Средства факсимильнойсвязи в России
/>
ЭКРАН 1. Отправить факспри помощи Faxination так же легко, как e-mail.
Обзор решений
Всем знакома ситуация,когда при отправке факсов приходится тратить по несколько минут на каждыйдокумент. А сколько драгоценного времени мы теряем в очереди к факс-аппарату!Тем, кого волнуют подобные проблемы, эта статья будет особенно интересна. Напервый взгляд экспансия систем электронной почты должна была отодвинуть навторой план применение факсимильной связи, и со временем вытеснить ееполностью. Но практика показывает, что оборот факсов не только не сокращается,но и продолжает расти, более того, системы факсимильной связи приобретают новыефункциональные возможности. Естественно, современная факс-система должна мирнососуществовать, а еще лучше — тесно взаимодействовать с почтовой системой.
Но в чем же основныепреимущества специализированных факс-систем по сравнению с обычнымифакс-аппаратами? Из наиболее очевидных я бы выделил два: появление новыхвозможностей и снижение затрат. Разберем их поподробнее.
Новые возможности
· Возможностьпередавать и принимать факсы, не покидая рабочего места.
· Конфиденциальностьполучаемой информации, за счет автоматической маршрутизации факсов на рабочееместо адресата.
· Преобразованиеполученных факсов в текст (с помощью программ OCR).
· Созданиегрупповых списков рассылки факсов, с использованием персональных титульныхлистов.
· Формированиеединого для всей компании справочника телефонных номеров факсов.
· Передача факсов соптимальным качеством, в силу отсутствия этапа сканирования, обязательного вфакс-аппарате.
· Удаленный доступк факс-системе для мобильных пользователей.
Снижение затрат:
происходит по следующимпричинам:
· сокращениеежемесячных расходов на оплату телефонных переговоров за счет отложеннойпередачи и маршрутизации исходящих факсов;
· снижение общихзатрат, благодаря централизованной установке высокопроизводительных и надежныхфакс-устройств;
· автоматизациярасчета затрат на передачу факсов для сотрудников и подразделений создаетпредпосылки для анализа и квотирования затрат;
· экономия рабочеговремени сотрудников;
· экономия наобычной и термобумаге, тонере для принтера и копира, благодаря возможностипросматривать полученные факсы, не распечатывая их.
Общее описаниефакс-системы
По сути дела,факс-системы в локальных сетях представляют собой шлюзы, предназначенные дляпередачи факсов между пользователями локальной сети и внешними получателями потелефонным каналам и каналам WAN. Рассмотрим общие принципы работыфакс-системы. Для того чтобы передать данные по факсу, пользователи с рабочейстанции, при помощи клиентского ПО, направляют документы факс-серверу, которыйпреобразует файлы в формат факса и осуществляет передачу. Приходящие факсыпринимаются факс-сервером, после чего с ними производятся заранее заданныеоперации: автоматическая печать на принтер или маршрутизация в почтовые ящикипользователей.
Компьютеры,функционирующие как факс-серверы, обычно состоят из стандартной аппаратнойплатформы, программного обеспечения факс-сервера и устройства передачи факсов.Существует два основных подхода к построению факс-серверов. В соответствии спервым в локальную сеть устанавливается «черный ящик», к которомуподключаются телефонные линии. На клиентские машины устанавливается специальноеПО для работы с факсами. Преимуществом такого подхода является надежность ипростота, а его слабой стороной — жесткая привязка к производителюоборудования, недостаточная гибкость и масштабируемость решения. Другой подходпредполагает использование универсальных решений. В этом случае факс-серверсостоит из:
· стандартнойаппаратной платформы, такой, например, как PC-сервер, платформы SUN, IBM илиHP;
· стандартнойоперационной системы Windows NT или UNIX;
· программногообеспечения факс-сервера;
· одной илинескольких факс-плат (или факс-модемов).
Решения такого типа — более гибкие: они позволяют интегрировать факс-решение в существующую системукак на уровне инфраструктуры, так и на уровне клиентских приложений.
Устройство для передачифаксов, будь то факс-модем, факс-плата высокого уровня или обычныйфакс-аппарат, в значительной степени определяет надежность, скорость передачи ипроизводительность. Модемы типа данные/факс — это устройства для массовогорынка, совместимые с принятыми для факсимильной связи стандартами. Решение сиспользованием факс-модемов обходится относительно недорого, но, к сожалению,применять их в качестве факса в корпоративной среде НЕцелесообразно. Например,если будет выполнена передача только 90% факсов при широковещательной передачев 300 адресов, остальные 30 передач кому-то придется выполнять вручную. Решенияс использованием специализированных факс-плат более надежны и, кроме того,легче масштабируются.
Главная особенностькоммерческих факс-плат в том, что на них имеется собственный процессор. Приотправке факса обычным факс-модемом большая часть работы ложится на процессоркомпьютера. Факс-платы имеют встроенный процессор, который и выполняет всючерновую работу по отправке и приему документов, не загружая основнойпроцессор. «Бортовой» процессор факс-платы позволяет факс-системамлегко адаптироваться к растущей нагрузке, и, кроме того, он гораздо лучшесправляется с обработкой больших объемов данных при рассылке факсов. Допустим,работая под Windows, пользователь посылает факс и при этом запускает какую-либозадачу или переключается на другое приложение, значительно загружающеепроцессор компьютера — при использовании факс-модема отправляемый факс скореевсего не пройдет. Это происходит из-за того, что у факс-модема «кончаютсяданные», так как Windows занимала процессор дольше допустимого времени.Каждый раз, когда факс-модем прерывает свою работу по отправке факса, у негоимеется очень немного времени для получения следующей порции данных и отправкиее по линии связи, прежде чем произойдет разрыв соединения. С этой проблемойчасто сталкиваются пользователи факс-модемов, работающие в многозадачныхсистемах типа Windows. Некоторые задачи занимают процессор по несколько секунд.
В общем, необходиморазличать нужды частного пользователя и задачи по обработке факсов«промышленного уровня». В последнем случае стоит использоватьмногоканальные коммерческие факс-платы. По пропускной способности, готовности кработе в гетерогенных средах и к преодолению всякого рода трудностей припередаче факса такие платы превосходят любые факс-модемы. Но за подобную«индустриальную мощь» нужно платить. Правда, если разрабатываетсясистема, которой клиенты действительно смогут пользоваться, экономить на этомне стоит.
Сегодня особенно широкоераспространение получили факс-платы компании Dialogic (Gammafax) и Brooktrout(см. Таблицу 1).
Существуют факс-платы какдля аналоговых линий, так и для ISDN (BRI). Эти платы встречаются в ISA- иPCI-исполнении, на 1, 2, 4, 8 и 12 факс-линий, при этом в компьютер их можетбыть установлено несколько. Если требуется большее количество линий,устанавливается интерфейсная плата PRI и факс-платы до 32 линий.
Например, DialogicCP4/LSI — четырехканальная факсимильная плата ISA с возможностью подключениячетырех аналоговых линий. Она идеально подходит для работы с большим потокомфаксимильных сообщений.
Плата имеет:
· скорость передачипо каждому из четырех каналов 14,4 Кбит/с;
· четыремикропроцессора 20 MГц;
· компрессию MR иMMR;
· режим коррекцииошибок;
· возможностьпересылки бинарных файлов;
· распознаваниеDTMF;
· возможностьиспользования до 30 каналов в одной системе.
Как выбратьфакс-систему
При всем многообразиисуществующих сегодня факс-систем выбрать оптимальное решение нелегко. На первыйвзгляд задача этих систем сводится к обеспечению приема и передачи факсов вкомпании. Вместе с тем, существует ряд требований, которым должна удовлетворятькорпоративная факс-система. Перечислим их:
· автоматизацияпроцесса работы с факсами;
· снижение расходовпри работе с факсами;
· создание отчетово работе службы факсимильной связи, возможность биллинга;
· многоплатформенностькак на уровне клиента, так и на уровне факс-сервера;
· максимальнаяинтеграция с почтовыми системами;
· масштабируемостьреализации;
· удобствоадминистрирования, учета и архивирования факсов;
· интеграция сбизнес-приложениями;
· широкие возможностиработы с сообщениями (телекс, SMS, SITA-сообщения);
· построениераспределенной факсовой службы и интеграция с факс-службами Internet.
Как правило, программнаячасть факс-системы состоит из нескольких модулей:
· ПО самогофакс-сервера;
· клиентского ПО;
· программыуправления (ПО администратора).
Понятно, что каждый изэтих модулей должен соответствовать изложенным выше требованиям.
Факс-системы в России
Универсального решения,которое может быть предложено в любой ситуации, естественно, нет. Далееперейдем к обзору корпоративных факс-систем, удовлетворяющих изложенным вышетребованиям и, вместе с тем, имеющих ряд индивидуальных особенностей, которыепозволяют решать большинство задач, связанных с обработкой факсов. Я подготовилданный обзор, используя собственный опыт установки и поддержки решений узаказчиков, среди которых: ММВБ (Faxination, факс-платы Brooktrout),фармацевтическая компания «Время» (Faxination, факс-плата Dialogic,интеграция с SAP R/3), Приморское Морское Пароходство (Faxination, интеграция сLotus Notes), Сибирско-Уральская Алюминиевая Компания (FaxSys, интеграция сNovell Groupwise), Toyota Business Car (SmartPhone, интеграция с АТС Siemens) имногие другие. Базовые характеристики систем представлены в Таблице 2. Выбираемфакс
Факс, он же факсимильный аппарат — сегодняэто устройство является необходимым атрибутом любого офиса. «Здравствуйте,примите факс!» — такие слова можно услышать как в крупной компании, так ив офисе небольшой фирмы. В конце девяностых многие считали, что дни факсовсочтены, и вскоре их заменит электронная почта. Однако новый век вступил в своиправа, а факс до сих пор не собирается сдавать своих позиций.
Впереводе с латыни fac simile означает «сделай подобное». Факсимильнаясвязь — это передача графической копии какого-либо неподвижногоизображения, а факсимильный аппарат или, как все его называют, факс —устройство для такой связи по телефонной линии. Ключевое слово здесь«графический», то есть не просто тот же самый текст, но и точное повторениеграфических элементов, шрифтов, картинок, включая печати, штампы и личныеподписи. Чем же так привлекательны эти устройства?
Впервую очередь, они доступны по цене. Второй плюс — они очень компактны.Персональный компьютер с периферией требует куда больше места. В нашей странефаксы стали своеобразной палочкой-выручалочкой для регионов. Не стоит скрывать,что по сей день есть еще в России не только деревни и села, но и города, гдеинтернет остается диковиной. При отсутствии выхода в Сеть и при дороговизнетрафика факс просто незаменим и позволяет обмениваться важными и срочнымидокументами или письмами в режиме реального времени, причем гарантия получениясоставляет сто процентов. Научить работе с факсом можно буквально за пару минутчеловека любого возраста.Какой факс выбрать
Наиболеедешевыми по-прежнему остаются факсы, использующие при работе специальную термочувствительнуюбумагу. К преимуществам этих аппаратов можно отнести низкую стоимостьрасходных материалов — кроме бумаги, поставляемой в рулонах, больше ничего нетребуется. Однако есть у данных моделей факсов и свои минусы. Это невысокоекачество изображения, скручивающаяся в трубочку бумага, и короткий срок жизниотпечатков. Со временем полученное изображение исчезает, причем этот процессускоряется при попадании прямых солнечных лучей. Однако лучшим качеством искоростью работы отличаются лазерные факсы, которые также позволяютиспользовать обыкновенную бумагу, применяемую для принтеров. К тому же,подобные устройства, как правило, обладают широким набором дополнительных функцийи, если вдуматься, оказываются экономичнее. Хотя единовременные расходы напокупку тонер-картриджа несколько выше, чем на покупку других расходныхматериалов, средняя себестоимость одной страницы, напечатанной на лазерномфаксе ниже, поскольку одного тонер-картриджа хватает на большее количествокопий.
Стандартноефаксовое устройство обладает следующим набором функций:
1. прием и отправление факсимильных сообщений;
2. копирование отдельных листов;
3. управление телефонной книгой;
4. различными списками рассылки.
Знаниеопределенных технических характеристик поможет вам выбрать факс. Любая модельфакса состоит из сканирующего устройства, принтера, модема для передачидокумента и телефонного аппарата. У некоторых факсов имеется интерфейснаяплата, которая позволяет подключить факс к компьютеру. От характеристик сканеразависит то, какое изображение вы сможете передать, и какого размера.Соответственно, цветной сканер необходим для передачи цветных документов.Размер планшета сканера обычно стандартный, формата А4. При выборе факсаобратите внимание на то, что принтер влияет на расход материала. По типупечатающего устройства факсы бывают на термобумаге, на термопленке, струйные илазерные. Факсы, печатающие на термобумаге, имеют наименьший расход материала.Однако термобумага недолговечна, она быстро теряет форму и выцветает. Струйныефаксы расходуют много материала. Следует также учесть то, что отпечаток набумаге требует времени для засыхания и может размазываться. В струйном факсе,следите, чтобы печатающая головка не засорилась. Лазерные факсы позволяютосуществить высококачественную печать, а объема картриджа хватит примерно на 2тысячи страниц. Цена факса с лазерным принтером обычно высокая, но впоследствииона оправдывает себя. Факсы, печатающие на термопленке, по качеству близки клазерным, но их цена значительно ниже.
Лучшиефаксы характеризуются наличием большой памяти, до 300-400 листов. Это позволяетпринимать и хранить документы, даже когда бумага закончилась. Распечаткаосуществляется после загрузки бумаги. Следует отметить, что при всехсовременных Интернет-технологиях, на факс возлагается огромный объем работы подокументообмену. Современные многофункциональные факсы выполняют разнообразныйспектр работ. Как успели заметить, факсы отличаются по способам распечаткидокументов: Факсы, работающие на термобумаге. Это, пожалуй, самыйраспространенный тип факсов. Факсы с печатью на термобумаге составляют болееполовины сегодняшних факсов. В основе принципа действия факсов работающих натермобумаге лежит выжигание изображения с помощью термолинейки на специальнойтермочувствительной бумаге. Достоинством данного типа факсов является их низкаяцена и достаточно высокая надежность. К недостаткам можно отнести низкоекачество получаемого изображения и высокая себестоимость. Этот тип факсов можноразделить еще на несколько групп: Струйные факсы при печати схожи пофункциям с обычными струйными принтерами. Основным недостатком являетсяневысокая надежность и довольно дорогая цветная печать.
Лазерныйфакс,печатающий на обычной бумаге, является самым лучшим решением. Представляетсобой совмещенный лазерный принтер и факс. Соответственно и принцип действия идаже расходные материалы аналогичны лазерным принтерам.
Факсс термопереносом печатает на специальных рулонах термопленки. Пленка в такомаппарате может использоваться повторно. Сам процесс печати представляет собойперемотку рулона с одной катушки на другую. Во время этой перемоткитермолинейки разогревает специальную поверхность термопленки и соответственносоздает изображение. К самым дешевым относят факсы, печатающие на термобумаге.Следующий в ценовой категории идет струйный факс и факс с термопереносом. А взаключении идут лазерные факсы.
Чтои говорить, факс — это лицо офиса. Скажи мне, какой у тебя факс и яскажу, чем занимается твоя компания, сколько у нее сотрудников и какойдокументооборот. Ну, может и не совсем так, но совершенно точно, чтофаксимильный аппарат нужно выбирать в соответствии с решаемыми вами и вашейкомпанией задачами
Пример
В качестве приложения кобзору хочу привести небольшое экономическое обоснование приобретенияфакс-системы.
ПРИМЕР. За день компанияотправляет/принимает 100 страниц факсов в день. Тогда за 250 рабочих днейполучится 25 000 страниц.
Экономия средств за счетвнедрения факс-системы.
1. На отправку или приемфакса вручную расходуется 10 мин. рабочего времени. Так как факс-системаотправляет/принимает факсы автоматически, то каждый день экономится: 10 мин. x100 страниц факсов = 16 часов — полный рабочий день двух сотрудников!
2. Каждый пришедший факспечатается на бумаге, затем его для удобства работы нужно копировать.Термобумага для факс-аппарата тоже стоит денег, а получение 50 страниц факсов вдень — это почти полрулона такой бумаги. Чтобы отправить факс обычным образом,подготовленный документ нужно сначала распечатать на принтере и лишь затем идтик факс-аппарату.
3. В среднеммеждугородные факсы составляют половину общего числа отправляемых факсов. Покрайней мере, половину международных и междугородных факсов можно отправитьпосле 18.00, когда телефонный тариф в три раза ниже.
Экономия за год — 25факсов х 3 мин. х 0,5 долларов/мин. х 250 = 9375 долларов. (3 мин. — среднеевремя соединения при передаче факса; 0,5 долларов/мин. — средняя экономия за счетснижения тарифа в off peak hours.)
4. Территориальнораспределенные компании получают возможность отправки факсов через Internet нарегиональные факс-серверы, с последующей рассылкой по локальным тарифам.
5. Дополнительнуювозможность сэкономить предоставляет использование профессиональных факс-плат,обеспечивающих значительное сокращение времени отправки многостраничных факсов.Кроме того, возможность группирования нескольких факсов с одним номеромназначения для совместной отправки сокращает общее время отправления на 30%.
Внедрение факс-системы вкомпании сохраняет в год:
· за счет снижениятрудозатрат — 2 человека х 500 долларов/месяц х 12 месяцев = 12 000 долларов.
· за счет экономиина термо- и обычной бумаге и последующего копирования — 1000 долларов.
· за счет экономиина междугородных переговорах 9000 долларов.
(При этом экономия,обеспечиваемая п.п. 4 и 5, не учтена.) ИТОГО — 22 000 долларов. Достаточносравнить эти цифры с объемом факсов в компании, чтобы понять: использованиефакс-системы с лихвой окупает расходы на приобретение ее самой исоответствующего оборудования
Система Windows XP можетотправлять, принимать и отслеживать факсы без внешнего факсимильного аппарата.Однако компонент для обработки факсов не устанавливается автоматически приустановке Windows. Эта статья содержит пошаговые инструкции по установке,включению и настройке службы факсов в Microsoft Windows XP.
Требования
· Компьютер ссистемой Windows XP и факс-модемом, подключенным к телефонной линии.Большинствосовременных модемов являются факс-модемами. Сведения о том, может ли конкретныймодем отправлять и принимать факсы, см. в прилагаемой к нему документации.
· Компакт-диск,который был использован для установки системы Windows XP.
Примечания
· Для отправки иполучения факсов с помощью службы факсов Windows XP внешний факсимильныйаппарат не требуется.
· Еслипредполагается передавать по факсу печатные материалы, для этого потребуетсясканер. Для передачи по факсу электронного содержимого сканер не нужен.
Установка компонентадля обработки факсов
Чтобы установитькомпонент для обработки факсов, выполните указанные ниже действия.
1. В меню Пуск выберитепункт Выполнить.
2. Скопируйте и вставьте или введите вполе Открыть следующую команду, после чего нажмите кнопку ОК:
appwiz.cpl
Составление спискапрограмм может занять несколько секунд. Появится диалоговое окно Установкаи удаление программ.
3. Нажмите кнопку Установка компонентов Windowsслева от списка программ, чтобы запустить Мастер компонентов Windows.Это займет несколько секунд.
4. В списке Компоненты установите флажокСлужбы факсов и нажмите кнопку Далее. Будутустановлены службы факсов.
5. Если будет запрошен компакт-диск с системой WindowsXP, вставьте его и нажмите кнопку ОК. В случае появления окна«Вас приветствует Microsoft Windows XP» щелкните элемент «Х» в правом верхнемуглу, чтобы закрыть его.
6. Нажмите кнопку Готово и щелкнитеэлемент «Х» в правом верхнем углу окна Установка и удаление программ,чтобы закрыть его.
Компонент Windows XP дляобработки факсов установлен. В случае возникновения проблем при установкекомпонента для обработки факсов перейдите к разделу «Дальнейшие действия».Далеенужно настроить службу факсов. Для этого перейдите к разделу «Настройка службыфаксов».
Настройка службы факсов
Чтобы настроить службуфаксов в Windows XP, выполните указанные ниже действия.
Действие 1. Настройкатитульной страницы, выбор модема и включение приема и отправки факсов
a. В меню Пусквыберите по очереди пункты Все программы, Стандартные,Связь и Факс, а затем выберите пункт Консольфаксов.Будет запущен мастер настройки факсов.
b. Если появитсясоответствующий запрос, введите местный или городской код, код поставщикауслуг, номер, набираемый перед вызовом, и укажите используемый способ набора (тоновыйили импульсный), а затем нажмите кнопку ОК. Если появитсядиалоговое окно Телефон и модем, укажите свое расположение(если их несколько) и нажмите кнопку ОК.
c. Нажмите кнопку Далее,введите сведения, которая будут отображаться на титульной странице факса, инажмите кнопку Далее.
d. Выберите нужныймодем в списке. Выберите устройство для работы с факсами.
e. Чтобы запретитьотправку факсов с данного компьютера, снимите флажок Включить отправку.Примечание. По умолчанию флажок Включить отправку установлен.
f. Чтобы включитьприем факсов на данном компьютере, установите флажок «Включить прием». Примечание.Если данный флажок установлен, то для отключения автоматического приема факсовустановите флажок Ответ вручную. По умолчанию включен режимавтоматических ответов.
g. Нажмите кнопку Далее.
Действие 2. Вводидентификаторов TSID и CSID и настройка параметров печати и хранения
a. Введитенеобходимый идентификатор TSID в поле TSID. Примечание.В некоторых случаях идентификатор TSID обязателен. Эти идентификационные данныеобычно отображаются в заголовке принимаемых факсов и помогают распознатьфаксимильный аппарат, с которого отправлен факс. Обычно они включают названиеорганизации и номер телефона отправителя.
b. Нажмите кнопку Далее.
c. Введите необходимыйидентификатор CSID в поле CSID.
Примечание Идентификатор CSID отображается нафаксимильных аппаратах, отправляющих вам факсы. Например, если ввести текст«Факс-123», отправляющий аппарат может отобразить при отправке сообщение«Отправка факса на Факс-123».
d. Нажмите кнопку Далее
e. Дляавтоматической печати всех получаемых факсов установите флажок Выводитьна печать. При установке этого флажка можно выбрать принтер для печатифаксов
f. Для созданияархивных копий всех факсов установите флажок Сохранять копию в папке.После установки данного флажка необходимо указать папку, в которой будутсохраняться копии факсов
g. Нажмите кнопку Далее.Проверьте настройки в списке Параметры настройки и нажмитекнопку Готово. Работа мастера настройки факсов будет завершена,и на экране появится окно консоли факсов. Теперь компьютер готов к отправке иприему факсов. Если необходимо изменить параметры службы факсов, воспользуйтесьмастером настройки факсов в соответствии с указаниями, приведенными в разделе«Изменение настроек службы факсов». Если служба факсов Windows работаетнеправильно, перейдите к разделу «Дальнейшие действия». Сведения о получениифаксов или отправке отсканированных документов или изображений см. в разделе«Дополнительные сведения».
Изменение настроекслужбы факсов
Для изменения настроекслужбы факсов используйте мастер настройки факсов. Запустить его можно из окнаконсоли факсов. Для этого выполните следующие действия.
1. В меню Пусквыберите по очереди пункты Все программы, Стандартные,Связь и Факс, а затем выберите пункт Консольфаксов.
2. Чтобы запуститьмастер настройки факсов, в окне консоли факсов выберите в меню Сервиспункт Настройка факса.
Примечание. Может появиться предложениеразблокировать программу. В этом случае нажмите кнопку Разблокировать.