Академіяпедагогічних наук України
Університетменеджменту освіти
Контрольнаробота
зкурсу: «Сучасні інформаційні системи і технології в управлінні персоналом»
Виконав студент
Кравченко Олександр Олександрович
Чернігів2009 р.
ЗМІСТ
Розділ 1 Автоматизація управління трудовими ресурсами на рівні підприємства. Інформаційна база
1.1 Автоматизаціяуправління трудовими ресурсами
1.2 Інформаційнабаза
1.3 Програмнезабезпечення для автоматизації управління персоналом
Розділ 2 Методика та алгоритм розрахунку планупідготовки робітників за структурними підрозділами
2.1 Методикапланування підготовки персоналу в системі управління трудовими ресурсами
2.2 Плануванняпідготовки персоналу за допомогою спеціального програмного забезпечення ППП«Управління персоналом» АіТ (Москва)
Висновок
Список літератури
Вступ
Інформаційнасистема управління — це сукупність інформації, економіко-математичних методів імоделей, технічних, програмних, інших технологічних засобів і фахівців, а такожпризначена для обробки інформації і ухвалення управлінських рішень.
Успішністьбудь-якого бізнесу залежить, не в останню чергу, від кваліфікації персоналупідприємства, його уміння і бажання продуктивно працювати. Отже, питанняпродуманого управління персоналом повинні займати одне з ключових місць взагальній стратегії розвитку підприємства. Важлива роль в оптимізаціїуправління співробітниками підприємства належить автоматизованим системамуправління персоналом (так званим Human Resource systems).
Оперативноухвалити правильне рішення зможе лише керівник, здатний швидко оцінитиситуацію, що склалася, на основі аналізу актуальної інформації про перебуваннясправ на підприємстві. Тому важливим чинником умов використання HR-систем єможливість інтеграції системи кадрового обліку з системами бухгалтерськогообліку і управління підприємством.
Потреба врозробці і застосуванні ефективних і адекватних реальній дійсності комп'ютернихпрограм, інформаційних систем і технологій сьогодні зростає, саме томуактуальність автоматизації управління персоналом цілком очевидна.
Метаавтоматизації функцій управління – мінімізувати витрати праці по управліннюпідприємством і створити максимально сприятливі умови інформаційногообслуговування фахівців при підготовці і ухваленні ними своєчасних іобґрунтованих рішень.
Розділ 1 Автоматизація управління трудовими ресурсами на рівніпідприємства. Інформаційна база
1.1 Автоматизація управління трудовими ресурсами
Сучасніавтоматизовані системи управління персоналом призначені для оптимізації роботи,в першу чергу, керівництва і персоналу кадрових служб підприємств (крімбухгалтерії і деяких інших підрозділів) і грають велику роль в підвищенніпродуктивності їх праці. Зокрема, менеджери по персоналу за допомогою такихсистем позбавляються від виконання рутинних операцій при роботі з кадрами,підготовці і обліку наказів (існують оцінки, що тільки на роботу здокументацією по персоналу кадровики витрачають до 60% свого робочого часу).
Автоматизованезберігання і обробка повної кадрової інформації також дозволяє ефективноздійснювати підбір і переміщення співробітників. Крім того, автоматизованийрозрахунок заробітної плати з урахуванням інформації про позиції штатногорозкладу, відпустки, лікарняні, відрядження, пільги і стягнення дає можливістьпрацівникам бухгалтерії точно і оперативно нараховувати зарплату, формуватибухгалтерські звіти, відносити витрати на собівартість. І це лише деякі зфункцій сучасних автоматизованих систем управління персоналом.
Автоматизованаінформаційна система для управління персоналом є сукупністю програмно-апаратнихзасобів і призначена для автоматизації роботи по управлінню кадрами напідприємстві.
Комплекснісистеми управління персоналом використовуються для автоматизації кадровоїроботи на будь-якому підприємстві. В першу чергу, такі системи необхіднікерівництву для отримання оперативної інформації з будь-якого питання,пов'язаного із структурою підприємства, штатним розкладом, вакансіями іінформацією про співробітників.
1.2 Інформаційна база
Інформація – цедеякі відомості, знання про об'єкти і процеси реального миру. Разом з терміном"інформація" часто використовують слово «дані». Під часобробки значення інформації відсовується на другий план, а основну увагузвертають на форму уявлення, в цьому значенні дані – це інформація,представлена у формалізованому вигляді, який дозволяє передавати або оброблятиїї за допомогою технічних засобів.
Інформаційна система (ІС) – це програмно-апаратний комплекс, призначенийдля автоматизованого збору, зберігання, обробки і видачі інформації. ЗвичайноІС мають справу з великими об'ємами інформації, яка має достатньо складнуструктуру.
Будь-хто ІС включає чотири компоненти: інформаційні засоби, програмнізасоби (забезпечення), технічні засоби, персонал. Інформаційне забезпеченняреалізується у вигляді файлової системи або у вигляді бази даних.
База даних (БД) – це сукупність описів об'єктів наочної області ізв'язків між ними, актуальних для конкретної наочної області.
Інформаційні базиавтоматизованих систем управління трудовими ресурсами повинні мати інформаціюстосовно персоналу, і підприємства в цілому.
Програми поавтоматизації обліку персоналу в першу чергу повинні передбачати веденняособистих карток співробітників. З використанням особистих карток зазвичайведеться повний облік даних про співробітників, включаючи переклади іпризначення, відпустки, відрядження, лікарняні листи, заохочення, стягнення,пільги, дані про освіту, професії, відомості про дітей, дату і місценародження, сімейний стан і ін.
Програми повинніпередбачати можливість фіксувати як можна більший набір різних даних (зокрема,наприклад, можливість зберігання і перегляд фотографій співробітників). Уконкретній організації співробітник відділу кадрів або менеджер може вводити і надалівикористовувати не всю сукупність ознак, а тільки ті дані, які необхідні вроботі. Особисті картки звільнених співробітників повинні передаватися в архівз можливістю їх подальшого пошуку і перегляду.
Одним з важливихзавдань є ведення штатного розкладу організації. Програмне забезпечення повиннепередбачати гнучке настроювання на структуру підрозділів фірми. Обмеженням повибору програмного комплексу для крупних організацій може послужити відсутністьнеобхідної кількості рівнів ієрархії (підлеглості) підрозділів. Повинніфіксуватися відомості про штатні посади, оклади, надбавки і т.д. Незайвоюможливістю є швидкий перерахунок штатного розкладу всього підрозділу абоорганізації, наприклад, можливість помножити всі оклади на який-небудьпоправочний коефіцієнт.
Наступнимпитанням є ведення наказів по кадрах, зокрема їх формування, облік, перенесеннянаказів в штатний розклад. Повинні бути враховані особливості всієї сукупностірізноманітних наказів, зокрема про прийом на роботу, про відпустки, відрядження,переміщення, звільнення, заохочення, стягнення і ін.
Засоби системиповинні мати можливість отримання довідкової інформації в будь-яких розрізах забудь-який період часу або на будь-який момент часу, зокрема статистичних даних,довідок по встановлених формах, довідок по довільних формах.
Можливості пообміну даними з іншими системами дозволять експортувати інформацію, наприклад впрограму розрахунку заробітної плати, або передати анкетні дані до Пенсійногофонду.
Якщо декількафахівців одночасно повинні працювати із загальною інформацією поспівробітниках, засоби програми повинні передбачати можливість такого режимуексплуатації з використанням мережі персональних комп'ютерів.
В даний час добудь-якої автоматизованої системи пред'являються вимоги, пов'язані з можливістюїї настройки при друці сформованих документів, зокрема наказів, штатногорозкладу, довідок, особистих карток і т.д. Програми повинні володіти достатньоюгнучкістю і можливістю адаптації до форм вихідних документів, прийнятих вконкретній організації.
1.3 Програмне забезпечення для автоматизації управління персоналом
ППП «ФАРАОН»
Автоматизованасистема управління персоналом «Фараон» — це сучасна комп'ютернапрограма, що поєднує в собі функції автоматизації управління персоналом ікадрового діловодства. Головними особливостями системи Фараон є її наочність,зручність, гнучка настройка, можливість вести декількох юридичних осібодночасно, а також інтеграція з пакетом програм Microsoft Office.
Фараон надає всімкористувачам єдиний інформаційний простір. Проте, залежно від службовихповноважень співробітників, можна дозволити їм різні права доступу доінформації. Фараон представляє організаційну структуру компанії у виглядіієрархічного «дерева», що відображає вкладеність підрозділів і посад.Таке представлення організаційної структури має наступні переваги:
Наочністьструктурних перетворень
Графічнепредставлення організаційної структури зручно тим, що дає можливість легковиконувати складні структурні перетворення.
Кадровий аналізпо структурі організації
Завдякиграфічному представленню організаційної структури у користувачів Фараонарозвивається цілісний погляд на свою компанію і з'являється можливістьпроводити кадровий аналіз на будь-якому її рівні. Простіше кажучи, можнавиконувати пошук або будувати звіти як по всій компанії відразу, так і поокремо взятих підрозділах. Наприклад, ви можете вибрати підрозділ і викликатисписок працюючих в ньому співробітників або викликати список відрядженьспівробітників цього підрозділу, а також побудувати штатний розклад (Рис. 1.1)або табель обліку робочого часу або звіт з розрахунком відпусток цьогопідрозділу або всієї компанії.
/>
Рис. 1.1 Штатнийрозклад
Висновокорганізаційних схем
Фараон виводить вExcel структуру будь-якого елемента компанії у вигляді блок-схеми (Рис. 1.2).
/>
Рис. 1.2Організаційна схема
Планування іархівація організаційних структур
Фараон дозволяєвам працювати з планованою структурою організації, не змінюючи поточнуструктуру. Це дуже важлива особливість, оскільки ви можете скільки завгоднодовго планувати зміни в структурі організації, роздруковувати і затверджуватиплановану структуру, після чого випустити наказ і відобразити всі зміни впоточній структурі. При цьому діюча раніше структура організації зберігається вархіві, звернувшися до якого ви можете знайти і подивитися старі організаційніструктури, що діяли в будь-який період часу.
Управлінськийоблік
Фараонавтоматизує планування і облік всіх операцій із співробітниками. Дляуніверсальності базова конфігурація системи налаштована на автоматизаціюнаступних операцій:
· Прийом нароботу
· Переклад
· Звільнення
· Черговавідпустка
· Відпусткабез збереження заробітку
· Відпусткапо вагітності і пологам
· Відпусткапо догляду за дитиною
· Лікарнянийлист
· Відрядження
· Підвищеннякваліфікації
· Професійнаперепідготовка
· Зміназаробітної платні
· Зміна ФІО
· Заохочення
· Атестація
При цьому уФараоні передбачена настройка автоматизації будь-яких кадрових операційвідповідно до принципів управління персоналом вашої організації.
Системанагадувань інтегрована з MS Outlook
Завдяки функціїпланування кадрових операцій Фараон допоможе вам складати графіки навчанняспівробітників, чергових відпусток, атестацій і т.п. При цьому вбудований уФараон Планувальник робочого часу нагадуватиме вам про заплановані операції,дні народження співробітників, закінченні випробувальних термінів і термінівтрудових договорів (Рис 1.3). При необхідності виконується синхронізаціяФараона з Календарем в Microsoft Outlook.
/>
Рис. 1.3Планувальник роботи з персоналом
Розділ 2 Методика та алгоритм розрахунку плану підготовки робітників заструктурними підрозділами
2.1 Методика планування підготовки персоналу в системі управліннятрудовими ресурсами
Кадровепланування —визначення кадрових потреб у кількісному, якісному, часовому і просторовомувимірах, необхідних для виконання завдань, досягнення цілей організації.
План забезпеченнякадрових потреб —сукупність заходів, спрямованих на задоволення актуальних на певний час імайбутніх кадрових потреб організації. Заходами планового забезпечення кадровихпотреб є планування навчання, планування переміщень і службових кар'єр.
Підготовка являєсобою навчання працівників навичкам, що дозволяють підняти продуктивністьїхньої праці. Кінцева мета навчання полягає в забезпеченні своєї організаціїдостатньою кількістю людей з навичками й здібностями, необхідними длядосягнення цілей організації.
Планування підготовкипочинається зі складання таблиці, яка фіксує рух усіх категорій працівниківпротягом планового року (табл… 2.1). Зміни, які варто планувати, заповнюють востанньому її стовпчику. Дані таблиці дають змогу визначити орієнтовну потребув кадрах кожної категорії працівників. Однак така потреба є узагальненою, неузгодженою з обсягами робіт, зі структурними змінами в організації. Тому нанаступному етапі розраховують планову чисельність таких категорій працівників:робітники; ІТП; фахівці управління (у розрізі спеціальностей); інші працівникиуправління; функціональні керівники; лінійні керівники.
Загальначисельність персоналу і чисельність окремих категорій працівників залежить відхарактеру, масштабу, складності і технології здійснення трудових процесів,ступеня їх механізації, автоматизації, комп'ютеризації. Методика плануваннячисельності кожної категорії працівників індивідуальна, а технологіїрозрахунків залежать від обраного методу їх здійснення. Загальну чисельністьпрацівників може бути визначено на основі коефіцієнтів змінності ібезперервності роботи організації.
Таблиця 2.1
/>
Кадровепланування складається з таких фаз:
· визначення існуючого імайбутнього стану, структури зайнятості під кутом зору очікуваних і планованихзмін в організації та в її структурних підрозділах. На цій фазі узгоджуютьплани кадрових потреб із частковими планами (наприклад, з фінансовим планом)організації. Наслідком цього може бути коригування прогнозів зайнятостівідповідно до матеріальних планів (зокрема, створення резерву зайнятих узв'язку з плановим збільшенням випуску продукції) або перегляд загальних планіворганізації, якщо зайнятість виявляється її «вузьким місцем». На ційфазі реалізують положення кадрової політики щодо найму, навчання, переміщенняпрацівників;
· складання планів найму,навчання, службового просування працівників з метою переходу від існуючої домайбутньої ситуації з персоналом і опрацювання на цій основі деталізованихпрограм;
· контролювання та оцінюванняпроцесу планування, тобто порівняння параметрів плану й аналіз його відхиленьіз метою ініціювання відповідних змін у плані зайнятості. Контрольні заходизалежать від предмета планування. Вони полягають в аналізі або кількісних(наприклад, плинності), або якісних (наприклад, інформації про хід і ефектинавчання працівників) даних.
Успішне кадровепланування засновано на інформації, що включає ряд оцінок:
· скількипрацівників, якої кваліфікації, коли і де буде потрібно;
· якимчином можна залучити потрібних працівників і зберегти або оптимізувативикористання зайвого персоналу;
· як кращевикористовувати персонал відповідно до здібностей і умінь працівників і їхвнутрішньої мотивації;
· якимчином забезпечити умови для розвитку персоналу;
· яківитрати зажадають заплановані заходи.
Оцінка персоналудозволяє вивчити ступінь підготовленості працівника до виконання саме того видудіяльності, яким він займається, а також виявити рівень його потенційнихможливостей для оцінки перспектив зростання.
2.2 Планування підготовки персоналу за допомогою спеціального програмногозабезпечення ППП «Управління персоналом» АіТ (Москва)
Розглянемо самі загальні автоматизовані задачі управління персоналом наприкладі входять в ППП «Управління персоналом», розроблений компанієюАіТ (Москва). Система реалізує наступні функції:
· Плануванняштатних розкладів з формуванням посадових інструкцій.
· Облікперсоналу (персональні дані про співробітників).
· Підбірнових співробітників і переміщення.
· Плануванняі облік використовування трудових ресурсів.
· Розрахункиз персоналом (розрахунок виплат по оплаті праці, допомоги, контроль виплат,підзвітні особи).
· Облікпідзвітних сум і депонентів.
· Системууправління документами.
· Пенсійнийі податковий облік, що персоналізується.
Посадовий ічисельний склад підприємства з вказівкою фундації заробітної платнізакріплюється в штатному розкладі. В ньому ведеться список штатних одиниць,детально визначаються кваліфікаційні вимоги, діапазон оплати праці і посадовіінструкції по кожній штатній одиниці.
Штатний розклад, що спланерував, може завантажуватися в поточний штатнийрозклад кадрової підсистеми. На основі цих даних можна проводитиавтоматизований підбір персоналу на штатну посаду, аналізувати відповідністьспівробітника вимогам, пред'явленим до закріпленим за штатною посадою робіт,формувати плановий табель з вказівкою структури планованих робіт.
Можливо формування наступних документів:
· накази попосадових обов'язках штатних одиниць;
· звіти прозавантаження підрозділів і штатних одиниць по видах робіт.
Ведення даних поспівробітнику здійснюється у формі кадрової картки, яка містить відомості проспівробітника:
· прізвище
· ім'я
· побатькові
· біографічнідані
· відомостіпро виконуваній в даний час роботу і трудовий контракт
· паспортнідані
· номерстраховки ПФР
· сімейнийстан
· данівійськового обліку і т.п.
В базі данихпідсистеми реєструються накази про прийом співробітника, його звільнення,переміщення, відпустку, нарахуванні оплати праці і ін. Як правило,передбачається можливість вибрати і проглянути існуючі накази по періодах аботипі наказу, а також вибрати всі накази, що відносяться до конкретногоспівробітника. Реєстр наказів роздруковується у формі списку. Реєстрація наказусупроводиться автоматичними змінами в кадровій картці співробітника, журналікадрових переміщень і штатному розкладі. При прийомі на роботу здійснюєтьсяперевірка відповідності співробітника вимогам, вказаним для даної штатноїодиниці.
В рамках підсистеми проводиться аналіз відповідності співробітникафункціям, закріпленим за даною штатною посадою. Формується резерв на заміщенняштатної одиниці. Планується закріплення співробітників за штатними одиницями впланових штатних розкладах. Планується кар'єрне зростання співробітників.Визначаються потреби в навчанні співробітників, формуються персональні планинавчання.
В підсистемі виконуються наступні функції:
· веденнядовідкових відомостей про претендентів на вакантних посади і робочі місця;
· веденняархіву довідкових відомостей по звільнених співробітниках (дані, аналогічнікадровим карткам);
· оформленнянаказів і записок про прийом на роботу, трудових договорів по перекладу,поєднанню, відрядженню, заміщенню посади, зміні оплати;
· аналіз виконанняпосадових інструкцій;
· розподілфункцій по посадах;
· зберіганняі оновлення посадових інструкцій і кваліфікаційних вимог;
· аналізвідповідності кваліфікаційних посадових вимог і кваліфікацій співробітників;
· формуванняпланів підвищення кваліфікації співробітників і кар'єрного зростання;
· веденняжурналів: прийнятих на роботу, звільнених, претендентів на вакансії, вакансій,посадових інструкцій, посад, посадових кваліфікаційних вимог, плануперепідготовки кадрів;
· підготовкааналітичних записок про відповідність кваліфікації співробітників посадам;
· веденнясписків співробітників для призначення на комісію по переатестації;
· підготовказвітів по перевищенню штатної чисельності;
· підготовказвітів із причин звільнень;
· формуваннявідомостей про вакантні місця і ін.
Формуються такі документи, як планові табелі роботи співробітників позамовленнях, проектах, виробах, операціям з урахуванням затвердженого графікароботи, плани чергових відпусток, відряджень і іншої планової відсутності,плани вироблення на одного співробітника.
В підсистемі можуть формуватися документи:
· розподіл робочого часу повидах;
·плановевироблення по окремих співробітниках і ін.
Можливий аналіз використаного робочого часу по вибраному табельномулисту. При необхідності виконується розрахунок середньої чисельностіспівробітників підприємства.
Висновок
Останнєдесятиріччя характеризується не тільки радикальною зміноюсоціально-економічного середовища, в якій функціонують українські підприємстваі організації всіх форм власності, але і стійкою тенденцією розвиткуінформатизації процесів управління.
Необхідністьдіяти в умовах ринкової економіки, та конкуренції товаровиробників, щозагострюється, ставить підвищені вимоги до професійних якостей фахівців,відповідальності керівників за результати і наслідки рішення. Надзвичайноактуальним стає облік тимчасового чинника і організація управління персоналом.
Інформаційнітехнології, використання комп’ютерної техніки з необхідним програмнимзабезпеченням підвищує ефективність управління персоналом і всього підприємствав цілому.
Упровадження вуправлінську діяльність автоматизації базується на застосуванні сучаснихдосягнень в області інформаційних технологій, що забезпечують повноту,своєчасність інформаційного відображення керованих процесів, можливість їхмоделювання, аналізу, прогнозування.
Список літератури
1) Береза А.М. "Інформаційні системи і технології в економіці." //Навчально-методичний посібник для самостійного вивчення // 2002 рік, 278с..
2) Вовчак І.С. "Інформаційні системи і технології в менеджменті." Навчальнийпосібник // 2001 рік // 256с
3) ВдовенкоЛ.А. Автоматизированные системы управления производством / Под ред. Г.А.Титаренко. — М.: Экономическое образование. 1992. – 412с.
4) КарминскийА.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. — М.: Финансы и статистика, 1997.Клепцов М.Я. Информационные системы органов государственного управления. — М.:РАГС, 1996. – 284с.
5) МакаренкоМ.В., Махалина О.Н. Производственный менеджмент: Учебное пособие. — М.: Приор,1998. – 328с.
6) МишининА.И. Теория экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика,1999. – 256с.
7) ПономаренкоВ. С. "Інформаційні системи і технології в економіці." – Навчальнийпосібник / 2002 рік – 356с.
8) РомановА.Н., Одинцов Б.Е. Советующие информационные системы в экономике. — М.: ЮНИТИ,2000. – 198 с.
9) СеменовМ.И. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебникдля вузов / Под ред. И.Т. Трубилина. — М.: Финансы и статистика, 1999. –334с.
10) Ситник В.Ф. Основи інформаційних систем. / Навчальний посібник Київ КНЕУ 2001. – 216с.
11) ТитаренкоГ.А. Информационные технологии управления: Учебное пособие для вузов – 2-еизд., доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. — 439 с.