Основные компоненты систем управления документооборотом. Фрейм: его структура и понятие

1.                Основныекомпоненты системы управления документооборотом (СУД)

Электронные системы для построения архи­вов,делопроизводства и документооборота яв­ляются сравнительно молодым классоминфор­мационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологияморганизации труда документалистов вызвана несколькими причина­ми, которыеследуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинфор­мации)и своевременность доставки (актуаль­ность). Перечислим эти причины.
1. Существенноевозрастание количества до­кументов, циркулирующих в системах уп­равленияразличного уровня. Вызвано это использованием компьютерной техники дляподготовки документов и, соответственно, упрощением процесса порождения доку­мента,а также интенсификацией процессов управления.
2. Вторая ипоследующие причины следуют из первой. Увеличение количества доку­ментовавтоматически увеличивает слож­ность навигации в документальных средах(архивах), причем сложность навигации опережает темпы роста.
3. Необходимостьподдержания исполнитель­ской дисциплины в возрастающих докумен­тальных потокахи организации групповой работы над документом.
4. Необходимостьрегламентации доступа к документам или их частям.
5. Усложнениеструктуры документов; исполь­зование механизмов перекрестных ссылок игипертекстовых структур.
6. Ограничения поминимальному времени доступа (обработки, исполнения) к докумен­ту, вызванныезаконодательными или тех­нологическими причинами.
7. Необходимостьснижения стоимости хранения документальной единицы и трудоемкости до­ступа кдокументальным средам (архивам).

ТРЕБОВАНИЯ КЭЛЕКТРОННЫМ СИСТЕМАМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ
Исходя из перечисленных причин иосновных информационных тенденций в документальном управлении, можносформулировать требования к современным системам документооборота, де­лопроизводстваи архивирования.
1.Поддержание целостности документальной системы и отдельно взятого документа напротяжении их полного жизненного цикла.
2. Отсутствие всистеме внутренних ограни­чений на масштабы документальной сре­ды и количестваодновременно пользую­щихся ею.
3. Взаимодействиесо сложившимися инфор­мационными транспортными средами и тех­ническимисредствами.
4. Организация иподдержка регламентирован­ного доступа как к документальным средам (архивам) вцелом, так и к отдельным доку­ментам или их частям.
5. Использованиесредств машинного зрения (сканирование и оптическое распознавание) для переводатрадиционных бумажных до­кументов в электронную форму. Для рабо­ты систорическими архивами должна ис­пользоваться специальная техника, исключающаяповреждение раритетов.
6. Использованиеэлектронных средств нави­гации (полнотекстовый поиск, авто-рефери­рование,авто-рубрицирование, формирова­ние словарей предметных областей-тезаурусов, формирование на базе готовыхтезаурусов средств поиска по понятиям).
7. Использование вкачестве средства хране­ния описаний профилей организаций, их пользователей ирегистрационных карт до­кументов стандартных индустриальных си­стем управлениябазами данных (СУБД-Oracle, Informix, Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для связи с нестандартными СУБДиспользовать интерфейсы ODBC/ JDBC.
8. Обеспечиватьнезависимость от системно-технической платформы.
9. При созданиидокументальных систем дол­жны использоваться стандартные индуст­риальные средстваи языки разработки, доступные для владельца системы.
10. В отдельныхслучаях государственному или корпоративному владельцу системы должны быть доступныисходные коды си­стемы для гарантированного обеспечения ее функционирования.
11. Графическиеинтерфейсы пользователя должны быть дружественны, интуитивно по­нятны,выполнены в стиле, соответствую­щем окружению (операционной системы).
12.Система должна быть проста в использо­вании. Обучение пользованию не должнозанимать более одного рабочего дня.
13. Система должнабыть настраиваемым при­ложением, а не набором инструментальных средств.
14. Все службысистемы должны быть выпол­нены на языке страны использования с уче­том егоморфологических особенностей.
15. Обеспечиватьодновременную совместную работу более одной документальной сре­ды, более одногоофиса.
16. Обеспечиватьслияние двух и более сис­тем в одну и разделение работающей сис­темы на две иболее.
17. Обеспечиватьстандартное взаимодействие и интеграцию с любыми офисными прило­жениями какныне используемыми, так и вновь появляющимися.
18. Обеспечиватьраспределенное управле­ние, как всей документальной средой, так и еекомпонентами.
19. Обеспечиватьинтеграцию со стандартными офисными приложениями и службами.
Электроннаясистема управления документо­оборотом должна обеспечивать описание органи­зационно-штатнойструктуры, поддерживать рас­пределенное управление доступом, как из локальныхсетей, так и с использованием техно­логии «Интернет» и использоватьлингвистические технологии в национальном исполнении.
Для обеспечения вышеизложенных требова­ний системадолжна состоять из следующих мо­дулей-подсистем.
1.«ОПИСАНИЕ И НАСТРОЙКА ДЕЛОВЫХПРОЦЕССОВ»
Необходимостьв этом модуле вызвана вы­сокой трудоемкостью и стоимостью работ по адап­тациисуществующих систем. С помощью моду­ля «Описание и настройка деловыхпроцессов» владелец системы формально описывает органи­зационно-штатнуюструктуру организации, права пользователей и подразделений на доступ к ар­хивам,документам или их частям, категории до­кументов, стандартные маршруты движенияка­тегорий документов. Вложенные деловые процес­сы и функции должныподдерживать механизмы наследования прав доступа.
Результатом работы модуля является стандар­тноепредставление структуры организации в виде трансформированной трехуровневойпарадигмы «Организация-Подразделение- Сотрудник» неза­висимоот реального количества иерархических уровней в системе управления. Описаниеоргани­зационно-штатной структуры сохраняется в репозитории документальнойсистемы.
2.«РАБОТА С ПЕРСОНАЛОМ»
Обобщенноеуправление персоналом как кад­ровая задача и как информационная подсистемапозволяет практически реализовывать должност­ные инструкции и положения оподразделениях в части прав на доступ к документам или их компо­нентам в виде ролевыхназначений. Модуль по­зволяет управлять исполнением работ/докумен­товнезависимо от присутствия того или иного лица. Профили пользователей(сотрудников, подразде­лений, организаций) сохраняются в репозиториидокументальной системы. Одному пользователю может быть назначена более чем однароль-набор исполняемых деловых функций.
3.«РАБОТАС ДОКУМЕНТАМИ»
Модульреализует непосредственный доступ к документам и наборам папок. Каждый документавтоматически при создании получает свое уни­кальное имя- идентификатор. Обычно имя-иден­тификатор это составная запись, включающая в себя информацию о категориидокумента, дате создания, дневной номер, код автора и т.д. Струк­тура имени- идентификатора определяется ад­министративно.Каждому подразделению и всем пользователям системы сопоставляется уникаль­ныйкод и стандартный набор папок. Стандарт­ный набор папок определяетсяадминистративно. При необходимости пользователю должны быть делегированы правадля работы с нестандартны­ми структурами документов, В качестве графи­ческогоинтерфейса пользователя должен быть использован один из стандартных интерфейсовокружения. Например, Outlookиз набора программ MSOffice.Источником документа может быть любое зарегистрированное в документальной си­стемеофисное приложение, в том числе службы электронной почты.
4.«РЕДАКТОРЗАПРОСОВ»
Реализациядоступа к базе данных, управля­емой одной или более СУБД. Наличие этого мо­дуляпозволяет сделать систему независимой от используемых СУБД, числапользователей, количества офисов. Использование модуля позво­лит поддерживатьвысокую защищенность сис­темы в целом.
5.«УПРАВЛЕНИЕКАЧЕСТВОМ»
Контроль исполнительской дисциплины и уп­равлениевременными интервалами, маршрути­зация, поддержание профиля стандартов органи­зации.Профиль стандартов регламентирует количество, состав, внешний вид категорийдоку­ментов и соответствующих им документальных форм, должностные инструкцииперсонала и по­ложения о подразделениях, описание маршрутов движения категорийдокументов, формальные ссылки на внутренние и внешние нормативные акты ирегламенты.
6.«ПУБЛИКАТОР»
Документ в финишном представлении должен бытьпредставлен в виде (формате), не допускаю­щем последующих изменений иобеспечивающем однозначное последующее воспроизведение, на­пример, распечатку.В качестве такого формата может быть предложен файловый формат PDF. Документы, подлежащие публикациис доступом через Интернет, автоматически представ­ляются в формате HTML.
7.«АРХИВАТОР»
Поддерживаются две модели архивации. Перваяоставляет в документальной среде регистрационную карточку, а тело документа со­храняетсяна носителе, не допускающем повтор­ного использования, например CD ROM. В регис­трационной карточкевместо пути к телу документа (файлу, набору файлов, папкам и т.д.) сохраня­етсяуникальное имя архивного носителя и, воз­можно, командную последовательностьдля об­ращения к этому носителю.
При архивации по второй модели переносит­ся в архивполное представление о документаль­ной среде за период времени. На носителе, недопускающем повторного использования, сохра­няются как регистрационные записи,так и тела документов. Таким образом, могут сохраняться, например, отчетностипрошлых периодов.
8.«ИНТЕРНЕТ- ДОСТУП»
Модуль взаимодействует с репозиториемдокументальной системы.
Часть документов подлежит публикации с доступом изкорпоративной (отраслевой) сети в режиме интранет (многоофисный режим).
В других случаях документ должен быть представлен вИнтернет полностью, частично, в сочетании с другими документами в соответствиис профилем стандартов.
Для поддержания лингвистически зависимых функцийполнотекстового поиска, оптического ска­нирования и распознавания,авто-реферирования и авто-рубрицирования в каждом языковом варианте системыдолжны быть представлены модули:
9.«ПОЛНОТЕКСТОВЫЙПОИСК»
Полнотекстовый поиск осуществляется пополнотекстовому индексу. Индекс может разме­щаться на сервере, на рабочем местеили комби­нировано. Индексирование документов должно осуществляться поадминистративно назначаемой дисциплине-непосредственно по поступлении или дежурное по времени суток. Полнотекстовый по­искдолжен поддерживать обработку, как непос­редственных текстов, так и графическихизобра­жений, содержащих надписи. Последнее крайне важно для организациивзаимодействия с ГИС (Географическими Информационными Система­ми) и созданиятехнических архивов.
10.«СКАНИРОВАНЕИ РАСПОЗНАВАНИЕ»
В системе может быть сохранено толькогра­фическое представление исходного бумажного документа. В случаенеобходимости использова­ния текстового представления документа, он мо­жет бытьраспознан и сохранен в стандартном в данной среде формате, например как файлтипа DOCили ТХТ.
11.«АННОТАТОР»
Для создания кратких описателей текстов (ре­фератов,аннотаций) может быть использован как словарь исходного текста, так и тематическиесло­вари- тезаурусы. В случаеиспользования тезау­русов порождаются нормализованные рефераты, т.е.построенные только из стандартных терминов.
12.«РУБРИКАТОР»
Автоматическое отнесение документа кпред­мету ведения достигается путем его лексическо­го анализа и сравнения смоделями предметных областей. В случае отсутствия описания предмет­ной области,предоставляются возможности для экспертного создания такого описания.
РЕАЛИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННЫХСИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ
Крайне желательно довести спецификациираз­рабатываемых систем до предельно возможной стандартизации. Стандартизацииподлежат структу­ры баз данных, их таблиц, названия папок, катего­риидокументов, категории пользователей, интерфей­сы пользователя, форматы обменадокументами. Это крайне важно для упрощения процедуры взаи­модействияорганизаций и обеспечения широкого доступа пользователей к документам иархивам.
2.                Дайтеопределение фрейма, его структура. Место признака присоединенной процедуры иимя программы процедурного типа в структуре фрейма
Вотношении знаний, представленных фрейма­ми, предполагается, что в рамкахформализма так называемого минимального представления можно применять различныеспособы управления выводом. В частности, характерными для такого подхода яв­ляютсяпредставление знаний в сравнительно больших единицах, называемых фреймами,введение иерархи­ческой структуры фреймов, основывающейся на сте­пениабстракции, и возможность представления ком­бинации декларативных и процедурныхзнаний. Для проявления этих особенностей язык представления знаний фреймовоготипа применяется как в качестве средства для различных исследованийпредставления знаний, так и для построения многоцелевых баз зна­ний в целяхпредставления модели объекта, например в САПР, работы с ней и получения вывода.
М. Минскийдал довольно пространное и подроб­ное изложение теории фреймов, опубликованнойим в1975 г.
Под фреймомпонимается абстрактный образ или ситуация. Фреймом называется также и формализованнаямодель для отображения образа.
Теорияфреймов относится к психологическим по­нятиям, касающимся понимания того, чтомы видим и слышим. Эти способы восприятия трактуются с последовательной точкизрения, на их основании осуществ­ляется концептуальное моделирование,целесообраз­ность полученных моделей исследуется вместе с раз­личнымипроблемами, возникающими в этих двух об­ластях.
Дляосознания того факта, что заданная информа­ция в этих областях имеетединственный смысл, чело­веческая память прежде всего должна быть способнаувязывать эту информацию со специальными концеп­туальными объектами. Впротивном случае не удастся систематизировать информацию, которая выглядитразрозненной. В основе теории фреймов лежит вос­приятие фактов посредствомсопоставления получен­ной извне информации с конкретными элементами изначениями, а также с рамками, определенными для каждого концептуальногообъекта в нашей памяти.
Структура,представляющая эти рамки, называется фреймом. Поскольку между различнымиконцептуаль­ными объектами имеются некоторые аналогии, то образуетсяиерархическая структура с классификаци­онными и обобщающими свойствами.Собственно она представляет собой иерархическую структуру отноше­ний типа«абстрактное—конкретное». Сложные объ­ектыпредставлены комбинацией нескольких фреймов, другими словами, они соответствуютфреймовой сети, Кроме того, каждый фрейм дополняется связанными с ним фактами ипроцедурой, обеспечивающей выпол­нение запросов к другим фреймам.
Причиной, покоторой представление знаний фрей­мами выглядит достаточно точным, являетсявозмож­ность более полного описания процесса мышления че­ловека посредствомопределения крупной и структу­рированной основной единицы представления знанийи более тесной связи знаний, основанных на фактах, и процедурных знаний. Тем неменее, как было отме­чено ее автором, теорию фреймов следует скорее от­нести ктеории постановки задач, чем к результатив­ной теории. Можно считать, что онасущественно повышает уровень и детализирует механизм па­мяти  человека,  выводов,  понимания   и  обу­чения.
                                          СТРУКТУРЫ ДАННЫХ ФРЕЙМА
Фрейм,как сказано выше, представленопределенной структурой данных. Фреймовая систе­ма—это иерархическая структура, узлами которой являются подобные фреймы.Значение каждого эле­мента рассмотрим ниже.
Структурафрейма имеет вид:
I:{, ,…. },
ГдеI– имя фрейма,
Vk,qk, pk>, k = 1,n –слот,
Vk  - имя слота;
qk–значениеслота;
pk–процедура (является необязательным элементом).

1) Имя фрейма. Это идентификатор,присваиваемый фрейму, фрейм должен иметь имя, единственное в данной фреймовойсистеме (уникальное имя). Каж­дый фрейм как показано на этом рисунке, состоитиз произвольного числа слотов, причем несколько из них обычно определяютсясамой системой для выполнения специфических функций, а остальные определяютсяпользователем. В их число входят слот IS-A,показы­вающий фрейм-родитель данного фрейма, слот указа­телей дочерних фреймов,который является списком указателей этих фреймов, слот для ввода имени поль­зователя,даты определения, даты изменения, текста комментария и другие слоты. Каждыйслот, в свою очередь, также представлен определенной структурой данных.
2) Имя слота. Это идентификатор,присваиваемый слоту; слот должен иметь уникальное имя во фрейме, к которому онпринадлежит. Обычно имя слота не несет никакой смысловой нагрузки и являетсялишь идентификатором данного слота, но в некоторых слу­чаях оно может иметьспецифический смысл. К таким именам помимоIS-A(отношение IS-A), DDESEN-DANTS (указатель прямого дочернегофрейма), FI-NEDBY (пользователь, определяющийфрейм), DEFINEDON(датаопределения фрейма), MODIFIEDON(дата модификации фрейма), COMMENT(коммента­рий) и т. п. относятся имена, используемые для представленияструктурированных объектов, например HASPART, RELATIONSи другие. Эти слоты назы­ваются системными и используются при редактирова­ниибазы знаний и управлении выводом.
3) Указатели наследования. Эти указателикасаются только фреймовых систем иерархического типа, осно­ванных на отношениях«абстрактное— конкретное», онипоказывают, какую информацию об атрибутах слотов во фрейме верхнего уровнянаследуют слоты с такими же именами во фрейме нижнего уровня. Ти­пичныеуказатели наследования Unique(U :уникаль­ный), Same(S : такой же), Range (R :установление границ). Override(О:игнорировать) и т. п.U пока­зывает, что каждый фрейм может иметьслоты с раз­личными значениями:S — чтовсе слоты должны иметь одинаковые значения,R—значенияслотов фрейма нижнего уровня должны находиться в преде­лах, указанныхзначениями слотов фрейма верхнего уровня, О—приотсутствии указания значение слота фрейма верхнего уровня становится значениемслота фрейма нижнего уровня, но в случае определения но­вого значения значенияслотов фреймов нижних уров­ней указываются в качестве значений слотов. О вы­полняетодновременно функции указателейU иS. Несмотря на то что в большинстве системдопускает­ся несколько вариантов указания наследования, суще­ствует немало итаких, где допускается только один вариант. В данном случае можно считать, чтоисполь­зуется указатель О значения по умолчанию.
4) Указание типа данных. Указывается, чтослот имеет численное значение, либо служит указателем другого фрейма (т.е.показывает имя фрейма). К ти­пам данных относятся FRAME (указатель), INTEGER (целый), REAL (действительный), BOOL (булев), LISP. (присоединенная процедура), TEXT (текст), LIST (список), TABLE (таблица), EXPRESSION (вы­ражение) и другие.
5) Значение слота. Пункт ввода значенияслота. Зна­чение слота должно совпадать с указанным типом данных этого слота,кроме того, должно выполняться условие наследования.
6)Демон. Здесь дается определение демонов типа IF-NEEDED, IF-ADDED, IF-REMOVED и т. д. Демо­номназывается процедура, автоматически запускае­мая при выполнении некоторогоусловия. Демоны за­пускаются при обращении к соответствующему слоту. Например,демон IF-NEEDED запускается, если в моментобращения к слоту его значение не было уста­новлено, IF-ADDED запускается при подстановке в слотзначения, IF-REMOVED запускается при стира­ниизначения слота. Кроме того, демон является раз­новидностью присоединеннойпроцедуры.
7) Присоединенная процедура. В качествезначения слота можно использовать программу процедурного типа, называемуюслужебной (servant)(в языке Лисп) или методом (в языке Смолток). В данном случае присоединеннаяпроцедура запускается по со­общению, переданному из другого фрейма (посколькусостояние выполнения в этом случае такое же, как и в объектно-ориентированномязыке, то язык фреймо­вого типа называют еще объектно-ориентированным языком,однако во избежание путаницы с языком типа Смолток, обычно выделяют название«язык фрей­мового типа»). Когда мы говорим, что в моделях представления знанийфреймами объединяются про­цедурные и декларативные знания, то считаем демоны иприсоединенные процедуры процедурными знания­ми. Кроме того, в языкепредставления знаний фрей­мами отсутствует специальный механизм управлениявыводом, поэтому пользователь должен реализовать данный механизм с помощьюприсоединенной про­цедуры. Однако данный язык обладает очень высокойуниверсальностью, что позволяет помимо иерархиче­ского и сетевого представлениязнаний с помощью фреймовой системы эффективно писать любую про­граммууправления выводом с помощью присоединен­ной процедуры. В то же время этодополнительная нагрузка для пользователя. Следовательно, язык представлениязнаний фреймами можно назвать язы­ком, ориентированным на специалистов поискусствен­ному интеллекту, а также языком, ориентированным на сложныеприкладные проблемы. Известны также примеры систем, допускающих применениеправил продукций в качестве типа данных. Это обусловлено, с одной стороны, тем,что большинство систем, ориен­тированных на решение сложных проблем, содержит вкачестве составляющей продукционную систему, а с другой стороны— снижением нагрузки на пользователя. Крометого, известны примеры систем типа ZERO, допускающие применение функций Пролога в качествеприсоединенной процедуры.
На языкеFMS фреймовая модель рассматривается какиерархиче­ская структура данных с модульным представлением знаний в видеопределенных форматов, называемых фреймами. Каждый фрейм- описывает одинконцепту­альный объект, а конкретные свойства этого объекта и факта,относящиеся к нему, описываются в слотах— структурныхэлементах данного фрейма; поскольку концептуальному представлению свойственнаиерар­хичность, целостный образ знаний строится в виде одной фреймовой системы,имеющей иерархическую структуру. В слот можно подставлять различные данные,специфичной процедурой вывода в этом фрейме является так называемаяприсоединенная процедура, используемая и качестве слота. Хотя и самой FMS-системе отсутствует специальныймеханизм управления выводом, благодаря присоединенной процедуре поль­зовательсистемы может реализовать любую модель вывода. Это обстоятельство оборачиваетсялишней нагрузкой для пользователя, но тем не менееFMS является универсальным языком представления зна­ний— мощным и очень гибким средством для иссле­дованийи разработок.
Механизмуправления выводом вFMS-системе ор­ганизуетсяследующим образом. Сначала запускается одна из присоединенных процедурнекоторого фрей­ма, затем в силу необходимости посредством пере­сылки сообщенийпоследовательно запускаются при­соединенные процедуры других фреймов и таким об­разомосуществляется вывод. Другими словами, база знаний должна быть определена так,чтобы правиль­но выполнять вывод. Язык представления знаний, основанных нафреймовой модели, особенно эффек­тивен для структурного описания сложныхпонятий и решения задач, в которых в соответствии с ситуацией желательноприменять различные способы вывода. В то же время на таком языке затрудняетсяуправле­ние завершенностью и постоянством целостного обра­за. В частности, поэтой причине существует большая опасность нарушения присоединенной процедуры.Следует отметить, что фреймовую систему без меха­низма присоединенных процедур(а следовательно, и механизма пересылки сообщений) часто используют как базуданных системы продукций.

Литература:
1.                            Автоматизированные информационныетехнологии в экономике. – М.: ЮНИТИ,2003.
2.                            Информатика / под ред. Макаровой. – М.,2000.
3.                            Представление и использование знаний. –М.: Мир, 1989.
4.                            Семенов М.И. Автоматизированныеинформационные технологии в экономике. – М.: Финансы и статистика, 2002.
5.                            Серпик Г.А. Современные системыуправления документальными средами // Делопроизводство. – 1999. — №1. – С.24.