Оформление заявления и приказа на предоставление отпуска

2

Оформление заявления и приказа о предоставлении отпуска

Доказано, что отдохнувший работник намного ценнее уставшего и изможденного. Однако перед тем, как паковать чемоданы и отправляться в долгожданный отпуск, его необходимо документально оформить.

Статьей 149 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) предусмотрено, что работники имеют право на трудовые и социальные отпуска при наличии оснований, предусмотренных ТК. Под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы (в случаях, предусмотренных ТК). Процедура предоставления отпуска сопряжена с оформлением документов, фиксирующих юридически значимое действие.

Согласно ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым приказом (указание) нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза. Утвержденный в установленном порядке график трудовых отпусков является достаточным основанием для издания приказа о предоставлении отпуска. В этом случае нет необходимости в письменном заявлении работника. Визы ознакомления, проставленные работником на графике трудовых отпусков, а также приказе о предоставлении отпуска будут одним из вариантов письменного выражения согласия работника с условиями и сроками предоставления отпуска. Порядок составления графика отпусков подробно изложен в журнале "Кадровик. Управление персоналом" № 12 за декабрь 2007 года, с. 74.

Однако может возникнуть ситуация, когда работнику нужно будет составить заявление: при переносе трудового отпуска, замене его денежной компенсацией, разделении на части и иные обстоятельства, предусмотренные законодательством.

Составление заявления также необходимо при предоставлении социальных отпусков (по беременности и родам, по уходу за детьми, в связи с обучением, по уважительным причинам личного и семейного характера). Сроки их предоставления в графике трудовых отпусков не определяются.

Заявление о предоставлении отпуска содержит следующие основные блоки информации:

1) наименование структурного подразделения, в котором работает автор заявления (в данном случае - работник);

2) название вида документа ("ЗАЯВЛЕНИЕ");

3) адресат (т.е. должностное лицо, которому адресуется заявление);

4) дата подписания заявления;

5) регистрационный индекс;

6) текст;

7) подпись заявителя;

8) визы;

9) резолюция.

Заявления можно оформлять на чистых листах бумаги формата А4 или А5.

Оформлять заявления допускается как от руки, так и с помощью компьютера (печатной машинки). Однако, независимо от способа оформления работник должен собственноручно проставить на заявлении свою подпись и дату.

Заявления о предоставлении отпуска регистрируются в журнале регистрации внутренних документов. Если в организации составляется большое количество таких заявлений, то для их регистрации можно завести отдельный журнал. После регистрации на заявлении проставляется его регистрационный номер (индекс).

Согласно ТК отпуск работнику предоставляется уполномоченным должностным лицом (руководителем организации или его заместителем), поэтому заявление адресуется на имя этого лица. Адресат, располагаемый в правом верхнем углу, содержит указание на должность руководителя, включая наименование организации, его фамилию и инициалы в дательном падеже.

Текст заявления включает указание на вид отпуска (трудовой либо разновидность социального), дату ухода в отпуск и его продолжительность. В случае подачи заявления о предоставлении социального отпуска в его тексте указывается причина (основание).

Заявление подписывается работником с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

Образец оформления заявления о предоставлении трудового отпуска:

Отдел документоведения Директору ООО "ХХХ"

Иванову А.А.

ЗАЯВЛЕНИЕ

17.03.2008 № 19

Прошу предоставить мне трудовой отпуск на 24 календарных дня с 20.03.2008.

Подписанное заявление визируется заинтересованными должностными лицами организации, т.е. проходит внутреннее согласование. В состав визы включается наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи. При этом слова "Виза" или "СОГЛАСОВАНО" не пишутся:

Начальник отдела кадров

Трудовая К.О. Трудовая

17.03.2008

Визы располагаются ниже подписи заявителя слева.

Подписанное и завизированное заявление передается руководителю или иному уполномоченному должностному лицу для наложения резолюции.

В резолюции отражается решение руководителя о предоставлении отпуска, а также, при необходимости, детализируются условия его предоставления. В резолюции руководителя может корректироваться продолжительность отпуска, указанная работником в заявлении. Так, согласно ст. 212 ТК, работникам, допущенным к вступительным испытаниям при приеме в учреждения, обеспечивающие получение среднего специального образования, предоставляется отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью не менее 7 календарных дней, а в учреждения, обеспечивающие получение высшего образования, - не менее 12 календарных дней, не считая времени на проезд к месту нахождения учреждения образования и обратно. Если, например, для сдачи вступительных экзаменов в своем заявлении работник просит предоставить ему отпуск на 30 календарных дней, наниматель вправе предоставить ему отпуск меньшей продолжительности, конкретизировав эту продолжительность в своей резолюции:

Курносову К.О.

Подготовить приказ о предоставлении

отпуска с 25.03.2008 на 18 календарных дней.

Иванов

17.03.2008 г.

Резолюция должна быть конкретной и понятной исполнителю и не должна повторять содержание документа. Не допускается использование "кратких" резолюций типа "Разрешаю", "Согласен".

Резолюция располагается между адресатом и текстом заявления, а при отсутствии достаточного места - на любом свободном месте лицевой стороны первого листа документа. Оформление резолюции на оборотной стороне, на полях заявления или поверх его текста не допускается.

После проставления резолюции заявление направляется исполнителю для подготовки приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска.

ПРАВИЛА К ОФОРМЛЕНИЮ ЗАЯВЛЕНИЯ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА

Правила к оформлению закреплены в Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Методических указаний по практическому применению СТБ, Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.

Срок хранения заявления о предоставления отпуска установлен в 1 год, согласно п. 245 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (далее - Перечень 2007).

Необходимость составления приказа о предоставлении отпуска обусловлена требованиями ст. 152 ТК "Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом".

При подготовке приказа о предоставлении отпуска следует помнить, что согласно ст. 169 ТК, наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее, чем за 15 календарных дней. При этом работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно. Соответственно, приказ должен быть издан и работник ознакомлен с ним не позднее этого срока.

Приказ о предоставлении отпуска относится к группе приказов по личному составу. При подготовке такого приказа может применяться общий бланк или специальный бланк (бланк приказа). В соответствии с Примерной Инструкцией по делопроизводству 1 изготавливать специальный бланк целесообразно в том случае, если документов соответствующего вида в организации издается более 200 в год.

Если общий бланк используется для составления приказа, то на свободном месте между наименованием организации и ограничительными линиями для даты и индекса впечатывается название этого вида документа ("ЗАГАД", "ПРИКАЗ"). Название вида документа в кавычки не заключается и печатается без разрядки (пробелов между буквами).

К приказу составляется заголовок, кратко отражающий содержание документа.

Если приказ касается одного работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы:

О предоставлении трудового отпуска Дмитриеву Д.К.

Если приказ касается двух и более работников, то их фамилии в заголовке не перечисляются:

О предоставлении трудовых отпусков

В случае издания сложного по содержанию приказа по личному составу, в котором фиксируется сразу несколько распорядительных действий (предоставление трудового отпуска одному работнику, командирование другого и отзыв из отпуска третьего), заголовок к приказу оформляется обобщенно:

По личному составу

Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.

Приказ о предоставлении отпуска начинается с распорядительного слова "ПРЕДОСТАВИТЬ", которое пишется прописными буквами, без кавычек, без разрядки, с новой строки от границы левого поля. После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами - имя, отчество и остальной текст приказа.

Одним приказом допускается оформлять отпуск одного, двух и более работников. Такой приказ называется сложным. В этом случае текст приказа разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска является график отпусков и (или) заявление о предоставлении отпуска. Основание издания приказа указывается после его текста.

1 Примерная Инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13).

Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Все они указываются после этого пункта и нумеруются арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа оформляются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста (например, при оформлении приказа о предоставлении отпусков сразу нескольким работникам в строгом соответствии с графиком трудовых отпусков).

Слово "Основание" печатается от границы левого поля (без абзаца). Само слово "Основание" остается открытым, то есть при переносе текста основания на новую строку ее печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова "Основание" ставится двоеточие.

Основание: 1. График трудовых отпусков.

2.Заявление Дмитриева Д.К. от 04.02.2008 № 12

Проекты приказов до подписания подлежат внутреннему согласованию (визированию). Лица, которые должны завизировать документ, определяются на основании организационных документов (устава, положения об организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, инструкции по делопроизводству организации и т.п.), исходя из их компетенции и содержания документа.

Виза на приказах оформляется по тем же правилам, что и на заявлениях.

Согласно п. 2.3.11. Примерной Инструкции по делопроизводству при визировании проектов приказов визы проставляются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа приказа. При его размножении на копиях визы не воспроизводятся.

Важнейшим реквизитом, придающим приказу юридическую силу, является подпись. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

Наименование должности следует печатать от границы левого поля (без абзацного отступа). При этом к наименованию должности (директор, ректор) обычно добавляется видовое наименование организации:

Директор завода, Ректор университета и т.п.

Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись - руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов (обычно заместителя руководителя). Как правило, для придания приказу юридической силы достаточно подписи. Проставления дополнительных удостоверяющих реквизитов (печати) приказ не требует.

После подписания приказ передается на регистрацию.

Приказы по личному составу регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности и приказов по административно-хозяйственным вопросам. В свою очередь, приказы по личному составу, имеющие 75-летний срок хранения, регистрируются отдельно от приказов по личному составу, срок хранения которых - 3 года после проведения налоговой проверки.

Приказы о предоставлении отпусков имеют срок хранения 3 года после проведения налоговой проверки 2.

Они регистрируются в одном журнале вместе с другими приказами по личному составу, для которых установлен аналогичный срок хранения. К их числу относятся приказы:

- о командировании (за исключением длительных и зарубежных командировок, для которых установлен 75-летний срок хранения);

- о наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев, когда в качестве меры дисциплинарного взыскания применяется увольнение работника; такой приказ классифицируется как приказ об увольнении и подлежит хранению 75 лет);

- о назначении дежурных;

- иные приказы по личному составу, которые не используются в последующем при выдаче справок о трудовом стаже, стаже работы по специальности, размере заработной платы и иных справок социально-правового характера.

В пределах делопроизводственного года, который в большинстве организаций совпадает с календарным, при регистрации приказам присваивается порядковый номер (каждый год начиная с единицы). Чтобы приказы, относящиеся к разным группам не получили одинаковые регистрационные номера, к ним через дефис добавляются дополнительные условные обозначения (литеры), например: 1-л, 1-к, 2-л, 2-к и др.

Литера "к" обычно добавляется к номерам приказов, имеющих 75-летний срок хранения, а литера "л" - к номерам приказов 3-летнего срока хранения (в т.ч. к регистрационным номерам приказов о предоставлении отпуска).

2 Ст. 16.3. Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38; с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 28.04.2004 № 4).

Если в организации в течение года издается большое количество приказов о предоставлении отпусков, допускается регистрация приказов этого вида в отдельной регистрационной форме (журнале) с добавлением к порядковым регистрационным номерам иных литер, например литеры "о": 1-о, 2-о, 3-о и т.п. Такие приказы формируются в отдельное дело.

Для некоторых приказов о предоставлении отпуска по усмотрению организации может устанавливаться более длительный срок хранения, нежели 3 года, после проведения налоговой проверки. Если такой приказ может быть в дальнейшем использован при определении трудового стажа работника, размере его заработной платы и т.п., то хранить его следует 75 лет.

В таком случае приказ о предоставлении отпуска регистрируется в журнале (картотеке) регистрации приказов по личному составу 75-летнегно срока хранения и к его порядковому номеру добавляется литера "к".

После подписания и регистрации приказа с ним необходимо ознакомить работников, которых он непосредственно касается.

Факт ознакомления работника с приказом фиксируется в визе ознакомления, которая состоит из слов "С приказом ознакомлен(-а, -ы)", личной подписи работника и даты ознакомления:

С приказом ознакомлены:

Дмитриев Д.К. Дмитриев

19.03.2008

Велисов Р.К. Велисов

19.03.2008

При подготовке приказов допускается заранее впечатывать слова "С приказом ознакомлен(-а, -ы)" и расшифровки подписей, после чего работникам останется лишь проставить свои подпись и дату.

Если ТК или иными правовыми актами законодательства предусматривается, что для совершения нанимателем юридически значимых действий необходимо согласие работника (например, перенос части отпуска на следующий год (ст. 170 ТК), то это согласие рекомендуется отражать в визе ознакомления:

С приказом ознакомлен, и согласен

Дмитриев Д.К. Дмитриев

19.03.2008

Виза ознакомления проставляется ниже подписи руководителя или иного должностного лица, подписавшего приказ, либо на оборотной стороне последнего листа приказа.

Пример приказа о предоставлении отпуска

Частное унитарное предприятие

"ХХХ"

ПРИКАЗ

20.03.2008 № 25-л

г. Минск

О предоставлении трудовых отпусков

ПРЕДОСТАВИТЬ:

1. БЕРГУ Дмитрию Константиновичу, начальнику отдела маркетинга, трудовой отпуск на 24 календарных дня с 05.04.2008 по 28.04.2008 за период с 03.04.2007 по 02.04.2008.

Основание: 1. График трудовых отпусков.

2. Заявление Берга Д.К. от 02.04.2008 № 7

2. ШАПОВАЛОВУ Кириллу Анатольевичу, ведущему специалисту отдела сбыта, трудовой отпуск на 24 календарных дня с 06.04.2008 по 29.04.2008 за период с 03.04.2007 по 02.04.2008.

Основание: график трудовых отпусков № 1 от 04.01.2008 г.

Юрисконсульт

Трудовой П.О. Трудовой

20.03.2008

С приказом ознакомлены: Берг Д.К. Берг

20.03.2008

Помимо приказа о предоставлении отпуска в организации может издаваться распоряжение. Оно оформляется с учетом требований и правил, установленных для приказа о предоставлении отпуска.

Однако распорядительная часть распоряжения будет отличаться от приказа и должна начинаться словами "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ".

Унифицированная форма распоряжения о предоставлении отпуска

________________________

Код по ОКУД 02246800076

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

___________ № ________

Место издания

О предоставлении отпуска

ПРЕДЛАГАЮ ПРЕДОСТАВИТЬ:

_____________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

_____________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория)

_____________________________________________________________

наименование структурного подразделения

__________________________________________________________

вид отпуска

на __________________________________________________________________

количество календарный дней

с _________________________ _______по _____________________

дата дата

за период с ________________ по _______________________________

дата дата

Основание:

Наименование должности

Визы

Дата

ОФОРМЛЕНИЕ ОТПУСКА В СВЯЗИ С ОБУЧЕНИЕМ

Одной из разновидностей социального отпуска является отпуск в связи с обучением (ст. 150 ТК).

Для получения учебного отпуска работник пишет заявление на имя руководителя организации, к которому прилагает справку - вызов из образовательного учреждения, содержащую конкретные даты начала и окончания периода сессии.

Справка - вызов регистрируется в журнале справок - вызовов для студентов, учащихся на заочной форме обучения. Срок хранения журнала устанавливается в 1 год (п. 481 Перечня 2007).

Формулировка заявления будет сводиться к следующему:

Прошу предоставить мне учебный отпуск с 09.12.2007 по 23.12.2007 для сдачи экзаменационной сессии.

Справку-вызов от 25.11.2007 № 427-у прилагаю.

Отсутствие работника на работе будет отражаться в табеле рабочего времени, где напротив его Ф.И.О. проставляется литера "у" - отпуск в связи с обучением.

Согласно п. 482 Перечня 2007 заявление о предоставлении учебного отпуска хранится в организации 3 года после окончания работником обучения в учреждении образования.

Статьей 174 ТК предусмотрена возможность отзыва работника из трудового отпуска.

Отзыв работника из отпуска оформляется двумя документами: заявлением работника о согласии на отзыв из отпуска и приказом об отзыве работника из отпуска.

Заявление работника о согласии на отзыв относится к системе организационно-распорядительной документации.

Образец оформления заявления о согласии на отзыв из отпуска

Отдел маркетинга Директору ЧУП "ХХХ"

ЗАЯВЛЕНИЕ А.А. Иванову

05.12.2007 № 199

Нач. отдела кадров Новицкому П.Л.

Подготовить приказ об отзыве из отпуска

Иванов А.А. Иванов

05.12.2007

Согласен на отзыв из отпуска с 7 декабря 2007 года.

Прошу неиспользованную часть трудового отпуска в количестве 11 календарных дней предоставить с 29.12.2007 года.

Нач. отдела кадров

Новицкий П.П. Новицкий

05.12.2007

Нач. отдела маркетинга

Рекламный Г.Т. Рекламный

05.12.2007

Более подробно о заявлении работника из отпуска можно прочитать в журнале "Кадровик. Управление персоналом" № 1 за январь месяц 2008 г., с. 91.

Основанием для издания приказа об отзыве работника из отпуска является заявление, фиксирующее его согласие на отзыв.

Образец оформления приказа об отзыве работника из отпуска

Частное унитарное предприятие

"ХХХ"

ПРИКАЗ

04.01.2008 № 3

г. Минск

По личному составу

В целях ликвидации последствий производственной аварии в цеху № 2

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отозвать АЛЕКСЕЕВА Николая Дмитриевича, главного инженера ЧУП "ХХХ", из трудового отпуска с 05.01.2008.

2. Неиспользованную часть трудового отпуска АЛЕКСЕЕВА Николая Дмитриевича в количестве 15 дней за период с 05.01.2008 по 20.01.2008 компенсировать в денежной форме.

Основание: заявление Алексеева Н.Д. от 03.01.2008 № 2.

Юрисконсульт

Правый Д.К.Правый

04.01.2008

Нач. отдела кадров

Новицкий П.П.Новицкий

04.01.2008

04.01.2008

О правилах и требованиях к оформлению приказа об отзыве работника из отпуска более подробно рассказано в журнале "Кадровик. Управление персоналом" № 2 за февраль 2008 г., с. 96.

Срок хранения приказа об отзыве работника из отпуска устанавливается по аналогии со сроком хранения приказов о предоставлении отпуска.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. / Минск «Беларусь» 1997.

Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года. ЮРИДИЧЕСКАЯ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА «ЮСИАС» - 2008г.

Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г.А. Издательство Амалфея. / 2003. - 1120с.

Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.

Трудовое право: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и др.; Под общ. ред. В.И. Семенкова. - 3-е изд.; перераб. и доп. - Мн.: Амалфея, 2006с.

Трудовое право Республики Беларусь: Практическое пособие / Важенкова Т.Н. - Мн.: УП «Молодежное», 2003.

Трудовое право Республики Беларусь, Краткое изложение курса / В.А. Круглов. - Мн.: Дикта 2004. - 75с.