Содержание
Введение
1 Что такое управление документацией.Российский и зарубежный опыт
2 Управление документацией и записями поМС серии ИСО 9000
2.1 Требования к управлениюдокументацией
2.1.1 Как обеспечить управлениедокументацией
2.1.2 Внесение изменений в документы
2.1.3 Планирование разработкидокументов. Контроль
2.1.4 Актуализация
2.1.5 Учет документов
2.2 Организация документооборота напредприятии
2.2.1 Регистрация документов
2.2.2 Контроль исполнения документов
2.2.3 Систематизация дел
2.2.4 Формирование дел
2.2.5 Подготовка документов к архивномухранению
2.2.6 Роль документации при создании СМК
3 Анализ системы управлениядокументацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г.Владивостока
3.1 Управление документацией в ОСЗН
3.2 Прохождение и исполнение документовразных документопотоков по подразделениям предприятия
3.3 Документация регламентирующаядеятельность процесса управления документацией
3.4 Разработка, согласование иутверждение нормативных документов и других процедур, обеспечивающихдеятельность предприятия
Рисунок 5- Блок схема разработкидокумента
3.5 Описание процессов работ и ихвзаимодействие
3.6 Обеспечение организационнойструктуры и ресурсов, необходимых для поддержки стратегических плановпредприятия.
3.7 Осуществление оценкиудовлетворенности потребителей и доведение информации до персонала
3.8 Актуализация документов
3.9 Анализ со стороны руководства
3.10 Сопоставление записей требуемыхстандартом МС ИСО 9001:2008 с записями, ведущимися в отделе
3.11 Рекомендации и выводы
Заключение
Библиография
Приложение А
Приложение В
Введение
Управленческаядеятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощьюдокументов, которые одновременно являются источником, результатом иинструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятиятехнология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией егоосновной производственной деятельности. Она предполагает не только единыеправила документирования — оформления документов, но и единый порядокорганизации движения документов (документооборота). В соответствии снормативными требованиями документооборот организации охватывает движениедокументов с момента их получения или создания до завершения исполнения,отправки или сдачи в дело.
Технология управлениядокументооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в видежурналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержаниерегистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности.Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом — практическая невозможность централизованно отслеживать движение документоворганизации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатратне только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но ина оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствиедейственной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете,к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точносказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущеесостояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
Делопроизводствосоставляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания(или получения) до завершения исполнения и отправки.
Документы закрепляютпроизводственные отношения, как внутри предприятия, так и с другимиорганизациями и нередко служат письменным доказательством при возникновенииимущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими,арбитражными и третейскими судами.
Целью дипломной работыявляется анализ процесса управления документацией для эффективногопланирования, функционирования, управления и постоянного улучшения деятельностипредприятия.
Исходя из поставленныхцелей, необходимо выполнить следующие задачи:
изучить теоретическийобзор;
выявить состояниепроблемы в ОСЗН;
разработать подход куправлению документацией.
1 Что такое управлениедокументацией. Российский и зарубежный опыт
Переход к экономикерыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиямединых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческойдеятельности. Повышение значения экономического фактора и юридической силыдокументов в управлении делает актуальными исследования ученых и экспериментыпрактиков в области управления документацией, направленные на отход оттрадиционного примата делопроизводства, от классического деления документации“по системам” и на переход к созданию высокоэффективных, использующихсовременные технико-технологические достижения систем управления всемкомплексом информационно-документационных ресурсов при достижениистратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно вгосударственном аппарате управления [14].
Одним из важныхкомпонентов этой работы является исследование относительно нового понятия вроссийском документоведении — управления документацией и введение его не тольков научный оборот, но и в практику [11]. Термин “управление документацией”широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросамидокументации, носит название “Национальный архив и управление документацией”(National Archives and Records Administration (NARA). Буквальный переводнемецкого термина “Schriftgutverwaltung” означает “управление письменнымидокументами” (обычно данный термин переводят как делопроизводство, хотя это ине совсем верно). Английский термин “Records Management” также переводится какуправление документами.
Управлениедокументацией отличается и от делопроизводства, и от ДОУ. Управлениедокументацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же времяимеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связейи рекомендаций международных организаций (ЮНЕСКО — Программа RAMP,Международный совет архивов — Международный совет по управлению документацией,Международная федерация по управлению документацией; Международная организацияпо стандартизации ИСО — технический комитет ИСО/ТК 154 “Документы и информацияв управлении: торговле и промышленности”) [14].
Дж. Роудз указывает,что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента ихрождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения илипередачи в архив.
Управлениедокументацией складывается из четырех основных составляющих, которые всовокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности испособствовать развитию организации за счет систематического использованиядокументированной информации. Элементы управления документацией охватываютполный жизненный цикл документов.
Создание документов.Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемыхдокументов, их названий и функционального назначения, проектирование формдокументов, наблюдение за их использованием, применение современныхинформационных технологий для составления документов.
Хранение ииспользование документированной информации. Этот элемент понимается какформирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поискадокументов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций,копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документовили административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).
Передача документов напостоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составлениеперечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация иописание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимостьсохранения признается за документами, которые могут служить для доказательствасуществовавших сделок или для проведения исторических исследований.
Управление архивами.Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ,совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описанияархивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств ираспространения в обществе информации об архивах.
Доклад Дж. Роудза даетобщие представления о предмете исследования. Однако этого явно недостаточно дляпроникновения в суть проблемы и ее всестороннего исследования.
Исторически термин“управление документацией” зародился в Соединенных Штатах Америки. Американскиеавторы Ф.В. Хортон и К. Леннон указывают, что понимание важности управлениядокументацией возникло в США после Второй мировой войны, когда “страна погрязлав бумажной работе” и “возникла необходимость привести всю документацию впорядок”. Значительную роль в решении проблемы управления документацией сыгралаКомиссия Гувера, перед которой стояла задача найти способы сокращениятрудозатрат на работу с документами в государственных учреждениях. Важнойнормативной базой для управления документацией явились Закон о документах 1950г. и Закон о национальном архиве 1984 г., Закон о сокращении работы сдокументами 1980 г. и его новая редакция 1989 г..
С учетом значительнойроли американских специалистов в разработке проблемы управления документацией,обратим внимание на некоторые имеющиеся в нашем распоряжении работы для болеедетального изучения предмета исследования. Разные авторы неоднозначно понимаютместо управления документацией в менеджменте организации.
Хортон и Леннон определяютуправление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется нажизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”,временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают,что управление документацией является составной частью управленияинформационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называтьсяодной из основных функций управления в организациях.
Признание управлениядокументацией функцией управления поддерживают и другие исследователи. К. Хар иД. Маклеод считают, что управление документацией относится к числустратегических функций организации, а Джон Саммервил прямо связываетэффективную реализацию функции управления документацией с получением прибыли:“Мы — управляющие информацией… уже не запускаем руку в общий бюджет своейорганизации, наоборот, будучи профессионалами в области информации, мы, посути, сами зарабатываем деньги для своей организации”.
Другой взгляд науправление документацией представляет его отраслью (областью) деятельности ворганизации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполненииуправления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то естьподчеркивается практическое значение управления документацией в организации.
Типичный пример такогоподхода дан в работе М. Баккленда “Об основе теории управления документацией”(The Ameriсan Archivist. 1994. — Vol. 57. — 1994, P. 346–351). Авторутверждает, что управление документацией это не теория, а практическаядеятельность управляющих документацией, которая включает в себя поискинформации, составление перечней документов с указанием сроков их хранения,описание документов, индексацию и классификацию документов, организацию доступак документам, информационные технологии, работу персонала. С другой стороны,автор подчеркивает, что “миссия службы по управлению документацией должна бытьсвязана с миссией организации в целом”. Иначе говоря, управление документациейдолжно быть связано с целями и задачами организации в целом. Таким образом,характеризуя управление документацией как практическую деятельность, М.Бакклендестественно приходит к мысли о функциональном значении управления документациейв организации.
Известный американскийспециалист по консультированию Д.О. Стефенс воспринимает управлениедокументацией как практическую деятельность. Однако он подчеркивает, чтоуправление документацией может стать самостоятельной сильной профессиональнойнаучной дисциплиной с очень хорошими перспективами развития.
В отечественном документоведениипервой к концепции управления документацией обратилась А.Н. Сокова. Своепонимание управления документацией она изложила в работе “Деловая документацияв сфере управления”. В ее представлении управление документацией заключается в:
организации полного иточного документирования деятельности предприятий, создании соответствующихформ документов;
ведении механизмаконтроля за объемом и качеством создаваемых документов;
упрощении деятельностипо созданию, накоплению и использованию документов;
надежном хранениидокументации и своевременной ликвидации ненужных документов;
правовом обоснованиивсех аспектов управления документацией.
Позиция А.Н. Соковойвполне логична, она отражает эволюцию ее взглядов на делопроизводство ивозможные пути его совершенствования в теории и на практике. Эти идеи в течениедолгого времени оставались без поддержки и не развивались в рамкахотечественного документоведческого направления. Выступая на конференции,посвященной 70-летию архивного дела в стране и отражая при этом позицию ученых — документоведов, А.Н. Сокова вновь обращает внимание на проблему управлениядокументацией, считая ее актуальной в условиях происходящей перестройки СССР.
В 90-е годы понятие“управление документацией” все чаще встречается в научных публикациях, особеннов компьютерных изданиях, которые часто используют дословные переводы английскихтерминов. Лишь в некоторых публикациях делается попытка понять содержание этогоемкого понятия, его значение для документоведения как научной дисциплины и для практическогоприменения данного термина. Определение, подготовленное терминологическойгруппой Международного совета архивов звучит так: “под управлениемдокументацией понимается область общего административного управления,направленная на экономное и эффективное создание, использование и хранениедокументов в течение их жизненного цикла” [6] .
В чем отличие этогопонятия от общепринятого в российской и советской практике терминаделопроизводство? Делопроизводство, согласно последнему государственному стандарту,определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование иорганизацию работы с официальными документами [5]. Этим ГОСТомделопроизводство одновременно понимается и как документационное обеспечениеуправления.
Тем самым современноеделопроизводство как бы поднимается на новый уровень, и его сфера действияраспространяется на всю документацию организации. Формальное тождество данныхпонятий в государственном стандарте — это лишь позиция его разработчиков. Чтобыподтвердить их правоту, теоретические положения должны быть развернуты всоответствующие механизмы трансформации делопроизводства в документационноеобеспечение управления. А.Н. Сокова рассматривает ДОУ как упорядочениедокументирования и управление всеми системами документации в целях сокращениядокументооборота, повышения качества документов и своевременного обеспеченияактуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применениясовременной техники и новых информационных технологий. Из этого утвержденияможно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ:
Документационноеобеспечение управления охватывает всю документацию организации, аделопроизводство в основном распространяется лишь наорганизационно-распорядительную документацию;
ДОУ в значительнобольшей степени позволяет использовать информационно-технологическуюсоставляющую в работе с документами.
Вышеизложенные позициивесьма уязвимы с точки зрения научного системного анализа. Не объемы и видыдокументации являются определяющими, когда речь идет о делопроизводстве и ДОУ. Представляется,что главным при изучении рассматриваемых понятий должно быть их значение впроцессах управления, удельный вес работы с документами в управлении. Следуетопределить делопроизводство как техническую функцию управления, а ДОУ —обеспечивающую. Суть отличий заключается не только в объеме документации,которую регулирует делопроизводство или ДОУ, а в том, что при переходе отделопроизводства к ДОУ усиливается его информационная составляющая. ДОУ улучшаетинформационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включенияв информационное поле всей документации организации, но и за счет болееэффективных технологий ее обработки [11].
Не следует пониматьделопроизводство и ДОУ как взаимоисключающие друг друга понятия.Делопроизводство — в большей степени формальное понятие (регламент, правило,условие, конструкция), жестко определяющее порядок работы с документами(инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления — понятиедругого рода. Его суть — обеспечение процесса управления (принятия решения)документированной информацией, при этом включая в него аналитическиекомпоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими.Документационное обеспечение управления— термин, характеризующий переходнуюстадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией [13].
Управлениедокументацией основывается на принципах экономичности и эффективности и нашироком использовании новых информационных технологий, обеспечивающихкачественный менеджмент по отношению к документации организации какполноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязьдокументации и информации в управлении [16].
2Управление документацией и записями по МС серии ИСО 9000
Системы качества,созданные в 80-х годах XX века, часто характеризовались тем, что большое числодокументов (процедур, инструкций) по качеству оказались невостребованными, таккак разрабатывались без оценки полезности их для персонала. МС 9001:2008 годапредусматривает разработку минимального необходимого числа документированныхпроцедур.
Некоторые менеджерыполагают, что инструкции и процедуры сковывают инициативу работников. Чтобыэтого избежать, документация должна периодически анализироваться и принеобходимости пересматриваться в соответствии с процедурой управлениядокументами.
В любой организации,несмотря на наличие современных компьютеров, циркулирует большое числодокументов: приказов, чертежей, служебных записок, результатов испытаний,нормативных документов и др. Система менеджмента качества, также базируется надокументах: стандартах предприятия. методологических инструкциях, руководствепо качеству и т.д. Одни документы устаревают — их надо изымать из «оборота»,в другие следует вносить изменения. Всем этим комплексом документов необходимоуправлять [16].
Под документированиемсистемы качества понимается обоснование и разработка документов системыкачества. Цель документирования системы качества заключается в созданииорганизационно-методической и нормативной основы для построения ифункционирования системы качества, соответствующей рекомендациям и требованиямстандартов семейства ИСО 9000 [17].
Документация системыкачества — комплект документов, необходимых для надлежащего функционированиясистемы качества и обеспечения качества продукции. Документом системы качествасчитается любой материальный носитель в системе качества, содержащий информациюи реквизиты, позволяющие идентифицировать данную информацию.
Управлениедокументацией — важный аспект системы менеджмента качества, оно должнообеспечить, что бы пользователи документов всегда имели доступ к актуальнымверсиям действующих в организации документов.
Управление документамидолжно распространяться на следующие документы:
Заявления о политике ицелях в области качества;
Политику и цели вобласти качества;
Руководство покачеству;
Документируемыепроцедуры, требуемы стандартов МС 9001:2008
Документы, необходимыеорганизации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессови управления ими;
Записи требуемынастоящим стандартом ИСО 9001:2008;
Документы внешнегопроисхождения.
Документы системыменеджмента качества должны управляться. Для определения необходимых средствуправления должна быть разработана документированная процедура,предусматривающая:
официальное одобрениедокументов с точки зрения их достаточности до их выпуска;
анализ и актуализациюпо мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;
обеспечениеидентификации изменений и статуса пересмотра документов;
обеспечение наличиясоответствующих версий документов в пунктах их применения;
обеспечение сохранениядокументов четкими и легко идентифицируемыми;
обеспечениеидентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой;
предотвращениенепреднамеренного использования устаревших документов и применениесоответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких либоцелей.
Запись — это документ,содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленнойдеятельности. Записи должны быть определены и поддерживаться в рабочемсостоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям ирезультативности функционирования СМК. Они должны оставаться четкими, легкоидентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть разработана документируемаяпроцедура для определения средств управления, требуемых при:
идентификации;
хранении;
защите;
восстановлении;
определении сроковхранения;
изъятии записей.
Введение поддержание врабочем состоянии отчетных документов по результатам деятельности (записей)являются одним из важнейших факторов результативного функционирования СМК.
Степеньдокументриванности системы менеджмента качества одной организации можетотличаться от другой в зависимости от:
размера организации ивида деятельности;
сложности взаимодействияпроцессов;
компетентностиперсонала;
сложность продукции
требования потребителей
соответствующиеобязательные требования.
Документация может бытьв любой форме или на любом носителе. Каждая организация определяет объем необходимойдокументации и ее носители, это зависит от вышеперечисленных факторов [12].
Документация согласностандарту Гост Р ИСО 9000-2001, дает возможность передать смысл ипоследовательность действий. Ее применение способствует:
Достижению соответствиятребованиям потребителя и улучшению качества
Обеспечениюсоответствующей подготовки кадров
Повторяемости ипрослеживаемости
Обеспечению объективныхсвидетельств
Оцениваниюэффективности и постоянной пригодности СМК
Разработка документациине должна быть самоцелью, а должна добавлять ценность [4].
2.1 Требования куправлению документацией
Основное назначение документированнойсистемы качества — предоставить единые и согласованные инструкции всемзаинтересованным сотрудникам организации. Система качества развивается по мереразвития деятельности компании. Документы системы качества постоянноредактируются. Поэтому важно обеспечить, чтобы все должностные лицапользовались действующим изданием документов. Цель управления документациейсостоит в обеспечении наличия нужного документа системы качества в нужныймомент в нужном месте [17].
В стандарте Гост Р ИСО9000:2001 требования к управлению документацией изложены в пункте 4.2.3 Важнопонять эти требования, чтобы обеспечить управляемость создаваемой документацией[4].
Решение о том, ктобудет наделен полномочиями рассматривать и утверждать документы системыкачества разных уровней и изменения к ним принимает высшее руководствоорганизации. Это не обязательно должны быть те же должностные лица, которыеутверждают Руководство по качеству, корпоративные процедуры, процедуры вподразделениях или рабочие инструкции, какой бы ни была структура документациисистемы качества [17].
Чтобыпродемонстрировать соответствие этому требованию необходимо подтверждениетакого рассмотрения. Не обязательно, на оригинале документа, выполненного вписьменном или печатном виде, в качестве такого подтверждения ставится подпись.В некоторых компаниях для подтверждения к оригиналу документа прикрепляетсяспециальный ярлык, а рабочие экземпляры содержат ссылку на него [8].
Основной переченьобычно содержит перечисление всех документов с указанием их текущей редакции идаты издания. Может существовать один перечень или несколько перечней,охватывающих разные категории документов, существующие в системе качества.Основной перечень сам по себе является документом системы качества и подлежиттакому же изданию, редактированию и рассылке, как и прочие документы. Обращениес комплектом оригиналов документов, при условии незатруднительного доступа,аналогично обращению с основным перечнем [15].
Необходимо обеспечитьналичие нужных изданий документов в нужных местах в справочных целях; изъятиенедействительных/ устаревших документов из всех мест их использования, а идентификациюнедействительных / устаревших или замененных документов регулироватьуправляемой рассылкой.
Управление рассылкойдолжно быть тщательно спланировано, чтобы избежать ситуаций, в которыхустаревшими документами ненамеренно можно воспользоваться в справочных целях.Список рассылки должен иметь четкую структуру, чтобы каждый, кто нуждается вдокументе, имел к нему доступ. Это не означает, что каждому сотруднику нужновыдать личный экземпляр документа, но каждый должен иметь возможность без затрудненийвоспользоваться документом.
При рассылкередактированных документов или документов с внесенными поправками необходимообеспечить изъятие экземпляров предыдущих версий документов или ихидентификацию как устаревших. Это достигается путем составления соответствующихинструкций на титульном листе или сопроводительном бланке. В небольшихкомпаниях специально назначенный сотрудник лично отвечает за управлениедокументацией и обновление всех контролируемых экземпляров.
Управление рассылкойдолжно также включать документацию внешнего происхождения.
В тех ситуациях, когдарассылаются печатные экземпляры документов и каждый может сделать фотокопиюдокумента, компании обычно маркируют контролируемые экземпляры (те, которыеподлежат контролируемой рассылке и обновлению издавшим документ) определеннымобразом, что позволяет различать контролируемые и неконтролируемые экземпляры.Это могут быть штампы красного цвета или же контролируемые копии могутиздаваться на бумаге контрастного цвета. В процедурах системы качества компаниив таких случаях должно разъясняться, что неконтролируемые экземпляры не могутбыть использованы в справочных целях. Следует подчеркнуть, что существованиенеконтролируемых экземпляров всегда может вызвать проблемы, поэтому следуетприложить все усилия, чтобы избежать существования таких экземпляров.Безусловно, не должно быть намеренной рассылки неконтролируемых экземпляровдокументов [1].
Все вышеперечисленноелегко применить, но существует множество несоответствий, вызванных неадекватнымуправлением документацией и данными.
Введение безбумажнойсистемы может ускорить деятельность по управлению документацией. Еслидокументация хранится в электронном виде и рассылается на дискетах, то мыстолкнемся с той же проблемой управления рассылкой, как и в случае с печатнымиэкземплярами документации. Если в компании существует компьютерная сеть и всепотенциальные пользователи имеют доступ к компьютерам, то осуществитьуправление будет легко.
При безбумажнойсистеме, когда документы хранятся в электронном виде, подтверждениерассмотрения, утверждения документации и внесения изменений может бытьгарантировано защитой документов от записи; при этом доступ к внесениюизменений в документ ограничен лицами, имеющими полномочия на рассмотрение иутверждение конкретного документа (например, с помощью пароля).
Комплект оригинальныхдокументов должен храниться на сервере, отвечающем требованиям к хранениюосновного перечня или аналогичной процедуры, указывающей на текущий статусредакции документа. Доступ к конкретным документам могут иметь все пользователисети или лишь те, кому эти документы необходимы в справочных целях. Привнесении изменений в документы на сервере пользователи автоматически получатдоступ к последней редакции, а предыдущая редакция станет недоступной.Предыдущие издания, если их необходимо сохранить, можно скопировать вдиректорию, доступ к которой будут иметь лишь те должностные лица, кому такойдоступ необходим. Эти устаревшие документы могут быть дополнительно маркированысоответствующими «водяными знаками». Последние изменения могут быть выделеныотличным шрифтом (например, курсивом) или шрифтом другого цвета [2].
2.1.1Как обеспечить управление документацией
Для того, чтобыдокумент был управляемым, он должен содержать некоторый объем формальнойинформации, позволяющей осуществлять такое управление. Эта информация можетвключать:
Название документа;
Номер документа(необязательный элемент, но сопутствует управлению);
Указание статусаиздания и редакции и дату издания или редактирования;
Эта информациянеобходима для создания основного перечня или аналогичной процедуры управления,так как указывает статус редакции документов с целью предотвращенияиспользования устаревших документов. Идентификация не обязательно должна бытьмногоуровневой. Соответствия требованиям можно достичь указанием даты изданияили редактирования. Многоуровневая идентификация может быть полезной в такихслучаях, если позволяют процедуры; в случае незначительных поправок дляредактирования и переиздания отдельных страниц документа. Дата издания илиредактирования необходима в целях управления документацией. Выполнениетребований новой процедуры или пересмотренных требований не может начаться додаты издания такого документа или до даты издания пересмотренной редакции;
Подтверждениерассмотрения и утверждения. Наиболее часто для такого подтверждения оригиналдокумента подписывается соответствующим должностным лицом. Если принят инойспособ подтверждения, то это следует указать в документе;
Нумерация страниц;
Перечень поправок дляидентификации всех редакций. Если характер изменения указан в тексте документа,то это требование не является обязательным. Рекомендуется выполнять оба видаидентификации;
Информация о владельце.Эта информация необязательна, но может быть полезной.
Существует множествоспособов управления документацией. К примеру, многие компании не используютиндикаторы уровня редакции и пересмотра, полагаясь на то, что дата издания самапо себе, указывает на статус редакции и пересмотра [1].
2.1.2Внесение изменений в документы
Изменения всегдавносятся в документы с целью улучшения системы качества и ее документации. Онимогут вноситься для изменения требований, из-за необходимости модернизироватьпроцесс или для более четкого понимания требований. Очень часто изменениенескольких слов в документе может привести к значительным изменениям впроцессе. В объемных документах изменение нескольких слов будет с трудомзамечено пользователем. Поскольку изменение было намеренным и для того, чтобыдостичь соответствия измененным требованиям, следует привлечь вниманиепользователя к этим изменениям. Именно поэтому компании обычно включают вдокумент или прилагают к документу перечень поправок, в котором указаны этиизменения и часто указаны их причины. Многие организации также идентифицируютизменения в тексте документа, используя, например, курсив, подчеркивая текст сизменениями или делая пометки на полях.
Пользователи частожалуются на недостаточную идентификацию изменений, которая создает непониманиеих характера и, таким образом, негативно влияет на их осуществление [10].
2.1.3 Планированиеразработки документов. Контроль
Данный вид планированияосуществляется службой качества на основе общего плана внедрения стандартовсемейства ИСО 9000. Ежегодно составляемые планы-графики разработки (ипересмотра) документации согласовываются со всеми заинтересованнымируководителями отделов.
Разработка каждогодокумента ведется в три последовательно выполняемые стадии:
первая стадия — разработка проекта (первой редакции) документа и направление его на отзыв всоответствующие отделы;
вторая стадия — обработка отзывов, разработка окончательной редакции документа, согласованиеего с заинтересованными отделами и утверждение полномочным должностным лицом;
третья стадия — регистрация, издание и обеспечение пользователей.
Разработанномудокументу присваивается определенный код (шифр), устанавливающий егоструктурную принадлежность к документации системы качества. Возможны различныеварианты кодирования документов. В наиболее распространенном вариантекодирования код документа включает: условное обозначение (индекс) документа,цифровой код вида документа, цифровой код элемента системы качества, порядковыйномер документа и год его утверждения.
Особого вниманиязаслуживает вопрос об юридической защите документов системы качества. Цельтакой защиты состоит в сохранении интеллектуальной собственности предприятия,так как все документы системы качества, за исключением Руководства пообеспечению качества, являются документами внутреннего пользования, они недолжныпредставляться сторонним организациям и лицам без соотвеᑂствующегоразрешения уполномоченного должностного лица (чаще всего в этой роли выступаетпредставитель руководства по качеству).
Введение в действиеутвержденного документа осуществляется отделом-разработчиком. В случаенеобходимости введению в действие документа предшествуют разработка иреализация организационных мероприятий. Каждый вводимый в действие документсопровождается специальным листом, в котором указываются руководители отделов,на которых этим документом возлагаются определенные обязанности. Ввод документав действие осуществляется на основе соответствующего распорядительногодокумента, в котором устанавливается срок его введения.
Обеспечениепользователей копиями документа осуществляет отдел-разработчик. При этомведется строгий учет выданных копий.
Ответственность засвоевременное и полное введение документа, а также за ознакомление работников сего содержанием несут руководители подразделений, на которые распространяетсядействие документа.
Контроль правильностиизложения и оформления документов осуществляют служба качества. Постоянную(текущую) проверку выполнения требований документа ведут отделы, в которыхдокумент используется, периодическую проверку осуществляют при проведенииаудитов системы качества [8].
2.1.4 Актуализация
Целью этой деятельностиявляется предотвращение использования утративших силу или устаревших документов.В связи с этим особое внимание уделяется своевременному обновлению документов,т. е. внесению в них изменений и дополнений. Основными факторами, определяющиминеобходимость внесения в документ изменений и дополнений, могут быть:
изменения в политикеорганизации в области качества;
изменения условийвыполнения регламентированной документом работы;
изменения требований квыполнению работы;
истечение срокадействия одного или нескольких документов, с которым связано выполнение работы;
результаты внутреннегоили внешнего аудита системы качества;
решение руководстваорганизации;
обоснованныепредложения руководителей отделов, специалистов и исполнителей.
Изменения и дополненияв документ вносит отдел-разработчик документа. Для удобства внесение измененийи дополнений проводится путем замены соответствующих листов документа.Целесообразно документ, в который внесены изменение или дополнение, как-либовыделять, например, с помощью определенных цветовых, графических или буквенныхзнаков. Допустим, на документ наклеивается красный ярлык, наличие которогосвидетельствует о том, что это — измененный документ и, следовательно, каждыйего пользователь обязан с ним ознакомиться. После ознакомления с документомвсех его пользователей ярлык снимается и с подписью снявшего его исполнителяотсылается в службу, которая контролирует поступление этого ярлыка.
Лист регистрацииизменений и дополнений включается в состав каждого документа.
Для определенияактуальности содержания документов системы качества и необходимости внесения вних соответствующих изменений проводится ежегодная редакция, что подтверждаетсяотметкой на титульном листе документа каждого учтенного экземпляра.Ответственность за редакцию несет отдел, отвечающий за разработку иактуализацию документа.
При необходимостивнесения в документ существенных, имеющих принципиальный характер, измененийпроизводится его пересмотр, результатом которого является полное обновлениедокумента и новое его издание. Основанием для пересмотра может служитьвключение по результатам редакции предложения и замечания по результатамвнутреннего аудита, предложения отделов организации. При пересмотре отменяетсядействующий документ, а в новом указывается, какой документ он заменяет. Новомудокументу присваивается старый код с заменой двух последних цифр годаутверждения. Ответственность за пересмотр документа несет отдел, отвечающий заего разработку и обновление.
Для поддержаниядокументов в рабочем состоянии проводится специальная проверка, по результатамкоторой оценивается состояние документа и составляется заявка на его замену суказанием причин негодности и отсутствия необходимого количества экземпляров.Вся действующая документация имеет гриф «Учтенный экземпляр». Вслучае, если документ имеет ограничение по сроку действия, на его титульномлисте или на первой странице указывается срок. Использование просроченныхдокументов не допускается. Документы, пришедшие в негодность, изымаются изобращения и уничтожаются. Негодными признаются документы, которыми невозможнопользоваться: загрязненные, порванные, неполные из-за утери отдельных листов.Ответственность за поддержание документов в рабочем состоянии несут егопользователи.
Отмена (аннулирование)документов производится:
при пересмотредокумента;
при выявлениинеобходимости соединения нескольких действующих документов в один илиразделения одного документа на несколько с целью боле полной детализацииустановленных требований;
при существенныхизменениях организационной структуры, технологии производства и т.п.;
при изменении вида документа(например, перевод инструкции в стандарт предприятия или наоборот);
в других обоснованныхслучаях.
Отмененный документизымается из обращения и на учтенные экземпляры ставится штамп или пометка«Отменен» за подписью лица, ответственного за контроль выполненияположений документа. Решение об аннулировании документа или об изменении срокаего действия принимает лицо, утвердившее документ [1].
2.1.5 Учет документов
На каждый документсистемы качества после его утверждения заводится карточка учета, в которойприводятся номер экземпляра копии, отдел, фамилия и подпись лица, получившегокопию. Регистрация выдаваемых или рассылаемых пользователям документовпроизводится в специальном журнале, в котором фиксируются: код и наименованиедокумента, форма предоставления его пользователю, подпись пользователя, а такжеделаются отметки об отмене документа. В ряде случаев по письменной заявкепользователя ему предоставляется несколько учтенных экземпляров документа, наодин из которых ставится гриф «Контрольный», а на остальные — «Рабочий».
При предоставлениидокументов системы качества сторонним организациям на них проставляется штампили делается надпись от руки «Для информации». Решение опредоставлении документов сторонним организациям принимает руководитель службыкачества или другое, уполномоченное руководителем организации лицо. Каждыйтакой случай регистрируется в специальном журнале с указанием наименованиясторонней организации, ее почтовых реквизитов, даты отправки, номера сопроводительногописьма, кода и наименования документа.
Подлинники документовучитываются в инвентарном журнале (отдельно по видам документов). На свободномполе обложки каждого документа указывается его инвентарный номер. Всеподлинники документов хранятся в службе качества, а копии — в соответствующихподразделениях. Для хранения подлинников и копий документов, а такжезарегистрированных данных о качестве, отводятся специальные места иобеспечиваются надлежащие условия, исключающие порчу документов. Хранятся учтенныеи неучтенные копии документов в отделах отдельно — с тем, чтобы исключитьвозможность несанкционированного или случайного использования утративших силуили устаревших документов. В каждом отделе организации ведется опись хранимых внем документов, в которой указываются код и наименование документа, количествоэкземпляров и место нахождения каждого из них.
Зарегистрированныеданные о качестве хранятся в течение заданного периода времени (эти срокиустанавливаются в документах, определяющих необходимость хранения данных окачестве) таким образом, чтобы можно было их своевременно получить, когдапроводится анализ, выявляющий тенденции изменения показателей качества иуточняющий необходимость и эффективность разработки и реализации корректирующих(предупреждающих) действий. Стандарты ИСО точно не регламентируют минимальныйсрок хранения зарегистрированных данных о качестве. Общепринятая практика,основывается на том, что срок хранения документов должен быть соответствоватьвремени службы продукции. Если на это указывается в контракте,зарегистрированные данные о качестве предоставляются потребителю или егопредставителю на согласованный период времени.
Даже устаревшиедокументы и данные о качестве могут представлять собой большую ценность,например, для юридических целей и для сохранения накопленных в организациизнаний.
Хранятсязарегистрированные данные о качестве в любой форме, например, на бумаге или впамяти ЭВМ.
Все процедурыуправления документацией системы качества и данные о качестве регламентируютсясоответствующими документами. Не вызывает сомнения, что это одни из главныхдокументов системы, поскольку упорядоченность работ по документированию создаетнеобходимые предпосылки для эффективного функционирования системы качества.
Поскольку надлежащеедокументирование системы качества имеет большое значение, эта работа требует ксебе особого внимания. Поэтому служба качества должна разрабатывать руководствопо качеству и основные документы общеорганизационного характера, а документы,отражающие функциональные особенности работ по качеству — специалистысоответствующих отделов при методическом руководстве службы качества. Но вовсех случаях к разработке документа следует привлекать наиболееквалифицированных и опытных специалистов, имеющих склонность к подобной работеи обладающих соответствующими навыками [13].
2.2 Организациядокументооборота на предприятии
Документооборот- этодвижение документов с момента их получения или создания до завершенияисполнения, отправки или сдачи в дело.
На предприятииразличают три основных потока документации:
входящие документы,поступающие из других организаций;
исходящие документы,отправляемые в другие организации;
внутренние документы,создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия вуправленческом процессе.
Все документы,поступающие на предприятие, проходят: первичную обработку, предварительноерассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение[3].
Служба ДОУ — этоорганизационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющееработу с документами [7].
Основная задача службыДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни,управленческой информации, необходимой для осуществления функций:
Контроль за соблюдениемстандартов на документы.
Экспедиционнаяобработка и доставка документов исполнителям.
Регистрация документови учетно-справочная работа.
Контроль за исполнениемдокументов.
Формирование,оформления, хранения и использования дел.
Оформление и выпускраспорядительной документации учреждений.
Машинописноеизготовление, копирование и размножение служебных документов.
Функции структурныхчастей службы ДОУ:
Функция экспедиции:приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и нерегистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведутколичественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставкакорреспонденции в структурные подразделения и адресатам.
Функция группы по учётуи регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих,внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поискинформации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.
Функция группыконтроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроковвыполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя,информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.
Функция отдела писем:приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача нарассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение вструктурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещениязаявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб,формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив,анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.
Функция архива: приём,учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль заправильного формирования, хранения и использования дел в структурныхподразделениях; подготовка дел к передаче в архив.
Функциясекретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение иподготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции понаиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний,бездокументационное обслуживание работы руководства.
Службадокументационного обеспечения управления должна принимать к обработке толькоправильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полномкомплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документывозвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, гдеобъясняется причина возврата.
Предварительноерассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределенияпоступивших документов на:
направляемые нарассмотрение руководителю предприятия;
направляемыенепосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотренияруководителем передаются по назначению документы, содержащие текущуюоперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения.
На рассмотрениеруководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия идокументы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельностипредприятия.
Обработка и передачадокументов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ [8].
Документы, подлежащиеотправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовоеотправление и сдают в отделение связи. Неправильно оформленные документыподлежат возврату исполнителю на доработку.
Исходящие документыдолжны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документыпредприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме [3].
Служба ДОУ должнасистематически вести учет кол-ва обрабатываемых документов, включая все их видыи размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются идоводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер посовершенствованию работы с документами [8].
2.2.1 Регистрациядокументов
Регистрация документов- это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная нанем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе врегистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и дальнейшего использования в справочных целях(организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические,бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие ивнутренние документы.
Входящие, исходящие ивнутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих иисходящих документов включает:
порядковый номер впределах регистрируемого массива документов;
индекс по номенклатуредел.
Внутренние документыпри регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которыхрегистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы поличному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера(индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
Регистрационные индексыприсваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределахкалендарного года.
В качестверегистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов,используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки(РКК).
Установлен следующийобязательный состав реквизитов для регистрации документов:
автор (корреспондент);
название документа;
дата документа;
индекс документа;
дата поступлениядокумента (для входящих);
индекс поступлениядокумента (для входящих);
заголовок документа илиего краткое содержание;
резолюция (исполнитель,содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении(краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения ииндекс документа — ответа);
номер дела.
В случае необходимостисостав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители;расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и д.р[1].
2.2.2 Контрольисполнения документов
Контролю подлежитисполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает:
постановку документа наконтроль;
проверку своевременногопроведения документа до исполнителя;
проверку ирегулирование хода исполнения;
учет и обобщениерезультатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя;
Основная цельорганизации контроля исполнения — обеспечение своевременного и качественногоисполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ иответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно — распорядительные документы. Документы других систем контролируютсясоответствующими подразделениями или сотрудниками.
Службой контроляосуществляются следующие операции:
формирование картотекиконтролируемых документов;
направление карточкиконтролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;
выяснении в структурномподразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
напоминаниеподразделению-исполнителю о сроке исполнения;
получение информации оходе и результатах исполнения;
запись хода ирезультатов исполнения в карточке контролируемого документа;
регулярноеинформирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
сообщение о ходе ирезультатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседанияхколлегиальных органов;
снятие документов сконтроля по указанию руководителей;
формирование картотекиисполненных документов.
Документ считаетсяисполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщениярезультатов заинтересованным организациям и лицам или другогодокументированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются вконтрольной карточке и на самом исполненном документе [8].
2.2.3 Систематизациядел
Для обеспеченияправильного формирования и учета дел предприятия должна составлятьсяноменклатура дел.
Номенклатура — этосистематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленныйв установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы,образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации ипечатных изданий.
Номенклатура делпредприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы сдокументами.
Номенклатура делсоставляется по установленной форме (и включает реквизиты:
наименованиепредприятия; наименование вида документ; дату; индекс;
место составления; грифутверждения; заголовок к тексту; текст; подпись;
гриф согласования(одобрения).
Содержательная частьноменклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел,заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню,примечания.
Порядок расположениязаголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов,входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащихорганизационно-распорядительную документацию, далее — содержащих плановые иотчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроковхранения документов.
В номенклатуру делпредприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.
При оформленииноменклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел(свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесениязаголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных втечении календарного года.
По окончаниикалендарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количествезаведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения [9].
2.2.4 Формирование дел
При формировании делнеобходимо учитывать следующие требования
документы постоянного ивременного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
подлинники оделять от копий;
годовые планы и отчеты- от квартальных и месячных;
утвержденные документы- от их проектов;
включать в дело поодному экземпляру каждого документа.
Каждый документ,помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями гос.стандартов и других нормативных актов.
В дело группируютсядокументы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся поокончании календарного года.
Приложения кдокументам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются кдокументам, к которым они относятся.
Документы, помещенные вдело должны иметь подписи, дату, индекс, копии — заверительную надпись, отметку“В дело”.
Документы в деле должнырасполагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ иотносящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идутдокументы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в делонеисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документыподлежащие возврату, дублирующие документы.
2.2.5 Подготовка документовк архивному хранению
Значение и практическаяценность документов предприятия различны. Одни документы используютсядлительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстроутрачивают свою значимость.
Для долговременногохранения документов создается архив предприятия.
Для ведения архивавыделяется штатная должность “архивист” или его функции приказом руководителявозлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.
В задачи архива входят:
прием, учет и хранениедокументов, законченных делопроизводством;
информационно-справочнаяработа по архивным документам предприятия;
организационно-методическаяпомощь по ведению делопроизводства.
Специалистами установленоптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3 года. Послеистечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их вархив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования вделопроизводстве.
Для определения сроковхранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отборадокументов для уничтожения не предприятии создается постоянно действующаяэкспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятияи состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводитьежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов,сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения похранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителемпредприятия.
Все дела, подготовленныена архивное хранение делятся на 2 группы:
дела по личномусоставу;
дела по основной(производственной )деятельности.
На каждую группу делсоставляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись№1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года.Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указываетсяцифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описиполучает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложкесоответствующего дела.
Вместе с делами в архивпредприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки надокументы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешаетсяпроизводить уничтожение документов, включенных в акт [8].
2.2.6 Роль документациипри создании СМК
Внедрение эффективнойСМК требует создания относительно небольшого числа (по отношению к уже имеющимся)дополнительных документов, именно тех, которые необходимы для комплексногосистемного управления организацией.
Для выполнения своихпроцессов руководители и исполнители используют те или иные необходимые имдокументы, имеющиеся в организации:
правовые;
организационно-распорядительные;
планово-финансовые;
внешние нормативные;
внутренние нормативные;
технические.
Основная частьдокументов, необходимых для той или иной деятельности, имеется в любойорганизации, независимо от наличия или отсутствия в ней СМК.
В большинствеорганизаций все документы разрозненны, «работают» каждый на своемуровне, не образуя единой системы. Бывает так, что одно подразделение не знает,какие документы есть в другом. Подразделения создают свои формы документов, икаждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе.
Для того что быпостроить единую структуру документации — каркас СМК, необходимо упорядочить имеющиесяв любой организации.
Любая организациясоздается и осуществляет свою деятельность на основе действующего законодательства.Следовательно, организация имеет правовую документацию, включающую лицензионныедокументы, дающие ей юридическое право заниматься своей деятельностью. Этадокументация «закладывает фундамент» организации — формирует«нулевой цикл» в структуре документации.
Состав документов«нулевого цикла»:
лицензионные документы;
распоряжениявышестоящих организаций;
постановленияправительства РФ;
законы РФ (в том числекасающиеся качества, экологии, промышленной безопасности).
Существует еще «базовыйуровень» документов:
организационнораспорядительная документация (устав организации, организационная структура,положение о подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции,служебные записки, приказы и распоряжения руководства, приказы и распоряжениявышестоящих органов, переписка с другими организациями, переписка с другимиорганизациями);
документы постратегическому и оперативному планированию(стратегический план, бизнес план,планы работ по созданию, внедрению и совершенствованию СМК);
методические документы(методическая инструкция о разработке положения о подразделении, методическаяинструкция по разработке должностной инструкции, методическая инструкция поразработке документированных процедур, методическая инструкция по описаниюпроцессов, методические рекомендации по по внедрению методов статистическогоуправления процессами в организации, методические рекомендации по внедрениюпостоянного улучшения процессов СМК);
внешние нормативныедокументы (международные стандарты, региональные стандарты, техническиерегламенты, национальные стандарты РФ, документы органов Государственногонадзора)
внутренние нормативныедокументы (договора и контракты с внешними поставщиками и потребителями,стандарты организации на продукцию, стандарты организации на технологические процессы,стандарты организации на методы испытаний, контроля, и измерений, альбомбланков)
внутренние техническиедокументы (проектно конструкторские документы, ТУ на продукцию, технологическиерегламенты, технологические инструкции, технологические и маршрутные карты,инструкции по технике безопасности, метрологические аттестованные методикииспытаний (измерений)).
На основе всехвышеперечисленных документов осуществляется работа организации. Создание ивнедрение эффективно действующей СМК, соответствующей принципам, критериям ирекомендациям, сформулированным в стандартах ИСО серии 9000- достижение системногоподхода к управлению документами и единой структурой документации.
Разработку,использование и управление документацией следует оценивать на основе такихкритериев:
Функциональность(скорость обработки);
Простота виспользовании;
Потребность в ресурсах;
Политика и цели;
Текущие и будущиетребования (относящиеся к менеджменту знаний);
Сравнение с лучшимисистемами документации;
Взаимодействия потребителей,поставщиков и т.д.
Организации необходимыдополнительные документы для создания эффективной СМК.
Стандарты ИСО серии9000 обращают внимание на то, что «организация — это группа работников инеобходимых средств с распределением ответственности, полномочий ивзаимоотношений» (п. 3.3.1 стандарта ИСО 9000:2000). А«организационная структура — распределение ответственности, полномочий ивзаимоотношений между работниками» (п. 3.3.2 стандарта ИСО 9000:2000). Обаопределения не отражают того, что организация — живой организм, сложная системавзаимосвязанных элементов, в процессе взаимодействия которых рождается новоекачество, не присущее ни одному из элементов в отдельности. Именно на созданиетакой системы и ориентированы стандарты ИСО серии 9000.
Надо сделать так, чтобыруководство и персонал организации работали как единый слаженный механизм, каккоманда единомышленников, объединенных одной целью. Для этого, во-первых, надосоздать систему горизонтального взаимодействия участников внутриуровневых процессов,протекающих на каждом уровне структуры организации; во-вторых, создать четкиевзаимодействия внутриуровневых процессов с процессами управления.
Воплотить это в жизньпоможет только эффективная система менеджмента, которая позволит всемуперсоналу организации почувствовать себя единой командой, стремящейся кдостижению общей цели. При этом процессный подход, положенный в основу созданиятакой системы, обеспечит возможность целенаправленно улучшать отдельныепроцессы и деятельность организации в целом на основе согласованных усилий всехучастников процессов.
Генеральный директор насвоем уровне должен разработать и довести до персонала видение организации — тусаму единую объединяющую цель, которой организация должна достичь черезтри-пять-десять лет. Затем команде высшего руководства надо определить всезаинтересованные стороны организации, их требования и ожидания, с учетом этихтребований определить приоритетные направления развития организации иразработать (или пересмотреть) «стратегический план» и«бизнес-план».
После разработки этихдокументов генеральному директору надо сформулировать Политику в областикачества, т.е. определить, что и в каких направлениях организация намереваетсясделать в будущем году. Этот документ открывает возможности для начала процессаоперативного планирования работ в области улучшения деятельности организации.Для того чтобы спланировать работы на ближайший год, надо поставить цели, т.е.чего именно надо добиться всему персоналу организации, чтобы к концу годареализовать политику. При формулировании политики и постановке целейруководству надо учитывать требования потребителей, других заинтересованныхсторон организации и действующего законодательства страны. Организация должнаосуществлять свою деятельность, т.е. выполнять все процессы для реализацииполитики и достижения реальных целей, поставленных руководством и согласованныхсо всеми сотрудниками.
Далее разрабатываетсяруководство по качеству. Руководство по качеству — документ, в котороморганизация описывает всю свою систему менеджмента с указанием области ееприменения; детально обосновывает любое исключение; приводит документированныепроцедуры (или ссылки на них), а также описания и взаимодействия процессов,охватываемых системой менеджмента качества.
Необходимо «состыковать»все процессы, как между собой, так и с процессами управления, и, таким образом,заставить работать все уже имеющиеся в организации документы. Следовательно,надо разработать дополнительные системные документы — процедуры СМК.
Необходимо определитьцели и критерии оценки (показатели качества) процессов и анализировать этипроцессы, идентифицировать несоответствия, находить и устранять причины ихпоявления. Надо повышать результативность процессов с целью удовлетворенияпотребностей и ожиданий своих внутренних и внешних потребителей и другихзаинтересованных сторон. Как минимум, надо уметь определять несоответствия иуправлять ими, осуществлять корректирующие воздействия, а при необходимости,разрабатывать и выполнять предупреждающие действия. Следовательно, организациинадо управлять своими процессами с помощью пяти обязательных документированныхпроцедур СМК:
«Управлениедокументацией»,
«Управлениезаписями»,
«Управлениенесоответствующей продукцией»,
«Корректирующиедействия»,
«Предупреждающие действия».
«Внутренниепроверки».
Все эти процедуры — системные документы, способствующие повышению открытости организации, делающиеее прозрачной как для самих сотрудников, так и для всех заинтересованных сторонорганизации. Результативность работы персонала по этим процедурамсвидетельствует о наличии в организации грамотного системного подхода к своейдеятельности и ее улучшению. Пронизывая все уровни управления организацией,документы интегрируют различные виды деятельности в единую систему. Применение этихсистемных документов обеспечивает эффективность всей системы менеджментаорганизации.
Содержание процедурыпредусматривает:
Область применения (назначениепроцедуры и область ее распространения).
Нормативные ссылки(перечень ссылочных нормативных документов).
Термины, определения,сокращения.
Общие положения.
Изложение основноготекста.
Полномочия иответственность.
Приложения (принеобходимости).
При выполнении,мониторинге, анализе процессов, а также при управлении ими рождаются записи, втом числе регламентированные документированными процедурами. Записи — оперативные отчетные данные о качестве выполняемых работ. Это особый виддокументов, формирующий базу объективных и достоверных данных, подлежащиханализу и статистической обработке. На основе анализа этих данных принимаютсярешения об улучшении деятельности (процессов). Записи позволяют организациирешать вопросы по претензиям потребителей и других заинтересованных сторон налюбом уровне, вплоть до арбитражного суда.
Записи – документацияпо подтверждению качества.
Записи делятся на 3вида:
Первичные (Визовый листсогласования, договора, Чек-листы внутренних и внешних аудитов (протоколынесоответствий), Протоколы испытаний продукции и параметров производственнойсреды, Сертификаты калибровки средств измерений, Протоколы обучения и повышенияквалификации персонала, Акты о состоянии зданий, помещений, оборудования, рабочихмест, Перечни оборудования, средств измерений, испытаний контроля, документациии т.п., Контрольные листки, карты и схемы, потоков процессов, контрольные картыШухарта, Рабочие журналы, Заполненные анкеты для оценки поставщиков, удовлетворенностипотребителей и других заинтересованных сторон, Записи о выполнении планов, графиков,смет)
Результаты анализапервичных записей (Отчеты по удовлетворенности, потребителей и другихзаинтересованных сторон, Отчеты по результативности обучения персонала, Отчетыпо эксплуатации зданий и оборудования, Отчеты по самооценке, Отчеты по анализуи улучшению процессов, Отчеты по внутренним и внешним аудитам смк, Отчеты осостоянии средств измерений, Отчеты о состоянии зданий и оборудования, Переченьодобренных поставщиков, Отчеты о выполнении планов, графиков, смет)
Принятые решения поулучшению процессов, продукции, СМК (Протоколы совещаний координационных инаучно технических советов, Протоколы заседаний совета по качеству, Приказы,распоряжения по результатам анализа со стороны руководства)
Всеми видами документови записей надо управлять. Управление документами и записями — это процессы,которые пронизывают всю деятельность организации и делают ее прозрачной как дляруководителей и сотрудников, так и для всех ее заинтересованных сторон.
Руководству исотрудникам организации необходимо понять, что документы — их помощники, и онисами определяют необходимость в разработке того или иного документа, когдаосуществляют свои процессы. При этом надо помнить, что создание любогодокумента стоит денег. Поэтому не надо стремиться разрабатывать как можнобольше документов, ибо не от их количества зависит эффективность деятельностиорганизации, а от их качества (простоты, краткости, логики построения идружелюбия пользователя). Всем, кто разрабатывает документы, необходимо учитьпользователей с ними работать [17].
3 Анализ системыуправления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченскогорайона г. Владивостока
Для анализа системыуправления документацией был выбран ОСЗН Первореченского района г. Владивостока.
Отдел социальной защитынаселения (ОСЗН) — это отдел, работающий с людьми, которым необходимасоциальная помощь. В ОСЗН можно получить консультацию по вопросам назначениявыплат социального характера, предоставления льгот, субсидий, адресной помощи,а также по другим вопросам социальной защиты населения; зарегистрировать льготыпо ЖКУ; подать документы на установление льготных статусов; подать документы наоформление мер социальной поддержки и помощи, социальных гарантий,предусмотренных федеральным и краевым законодательством, а также реализуемых врамках Губернаторской программы «Социальная защита населения», действующей вцелях повышения жизненного уровня населения Приморского края.
3.1Управление документацией в ОСЗН
Отдел социальной защитынаселения по административно территориальному управлению Первореченского районаявляется подразделением Департамента Социальной Защиты Населения, по — этому службыДОУ в отделе нет. Приемом входящих документов их рассмотрением, регистрациейзанимается начальник отделения по работе с предприятиями и учреждениями,остальными организационно распорядительными документами занимается начальникотдела.
Структура документацииотдела представлена в таблице 1.
Таблица 1- СтруктурадокументацииВиды документов Состав документов Организационно распорядительная документация
Положение о территориальном отделе Депратамента
Должностные инструкции
Приказы начальника отдела социальной защиты по АТУ Первореченского района
Приказы распоряжений департамента социальной защиты Администрации Приморского края. Копии Справочно-информационная документация
Переписка с Фондом социального страхования по вопросам назначения и выплаты пособий
Переписка с органими прокуратуры, суда, другими учреждениями и организациями
Переписка по вопросам определения граждан в дома-интернаты
Акты, справки, протоколы Документы по стратегическому, оперативному планированию и отчетности
Планы работы отдела
Годовой
Квартальный
Ежемесячные отчеты о работе отделения приема граждан по социальным вопросам Нормативно правовые акты Сборники нормативно правовых актов и законов РФ Методические документы
Методическая инструкция по заполнениям базы данных
Методические рекомендации по организации работ подразделений Виды документов Состав документов Внешние нормативные документы
Федеральные законы
Указы президента РФ
Постановления, распоряжения Привательства РФ,
Приказы Министерства здравоохранения и социального развития РФ. Копии
Законы Приморского края, постановления, распоряжения Губернатора Приморского края, Внутренние нормативные документы Положения, рекомендации, указания по вопросам социальной защиты
Организационнаяструктура представлена на рисунке 1.
/>
/>/>/>/>/>Рисунок 1-Организационная структура ОСЗН
На основании организационнойструктуры и структуры документов отдела, было выделено 3 основныхинформационных потока:
Входящие в организациюдокументы (письма, приказы, распоряжения) Большая часть входящих документов,которые обрабатывает начальник отделения по работе с предприятиями иучреждениями, адресована начальнику ОСЗН, остальные письма руководителямструктурных подразделений и конкретным исполнителям. На рисунке 2 представленасхема распределения потока входящих документов.
/>
/>/>/>/>/>Рисунок 2- Схемараспределения потока входящих документов
2. Внутренние документы,то есть создаваемые внутри организации и передаваемые из одного подразделения вдругое (приказы, распоряжения, инструкции, акты и т.д.) Рисунок 3
/>
Рисунок 3- Схема потокавнутренних документов
3. Исходящие документы- информация, направляемая в другие организации (письма и ответы на письма,отчеты, и т.д.) Рисунок 4
/>
/>/>/>/>/>Рисунок 4-схема потокаисходящих документов
3.2 Прохождение и исполнение документов разныхдокументопотоков по подразделениям предприятия
документация международный стандарт социальный
Рассмотрим этапыобработки входящих документов на примере входящего письма адресованногоначальнику отдела:
После вскрытия конвертаначальник отделения производит предварительное рассмотрение письма, наосновании которого он принимает решение направить документ руководителю.(Конверты с пометкой «лично» не вскрываются).
Начальник отделения поработе с предприятиями и учреждениями регистрирует письмо в журнале регистрациивходящих документов (приложение 1). Письмо получает входящий номер. Прирегистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.
Начальник отделенияпередает письмо начальнику ОСЗН.
Начальник ОСЗН рассматриваетдокумент и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через начальникаотделения.
Исполнитель, работая сдокументом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе ссопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
Начальник отделения(при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.
Начальник отделенияполучает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующеедело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.
Этапы обработкивнутренних документов зависят от их вида. Рассмотрим этапы обработки приказа поосновной деятельности:
1. Внутренниераспорядительные документы (приказы, распоряжения) составляются и оформляютсяначальником отдела ОСЗН.
2. Приказы утверждаются.
3. Затем внутренние документырегистрируются, размножаются начальником и направляются в структурныеподразделения для исполнения.
/>/>/>/>/>Этапы обработкиисходящих документов:
1. Исходящий документготовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проектдокумента). Оформляется исполнителем, а начальник проверяет правильностьоформления.
2. Оформленный документподписывается начальником ОСЗН.
3. После подписаниядокумент регистрируется в журнале регистрации исходящих документов (приложение2) начальником отделения по работе с предприятиями и учреждениями.
4. Зарегистрированныйдокумент отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в деньпоступления документа вотдел по работе с предприятиями и учреждениями.
5. Копия документаподшивается в дело.
3.3 Документациярегламентирующая деятельность процесса управления документацией
Процесс управлениядокументацией регламентирует инструкция по делопроизводству разработанная всоответствии с ГОСТом Российской Федерации Р 6.30 – 2003, утвержденнымпостановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-ст,Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительнойвласти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября2000 г. № 68.
Инструкцияраспространяется на организационно-распорядительные документы (постановления,распоряжения, приказы, протоколы, письма и др. (далее – документы), относящиесяк Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД)и устанавливает единые требования к подготовке документов, организациидокументооборота, ведению учета, регистрации, контролю исполнения и хранениядокументов в Администрации Приморского края, органах исполнительной властиПриморского края и аппарате Администрации Приморского края.
Положения Инструкциираспространяются на организацию работы с документами, создаваемыми с помощьюавтоматизированных (компьютерных) технологий, независимо от вида носителя.
Методическоеруководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований инструкцииосуществляется управлением делопроизводства аппарата Администрации Приморскогокрая
Ответственность заорганизацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных правил ипорядка работы с документами, письменными и устными обращениями граждан возложенана начальника ОСЗН. Начальник несет персональную ответственность за соблюдениетребований инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашениесодержащейся в них служебной информации.
3.4 Разработка, согласование и утверждениенормативных документов и других процедур, обеспечивающих деятельностьпредприятия
Т.к. отдел является подразделениемДепартамента по Социальной Защите, то в нем разрабатывается только внутренняяраспорядительная документация и документы по внутреннему стратегическомупланированию (планы работы отдела) и отчетности (ежемесячные отчеты по работеотделения приема граждан).
Принцип систематизациираспорядительных документов устанавливает перечень управленческих документовобразующихся в деятельности организации:
приказы (распоряжения)по основной деятельности:
подведение итоговдеятельности;
в случаях отмены,изменения и предоставления действий ранее изданных документов;
утверждение положений оструктурных подразделениях и должностных инструкций;
при введении новыхнормативно правовых актов;
изменении графикаработы отдела и т.д.
приказы (распоряжения)по личному составу:
о предоставленииочередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочныхкомандировках;
о приеме на работу;
об увольнении;
о поощрение работников;
о премировании;
о предоставленииотпусков без сохранения заработной платы;
о предоставленииотпусков по уходу за ребенком;
о повышении разрядаработника и т.д.
приказы (распоряжения)по административно хозяйственным вопросам:
об утвержденииструктуры организации и ее изменение;
о сокращении штатнойчисленности;
о проведении аттестацииперсонала;
о планированиидеятельности;
о контроле задеятельностью (отчетность);
оматериально-техническом обеспечении;
об информационном идокументационном обеспечении и др.
Разрабатываются иутверждаются приказы и распоряжения начальником отдела.
Этапы разработки:
1. Сбор и анализинформации для подготовки проекта документа(на основании документов поступающихиз департамента, текущей документации предприятия и на основаниизаконодательных актов)
3. Подготовка проектаприказа или распоряжения (оформляются на специальных бланках содержащих гербРФ, наименование организации, место составления документа и т.д.)
4. Согласование проектадокумента (внутренние согласование с сотрудниками)
5. Подписание приказаили распоряжения (после согласования начальник отдела подписывает согласованныйдокумент)
6. Регистрация приказаили распоряжения(запись о документе в журнале регистрации внутреннихдокументов)
7. Доведение приказаили распоряжения до исполнителей (передача копий документа сотрудникам)
Схема разработкидокумента представлена на рисунке 5.
/>
/>/>/>Рисунок5 — Блок схема разработки документа
Планы работы отделаразрабатываются начальником отдела по установленной Департаментом форме(приложение В) и включают в себя:
Мероприятия;
Сроки выполнения;
Ответственных заорганизацию работ.
Отчеты о работе отделасоставляется начальником отдела, они содержат:
Размер средств краевогобюджета израсходованных на оказание социальной поддержки жителямПервореченского района;
Общее количествополучателей мер социальной поддержки и социальных услуг;
Информацию о том,сколько было выдано социальных паспортов.
3.5 Описание процессовработ и их взаимодействие
Деятельность отделарегламентируется следующей документацией:
Должностные инструкции;
Положение об отделе;
Приказ о совершенствованииработы отдела;
Методическиерекомендации по организации работ отделений.
Должностные инструкцииразрабатываются Департаментом Социальной Защиты населения и утверждаются Вице–губернаторомПриморского края и содержат следующие пункты:
Общие положения (комунепосредственно подчиняется работник, занимающий данную должность;квалификационные требования (требования к образованию, стажу работы,специальные требования к квалификации, например: наличие аттестатов или иных,подтверждающих квалификацию, документов); порядок назначения и освобождения отдолжности; краткий перечень руководящих и нормативных документов, которымидолжен руководствоваться работник; знаниями в каких областях должен обладатьпри работе на данной должности.)
Основные задачи иобязанности (перечисляются все основные обязанности работника, вытекающие иззадач, стоящих перед организацией.)
Права (описаниеполномочий работника, необходимых для выполнения действий, предписанных ему)
Ответственность (Вразделе формулируется, за что работник несет ответственность)
Квалификационныетребования (у работника должно быть Высшее профессиональное образование безпредъявления требований к стажу работы)
Согласовываютсядолжностные инструкции с директором Департамента Социально Защиты Населения.Ставится подпись сотрудника ознакомившегося с инструкцией.
/>/>/>/>/>Положение об отделеутверждено приказом Департамента и оформлено в соответствии с распоряжениемначальника Департамента. Содержит следующие структурные элементы:
Общие положения (Содержитследующие сведения: кому непосредственно подчиняется подразделение; краткийперечень руководящих и нормативных документов, в соответствии с которымиподразделение должно осуществлять свою деятельность.)
Функции отдела (Вразделе перечисляются основные функции отдела)
Организациядеятельности (Информация о начальнике отдела, его правах, обязанностях,ответственности, о правах, обязанностях, ответственности работников отдела)
Порядок прекращениядеятельности (информация о том в связи с чем деятельность отдела может бытьпрекращена)
Положение имеет подписиначальника Департамента, а так же начальника ОСЗН.
/>/>/>/>Приказ о совершенствовании работы отдела разработанначальником ОСЗН в целях повышения исполнительской дисциплины, улучшениякачества работы отдела, и обслуживании граждан, усиления контроля засвоевременным назначением социальных выплат и предоставлению мер социальнойподдержки населению Первореченского района.
Методическиерекомендации по организации работ отделений Составлены Департаментом СоциальнойЗащиты Населения. В них представлены рекомендации по оформлению социальныхпаспортов и других документов, приему граждан по социальным вопросам, а так жерекомендации по начислению льгот, субсидий и других выплат.
3.6 Обеспечение организационной структуры иресурсов, необходимых для поддержки стратегических планов предприятия
Департамент социальнойзащиты обеспечивает отдел всеми необходимыми для работы ресурсами, такими какоргтехника, мебель, канцелярские принадлежности и другими материальнымиценностями. Для организации работ обеспечения существуют следующие документы:
Приказ Департамента опередаче имущества по краевой целевой программе «Электронное Приморье»;
Инвентаризационныеописи;
Ведомости по сверкеимущества;
Счет фактуры, ведомостивыдачи материальных ценностей на нужды учреждения;
акты приемки-передачи.
Приказ Департамента опередаче имущества по краевой целевой программе «Электронное Приморьеразработан в целях рационального использования имущества Приморского края,поступившего по краевой целевой программе «Электронное приморье» на 2005-2010годы» на 2008 год, в соответствии с государственным контрактом на поставкукомпьютерной техники для обеспечения территориальных отделов и отделений приеманаселения по социальным вопросам департамента социальной защиты населения, реализациина территории Приморского края государственной политики в области социальнойзащиты малообеспеченных граждан, нуждающихся в поддержке государства.
3.7 Осуществление оценки удовлетворенности потребителейи доведение информации до персонала
Показателемудовлетворенности потребителей является Отсутствие жалоб потребителей вДепартамент Социальной Защиты Населения. Регулярные проверки работы отдела осуществляетПрокуратура Приморского края и Пенсионный фонд.
Для организации работыпо выявлению удовлетворенности потребителей существуют следующие документы:
Бланки опросапотребителей;
Письменно оформленныежалобы потребителей;
Справки о проведениипроверки;
Приказ о контроле закачеством работы отделений;
Акты проверки работыОСЗН.
Акт проверки отделенияприема граждан по социальным вопросам содержит:
Соблюдение режимаработы;
Качество оформлениясоциальных паспортов;
Количество гражданобслуженных на момент проверки;
Количество клиентов вочереди;
Численностьобслуживаемых в час;
Количество поступившихжалоб;
Состояния помещения, вкотором находится отделение;
Пожарное состояниерабочих мест инспекторов;
Оформлениеинформационных стендов;
Проведение техническойучебы с инспекторами;
Наличие и содержание вотделении нормативно-правовой документации;
Знание инспекторамиотделения законодательной базы;
Состояниеделопроизводства (ведение журналов);
Состояние техническихсредств связи;
Уровень навыковвладения техникой работы с базой данных;
Культура общения иполнота консультирования;
Внешний вид инспектора.
Акт составляетсяначальником ОСЗН, на нем ставится дата проведения проверки и подпись проверяющего.Акт хранится в отделе и предъявляется при проверках работ отдела руководствомдепартамента социальной защиты населения и специалистами департамента.
3.8 Актуализациядокументов
Причинами внесенияизменений в документы могут быть следующие:
изменение условийвыполнения регламентированной документом работы;
изменение требований квыполнению работы;
решения начальника Департамента;
предложения начальниковотделений, сотрудников и исполнителей;
любые другиеобоснованные случаи.
Решение о необходимостивнесения изменений в документ принимает начальник департамента.
Ответственным заразработку изменений к документу является начальник ОСЗН. При необходимости,разработка изменений может быть поручена другим исполнителям.
Изменение документов осуществляютсяпосредством:
издания новой версиидокумента, если изменений более 3-х или они затрагивают принципиальныетребования, изложенные в документе;
замены отдельныхположений документа, изъятием их, внесением и уточнением отдельных пунктов (сзаменой листов/страниц), если изменений не более 3-х, и они не носят принципиальногохарактера.
При издании новойверсии документа вносятся изменения и изменяется год издания документа.
Порядок разработки,согласования изменений к документам аналогичен порядку разработки исогласования самих документов. Утверждает изменения начальник ОСЗН. Датойвведения изменений в действие является дата их утверждения.
При введении измененийв учтенных экземплярах документа производится корректировка согласноизменениям, а в листе регистрации изменений этого документа производитсяотметка о внесенных изменениях.
Замененные листы копийдокументов уничтожаются.
Заменённый документ(устаревшая версия) хранится в кабинете у начальника ОСЗН.
Начальник ОСЗН осуществляетконтроль за:
внесением изменений вовсе учтенные копии документа;
регистрацией измененийв листе регистрации изменений;
ознакомлением всехзаинтересованных лиц с изменением к документу.
3.9 Анализ со стороныруководства
Начальник ОСЗНсоставляет:
планы работы отдела(ежемесячный, квартальный, годовой)
отчеты о работе отдела(ежемесячные, годовые)
План работы отдела — это организационный документ постоянного действия. Он регламентирует наопределенный период времени не только выполнение мероприятий, но и определяетответственность работников отдела за осуществление ими функциональныхобязанностей в соответствии с этими мероприятиями.
Деятельность отделаосуществляется в соответствии с перспективными (на год) и текущими (на квартал)планами работы, которые разрабатываются в целях лучшей организации и дальнейшегоразвития социальной защиты населения района.
Перспективный планработы утверждается руководителем Департамента Социальной Защиты Населения. Дляподготовки проекта перспективного плана работы инспекторы отдела представляютпредложения начальнику отдела в соответствии с их функциональными обязанностямиза 20 дней до начала следующего года. С учетом полученных от специалистовпредложений начальник отдела в течение 10 дней разрабатывает и за 7 дней доначала следующего календарного года передает руководителю департамента, проектперспективного плана на рассмотрение. При отсутствии замечаний руководительдепартамента утверждает план. План работы отдела на квартал разрабатывается наоснове и в соответствии с перспективным планом работы отдела и утверждается руководителемдепартамента не позднее 25 числа последнего месяца текущего квартала.
Начальник отдела несетПерсональную ответственность за своевременное представление предложений попроекту перспективного и текущего планов.
Перспективный и текущийпланы работы отдела включают в себя разделы по направлениям деятельности всоответствии с задачами, возложенными на отдел: реализация государственнойполитики по социальной защите семьи, женщин и детей, ветеранов, инвалидов,граждан, уволенных с военной службы, и членов их семей, организация социальногообслуживания населения, и другие.
Каждый раздел плановвключает в себя: название вопроса (мероприятия), дату рассмотрения(проведения), ответственных исполнителей. План составляется по установленнойДепартаментом форме.
В план могут включатьсяследующие разделы:
вопросы длярассмотрения у главы администрации города;
вопросы длярассмотрения на коллегии администрации города;
информационно-методическаяработа;
работа с кадрами,проведение семинаров и совещаний;
работа с письменными иустными обращениями граждан;
исполнительскаядисциплина;
взаимодействие сфондами, общественными, благотворительными и другими организациями, средствамимассовой информации.
Планы, программы,сценарии проводимых массовых мероприятий утверждаются руководителемдепартамента. Список лиц, приглашенных на эти мероприятия, такжесогласовывается с ним. Срок представления материалов по запланированномумероприятию — за 7 дней до даты проведения.
В отчетах о работеприводится следующая информация:
Общее количествополучателей мер социальной поддержки и социальных услуг
Сколько социальныхпаспортов было оформлено
Количество получателейльгот, едв, субсидий, пособий, компенсационных выплат, единовременных денежныхвыплат
Количество гражданоказавшимся в трудной ситуации которым предназначена материальная
С целью оценкиэффективности действующей системы социальной поддержки населения проводитсямониторинг уровня бедности семей, который включает информацию о том, сколькообратилось в отдел семей со среднедушевым доходом ниже величины прожиточногоминимума и какое количество семей стало после назначения всех выплат и льгот.
В заключительной частиотчета приводятся предпринятые действия по результатам анализа. С цельюповышения качества обслуживания посетителей два раза в месяц проводится учебасо специалистами отделений по изучению новых нормативных документов, порассмотрению ошибок, выявленных в результате проводящихся проверок, поразъяснению порядка расчета субсидий и льгот и умению специалистами отделения приемаобъяснить посетителю суммы начисленных выплат, и другим вопросам.
В отделении назначенияи учета социальных выплат сформированы 12 участков в зависимости от местажительства заявителей. Инспектор на участке назначает все виды социальныхпособий согласно поступившему заявлению.
В целях контроляправильности назначения выплат каждым инспектором ведутся журналы по всем видамвыплат, где фиксируется каждая сумма текущей выплаты и сумма доплат за прошлоевремя. Ведущий инспектор, проверяющий назначение мер соцподдержки, также ведетконтроль записей в журнале и ставит свою подпись.
В обязательном порядкепроизводится проверка на соответствие неоплаченных сумм согласно отчетам,сформированным на выплатном участке, с отчетами, предоставленными ФГУП «ПочтаРоссии».
Ведется сверка базыданных «Адресная социальная помощь» с базой данных загса на наличие умершихсреди получателей ЕДВ; сверка краевого регистра с федеральным на выявлениеграждан, состоящих на учете в обоих регистрах; сверка пенсионной базы данных сбазой краевого регистра на выявление получателей ЕДВ, которым прекращенавыплата пенсии; сверка получателей ЕДВ краевого регистра за текущий месяц сполучателями ЕДВ за прошлый месяц; сверка получателей детских пособий до 1,5лет с программой «Логический контроль» Фонда социального страхования иэлектронными списками получателей пособия по безработице из центра занятости.
Совместно соспециалистами Почтамта проводятся совместные проверки почтовых отделений,осуществляющих выдачу денежных средств гражданам.
Отчет о работе отделаподписывается начальником ОСЗН, копия отчета отправляется в Департаментсоциальной защиты населения. Форма отчета представлена в альбоме формдокументов (Приложение А).
В целях повышенияисполнительской дисциплины, улучшения качества работы отдела и обслуживанияграждан, усиления контроля за своевременным назначением социальных выплат ипредоставлением мер социальной поддержки населению Первореченского района, начальникомОСЗН разработан приказ о совершенствовании работы отдела.
3.10 Сопоставление записей требуемых стандартом МСИСО 9001:2008 с записями, ведущимися в отделе
Для сравнения записейтребуемых стандартом МС ИСО 9001:2008 с записями ведущимися в ОСЗН была составленатаблица.
Таблица 2 — Сопоставление записей требуемых стандартом с записями предприятия.№ пункта стандарта Записи требуемые МС ИСО 9001:2008 Записи ведущиеся в отделе 5.6.1 Записи об анализе со стороны руководства должны поддерживаться в рабочем состоянии. Не ведутся в связи со спецификой 6.2.2 д Организация должна поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках и опыте. дипломы об образовании 7.1 г Записи, необходимые для обеспечения свидетельства того, что процессы жизненного цикла продукции и продукция соответствуют требованиям. Журнал регистрации социальных паспортов 7.2.2 Записи результатов анализа и последующих действий, вытекающих из анализа, должны поддерживаться в рабочем состоянии. Не ведутся в связи со спецификой 7.3.2 Входные данные, относящиеся к требованиям к продукции, должны быть определены, а записи должны поддерживаться в рабочем состоянии. Не ведутся в связи со спецификой 7.3.4 Записи результатов анализа проекта и разработки и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии Не ведутся в связи со спецификой 7.3.5 Записи результатов верификации и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии. Не ведутся в связи со спецификой 7.3.6 Записи результатов валидации и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии. Не ведутся в связи со спецификой 7.3.7 Записи результатов анализа изменений и любых необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии. Не ведутся в связи со спецификой 7.4.1 Записи результатов оценивания и любых необходимых действий, вытекающих из оценки (поставщиков) должны поддерживаться в рабочем состоянии. Не ведутся в связи со спецификой 7.5.2г Осуществление валидации процессов производства и обслуживания продукции в соответствии с установленными организацией требованиями Акты проверки отделений 7.5.3 Осуществление валидации продукции и ее регистрации для обеспечения прослеживаемости продукции Журналы регистрации обращений граждан 7.5.4 Если собственность потребителя утеряна, повреждена или признана непригодной для использования, потребитель должен быть об этом извещен, а записи должны поддерживаться в рабочем состоянии. Не ведутся в связи со спецификой 7.6а Регистрация метрологической базы, используемой для калибровки или поверки устройств для мониторинга и измерений (при отсутствии международных или национальных эталонов) Не ведутся в связи со спецификой 7.6 Регистрация правомочности предыдущих результатов измерения, если обнаружено, что оборудование не соответствует требованиям Не ведутся в связи со спецификой 7.6 Результаты калибровки и поверки устройств для мониторинга и измерений Не ведутся в связи со спецификой 8.2.2 Ответственность и требования к планированию и проведению аудитов, а также к отчетности о результатах и поддержанию в рабочем состоянии записей должны быть определены в документированной процедуре.
Отчеты о работе отдела
Акты проверок Департамента 8.2.4 Свидетельства соответствия критериям приемки должны поддерживаться в рабочем состоянии. Социальный паспорт 8.2.4 Записи должны указывать лицо (а), санкционировавшее (ие) выпуск продукции. Должностные инструкции 8.3 Записи о характере несоответствий и любых последующих предпринятых действиях, включая полученные разрешения на отклонения, должны поддерживаться в рабочем состоянии. Отчеты о работе отдела 8.5.2 Записи результатов предпринятых корректирующих действий. Отчеты о работе отдела 8.5.3 Записи результатов предпринятых предупреждающих действий. Отчеты о работе отдела
Как показывает таблица,в ОСЗН ведутся все записи требуемые стандартом за исключением тех, в которыхнет необходимости.
3.11 Рекомендации ивыводы
Анализ системыуправления документацией и записями в Отделе Социальной Защиты Населения по АТУПервореченского показал, что начальник отдела помимо своей основнойдеятельности занимается делопроизводством отдела и это уменьшает скоростьобработки документов и управления документацией в целом. В связи с этимрекомендуется ввести должность секретаря или делопроизводителя.
В отделении по работе спредприятиями и учреждениями рекомендуется доработать уже имеющиеся журналырегистрации входящих и исходящих документов, а так же разработать журналрегистрации внутренней документации. У распорядительной документацииотсутствует форма листа согласования документов, которую так же необходиморазработать (Приложение В).
С целью определения ипонимая взаимодействия и обмена информации сотрудников с другими должностнымилицами в подразделении, между подразделениями и с «внешними» организациями вдолжностные инструкции рекомендуется ввести раздел «Взаимодействие» (приложениеА).
Форма акта проверкиотдела является неудобной в заполнении, Рекомендуется изменить форму актапроверки отдела (Приложение В).
Для разработкимаршрутов движения документов рекомендуется ввести частичный электронныйдокументооборот. Использование маршрутов позволило бы определитьпоследовательность операций, производимых с документом, и путь его движения наначальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Отдел.
Для быстрого иправильного документирования работы отдела рекомендуется разработать альбомформ документов (Приложение В).
Заключение
В ходе написаниявыпускной квалификационной работы была достигнута цель, а так же выполнены поставленныезадачи. Были рассмотрены такие вопросы как: что такое управление документацией;управление документацией и записями по МС серии ИСО 9000; роль документации присоздании СМК. Анализируя систему управления документацией и записями в ОСЗН,было изучено управление документацией в ОСЗН, после чего была построенаструктура документации.
На основе организационнойструктуры были построены схемы потоков входящих, исходящих и внутреннихдокументов. Рассматривая этапы разработки внутренней документации, была составленаблок схема этапов разработки распорядительных документов. Была изучена документациярегламентирующая деятельность процесса управления документацией; описанияпроцессов работ, документация обеспечения организационной структуры и ресурсов,необходимых для поддержания стратегических планов предприятия. Так же изученадокументация оценки удовлетворенности потребителей и результатов анализа состороны руководства.
В ходе анализа записей ведущихсяв отделе была оставлена таблица сопоставления записей требуемых МС ИСО9001:2008 и записей ведущихся в отделе. После анализа системы управлениядокументацией и записями были сделаны выводы и даны рекомендации, а так же былразработан альбом форм документов и для должностной инструкции был разработанпункт «Взаимодействие».
Система управлениядокументацией и записями в отделе позволяет более эффективно выполнять существующиевиды работ. Управление документопотоками в целом способствует организациипроцессов отдела.
Повышение уровняорганизации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того,насколько рационально поставлено в отделе делопроизводство и насколькопрофессионально ведется документация.
Библиография
1. АндрееваВ.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основеГОСТов РФ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 144 с.
2. БадьинаА.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.
3. ВяловаЛ.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.
4. ГОСТР ИСО 9000:2001. „Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. –М.: Изд-во стандартов. -105
5. ГОСТР 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.,Издательство стандартов, 1998
6. ГузиловаГ.В. Документирование в историческом аспекте [Текст] / Г.В. Гузилова //Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. — М., 2008. — № 2. — С.21-36
7. Делопроизводство(Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник /Под ред. Т.В. Кузнецовой. М., 2005. 359 с.
8. Документыи делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л.Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. – 271 с.
9. ЕнковскаяВ. Систематизация приказов (распоряжений) // Секретарь-референт. -2007.-№8. –С20-23
10. Инструкцияпо делопроизводству ОСЗН Приморского края-2006 г
11. ЛаринМ.В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире [Текст] / М.В.Ларин // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. — М.,2008. — № 3. — С. 25-31.
12. МСИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования»
13. РумынинаЛ.А. Документационное обеспечение управления, М., 2004.
14. РысковО.И. Управление документами в европейских странах. Обзор нормативной базы [Текст]/ О.И. Рысков // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. — М.,2006. — № 4. — С. 8-14
15. ПритиковаВ. Современное делопроизводство // Делопроизводство идокументооборот.-2009-№3-32-34
16. Т.М.Полховская, Ю.П. Адлер, И.Г. Назарова и др. Еще раз о процессном подходе исистеме менеджмента качества организации // Стандарты и качество. — 2004. — № 5
17. ЛаринМ.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления всовременных условиях // Делопроизводство и документооборот.-2008. №5-С 2-6
18. ШперВ. Роль документации при создании эффективной системы менеджмента качества[Электронный ресурс] / В. Шпер. — Электрон. дан. — Режим доступа:
quality.eup.ru
Приложение А
Новый раздел длядолжностной инструкции
Взаимодействия:
Для достижения общихцелей организации и для эффективного исполнения своих обязанностей сотрудник наданной должности взаимодействует и регулярно обменивается следующейинформацией:
6.1 с другимисотрудниками своего подразделения№ п/п Содержание информации, кому передает Срок и периодичность получения Содержание информации, от кого получает Срок и периодичность получения
6.2 с сотрудникамидругих подразделений внутри компании№ п/п Содержание информации, кому передает Срок и периодичность получения Содержание информации, от кого получает Срок и периодичность получения
6.3 с другимиорганизациями№ п/п Содержание информации, кому передает Срок и периодичность получения Содержание информации, от кого получает Срок и периодичность получения
ПриложениеВ
Администрация Приморскогокрая
Департаментсоциальной защиты населения
Отдел социальнойзащиты населения по административно территориальному управлению
Первореченскогорайона
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ОСЗН
В.И. Доронина
АЛЬБОМ
формдокументов
г. Владивосток
2009
Инструкция поприменению
Альбом находится уответственного лица за внесение изменений формы документов, который назначенначальником отдела. Альбом форм передается в электронном виде в каждоеподразделение.
Каждый из сотрудниковпри необходимости может предложить изменение форм. Все предложения передаются ответственному,который согласует изменения с начальником отдела, после чего изменения вносят ипередают в электронном виде сотрудникам.
Новые формы документовпредложенные департаментом так же включаются в альбом.
Данный альбом содержитследующие виды документов и записей:
Регистрация входящей,исходящей, внутренней документации и электронной почты (формы журналов).
Ведение делопроизводства(форма номенклатуры дел; учет количества документов, форма справки).
Документы постратегическому и оперативному планированию (форма плана работы отдела; формаотчета о работе отдела).
Организационнораспорядительная документация (образец приказа по основной деятельности).
Справочно-информационнаядокументация (акт проверки отдела; форма протокола; форма журнала регистрацииписем, предложений, заявлений и жалоб граждан).
Документация повопросам материально технического снабжения (форма акта приемки-передачи; формазаписи распределения оргтехники среди сотрудников).
1 Регистрация входящейи исходящей документации
1.1 Форма журналарегистрации исходящих и внутренних документовДата № Корреспондент Заголовок или краткое содержание Срок исполнения Отметка об исполнении документа 1 2 3 4 5 6
Форма журналарегистрации входящих документовДата № Корреспондент Заголовок документа или краткое содержание Резолюции Исполнитель Срок исполнения Отметка об исполнении Отметка о направлении документа в дело 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Форма журналарегистрации электронной почтыДата № Организация отправитель Краткое содержание 1 2 3 4
2 Ведениеделопроизводства
2.1 Форма номенклатурыделИндекс дела Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и №№ статей по перечню Примечания 1 2 3 4 5
2.2 Учет количествадокументов. Форма справки
СПРАВКА
об объемедокументооборота
за ___________ 20___ г.
(месяц)Документы Количество документов Всего подлинники тираж
Наименование должности
Руководителя службы ДОУ Подпись
Дата
3 Документы постратегическому и оперативному планированию
3.1 Форма плана работыотдела№ п/п Мероприятия Срок выполнения Ответственные Примечание 1 2 3 4 5
3.2 Форма отчета о работеотдела
Общее количествополучателей мер социальной поддержки № п/п Категория Кол-во получателей Кол-во получателей %
/>/>/>/>/>Льготы по оплате услугжилищно-коммунального хозяйства.№ п/п Категория Виды льгот Количество получателей Объем средств млн. руб. Средства краевого бюджета Средства федерального бюджета Итого:
Ежемесячные денежныевыплаты (ЕДВ)№ п/п Категория получателей ЕДВ
Размер
2008/2007
руб
Кол-во
получателей
2008/2007,
чел.
Объем средств
200../200..
млн. руб.
% Итого:
Субсидии на оплатужилищно-коммунальных услугВид выплаты
Кол-во
получателей
20../20..,
семей
Средний размер на 1 семью в месяц 20../20..,
руб.
Объем средств
200../200.. млн. руб. %
Государственные пособиягражданам, имеющим детей№ п/п Категория Размер, руб.
Кол-во получателей
20../ 20.., чел. Объем средств 20../20.. млн. руб. I. Ежемесячное пособие на ребенка малоимущим семьям 1. 2. 3. Итого: II. Пособия на ребенка, за счет средств Фонда социального страхования 1. 2. III. Ежемесячное пособие, за счет средств федерального бюджета 1. № п/п Виды компенсаций Размер Кол-во получателей 1. 2. 3. 4.
Компенсационные выплатымалоимущим многодетным семьям
Единовременные денежныевыплаты№ п/п Вид выплаты Размер, руб. Кол-во получателей 20../20.., чел. Объем средств 20../20.. млн. руб. 1. 2. 3. 4. 6.
/>/>/>/>/>Социальные выплаты№ п/п Вид выплаты Размер 20../20.., руб. Кол-во получателей 20../20.., чел. Объем средств 20../20.. млн. руб. 1. 2.
/>/>/>/>
Мониторингбедности
Работа с семьями идетьми, находящимися в социально опасном положении, многодетными семьями ималообеспеченными семьями по оздоровлению детей.№ Наименование 20… год 20… год 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
/>/>/>/>/>Оформление престарелыхграждан и инвалидов в дома-интернаты.№№ Наименование 20… год 20… год 1. 2.
Выдачей субсидий наприобретение жилья федеральными льготниками по сертификатам.№ Наименование 20… год 20… год 1. 2.
/>/>/>/>/>Анализ обращенийграждан.№ Наименование 20… год 20… год количество % к общей численности населения количество % к общей численности населения 1. 2. 3.
/>/>/>/>/>Общие вопросы
(в виде текстаописываются все предпринятые действия, т.е. что было выполнено по общимвопросам)
4 Организационнораспорядительная документация
4.1 Образец приказа поосновной деятельности
Администрация Приморскогокрая
Департаментсоциальной защиты населения
Отдел социальнойзащиты населения по административно территориальному управлению
Первореченскогорайона
ПРИКАЗ
«___» _____________2009г. № __
г. Владивосток
[О введении инструкции поделопроизводству]
В целях совершенствованияработы с документами в отделе и обеспечения их сохранности
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкциюпо делопроизводству в отделе.
2. Ввести в действие Инструкциюпо делопроизводству с
"__"_________20_ г.
3. Всем структурным подразделениями работникам предприятия с
"___"_________20_ г. руководствоваться Правилами работы с
документами,закрепленными в Инструкции по делопроизводству.
4. Контроль за выполнениемнастоящего приказа возложить на
__________________________________.
(должность, ф.и.о.)
Начальник ОСЗН ______________________________________
(личная подпись) (расшифровка)
Оборотная сторонапоследнего листа
СОГЛАСОВАНО:
______________________ _______________________
(должность) (подпись,расшифровка)
______________________
(дата)
______________________ _______________________
(должность) (подпись, расшифровка)
______________________
(дата)
____________________ _______________________
(должность) (подпись,расшифровка)
______________________
(дата)
5 Справочно-информационнаядокументация
5.1 Акт проверки отдела
«__»_______20__г. № 3
Акт проверки
Отделения приемаграждан по социальным вопросам
ОСЗН по АТУПервореченского района
г. ВладивостокаКритерии проверки Оценка критериев 1.Соблюдение режима работы ЕСО Качество оформления СПД 2.Срок проверки СПД и передачи в отделение назначения и учета выплат 3.Количество граждан, обслуженных на момент проверки 4.Количество клиентов в очереди 5.Численность обслуженных в час 6.Количество поступивших жалоб 7.Состояние помещения в к4отором находится отделение 8.Противопожарное состояние 9.Состояние рабочих мест инспекторов оформление информационных стендов 10.Проведение технической учебы с инспекторами 11.Наличие и содержание в ЕСО нормативно-правовой документации 12.Знание инспекторами отделения законодательной азы 13.Состояние делопроизводства (ведение журналов) 14.Состояние технических средств связи 15.Уровень навыков владения техникой, работы с базами данных 16.Культура и полнота общения 17.Внешний вид инспектора
_____________________________________ ____________
(должностьпроверяющего) (ФИО) (подпись)
5.2 Форма протокола
ПРОТОКОЛ
«____» ______________200 г № Председатель: Секретарь: Присутствовали:
Повестка дня:
1 _____________________________________________________________________
2 _____________________________________________________________________
3 _____________________________________________________________________
4 _____________________________________________________________________
5 _____________________________________________________________________
СЛУШАЛИ:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
ВЫСТУПИЛИ:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
ПОСТАНОВИЛИ:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Подписи:
Председатель
Секретарь
5.3 Форма журналарегистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан
ЖУРНАЛ
регистрации писем,предложений, заявлений и жалоб гражданРегистрационный номер
Ф.И.О.
Место работы Краткое содержание Кому направлен документ для исполнения, срок исполнения Кем исполнено Краткое содержание ответа Дата отправки ответа, индекс дела где находится документ и копия ответа 1 2 3 4 5 6 7
6 Документация по вопросам материально техническогоснабжения
6.1 Форма актаприемки-передачи
Акт приемки-передачи№ наименование количество 1 2 3
Принял Сдал
__________ __________ ___________________________
(должность) (ФИО) (должность) (ФИО)
________________ ________________
(дата, подпись) (дата,подпись)
6.2 Форма записираспределения техники среди сотрудников
Распределенияоргтехники среди сотрудников№ Наименование орг техники Дата получения Ф.И.О сотрудника Роспись 1 2 3 4 5