, который содержит описание характерных и отличительных черт (качеств)работника и отражает мнение администрации о нем.
Характеристику составляетадминистрация и общественные организации (если они есть) предприятия, попросьбе работника, по запросу других организаций, по инициативе работника.
Характеристику оформляютна стандартном листе бумаги в произвольной форме. Текст характеристики, какправило, состоит из двух частей:
вводной, — указываютфамилию, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурноеподразделение, стаж работы на предприятии;
основной – описывают деловыекачества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений,отношения с сотрудниками.
Завершающая фраза –«Характеристика выдана для предоставления…»
Если характеристикуутверждает общественные организации или трудовой коллектив, то дают ссылку надату и номер протокола заседания, собрания.
Характеристикуподписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущийспециалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяют печатью.Характеристику составляют в двух экземплярах.
Личный листок по учетукадров (анкета) – перечень вопросов о биографических данных работника,образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д.
Работник заполняет отруки анкету при поступлении на работу. Ответы на вопросы он дает полностью, безсокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов – паспорта,трудовой книжки, документов об образовании.
В графе «Образование»указывают: «высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «среднее»,«неполное среднее», «среднее» согласно документу об образовании работника.
В графе «Выполняемаяработа с начала трудовой деятельности» указывают сведения о работе всоответствие с трудовой книжкой. Первой записью в трудовой книжке могут бытьсведения об обучении в учебном заведении, эти сведения также отмечают в даннойграфе. Здесь же указывают на переходы в работе и их причину – учеба, болезнь,иждивение, отпуск.
Работник, занимаяразличные должности на одном предприятии, должен указать время пребывания вних.
В графе «Семейноеположение» указывают сведения: женат (замужем), вдовец (вдова), холост (незамужем), перечисляют членов семьи (с указанием степени родства), проживающихвместе с работниками (отец, мать, жена, сын и т.д.). Надо также указатьфамилию, имя, отчество, год рождения и чем занимается каждый член семьи.
Отрицательные ответыпишут без повторения вопросов в форме – не знаю, не имею, не владею, не был.
Личный листок должен бытьпроверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровойдеятельности.
Анкета – аналогичнаяформа «Личного листка по учету кадров» и содержит те же графы.
В анкету можно вноситдополнительные сведения (об изменении фамилии). Анкету подписывают поступающиена работу и лицо, ответственное за документы по кадрам. Личный листокподписывает поступающий на работу.
Заполняют анкету в одномэкземпляре. К ней прилагают копии документов об образовании, ученой степени ит.д., заверенные подписью и печатью, а также фотографию.
Дополнение к личномулистку (анкета) – указывают сведения об изменениях, касающихся работника послезаполнения личного листка (анкеты). Документ имеет табличную форму. В немуказывают фамилию, имя, отчество работника и два раздела.
Первый раздел дополненияк личному листу фиксирует перемещение работника по службе с указанием датвступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ,подтверждающий это.
Второй раздел дополненийк личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранныхязыков, наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках,награждения, участие в выборных органах власти, повышение квалификации. Всеизменения должны быть подтверждены документами – приказами по личному составу,документами Загса, учебных заведений и т.д. Дополнение к личному листку (анкете)дополняет работник, ведущий документы по кадрам.
Обязательным реквизитом«Дополнения к личному листку» является отметка о проведении проверки наличия исостоянии дела. Отметку пишут на оборотной стороне листка. Оно состоит изнадписи: «Личное дело проверено», даты и подписи.
Личная карточка (формаТ-2) – основной учетный документ. Она имеет типовую межведомственную форму,утвержденную органами статистики.
Личная карточка:
— заводится на всехсотрудников, принятых на работу;
— состоит из вопросов иответов на них;
— используется дляанализа состава и учета движения кадров;
— заполняется в одномэкземпляре (все изменения, предусмотренные формой, должны отражаться в личнойкарточке своевременно);
— ставится в алфавитнуюкартотеку работающих (при использовании компьютера, можно вводить в него данныео сотрудниках, затем делать распечатки на принтере по форме Т-2).
Личная карточказаполняется сотрудником, ответственным за документы по личному составу, послеподписания приказа о приеме работника на работу.
Основанием для записейслужат документы – паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д.
В обязательном порядкеставят дату заполнения карточки и личную подпись сотрудника.
Хранят карточки в сейфе(шкафу) в алфавитном порядке. Карточки уволенных сотрудников хранятся в течениегода в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело исдаются в архив. Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы.
/>II. Развитие видовдокументов в современных условиях/> 2.1. Требования к видам документов на современном этапе
В современных условияхпри составлении и оформлении организационно-распорядительной документациидолжны учитываться требования последнего стандарта ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов».
Настоящий стандартраспространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся кУнифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.(далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификаторуправленческой документации» (ОКУД).
Стандарт устанавливает:состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов;требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации.
Каждый конкретный виддокумента содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).
В ГОСТе детальноописывается каждый реквизит.
Государственныйгерб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии сФедеральным конституционным законом «О Государственном гербе РоссийскойФедерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52,часть I, ст. 5021).
Герб субъектаРоссийской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовымиактами субъектов Российской Федерации.
Эмблемуорганизации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланкахорганизаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Кодорганизации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий иорганизаций (ОКПО).
Основнойгосударственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют всоответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационныйномер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют всоответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формыдокумента проставляют по Общероссийскому классификатору управленческойдокументации (ОКУД).
Наименованиеорганизации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию,закрепленному в ее учредительных документах.
Наднаименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полноенаименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименованияорганизаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственнымязыком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РоссийскойФедерации, печатают на двух языках.
Наименованиеорганизации на государственном языке субъекта Российской Федерации или иномязыке располагают ниже или справа от наименования на государственном языкеРоссийской Федерации.
Сокращенноенаименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено вучредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)помещают ниже полного или за ним.
Наименованиефилиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае,если оно является автором документа, и располагают ниже наименованияорганизации.
Справочныеданные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другиесведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке,адрес электронной почты и др.).
Наименованиевида документа, составленного или изданного организацией, должно бытьопределено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видамдокументов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Датойдокумента является дата его подписания или утверждения, для протокола — датазаседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданныедвумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Датудокумента оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделеннымиточкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например,дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускаетсясловесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а такжеоформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например:2003.06.05.
Регистрационныйномер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять поусмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией окорреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационныйномер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоитиз регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемыхчерез косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка нарегистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер идату документа, на который должен быть дан ответ.
Местосоставления или издания документа указывают в том случае, если затруднено егоопределение по реквизитам «Наименование организации» и«Справочные данные об организации». Место составления или изданияуказывают с учетом принятого административно-территориального деления, оновключает в себя только общепринятые сокращения.
В качествеадресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные илифизические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываютперед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделенияуказывают в именительном падеже.
Документутверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемымдокументом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждениядокумента должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименованиядолжности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и датыутверждения
Текстдокумента составляют на государственном языке Российской Федерации или нагосударственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии сзаконодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Текстыдокументов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в видесоединения этих структур.
При составлениитекста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должныбыть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниемс глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени(«имеете», «владеете» или «были»,«находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должныбыть согласованы с наименованиями признаков.
Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным вименительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы сзаголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицыдолжны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатанытолько номера этих граф.
Связныйтекст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины,основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения,выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать однузаключительную часть (например, приказы — распорядительную часть безконстатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).
В текстедокумента, подготовленного на основании документов других организаций или ранееизданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа,наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационныйномер документа, заголовок к тексту.
Если текстсодержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы,подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах(приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципахединоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текстизлагают от первого лица единственного числа («приказываю»,«предлагаю», «прошу»).
В документахколлегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа(«постановляет», «решил»).
В совместныхдокументах текст излагают от первого лица множественного числа(«приказываем», «решили»).
Текстпротокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали»,«выступили», «постановили», «решили»).
В документах,устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений(положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы(акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лицаединственного или множественного числа («отдел осуществляет функции»,«в состав объединения входят», «комиссия установила»).
Грифсогласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которымсогласован документ (включая наименование организации), личной подписи,расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Замечанияизлагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Длядокумента, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижнейчасти оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Длядокумента, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют внижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможнооформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается,по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Оттиск печатизаверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющихправа лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также наиных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документызаверяют печатью организации.
При заверениисоответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица,заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию);дату заверения.
Отметка обисполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номерего телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотнойстороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка обисполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или приотсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «Вдело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка обисполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируетсяисполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в которомисполнен документ.
Отметка опоступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и датупоступления документа (при необходимости — часы и минуты).
Допускаетсяотметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Идентификаторомэлектронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая влевом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла намашинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые ворганизации./> 2.2. Развитие нормативной правовойбазы документационного обеспечения управления
Документационноеобеспечение управления как одна из форм социальной деятельности (онореализуется людьми и для людей), не может быть эффективным без наличиясоответствующей нормативно-правовой базы. Под нормативно-правовой базойпонимается комплекс правовых актов, устанавливающих правила эффективногоосуществления данной деятельности.
Эффективнымдокументационное обеспечение может считаться при достижении следующихрезультатов: юридическая полноценность всех создаваемых в организациидокументов, сохранность и доступность пользователям информационных ресурсоворганизации с наименьшей затратой материальных, денежных, временных и людскихресурсов.
Недостаткомдействующей на сегодняшний день нормативной правовой базы документационногообеспечения управления является ее ориентация преимущественно нагосударственные, бюджетные структуры.
Действительно,назовем основные документы, которыми могут пользоваться службыдокументационного обеспечения управления при разработке собственных инструкцийпо делопроизводству, а также при необходимости быть уверенными в юридическойполноценности, доказательности собственных документов.
К такимдокументам относятся:
Типоваяинструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительнойдокументации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов»;
ПостановлениеПравительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. — 1009 (с изм. от 30сентября 2002 г. — 715) «Об утверждении Правил подготовки нормативныхправовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственнойрегистрации»;
ПостановлениеПравительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. — 1268 (с изм. на 8июня 2001 г.) «Об упорядочении изготовления, использования, хранения иуничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного гербаРоссийской Федерации» и некоторые другие акты, касающиеся частных вопросовоформления документов и организации делопроизводства.
Все названныеакты характеризуются высоким качеством проработки, учетом современных тенденцийделопроизводства, в частности, касаются некоторых вопросов использованияэлектронных технологий в делопроизводстве при документировании, передачедокументированной информации. Вместе с тем, как видно даже из названий, ихположения формально распространяются только на федеральные органыисполнительной власти. Конечно, ими пользуются с некоторыми оговорками иныеорганы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации.Однако огромный массив негосударственных структур, для которых вопросдоказательности, юридической силы собственных документов имеет первостепенноезначение, не попадает в сферу действия названных делопроизводственныхнормативов. Работникам делопроизводственных служб бывает чрезвычайно трудно илидаже невозможно убедить своих руководителей в необходимости пользованиятребованиями, обязательными для федеральных органов исполнительной власти.
Например,одним из актуальных вопросов документирования является использование оттискапечати для подтверждения подлинности подписи документа. Имеющийся в распоряжениипользователей ГОСТ Р 51511 — 2001 (с изм. — 1 2002 г.) «Печати своспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры итехнические требования» не может прямо использоваться негосударственнымиструктурами, т.к. они изображают на бланках иную символику. То же можно сказатьи об «Основных правилах работы архивов организаций».
Другойнедостаток нормативной базы документационного обеспечения управления,ориентация лишь на организационно-распорядительные документы или, говоряточнее, те документы, которыми традиционно занимается служба делопроизводства,т.е. преимущественно распорядительных документов, переписка, различного родасправки, записки, приглашения, протоколы, акты, сводки, заявления и т.п.Документы типа бухгалтерских, статистических, банковских, налоговых и др.юридически не попадают под обязательное действие перечисленных нормативныхправовых актов, хотя, по сути, все документы должны оформляться по единымпринципиальным правилам, в частности, правилам подписания, датирования,регистрации, использования бланков и некоторые другие должны быть обязательнымиво всех случаях документирования.
Имеется ещеодна существенная проблема, правовое решение которой является неотложнойзадачей в связи с развитием электронных технологий в управлении. Эта проблемасоотношения бумажного и электронного документа как в процессе егонепосредственного функционирования на протяжении жизненного цикла, так и впроцессе его хранения в архиве организации и в государственном архиве.
Именно внаправлении восполнения названных пробелов идет развитие нормативной правовойбазы документационного обеспечения управления. Основной нормативный правовойакт, на принятие которого в ближайшее время мы надеемся, разрабатываемый исуществующий в виде проекта, — Федеральный закон «О документационномобеспечении управления». Закон (в силу своего высокого правового уровня)будет обязателен для исполнения всеми организациями, юридическими и физическимилицами и обеспечит необходимое единство документальной системы страны, особенноучитывая разработку программы «Электронная Россия», котораянеразрывно связана с информационным единством в рамках государства. Принятиезакона — довольно сложная и продолжительная процедура. До его выходаФедеральная архивная служба (ВНИИДАД) готовит Примерную, или Типовую,инструкцию по документационному обеспечению управления в организациях, котораяв ближайшее время должна увидеть свет. В данном случае задача Инструкции — преимущественно дать необходимый методический материал для организации делопроизводствав негосударственных структурах, небюджетных организациях различного рода,организационно-правовых форм и видов деятельности на основе действующихгосударственных нормативных правовых актов по ДОУ. Она базируется наГосударственном стандарте России, касающемся оформленияорганизационно-распорядительных документов, Типовой инструкции поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и иных действующихнормативных актах, названных выше.
Вместе с темИнструкция будет иметь только рекомендательный характер в силу отсутствиясоответствующих функций у Федеральной архивной службы, силами которойтрадиционно разрабатываются правила делопроизводства, начиная от Единойгосударственной системы делопроизводства, одобренной Постановлением Государственногокомитета Совета Министров СССР по науке и технике еще в 1973 г. ирекомендованной для использования министерствами и ведомствами присовершенствовании делопроизводства.
Рекомендательныйхарактер Типовой (Примерной) инструкции по ДОУ для организаций не станетпрепятствием для повсеместного ее использования. Разработанная на ее основесобственная инструкция по делопроизводству, введенная в действие собственнойподписью первого руководителя, в форме утверждения или издания приказа обутверждении станет нормативным правовым актом, обязательным для исполнениявсеми сотрудниками.
Как отмеченовыше, вторая принципиальная проблема, подлежащая решению, — многоаспектнаязадача использования электронных документов и электронных технологий вделопроизводстве. С позиций документационного обеспечения управления речь идето параллельности функционирования документов в бумажном и электронном виде, омногократном дублировании документов в организациях. Так, Минсвязи, подведяпромежуточные итоги информатизации федеральных органов власти в рамкахпрограммы «Электронная Россия», отмечает это дублирование, например,различные реестры по гражданам формируются параллельно паспортными столами МВД,службами ЗАГС, Минтруда.
ВНИИДАД,проведя определенный анализ использования электронных документов в федеральныхорганах власти, констатирует повсеместное дублирование документов по схеме: поэлектронной почте поступает электронный документ, который выводится на бумагу,и оба продолжают делопроизводственную жизнь. Или другой пример: поступающийдокумент регистрируется в системе электронной регистрации, после чего икарточка выводится на бумагу, и вся остальная «автоматизированнаярегистрация» идет по старой схеме.
Еще одинпример: поступивший документ проходит электронную регистрацию, затемрегистрационно-контрольная карточка и поступивший документ распечатываются, икомплект передается исполнителю.
Примеровможно привести множество. Главное заключается в концептуальной нерешенностивсей задачи электронного документирования и отсутствии и использованииинформационных технологий.
В названнойПримерной инструкции сделаны первые попытки записи о порядке использованияэлектронных технологий в делопроизводственных системах.
Основноепринципиальное положение заключается в реальном признании равноценностиэлектронного и бумажного документа и в признании их одновременного(параллельного) сосуществования в течение достаточно продолжительного времени.Поэтому в Инструкции не выделяются специальные разделы, касающиеся электронныхтехнологий, как это делается повсеместно, а все вопросы делопроизводстварассматриваются в едином массиве, учитывая лишь некоторую спецификутрадиционных делопроизводственных операций, например, при поступлении ворганизацию документов не по традиционной, а по электронной почте или потелефону.
Отмечаетсяспецифика регистрации документов, поступающих или отправляемых различнымиспособами, специфика подписания документов подготовленных при помощи различныхтехнологий, построения поисковой системы и т.д. Причем речь идет не только обэлектронных документах, а, например, о подписании, регистрации, приданииюридической силы телефонограммам, факсограммам.
Использованиеэлектронных документов и технологий вызывает необходимость также решениявопросов организации и сроков хранения документов, в том числе изготовленныхнетрадиционным машинописным способом: изготовленных на бумаге при помощиэлектронной принтерной печати (назовем их принтерными документами) или наэлектронных носителях. Практикам известна недолговечность текстов на принтерныхдокументах, и данном случае претензии должны быть предъявлены разработчикамтехнических средств.
В этом случаерассматриваются такие вопросы: какие группы документов могут или должныизготавливаться и храниться только на машинных носителях или только на бумаге,или дублироваться (в зависимости от значения документа, срока хранения, виданосителя и иных оснований); как оформляется включение электронного документа вноменклатуру дел и в чем будет заключаться в данном случае формирование дела (котороепри бумажном варианте документов заключается в подшивке документов всоответствующие папки, а в электронном варианте — соответствующая подборка вфайле по принципиально однородным правилам) и др.
Большоезначение для подтверждения подлинности подписи документа имеет использованиеоттиска печати. В соответствии с ГОСТ Р 6.30 — 2003 в этих целях используетсяпечать организации. Сложность заключается в том, что в действующих нормативныхправовых актах не установлено фактическое соответствие печати с изображениемГосударственного герба Российской Федерации или соответственно гербов субъектовРоссийской Федерации и иных пользователей подобных печатей, которымпредоставлено соответствующее право на основании законодательных актов, печатямс логотипом организации, товарным знаком и т.п. В Типовой инструкции делаетсязапись о том, что круглая печать негосударственной структуры, акционерногообщества, коммерческой организации, которая имеет изображение логотипа,эмблемы, товарного знака, утвержденного и зарегистрированного при регистрацииорганизации, является, по существу, аналогом гербовой печати, и ееизготовление, использование и уничтожение должны соответствоватьсоответствующим правилам, установленным для гербовой печати. В Инструкцииимеется раздел о бланках, на которых следует оформлять бумажные документы. Вчастности, записаны правила о размерах бланков, о написании названияорганизации в соответствии с зарегистрированным уставом и об использовании набланках русского языка, государственных языков субъектов Российской Федерации ииностранных языков.
Большойраздел содержит требования к оформлению, в частности, распорядительныхдокументов. Рассмотрены правила оформления приказов, распоряжений, положений,правил, инструкций, а также протоколов и служебных писем./> 2.3. Меры по дальнейшему развитию видов документов
Какие дальнейшие меры внаправлении развития видов документов в управленческой деятельности, на мойвзгляд, необходимо предпринять.
а) Государственнаяполитика в области документационного обеспечения управления должна бытьнаправлена на сокращение объема документооборота, унификацию системдокументации, правил документирования и требований к формам управленческихдокументов. Особого внимания требует разработка Единой государственной системыдокументационного обеспечения управления как нормативного, правового акта,устанавливающего основные требования к документированию управления и системдокументации, организации контроля исполнения документов, обеспечениюсохранности документов и их использования в оперативных целях для принятияуправленческих решений.
б) Документационноеобеспечение нуждается в комплексной проработке правовых основ работы сдокументами. На наш взгляд, неурегулированным остается активное нормотворчествов области наращивания неконтролируемого числа различных форм документов,которые создаются ведомствами при разработке положений о них, в документахинструктивного межведомственного характера.
В этих условияхпредставляется целесообразной подготовка проекта федерального закона «Одокументации». Такой закон мог бы быть подготовлен Росархивом и ВНИИДАДсовместно с заинтересованными ведомствами. Определенные наработки в этомнаправлении уже есть (проект концепции Закона). Закон определил бы компетенциюгосударства по отношению к документам, а также направления развитияавтоматизации документообработки и документационных связей.
Предлагаемый Закон,определяющий основные требования к документам, системам документации ирегулирующий правоотношения в сфере документообразования, документирования,должен, на наш взгляд, преследовать следующий основные цели:
определение единойполитики в области документообразования, документирования и документооборота,направленной на упрощение, унификацию и информатизацию этих целей;
повышение эффективностиработы органов управления и управленческих структур организаций за счетдостижения большей оперативности документирования и обоснованности принятияуправленческих решений;
сокращение форм, видов иколичества документов, объемов работы с документами и стоимости сбора,хранения, распространения и использования документированной информации;
борьба с бюрократизмом икоррупцией за счет минимизации состава документов, необходимых длявзаимодействия органов управления, организаций и граждан, числа согласований иупрощения движения документов при принятии решений.
В Законе «Одокументации» могли бы быть определены следующий основные направлениягосударственного регулирования работы с документами:
полномочия государства поотношению к документации организаций всех форм собственности;
ответственностьорганизаций за документирование своей основной деятельности в установленномгосударством порядке;
унификация формдокументов, создающихся и обращающихся в сфере управления;
организация и основныеправила документооборота (документных коммуникаций юридических лиц, юридическихлиц и граждан);
установление требований иусловий обеспечения достоверности и доказательности документированнойинформации, юридического значения документов управления на различных носителях;
унификация структур,полномочий и функций служб документационного обеспечения в зависимости отуровней и масштабов деятельности органов управления и организаций;
регулирование правасобственности на документы, обеспечение их сохранности и передачи нагосударственное архивное хранение;
реализация права надоступ юридических и физических лиц к документированной информации органовуправления и организаций.
в) Государственнаяполитика должна также, на наш взгляд, обратить внимание и на такой социальнозначимый аспект как документирование взаимоотношений граждан и органовгосударственного управления различных уровней.
Неоправданнаяусложненность таких отношений, необходимость собирать множество справок,заполнять сложные формы влечет за собой возникновение официальных инеофициальных поборов, посреднических форм и контор, связанных с органамигосударственного управления, усиливает бюрократизм и коррупцию вгосударственном аппарате. Нам представляется, что общество только бы выиграло,если бы государство провело глобальную ревизию сложившихся отношений частныхграждан с организациями независимо от их правового статуса и формысобственности, укрепило бы доверие человека к государству.
/>Заключение
Одним из центральныхвопросов в организации информационно-документационного обслуживаниядеятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ(документационного обеспечения управления). Сегодня уже никому не надо доказыватьзначение информации в сфере управления и каждый управленец понимает, чтопринять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующейинформацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будетполнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайшийсрок и опередить своих конкурентов.
Носителем информациивыступает документ на различных основах.
Рост объёмов информации исоответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработкидокументов, а с появлением компьютеров – и самой информации.
В последней четверти ХХвека огромное увеличение объёмов информации и внедрение компьютерных технологийстали предъявлять повышенные требования к организацииинформационно-документационного обслуживания. Соответственно стали меняться итребования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением.За рубежом они всё больше получают название – служба управленияинформационно-документационными ресурсами. В документоведческой литературеРоссии об этом впервые стал писать директор ВНИИДАД д.и.н. М.В.Ларин.
Как известно,в любой организации выполняется определенная работа по государственному илиобщественному управлению. Любому органу управления для исполнения своих функцийнеобходима информационная система. Конечно, имеются и не документируемое — «прямое» управление, но поскольку подавляющая часть управленческойработы нуждается в фиксации своих действий, необходима эффективная системадокументационного обеспечения управления.
Составпрактически применяемых правил документирования, форм документов, технологийобработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации.
Этим можнообъяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся впостоянном развитии и не получили пока достаточной научно-методическойпроработки. Ведь кроме всего прочего, реальные системы документационногообеспечения управления в организациях зависят от статуса, масштабов работы,объема прав и полномочий и личности ее руководителя и всей системы руководствав целом. Например, бухгалтерские обязанности в малых фирмах чаще всеговозлагаются на руководство офиса, а в крупных — являются самостоятельнойфункциональной областью, но в обоих случаях одни и те же операции должны документироватьсяодинаково, в одних и тех же показателях и формах документов.
Значительноотличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ, нопри этом можно отметить следующую тенденцию — чем крупнее фирма, тем в большеймере виды деятельности, связанные с организацией информационных взаимосвязей идокументационным обеспечением аппарата управления, выделены в самостоятельныеслужбы.
Проблема развития видовдокументов в управленческой деятельности представляется сегодня одной из самых главных.
Целью курсовой работыявлялись систематизация, накопление и закрепление знаний о видах документов,применяемых в управленческой деятельности, их развитии.
Для реализации цели былирешены следующие задачи:
— анализ видовдокументов, применяемых в управленческой деятельности;
— исследование ихразвития.
/>Список литературы
1.        ГОСТ Р 6.30-2003Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
2.        Документыи делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л.Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 — 271 с.
3.        КузнецоваТ.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО«Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 — 818 с.
4.        ЛаринМ.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории иметодологии//Делопроизводитель – 2003 — №2.
5.        Марков В.Н.Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2002.
6.        Основные правилаработы ведомственных архивов /Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивногодела. М., 1988.
7.        Организацияработы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н.
8.        СанкинаЛ.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческихдокументов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве,1998 — 91с.
9.        Составлениеи оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм,общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В.Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 — 224с.
10.      СтенюковМ.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационномуобеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999 — 144с.
/>Приложения
 
Приложение 1
Унифицированнаяформа № Т-8
Утвержденапостановлением Госкомстата
Россииот 26.04.01 № 26 Код Форма по ОКУД 0301006 по ОКПО наименование организации Трудовой договор (контракт) номер дата /> /> /> /> /> /> /> Номер документа Дата
/>/> 
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о прекращении действия трудового договора (контракта) с работникомУволить “ ” 20 года Табельный номер фамилия, имя, отчество наименование структурного подразделения наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации основание увольнения Основание:
Решение
профсоюзной организации
о согласии на увольнение от “ ” 20 года №
/>/>Руководитель организации должность подпись расшифровка подписи
/>/>С приказом (распоряжением) ознакомлен “ ” 20 года подпись работника /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> /> />