--PAGE_BREAK--
Кто только не писал о пресс-релизах в Интернете… И матерые журналисты. И шустрые копирайтеры. И просто люди, считающие себя профи в их составлении.
Лично для себя я уловил одну простую истину – о пресс-релизах можно писать бесконечно, так как их пишут люди, которые в большинстве своем существенно отличаются друг от друга.
У каждого есть свой подход, собственный стиль и манера изложения материала. Есть даже пресс-релизы, которые практические не соответствуют многим устоявшимся стереотипам. Но, это не мешает им привлекать внимание читателей и отражать суть события.
По большому счету, так и должно быть. Банальность и однообразие никогда не приветствовались аудиторией.
Талант истинного автора пресс-релизов заключается в способности четко преподнести материал, заинтересовав читателя.
Надеюсь, никто не будет спорить с тем, что существует огромное количество способов привлечения внимания. Соответственно, и подходов к написанию пресс-релизов может быть множество.
Поэтому, мне хочется в этом посте затронуть основные моменты написания данного вида текста, разбавив классику некоторыми нестандартными тонкостями.
Итак, начнем, пожалуй, с определения. Пресс-релиз представляет собой текст, содержащий информацию о состоявшемся или предстоящем событии. Он предназначен для последующей публикации в СМИ или иных носителях, предусматривающих прямой контакт с широкой, а главное – целевой аудиторией.
Классический пресс-релиз должен предоставить читателю ответы на 5 важных вопросов:
КТО? ЧТО? ГДЕ? КОГДА? ПОЧЕМУ?
Теперь систематизируем наиболее актуальные специфические особенности пресс-релизов в один список для удобства ознакомления:
1. ФАКТЫ– пресс-релиз должен содержать факты. Переливать «воду» из одного дырявого ведра в другое просто недопустимо. В данном случае, информация имеет ценность тогда, когда она представляется четким образом. Важны следующие данные: имена, должности, цифры, даты, названия организаций и прочее.
2. АУДИТОРИЯ– пресс-релиз в обязательном порядке должен адресоваться конкретной целевой аудитории. Сомнительно, что открытие в области зимней рыбалки будет интересно любителям классического джаза.
3. ЗНАЧИМОСТЬ– информация, которую предоставляет пресс-релиз, должна иметь социальную значимость для целевой аудитории. Очень важно «дать» читателю что-то новое, важное и интересное.
4. ЭКСПЕРТЫ– весьма полезно озвучиваемые факты подтверждать цитатами авторитетных и известных людей, которые тем или иным образом причастны к освещаемому событию.
5. ПОСЛЕДСТВИЯ– в пресс-релизе приветствуется информация о возможных изменениях и последствиях, к которым может привести само событие. По некоторым данным, такой подход даже способен увеличить ценность материала. Естественно, когда все это уместно, а не выглядит как банальное нагромождение несусветных данных.
Уместно остановиться на классической структуре пресс-релиза. В данном случае, это – стандарт, который приветствуется большинством СМИ:
ЛИД– это самое начало пресс-релиза – первый абзац. Как правило, именно здесь можно найти ответы на вопросы КТО? и ЧТО? Лид должен содержать основную идею всего текста и выглядеть в виде логически построенной и оконченной мысли.
ОСНОВНОЙ ТЕКСТ– в этой части пресс-релиза раскрывается содержание самого события в сочетании с дополнительными деталями. При составлении основного текста важно предусмотреть те критерии, о которых мы говорили чуть выше.
СПРАВКА– довольно часто приветствуется в конце основного текста изложить небольшую справочную информацию. Например, если пресс-релиз затрагивает определенную компанию, принято указывать короткую справку про ее деятельность.
Надеюсь, что эта информация пригодится вам в случае необходимости составления текста для пресс-релиза.
Пресс-релизы и пресс-киты
(Из книги Seacord Stephanie. Public Relations Marketing. Making a splash without much cash.
The Oasis Press, 1999. Перевод Л. Тереховой)
Пресс-релиз является базовым инструментом для составления информации на любую заданную тему, о которой вы хотите сообщить СМИ. Пресс-релиз как одно из средств распространения информации суммирует все необходимые характеристики объекта и доводит ваши новости до нужной аудитории. Чем более профессионально вы их изложите, тем больше вероятность того, что они дойдут до нужной вам аудитории первыми.
Оформление
Верите ли вы или нет, но, по мнению редакторов, очень важно, чтобы пресс-релиз хорошо выглядел. Это означает, что не только правописание и грамматика должны быть безукоризненными, а пресс-релиз удобочитаемым (нкаких смазанных копий, матричных принтеров и мелких шрифтов), но и почтовая бумага, на которой он напечатан, также должна быть привлекательной. Несмотря на то, что все это может показаться совершенно неважным, далее мы приводим три причины, по которым такие условия написания пресс-релиза не только желательны, но и необходимы:
Хорошо упакованный пресс-релиз повысит доверие к вашему сообщению. Если же вы не думаете о том, как выглядят ваши новости, возможно, вы также не заботитесь об их достоверности. Яркий логотип или интересный конверт выделят ваше сообщение среди множества других. Это поможет вам достичь самой первой цели – заставить редактора открыть ваше послание. Редакторы и корреспонденты начнут узнавать ваши релизы, они будут выделять их среди кипы бумаг, которые получают каждый день.
Вы можете инвестировать несколько сотен долларов в печатный бланк и таким образом одновременно удовлетворить свою потребность в деловых письмах и получить бланки для написания пресс-релизов. Какие бы цвета или графику вы не выбрали, удостоверьтесь в том, что вы легко сможете прочитать письмо или сообщение. В наших условиях факсимильной связи также очень важно, чтобы фоновый цвет не превратил страницу в черную или чтобы ваш логотип не исчезал, когда вы посылаете пресс-релиз по факсу. Тисненые логотипы обычно используются дорогими компаниями. Но больше никаких тисненых символов – они не проявляются, когда вы пересылаете их по факсу.
То, как вы расположите ваше сообщение на странице, также очень существенно. Используйте следующие подсказки:
·
Сделайте шрифт легко читаемым, насколько это возможно. Начертание шрифта должно быть таким же, как в книгах и в большинстве журналов, которые мы все привыкли читать. Используйте шрифт с засечками – тот, что с маленькими “хвостиками” на буквах. Для американцев шрифт с засечками, а также буквы нижнего и верхнего регистра читать легко. Не пишите ваш пресс-релиз, используя только заглавные буквы.
·
Используйте двойной межстрочный интервал. Опять же это сделает ваше сообщение легко читаемым.
·
Попытайтесь уместить вашу информацию на один, максимум – на два листа. У редакторов не будет времени разбираться в длинных пресс-релизах.
·
Если ваша информация заняла две страницы, поставьте в конце первого листа пометку “см. далее”, а вначале второго листа “ключевое слово – 2”, на случай если листы разъединятся. В качестве ключевого слова может выступать как ваше имя, так и тема сообщения.
·
В конце вашего пресс-релиза напишите “30” или ”###”. Эта характерная традиция в написании деловых писем даст читателю понять, что релиз закончился.
·
В дополнение к имени вашей компании, адресу, номерам телефонов и факсов, e-mail’у, которые напечатаны на вашем бланке, на каждом релизе вы всегда должны указывать имя человека, с которым можно связаться и его телефон.
·
Использование даты на пресс-релизе помогает установить, является ли ваше сообщение неотложным или же оно может подождать до определенного срока. Например, если вы сообщаете о каком-либо мероприятии, то сообщение устаревает, после того, как проходит дата намеченного события. Следовательно, нужно поставить на пресс-релизе пометку “употребить до”. Удостоверьтесь, что ваши релизы будут напечатаны в срок, необходимый для того, чтобы редактор, получив их, смог отреагировать на ваше событие.
Экстравагантная реклама!
Как добиться того, чтобы редактор отметил ваш конверт среди груды корреспонденции на своем столе? Вы когда-нибудь замечали, что яркая гоночная машина или броские иллюстрации намного больше привлекают наше внимание, чем другие, ничем не выделяющиеся предметы? Вы должны сделать так, чтобы ваш пресс-релиз выделялся на фоне других. В подобной ситуации будет абсолютно приемлемым, если вы пошлете какому-нибудь редактору пирожное с тем только, чтобы он прочитал (или хотя бы открыл конверт!) ваш релиз о новом меню ресторана.
Даже если редактор, с которым вы постоянно поддерживаете контакт, всегда с должным вниманием относится к вашим релизам, никогда нелишне повеселиться в процессе работы. Внесите немного экстравагантности. Пошлите своему редактору трехмерный образец того, о чем вы сообщаете в пресс-релизе, например, шикарного красного омара, если релиз содержит информацию о приготовлении омаров. При этом вы обзваниваете каждого человека и получаете подтверждение того, что он собирается посетить ваше мероприятие. Признайтесь, ну разве бывали случаи, когда вы выбрасывали в мусорный ящик посылку или толстый конверт, даже не открыв их?
Содержание
Предположим, вы рекламируете прекрасную машину. Плакат, на котором она отпечатана, гладкий и блестящий. Имя спонсора написано правильно. Машина удовлетворяет всем требованиям данного класса по размеру и весу. Но даже самая привлекательная внешне машина не довезет вас до нужного места, если у неё слабый двигатель, плохая аэродинамика и вообще низкие технические характеристики. Точно также и пресс-релиз, который вы отсылаете, как бы хорошо он не был оформлен, не произведет должного впечатления, если в нем не будет содержаться новости.
Что нового?
Рассылка новостей редактору ничем не отличается от рассылки любого другого продукта: вы должны объяснить вашим клиентам, чем именно этот продукт может их заинтересовать. В информационном бизнесе вы должны посылать редактору информацию, т.е. такие новости, которые не оставят читателя равнодушным, а наоборот привлекут его внимание к газете, колонке журнала или телевизионному шоу. Каждый раз, отсылая пресс-релиз, вы должны ответить на вопрос: “А кого это заинтересует?”
Новости могут носить полностью эзотерический характер (т.е. быть известны лишь посвященным) так долго, как вы того пожелаете. Оформите вашу новость для соответствующей аудитории, на которую вы хотите оказать влияние, а затем выберете репортеров и редакторов, которые донесут новость до людей.
Содержание новости является её двигателем. Чем сильнее новость, подкрепленная фактами, тем дальше распространится ваш релиз. Насколько хорошо вы сумеете объяснить всю важность вашей новости, настолько целесообразной она покажется редактору, которому вы её прислали. Говоря о том, почему ваша новость столь важна, необходимо подкрепить её фактами или высказываниями других людей. При этом должен быть указан автор высказывания, чтобы читатель мог для себя решить, доверяет он этому человеку или нет. Реальность такова, что, если вы напишете: “Фирма Х является лидером в данной отрасли” и не приведете никаких доказательств этого, вы возбудите к себе недоверие. Но если вы скажете: “Согласно словам покупателя Y, фирма Х превзошла все его ожидания относительно качества продукта и обслуживания, выслав ему запасные детали в течение суток”, — то вы подтвердите вашу информацию.
Как PR-специалист вы для вашей компании являетесь представителем по связи с прессой. Вы должны объяснять, чем занимается ваша компания, чтобы ваши клиенты были уверены в качестве предоставляемых вами услуг. При этом сопровождайте ваше сообщение в печати фактами и исходными данными.
Превращайте свойства продукта в его достоинства
Рассмотрим пример. Звонит корреспондент и спрашивает: ”Что нового на Багамах? Есть ли какие-нибудь новости об отелях, которые были бы интересны проектировщикам?” Вы можете ответить тремя страницами детального отчета о том, какие отели были построены. Но это будет ответом лишь на часть вопроса. Корреспондент спросил у вас, есть ли новая информация, о которой следует знать проектировщикам. Несмотря на то, что сооружения являются новыми, первый ответ не объяснил, почему проектировщики должны ими заинтересоваться. Таким образом, отчет не смог обратить свойства объекта в его достоинства.
Правило номер один, которое используется не только в торговле, но и в PR маркетинге, гласит: преобразовывайте свойства товара в его достоинства. Поэтому лучшие продавцы, лучшие специалисты в области PR маркетинга являются активной стороной в переговорах, а не пассивными приемщиками заказов. Они стремятся понять своих клиентов и узнать об их потребностях прежде, чем презентовать ответы и продукты. Это правило справедливо вне зависимости от того, просите ли вы клиента сделать заказ, репортера – написать обзор вашей фирмы или обращаетесь к организации за финансовой поддержкой.
Что вы должны предложить, чтобы удовлетворить покупателя? Как вы можете добиться того, чтобы ваши решения или продукты отвечали его потребностям? Наилучший способ объяснить разницу между свойствами и достоинствами – предложить небольшой тест как показано на рис. 5.1.
Рис. 5.1: Отличие между свойствами и достоинствами
Используя пример с проектировщиками, попытайтесь определить, что является свойством, а что достоинством:
Свойство Достоинство
В отеле прибавилось 300 номеров. В отеле теперь могут разместиться свыше 500 групп чел.
В этой паре вначале рассматриваются свойства: 1) что все эти номера значат для проектировщиков, 2) как проектировщики оценивают возможность размещения большего количества групп. Означает ли это, что профессионализм штата служащих гостиницы повысился? Улучшилось ли качество обслуживания в номере?
Далее дается ответ на вопрос: “Какие из этого можно извлечь выгоды?” Начинается изложение достоинств.
Как добиться известности
Наиболее часто используемая стратегия такова: больше рекламы – больше известности. Поэтому вы рассылаете пресс-релизы и используете любой шанс, чтобы попасть в объектив профессионального фотографа. Проблема, возникающая при таком подходе, сводится к тому, что ваша приветливость со временем может поизноситься. Вы можете растратить все силы или потерпеть неудачу, сделав что-нибудь действительно глупое, например, сообщив новость, которая лишь наполовину является правдой. Или же вы рискуете стать одним из тех, кто всегда движется позади и, кажется, никогда не догонит впереди идущих. Самый лучший подход – задать правильный темп. Обозначьте свою индивидуальность, затем ждите удобной возможности, чтобы показать свой материал. Сделайте конверт с вашим пресс-релизом знаком того, что вы являетесь гарантом вашей информации. Заслуживая уважение и доверие прессы, вы получаете профессиональное преимущество.
Также очень важна тактика, которую вы используете. Некоторые считают, что традиционный пресс-релиз не эффективен в том плане, что он представляет собой напечатанный листок, посланный редактору. Чтобы редактор мог использовать вашу информацию в газете, ему придется заново набивать текст и обрабатывать пресс-релиз. В отличие от традиционного, электронный пресс-релиз, посланный по электронной почте, намного удачнее. Причина этого в том, что вы уже сделали всю работу за редактора. Если его заинтересовало ваше сообщение, то все, что ему остается, – это вырезать из вашего релиза нужный отрывок и вставить его в издание, которое доступно в режиме он-лайн.
Каждый, кто пишет, согласиться, что релиз, посланный в электронной форме, ценится намного больше, чем традиционный, напечатанный на бумаге. Намного проще сделать несколько щелчков мышью на компьютере, чем перепечатывать с идеально выполненной копии. Таким образом, хороший пресс-релиз, выполненный в электронной форме, приносит вашему редактору/клиенту сразу две выгоды: релиз содержит полезную информацию в подходящем контексте и написан в формате, удобном для использования.
Роль представителя по связи с прессой
Всегда помните о том, что люди должны понимать, в чем заключается своеобразие вашей продукции/компании. Нужно приложить много усилий, чтобы добиться профессионального успеха на рынке.
Как у профессионалов у нас есть обязанность рассказывать о деятельности компании не только нашим сторонникам и клиентам – людям, которые уже заинтересовались тем, что мы делаем, и чей интерес к нашей компании нужно поддерживать, но также тем, кто потенциально является нашими сторонниками и клиентами. Среди многообразия представителей средств массовой информации знайте и выбирайте тех, которые обращаются преимущественно к вашей аудитории. Это также является частью вашей работы.
В каждой отрасли роль PR-специалиста заключается в налаживании контактов с прессой. Вы должны объяснить, что вы, ваша команда или компания делаете для того, чтобы обслуживать ваших клиентов по наивысшему разряду. И вы не можете сетовать на то, что кто-то плохо доводит информацию до ваших клиентов, если вы сами не урегулировали этот механизм, если не предоставили всех фактов и данных.
Пресс-киты
Даже в эру Интернета имеет смысл использовать пресс-киты (пакет материалов для СМИ), чтобы предоставить дополнительную информацию в формате, удобном для редактора и для вас. Редакторы редко просматривают до конца большой пресс-кит. Вот почему я не верю в эффективность посылки пресс-китов, за исключением случаев, когда вся информация, содержащаяся там, является новой. Собирая факты, имеющиеся в вашем распоряжении, из разрозненных источников, предназначенных для разных клиентских групп, вы будете иметь сведения, которые вы сможете послать по факсу или по электронной почте, в случае если редактор к вам обратиться.
Подумайте о пресс-ките как о средстве, с помощью которого редакция поместит в издании справку о вашей деятельности. Если у редактора есть вопросы относительно того, чем вы занимаетесь, каковы особенности вашего продукта, то пресс-кит должен: 1) содержать ответы на вопросы, 2) быть легко доступным.
Некоторые пресс-киты включают в себя брошюры компании, копии статей и страницы из других источников, уточняющих историю компании. Вы думаете, что подобные наборы удовлетворяют определению, потому что содержат все детали и факты, которые хочет знать ваша аудитория. Но часто эти пресс-киты не выполняют второго условия, а именно быстрого и легкого поиска информации, необходимого для корреспондентов. Пресс-киты в этом случае похожи на коробку с инструментами, наполненную кучей предметов. А репортер, постоянно находясь в спешке, т.к. срок подачи материала истекает, никогда не имеет достаточно времени, чтобы просмотреть все содержимое. Корреспонденту нужно быстро найти необходимый инструмент, и все, что он хочет, — это просто подойти к ящику с надписью “гаечные ключи” и выбрать нужный размер.
Что должен содержать пресс-кит
Чтобы собрать всю необходимую информацию, вам нужна симпатичная папка с двумя отделениями. Наклейте на неё логотип или этикетку, идентифицирующую вашу компанию, и положите внутрь визитную карточку. Существуют карточки, которые сами выскакивают, когда вы открываете папку. Однако всё это чересчур изысканно и дорого, чем нужно в действительности. Используйте ваши ресурсы подходящим образом, чтобы ваш пресс-кит внешне и функционально удовлетворял потребности компании. Не увлекайтесь формой, помните о содержательной стороне пакета.
Информация по теме
В правом отделении папки сверху должен находиться листок с информацией по конкретной теме, освещаемой пресс-китом. Листок с фактической информацией должен содержать имя компании, её адрес, имя человека, с которым можно связаться, чтобы получить дополнительные сведения, его номер телефона, e-mail и факс. Также на листе должны быть указаны ключевые фигуры персонала компании, такие как президент, финансовый директор, вице-президент, руководитель маркетингового отдела. Цель подобного перечисления имен и должностей – предоставить корреспонденту возможность проверить правильность написания чьего-либо имени.
Листок с фактической информацией должен содержать ключевые факты и цифры: месторасположение фирмы, число продуктов, количество персонала, размер годового объема продаж или другую деловую информацию, а также описание каждого показателя в нескольких словах. Например: “Расположенная в Нью-Гемпшире, передовая фирма “Моторспорт” предлагает водителям и владельцам автомашин услуги по тюнингу автомобилей”. В одном предложении должно быть обобщено: кто вы (или чем вы занимаетесь), что вас отличает от конкурентов. Слова с указанием месторасположения помогут читателем вас найти. Листок с фактической информацией – это наиболее важный элемент пресс-кита. Все остальное, что вы положите в пакет, должно подтверждать те данные, которые вы указали на этом первом листе.
продолжение
--PAGE_BREAK--