Содержание
Введение
1. Структура организации ООО «Альтаир»
2. Цель и задачи анализарабочего места
3. Отбор типичных рабочих местдля анализа
4. Выбор метода анализарабочего места и его использование
5. Описание рабочего места
6. Спецификация рабочегопроцесса
7. Проектирование рабочегопроцесса, оценка и внедрение
Заключение
Список литературы
Введение
В современном офисе, где люди занятыинтеллектуальным трудом, роль каждый сотрудника гораздо более значима, чем,допустим, на конвейере. Вклад индивидуальности в бизнес определяет ее ценностьдля компании. Цель менеджмента — стимулировать активность и профессионализм дляулучшения бизнес-процессов и результатов бизнеса.
В нашем мире экономия являетсяповсеместным явлением. Люди экономят на всем, иногда даже не подозревая, какойвред наносят себе, в частности, своему здоровью. О работодателях говорить неприходится: вообще, в век рыночных отношений и прибыли, которую очень легкоподсчитать, вычислив общеизвестную разность, надеяться на нормальное отношение «сверху»не приходится. Только достаточно прозорливые руководители понимают, чтодействительно продуктивно работает тот человек, для которого работа являетсячем-то большим, чем просто способом заработать деньги. В бизнесе нет мелочей.Работоспособность каждого сотрудника зависит не только от правильноорганизованного трудового процесса и от внутренних отношений в коллективе, но иот того, как организован офис в целом и рабочее место данного сотрудника, вчастности. Соблюдая требования эргономики и уделяя должное внимание комфортурабочих мест, легко превратить офис в место, приятное для каждого работника — своего рода второй дом, куда человек будет приходить не только за зарплатой, нои в предвкушении новой интересной работы.
Цель данной работы – провести анализрабочего места секретаря в ООО «Альтаир». Задачи:
- выявить структуру организации;
- выявить цель и задачи анализа рабочего места;
- сделать отбор типичных рабочих мест для анализа;
- проведение анализа.
1. Структураорганизации ООО «Альтаир»
ООО «Альтаир» – являетсякрупной фирмой на рынке туристических услуг. На рынке компания работает с марта1996 года. Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество сограниченной ответственностью «Альтаир». Фирма находится по адресу:г. Новосибирск, ул. Советская 65.
Сертификат соответствия действителен до17.12.2008г. Выдан органом по сертификации продукции и услуг Новосибирскогоцентра стандартизации, метрологии и сертификации на основании акта оценкисоответствия услуг, оказываемых ООО «Альтаир» № 1898 от 17.09.2003г.и протокола сертификационной проверки результата услуги №1898 от 17.09.2003г.
На рисунке 1 представлена егоорганизационная структура.
/>
Рис. 1. Организационная структура ООО «Альтаир»
В таблице 1 представлено штатноерасписание.
Таблица 1 Штатное расписание ООО «Альтаир»№ п/п Наименование должности Кол-во штатных единиц 1. Генеральный директор 1 2. Секретарь 1 3. Директор по внутреннему туризму 1 4. Директор по выездному туризму 1 5. Директор по лечебно-оздоровительной работе 1 6. Главный бухгалтер 1 7. Бухгалтер 4 8. Менеджер по продажам 15 9. Менеджер по рекламе 5 10. Переводчик 2 2. Цель и задачианализа рабочего места
Комфорт офиса зависит от:
1. эргономики рабочего места
2. рационального планирования офисного пространства в целом.
Основа последнего — деление на рабочиезоны так, чтобы каждый сотрудник работал максимально эффективно и сам по себе,и в команде.
Проблему недостатка пространства можнорешить с помощью оптимизации рабочих мест. Иначе говоря, подобрать подходящиеформу и габариты рабочего стола, количество приставных столов и иныхдополнительных элементов в виде настольных или навесных полок, приставных иливыкатных тумб.
Проанализировав рабочее местосекретаря, мы сможем рассчитать наиболее благоприятные условия для его работы сучетом всех функций, которые он выполняет, спроектировать рабочее пространство.3. Отбор типичныхрабочих мест для анализа
Профессия секретаря-делопроизводителяочень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, нонемало на секретарской работе занято и мужчин. Популярность этой профессии всовременной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике ипоявлением массы новых предпринимательских и других структур.
Основной задачей секретаря являетсяграмотное, аккуратное оформление различных материалов и документов накомпьютере. Секретарь должен обладать профессиональными навыками работы: знатьраспределение материала при выполнении различных документов, правилаэксплуатации компьютера и прочих устройств, используемых на рабочем местесекретаря, в совершенстве владеть грамматикой русского языка, уметь параллельнос работой на компьютере быстро и точно читать текст.
Можно без преувеличения сказать, чтокачество и эффективность работы аппарата управления во многом определяетсяумением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободитьруководителя от нерациональной затраты времени на выполнение техническихфункций.
По сути дела, секретарь являетсякоординирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практикеозначает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения,правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонныхразговоров.
Основные принципы эргономичнойорганизации рабочего места — комфорт и минимизация нагрузок. Как бы странно этоне звучало, но сидеть на стуле вредно для организма. Основная часть работысекретаря связана с компьютером.
Более 40% случаев заболеванийпроисходят из-за отрицательных воздействий на рабочем месте: воздух, шум инеправильное размещение на сиденье кресла. Каждый год 35 из каждых 100 служащихберут отпуск по болезни из-за мышечной боли и боли в пояснице.
Классификация рабочего места секретаря:
. категория работников – специалист;
. число работников – индивидуальные;
. уровень механизации –автоматизированные;
. рабочая поза – сидячие;
. место расположения – помещение;
. уровень подвижности – стационарные;
. степень специализации – универсальные;
. вид производства – вспомогательные;
. число смен – односменные;
. условия труда – нормальные.4. Выбор метода анализарабочего места и его использование
Для получения информации, необходимойдля анализа рабочего процесса, используются по отдельности или в сочетаниинесколько методов:
- наблюдения;
- собеседование (интервью);
- анкеты;
- список обязанностей работника;
- дневник.
При любом из этих методов вначалесобираются данные о рабочем месте, а затем изучается сам процесс, для чегорассматриваются те рабочие задания, которые выполняет соответствующее лицо.
В данном анализе мы будем использоватьсписок обязанностей работника и наблюдение, а также фотографию рабочего дня.5. Описание рабочегоместа
Наименование должности:секретарь-делопроизводитель.
Дата: 25 марта 2006г.
Общее описание рабочего процесса.
Секретарская работа требует умения быстропереключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой иразнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказаниемаксимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задачаподразумевает выполнение таких работ, как: работа с документами, со средствамисвязи и посетителями; подготовка и проведение совещаний.
Роль секретаря руководителя состоит втом, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительнуючасть этой работы брать на себя.
В обязанности секретаря входит:
- Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д.
- Получение, обработка входящей и исходящей почты.
- Ведение телефонных разговоров, организация приемов.
- Ведение дневника руководителя, организация его встреч.
- Организация деловых поездок руководителя.
- Регистрация деловой корреспонденции, ведение дел.
- Организация и участие в работе совещаний.
- Информационное обеспечение.
- Оформление банковских счетов.
- Организация общих собраний и мероприятий общего характера.
Одним из важных деловых контактовявляется взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь являетсяпервым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле.Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему впланировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий,освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потокикорреспонденции, телефонных звонков и посетителей.
Следует учесть, что не все руководителиумеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом — задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитыватьпотребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневноуточнять намеченные мероприятия на следующий день.
Секретарь должен в учетных формахотметить и сообщить посетителю время посещения. Одна из главных задач секретаря- быть чутким посредником между руководителями и подчиненными. Он долженприложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловыхотношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя,секретарь может в случае необходимости оказать помощь в организации приема ихруководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различныхподразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходитсявыступать от имени руководителя.
Затраты рабочего времени представлены втаблице 1.
Таблица 1 Сводка затрат рабочеговремени секретарем№ п/п Вид работы и затраты времени Мин 1 Подготовка рабочего места 15 2 Совещание по текущим вопросам 15 3 Деловые контакты с вышестоящим руководством 30 4 Прием и общение с посетителями 45 5 Просмотр документации, работа с внутренними документами 80 6 Подготовка приказов, распоряжений 25 7 Работа с личными делами 15 8 Служебные разговоры по телефону 70 9 Составление отчетной документации 35 10 Занесение необходимой информации в компьютер 85 11 Отдых и личные надобности 40 12 Обеденный перерыв 60 13 Потери рабочего времени 25 Всего 540 6. Спецификациярабочего процесса
Общие требования к работнику:
- умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail),
- хорошее знание иностранного языка,
- блестящие навыки общения с людьми,
- умение планировать и организовывать исполнение порученийруководства.
Основными делопроизводственнымифункциями являются:
- своевременная обработка поступающей кадровой документации;
- регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;
- разработка, согласование, печатание документов по кадровымвопросам;
- доведение кадровой документации до соответствующих работников дляисполнения;
- контроль за исполнением требований документов;
- размножение документов по кадровым вопросам и др.
Секретарьдолжен знать:
- организацию делопроизводства ворганизации (см. выше);
- формы и методы контроля заисполнением приказов по личному составу;
- структуру организации;
- стандарты унифицированной системыорганизационно-распорядительной документации;
- положения, инструкции и другиеруководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, ведениюи хранению трудовых книжек и личных дел работников организации;
- действующее законодательство оприеме, переводе и увольнении работников;
- порядок учета движения кадров исоставления отчетности о состоянии трудовой дисциплины;
- порядок установления наименованияпрофессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажаопределенной работы;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудовогораспорядка;
- основы организации труда; правилаи нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарнойзащиты.
Деловыекачества:
- ответственность;
- исполнительность;
- оперативность;
- самостоятельность;
- дисциплинированность;
- добросовестность.
Индивидуально-психологическиеи личностны качества:
- коммуникабельность;
- открытость;
- усидчивость;
- внимательность;
- высокая работоспособность.
Психофизиологическиекачества:
- хорошее состояние здоровья;
- хорошее зрение;
- усидчивость;
- отсутствие болезней, связанных смоторным аппаратом.
Требованияк квалификации секретаря: должен иметь высшее или среднее специальноеобразование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднееобразование и специальную подготовку по установленной программе.
7. Проектированиерабочего процесса, оценка и внедрение
Успех работы секретаря в значительноймере зависит от правильной организации рабочего места, оборудования егонеобходимым инвентарем, соблюдения условий гигиены труда.
Сидячая продолжительная работа вредна человекув принципе: секретарь сутулится или подается вперед и позвоночникдеформируется, травмируя диски. При работе на компьютере поднимаются плечи исгибаются руки, держа их в напряжении – и естественно, они начинают болеть.Пережимая сосуды, перегружается сердце. Поза, а, следовательно, и здоровьезависят от размеров и дизайна рабочего места.
Рабочее место секретаря должнообеспечить максимальные удобства для выполнения возложенных на негообязанностей и быть образцом правильной организации. В приемной оно обычнорасполагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко отдверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.
В помещении должны находиться толькопредметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно впроцессе работы. Мебель для посетителей должна стоять в зале, хорошопросматриваемом секретарем.
Большую часть рабочего временисекретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможностьсвободно вставать и свободно вытянуть ноги. Для организации отдыха стоитсоздать зону для перерывов на кофе, наподобие барной стойки. Их важно проводитьстоя, что позволит не только быстро обменяться оперативной информацией, но иразмяться. Отдельная кухня-столовая менее эффективно использует пространство,но может значительно сэкономить время — сотрудникам нет необходимости выходитьна обед за пределы офиса.
Насыщенность рабочего места секретарясредствами оргтехники требует ее размещения с учетом максимальнойэффективности. Они должны быть доступны для подхода и кратковременногопользования, и быть под постоянным наблюдением секретаря. Пользоватьсяоргтехникой другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привестик поломке аппаратуры, а также к размножению посторонней информации.
Важным элементом организации рабочегоместа секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должнылегко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить длявертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различныеспециальные приспособления — для картотек, малой организационной техники,канцелярских принадлежностей и т. п. Необходимо постоянно следить за порядкомна рабочем месте и в ящиках стола.
При работе необходимо соблюдать правилавнутреннего распорядка, техники безопасности и электробезопастности.
Еще один важнейший фактор, от которогозависят работоспособность и здоровье человека, — это освещение. Свет регулируетвсе функции человеческого организма и влияет на психологическое состояние инастроение, обмен веществ, гормональный фон и умственную активность. Ксожалению, далеко не всегда в офисе этому фактору уделяется должное внимание.
Самым здоровым светом остаетсяестественный дневной. Чтобы его использовать, глубина офисных помещений недолжна превышать 6 м. Кроме того, хорошим решением здесь будут стеклянныеперегородки, обеспечивающие зрительную и звуковую изоляцию, но в то же время,не препятствующие проникновению естественного света. Это позволяет максимальноэффективно использовать естественное освещение, хотя между этим помещением иокнами располагается еще и рабочая зона.
Оптимальным вариантом искусственногоосвещения является комбинированная система, сочетающая в себе прямой ирассеянный свет. Причем, обычным лампам «дневного света» (вредноевлияние их мерцания с частотой 50 Гц давно известно) стоит предпочестьгалогенные. Их свет более естественен и гораздо меньше утомляет глаза и нервнуюсистему.
Психологически человек за рабочимстолом как бы отделяется от остального пространства световым полем, получаянеобходимую яркость в те точки, где это необходимо. На этом основана целаясистема мебели и света.
Ее суть в следующем: два светильника сразной световой направленностью интегрируются в корпус стола и образуют цельнуюи легко перемещаемую конструкцию. Другое модное направление — легкиеперегородки со встроенным освещением, позволяющие сразу моделироватьпространство и свет.
Важно учесть, что свет, как и цвет, — это очень мощный инструмент, влияющий и на психическое, и на физическоесостояние людей. Ведь свет имеет еще ряд важных особенностей — к примеру,теплоотдачу. Иногда в офисе невозможно находиться из-за жара, исходящего отламп. Поэтому очень важно выбрать правильный тип лампы для каждого отдельногослучая.
При таком обилии тонкостей и условийважно не ограничиваться лишь красотой, но и учитывать функциональность проекта.Для этого необходимо понять индивидуальность данного пространства и найти в немединственно верный баланс. Как уже было сказано выше, основную часть рабочеговремени секретарь проводит за компьютером, поэтому большое значение имеетправильная установка клавиатуры и монитора, что является необходимым условиемдля полноценного выполнения своих обязанностей.
Неправильное положение рук при печатаниина клавиатуре приводит к хроническим растяжениям кисти. Важно не столькоотодвинуть клавиатуру от края стола и опереть кисти о специальную площадку,сколько держать локти параллельно поверхности стола и под прямым углом к плечу.Клавиатура должна располагаться в 10-15 см (в зависимости от длины локтя) от края стола. В этом случае нагрузка приходится не на кисть, в которой вены исухожилия находятся близко к поверхности кожи, а на более «мясистую»часть локтя. Глубина стола позволяет полностью положить локти на стол,отодвинув клавиатуру к монитору. Рабочая площадь для работы с компьютеромдолжна соответствовать стандартам ANSI на ширину и глубину рабочихповерхностей.
Монитор, как правило, располагаетсячрезмерно близко. Существует несколько научных теорий, по-разному определяющихзначимые факторы и оптимальные расстояния от глаза до монитора. Например,рекомендуется держать монитор на расстоянии вытянутой руки. Однако, большинствоученых считает, что человек сам должен решать, насколько далеко будет стоятьмонитор. Именно поэтому конструкция столов должна позволять менять глубинуположения монитора в широком диапазоне.
Среди столов наиболее эргономичнойпризнана криволинейная угловая форма. За счет вогнутости большая часть их площадиоказывается используемой, поскольку попадает в зону охвата руками человека,равную 35-40 см. Но если край стола закруглен слишком плавно или егоповерхность Г-образной формы, то придется тянуться за бумагами. Площадь столешницыхорошего стола не может быть меньше 1 м2. Высота от пола до столешницы, как правило, должна равняться рекомендованным европейскими нормами 74 см.
Для полноценной работы секретаря такженеобходимы разного рода надстройки, лотки, подставки, а также прочиефункциональные аксессуары. Но важно не загромождать ими стол. Лучшевоспользоваться навесными полками или тумбочками на колесах, которые помогуторганизовать рабочее место по принципу «все под рукой», когданеобходимые для ежедневной работы полки, тумбы, шкафы находятся на расстояниивытянутой руки.
Такое расположение мебели позволяетисключить ненужные затраты энергии и направить все силы на выполнение своихобязанностей. Специальными исследованиями доказано, что благодаря соблюдениюнорм эргономики экономится около 30% рабочего времени и, соответственно, настолько же увеличивается производительность труда.
Заключение
Секретарь не принимает решений повопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако непосредственноучаствует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качествасекретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность,доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием, играютбольшую роль. Секретарь является личным представителем своего руководителя, ивыполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятноевпечатление на работников организации и представителей других фирм.
Успех работы секретаря в значительноймере зависит от правильной организации рабочего места, оборудования егонеобходимым инвентарем, соблюдения условий гигиены труда.
Рабочее место секретаря должно обеспечитьмаксимальные удобства для выполнения возложенных на него обязанностей и бытьобразцом правильной организации.
В помещении должны находиться толькопредметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно впроцессе работы. Мебель для посетителей должна стоять в зале, хорошопросматриваемом секретарем.
Большую часть рабочего временисекретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможностьсвободно вставать и свободно вытянуть ноги.
Качество и эффективность работыаппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием делавыполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затратывремени на выполнение технических функций.
Список литературы
1. Басаков М.Н. Кадровое делопроизводство. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.– 352с.
2. Вересов Н.Н. Психология управления. – М.: МПСИ, Воронеж: НПО МОДЭК,2001. – 224с.
3. Меркулова О.С. Психология труда. – М.: Приор, 2004. – 80с.
4. Основы управления персоналом. / Под ред. Б.М. Генкина. – М.: СПб.:Питер, 2002. — 396с.
5. Современный менеджмент. / Под ред.Комарова А.Г., Муфтиева Г.Г. – СПб.: Питер, 2004. — 432с.
6. Черняк Т.В. Проектирование рабочих местслужащих. – Новосибирск: СибАГС, 2003. – 108с.