Учёт,расстановка и размещение библиотечного фонда. Виды и формы учёта
Учет фонда– это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе идвижении фонда, а также его сохранность.
Учетраскрывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношениеисточников и способов его пополнения, темпы обновления, местонахождение каждогодокумента. Существо учета заключается в регистрации каждого документа вотдельности и подсчете общего их количества.
Учет фондаотражает поступление в фонд, выбытие из него, величину всего библиотечногофонда, его подразделений и служит основой для государственного статистическогоучета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечениясохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.
Общиеправила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статусабиблиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей длягосударственных и муниципальных библиотек Российской Федерации закреплены в«Инструкции об учете библиотечного фонда».
Все документы,приобретённые в процессе комплектования, поступают в библиотеку двумя путями –непосредственно: источник комплектования – библиотека, если оба они находятся водном городе (районе); либо по цепочке: источник комплектования – почта –библиотека.
Когда приходятпосылки с книгами, библиотеке вручают почтовое извещение. Для получения по немукниг необходимо, чтобы на одного из работников отдела комплектования и обработкибыла оформлена постоянная доверенность. Доверенность бывает нужна так же при получениикниг из магазина, другой библиотеки или обменно-резервного фонда. Получая посылки,библиотекарь должен обратить внимание на их внешний вид, посмотреть, не разорваныли верёвки и бумага, в которую упакованы посылки, не утерялись ли в дороге книги.
Учетбиблиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию припоступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.
Обработка документовделится на две части: техническую и научную. Поскольку результаты технической обработкинаходят отражение в библиотечном оформлении документов, а знание и умение их использовать.
Техническаяобработка – это ряд операций которым подвергаются документы для того чтобы отличитьих от книг и других документов, принадлежащих частным лицам; документы одной отдокументов другой библиотеки; организовать библиотечные фонды.
Учёту библиотечныхфондов всегда предавалось большое значение, его виды и формы в разное время былиразличны.
Выполнение требованийк учёту обеспечивалось инструкциями и приложениями к ним учётными формами, в которыесоставной частью входят учёт.
Учёту подлежатвсе документы, составляющие фонд библиотеки, как поступающие, так и выбывающие.
Учёт библиотечныхфондов даёт полное представление об общем размере фонда, его распределении по отраслямзнания и движении фонда, количестве поступивших и выбывших документов.
Учёт даёт возможностьустановить также показатели работы, как книгообеспеченность, обращаемость в целоми п о отрасли знания в отдельной библиотеке.
Системаучета включает:
– внутрибиблиотечныйучетвсех подразделений библиотечного фонда;
– государственныйстатистический учет библиотечного фонда по форме «6-НК»;
– особый(специализированный) государственный учет отдельных категорий документов(книжных памятников; архивных документов, находящихся в фонде библиотек).
Основнымиединицами учета фонда для всех видов изданий (кроме газет) и неопубликованныхматериалов являются:
1. Название– каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся отостальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;
2.Экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд иливыбывающая из него.
Дополнительнымиединицами учета фонда являются:
1. Годовойкомплект – совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год,принимаемая за одну учетную единицу фонда;
2. Метрополка– международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 мстеллажной полки, занятой изданиями и другими документами;
3.Переплетная единица (подшивка) – совокупность номеров периодических изданий(документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одноцелое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.
Дляотдельных видов документов устанавливаются специальные единицы учета. Например,основными единицами учета для неопубликованных документов являются экземпляр иназвание. Основными единицами учета журналов являются экземпляр (том, номер,выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд, независимо отизменения заглавия журнала и полноты комплекта. Для газет – это годовойкомплект и название газеты. Основными единицами учета фонда аудиовизуальныхдокументов являются экземпляр и название. Экземпляром для компакт-дисковсчитается диск; для кинофильмов – бобина; для видеофильмов – кассета, длямикроформ и микрофиш – название; для микрофильмов – рулон. Единицами учетаэлектронных изданий являются дискета, компакт-диск (CD) и название.
Различаютдва вида чета: суммарный и индивидуальный.
Суммарный(или интегрированный) учет – это учет библиотечного фонда группами (партиями)поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу(счету, накладной, акту и т.п.).
В случаеотсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.
Индивидуальный(или дифференцированный) учет – это учет каждого конкретного экземплярадокумента или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки иливыбывающего из него.
Формойсуммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (журнал,листы) в традиционном или машиночитаемом виде. Учетная информация,представленная как в традиционной, так и в компьютерной форме, имеет одинаковуююридическую силу. Сведения о движении фонда фиксируются в трех частях «Книгисуммарного учета библиотечного фонда»:
Часть 1.«Поступление в фонд»;
Часть 2.«Выбытие из фонда»;
Часть 3.«Итоги движения фонда».
Форма«Книги суммарного учета библиотечного фонда» согласована с формамистатистической отчетности и Дневником библиотеки, в котором ежедневно учитываютвыдачу документов из фонда.
Сведения опоступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книгисуммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и номер записи,источник поступления, номер и / или дата сопроводительного документа,количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию идругим параметрам), стоимость приобретенных документов.
В «Книгеучета библиотечного фонда ЦБС» указываются сведения о передаче документов изотдела комплектования и обработки в структурные подразделения центральнойбиблиотеки, в библиотеки-филиалы, из одних структурных подразделений в другие.
Учетпоступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем ихподразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.
Кдокументам постоянного хранения с присвоением инвентарного номера относятсяобязательные экземпляры отечественных документов, поступающих в библиотеки сфункциями получателей ОЭ, а также документы, принимаемые на депозитарноехранение.
Кдокументам длительного хранения с присвоением инвентарного номера относятсядокументы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемогочитательского спроса независимо от вида документа, его объема, тематики идругих формальных признаков.
Учету длявременного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащиеинформацию краткосрочного значения, в связи с чем они исключаются из фондабиблиотеки через непродолжительный период времени.
Сведения овыбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарногоучета» с указанием одной из причин исключения: ветхость (физический износ),дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, пропажа изфондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результатебедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам(недостача). Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении,отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета.
«Итоги»движения фонда в обязательном порядке подводятся за год. В зависимости отпринятого в данной библиотеке порядка итоги могут подводиться за квартал,полугодие.
Прииндивидуальном учете новых поступлений каждый документ получает только емуприсущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге илитождественной ей учетной форме, а также непосредственно на документе.Индивидуальный номер закрепляют за документом на все время его нахождения вфонде библиотеки.
Формамииндивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга),карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационнаякарточка на определенный вид издания (в том числе электронного илиаудиовизуального документа).
Формаиндивидуального учета выбирается библиотекой самостоятельно в зависимости оттипа, статуса, особенностей фондов.
Контрольнаяфункция учета фонда реализуется через проверку. Проверка фонда – этоопределение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и другихдокументов в библиотечном фонде. Проверка осуществляется путем сличения записейв учетной документации с фондом.
Результаты проверкификсируются в акте и рассматриваются комиссией по сохранности.
Проверкафондов осуществляется в следующие сроки:
• наиболееценные фонды, хранящиеся в сейфах, – ежегодно;
• редчайшиефонды – один раз в 3 года;
• ценныефонды – один раз в 5 лет;
• фондыбиблиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;
• фондыбиблиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет;
• фондыбиблиотек от 200 до 1 млн. учетных единиц – один раз в 10 лет;
• фондыбиблиотек свыше 1 млн. учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке сзавершением проверки всего фонда в течение 15 лет.
За учетомследует обработка документов – комплекс операций по подготовке документов кхранению и использованию.
Учтенный иобработанный фонд нуждается в размещении. Размещение фонда – этопространственное расположение частей библиотечного фонда в фондохранилище и поструктурным подразделениям библиотеки в целях удобного обслуживания абонентов ихранения.
В рамкахотдельно взятой библиотеки размещение фонда подразумевает физическоеобъединение учтенных и обработанных документов в систематизированную коллекциюи ее расположение в здании (помещении) библиотеки.
Один изпростых и рациональных способов – разделение фонда на относительно автономныесоставные части (подфонды). Это дает возможность библиотеке обеспечить болеекачественное, гибкое и быстрое обслуживание абонентов (так как документывыдаются из меньших по объему фондов), учитывать, обрабатывать, расставлять ихранить фонд, исходя из его особенностей, а также более глубоко изучать и знатьфонд сотрудникам библиотеки – хранителям и работникам фондов.
Первымуровнем деления фонда является принадлежность к структурному подразделениюбиблиотеки (например, фонд абонемента, читального зала, отдела искусств,медиатеки и т.д.). Следующий признак структуризации фонда – вид документа(подфонд журналов, нот, игр и т.д.). Другими признаками выделенияподфондовмогут быть язык, время издания, жанр и др.
Оченьважным признаком деления фонда является степень его использования. Наиболеечасто спрашиваемые издания приближают к кафедре выдачи, менее спрашиваемыепереводят на другой уровень хранения, редко или совсем не спрашиваемые изданияпередают в депозитарии, предлагают другим библиотекам или вообще исключают изфондов, если документы перестают отвечать предъявляемымк ним требованиям(например, устарели по содержанию).
Практическивесь фонд общедоступных библиотек обычно располагается на открытом доступе, гдерасстановка документов осуществляется по систематическо-алфавитному признаку. Впоследнее время в фонде открытого доступа общедоступных библиотек принятопроводить так называемое «зонирование». Обычно выделяют ближнюю зону, гдерасполагают документы повседневного тематического спроса («библиоэкспресс»),среднюю зону («библиоконстанта»), где документы располагаются в обычном порядкепо системе знаний, и дальнюю зону, куда попадают документы редкого илиединичного спроса («библиоретро»).
Расстановкадокументов непосредственно на библиотечных полках – завершающий этап размещенияфондов. Под расстановкой библиотечного фонда понимают:
• порядокрасположения документов на полках фондохранилища, определяемый методикойобслуживания абонентов, типом, составом и величиной фонда.
•библиотечную операцию, заключающуюся в размещении документов на полкахфондохранилища в соответствии с шифрами их хранения.
Различаютдве основные группы видов расстановок библиотечного фонда: расстановкисодержательного типа и расстановки формального типа. К расстановкамсодержательного типа относятся систематическая, тематическая и предметнаярасстановки. К расстановкам формального типа – расстановки, основанные наформальных признаках – алфавитная, географическая, хронологическая, языковая,форматная, нумерационная За исключением алфавитной и нумерационной ни одна изперечисленных расстановок сама по себе недостаточна для рациональногоразмещения фонда на полках. Как правило, виды расстановок применяются вразличных сочетаниях. Например, алфавитно-хронологическая,форматно-инвентарная, систематически-алфавитная и т.д.
В расстановочномшифре первый признак всегда является основным, второй и последующие –вспомогательными.
Наиболеераспространенным видом расстановки, используемой в общедоступной библиотеке,является систематически-алфавитная расстановка. При систематической расстановкедокументы расставляются по отраслям знаний, а внутри – по алфавиту авторов илизаглавий. Систематический порядок устанавливается в соответствии с таблицамибиблиотечной классификации, применяемой в данной библиотеке. Чтобы точноустановить место документов в алфавитном ряду, пользуются таблицей авторскихзнаков. Авторский знак представляет собой условное обозначение начальногосочетания букв фамилии автора или заглавия документа, состоящее из первой буквызаголовка библиографической записи и двузначного или трехзначного порядковогономера, определяемого по таблице авторских знаков. Таблица авторских знаков –это перечень наиболее распространенных в данном языке начальных буквосочетаний,пронумерованных от 11 до 99 (двузначная таблица) или от 111 до 999 (трехзначнаятаблица). Например, авторский знак фамилии Пушкин – П 91.
Тематическуюрасстановку применяют, когда необходимо собрать документы различных отраслейзнаний и разных видов в рамках определенной темы. В общедоступных библиотекахдля организации фонда открытого доступа используются различные тематическиекомплексы. Наиболее распространены:
•страноведческий комплекс, собирающий литературу по экономике, политике,истории, географии, флоре и фауне, культуре и искусству определенной страны;
• комплекс«Дом. Быт. Семья. Досуг», собирающий литературу по семейному воспитанию,домоводству, рукоделию, семейному досугу, оздоровлению, различным любительскимзанятиям.
Тематическаярасстановка как основная широко используется в детских библиотеках, особеннодля младшего возраста, где преобладает именно тематический спрос, например,«Сказки», «Путешествия» и т.д.
Припредметной расстановке фонда документы группируются по рассматриваемым в нихпредметам (объектам, аспектам, событиям, явлениям, и т.д.). Такая расстановкафонда удобна при кратковременном увеличении запросов на документы по тому илииному актуальному вопросу.
Формальныерасстановки (форматная, хронологическая) применяются главным образом вобщедоступных библиотеках для расстановки журналов, газет,кинофотофонодокументов.
Прихронологической расстановке документы упорядочиваются по времени их выхода всвет. Обычно хронологическая расстановка сочетается с алфавитной, нумерационнойили форматной расстановками.
Пригеографической расстановке документы группируются по алфавиту стран, городов,областей, в которых они изданы, либо мест, которым посвящено содержаниедокумента. В общедоступных библиотеках она применяется для организации фондахудожественной литературы зарубежных стран, народов России и СНГ.
Приязыковой расстановке документы подразделяют по языкам, на которых они вышли всвет, а в пределах каждой языковой группы их расставляют в систематическом,алфавитном или ином порядке.
Другие видыформальных расстановок (форматная, нумерационная, крепостная) используются длярасстановки фондов вкрупных фондохранилищах и для организации фондовспециальных библиотек (напр., фондов научно-технической документации).
Литература
1. Воронько. К.Л. Библиотечные фонды. – М.: Книжная палата,1992. – 199 с.
2. Столяров. Ю.Н. Библиотечный фонд: учебник. – М.: Книжнаяпалата, 1991. – 271 с.