--PAGE_BREAK--2. Цель и задачи анализа рабочего места
Комфорт офиса зависит от:
1. эргономики рабочего места
2. рационального планирования офисного пространства в целом.
Основа последнего — деление на рабочие зоны так, чтобы каждый сотрудник работал максимально эффективно и сам по себе, и в команде.
Проблему недостатка пространства можно решить с помощью оптимизации рабочих мест. Иначе говоря, подобрать подходящие форму и габариты рабочего стола, количество приставных столов и иных дополнительных элементов в виде настольных или навесных полок, приставных или выкатных тумб.
Проанализировав рабочее место секретаря, мы сможем рассчитать наиболее благоприятные условия для его работы с учетом всех функций, которые он выполняет, спроектировать рабочее пространство.
3. Отбор типичных рабочих мест для анализа
Профессия секретаря-делопроизводителя очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур.
Основной задачей секретаря является грамотное, аккуратное оформление различных материалов и документов на компьютере. Секретарь должен обладать профессиональными навыками работы: знать распределение материала при выполнении различных документов, правила эксплуатации компьютера и прочих устройств, используемых на рабочем месте секретаря, в совершенстве владеть грамматикой русского языка, уметь параллельно с работой на компьютере быстро и точно читать текст.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.
По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.
Основные принципы эргономичной организации рабочего места — комфорт и минимизация нагрузок. Как бы странно это не звучало, но сидеть на стуле вредно для организма. Основная часть работы секретаря связана с компьютером.
Более 40% случаев заболеваний происходят из-за отрицательных воздействий на рабочем месте: воздух, шум и неправильное размещение на сиденье кресла. Каждый год 35 из каждых 100 служащих берут отпуск по болезни из-за мышечной боли и боли в пояснице.
Классификация рабочего места секретаря:
. категория работников – специалист;
. число работников – индивидуальные;
. уровень механизации – автоматизированные;
. рабочая поза – сидячие;
. место расположения – помещение;
. уровень подвижности – стационарные;
. степень специализации – универсальные;
. вид производства – вспомогательные;
. число смен – односменные;
. условия труда – нормальные.
4. Выбор метода анализа рабочего места и его использование
Для получения информации, необходимой для анализа рабочего процесса, используются по отдельности или в сочетании несколько методов:
- наблюдения;
- собеседование (интервью);
- анкеты;
- список обязанностей работника;
- дневник.
При любом из этих методов вначале собираются данные о рабочем месте, а затем изучается сам процесс, для чего рассматриваются те рабочие задания, которые выполняет соответствующее лицо.
В данном анализе мы будем использовать список обязанностей работника и наблюдение, а также фотографию рабочего дня.
5. Описание рабочего места
Наименование должности: секретарь-делопроизводитель.
Дата: 25 марта 2006г.
Общее описание рабочего процесса.
Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как: работа с документами, со средствами связи и посетителями; подготовка и проведение совещаний.
Роль секретаря руководителя состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.
В обязанности секретаря входит:
- Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т. д.
- Получение, обработка входящей и исходящей почты.
- Ведение телефонных разговоров, организация приемов.
- Ведение дневника руководителя, организация его встреч.
- Организация деловых поездок руководителя.
- Регистрация деловой корреспонденции, ведение дел.
- Организация и участие в работе совещаний.
- Информационное обеспечение.
- Оформление банковских счетов.
- Организация общих собраний и мероприятий общего характера.
Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных звонков и посетителей.
Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом — задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день.
Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения. Одна из главных задач секретаря — быть чутким посредником между руководителями и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т. п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя.
Затраты рабочего времени представлены в таблице 1.
Таблица 1 Сводка затрат рабочего времени секретарем
№ п/п
Вид работы и затраты времени
Мин
1
Подготовка рабочего места
15
2
Совещание по текущим вопросам
15
3
Деловые контакты с вышестоящим руководством
30
4
Прием и общение с посетителями
45
5
Просмотр документации, работа с внутренними документами
80
6
Подготовка приказов, распоряжений
25
7
Работа с личными делами
15
8
Служебные разговоры по телефону
70
9
Составление отчетной документации
35
10
Занесение необходимой информации в компьютер
85
11
Отдых и личные надобности
40
12
Обеденный перерыв
60
13
Потери рабочего времени
25
Всего
540
продолжение
--PAGE_BREAK--