--PAGE_BREAK--
Выбор поставщиков.
Данная стадия состоит из следующих этапов:
1) Получение предложений от возможных поставщиков;
2) Согласование полученных предложений;
3) Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков;
4) Выбор наиболее подходящих поставщиков.
Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков
При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.
Согласование полученных предложений
При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации.
Выбор наиболее подходящих поставщиков
На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании — возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.
В качестве критериев оценки поставщика принимают:
— приемлемость цены;
— качество поставляемой продукции;
— качество обслуживания потребителей;
— гибкость поставок;
— наличие ограничений по размеру заказа;
— дороги;
— удаленность от потребителя;
— кредитная история;
— текущее финансовое положение;
— психологический климат в коллективе.
Для сравнения вариантов поставщиков используют:
Балльный метод.Выбирают систему баллов и шкалу наиболее значимых критериев оценки поставщиков (в долях единицы). Предпочтение отдается поставщику, набравшему наибольшую сумму баллов.
Систему «Идеального поставщика».Определяют характеристики т.н. идеального поставщика и затем каждого реального претендента сравнивают с «идеалом».
Систему «Расстановки приоритетов».По результатам прошлой деятельности поставщиков выбирают наиболее важные критерии оценки, метод измерения показателей деятельности, определяют относительную важность каждого параметра, определяют частные итоги (по каждому показателю), а затем суммируют, например, в баллах или очках.
Получение и оценка предложений.
Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:
1) Конкурсные торги.
2) Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
Конкурсные торги (тендеры)— распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.
Проведение тендера включает следующие этапы:
1. Реклама.
2. Разработка тендерной документации.
3. Публикация тендерной документации.
4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.
5. Оценка тендерных предложений.
6. Подтверждение квалификации участников торгов.
7. Предложение и присуждение контракта.
Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:
— инструктирует участников торгов о процедуре торгов,
— дает описание закупаемых товаров или услуг,
— устанавливает критерии для оценки предложений,
— определяет условия будущего контракта.
Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:
— предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;
— рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;
— безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;
— отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.
Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта.
Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.
Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Оно может быть организовано двумя способами. Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца то вара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:
— наименование товара,
— количество и качество товара,
— цену,
— условия и срок поставки,
— условия платежа,
— характеристику тары и упаковки,
— порядок приемки-сдачи.
Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными).
Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения.
Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам не удается придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте.
Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам.
Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.
Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высшее качество в сочетании с минимальной ценой.
При рассмотрении деятельности поставщика основное внимание уделяется источнику закупок. Можно выделить такие направления исследования как:
1. Исследование финансовых возможностей предприятия-поставщика. Это делается для того, чтобы избежать риска разорения и причинения убытков предприятию-заказчику. Этой работой обычно занимается финансовый отдел предприятия, но часто бывает, что этим вынужден заниматься отдел закупок.
2. Исследование возможностей производства с целью выяснения возможностей предприятия и его ограничений в производственной деятельности.
3. Поиск возможностей нахождения новых источников снабжения.
4. Поэтапный анализ выполнения доставки от места изготовления на место покупки. Расчет затрат для того, чтобы оценить эффективность распределительных каналов.
5. Подсчет и систематизация производственных расходов. Этот пункт включает в себя все затраты предприятия-поставщика во время производства товара. Затраты на покупку сырья, оплату труда рабочих, расходы на обслуживание оборудования и разработку технологии производства.
6. Систематический анализ отношения поставщиков к предприятию, покупающему товар и контроль за соблюдением условий договора.
7. Оценка деятельности компании поставщика для принятия решения о возможности дальнейшего сотрудничества и для возможности давать рекомендации по улучшению условий поставки.
8. Изучение целей компании-поставщика и путей их достижения для того, чтобы иметь возможность разработки стратегии закупок в условиях длительного обеспечения необходимыми ресурсами по минимальным ценам.
Контроль выполнения условий договора
На данной стадии производятся следующие этапы:
1) Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки;
2) Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.
Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки.
На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза (материала) в процессе его доставки вплоть до конечного пункта, согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.
Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки.
Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику.
Получение и кодирование поставляемой продукции
Важное значение в реализации плана закупок имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.
I. Приемка продукции
В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар:
нужного качества; в нужном количестве; от своего поставщика; в обусловленное время; за оговоренную цену.
В целях экономии времени, усилий и соответственно денег следует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений.
Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгрузочных работах составьте график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Предусмотрите при этом, чтобы основное сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие виды материалов — по мере необходимости.
Такие меры позволят, кроме того, не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.
2. Документальное оформление поставок
Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.
Копия заказов должна быть направлена в подразделение-потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации (описание товара).
Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки.
Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для вашей фирмы.
Документ доставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:
название и адрес отправителя; описание продукции; количество мест; масса (вес) продукции; особенности транспортировки; название доставщика.
Подтверждение получения поставки используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.
В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров.
Некоторые фирмы не используют приведенные виды уведомлений о получении товара, а закладывают информацию в компьютер. Однако на случай недобросовестности поставщика необходимо проявить предусмотрительность и сохранить какие-то письменные документы.
Не будет лишним в отдельном документе фиксировать брак и другие недостатки поставленного товара, так как это поможет отделу закупок принять необходимые меры.
Проверка качества и количества полученной продукции
Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:
дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров; остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату; судебные иски; потеря доверия потребителей своей продукции из-за поставок недоброкачественных материалов (деталей, изделий).
Применяемые на практике меры по обеспечению качества принимаемых товаров могут быть классифицированы следующим образом:
4.
Механизмы материально-технического снабжения.
Схемы организации материально-технического обеспечения предприятий делятся укрупненно на следующие группы:
1. традиционная — с организацией системы складов предприятий-поставщиков, центральных складов и складов снабжаемых предприятий. Их основной недостаток состоит в значительных капитальных затратах, административных издержках и затратах труда;
2. промежуточная, основанная на системе договоров с фирмами-посредниками. Главное достоинство — это возможность отказаться от собственной системы складов с высвобождением капитала, замороженного в собственных запасах. К числу достоинств следует также отнести возможность организации срочных поставок;
3. ориентированная на конкретную потребность производства. Группа представлена рядом методов снабжения, таких как:
— метод «Канбан» (разработан в Японии с целью управления поставками в условиях поточного производства; учитывает конечную потребность в деталях),
— система MRP с модификациями, охватывающая планирование на трех уровнях — программного планирования, распределения материалов и управления закупками,
— метод «Точно в срок», с помощью которого в результате дробных поставок резко сокращаются накопленные запасы,
— система запросов, в соответствии с которой с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения.
Рассмотрим некоторые из них (Традиционная система, JIT, KANBAN MRP-1/MRP-2 SDP, LP, LRP, DDT ) более подробно:
Традиционная система организации материального снабжения основана на принципе хранения запасов. В этом случае требуется оформление документа о получении необходимого для производства материала из запасов собственного склада. На складе подбираются нужные материалы и передаются посредством системы транспортировки получателю либо доставляются прямо на рабочие места.
В случае если требуемый предприятию материал отсутствует на подручном складе, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный орган оформляет заказ и посылает его поставщику. Поставщик принимает заказ и обеспечивает отправку товаров. На предприятие-заказчик отправляются крупные партии материалов, как правило, посредством автомобильного или железнодорожного транспорта. Заказанные грузы по их поступлении принимают на центральном приемном пункте компании. Здесь проверяют качество материалов, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После оформления соответствующих документов о поступлении товаров они доставляются на отдельные производства. Типичные пути прохождения документации и материальных потоков при этой схеме показаны на рис. 1. Ввиду значительной разветвленности и многообразия возможных вариантов хозяйственных связей, а также естественного желания руководства компаний вести строгий учет и контроль за системой материально-технического снабжения своих предприятий потоки документации, соответствующие переходу от одного структурного элемента приведенной схемы к другому, состоят в большинстве своем из специально разработанных формуляров. Например, отдел закупок или посредник передает поставщику 9—10 документов, а поставщик, выполняя заявку, передает на центральный пункт до 14 документов.
Д — поток документов М — поток материалов
Рис. 1. Схема типичной организации материально — технического снабжения предприятий
Вообще многочисленные формуляры с соответствующими копиями для различных отделов и подразделений дают некоторое представление о размерах административных издержек в рамках традиционной системы материального снабжения. Главный недостаток традиционной системы закупок выражает потребность в комплексе складов с присущими им административными издержками и затратами труда. Основные статьи издержек по содержанию складов можно сгруппировать следующим образом:
Содержание складских помещений: а) амортизация складских зданий; б) амортизация складского оборудования; в) затраты на профилактический ремонт; г) расходы на отопление, электроэнергию и воду; д) страхование зданий и земельный налог; е) арендная плата. Затраты на обслуживающий персонал: а) заработная плата складских рабочих и служащих; б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих. Затраты на транспортные средства: а) амортизация; б) расходы на топливо и энергию; в) расходы на профилактический и текущий ремонт; г) страхование и налоги на транспортные средства. Убытки от хранения запасов: а) охрана складов и старение материалов; б) коррозия и другие потери; в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и приемки); г) кражи; д) потери вследствие понижения цен; е) страхование запасов.
Хорошо зарекомендовала себя в деле материально-технического снабжения производства система договоров с фирмами-посредниками. Система была разработана и применена в ФРГ в конце 70-х — начале 80-х годов. Структура ее имеет меньшее количество звеньев, существенно упрощено прохождение запросов и вызванных ими материальных потоков. Система связывает поставщика и потребите ля продукции гораздо более короткими связями, чем описанная выше. Закупочные органы компании и склады разгружаются от рутинной работы. Функции отбора и доставки грузов переходят к поставщику, которым является не производитель сырья и комплектующих, а оптовая торговая компания, выполняющая распределительные функции, имеющая свои торговые склады и являющаяся посредником между промышленными предприятиями. Структура и происхождение информационных и материальных потоков показаны на рис. 2. Как видно из схемы, потребитель прямо от производственного участка отправляет заявку на сырье и материалы в пункт регистрации (сосредоточения) заявок в складском хозяйстве. Пункт регистрации один-два раза в день направляет запросы на материалы дальше к поставщикам, объединенным системой договоров. Поставщик рассылает на следующий день запрошенные материалы, которые в дальнейшем собираются и контролируются по каждой заявке в пункте накопления (торговых складах).
Система договоров в материально-техническом снабжении имеет ряд преимуществ перед традиционной. Прежде всего это сокращение делопроизводства, а следовательно, административных издержек. Однако главный выигрыш для потребителей — возможность отказаться от собственной, часто распыленной системы складов. Особенно важным моментом в материально-техническом снабжении по договорам является возможность организации срочных поставок. Требуемый материал может быть доставлен заказчику в течение 24 часов через торговую организацию, располагающую широким ассортиментом образцов на складе. Опыт ФРГ показывает, что собственные склады предприятий обычно покрывают их потребности только на 50—60%. Хорошо организованный склад торговой посреднической фирмы может покрыть до 90% спроса на материалы.
продолжение
--PAGE_BREAK--