ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра экономики труда и управления персоналом
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «Управление персоналом организации» на тему:
«Анализ и описание работы, разработка требований к кандидатам
(на примере должности инспектора по кадрам ООО „Вита“)»
Выполнила: студентка факультетаПЭФ
специальности «Экономикитруда» 4 курса Липей Е.А.
Руководитель курсовой работы:
к. э. н., доцент Илюхина Л.А.
Самара — 2009
Содержание
Введение
Глава 1. Теоретические основы анализа и описания работы ирабочего места
1.1 Понятие анализа работы, его сущность и необходимость
1.2 Выбор и обоснование методикианализа
1.3 Составление описания работы и ее спецификации
1.4 Должностные инструкции
Глава 2. Анализ и описание работы инспектора по кадрам вООО «Вита»
2.1 Краткая характеристика ООО«Вита»
2.2 Анализ работы инспектора по кадрам
2.3 Описание работы инспектора покадрам
Глава 3. Определение требований к кандидатам
3.1 Понятие и методы определения требований к кандидатам
3.2 Требования к кандидатам на должность инспектора покадрам
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Достижение определенного результата деятельности отдельногоработника, группы или организации в целом зависит от многих факторов. Одним изважных является выполняемая отдельным сотрудником работа, т.е. трудоваядеятельность, которая имеет как содержательную сторону, так и процессуальную,технологическую сторону осуществления деятельности. Все это в совокупностипозволяет выделить и описать тот или иной участок работы, который в данномконтексте можно назвать рабочим местом.
Определение основных характеристик и требований к работе (илик рабочему месту) и к работнику осуществляется в ходе анализа работы и ееописания.
Данная тема актуальна, так как анализ работы и рабочегоместа необходим для выполнения многих функций по управлению персоналом.
Цельюкурсовой работы является углубленное изучениесодержания работы на основе должности инспектора по кадрам через раскрытиетаких вопросов, как анализ работы, описание работы, определение требований ккандидатам.
Исходя из поставленной цели, в работе решаются следующиезадачи:
дать характеристику анализа работы;
изучить методы сбора информации для анализа работы;
исследовать процесс составления описания работы;
определить роль должностных инструкций при проведении анализа;
провести анализ работы инспектора по кадрам ООО «Вита»и произвести описание должности;
определить требования к кандидатам на исследуемую должность.
Предметом исследования в работе является анализ и описаниеработы и рабочего места.
Объект исследования — работа и рабочее место инспектора покадрам ООО «Вита».
Глава 1. Теоретические основы анализа и описания работыи рабочего места1.1 Понятие анализа работы, его сущность инеобходимость
Основой любого предприятия является некоторое количестворабочих мест (производственных процессов) и операций, выполняемых еёсотрудниками. Все эти процессы и операции должны быть согласованы,скоординированы и непосредственно увязаны с задачами предприятия. Поэтомуанализ рабочих мест, процессов и операций является обязательной частью работыпо управлению персоналом [7, с.115].
Существует несколько определений термина «анализ работы».Согласно исследованиям Британского института стандартизации анализ работы — этоопределение наиболее существенных характеристик работы. Американскийдепартамент труда расширил это определение. Согласно его трактовке анализработы определяется как «любой процесс упорядочения и оценки информации»,связанной с работой или работником. Информация может отражать содержаниеработы, выраженное в терминах конкретных рабочих функций и процедур, или онаможет состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний,способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентноговыполнения работы [9].
Анализ работы — это процесс систематического исследованияработы по определению наиболее существенных её характеристик, а так же требованийк исполнителям данной работы.
Таким образом, анализ позволяет получить данные отребованиях к работе, которые затем используются для описания работы (т.е. описанияобязанностей, прав, ответственности) и составления личностной спецификации(т.е. требований к работнику).
Анализ работы может иметь два аспекта:
• анализ с ориентацией на задачу — для определенияобязанностей, ответственности, методов выполнения работы и т.д.;
• анализ с ориентацией на работника — для определенияхарактеристик поведения работника, требующихся для успешного выполнения работы.
Различие между аспектами, ориентированными на работу, иаспектами, ориентированными на работника, довольно очевидно. Первые являютсяописаниями содержания работы, которые связаны с технологическими аспектамивыполнения работы и в общем виде отражают то, что делается работником. Аспектыс ориентацией на работника характеризуют связанное с этим обобщенноечеловеческое поведение [5, с.552].
В связи с этим, при анализе изучаются следующие аспектыработы:
Рабочая деятельность. Собирается информация ореальных видах рабочей деятельности, таких, как чистка, шитье или рисование. Иногдатакой список содержит описание того, как, почему и когда работник выполняеткаждый из видов работ.
Человеческое поведение. Может быть включенаинформация о человеческом поведении, таком, как чувственность, общение,принятие решений и творческие навыки. Сюда должна быть включена информацияотносительно требований, предъявляемых непосредственно к человеку, в терминахзатрат человеческой энергии, необходимости ходить на длинные дистанции и т.д.
Механизмы, оборудование, инструменты и другиеприспособления, используемые в работе. В этот раздел следует включитьданные, касающиеся производимых продуктов, обрабатываемых материалов, знаний, которыедолжны применяться (такие, как знание законов физики), а также оказываемыхуслуг (таких, как консультирование или ремонт).
Нормы производительности. Собирается информация онормах производительности (в терминах количества, качества или затрачиваемоговремени на каждый вид работы), нормах и критериях, по которым будет оцениватьсяработа.
Рабочее окружение. В этот раздел следует включитьинформацию, касающуюся таких аспектов, как физические условия работы,расписание работы, а также организационное и социальное окружение — например,люди, с которыми работнику придется общаться в процессе работы. Также в этотраздел может быть включена информация о финансовых и нефинансовых стимулах.
Требования к человеку. Обычно приводится информация,касающаяся таких требований к потенциальному работнику, как знания и умения итребуемые личные характеристики (интересы, склонности, способности и т.п.).
Информация, полученная при анализе работы, используется какоснова в различных взаимосвязанных видах деятельности по управлению персоналом:
Набор и отбор. Анализ рабочего места позволяетполучить информацию о том, какой вид деятельности соответствует данномурабочему месту и каковы требования, предъявляемые к потенциальному работнику,который должен будет работать на этом рабочем месте. Эта информация являетсяосновой решения о приеме людей.
Компенсации. Требуется четкое понимание того, чтоявляется сутью работы, для того чтобы оценить затраты и назначить оплату. Оплата(зарплата и бонусы) обычно зависит от требуемых навыков, уровня образования,вредности — от всех факторов, которые определяются при анализе работы. Наличиеэтих факторов позволяет классифицировать работы по категориям для полученияданных относительно стоимости каждого вида работы.
Оценка исполнения. Оценка исполнения работыподразумевает сравнение реального качества выполнения работы каждым работникомс желаемым. Часто именно при анализе работы производственные инженеры и другиеэксперты определяют нормы производительности труда и перечень выполняемых работ.
Обучение. Необходимо использовать информацию,полученную при анализе работы, для разработки программ обучения и повышенияквалификации, так как анализ работы и основанное на нем описание работыпоказывают, какого типа навыки, а следовательно, и обучение требуются в данномслучае [6, с.334].1.2 Выбор и обоснование методики анализа
Проведение достоверного анализа рабочих мест — дело хорошообученных профессионалов, которые должны понимать людей и рабочий процесс,иметь представление об общей организационной структуре предприятия и характересвязей процедур управления персоналом с общей структурой предприятия.
Аналитик рабочего процесса должен избрать наилучшие способыи методы проведения анализа. Основой для этого выбора является предварительныйобзор организации и взаимодействия отдельных служб, отделов и рабочих мест.
Информацию, необходимую для анализа рабочего процесса, можнополучить при использовании следующих методов:
1) Интервью. Длясбора данных, необходимых для анализа работы, используется три типа интервью: индивидуальноеинтервью с каждым работником; групповое интервью с группой работников,выполняющих одни и те же обязанности, и опрос руководящих работников, которыехорошо осведомлены об анализируемой работе.
Интервью — самый распространенный способ определенияобязанностей и ответственности, соответствующих рабочему месту, и егораспространенность говорит о его преимуществах. Самое важное достоинствозаключается в том, что опрос позволяет работнику рассказать о своем поведении ирабочей деятельности, которые иначе никогда бы не были обнаружены. Кроме того,опрос может помочь объяснить необходимость и функции анализа работы. Опростакже позволяет открыто выразить респонденту его взгляды и жалобы, которые впротивном случае могли бы остаться не замеченными управляющим.
Основная проблема, связанная с данным методом, — этоискажение информации вследствие как прямой фальсификации, так и честногоошибочного понимания. Анализ работы часто используется как первая ступень визменении заработной платы. Поэтому работники склонны преувеличивать некоторыесвои обязанности и преуменьшать другие. Получение корректной информации может,таким образом, оказаться медленным и полезным процессом.
2) Наблюдение.Когда работа является открытой, то прямое наблюдение того, что работникделает, может дать большую часть информации, требующуюся для ответа на вопросыо самой работе и для суждения о требованиях, предъявляемых к работнику.
Наблюдение может быть сплошным и выборочным, причем второеявляется более сложным, чем первое. При выборочном наблюдении за операциями,выполняемыми на рабочем месте, информация собирается в произвольные интервалывремени во время полного рабочего цикла. Целью каждого наблюдения являетсяполучение моментной картины того, что работник делает в исследуемом интервале,и фиксация частоты выполнения исследуемых операций. Метод наблюдения достаточнопрост и эффективен.
/>3) Собеседование.Большинство собеседований представляют собой интервью «индивидуального»типа — прямой диалог между аналитиком и работником и его руководителем. Когдаимеет место значительное число идентичных работ, то можно применить «групповые»интервью — собеседование с группой работников, выполняющих одну и ту же работу.
Одним из условий эффективного применения методасобеседования при анализе работы является четкое планирование собеседованиязаранее, его общей схемы, последовательности задаваемых вопросов. Полезно такжепри подготовке к собеседованию составить контрольные списки вопросов,предварительно разбив анализируемую работу на блоки, основные направлениядеятельности. Справочники, инструкции и таблицы помогают установитьпоследовательность операций.
4) Опросные листы. В однихслучаях вопросники представляют собой чрезвычайно структурированный опросныйлист. Каждому работнику предлагают списки из различных обязанностей и заданий. Егопросят ответить, выполняет ли он каждое задание из списка, и если да, то какмного времени обычно тратит на каждое из них. В других вопросниках этот листсостоит из исключительно «открытых» вопросов и просит работника«описать основные обязанности, выполняемые на рабочем месте». Напрактике наилучший опросный лист представляет собой нечто среднее из этих двухкрайних случаев.
Вопросники имеют то важное и очевидное преимущество, что ониструктурированы и могут быть составлены таким образом, чтобы охватитьсовокупность рабочих операций.
5) Ежедневник/журнал респондента. Работниковможно попросить вести ежедневник/журнал респондента или составлять списокзаданий, которые они выполняют в течение дня. Для каждого мероприятия, вкотором он принимает участие, работник записывает это мероприятие (изатраченное время) в журнал. Это позволит получить очень полную картину работы.Работник, может попытаться преувеличить количество некоторых видов работы ипреуменьшить количество других. Однако сама суть подробного, с указаниемзатраченного времени, журнала будет препятствовать этому.
Интервью, опросные листы, наблюдение и ежедневник/журнал — наиболее популярные методы сбора информации для анализа работы. Они всеобеспечивают достоверную информацию о том, что ответственный за данный видработы реально делает на рабочем месте.
6) Количественные методыанализа работы. Большинство работодателей используетопросы, опросные листы, наблюдение или журналы для сбора информации,необходимой для анализа работы. Но есть много случаев, когда эти описательныеметоды не подходят. Например, когда необходимо для определения уровня оплатысравнить виды работ. Тогда каждому виду необходимо присвоить определенноеколичество баллов. Такой «количественный» подход может оказатьсянаилучшим. Существует три наиболее популярных метода:
позиционный опросный лист для анализа должности,
процедура департамента труда
функциональный анализ работы.
Позиционный опросный лист для анализа (positionanalysis questionnaire (PAQ)) — это хорошо структурированный опросный лист. Онзаполняется специалистом по анализу работы, который уже должен быть знаком сконкретной анализируемой работой.
Преимуществом PAQ является то, что он позволяет получитьколичественную оценку или выявить профиль любой работы в баллах, присваиваемыхпо пяти базовым позициям:
1) Принятие решений;
2) Профессиональные навыки;
3) Физическая нагрузка;
4) Управление транспортными средствами/оборудованием;
5) Обработка информации.
Основными достоинством PAQ является то, что он позволяетклассифицировать работы, т.е. дать количественную оценку каждой работе,основываясь на таких ее характеристиках, как требования к принятию решений,выполнению действий, требующих профессиональных навыков, физической нагрузки,управлению транспортными средствами/оборудованием и обработке информации. Такимобразом, вы можете использовать результаты, полученные с помощью PAQ, для того,чтобы сравнивать работы между собой и определять, например, какая из работболее престижная. Эта информация затем может быть использована для того, чтобыопределить ставку или уровень заработной платы для каждой работы [1, с.114].
При выборе метода сбора информации для анализа необходимоучесть цели и задачи анализа, а так же специфику анализируемой деятельности. Лучшимподходом при проведении анализа работы является комбинация указанных методов.1.3 Составление описания работы и ее спецификации
Описание работы — это фиксация данных о содержанииконкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах. Содержаниеработы — это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющихпрофессионально-квалификационные требования к нему.
К параметрам работы относятся ее масштаб, сложность иотношения (связи). Описание работы составляется на основе информации,собираемой в ходе анализа работы. Последовательность и назначение анализа иописания работы показаны на рис.1.
/>
Рис.1. Последовательность и назначение анализа и описанияработы
Описание работы включает следующие типовые разделы:
а) наименование работы (рабочего места);
б) кому подчиняется работник;
в) за кого непосредственно отвечает работник;
г) общая цель работы;
д) основные направления деятельности и задачи (их числоограничено основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы иотражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляети т.д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких,как стоимость, выходной результат, время, скорость, расход и т.п.);
е) условия работы и рабочая среда — температура,освещенность, вредные воздействия и т.п.;
ж) рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительныеконтакты данной работы (рабочего места) с другими как внутри организации, так ивне ее;
з) показатели ответственности (за подчиненных, результатыработы и т.д.).
Описания работы могут и должны использоваться в интересахвсей организации и самого работника. Они используются организацией дляопределения задач отдельного исполнителя; изучения производительности труда; созданияспецификации работника, пересмотра структуры организации; определения категорииработы (ее иерархии); организации оптимального обучения, подготовки и повышенияквалификации кадров; определения непригодности исполнителя и, если необходимо,его увольнения, аргументации в суде в случае трудового конфликта.
Работнику описания дают знание того, чего от него ожидают ипо каким критериям будет оцениваться его деятельность; возможность приниматьучастие в определении стандартов (критериев) работы и решения проблем,связанных с его трудовой деятельностью.
Параметры работы определяются на основе ее анализа. Масштабработы непосредственно связан с ее содержательной стороной и представляетсобой количество задач или операций, которые работник, ответственный за эту работу,должен выполнить. Сложность работы носит преимущественно качественныйхарактер. Она отражает степень самостоятельности в принятии решений и степеньвладения трудовым процессом. Под отношениями по работе понимаетсяустановление межличностных связей между исполнителями работы и другимиработниками как по поводу самой работы, так и в связи с другими видами работ ворганизации. Отношения по работе являются «мостиком» к формированиюструктуры организации, основным первичным элементом которой является «должность».Основой для составления по каждой должности должностной инструкции являетсяанализ и описание работы по этой должности.
Считается, что ответственность за составление описанияработы (рабочего места) должна лежать на исполнителе работы и его непосредственномначальнике. Здесь выделяют два подхода:
лучшим подходом является случай, когда исполнитель готовитсам проект описания своей работы, обсуждает и согласовывает его со своимнепосредственным начальником. Затем с целью обеспечения согласованности с болееширокими задачами проект должен быть рассмотрен и утвержден начальникомследующего уровня;
когда исполнитель работы не может подготовить проектописания самостоятельно, проект составляется и согласовывается совместноисполнителем и его непосредственным руководителем, затем утверждается уруководителя следующего уровня [5, с.561].
Описание работы — это письменный документ, в которомсодержится информация о том, что реально делает работник, выполняющий даннуюработу, как он это делает и в каких условиях выполняется данная работа. Этаинформация затем используется при составлении спецификации работы, в которойизложены знания, способности и навыки, необходимые для удовлетворительноговыполнения данной работы.
Таким образом, могут быть установлены характеристикичеловека, необходимые для выполнения работы. Этот метод более правильный, чемподход с субъективной точки зрения. Законодательство запрещает использованиенеобоснованных критериев при оценке качества выполнения работы.1.4 Должностные инструкции
Четкое описание трудовых функций позволяет определить, чегохотят руководители от того или иного работника в процессе трудовойдеятельности, а работнику — понять свои задачи в конкретном трудовом процессе.
Должностная инструкция является основным документом,регламентирующим назначение и место работника в системе управления, егофункциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения. Ониявляются наиболее массовыми документами, т.к должны разрабатываться для каждойдолжности управленческого персонала.
Исходными данными для разработки должностных инструкцийявляются: организационная структура, функциональная структура, классификаторфункций управления, классификационный справочник должностей руководителей,специалистов и служащих, нормативы управленческого труда, положения оструктурных подразделениях, результаты экспертных и социологических опросовработников и др.
Должностные инструкции разрабатываются по каждой должностиуправленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являютсялогическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Ониутверждаются руководителем организации.
Основными разделами должностной инструкции являются:
общая часть;
карта функциональных обязанностей;
права;
ответственность;
поощрение.
Должностные инструкции позволяют:
рационально распределить функциональные обязанности междуработниками;
повысить своевременность и надежность выполнения задач засчет введения количественных показателей периодичности, трудоёмкости,продолжительности и календарных сроков их выполнения;
улучшить социально-психологический климат в коллективе,устранить конфликты между руководителями и подчиненными;
четко определить функциональные связи работника и еговзаимоотношения с другими специалистами;
конкретизировать права работников в части подготовки ипринятия управленческих решений и использования ресурсов;
повысить коллективную и личную ответственность работников засвоевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;
повысить эффективность морального и материальногостимулирования работников за счет использования методики комплексной оценкиуправленческого труда (КОУТ);
организовать равномерную загрузку работников по периодам сминимальными потерями рабочего времени и перезагрузками [2, с.296].
Должностная инструкция инспектора по кадрам представлена вПриложении 1.
Глава 2. Анализ и описание работы инспектора покадрам в ООО «Вита»2.1 Краткая характеристика ООО «Вита»
Компания«Вита» — одна из крупныхроссийских аптечных сетей.
Основная деятельность — реализация лекарственных средств,изделий медицинского назначения и парафармацевтической продукции через аптеки врегионе Поволжья.
«Вита» работает на рынке лекарственных средствболее 15 лет, непрерывно развивается и за многие годы обеспечила себеустойчивую репутацию надежного партнера с огромными возможностями.
Миссия аптечной сети «Вита»: «Мыпомогаем людям быть здоровыми, а значит счастливыми». Говоря о здоровье,мы имеем ввиду не только его медицинские аспекты, но и поддержание хорошейформы, здоровое питание и в целом умение вести здоровый образ жизни.
Ценности аптечной сети «Вита»:
Общественные: свобода выбора, равноправие, доверие,справедливость, партнерство;
Духовное развитие: стремление к знаниям, профессионализму иразвитию творческих способностей; инновативность вместо стереотипности.
Материальное благосостояние организации и всех сотрудников.
Фармацевтическая компания «Вита» была основана 17февраля 1993 года в Самаре. Директор по стратегическому развитию — КарпачеваТатьяна Александровна. Генеральный директор — Дурнев Константин Михайлович. Исполнительныйдиректор — Карпунина Маргарита Борисовна.
На 1 января 2009 года аптечная сеть «Вита» объединяетболее 300 аптек. Среди них: фарммаркеты, традиционные аптеки, социальные аптеки«Вита — Доброе сердце». Собственный транспорт и склад, современноескладское оборудование и холодильные установки обеспечивают правильное хранениеи транспортировку лекарств от производителя до клиента. В компании создан свой отделконтроля качества, который помимо государственной сертификации осуществляетвходной контроль качества медикаментов.
На сегодняшний день в различных отделениях компании трудитсяболее 3000 человек.
Региональная сеть аптек «Вита» представлена вПоволжье: в Самарской, Саратовской, Ульяновской, Волгоградской областях.
"Вита" — лидер аптечного бизнеса не толькопо объемам закупок и реализации продаваемой продукции, но и по эффективностименеджмента и новаторству в области аптечного дела. Осознавая важностьинвестирования в профессиональное развитие кадров, компания реализует различныепрограммы профессиональной подготовки специалистов всех уровней: отуправленческих и административных кадров до рядовых сотрудников различныхподразделений. Консультанты аптек — высококлассные специалисты, постоянносовершенствующие свой профессиональный уровень знаний. Плановая, долгосрочная,целенаправленная работа с персоналом — главное конкурентное преимуществокомпании «Вита» на сегодняшний день.
Тематические лекции, семинары, конференции, постоянноесотрудничество с ведущими специалистами губернии и представителямифирм-производителей позволяют совершенствовать профессиональные навыкиспециалистов компании.
Одними из принципов, положенных в основу деятельностикомпании являются следующие:
Совершенствование образовательного уровня сотрудников вцелях улучшения обслуживания клиентов.
Главной ценностью нашей компании являются люди, способныеразвивать, совершенствовать компанию и расти вместе с ней.
В сентябре 2002 года в компании «Вита» был создан центрпо развитию персонала (ЦРП), основной задачей которого являетсяпрофессиональное обучение и развитие сотрудников компании в целях повышениякачества обслуживания клиентов.
Работа тренеров-консультантов ЦРП включает в себя:
набор и отбор кадров;
профессиональную адаптацию вновь принятых сотрудников;
организацию профессионального обучения и развития персонала;
периодическая оценка кадров;
формирование и обучение кадрового резерва;
научно-информационное обеспечение специалистов компании;
организацию отдыха и культурного досуга сотрудников компании;
профессиональную работу в регионах [10].
В данной курсовой работе будет рассмотрена должностьработника одного из подразделений компании — отдела кадров. Согласно Положениюоб отделе кадров:
отдел кадров входит в состав Управления персоналом инепосредственно подчиняется начальнику Управления персоналом.
отдел кадров возглавляет начальник отдела.
отдел кадров является самостоятельным структурнымподразделением в составе Управления персоналом.
функциональная деятельность отдела кадров осуществляется впределах прав, предоставленных начальнику отдела.
Основные задачи отдела кадров:
1. Обеспечение всех структурных подразделений предприятиярабочими, инженерно-техническими работниками и служащими в соответствии стребуемой квалификацией и специальностью и использование их в соответствии сноменклатурой должностей.
2. Организация работ по текущему и перспективномупланированию потребности предприятия в кадрах.
3. Постоянное совершенствование форм работы с кадрами,повышения квалификации рабочих, ИТР и служащих, создания резерва кадров [8].2.2 Анализ работы инспектора по кадрам
В данной курсовой работе для исследования должностиинспектора по кадрам будет использоваться один из наиболее распространенныхметодов сбора информации — интервью, т.к. его распространенность говорит о егопреимуществах: опрос позволяет работнику рассказать о своем поведении и рабочейдеятельности, которые иначе никогда бы не были обнаружены. Существующийнедостаток этого метода (возможность искажения информации вследствиепреувеличения или преуменьшения некоторых своих обязанностей) не будет являтьсяпричиной недостоверной информации, т.к написание данной курсовой работы неповлечет за собой преобразований в практической деятельности опрашиваемогоработника.
Для того чтобы интервью было эффективным, необходимоправильно обозначить цель этого интервью перед опрашиваемым исполнителем. Вданной работе главной целью интервью является:
Анализ работы с ориентацией на задачу для определенияобязанностей, ответственности, методов выполнения работы инспектора по кадрам;
Анализ работы с ориентацией на самого работника дляопределения характеристик работника, требуемых для успешного выполненияпоставленных перед ним задач.
Вопросник структурированного собеседования для анализаисследуемой должности инспектора по кадрам оформлен в специальные формы дляответов. В таблице 1 приведена форма для фиксации общей информации по должности.
Таблица 1. Форма для фиксации общей информации подолжностиНаименование работы (должности) Инспектор по кадрам Где работает Отдел кадров Вышестоящая должность Руководитель отдела кадров Нижестоящая должность -
Для проведения интервью был составлен перечень вопросов,необходимых для выявления интересующей нас информации, которая будет основойнашего анализа и описания работы. Перечень вопросов и полученные ответы на нихв ходе интервью представлены в таблице 2.
Таблица 2. Вопросник для проведения интервьюВопросы Ответы Как называется Ваша должность?
Инспектор по кадрам В каком отделе Вы работаете?
Отдел кадров Какие должности работы непосредственно выше Вашей?
Генеральный директор, руководитель отдела кадров Какие должности работы непосредственно ниже Вашей? - Кто является Вашим непосредственным руководителем?
Руководитель отдела кадров Есть ли персонал, подчиняющийся Вам непосредственно? - Какой Вы себе представляете главную цель Вашей работы?
Осуществление персонифицированного учета и документального обслуживания сотрудников компании. Каковы Ваши основные задачи и обязанности?
Оформлять прием, увольнение и перемещение сотрудников, а так же другие документы, связанные с их работой. Должны ли Вы заполнять какие-либо формы или вести какие записи, отчеты, письма?
Ведение различных журналов регистрации (трудовых договоров, приказов, справок и др.), внесение данных и работа с программой ПОИСК, письма в компании и государственные учреждения, связанные с обслуживанием работников нашей фирмы или непосредственно самой фирмы. А так же отчеты по запросам руководителей структурных подразделений. Приведите примеры и расскажите, как они заполняются?
В журналах регистрации фиксируются каждый оформленный приём, увольнение или перевод работников, каждое оформление разного рода приказов, выдача какой-либо справки и др. мероприятия, связанные с оформлением документов. Отчеты заполняются исходя из конкретных запросов руководителей структурных подразделений. Кому Вы обычно пишите письма, служебные записки, отчеты?
Отправление писем и необходимых документов осуществляется в страховую компанию, Пенсионный Фонд, банк, обслуживающий компанию и в другие учреждения при необходимости. А так же отчеты руководителям подразделений внутри компании. Каково обычно содержание этой письменной работы?
В основном это списки сотрудников, отобранных по какому-либо критерию, необходимые данные о них, их заявления, либо др. информация, касающаяся персонала. Как часто приходится Вам их писать?
Ежемесячно Какие расчеты Вам приходится выполнять?
Расчет стажа работников. Какой Вам требуется самый высокий уровень математических, компьютерных знаний?
Математические и компьютерные знания на среднем уровне Как часто Вы работаете с цифрами, компьютерными программами?
С компьютерными программами ежедневно С какими программными обеспечениями Вы знакомы?
Знание компьютерных программ: офисного пакета Microsoft, ПОИСК, электронной почты. Какие аспекты Вашей работы, если таковые имеются, требуют от Вас точности или аккуратности в работе?
Оформление приказов, заполнение журналов регистрации, работа с личными данными работников, составление отчетов. Каковы были бы последствия, если бы Вы были не точны или неаккуратны в этих областях?
Ошибки в начислении заработной платы, её составных частей Ошибки могут привести к штрафам, пеням, налоговым санкциям. Как много Вас контролируют?
Генеральный директор, руководитель отдела кадров Сколько у Вас контактов с Вашим непосредственным руководителем?
Ежедневно, в течение всего рабочего дня Как узнает Ваш руководитель, что Ваша работа по качеству ниже стандартных требований?
Ошибки в записях, нарушение порядка оформления документов, несвоевременное оформление приказов и др. Сколько человек контролируете Вы? - В чем заключается этот контроль? - Что Вам приходится планировать или организовывать?
Организовывать свою работу с учетом поступающих документов и заявлений, а так же сроков исполнения. Каким образом Вы определяете порядок выполнения своей работы (то есть она заранее определена или Вы свободно устанавливаете свои собственные приоритеты)?
Порядок выполнения работы определяется самостоятельно исходя из степени важности и срочности С какими людьми в данной организации Вы контактируете?
Директор, секретарь директора, руководитель отдела кадров, руководители подразделений, работники отдела труда и заработной платы, бухгалтерии, а так же все работники как объекты учета инспектора по кадрам. Насколько важен этот контакт с каждым из этих людей?
От этих людей получаю всю необходимую информацию по работе. Как часто Вы вступаете в контакт с этими людьми?
Со многими ежедневно. С какими людьми вне данной организации Вы вступаете в контакты? По какой причине?
С работниками Пенсионного Фонда, банка, страховой компании. Передача необходимых данных о работниках, получение услуг этих компаний для работников нашей компании. Как часто Вы вступаете в контакты с каждым из этих людей?
По мере необходимости. Участвуете ли Вы в каких-либо переговорах, собеседованиях, обучении, публичных выступлениях?
Практически никогда. Каковы основные формы контактов (например, личное общение, по телефону, через письма, записки и т.д.)?
Формы контактов — личное общение, по телефону, через письма, служебные записки. Насколько важны эти формы контактов?
Обмен необходимой информацией. Большая часть Вашей работы выполняется в помещении или вне помещения?
Вся работа происходит в помещении Со сколькими людьми Вы работаете большую часть времени?
Большая часть времени происходит в отделе кадров, который состоит из 5 человек Каковы физические условия работы (например, освещение, температура, шум, площадь рабочего места и т.д.)?
Все в норме Каковы перспективы дальнейшего развития? Возможно расширение сферы деятельности организации и в связи с этим увеличение работы и заработной платы. Какая требуется квалификация и опыт для выполнения работы?
Высшее образование без предъявлений требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года. Каковы условия найма, например, заработная плата, отпуск, рабочие часы, оплата больничных листов, пособия, льготы? Оклад 10000 рублей. Отпуск 28 дней. Рабочий день с 9: 00 до 18: 00, обед с 12: 00 до 13: 00. Выходные суббота, воскресенье. Больничные листы оплачиваются в соответствии с КЗОТ. Пособий, льгот нет.
Получив необходимую информацию от самого работника и изучивего должностную инструкцию, можно вычленить его основные обязанности и задачи,а так же оценить их с точки зрения важности каждой из них и количествазатрачиваемого времени на их исполнение. В таблице 3 показана форма длярегистрации информации по каждой основной обязанности интервьюируемого работника.Оценка интересующих нас параметров (важность и количество затрачиваемоговремени) носит балльный характер со шкалой значений от 1 до 4.
Таблица 3. Формадля регистрации информации по каждой основной обязанности работникаОсновные обязанности
Важность
(1 2 3 4)
Количество затрачиваемого времени
(1 2 3 4) Оформление приема сотрудников 4 2 Оформление увольнения сотрудников 4 2 Оформление переводов сотрудников 4 2 Оформление отпусков сотрудников 3 3 Оформление других приказов, связанных с работой (приказы о дисциплинарном взыскании, поощрении, выдаче материальной помощи, компенсации за обучение, совмещение должностей и др.) 3 2 Оформление листков нетрудоспособности 3 2 Оформлять командировки сотрудников 3 3 Выдача сотрудникам справки с места работы 2 1 Выдача сотрудникам копий документов, связанных с работой 2 1 Оформление полисов обязательного медицинского страхования. 3 2 Печатать приказы на поощрение в связи с юбилейной датой. 2 2 Подготовка документов для лицензирования 4 3 Оформление, составление и предоставление отчетов по индивидуальным сведениям в Пенсионный Фонд 3 4 Ведение работы по оформлению банковских карт сотрудникам. 3 4 Оформление изменений фамилии сотрудникам. 2 2 Составление отчетов по запросам руководителей структурных подразделений. 3 4 Внесение в программу ПОИСК кадровых данных сотрудников, работающих по договорам на оказание услуг. 3 2
В ходе проведенного анализа выяснилось, что работаинспектора по кадрам носит чисто исполнительский характер, с отсутствиемкаких-либо элементов творчества, что можно считать определенным минусом даннойдолжности. Однако инспектор выполняет одну из важнейших функций в компании — ведет персонифицированный учет всех работников. Как видим, основная часть егорабочего времени приходится на документальное облуживание работников.
2.3 Описание работы инспектора по кадрам
1) Название должности. Инспектор по кадрам, относитсяк категории служащих. Дата составления описания — 4, 5, 6 декабря 2009 г.
2) Подразделение. Отдел кадров, непосредственноподчиняется генеральному директору.
3) Цель работы. Производит персонифицированный учетвсех работников компании, осуществляет их документальное обслуживание.
4) Виды деятельности.
Оформление приема, увольнения, переходов сотрудников и др. приказови документов, связанных с работой;
Выдача справок и копий документов сотрудникам, связанных сих работой;
Составление отчетов по запросам руководителей структурныхподразделений.
5) Функции, обязанности и ответственность по каждому видудеятельности.
Таблица 4Виды деятельности Функции, обязанности и ответственности 1. Оформление приема, увольнения, переходов сотрудников и др. приказов и документов, связанных с работой
1.1 Оформление приема сотрудников
1.2 Оформление увольнения сотрудников
1.3 Оформление переводов сотрудников
1.4 Оформление отпусков сотрудников
1.5 Оформление других приказов, связанных с работой (приказы о дисциплинарном взыскании, поощрении, выдаче материальной помощи, компенсации за обучение, совмещение должностей и др.)
1.6 Оформление листков нетрудоспособности
1.7 Оформлять командировки сотрудников
1.8 Оформление полисов обязательного медицинского страхования.
1.9 Печатать приказы на поощрение в связи с юбилейной датой.
1.10 Подготовка документов для лицензирования
1.11 Оформление, составление и предоставление отчетов по индивидуальным сведениям в Пенсионный Фонд
1.12. Ведение работы по оформлению банковских карт сотрудникам
1.13. Оформление изменений фамилии сотрудникам
1.14. Внесение в программу ПОИСК кадровых данных сотрудников, работающих по договорам на оказание услуг 2. Выдача справок и копий документов сотрудникам, связанных с их работой
2.1 Выдача сотрудникам справки с места работы
2.2 Выдача сотрудникам копий документов, связанных с работой 3. Составление отчетов по запросам руководителей структурных подразделений
6) Распределение времени между видами деятельности.
Таблица 5Вид деятельности Затраты времени, % к итогу 1. Оформление приема, увольнения, переходов сотрудников и др. приказов и документов, связанных с работой, работа с базой данных 75 2. Выдача справок и копий документов сотрудникам, связанных с их работой 10 3. Составление отчетов по запросам руководителей структурных подразделений 15
7) Отношения с другими людьми, возникающие при выполнениифункций. Взаимодействует с директором, секретарем директора, руководителемотдела кадров, работниками отдела труда и заработной платы и бухгалтерии, а также со всеми работниками как с объектами учета.
8) Условия труда и окружающая среда. Исходя изгигиенических критериев, условия труда на рабочем месте инспектора трудаотносятся к оптимальным условиям труда, при которых сохраняется здоровьеработающего и создаются предпосылки для поддержания высокого уровняработоспособности. Оптимальные нормативы производственных факторов установленыдля микроклиматических параметров и факторов трудового процесса. К вреднымпроизводственным факторам, которые могут воздействовать на работающего ивызвать профессиональное заболевание, относится только постоянное пребываниеего за монитором компьютера, что наносит вред зрению. Такие физические факторы,как температура, влажность, тепловое, электромагнитное излучение, уровень шума,естественное, искусственное освещение находятся в норме. Факторы трудовогопроцесса, характеризующие напряженность труда: интеллектуальные, эмоциональныенагрузки, режим работы, соответствуют гигиеническим нормативам условий труда.
Глава 3. Определение требований к кандидатам3.1 Понятие и методы определения требований ккандидатам
Чтобы заполнить вакантную должность в компании, необходимоопределить требования к кандидатам на эту должность. Если список требований,предъявляемых к ним слишком велик, то поиск подходящего специалиста может статьсверхсложной, а порой и невыполнимой задачей. Максимальное смягчениетребований, их обобщенность и расплывчатость также затрудняют подбор кадров, вынуждаярекрутера использовать в качестве критериев только психологическиехарактеристики кандидата и делать выводы о его соответствии или несоответствиипредлагаемой должности, руководствуясь собственной интуицией.
Требования работодателя к кандидату в большинстве случаевкасаются:
• половозрастных признаков;
• образования;
• специальных навыков (знание определенных компьютерныхпрограмм, степень владения иностранным языком и пр);
• опыта (стаж работы в конкретной должности, определеннойсфере бизнеса, фирме-конкуренте или, наоборот, фирме, не являющейся конкурентом);
• медицинских показаний (противопоказания к условиям труда,возможные аллергии, физическая выносливость, отношение к курению);
• психологических данных (темперамент, способности,совместимость с коллегами и пр.);
• социальных характеристик (место проживания, семейноеположение, национальная принадлежность и пр.).
В каждом конкретном случае из этого списка выбираются тепозиции, которые важнее всего для конкретной должности и организации, идобавляются к ним специфические качества, которыми должен обладать претендентна эту конкретную должность. Отбирая важнейшие качества для определениятребований к кандидатам на ту или иную должность, следует отличать качества,которые необходимы при поступлении на работу, и качества, которые можноприобрести достаточно быстро, освоившись с работой после назначения надолжность [5, с 321].
Существует три основных метода определения требований ккандидатам на должность:
Использование результатов анализа и описания работы
Экспертные оценки
На основе статистического анализа
Анализ и описание работы — это основа разработкитребований к кандидатам. Однако использовать только этот метод нельзя, т.к вего основе лежит субъективное мнение исполнителя. Очевидно, что человек, неимеющий специального образования, будет утверждать, что для выполнения егоработы неоценим опыт. И наоборот, молодой специалист будет утверждать, что дляуспешного выполнения его заданий крайне важны знания. Таким образом, приопределении требований к кандидатам обязательно используются анализ и описаниеработы, однако необходимо применять и другие методы, позволяющие сформулироватьтребования к знаниям, навыкам, опыту и к характеру кандидатов.
Метод экспертных оценок основан на субъективноммнении эксперта. Суть его заключается в том, что, основываясь на результатаханализа работы, эксперты должны дать ответ на вопрос: «Какие требованияпредъявляются к образованию, интеллекту, навыкам и т.п., для того, чтобы делатьэту работу хорошо?» Совершенно очевидно, что для обеспечениясопоставимости мнений экспертов по поводу конкретной работы структура требованийк кандидатам должна быть задана заранее. В качестве примера можно привестиследующую структуру требований:
Интеллект
Эрудиция (общая, экономическая и правовая)
Профессиональные знания и навыки
Организаторские способности и навыки
Коммуникативные способности и навыки
Личностные способности (психологический портрет)
Здоровье и работоспособность
Внешний вид и манеры
Мотивация (готовность и заинтересованность выполнятьпредлагаемую работу в данной организации).
Определение требований к кандидатам с использованием статистическогоанализа — это очень точный, но одновременно и очень дорогостоящий метод. Вего основе лежит гипотеза, что поведение в будущем зависит от образа действий иопыта в прошлом. Если удается идентифицировать основные моменты биографии, томожно образовывать большие группы претендентов со сходными предварительнымиданными, для которых всегда вероятно прогнозировать одинаковые показателидеятельности. Использование данного метода оправдано и окупает себя толькотогда, когда количество сотрудников большое и часты новые приемы на работу, атак же в тех случаях, когда критерии успеха определяются относительно просто.
Требования к кандидату могут эффективно использоваться впрактике управления персоналом только при соблюдении ряда условий:
недопущение неоправданного раздувания требований;
полнота требований;
достаточная определенность требований;
соблюдение законодательства.
Таким образом, все требования работодателя должны бытьобоснованы предыдущим анализом работы [3, с.34].
3.2 Требования к кандидатам на должность инспекторапо кадрам
В качестве основы разработки требований к кандидатам вданной курсовой работе будет использоваться проведенный анализ и описаниеработы инспектора по кадрам. Требования к кандидатам оформлены в виде таблицы свыделением разделов и подразделов, а также традиционным подходом к описаниюработы и определению требований к исполнителю является составление должностнойинструкции (Табл.6).
Таблица 6. Требованияк претендентам на должность инспектора по кадрамТребования к претендентам
Градация по важности
1 — очень важно
2 — важно
3 — желательно
1. Профессиональная подготовка 1.1 Высшее экономическое образование 3 1.2 Опыт работы с документами 2 1.3 Профессиональное знание российского трудового законодательства 3 1.4 Знание офисных компьютерных программ 1 1.5 Владение английским языком 3
2. Опыт профессиональной деятельности в следующих областях: 2.1 Стаж работы с персоналом не менее 1 года 2
3. Личностные предпосылки: 3.1 Самостоятельность, навыки планирования 3 3.2 Аккуратность 1 3.3 Внимательность 1 3.4 Исполнительность, организованность 2 3.5 Стрессоустойчивость 1 3.6. Умение доводить порученное дело до конца 2 3.7. Коммуникабельность, бесконфликтность 1
4. Возможные другие предпосылки: 4.1 Трудоголик; 2 4.2 Умение выполнять любые задания с высоким качеством, без ошибок; 1 4.3 Обладать хорошим здоровьем и работоспособными качествами 3 4.4 Обладать достаточным жизненным и производственным опытом, чтобы справляться с порученным делом 3 4.5 Обладать широким кругозором, эрудицией, общительностью, склонностью к убеждению, лидерству 3
В общем виде в должностной инструкцию можно указатьследующие квалификационные требования:
На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющеевысшее образование без предъявлений требований к стажу работы или среднеепрофессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года.
Дополнительные требования:
личные качества: внимательность, аккуратность, коммуникабельность,стрессоустойчивость.
дополнительные знания и навыки: знание компьютера (офисныйпакет).
Заключение
Анализ работы — это процесс систематического исследованияработы по определению наиболее существенных её характеристик, а так жетребований к исполнителям данной работы.
Таким образом, анализ позволяет получить данные отребованиях к работе, которые затем используются для описания работы (т.е. описанияобязанностей, прав, ответственности) и составления личностной спецификации(т.е. требований к работнику).
Описание работы — это фиксация данных о содержанииконкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах. Содержаниеработы — это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющихпрофессионально-квалификационные требования к нему.
К параметрам работы относятся ее масштаб, сложность иотношения (связи). Описание работы составляется на основе информации,собираемой в ходе анализа работы. Описания работы могут и должны использоватьсяв интересах всей организации и самого работника. Они используются организациейдля определения задач отдельного исполнителя; изучения производительности труда;создания спецификации работника, пересмотра структуры организации; определениякатегории работы (ее иерархии); организации оптимального обучения, подготовки иповышения квалификации кадров; определения непригодности исполнителя и, еслинеобходимо, его увольнения, аргументации в суде в случае трудового конфликта.
И в процессе данной курсовой работы были достигнутыпоставленные цели и задачи: был проведен анализ работы на примере должностиинспектора по кадрам, на основе этого анализа проведено описание работы иразработаны требования к кандидатам на эту должность.
Информация, полученная при анализе работы, используется какоснова в различных взаимосвязанных видах деятельности по управлению персоналом.
Список используемой литературы
1. Десслер Г. Управление персоналом / Г. Десслер. — Пер. с англ. — М.: БИНОМ.Лаборатория знаний, 2004. — 799 с.
2. Егоршин А.П. Управление персоналом: Учебник для вузов. — 4-е изд., испр.- Н. Новгород: НИМБ, 2003.720 с.
3. Соловьев Д.П. Управление персоналом (анализ работы и подготовкатребований к кандидатам на должность): Учеб. пособие. — Самара: Изд-во Самар. гос.экон. акад., 2003. — 80 с.
4. Управление персоналом для современных руководителей / Е.А. Борисова. — СПб.: Питер, 2003. — 445 с.
5. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. — 2-е изд., доп. и перераб. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 638 с.
6. Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина.- 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ, 2005. — 560 с.
7. Управление персоналом предприятия: Учеб. пособие для вузов / Под ред. А.А.Крылова, Ю.В. Прушинского. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. — 495 с.
8. Положение об отделе кадров ООО «Вита».
9. http://www.rosbuh.ru
10. http://www.vita-samara.ru