2
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«БРАТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ
Реферат
Административные системы
и офисные технологии
на тему: «Программы для приёма и отправки сообщений»
Выполнил:
Проверил:
Этим же термином, или Сегодня Интернет используется как источник разносторонней информации по различным областям знаний. Большинство документов, доступных на серверах Интернета, имеют гипертекстовый формат. Службу Интернета, управляющую передачей таких документов, называют World Wide Web (Web, WWW). средой WWW, называют обширную совокупность документов, между которыми существуют гипертекстовые связи.
Среда WWW не имеет централизованной структуры. Она пополняется теми, кто желает разместить в Интернете свои материалы, и может рассматриваться как информационное пространство. Как правило, документы WWW хранятся на постоянно подключенных к Интернету компьютерах - Web-серверах. Обычно на Web-сервере размещают не один документ, а группу взаимосвязанных документов. Такая группа представляет собой Web-узел (Web-сайт). Размещение подготовленных материалов на Web-узле называется Web-изданием (Web-публикацией).
1.1. Приём файлов из Интернета
Гиперссылки, имеющиеся на Web-страницах,. могут указывать на документы разных типов. Если браузер не способен отображать файлы определённого типа (например, исполняемые файлы с расширением .EXE, архивы .ZIP и прочие), инициируется процесс загрузки данного файла на компьютер.
Программа Internet Explorer 6.0 запускает мастер загрузки файла, на первом этапе работы которого требуется указать, следует ли открыть файл или сохранить его на диске. «Открытие» файла подразумевает загрузку его в каталог временных файлов и немедленный запуск (если это исполняемый файл) или открытие с помощью программы, которая предназначена для работы с файлами этого типа. Такой подход открывает путь на компьютер для небезопасной информации. Надёжнее выбрать сохранение файла на диске. В этом случае требуется выбрать папку, в которую следует сохранить файл, и задать имя файла.
Ход загрузки файла отображается в специальном окне. Шкала хода работы появляется только в том случае, когда мастер управления загрузкой может получить информацию о полной длине файла, а это возможно только когда файл загружается непосредственно с Web-узла. При загрузке файла с узла FTP такие данные предоставляются не всегда. За ходом загрузки можно также следить по строке заголовка окна или, если окно свёрнуто или скрыто другими окнами, по подписи на кнопке Панели задач. Процесс загрузки файла не препятствует параллельному просмотру Web-страниц или другим операциям в Интернете.
После окончания загрузки окно загрузки закрывается автоматически, если установлен флажок. Закрыть диалоговое окно после завершения загрузки. В противном случае после окончания загрузки активизируются кнопки. Открыть и Открыть папку, которые позволяют, соответственно отрыть только что загруженный файл или папку, которая его содержит.
Загрузку файла можно прервать в любой момент при помощи кнопки Отмена. После прерывания загрузки пользователем или вследствие разрыва соединения, эту операцию необходимо начать заново. В операционной системе Windows XP нет средств, способных возобновить загрузку файла, прерванную по какой-либо причине. Это возможно только при использовании специальных служебных программ.
2.1. Работа с программой Outlook Express
Создание учётной записи. Сообщения электронной почты и телеконференций накапливаются, соответственно на почтовом сервере и сервере новостей. Для работы с этими службами предназначена программа Microsoft Outlook Express (ПускПрограммыOutlook Express). Из браузера Internet Explorer 6.0 она запускается командой СервисПочта и новостиЧитать почту.
Так как сообщения поступают и отправляются через сервер, программе требуется указать информацию об исполняемом сервере. Эта информация хранится в виде учётной записи.
В программе Outlook Express учётная запись создают командой СервисУчётные записи. В диалоговом окне Учётные записи в Интернете надо щёлкнуть на кнопке Добавить и выбрать в открывшемся меню службу, для которой создаётся учётная запись. Последняя информация вводится под управлением мастера и включает имя, указываемое как имя отправителя, адрес электронной почты, имя используемого сервера и, в случае необходимости, имя пользователя и пароль.
Создание сообщения электронной почты. Чтобы отправить сообщение электронной почты, его надо создать. Для этого следует щёлкнуть на кнопке Создать сообщение на панели инструментов. При этом открывается окно Создать сообщение, рабочая область которого разбивается на две основные части. В верхней части располагаются поля для ввода служебной информации, а в нижней - собственно текст сообщения.
Рис.2. Создание сообщения для отправки по электронной почте.
В поле Тема вводится краткое описание вопроса, которой посвящено сообщение. После того как тема указана, соответствующий текст становится заголовком окна. В поле Кому вводится адрес основного получателя письма, в поле Копия адрес получателей копии. Если необходимо отправить копию письма, о котором ничего не известно другим адресатам, соответствующий адрес вводится в поле Скрытая (если такое поле отсутствует, надо дать команду ВидВсе заголовки).
В ходе создания и редактирования сообщения наличие связи с почтовым сервером не требуется. Такая связь нужна только в момент отправки (получения) сообщений. Программа Outlook Express устроена таким образом, что отправка и получение сообщений осуществляются одновременно. Так, получение и доставка почты осуществляются по щелчку Отправить в окне создания сообщения или по щелчку на кнопке Доставить почту в основном окне программы Outlook Express. Сообщения электронной почты размещаются в системе «внутренних» папок программы Outlook Express. Поступившие сообщения заносятся в папку Входящие. Открыв эту папку щелчком на её значке на панели Папки, можно увидеть любое из сообщений, его содержание отобразится в области, расположенной ниже списка. Двойной щелчок позволяет открыть и прочитать сообщения в отдельном окне.
Подготовка ответов на сообщение. Как правило, использование любых средств коммуникации подразумевает диалог. В случае электронной почты речь идёт об отправке ответов на полученные сообщения. Программа Outlook Express включает средства, упрощающие подготовку таких ответов. Открыв полученное сообщение в отдельном окне, можно использовать кнопки на панели инструментов:
· Кнопка Ответить получателю служит для ответа автору письма. При этом в окне создания сообщения заносится текст исходного сообщения, что позволяет привязать комментарии непосредственно к отдельным фразам полученного письма.
· Кнопка Ответить всем служит для отправки ответа автору письма, а также всем, кто получил исходное сообщение. В окне создания сообщения автоматически дополняются поля Кому, Копия и Тема. Текст исходного сообщения копируется в тело сообщения.
· Кнопка Переслать позволяет отправить полученное сообщение (вместе с комментариями, если необходимо другому корреспонденту. В данном случае автоматически заполняется только поле Тема, так как нового адресата необходимо указать дополнительно.
Чтение сообщений телеконференций. Механизм чтения сообщений телеконференций примерно тот же, что и при использовании электронной почты. После создания учётной записи для сервера новостей на панели Папки появляется значок, соответствующий выбранному серверу. После выбора этого значка автоматически открывается диалоговое окно Подписка на группу новостей, а программа получает список телеконференций, поддерживаемых данным сервером. Выбрав телеконференцию, следует щёлкнуть на кнопке Подписаться. Телеконференция с подпиской отображается непосредственно на панели Папки, и для доступа к ним не требуется открывать диалоговое окно Подписка на группу новостей.
Работа с сообщениями телеконференций осуществляется примерно так же, как с сообщениями электронной почты. При просмотре сообщения в отдельном окне можно Ответить в группу (отправить отклик в телеконференцию), Ответить автору (сообщение отправляется непосредственно автору по электронной почте) или Переслать сообщение по электронной почте другому корреспонденту.
2.2. Работа с адресной книгой
При активном использовании электронной почты общее число корреспондентов может достигать многих сотен. Помнить все электронные адреса просто немыслимо. Облегчить эту задачу позволяет специальная программа Адресная книга.
С её помощью можно:
· запоминать адреса корреспондентов, от которых поступили сообщения;
· автоматизировать ввод адресов корреспондентов;
· организовать проверку правильности введённых адресов;
· упростить отправку сообщений группам адресатов.
Открывать Адресную книгу вручную (ПускПрограммы Стандартные Адресная книга) требуется только для её редактирования. Чтобы добавить нового адресата, следует щёлкнуть на кнопке Контакты и выбрать в открывшемся меню пункт Создать контакт. Откроется диалоговое окно Свойства (позже в заголовке будет указано имя корреспондента), содержащее многочисленные вкладки, предназначенные для ввода различной информации в адресате. Имя и адрес электронной почты задаются на вкладке Имя. Удобно использовать также поле Псевдоним: данные, введённые в это поле, можно указывать вместо адреса в ходе создания сообщения.
Если информация о корреспонденте поступила вместе с полученным от него сообщением, то занести эти данные в Адресную книгу можно непосредственно из программы Outlook Express. Для этого надо щёлкнуть правой кнопкой мыши на имени адресата в поле От в списке сообщений или в окне сообщения и выбрать в контекстном меню команды Добавить отправителя в адресную книгу или Добавить в адресную книгу соответственно.
Чтобы воспользоваться Адресной книгой для ввода адреса, надо в ходе создания сообщения щёлкнуть на заголовке соответствующего поля (Кому, Копия или Скрытая). Адреса, помещённые в каждое из этих полей, выбираются в диалоговом окне Выбрать получателей.
Адрес, взятый из Адресной книги, выделяется в соответствующем поле подчёркиванием. Если какие-то из адресов вводились вручную, но должны быть в Адресной книге, их можно проверить при помощи команды СервисПроверить имена. Найденные адреса также будут подчёркнуты, ненайденные можно исправить, выбрав один из нескольких подходящих адресов, или занести в Адресную книгу.
Если необходимо регулярно отправлять сообщение одной и той же группе корреспондентов, Адресная книга позволяет создать и использовать группу адресов. Для этого используется команда СоздатьСоздать группу. При добавлении участников в группу их адреса имени группы сообщение отправляется всем выбранным корреспондентам.
Включение корреспондента в группу не влияет на возможность индивидуального использования его адреса. Один корреспондент может быть включён в несколько групп.
! |
Как писать рефераты Практические рекомендации по написанию студенческих рефератов. |
! | План реферата Краткий список разделов, отражающий структура и порядок работы над будующим рефератом. |
! | Введение реферата Вводная часть работы, в которой отражается цель и обозначается список задач. |
! | Заключение реферата В заключении подводятся итоги, описывается была ли достигнута поставленная цель, каковы результаты. |
! | Оформление рефератов Методические рекомендации по грамотному оформлению работы по ГОСТ. |
→ | Виды рефератов Какими бывают рефераты по своему назначению и структуре. |