Архівознавство як наука: предмет, завдання, специфіка

Лекція1.
Тема:Архівознавство як наука: предмет, завдання, специфіка
План
1.Архівонавствояк наука і навчальна дисципліна.
2. Предмет,об’єкт і методи дослідження архівознавства.
3.Міждисциплінарнізв’язки науки.
4. Джерельнабаза архівознавства.
Ключовіпоняття: архів, архівна справа, архівознавство,архівософія, архівістика, архівографія, неподільність архівних фондів.
 
1.Архівонавствояк наука і навчальна дисципліна
Серед галузейнаук і навчальних дисциплін гуманітарного циклу, роль і значення яких неухильнозростає, одне з чільних місць посідає архівознавство, як система наукових знаньпро архіви, архівну справу, її історію, теорію і практику.
Словом «архів» уСтародавній Греції називали будинки вищих урядових установ, де ухвалювались ізберігались важливі державні акти.
В сучаснійпрофесійній лексиці поняття «архів» має 2 основних значення:
А) соціальнаінституція, що забезпечує потреби суспільства у документній інформації через архівнідокументи, організовуючи їх зберігання і користування ними;
Б) сукупністьдокументів, сформованих в результаті діяльності установ, підприємств,організацій, окремих осіб.
Архіви єскарбницями історико-культурної спадщини народу, що охороняється законом. Цетакож інформаційні системи, де застосовуються новітні інформаційні технологіїдля опрацювання, класифікації, зберігання та використання документів.
Архіви – це ще йустанови державного управління і, тому тісно пов’язані з різними сферамидержавного життя.
Архівна справа –галузь життєдіяльності суспільства, яка охоплює наукові, організаційні, правові,технологічні, економічні та ін. питання діяльності юридичних і фізичних осіб,пов’язані з накопиченням, обліком, зберіганням архівних документів тавикористанням відомостей, що, містяться в них.
Знання проархіви, самі архіви, зародились давно, але наукового характеру набули в країнахЗахідної Європи у 18 ст. В Росії та Україні – в середині 19 ст.
На межі 19-20ст. виник термін «архівістика». Він був пов'язаний з вивченням історії архівноїсправи, збиранням і зберіганням документів, розробкою наукових основорганізації роботи з документами, їх пошуком, відбором і публікацією.
В 1920-х рокахпоряд з цим поняттям, стали вживати термін «архівознавство», що відображав нелише прикладне, а й теоретико-методологічне призначення цієї галузі знань.
Архівознавствосформувалось в рамках історичної науки, довгий час його вважали «допоміжноюісторичною дисципліною». З 1970-х рр. – спеціальною галуззю історичної науки.
В сучаснийперіод архівознавство набуло статусу автономної наукової системи, в результаті розширеннясфери діяльності архівів, збагаченням їх функцій та підвищенням ролі вдержавно-політичному, науково-культурному і духовному житті суспільства.
 
2.Предмет, об’єкт і методи дослідження архівознавства
Архівознавство –комплексна система знань, що вивчає історію, теорію і практику архівної справи,її правові та економічні засади.
Дана дисциплінасприяє підготовці фахівців для архівних установ, дає необхідні знання дляісториків, правників, культурологів, філологів, фахівців державного управління,яким у науковій та практичній діяльності доводиться вирішувати проблемиархівістики.
Завдання курсу«Архівознавство» полягає в тому, щоб дати систему знань з історії і розвиткуархівної справи, формування Національного архівного фонду (НАФ), становленняархівної системи та діяльності архівних установ, основних принципівкомплектування, зберігання та використання інформаційно-документальнихресурсів.
Предметомархівознавства як науки є тенденції та закономірності становлення і розвиткуархівної справи, наукові засади експертизи цінності документів, організаціїдокументів НАФ, архівного описування, створення довідкового апарату зберіганнята використання відомостей, що містяться в архівних документах.
Об’єктомархівознавства виступають НАФ та система архівних установ.
Архівознавствоспирається на загальнонаукові та специфічні методи дослідження. Серед них:
· метод наукового аналізу та синтезу (дозволяє досліджувати структуру архівного фонду, аналізувати всі його елементи,ідентифікувати документи);
· історичний (уможливлює дослідженнявитоків і розвитку архівної справи);
· ретроспективний (дає змогу зануритись уархівну минувшину, виділяючи при цьому найхарактерніші риси і тенденції длякожного етапу архівного будівництва);
· порівняльний (уможливлює порівняння новихі старих знань, архівних технологій, виявлення приросту наукових знань іпрогресивних методик опрацювання архівних фондів);
· класифікації;
· наукової евристики;
· критики та ідентифікації джерел.
Жоден з методівне є універсальним. Оптимальних результатів досягають за умови комплексногозастосування методів.
Архівознавствояк наука ґрунтується на таких основоположних принципах:
· науковості (застерігає від описовості,фактографічності, заідеологізованості);
· історизму (закликає глибоко аналізуватиконкретно-історичні умови, в яких розвивалась архівна справа);
· об’єктивності (передбачає всебічністьдослідження).
 Крім загальнихпринципів архівознавства, виділяють і специфічні принципи ведення архівноїсправи:
· неподільності архівних фондів;
· доступності (відкритості) архівноїінформації.
 
3.Міждисциплінарнізв’язки науки
Архівознавство,як система знань, тісно пов’язане з іншими науками та навчальними дисциплінами,насамперед з історією, культурологією, правознавством, філософією.
Так,архівознавство є невід’ємним від вузлових проблем всесвітньої історії. Зокремаісторії порубіжних з Україною держав(Білорусі, Молдови, Польщі, Росії та ін.),з якими пов’язане минуле українського народу, або країн, де живуть українці(США, Канада, Франція, Швеція та ін.)
Архівознавствотісно пов’язане з історією України, української державності, культури,філософії, а також з рядом спеціальних джерелознавчих дисциплін – палеографією,дипломатикою, сфрагістикою, текстологією, хронологією.
Архівознавствоспирається на здобутки політології, етнології. Існує ще й наука — архівософія,що займається вивченням філософії архівістики, осмислює феномен архівів увсесвітньо-історичному процесі й розвитку цивілізацій.
Плідні зв’язкипов’язують архівознавство з документознавством. Обидві науки мають справу здокументами. Документознавство досліджує документи, які переважно функціонуютьв сфері управління, а архівознавство – у сфері їх зберігання і використання якносіїв історичної пам’яті та інформації.
Важливими є зв’язкиархівознавства з філологічними науками, які вивчають письмові тексти і наоснові їх змістовного мовностилістичного аналізу здобувають знання з історії духовноїкультури суспільства.
Особливістю інформаційнихресурсів України є те, що значна частина його документів представленадавньоукраїнською, церковнослов’янською, польською, російською, давньогрецькою,латинською та ін. мовами. Все це вимагає від працівників архівних установ,знання сучасних і класичних мов – давньогрецької і латинської.
 В архівнійсправі, в технологіях зберігання та консервації документів, їх реставрації,перенесенні на інші носії інформації архівістом доводиться мати справу зсучасними здобутками природничих і технічних наук, зокрема фізики, хімії,біології, вірусології, математики, кібернетики та інформатики.
 
4.Джерельна база архівознавства
Архівознавствомає багату джерельну спадщину, що охоплює загальноісторичні та спеціальніархівознавчі джерела.
Основний масивїх складають історичні джерела, які набувають архівознавчого характерувнаслідок специфіки пізнання. Писемні архівознавчі джерела класифікують на такігрупи:
· нормативні акти та інші документидержавних органів, політичних партій, громадських, релігійних організацій,творчих спілок. До цієї групи належать документи органів управління архівноюсправою, адміністрації архівів;
· твори, промови, виступи державних ігромадських діячів з питань архівної політики, діяльності архівних установ тапраці відповідальних працівників архівної галузі всіх рівнів, які містятьінформацію про реалізацію архівної політики, діяльність архівних установ;
· масові джерела (матеріали преси,періодики). Пріоритетними є матеріали архівної періодики, зокрема журналів«Архівна справа», «Радянський архів» (1931) та ін. Інформація, вміщена тут єджерелом дослідження та організації архівної справи;
· інструктивні та довідково-інформаційніматеріали, підготовлені архівами – путівники, правила, інструкції. До цієїгрупи можна віднести самі архівні фонди, облікові документи, акти експертизи,каталоги;
· наукові праці з історії, теорії таорганізації архівної справи, матеріали науково-практичних конференцій;
· мемуари, спогади, щоденники, листуванняархівістів, істориків.
Комплексновикористовуючи джерела всіх вказаних груп, архівознавство збагачується новимизнаннями, узагальненнями, теоретичними положеннями та фактами з історії тапрактики архівної справи.
Архівознавствомає широку історіографію – галузь знань про історію і закономірності розвиткуархівознавчих досліджень, еволюцію її теоретико-методологічних принципів та повнотудослідження проблем архівної справи.
Завданняархівознавчої історіографії полягає в тому, щоб дати відповіді на такі питання:
1) які проблеми архівознавства досліджено здостатньою повнотою?
2) які архівознавчі питання висвітленочастково, неповно або невірно?
3) які проблеми не порушувалися і недосліджувалися?
До завдань історіографіїархівознавства належить вироблення наукової періодизації розвитку архівознавчихзнань, виявлення найвагоміших наукових концепцій, з’ясування персональноговнеску вчених у розвиток архівознавства, створення їх творчих біографій.
Взагалі,трансформація знань про архіви у науку відбувалась в середині та ІІ половині19ст. Цей процес проходив майже одночасно на українських землях, які були вскладі Російської та Австро-Угорської імперій. Історія українськогоархівознавства тісно пов’язана з традиціями Києво-Могилянськоїакадемії, Університету Св. Володимира і Київської археографічної комісії,київської, харківської, львівської наукових історичних шкіл. Наголос,передусім, робився на джерелознавчих та археографічних аспектах архівноїсправи. Відпрацьовувались методики пошуку, відбору, оцінки, описування давніхактів, принципів їх публікації, вироблявся понятійно-категоріальний апаратархівознавства.
Біля витоківукраїнської архівістики стояли такі вчені, як М.Максимович, М.Костомаров,П.Куліш, М.Іванишев, М.Грушевський, В.Антонович та ін. ІІ пол. 19 ст. можна вважатипершим етапом становлення і розвитку українського архівознавства. ІІ етап –період Української національно-демократичної революції 1917-1920 рр.національне державотворення дало поштовх виробленню державної політики вархівній галузі, розробленню проекту національного архіву, офіційномузаснуванню Національної бібліотеки, Української АН,історичної секції в їїструктурі.
З встановленнямрадянської влади в Україні почалась націоналізація архівів, була проведенаархівна реформа на засадах централізація.
На розвиткуархівної справи позитивно позначилась політика «українізації». Заклались основистворення єдиного Державного архівного фонду України, впроваджуваласьукраїнська архівна термінологія, вироблялась методика описування фондів,експертизи цінності документів.
ІІІ етап(1930-1950рр.) – пов'язаний з остаточним утвердженням тоталітаризму в СРСР. Вінхарактеризувався централізацією архівної системи, яка підпорядковувалась Наркоматувнутрішніх справ. Було максимально звужено доступ до архівів. Масові репресіїторкнулись працівників архівної галузі.
У 1940 рр. дорадянської архівної системи було включено архіви західних областей України, якіувійшли до УРСР.
Значних втратархівна справа зазнала в роки 2-ї світової війни. У повоєнні роки здійсненодеякі заходи щодо відбудови архівів, повернено з евакуації документальніресурси, оновлено кадри.
4-й етап (1950рр. – до розпаду СРСР) – залишаючись під повним партійно-державним контролем,архівна справа сформувалась в окрему галузь, якою керувало Головне архівнеуправління при Раді Міністрів СРСР (1966р.). Архівознавство набуло статусунауки і навчальної дисципліни, було опубліковано низку праць, посібників.Підготовка фахівців архівної справи зосереджувалась в Московському державномуісторико-архівному інституті.
5-й етап –пов'язаний з проголошенням незалежності України. Він характеризується новимосмисленням ролі архівів. В 1993 р. було прийнято Закон України «Про НАФ таархівні установи» (нова редакція – 2001р.). Відбулась демократизація архівноїсправи України. Політичними подіями в житті архівів стали наукові конференції,архівознавчі читання.

Лекція2.
Тема:Історія розвитку архівної справи в Україні
 
План
1.Зародженняархівів в Україні( доба Київської Русі та Галицько-Волинського князівства).
2. Розвитокархівної справи на території України в Литовсько-польську добу(15-І пол. 17ст.).
3. АрхівиКозацької держави ( середина 17-18 ст.).
4. Архівнасправа в Україні в кінці 18 –поч. 19 ст.
5. Архіви вУкраїні в 19 – поч. 20 ст.
6. Розвитокархівної справи в добу Української революції (1917-1920 рр.).
7. Архівнебудівництво в Західній Україні в 1920-1930 рр.
8. АрхівиУкраїни в радянський період (1920-1980рр.).
9. Розвитокархівної справи в незалежній Україні.
Ключовіпоняття: регістри, метрика, фамільні архіви,радецькі книги, архівні комісії.
 
1.Зародженняархівів в Україні( доба Київської Русі та Галицько-Волинського князівства)
Історія архівноїсправи в Україні невіддільна від світової історії зародження і розвиткуархівів. Водночас вона пов’язана з історією державних установ, громадських об’єднаньі рухів. Особливості формування і функціонування мережі архівів різних регіонівУкраїни, які перебували у складі Литви, Польщі, Росії та Австро-Угорщини,зумовлювались їхнім тодішнім адміністративно-політичним устроєм.
Взагалі вивченняісторії архівів допомагає осмислити їх місце і роль в житті суспільства,пізнати закономірності еволюції різних типів архівів, простежити процесзбирання документів та формування архівних фондів; стимулює теоретичні студії вархівознавстві.
Історія архівівта архівної справи в Україні починається з утвердженням її державності.Найдавніші писемні документи – грамоти періоду Київської Русі – виникали якрезультат взаємовідносин між великим князем і його васалами, окремими феодалами.Грамоти, переважно, закріплювали права на власність і привілеї, відображалидіяльність землевласників; збирались і зберігались дружинниками і боярами.
Від часузапровадження християнства, як державної релігії та інституційного утвердженняцеркви на території України беруть початок церковні архіви. Монастирі, церкви,митрополичі та єпископські кафедри були центрами зосередження писемнихдокументів.
Монастирі, крімважливих духовних осередків, були ще й великими землевласниками. Вони дбайливозберігали документи про своє заснування, право володіння земельними угіддями,привілеї.
Давнімонастирські архіви Київської Русі не збереглись через ворожі навали, війни,природні катаклізми. Давньоруські літописи не зафіксували відомостей прорізного роду договори київських князів з чужоземними країнами, якіскріплювались писемними документами. Зберігались вони в казні князя.Занотувались на пергаменті.
Княжий двір, якорган центрального управління Галицько-Волинської держави 13-14 ст. мав середсвоїх державних функцій завдання – збирати і зберігати важливі документи.Займався цим печатник (канцеляр).
Монастирі іцеркви, засновані галицько-волинськими князями, крім маєтностей, грошових іречових пожертвувань, отримували богослужебні книги. На них робили, нерідко,записи про пожертви храмам, нотатки господарського плану.
Монастирськізібрання книг і документів відігравали роль архівів-бібліотек. Їх хранителямибули ризничі.
Отож, виникненняархівів в Україні безпосередньо пов’язане з утвердженням державності на їїземлях, насамперед Київської Русі. Розширення державних функцій княжого двору,економічне зміцнення церкви зумовлювали зростання великокнязівського церковнихархівів.
Формувались йособові архіви дружинників і бояр. Розпад Київської Русі, занепадГалицько-Волинської держави негативно позначились на розвитку архівної справи.Закладені архівні традиції знайшли продовження в литовсько-польській добіісторії.
 
2.Розвиток архівної справи на території України в Литовсько-польську добу(15-Іпол. 17 ст.)
У 14-16 ст.українські землі Волині, Поділля, Київщини, Чернігово-Сіверщини опинились підвладою Великого князівства Литовського.
Литовська доба залишилабагаті архіви центральних та місцевих установ. Особливістю державного устроюВКП було зосередження центрального управління в руках великого князя. Звеликокнязівської канцелярії виходили документи, що регламентували життя натериторії ВКЛ: господарство, фінанси, військову справу, суд, відносини з ін. державами.
Акти, видані відімені великого князя, зосереджувалися в архіві, відомому під назвою Литовськаметрика. Канцелярія встановлювала порядок видавання грамот. Виготовлену грамотупереписували і видачу її заносили до книги. Далі грамоту передавали дляскріплення писарю. За «скріпою» писаря вона могла виходити від імені князя безйого підпису. Канцлер чи підканцлер скріплював грамоту печаткою.
В діловодствісередньовічних установ використовувались регістри (реєстри) – книги з записомтекстів вихідних документів. Акти верховної влади записувались до Литовськоїметрики. З 15 ст. відпуски грамот, які видавались від імені князя, копіювалися.
Оригінальнікниги та книги записів документів ЛМ. нині зберігаються в Російськомудержавному архіві давніх актів у Москві.
Варто відмітити,що у середньовічному діловодстві термін «метрика» відповідав термінові «реєстр»(«регестр»).
Центральнимиархівом Речі Посполитої, куди після Люблінської унії (1569р) увійшли українськіземлі, була Коронна метрика. Ця назва закріпилась за урядово-адміністративнимикнигами, які вели у Коронній канцелярії. До книг вписували документи, виходилиз королівської канцелярії – універсали, привілеї, акти, конструкції та ін.
Для інкорпорованихдо Польської Корони воєводств – Волинського, Брацлавського і Київського уКоронній канцелярії започаткували з серпня 1569р. окрему групу книг – Руську(Волинську) метрику. Вона була структурною частиною КМ.
Книги перебувалиу віданні коронного канцлера, їх вели окремі «руські писарі» Коронноїканцелярії.
Крім архівівцентральних установ ВКЛ і Речі Посполитої, існували ще й місцеві архіви. Увигляді компактних архівних зібрань збереглись актові (судово-адміністративні )книги місцевих замків, гродів і земств. Подібно до ведення книг у центральнихустановах, на місцях також існувала практика запису актів до книг. До місцевихархівів з великою кількістю актових книг ставились вимоги щодо їх належногозберігання. Найціннішу частину цих архівів становили привілей та інші грамоти,які визначили права міста. У деяких містах існували спеціальні книги –копіарій, куди вписували привілеї міста.
Отож, зміцненнядержавного управління на українських землях литовсько-польську добу, розвитокділоводства зумовили формування центральних і місцевих архівів.
 
3.Архіви Козацької держави ( середина 17-18 ст.)
Початокукраїнського Державного архіву пов’язують з зародженням козацтва, формуваннямЗапорозької Січі, виникненням козацького управління. Історичні джерела 16 ст.засвідчують існування військового архіву у Трахтемирові Київського воєводства.Реєстрове козацтво зберігало в цьому місті свій арсенал, казну, королівськікорогви, переховувало важливі документи – козацькі привілеї.
З утвореннямкозацько-гетьманської держави Б.Хмельницького, архів став державним. Пригетьмані існувала Генеральна військова канцелярія, до якої надходили численніакти про внутрішнє врядування, дипломатичні відносини.
Необхідністьнаведення різних довідок для гетьманського правління, зумовили утворення архівупри Генеральній канцелярії. Оголював його і опікувався діловодством генеральнийвійськовий писар. Державний архів за Б.Хмельницького розташовувався угетьманській резиденції в Чигирині.
Під часвійськових походів деякі документи перебували в похідному архіві вгетьманському таборі.
Є свідчення проте, що канцелярія зберігала копії дипломатичних актів, надісланих до іншихдержав. Кожен гетьман зосереджував архів у своїй столиці.
У 18 ст. крімканцелярії гетьманського уряду, існували й інші інституції – Генеральнаскарбова канцелярія (генеральний підскарбій видав архівом, генеральний суд, приякому було своє діловодство та архів. При канцелярії генерального обозного,який відав артилерію, також сформувався свій архів.
1722р. наказомПетра І було запроваджено правління Малоросійської колегії, в результатідіяльності якої відклались цілі архівні фонди. Були спеціально розробленіправила зберігання документів, їх обліку, створення довідкового апарату.Введена посада генерального архіваріуса.
В Україні –Гетьманщині архіви формувались і при полкових і сотенних канцеляріях. Полковеділоводство зосереджувалось в полкових канцеляріях. Відав нею полковий писар. Вканцелярії було кілька відділів (повиттів), які ще називали «столами» іполковий архів, в якому зберігались оригінали документів.
Серед церковнихархівів 17-18ст. найціннішими були монастирські фонди. Великі за обсягом фондизосереджувались у Києво-Печерській лаврі, Михайлівському Золотоверхому іВидубицькому монастирях. Не змінились особливості монастирських архівів, якмішаних сховищ і церковно-адміністративної документації. Поряд з практичнимвикористанням монастирських архівних документів зростала їх роль як історичнихджерел. Монастирі були місцем, де складались хроніки і літописи.
Монастирськіархіви 18 ст. зазнали значних втрат через цілеспрямоване вилучення документів(на вимогу царського уряду).
Піднесенняполітичного і культурного життя в Україні в ІІ пол. 17-18 ст. прагненнякозацько-старшинської верхівки закріпити за собою привілеї, права власностісприяли формуванню родинних (фамільних) архівів. Архівні зібраннянайвпливовіших у Гетьманщині родин – Забіл, Кочубеїв, Маркевичів,Милорадовичів, Полуботків, Сулим та ін. охоплювали численні матеріали офіційнихустанов, документи на право власності та володіння, надання привілеїв, офіційнеприватне листування, родовідні документи тощо.
Дбайливеставлення власників до цих паперів було характерною рисою українськогодворянства – еліти суспільства.
На жаль,фамільні архіви Гетьманщини розпорошувались при неодноразових поділах майна міжспадкоємцями, поповнювали приватні зібрання колекціонерів. Псувались віднесприятливих умов зберігання.
Унікальнимдокументальним комплексом був архів Коша Нової Запорозької Січі, матеріалиякого охоплювали 1713-1776 рр. Архів Січі існував ще з 17 ст. Січова школаготувала канцеляристів, що займались також питанням зберігання документів.
Під часруйнування Запорозької Січі 1709 р., зазнав розгрому і архів. Згодомділоводство військової канцелярії Запорозької Січі зазнало російського впливу,документація приводилась у відповідність з вимогами російських канцелярій. Зчасом, після захоплення 1775 р. Січі архів Коша був розпорошений.
 
4.Архівна справа в Україні в кінці 18 – поч. 19 ст.
З ліквідацієюавтономії України та введенням загальноросійського адміністративного устрою,розвиток українських архівів тісно пов’язувався з архівним будівництвом уРосійській імперії. Зміни в адміністративному управлінні українськимитериторіями впливали на долю архівних фондів. Архіви ліквідованих установнадходили у розпорядження нових адміністративно-територіальних органів.
У 1831-1835 рр.у містах України було скасовано магдебурзьке право. Утворювались нові органисамоуправління – міські думи, при яких діяли архіви. Вони зберігали документипро права і привілеї міст.
Російськібюрократичні порядки, регламентація канцелярської служби сприяли зростаннюдокументообігу. В 19 ст. поточне діловодство було відокремлене від архівів.Канцелярії непотрібні для поточних справ документи передавали до архівів заописом. В них, переповнених старими справами, документи зберігались безналежного порядку.
На розвитокархівів в Україні у 19 ст. впливала загальна постановка архівної справи уРосійській імперії. Так, за наказом 1798 р. судові справи в кожній губерніїздавались по закінченні до архіву губернської судової палати. Указ 1800 р.вимагав справи адміністративного характеру передавати до архіву губернськогоправління, а фінансово-економічні справи зосереджувати у казенній палаті.Циркуляри та інструкції МВС передбачали впровадження архівів судових місць,канцелярій, виконавців, щорічний перегляд справ, яким минуло 10 років, таперевірку архівів раз на рік.
Військовеміністерство, в свою чергу, розробило Правила передавання закінчених справ доархівів військових канцелярій. Упорядкуванням архівів духовного відомства зсередини 18 ст. опікувався Святіший Синод.
Щодо ситуації зархівами на Правобережжі, то у 18 ст. тут співвідношення між архівнимиустановами центральних і місцевих установ змінилось. Важливу роль відіграваламісцева влада, що позначилось на складі архівів гродських судів, шляхетськихстанових судів, а також – архівів міського самоуправління, приватних архівіввеликих землевласників. Значно поповнились архіви магістратів і ратуш.Найважливішу групу документів в архівах становили актові книги. Іншу групускладали рахункові акти і книги. У великих містах вели так звані радецькі книги(сюди записували ухвали ради). У містечках, де міський уряд не ділився на лавуі раду, велись єдині міські книги.
Зміна устроюПравобережної України після її приєднання до Російської імперії, докорінновплинула на архівну справу цього регіону. Вона здійснювалась за російськимвзірцем.
Церковні архівиПравобережжя відображали релігійну ситуацію в регіоні, церковну організацію,підпорядкування церков, адміністративне управління та ієрархіюримо-католицької, греко-католицької та православної церков. На збереженістьцерковних архівів впливала соціально-політична ситуація на Правобережжі у 18ст. Через безперервні конфлікти католицькі ієрархи не мали постійноїрезиденції, що призводило до розпорошення архівних комплексів.
З діяльністюнайбільших землевласників Правобережжя – князів Любомирських, Сангушків, графівПотоцьких та ін. пов’язане формування магнатських архівів. Крім юридичнихактів, у них зберігалось офіційне і приватне листування.
Важливим етапому розвитку архівної справи було заснування історичного архіву у Львові,Центрального архіву давніх актів у Києві, Харківського історичного архіву, атакож формування документальних колекцій і наукових архівів науково-історичнихтовариств. Цікаво, що огляди, описи, каталоги архівів і документальних колекційнаукових товариств публікувались в історичній періодиці, виходили окремимивиданнями.
Поширеним явищему 18 ст. на Україні було колекціонування писемних пам’яток приватними особами.Серед приватних документальних зібрань 19 ст. відомими і важливими у науковомувідношенні були архіви історика О. Лазаревського. Історика М.Маркевича,дослідника А.Скальковського, М.Судієнка, музеєзнавця П.Потоцького. Характер ітематика приватних документальних зібрань зумовлювались особистими науковимиінтересами збирача, його соціальним оточенням, видом занять.
 
5.Архіви в Україні в 19 – поч. 20 ст.
В 19 – поч. 20ст. розпочавсь процес реорганізації архівної справи у Росії. Звичайно, він маввідголос і в Україні. В 1820 р. барон Г.Розенкампф подав ідею централізаціїархівів. Для управління об’єднаними архівними фондами він запропонував створитиГоловне управління архівами, яке б підпорядковувалося Державній раді. Йшлось іпро необхідність фахової підготовки архівістів. Взагалі, активізація архівногоруху в цей період була спричинена:
· загрозливим розмахом нищення документів;
· зростанням інтересу до архівів, узв’язку з розвитком історичної науки і потребами суспільного життя.
Новий проектархівної реформи запропонував М.Калачов. Він вважав, що архіви повинніподілятись на поточні, довідкові при кожній установі й центральні історичні (їхпередбачалось створити при центральних міністерствах та інших вищих урядовихустановах, а також у кожній губернії). Була пропозиція створити Головну архівнукомісію, що відала б всіма архівами Росії і визначала б порядок знищенняархівних документів. В результаті реалізації цього проекту, в Петербурзістворено Археологічний інститут, що займався професійною підготовкоюархівістів. З ініціативи цього закладу були створені губернські вчені архівнікомісії. Вони займались питаннями:
· розбирання документів, призначених дознищення;
· виділення важливих в історичному планідокументів;
· складання описів і покажчиків;
· передання документів на зберіганнямісцевих історичних архівів.
При деякихучених архівних комісіях створювалися історичні архіви. Згодом комісії висунулипрограму організації центральних архівів у кожній губернії, якою архівнимкомісіям відводилась керівна роль у створенні центральних губернських архівів.Вчений Д.Самоквасов піддав критиці діяльність губернських вчених архівнихкомісій. Все ж останні здобули перемогу.
 
6.Розвиток архівної справи в добу Української революції (1917-1920 рр.)
Поворотнимрубежем в історії архівної справи в Україні стала Українська революція1917-1920 рр., відновлення Української держави. З проголошенням УНР, центральнаРада розробила ряд заходів щодо збереження архівів і підвищення їх ролі всуспільстві. Восени 1917 р. був створений Бібліотечно-архівний відділ приГенеральному секретаріаті справ освітніх ЦР. Основними напрямами діяльностіцього відділу були:
· реєстрація архівів;
· складання описів відомих архівів;
· розширення діяльності архівних комісій;
· рятування приватних архівів;
· реєстрація українських документів вархівосховищах Росії та їх повернення на Україну.
Уряд ЦР надававважливого значення розбудові системи державних архівних установ. У березні 1918р. було засновано Державний військово-історичний архів, на який покладалисьфункції архівного управління, що мало організувати військово-історичні архіви вУкраїні. Слід відмітити, що програма уряду ЦР передбачала реформування архівноїсправи. Проект реформи архівів був розроблений за правління гетьманатуП.Скоропадського. Основний зміст її полягав у проголошенні державної власностіна архівні документ. Центральною установою архівної системи мав статиНаціональний архів Української держави в Києві. В ньому мали зосереджуватисьдокументи загальнодержавного характеру. Передбачалось створити губернськіархіви для зберігання документів губернських інституцій. На жаль, проектиархівної реформи не вдалось реалізувати ні уряду П.Скоропадського, ні ДиректоріїУНР. Все ж головна увага уряду Директорії була зосереджена на зберіганніархівних документів, зокрема військових архівних фондів.
Важливим етапомформування військово-архівних фондів стала архівна діяльність українськихінституцій в еміграції, зокрема в Польщі. Тут, у м.Тарнові, було засновано Головнийвійськово-історичний архів. Відповідно до Закону УНР від 1.09.1921 р.передбачалось створити за кордоном Музей-архів визволення України для збирання,впорядкування та охорони історичних документів і пам’яток визвольної боротьбиукраїнської нації. !922 р. при Міністерстві освіти було створено Архівнукомісію для «перебирання історичних матеріалів для Музею-архіву визволенняУкраїни». Загалом, увага урядів ЦР, Гетьманату і Директорії у складних умовахвійн та революції зосереджувалась на врятуванні архівних матеріалів, реєстраціїархівів В Україні та українських архівних документів закордоном.
 
7.Архівне будівництво в Західній Україні в 1920-1930 рр.
У ЗахіднійУкраїні робота архівів велась згідно з декретом про утворення державних архівівта опіку над архівними матеріалами, прийнятим польським урядом 07.02.1919 р.Для керівництва архівами було створено Відділ державних архівів, якийздійснював науково-технічний нагляд зав архівами міських і гмінних установ тагромадських організацій, забезпечував охорону документів, готував інструкції,правила щодо комплектування архівів, зберігання та використання документів. Назахідноукраїнських землях було створено Державний архів у Львові. Одночасно приуправлінні міста існував Міський архів стародавніх актів, заснований ще всередині 13 ст.
Взагалі архівистворювалися у тих місцях, де зосереджувалися документальні комплекси якрезультат діяльності адміністративних і судових установ, громадськихорганізацій.
Архіви Буковинизазнали значних втрат під час першої світової війни та розпаду Австро-Угорськоїімперії.
Важливу роль вархівному будівництві краю відіграла Комісія державних архівів Буковини. Їїзавдання полягали в концентрації архівних документів та організації окружногодержавного архіву.
У 1938 р. булостворено Чернівецьку регіональну дирекцію державних архівів, яка керувалаархівною справою до 1940 р., доки ці землі не ввійшли до складу УРСР.
АрхівиЗакарпаття після його приєднання до Чехословаччини були підпорядковані новійадміністрації Підкарпатської Русі (урядова назва автономного Закарпаття), якавважала за необхідне об’єднати архіви краю в єдиний архів Підкарпатської Русі.В кінці 1920-их років крайовому архіву було виділено приміщення. Значних втратвін зазнав під час окупації краю в роки другої світової війни.
Отож, в західнихрегіонах України, що перебували в 1920-30-х рр… під владою Польщі, Румунії таЧехословаччини, відбувалися процеси централізації архівної справи. Діяльністьархівів регулювались державним законодавством. Архівні установи очолюваливидатні діячі науки і культури, які відігравали важливу роль в архівномубудівництві Галичини, Буковини, Закарпаття.

8.Архіви України в радянський період (1920-1980рр.)
Зі встановленнямрадянської влади в Україні розпочались процеси централізації управлінняархівною справою та її одержання.
У 1919 р. булостворено Головне управління архівною справою. Воно розробило проект загальноїархівної форми в республіці, що передбачала створення Всеукраїнського архівногофонду, організацію мережі центральних і місцевих архівних установ, підготовкукадрів для архівної системи.
Всі архіви, втому числі приватні документальні зібрання, оголошувалися загальнонароднимнадбанням.
Централізаціяархівної системи передбачала конуси традицію документів, логічним завершеннямякої була загальнодержавна централізація зберігання і організація використанняархівної інформації.
Хоча принципцентралізації передбачав звільнення архівів від відомчого контролю, проте, наперший план висунулись управлінсько-контролюючі аспекти централізації, державніінтереси домінували над науковими.
Впродовж1920-30-их рр. в архівній системі УРСР відбулось зміцнення командно –адміністративних методів управління архівами. Це спричинило опір українських архівістів.Партійно-урядові органи організували кампанії «Чисток» архівних кадрів. Підслідством перебували сотні архівістів, безпідставно звинувачених.
Логічнимзавершенням курсу більшовиків на тотальну політизацію і одержавлення архівівстало підпорядкування архівної системи НКВС — наймогутнішомукарально-репресивному органові. Наслідком включення архівів до системи НКВСбула строга централізація і секретність. Засекреченими виявились не тількидокументи, які складали державну або військову таємницю, але й відомості пророботу самих архівів.
З 1920 р. порядз державною архівною системою в Україні формувалася система партійних архівівяк складова частина архівного фонду Компартії. Ці архіви обслуговувалиполітико-ідеологічні, науково-інформаційні та кадрові потреби партії.Характерною особливістю партійного архівного фонду була засекреченість,обмежений доступ, повний контроль за використанням архівних документів. Таксформувалась замкнена архівна система ВКП (б).
З початкомгітлерівської агресії діяльність архівних установ України підпорядковуваласьвимогам воєнного часу. Першочерговим завданням тала евакуація документів наСхід. Обов’язковому виведенню підлягали секретні і надсекретні фонди. Керуючисьполітичними пріоритетами і вузьковідомчими інтересами, керівні архівні органиНКВС наказали знищити матеріали, які не вдавалося евакуювати. Архіви Українививозили до міст Поволжя, Уралу, Сибіру, Казахстану та Узбекистану. Найбільшаїх частина потрапила до міста Златоуста. Перші місяці окупації були позначені стихійнимпограбуванням архівів, з метою відбирання та вивезення цінностей до Німеччини.Однак, були і спроби відповідних окупаційних служб забезпечити їх збереження.
З визволеннямУкраїни восени 1944 р. почалась робота з відновленням радянської архівної системиі відбудова архівного господарства. Основними напрямами діяльності в цей періодбули:
· реевакуація архівних фондів;
· відновлення діяльності центральнихдержавних архівів;
· реорганізація їх мережі.
З середини1950-х рр. архівні установи УРСР залучались до міжнародного співробітництва,брали участь у міжнародних конгресах архівістів, конференціях. У 1960-1970 рр.значна увага приділялася поліпшенню умов зберігання документів, будівництвунових архівосховищ, формування документальної бази державних архівів; створеннюсистеми науково-довідкового апарату, науково-дослідній і археографічній роботіархівних установ. Процеси лібералізації архівів в умовах партійно-бюрократичноїсистеми проходили надто повільно. Широкі кола громадськості домагались розширеннядоступу до архівів. Прагнення до змін в архівній системі, її демократизації,яке стало наростати з середини 1980-х років, пов’язане з «горбачовськоюперебудовою». В березні 1991 року було вперше засновано Спілку архівістівУкраїни.
Архівнебудівництво в радянській Україні перебувало в кризовому стані. Назрівалаоб’єктивна необхідність вироблення нової стратегії і тактики архівногобудівництва на нових демократичних засадах.
 
9.Розвиток архівної справи в незалежній Україні
Відновленнядержавної незалежності поклало початок новому етапу архівної справи України,відродженню її традиції, демократизації архівної системи. З падіннямтоталітаризму гостро постала проблема правового регулювання нових відносин вархівній сфері, створення нормативно-правової бази, яка б відповідала сучаснимреаліям, вирішенню питань правонаступницька щодо ДАФ колишнього СРСР. Основоюформування самостійного НАФ стала вітчизняна частина ДАФ СРСР. Згідно зпостановою Президії ВР України від 09.09 1991 р. на державне зберігання передавалисьдеякі категорії документів колишнього КДБ УРСР, зокрема архівно-слідчі справиколишніх репресованих жертв нацистських переслідувань, вивезених на примусові роботидо Німеччини.
23.12.1993 – ВРУкраїни прийняла закон «Про НАФ». Закон визнав НАФ складовою частиноювітчизняної і світової історико-культурної спадщини, поставив його під охоронудержави і зафіксував державні гарантії його зберігання, примноження івикористання.
Протягом1996-2000 рр. було розроблено або перескладено положення практично про всідержавні архівні установи, порядок передавання до державних архівів УкраїниКінодокументів, типові положення про експертні комісії, порядок проведеннядержавного обліку документів НАФ, методику і критерії унікальних документальнихпам’яток та ін. Поряд з напрацюванням нових нормативно-правових актівздійснювався систематичний перегляд раніше затверджених актів з метоюпідтримання їх відповідності чинному законодавстві, досягненням теорії іпрактики архівної справи.
Одним з важливихобов’язків державних архівів у 1991-2001 рр. було поповнення НАФ документами,що відображають стан розбудови державності України. Важливою складовоюдіяльності державної архівної служби впродовж 1991-2001 рр. була організаційнаробота, спрямована на зміцнення матеріально-технічної бази державних архівів.Однак, впродовж десятиліття деградація матеріально-технічної бази залишаласьоднією з найсуттєвіших негативних тенденцій архівної справи. Необхідністьнаукового забезпечення розвитку галузі зумовило створення галузевої науковоїустанови. З 1994 р. почав діяти Український державний науково-досліднийінститут архівної справи і документознавства, основними завданнями якого сталорозроблення проблем вітчизняного архівознавства, документознавства, методикиархівної справи.
Відповідно навимоги часу стала інформатизація архівної справи і Україні. Формальною точкоювідліку на цьому шляху було рішення колегії Головархіву України про створенняавтоматизованої інформаційної системи на базі Центрального фондового каталога(1989р).
В ІІ пол.1990-их рр. продовжувалось удосконалення підготовки кадрів. Поряд з Київськимнаціональним університетом імені Т. Шевченка, підготовку архівістівзапочаткували Харківський національний університет культури і мистецтв,Східноєвропейський університет імені В.Даля. Систематичності набули курсипідвищення кваліфікацій для різних категорій архівних працівників. 
Статуссамостійної держави змінив характер міжнародних зв’язків України в архівнійсправі. Україна підписала угоди про співпрацю з багатьма державами – колишнімиреспубліками СРСР – Болгарією, Польщею, Румунією, Швецією. Українські архівістизалучались до розробки і впровадження архівних програм Ради Європи. Регулярноюстала їх участь у міжнародних науково-практичних конференціях, присвячених актуальнимпитанням архівної справи.
З 1999 р. булозапроваджено День працівників архівних установ – 24.12 започатковано галузевунаукову премію імені Василя Веретенникова (2010 р.)

Лекція3.
Тема:Поняття про архівну систему та систему архівних установ України
 
План
1.Поняття проархівну систему.
2. Основні видиархівних систем.
3 Системаархівних установ України.
Ключовіпоняття: архівна система, система архівних установ,мережа архівних установ, Держкомархів.
 
1.Поняттяпро архівну систему
Архівознавство,як і кожна наука, послуговуються певними термінами. До них і поняття «архівнасистема».
Архівна система– це сукупність основоположних принципів організації архівної справи, способів,технологій її ведення, що забезпечують цілісність та скоординованість функціонуванняархівних установ. Архівна система має конкретно-історичний зміст, є похідноювід суспільно-державного ладу, політичного устрою, національно-культурнихтрадицій держави, регулюється відповідними законодавчими актами і функціонує вправовому полі. Осмислення суті архівної системи дає можливість засвоїти їїособливості, зіставити сильні і слабкі сторони, глибше вникнути в тенденції іперспективи розвитку архівної справи.
 
2.Основні види архівних систем
За принципамипобудови і характером управління архівні установи з певною мірою умовностіподіляють на 2 групи:
 -централізовані (управління архівною справою здійснюється єдиним державниморганом на спільних засадах);
 -децентралізовані (включають автономні підсистеми управління архівною справою).
 У чистомувигляді такі системи майже не зустрічаються. Найпоширенішими є мішані системи,з елементами централізму і децентралізму. Централізовані архівні системивластиві країнам з абсолютистськими або тоталітарними режимами, що встановлюютьщо встановлюють тотальний контроль за всіма сферами суспільного життя, в т.ч.архівною справою. Прикладом централізації архівної справи є архівна системаколишнього СРСР, Китаю. У більшості країн світу архівні системи склались якдержавні, а управління ними має різний рівень централізації при забезпеченнідосить широких самоврядних прав архівних установ. Пріоритет елементівцентралізації архівної системи зберігається у Франції, Бельгії, Італії.Португалії, скандинавських країнах.
 Політикадецентралізації архівної справи притаманна Великобританії, США, Канаді,Німеччині, Японії. Слід відмітити що провідною тенденцією розвитку архівнихсистем в ІІ пол. ХХ ст. була їх децентралізація, демократизація архівноїсправи, що відповідає процесам світової інтеграції, розвитку комунікацій таінформаційних систем.
 
3Система архівних установ України
З поняттям«архівна система» тісно пов’язані терміни:
«системаархівних установ» — ієрархічно побудована сукупність архівних установ;
«мережа архівнихустанов» — сукупність архівних установ, розташованих на певній території.
Систему архівнихустанов України складає сукупність архівів та архівних підрозділів, щозабезпечують формування Національного архівного фонду, (НАФ), його зберіганнята використання відомостей, що містяться в архівних документах, здійснюютьуправлінські, науково-дослідні та довідково-інформаційні функції в архівнійсправі. Архівні установи можуть засновуватися органами влади, місцевогосамоврядування, юридичними та фізичними особами на будь-якій формі власності. Належністьдержавного архіву до певного рівня системи архівних установ (районного,міського, обласного, республіканського, загальнодержавного) визначає його ранг,що відповідає рівню державного органу, чи органу місцевого самоврядування, якийутворив цей архів, і складу документів, що в ньому зберігаються і підлягаютьзберіганню.
Діяльністьархівних установ регулюється Законом України «Про НАФ та архівні установи»,правилами, положеннями, інструкціями, затвердженими центральним органомвиконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства, державнимистандартами.
Систему архівнихустанов України складають такі групи:
- спеціально уповноважений центральнийорган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства;
- науково-дослідні установи;
- центральні державні архіви;
- галузеві державні архіви;
- державний архів у АРК;
- місцеві державні архівні установи;
- інші місцеві архівні установи;
- архівні підрозділи державних науковихустанов, музеїв, бібліотек;
- архівні підрозділи органів державноївлади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств,установ. організацій;
- архівні підрозділи об’єднань громадян,релігійних організацій, підприємств, організацій, заснованих на приватнійвласності; архівні установи, засновані фізичними особами;
- підприємства і організації у сферіархівної справи та діловодства.
Спеціальноуповноваженим центральним орган виконавчої влади у сфері архівної справи таділоводства є Державний комітет архівів України, на який покладено функціїуправління архівною справою, контролю та нормативно-методичного забезпеченняведення діловодства. Держкомархів бере участь у формуванні та забезпеченніреалізації державної політики у сфері архівної справи та діловодства, здійснюєнормативно-правове регулювання відносин, визначає перспективи і пріоритетнінапрямки розвитку, здійснює міжгалузеву координацію, функціональне регулювання,міжнародне співробітництво.
У своїйдіяльності він керується Конституцією України, чинним законодавством,Положенням про Держкомархів.
Спираючись нанауково-дослідний потенціал галузі, співпрацюючи з установами НАН України,провідними університетами, Держкомархів виробляє стратегію архівногобудівництва, конкретні програми її реалізації, впливає на матеріально-фінансовезабезпечення архівів, кадрову політику.
Він такожконтролює діяльність архівних служб, організовує нормативно-правове танауково-методичне, інформаційне забезпечення її діяльності.
Держкомархіврозпоряджається НАФ, організовує його формування, державну реєстрацію,державний облік та зберігання його документів, використання архівноїінформації.
Безпосередньопідпорядковані Держкомархіву архівні установи складають систему ДержкомархівуУкраїни, до якої входять центральні державні архіви України, інші центральнідержавні архівні установи та місцеві державні архівні установи.
За складомдокументів, що підлягають зберіганню в них, державні архіви поділяються на:
- загальні (зберігають документи,незалежно від часу їх створення, виду матеріальної основи документів, способу ітехніки закріплення інформації);
- спеціалізовані (зберігають документи, щообмежуються конкретним часом, тематикою, галузевою належністю, видамиматеріальної основи документів, способом і технікою закріплення інформації.Наприклад: Державний кінофотофоноархів України ім. Г. Пшеничного);
- архіви, що комплектуються (здійснюютьсистематичне поповнення своїх архівних фондів документами, що утворились вїхніх джерелах комплектування);
- історичні (архіви, що зберігають закритіархівні фонди установ попередніх історичних епох).
Провідне місце уформуванні НАФ та забезпеченні його збереженості належить центральним державнимархівам. Вони створюються за рішенням Кабміну України для постійного зберіганнядокументів НАФ відповідно до свого профілю, виконання завдань та функцій управлінняархівною справою та діловодством.
Найважливішідокументи НАФ, присвячені новітній історії України(після 1917 р.) зосереджені вцентральному державному архіві вищих органів влади управління України (ЦДАВО) вКиєві. Тут зберігаються документи державних органів освіти, культури,мистецтва, особові фонди державних і громадських діячів, вчених. Архів маєпонад 3 тис. фондів, близько 2 млн. справ, відповідний довідковий апарат.
Винятково цінніта унікальні документи і колекції зосереджені в сховищах Центральних державнихісторичних архівах у Києві та Львові. Тут зібрано колекції документів, щостосуються литовсько-польського, козацько-гетьманського періодів українськоїісторії, релігійних установ, зокрема, Києво-Печерської лаври.
У фондахцензурних установ зберігаються документи, пов’язані з виданням ірозповсюдженням творів Т.Шевченка, І.Франка, Лесі Українки, М.Коцюбинського таін… Гордістю є фамільні фонди Ханенків, Максимовичів, Терещенків, Грушевськихта інших. Цінну інформацію містять особові фонди істориків Д.Багалія,В.Базилевича, В.Іконникова, І.Каманіна
Певну специфікумає Центральний державний історичний архів України у Львові. Колекціїдокументів, що зберігаються тут, зафіксували інформацію про становищезахідноукраїнських земель у складі Речі Посполитої. Унікальну цінність маютьколекції карт і планів Львова 16-17 ст., інших міст України в цілому. В архівіє понад 5 тис. стародруків.
Скарбницеюдокументів і пам’яток новітньої політичної історії України є Центральнийдержавний архів громадських об’єднань (ЦДАГО), створений 1991 р. окремийархівний фонд 236-й якого, є важливим джерелом для дослідження трагічнихнаслідків карально-репресивних акцій 1920-1930 рр. проти українського народу.Архів має автоматизовану інформаційну систему і банк даних про учасниківпартизанського руху в Україні, тематичні покажчики.
Центральнийдержавний кінофотофоноархів України ім. Г. Пшеничного (ЦДКФФ) збирає, облікує ізберігає аудіовізуальні документи. Тут є унікальні кінохроніки, що зафіксувалиісторичні події Української революції 1917-1920 рр. Кінофотофонодокументизафіксували багатьох діячів української культури, видатних вчених: А.Бучму,Остапа Вишню, О.Довженка, Л.Курбаса, П.Тичину, інших.
Виразнуспецифіку має Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва (ЦДАМЛМ)України, заснований 1968 року для збирання, зберігання архівної інформації зісторії української культури, літератури і мистецтва.
У 1989 р. вХаркові створено Центральний державний науково-технічний архів України длязберігання науково-технічної інформації, що об’єктивно відображає історіюрозвитку науки і техніки: проектів спорудження важливих об’єктів ПЕК,підприємств важкої промисловості та ін.
Важливою ланкоюсистеми архівних установ Держкомархіву є Український науково-дослідний архівноїсправи та документознавства, на який покладено науково-методичне забезпеченнярозвитку архівної справи, розроблення теоретичних і методичних проблемархівознавства, документознавства, археографії, дослідження історіїархівістики, новітніх архівних технологій.
До системиДержкомархіву належать місцеві державні архіви:
- державний архів у АРК;
- державні архіви областей;
- архіви міст Києва і Севастополя.
Вони здійснюютьуправління архівною справою і діловодством у регіонах та постійне зберігання документівНАФ, що мають місцеве значення.
Ще одну групуустанов системи Держкомархіву складають архівні відділи районних державнихадміністрацій, підзвітні і підконтрольні головам РДА, державному архіву в АРК,державному архіву області, м. Києва і Севастополя, а також ДержкомархівуУкраїни. Вони здійснюють управління архівною справою і діловодством натериторії району та тимчасове і постійне зберігання документів НАФ, що маютьрайонне значення, фіксуючи інформацію про державні органи, органи місцевогосамоврядування, підприємства, установи, організації, що діяли раніше на ційтериторії та інші архівні документи з її історії.
Місцеві архівніустанови можуть створюватись і органами виконавчої влади і місцевогосамоврядування для централізованого тимчасового зберігання архівних документів,що не належать НАФ. До місцевих архівних установ належать також спеціалізованіархівні установи – трудові архіви, які створюються місцевими органамивиконавчої влади та органами місцевого самоврядування для централізованоготимчасового зберігання архівних документів, не внесених до НАФ.
Державнезберігання документів НАФ здійснюють також державні архівні установи, що невходять до системи Держкомархіву України:
- галузеві державні архіви;
- архівні підрозділи державних науковихустанов, музеїв, бібліотек.
Галузевідержавні архіви створюються за рішенням Кабміну для постійного централізованогозберігання геологічних, гідрометеорологічних, картографічних та специфічнихвидів архівних документів, які потребують особливих умов їх зберігання івикористання відомостей, що містяться в них. Такі архіви належать доспеціалізованих державних архівів. Положення про них затверджуютьсяДержкомархівом і відповідними центральними органами виконавчої влади. В ІІ пол.1990 рр. статус галузевих державних архівів дістали архіви Міністерства оборониУкраїни, МВС України, СБУ та ін.
Архівніпідрозділи державних наукових установ, музеїв і бібліотек створюються впорядку, встановленому законодавством, для постійного зберігання документівНАФ, що нагромадились у сховищах цих установ та інших профільних документів.
Положення протакі архівні підрозділи затверджуються відповідними науковими установами,музеями, бібліотеками за погодженням Держком архівом України.
Найбагатші фондисеред архівних установ цієї групи мають Інститути рукопису та архівознавстваНаціональної бібліотеки України ім. В. Вернадського та ін.
До системиархівних установ належать також архіви та архівні підрозділи об’єднаньгромадян, релігійних організацій, підприємств, установ, заснованих наколективній та приватній формі власності або фізичними особами. Такі архівніустанови створюються для постійного або тимчасового зберігання документів, щоне належать державі та територіальним громадам. Положення про архівні установиз приватною формою власності, затверджуються їх засновниками з урахуванням рекомендаційДержкомархіву.
Документи, що неналежать державі та територіальним громадам можуть зберігатись також вустановах, заснованих фізичними особами. Строки зберігання документів у такихархівах визначаються договором, укладеним засновником з власником документівабо уповноваженою власником особою, з урахуванням мінімальних строківзберігання документів, визначених відповідно до законодавства. В договоріобумовлюється місце подальшого зберігання документів у разі ліквідаціїустанови.

Лекція4.
Тема:Склад, структура та правові засади Національного архівного фонду України
 
План
1.Поняття просукупний архівний фонд України.
2. Склад іструктура НАФУ.
3 Правові засадиНАФУ.
Ключовіпоняття: Національний архівний фонд, Державнийархівний фонд, експертиза цінності документів, державна реєстрація документів,страхові копії, копії фонду користування.
 
1.Поняттяпро сукупний архівний фонд України
Важливоюпроблемою архівознавства є проблема сукупного архівного фонду. Кожна держава,нація мають свої матеріальні та духовні цінності, в тому числі, архівнуспадщину.
Сукупністьдокументів, що мають суспільне, наукове та духовно-культурне значення,пов’язані з історією народу і його держави й перебувають під її опікою, врадянському архівознавстві називали Державним архівним фондом (ДАФ).
Одним зрезультатів розпаду СРСР на початку 1990-х рр. була поява нових законодавчихактів. В процесі законотворення на пострадянському просторі було констатовановиникнення проблеми використання спільної спадщини і запроваджено нове поняття«НАФ».
Політологічнанаука розглядає поняття «державний» і «національний» як синоніми. Перевагапоняття «національний», яке витіснило поняття «державний», щодо архівного фондудержави полягає в тому, що воно підкреслює синтез найбільших цінностейзагальнонародного характеру, акумулює найвище надбання нації, яке входить замежі тієї чи іншої держави.
В Україні назву«НАФ» закріплено у положенні про Головне архівне управління при Кабміні (21.07.1992),що засвідчило потребу в такому новому понятті архівної практики і суспільнихвідносин.
Зміст йогоофіційно вперше було подано у Законі «Про НАФ і архівні установи», прийнятому24.12.1993.
Під часрозбудови незалежної держави загострились проблеми архівів. Поряд з підвищенняінтересу до їхніх інформаційних багатств спостерігались прояви нігілістичногоставлення окремих суспільних груп до документальної спадщини, стала відчутною невідповідністьсоюзних нормативних актів новим суспільним умовам, загострилось відставання відпотреб матеріально-технічної бази архівів, виявилась слабкість соціальноїзахищеності архівістів.
У ситуаціїневизначеності з багатьох питань Закон забезпечив правовий захист НАФ як єдиноїсукупності всіх документів, що зберігаються на території України і маютьофіційно визнану наукову та історико-культурну цінність.
Прийняття вищезазначеного Закону забезпечило правову основу існування архівної системи,побудованої на єдиних принципах і засадах, юридично оформило величезнийінформаційний масив – НАФУ.
13.12.2001 булоприйнято нову редакцію цього Закону. В ній наголошено поряд з національним,загальносвітовий аспект значення НАФ, у чому виявилося самоусвідомленняукраїнською нацією свого суттєвого місця в загальнолюдській цивілізації.
 
2.Склад і структура НАФУ
НАФ – цесукупність архівних документів, що відображають історію духовного іматеріального життя українського народу та інших народів, мають культурнуцінність і є надбаннями української нації. До НАФ відносять документи незалежновід їх виду, місця і часу створення, виду матеріального носія інформації, формвласності на них.
Для внесенняархівних документів до НАФ проводиться відповідна експертиза і державнареєстрація.
Документи НАФ єкультурними цінностями, що постійно зберігаються на території України або за їїмежами і згідно з міжнародними угодами, ратифікованими ВР, підлягаютьповерненню в Україну.
В складі НАФ єтри групи документів:
— документи, щоутворились в різні історичні періоди на теренах сучасної України та зберігаютьсяна території України;
— документиукраїнського походження, що утворились за межами України і передані у власністьУкраїни чи її громадян у порядку реституції, на підставі дарування абозберігаються за межами України і відповідно до міжнародних угод підлягаютьповерненню в Україну (в оригіналах або копіях);
— документиіноземного походження, що утворились на теренах інших держав і, за різнихобставин опинившись на території України, стали невід’ємною частиноюнаціональної історико-культурної спадщини.
Серед документівкожної з цих груп є такі, що мають особливе значення та унікальний характер.Тому чільне місце у складі НАФ належить особливо цінним та унікальнимдокументам.
До особливоцінних належать архівні документи, що містять інформацію про найважливішіподії, факти і явища в житті суспільства, не втрачають значення для економіки,культури, науки, духовного життя, міжнародних відносин, екології, державногоуправління, оборони і є неповторними з погляду їх юридичного значення іавтографічності.
Унікальнідокументи НАФ становлять виняткову культурну цінність, мають важливе значеннядля формування національної свідомості українського народу, визначають йоговнесок у всесвітню культурну спадщину. Для унікальних документів передбаченоособливу форму обліку – облік у Державному реєстрі національно-культурногонадбання. З’ясування виключної історико-культурної цінності документів НАФ івіднесення їх до унікальних відбувається з урахуванням таких критеріїв:
- статус і значення фондоутворювача;
- походження, авторство документів;
- час створення документів;
- цінність документів (інформації в них);
- юридична сила документів, їхоригінальність;
- наявність художніх або палеографічнихособливостей документів.
Ці критеріїзастосовують комплексно. Унікальні документи підлягають обов’язковомустрахуванню і відокремленому зберіганню, одночасно зі страховими копіями, які єнедоторканими, виготовляються копії фонду користування.
Важливоюскладовою НАФ є Архівний фонд НАН, а також ЛНБ ім. В.Стефаника, рукописні фондиВНЗ і національних музеїв України, Інститут рукопису НБУВ.
Важливоюдержавною проблемою залишається поповнення НАФ документами культурної спадщиниУкраїни, що перебувають закордоном. Вони підлягають поверненню в Україну увигляді оригіналів або копій відповідно до міжнародних угод, внаслідокдарування чи придбання. НАФУ формується з архівних документів:
— органівдержавної влади;
— органівмісцевого самоврядування;
— підприємств;
— установ;
— організаційвсіх форм власності;
— архівнихдокументів громадян та їх об’єднань.
Єдиною підставоювключення документів до НАФ є експертиза їх цінності, яку проводять експертнікомісії різних рівнів. Складним питанням правового і практичного характеру єподання архівних документів на експертизу цінності фізичними особами –власниками цих документів.
Отож, документиНАФУ, склад якого представлено документами, що повноцінно відбивають всінапрями життєдіяльності суспільства, зберігаються в державних архівнихустановах і приватних колекціях і перебувають під охороною держави.
 
3.Правові засади НАФУ
Суспільнівідносини навколо історико-культурного надбання, зокрема архівів в Україні, які в більшості країн світу врегульовані відповідним законодавством. Одним зсуттєвих чинників, що впливає на правовий статус регулювання відносин,пов’язаних з документами НАФ, є належність їх до певної форми власності. ЗУ«Про НАФ та архівні установи» визнає будь-які форми власності на документи НАФ,передбачені Конституцією та законами України. Класифікація НАФ за аспектамивласності передбачає такі категорії:
- документальні комплекси, що належатьдержаві;
- комплекси, що належать територіальнимгромадам;
- документи, що є власністю суб’єктівгосподарювання недержавного походження, релігійних організацій та об’єднаньгромадян;
- приватні архівні зібрання або окремідокументи.
Визначенняархівних документів, які підлягатимуть під юрисдикцію держави, було однією зперших проблем, що постали перед законотворцями України, як і в інших колишніхреспубліках СРСР. Предметом законодавчого регулювання стала сукупністьісторично цінних документів, які належать Україні або її громадянам. Такерегулювання здійснювалось на рівних засадах, незалежно від того, в чиїйвласності перебувають документи: держави, територіальних громад чи приватнихосіб. Усі власники документів мають рівні права. Тому Закон України непередбачає, як в деяких інших державах, розподілу НАФ на частини за формамивласності. Пріоритет держави орієнтований на вирішення головного завдання –забезпечення збереженості документів НАФ. Для його реалізації – в законіпередбачено державний облік архівних документів, державну реєстрацію і контрольза додержанням законодавчих вимог щодо їх зберігання, виявлення та поверненняархівної україніки.
Відповідно доконституційного права особи «вільно збирати, зберігати, використовувати іпоширювати інформацію», єдиною підставою для користування документами для кожноїповнолітньої, дієздатної, ідентифікованої особи є її заява.
До обов’язківфізичних осіб – власників цінних архівних документів – належить легалізаціясвого архіву шляхом реєстрації його в державній архівній установі. На власниківцінних архівних документів ЗУ покладається завдання забезпечення збереженостідокументів НАФ. У разі недотримання належних умов збереження власник може бутиза рішенням суду позбавлений права власності на ці документи. Відповідно доКонституції України іноземці та особи без громадянства мають рівні права щододоступу до документів НАФ з правами громадян України. Кабмін України можеобмежувати доступ до документів НАФ громадян тих держав, в яких передбаченообмеження доступу громадян України до їхніх державних архівів.
В архівномуЗаконі зазначається також те, що власник документів НАФ не має права знищувати,пошкоджувати їх, змінювати зміст або безповоротно передавати за межі України.Вивезення оригіналів документів НАФ за межі України забороняється. Винятком єтимчасове експонування документів на виставках, наукова експертиза абореставрація документів. У такому разі потрібен дозвіл Держкомархіву.
На запобіганнявиснаженню національних архівних інформаційних ресурсів спрямовані певніобмеження щодо суцільного копіювання великих документальних комплексів.
З метою законодавчоговизначення архівних документів як об’єктів, що мають цінність для власника самеяк об’єкти рухомого майна, науковцями ЦНДІАСД розроблено методи грошової оцінкидокументів НАФ та віднесення їх до складу НАФ. Для захисту інтересів власникагрошова оцінка документів НАФ здійснюється під час купівлі-продажу та іншихугод, пов’язаних з передаванням права власності, визначення розміру збитків уразі заподіяння шкоди, проведення страхування документів.
Отож, НАФ – ценевід’ємна складова національної і загальносвітової культурної спадщини,комплекс матеріальних носіїв цінної ретроспективної інформації, глобальнаструктурована інформаційна система.

Лекція5.
Тема:Архівна україніка
 
План
1.Українськийкомплекс .
2. Зарубіжнийкомплекс.
3 Проблемипередачі та опрацювання архівної україніки.
Ключовіпоняття: архівна україніка, українськийкомплекс архівної україніки, зарубіжний комплекс архівної україніки,інкорпорація документів, депозиція, реституція.
 
1.Українськийкомплекс
За межамиУкраїни у державних, корпоративних, церковних і приватних архівах та колекціях, бібліотечних і музейних зібраннях різних країн зберігаються величезні масивиінформації з історії та культури України. В історичній науці для визначенняархівних документів, пов’язаних з Україною, що зберігаються за її межами,закріпилось поняття «архівна україніка».
Архівнаукраїніка є важливим інформаційним масивом і базовим історико-культурнимпотенціалом гуманітарної сфери знань. За ЗУ «Про НАФ та архівні установи» такідокументи є частиною НАФ і, відповідно до міжнародних угод, підлягаютьповерненню в Україну в оригіналах або копіях.
Інформаційний масивархівної україніки формувався тривалий час. Систематичне вивезення документівта книжкових зібрань з України почалось за Петра І. Значну кількість документівзахопило військо Меншикова під час розгрому Батурина 1708 року. Передавалисьдокументи до Москви і внаслідок арештів українських державних і військовихдіячів.
Драматичні змінивідбувались і за радянських часів, коли було ліквідовано велику кількістьустанов та націоналізовано їхні фонди. Отож, за принципом права «митрополії» доРосії «законно» переміщувались колосальні масиви документів, створеніукраїнськими установами на українській території.
Архівнідокументи українського походження, які перебувають за межами України, єневід’ємною частиною багатьох зарубіжних документальних груп або колекційдокументів у державних і приватних сховищах. Значні масиви архівної українікине знайшли публічних сховищ, не були оцінені, описані взагалі. Багатьомзібранням загрожує руйнація через незадовільні умови зберігання, а багатоунікальних та цінних документів приречені бути викинутими новими власниками,які не можуть визначити потенційної цінності цих матеріалів. Багато документів,вивезених з батьківщини емігрантами занадто фрагментарні, щоб заслуговувати на витрати,пов’язані з архівною обробкою. Але, навіть, ті, що потрапили доуніверситетських бібліотек, історичних товариств та музеїв або архівів етнічнихгруп як зразки іноземної екзотики, переважно не описані, закриті длядослідників. Численні українські організації докладають великих зусиль доповернення на батьківщину архівної україніки.
В архівнійукраїніці виділяють 2 головні комплекси: український та зарубіжний.
Українськийкомплекс включає документи створені урядом України, місцевими органами владиРосійської імперії або СРСР, що діяли на українських землях, іншими установами,зареєстрованими в Російській імперії чи СРСР, чия діяльність відбувалась насучасних українських землях, або окремими особами (незалежно віднаціональності), що були підданими України, або етнічними українцями –підданими Російської імперії.
До основних групдокументів українського комплексу належать:
— офіційнідокументи давніх українських урядових установ, що діяли на сучасних українськихземлях (документи Запорозької Січі, Гетьманщини, Центральної влади, УНР, ЗУНР)Цілі архівні комплекси були розпорошені в Парижі, Берліні, Відні, Празі, США.
— дипломатичніта інші офіційні документи, створені за кордоном українськими місіями абопредставниками офіційних українських установ та організацій;
— офіційнідокументи центральних установ, яким владами попередніх імперських режимів булодоручено адміністративну діяльність на українських землях (документи Росії,Польщі, Австрії, Австро-Угорщини, Румунії, Туреччини);
— офіційнідержавні документи провінційних, регіональних, місцевих органів, що перебувалина українських землях і були утворені владою попередніх імперських режимів ( ут.ч. документи КПУ радянського періоду). Сюди належать документи київського,волинського генерал-губернаторств та ін.
— документиофіційних українських військових підрозділів або виразно українські складникидокументації російських (радянських) збройних сил. Сюди належать документиукраїнських підрозділів у складі імперських російської, польської, австрійськоїта радянської армій;
— документи, щовиникли зав кордоном, за межами колишнього Російської радянської імперіївнаслідок діяльності там представників інших недипломатичних офіційнихукраїнських ( радянських) державних установ (документи офіційних українськихторговельних місій, представництв преси та ін.);
— документаціяукраїнських недержавних приватних установ, ділові, церковні або культурніпредставництва, що офіційно не контролювались державою (документи закордоннихпредставництв тих українських установ або організацій, що мали офіційний дозвілна ділову діяльність в межах України);
— документаціянелегальних організацій або організацій у засланні та окремих осіб, у томучислі дисидентських та підпільних груп, що діяли на території сучасної Українив часи російського імперського чи радянського режимів ( наприклад, документиУПА, релігійних угрупувань, дисидентів, національних громад та ін.);
— особистіпапери окремих українців, а також українських емігрантів( в т.ч. видатнихосіб). Ця документація може захищатись авторським правом;
— рукописнікниги, зібрання історичних документів та автографи, аудіовізуальні документи,вивезені з України емігрантами;
— документи,створені за кордоном приватними українськими емігрантськими організаціями тагромадами, що продовжували зберігати українські традиції в еміграції;
 - зібрання українськихархівних документів, створені закордоном або українські складники іншихзібрань.
 
2.Зарубіжний комплекс
Зарубіжнийкомплекс документації складають документи, створені іноземними урядами,установами та окремими особами. У зарубіжному комплексі виділяють 6 групдокументів:
- документи урядів, напівприватних абоприватних установ та організацій, окремих осіб(більшість документів, створенихіноземцями в Україні або пов’язаних з Україною не може бути об’єктом вимог якофіційна частина національної архівної спадщини);
- дипломатичні або консульські документиофіційних місій інших держав на українських землях або пов’язані з Україноюматеріали серед дипломатичних документів іноземних місій у Російській імперіїта Радянському Союзі (консульські документи іноземних держав, які виникли вКиєві, Львові та Одесі мають залишатись під юрисдикцією країни, що їх утворила,нема жодних підстав вимагати їх повернення);
- документи військової та цивільноїокупаційної влади на українських землях часів війни (документи окупаційнихармій найчастіше можна знайти в архівах країни-окупанта);
- документи іноземних неурядових фірм,культурних, релігійних, журналістських та інших організацій, які діяли вУкраїні;
- особисті папери іноземців, що перебувалив Україні (щоденники, аудіовізуальні матеріали);
- колекції рукописів та документів,зібрані іноземцями, що мешкали в Україні.
Слід відмітити,що найбільші колекції українських архівів за кордоном були зібрані провіднимиукраїнознавчими науковими, культурно-освітніми, політичними, еміграційнимицентрами у США, Канаді, Великобританії, ФРН, Чехії. Першорядні українськіетнічні збірки зосереджено в архівах Наукового товариства ім. Т.Шевченка вНью-Йорку, Української вільної академії наук в Нью-Йорку, Східноєвропейськогодослідного інституту ім. В. Липинського та ін. Значні українські колекціїзберігаються в Національному архіві Канади (Оттава), Архіві провінції Альберти(Едмонтон), Архіві Альбертського університету (Едмонтон). Результатомбагаторічних дослідницьких та збиральницьких зусиль українських вчених наеміграції стала нещодавно сформована Колекція документів про повстанський рухта боротьбу з повстанським рухом в Україні Петра Потічного(1941-1954) – Центрслов’янських та східноєвропейських джерел імені П.Яцика Бібліотеки Робертса,університет Торонто. Іншу категорію архівної україніки складають матеріалицентральних архівів тих країн, у складі яких тривалий час перебували українськіземлі (Росія, Польща, Австрія).
Перші спроби тарезультати систематичного опрацювання зарубіжних архівних зібрань, державноюархівною службою України представлені на офіційному веб-сайті Держкомархіву врозділі «Архівна україніка» (http: lucky. scau.Kiev./ ArchUkr/ index.ua. html.)

3.Проблеми передачі та опрацювання архівної україніки
Місцеперебуваннята стан впорядкування архівної україніки – важливі чинники для визначенняможливостей повернення відповідних матеріалів або отримання їх копій.
Суттєвоюобставиною щодо перспективності реституційних зусиль є те, що західні архівістиназивають інкорпораціє ю документів, тобто чи можна такі документи вважатиокремою групою чи вони утворюють цілісний фонд або групу в документах певноїустанови. З цього виходить, що документи, які перебувають за кордоном іпоходять з України або мають зв'язок з нею, інкорпоровані до цілісних групзарубіжних архівних документів, звичайно не можуть бути об’єктами вимог, іможна розраховувати лише на їх копії. Державні документи, інкорпоровані доприватних паперів теж не можуть бути об’єктами вимог з боку державних архівівяк частка державної документації.
Багатодокументів архівної україніки мають проміжне перебування, бо інтегруються до фондіврізних установ у бібліотеках, інститутах або історичних товариствах, безврахування їх походження. Під час розгляду претензій на реституцію або на копіїнадзвичайно важливо ретельно дослідити усі специфічні угоди та інші юридичніфактори, що можуть вплинути на сучасний правовий статус та право власності,наприклад претензії колишніх власників. У випадку з подарунками або посмертнимзаповіданням майна можуть існувати листи про депозицію або передання. У випадкукупівлі може залишатись посвідчення про походження або купча чи контракт пропродаж. Може мати місце передня купівля з аукціону або від посередникаколекціонером, який пізніше комусь заповів свою колекцію. У деяких випадкахспецифічні групи документів можуть підлягати попереднім дво- абобагатостороннім міжнародним угодам.
Багато цихпроблем є наслідками відсутності відповідних міжнародних конвенцій, угод, абодетальних описів процедур архівної реституції. Загальні рекомендації існують, аугод щодо права на копіювання архівних документів, які належать або стосуютьсяоднієї країни, а перебувають в іншій, нема. Існують інші значні проблеми –невизнання приватної власності та масштаби націоналізації в Радянському Союзі.Обидва ці чинники ще впливають на архівні зібрання пострадянської України.Багато пов’язаних з Україною документів залишаються у володінні окремих осіб ізаконно утворюють приватну власність у країнах, де вони тепер перебувають, якане може підлягати якому-небудь контролю з боку урядових архівних установ.
Цілкомзрозуміло, чому українські архівісти надають пріоритету ідентифікації,виявленню та поверненню, якщо це можливо архівних документів із закордону.Проте довготривала взаємна секретність та конспіративний характер взаємин міжрадянською владою та українськими та іншими емігрантськими громадами закордоном значно гальмували потік інформації в обох напрямах.
Протягомдесятиліть холодної війни виховувалось шовіністичне ставлення багатьохрадянських архівних урядовців до зарубіжних архівних документів, пов’язаних зУкраїною. Упродовж 1990-х рр. ситуація змінилась. З визнанням України у світі,активізувались процеси реституції української архівної спадщини, щозберігається за межами України. У 1992 р. Урядом України створено Національнукомісію з питань повернення в Україну культурних цінностей при Кабміні, щоопікується питаннями реституції.
Окремі українськіархіви починають повертатись в Україну з Канади, Чехії, Німеччини, Росії таін… країн. Десятки архівних колекцій було передано в Україну як вияв доброїволі з боку власників. Це фрагменти приватних архівів О.Довженка, Д.Дорошенка,О.Ольжича, О.Олеся, У.Самчука, І.Багряного, В.Барки.
Загалом впродовж1990-х рр… в Україну було передано або повернуто понад 50 архівних зібрань.

Лекція6
Тема:Діяльність державних архівів в Україні, їх статус і структура
 
План
1.Статусдержавних архівів .
2. Структурадержавних архівів.
3 Виробничіпідрозділи архіву.
4. Основніархівні технології.
5. Планування,звітність та економічна діяльність архівів.
Ключовіпоняття: державний архів, положення продержавний архів, структура архіву, архівосховище, паспорт архіву, звіт провиконання плану розвитку архівної справи.
 
1.Статусдержавних архівів
Однією зпрактичних проблем архівної справи є організація роботи державних архівів. Вонавключає наукові засади усіх сфер діяльності: управлінської, організаційної,фінансової, господарської.
Фундаментсистеми архівних установ України складають державні архіви, які збирають,ідентифікують, класифікують, описують, зберігають документи, здійснюютьреставрацію їх, організовують користування ними.
Державний архів– це створена державою установа, призначена для формування НАФ, обліку, зберіганняйого документів та забезпечення використання архівної інформації. Якінформаційна система і суб’єкт інформаційних відносин, державний архів береучасть у здійсненні інформаційної діяльності, основними видами якої є одержання,зберігання. Використання та поширення архівної інформації. Пріоритетнимизавданнями державних архівів є :
— реалізаціядержавної політики в сфері архівної справи;
— координуваннядіяльності державних органів, підприємств, установ, організацій з питаньархівної справи і діловодства;
— забезпеченняздійснення державної реєстрації, обліку постійного зберігання, комплектування,використання документної інформації;
— науково-методична робота в галузі архівознавства, документознавства таархеографії.
Відповідно допризначення і мети діяльності державні архіви за дорученням держави і в межах,визначених законодавством, здійснюють певні повноваження держави щодоволодіння, користування і розпоряджання частиною НАФ, що належить державі ізберігається в архіві згідно з його профілем і рангом.
У державномуархіві зберігаються документи НАФ, що не належать державі. Тоді архів задорученням їх власників здійснює певні повноваження щодо володіння,користування і розпорядження цими документами.
Державні архівизберігають документи НАФ постійно. Частина місцевих державних архівних установзалежно від їх рангу зберігають документи протягом строків, визначених органомвиконавчої влади вищого рівня чи органом самоврядування, що утворив цю місцевудержавну архівну установу з наступним передаванням таких документів довідповідного державного архіву на постійне зберігання.
Правовою базою діяльностідержавних архівів є ЗУ «Про НАФ та архівні установи», «Основи законодавстваУкраїни про культуру», закони «Про інформацію», «Про державну таємницю», «Проавторське право та суміжні права», «Про охорону та використання пам’яток історіїта культури», постанови ВР України, укази Президента України, розпорядженняКабміну, міжнародні правові акти, в яких бере участь Україна.
Діяльністьдержавних архівів регулюється також підзаконними нормативно-правовими актамиДержкомархіву.
Основниминормативними документами з організації роботи архіву є...
· положення про архів та його структурніпідрозділи;
· структура та штатний розпис;
· кошторис доходів і видатків;
· посадові інструкції працівників.
Статус,завдання, функції державних архівів, порядок їх створення і підпорядкуваннявизначаються спеціальним нормативним актом – положенням. В ньому зафіксованіправа архіву:
· на отримання від підрозділів ОДА,місцевого самоврядування інформації про зберігання і впорядкування документів;
· на надання вказівок установам таорганізаціям щодо роботи їхніх архівних підрозділів і ведення діловодства;
· на порушення питання про призупиненнядіяльності архівних установ які не забезпечують збереження документів НАФ;
· на обмеження доступу до документів тавстановлення особливих умов використання інформації, що міститься в них.
Управлінняархівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевогосамоврядування вищого рівня, директором та іншими керівними працівникамиархіву.
Директорацентрального державного архіву призначає і звільняє Держкомархів; директорівдержавних архівів областей — голови ОДА за погодженням з Держкомархівом;галузевих державних архівів – керівники міністерств, відомств.
Директор:
· персонально відповідає за виконанняпокладених на архів завдань;
· затверджує виробничі плани і штатнийрозпис, положення про структурні підрозділи;
· видає накази і контролює їх виконання;
· призначає і звільняє з посад працівниківархіву;
· розподіляє функціональні обов’язкиспівробітників установи.
З метоюпогодженого вирішення питань компетенції державного архіву, в ньому можеутворюватися колегія у складі директора, його заступників та інших працівниківархіву.
В Державному архівідіють також науково-методичні наради та експертно-перевірочні комісії.
Державні архівиє юридичними особами, мають самостійний баланс, рахунки в установах банків,гербову печатку. Вони утримуються за рахунок коштів Держбюджету України.Гранична чисельність співробітників, фонд оплати праці та видатки на утриманняустанови затверджують голови відповідних державних адміністрацій. Типовіположення про місцеві державні архіви затверджує Кабмін, інших державнихархівів – Держкомархів чи відповідне відомство разом з ним. Положення проархіви чи підрозділи об’єднань громадян, підприємств, установ, заснованих нанедержавних формах власності затверджують їхні засновники.
 
2.Структура державних архівів
Важливим длядіяльності архіву документом, що визначає склад функціональних структурнихпідрозділів, є структура. Організаційно-виробнича структура державних архівівзумовлена основними напрямками і завданнями їхньої діяльності, умовами іособливостями роботи. Наприклад, у центральних державних архівах та архівахобластей функціонують такі відділи:
· забезпечення збереженості та облікуфондів,
· довідкового апарату,
· використання архівної інформації.
Всерединівідділів можуть утворюватися менші виробничі одиниці (сектори групи), длявужчої спеціалізації праці:
· група наукового описування,
· група зберігання друкованих праць,
· сектор користування документами,
· сектор планування таорганізаційно-методичної роботи.
В окремихархівах створюються відділи, що відповідають специфіці їх діяльності(наприклад, в історичному архіві Львова є відділ давніх актів). В архівахможуть створюватись і позаштатні, господарсько-розрахункові підрозділи длявпорядкування документів поточного діловодства в організаціях-фондоутворювачах,що фінансуються за їхній рахунок. Завдання, функції, права й організаціюдіяльності підрозділів архіву визначають положення про структурні підрозділиархіву, розробляються на основі положення про архів.
Розподілпрацівників у відділах за посадами здійснюється відповідно до штатного розпису– документу, що визначає конкретний набір посад працівників архіву та складові їхзаробітної плати відповідно до умов оплати праці. Працівники архівної установиподіляються на:
— керівний склад(директор, заступники, головний охоронець фондів, головний бухгалтер);
— спеціалісти(головний, провідний, 1-ої та 2-ої категорій, старший науковий співробітник,науковий і молодший науковий співробітники, старший охоронець фондів, охоронецьфондів, реставратор 1-ої та 2-ої категорій);
— службовці(старший майстер, старший касир, старший інспектор, завідуючий канцелярією,діловод);
— обслуговуючийперсонал (кваліфіковані робітники, прибиральниці, двірники, вахтери).
Діяльністьархівів залежить від стану їх матеріально-технічної бази. Переважна більшістьцентральних і обласних архівів розташовано у спеціалізованих спорудах, якіоснащені технологічним обладнанням для підтримки температурно-вологісногорежиму, системами протипожежної сигналізації, автоматичного пожежогасіння.
Певна частинадержавних архівів розміщена в пристосованих приміщеннях. Для нормальногофункціонування архівних установ потрібні такі служби та приміщення:
— архівосховище;
— читальний зал,
— науково-довідкова бібліотека;
— лабораторіяфото -, мікрокопіювання;
— методкабінет;
— реставраційно-палітурна майстерня;
— приміщення длядовідкового апарату;
— робочі кімнатиспівробітників;
— виставковийзал;
— допоміжніприміщення( гардероб, наприклад).
3.Виробничі підрозділи архіву
Серед виробничихпідрозділів архіву головним є архівосховище – спеціалізоване приміщення длязберігання документів. Воно має необхідне технологічне обладнання іустаткування:
— системиавтоматичного підтримування температурно-вологісного режиму, протипожежної іохоронної сигналізації;
— системи спеціальногоосвітлення;
— стелажнеобладнання;
— картонажі;
— транспортнівізки;
— розсувнідрабини;
— ліфтовіпідйомники;
— прилади термо-і гігрометрії тощо.
Архівосховище 1-оїгрупи має понад 300 тис. справ. Його обслуговують завідувач архівосховища,старший охоронець фондів, 2 охоронці фондів. Архівосховища є об’єктамирежимного порядку і доступ до них визначається спеціальною інструкцією танаказом директора. Вхід у верхньому одязі і з сумками також заборонений.
До основнихпідрозділів архіву належить читальний зал. До роботи в ньому допускаютьсяособи, що в офіційній письмовій заяві аргументують потребу ознайомитись здокументами за тією чи іншою тематикою.
Відповіднийдозвіл дає керівник архіву або його заступник. Дозвіл діє протягом року.
З діяльністючитального залу тісно пов’язана робота довідкової групи (столу довідок), якавходить до функціональної сфери використання архівної інформації. Як правило,вона полягає у задоволенні соціально-правових потреб громадян. Тематичнийспектр цих запитів досить широкий – про місце і дату народження. Стаж роботи,заробітну плату, майно, освіту, родовід, репресії ін. у більшості архівів цейвид робіт виконує відділ використання інформації документів, група довідок.
Робота одного зосновних виробничих підрозділів архівної установи реставраційно-палітурноїмайстерні полягає в реставрації. Ремонті, оправі документів для підтримання їхналежного фізичного стану.
Майстерняповинна мати певний набір обладнання. Реставрації підлягають документи, якімають механічні, фізико-хімічні, біологічні пошкодження. При надходженні до майстерніїх реєструють у спеціальному журналі, після закінчення реставрації роблятьзапис про повернення документів до архівосховища.
 
4.Основні архівні технології
З метоюпідвищення ефективності архівних технологій в архіві створюються багатопрофільнівідкриті комп’ютерні системи, що дозволяють легко нарощувати додатковіавтоматизовані робочі місця для співробітників у читальному залі, длякористувачів. Їх призначення полегшити пошук даних у великих масивахінформації. Держкомархів та деякі архіви мають веб-сайти в Інтернеті,функціонує мережа електронної пошти.

5.Планування, звітність та економічна діяльність архівів
Планування –визначення видів та обсягів робіт працівників на певний період відповідно домети і призначення архіву, має дві форми: перспективну і поточну. Першавластива органам управління архівною справою ( Держкомархів, центральнідержавні архіви, обласні державні архіви) і розрахована на тривалий термін.Друга – архівним установам і підрозділам. Вони складають річні плани. Вдержавному архіві постійного зберігання документів складаються такі видипланів: основної діяльності та впровадження наукових і методичних розробок.
Плануванняздійснюється архівом самостійно на основі досягнутих результатів попередньоїдіяльності, перспективних планів та програм. Враховуються також рекомендації ідоручення органів вищого рівня.
Для контролю завиконанням планових завдань і використанням робочого часу в архівахвикористовують різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників,до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю.
У виробничихпідрозділах щомісячно, а в архівній установі – щоквартально підбивають підсумкивиконання плану. Державні архіви звітують за кількома статистичними формами:
1. Паспорт, в якому вказується такаінформація:
· кількість споруд, об’єм і площаархівосховища,
· протяжність стелажного обладнання,
· кількість робочих кімнат, читальнихзалів, допоміжних приміщень,
· документів з різною матеріальноюосновою,
· стан довідкового апарату,
· кадровий склад працівників.
Паспортзаповнюють на 1 січня поточного року і подають до Держкомархіву до 1 лютого.
 2. Звіт провиконання плану розвитку архівної справи, що складається за основниминапрямками діяльності архіву:
· забезпечення збереженості і державнийоблік документів,
· зміцнення матеріально-технічної бази,
· створення і розвиток довідковогоапарату,
· формування НАФ і експертиза цінностідокументів і ін..
Даний звітподають до 5 січня.
Архіви звітуютьі про чисельність, склад і рух працівників, які займають посади керівників іспеціалістів, про чисельність окремих категорій працівників звіти подають до 5січня.
Крім того,складаю бухгалтерську звітність за формами, встановленими для бюджетнихорганізацій.
В умовахринкових відносин ретроспективна інформація документів набуває значення товару.Це стимулює економічну діяльність архівних установ, розширення сфери архівнихпослуг.
До них належать:
· виконання замовлень на виготовленнямікрофільмів,
· виготовлення ксерокопій,
· надання документів для експонування навставках, у телепередачах, для кінозйомок,
· виконання тематичних запитів,
· складання історичних довідок, збірниківдокументів,
· виконання замовлень генеалогічногохарактеру.
Розцінки ітарифи на основні види робіт і послуг затверджує орган вищого рівня.
Ціни за виконаніроботи залежать від категорії документів ( унікальні, особливо цінні, інші),витрат на мікроплівку, папір, електроенергію.
Кошти отриманівід економічної діяльності використовуються на матеріальні заохоченняпрацівників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.
Для поліпшенняорганізації і розгортання планових робіт і послуг архів здійснює маркетинговудіяльність за такими напрямками:
· вивчає попит на певні види робітпотенційних замовників,
· обраховує економічну доцільність іефективність надання таких послуг,
· використовує їх рекламне забезпечення,
· веде пошук нових споживачів.

Лекція№ 7
Тема:Організація архівних документів
 
План
1. Організаціядокументів НАФ: сутність, принципи, основні структурні рівні.
2. Організаціядокументів на рівні системи архівних установ.
3. Організаціядокументів на рівні архіву.
4. Організаціядокументів на рівні архівного фонду.
5. Організаціядокументів на рівні справи.
Ключовіпоняття: організація документів НАФ, комплексдокументів загальнодержавного значення, фондування архівнихдокументів, об’єднаний архівний фонд, архівна колекція організація документів зане фондовою системою.
 
1.Організація документів НАФ: сутність, принципи, основні структурні рівні
З метоюзабезпечення інформаційної цілісності Національного фонду, підвищенняефективності систем інтелектуального доступу до документів архіви проводятьорганізаційно-правові, науково-методичні та технологічні заходи, спрямовані наформування ієрархічно пов’язаних документальних комплексів на усіх структурнихрівнях НАФ, створення мережі архівних установ і визначення профілю архівів.Тобто здійснюється організація документів Національного архівного фонду, що маєтакі основні структурні рівні: між архівний – розподіл комплексів документів вмежах системи архівних установ; внутріархівний – формування ціліснихдокументальних комплексів в межах окремого архіву; внутріфондовий –систематизація документів на рівні фонду, рівень сукупності документів – їхсистематизація в межах справи (одиниці зберігання, одиниці обліку).
Організаціядокументів НАФ на всіх структурних рівнях здійснюється на підставі науковоїкласифікації за такими ознаками:
· належність документів до документаціїодного утворювача;
· право власності на документи;
· строки зберігання документів;
· ступінь інформаційної значущостідокументів (належність до комплексів загальнодержавного та місцевого значення,ступінь цінності);
· належність документів до певних адміністративно-територіальниходиниць область, округ, район, місто);
· історичні умови, час і місце створення;
· належність документів до певних галузей,напрямків і сфер життєдіяльності суспільства;
· види носіїв, способи і техніказакріплення інформації;
· рівень доступу до документів.
2.Організація документів на рівні системи архівних установ
При організаціїархівних документів в межах системи архівних установ передусім враховуютьправовий статус, профіль і повноваження архівної установи.
Організаціядокументів за правом власності реалізується з зберіганні документів НАФ уконкретних архівосховищах або приватних архівах: документи НАФ, що належатьдержаві, зберігають державні архівні установи, а такі, що перебувають уприватній власності, зберігаються в архівах власників.
Порядокорганізації документів за строками зберігання визначає наявність серед них двохосновних груп – документів постійного і тимчасового зберігання.
На організаціюдокументів на між архівному рівні істотно впливає загальний ступіньінформаційної значущості документів, залежно від якого їх відносять докомплексів загальнодержавного та місцевого значення.
Комплексдокументів загальнодержавного значення складають документи, що утворилися впроцесі життя і діяльності видатних діячів українського народу, а також у різніісторичні періоди:
· в межах сучасної України і діяльностіцентральних органів державної влади і управління, підприємств, установ іорганізацій, що поширювали (поширюють) свою компетенцію на всю або значнучастину її території;
· за межами України в діяльності провіднихорганів української еміграції, зокрема еміграційних урядів, політичних партій іоб’єднань, військових, культурно-освітніх, наукових закладів та громадськихорганізацій;
· в межах сучасної України в діяльностімісцевих установ, якщо склад і зміст документів переважно відображає історію нелише окремого регіону, а й усієї України.
До комплексудокументів місцевого значення належать документи, що утворилися в діяльностіорганів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування,підприємств, установ і організацій, що діяли або продовжують діяти на територіїпевної адміністративно-територіальної одиниці, якщо документи цих органів,підприємств, установ і організацій не віднесено до комплексу документівзагальнодержавного значення.
Документальнікомплекси загальнодержавного призначення зосереджуються в сховищах центральнихдержавних архівів відповідного профілю, галузевих державних архівів і архівнихпідрозділів державних наукових установ, державних музеїв і бібліотек,
Документальнікомплекси місцевого значення зберігаються в державних архівах областей,Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, інших місцевих архівнихустанов, якщо вони здійснюють постійне зберігання документів НАФ.
Віднесеннядокументів до комплексів загальнодержавного або місцевого значення здійснює Держкомархівспільно з зацікавленими архівними та іншими установами.
Документальнікомплекси місцевого значення розподіляються між архівними установами, щоздійснюють їх зберігання, за територіальним принципом, на підставі належностіцих комплексів до певних адміністративно-територіальних одиниць.
Істотновпливають на організацію документів на міжархівному рівні історичні умови імісце їх створення. За цими ознаками виділяють три групи:
· документальні комплекси, що утворилися врізні історичні періоди в межах сучасної України в діяльності органів влади імісцевого самоврядування, громадських і релігійних організацій, установі іпідприємств усіх форм власності та окремих осіб;
· документальні комплекси українськогопогодження, що утворилися в різні історичні періоди за межами України вдіяльності органів української еміграції, зокрема еміграційних урядів УНР,ЗУНР, українських політичних партій і об’єднань, військових, культурно-освітніхі наукових установ, громадських організацій та окремих осіб, що повернулися набатьківщину в порядку реституції, на підставі дарування та в інший спосіб;
· документальні комплекси неукраїнськогопогодження у тому числі й ті, що стосуються історії України, що утворилися натеренах інших держав і надійшли до українських архівів на підставі дарування,заповіту і стали складовою частиною історико-культурної спадщини українськогонароду.
Документи, щовходять до складу першої групи, умовно поділяють на три підгрупи з відповіднимизагальними назвами: «документи дорадянського періоду», «документи радянськогоперіоду», «документи періоду незалежної України».
До документів«дорадянського періоду» належать документальні комплекси, що утворилися натериторії України в її сучасних межах, в процесі діяльності юридичних іфізичних осіб у періоди:
·існування Київської Русі (Х – ХІІ ст.),Галицько-волинського та інших князівств, які виникли на теренах колишньоїКиївської Русі (ХІІ – ХІV ст.), Гетьманщини (ХІІ – ХVІІІ ст.), Запорозької Січі(ХVІ – ХVІІІ ст.), Центральної Ради і Директорії Української НародноїРеспубліки (1917-1920 рр.), Української Держави (1918 р.), Західно-УкраїнськоїНародної Республіки (1918-1919рр.), Карпатської України (1938-1939 рр.);
·входження українських земель до складуінших держав, окрім СРСР (з кінця ХІV до середини 40-х років ХХ ст.);
·нацистської окупації (1941 – 1944).
Документи«радянського періоду» охоплюють документальні комплекси, що утворилися в періодперебування України в складі СРСР. Початкову межу періоду визначають длякожного регіону окремо. Кінцева дата єдина для всіх регіонів України – 24серпня 1991 р.
До документів«періоду незалежної України» належать документальні комплекси, що утворилися натериторії сучасної України після проголошення Акту про Незалежність 24 серпня1991 року в процесі діяльності органів державної влади і управління всіхрівнів, органів місцевого самоврядування, цивільних підприємств, установ іорганізацій всіх форм власності, військових частин і з’єднань, а також окремихосіб.
За категоріями доступудо них документи НАФ поділяються на документи з відкритим доступом та документиз обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи зконфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу.Виокремлені за цією ознакою документальні комплекси на між архівному рівніорганізаційно не розмежовуються.
 
3.Організація документів на рівні архіву
Організаціядокументів на внутріархівному рівні відбувається за фондовою системою. Прицьому основною класифікаційною одиницею НАФ є архівний фонд. Деякі групиаудіовізуальних, електронних, науково-технічних документів організовують за нефондовою системою.
Практичнездійснення організації документів за фондовою системою в межах державногоархіву називається фондуванням архівних документів. Фондування архівнихдокументів включає утворення архівних фондів і надання їм назв, визначенняхронологічних меж архівних фондів.
Архівні фондиутворюють в архівних установах із документів юридичних і фізичних осіб. Кожна зних у своїй діяльності накопичує безпосередньо утворені та зібрані неюдокументи – документальний фонд. Таку особу називають утворювачемдокументального фонду. За умови проведення відповідної експертизи частинадокументального фонду, що має певну цінність для суспільства або практичну цінністьдля свого власника і підлягає архівному зберіганню, набуває статусу архівногодокументального фонду. З частини архівного документального фонду, визнаної врезультаті експертизи цінною для суспільства і віднесеної до НАФ, в архівнийустанові формують архівний фонд, під яким розуміють накопичену в процесідіяльності однієї або декількох юридичних чи фізичних осіб сукупністьдокументів, об’єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного зв’язкуміж документами та їх утворювачами. Неподільність тієї частини документальногофонду установи чи особи, яка за висновками експертизи цінності віднесена доНАФ, є основним принципом організації документів на внутріархівному рівні, Діяцього принципу обмежується лише правом власності на документи.
Юридична чифізична особа, що є утворювачем архівного документального фонду, цілісначастина якого є архівним фондом, називається фондоутворювачем.
Сукупністьдокументів, утворених у діяльності юридичної особи, складає фонд офіційногопоходження. Обов’язковою умовою створення такого архівного фонду є наявністьутворених або зібраних установою документів, що мають наукову, культурну абопрактичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації.Формальними ознаками самостійності фондоутворювача – юридичної особи єнаявність нормативного акту про створення, реєстрацію, компетенцію установи,визначення її функцій та структури, самостійного кошторису і розрахунковогорахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису, атрибутів власногоділоводства.
Ознакуфондоутворювача – фізичної особи складає наявність його архівногодокументального фонду, помітна роль фондоутворювача в житі суспільства та ступіньцінності (повнота, склад і зміст) утворених ним документів, Фізичні особи єфондоутворювачами фондів особового походження, Такі фонди створюють для осіб,життя і отримала високу державну, наукову чи громадську оцінку або, навпаки,мали значний деструктивний вплив на розвиток суспільства; для типовихпредставників своєї соціальної групи, якщо склад документів є досить повним;для «пересічних» громадян, документи яких містять цінну для суспільстваінформацію,
Фонди особовогопогодження можуть складати не лише документи, пов’язані з життям, суспільноюдіяльністю, творчістю чи вшануванням пам’яті окремої особи, а й її сім'ї, роду.В такому разі йдеться про сімейні та родові фонди як різновид фондів особовогопоходження. Межі сімейних і родових фондів визначають кількістю поколінь, щозалишили документи, Фонд сім'ї складають документи не більш трьох поколінь, афонд роду – не менше чотирьох,
Об’єднанимархівним фондом є сукупність цілісних комплексів декількох архівних фондів, міжутворювачами яких простежуються генетичні, історичні або логічно Обумовленізв’язки (однорідність функцій, підлеглість, місцезнаходження, правонаступністьтощо), Об’єднані архівні фонди створюють для раціонального розміщеннядокументів в архівах, удосконалення обліку документів, створення компактного іякісного довідкового апарату.
Як окремийсамостійний комплекс або частина документального комплексу особи чи установи додержавних архівів від їх власників находять архівні колекції – сукупністьокремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів іпоєднані за однією або декількома ознаками. На відміну від об’єднаних архівнихфондів, архівні колекції формують на основі не історичних, а логічних зв’язків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного, Переважна більшість колекціймає тематичний характер.
За ступенемцінності архівні фонди поділяють на три категорії, що визначають ранг фонду,обумовлений ступенем інформативності документів фонду, значущістюфондоутворювача, часом створення документів та наявністю особливо цінних іунікальних документів. До 1-ої категорії належать фонди, переважна частинадокументів яких мають статус особливо цінних і містять інформацію, щостосується всіх або більшості сторін функціонування держави і діяльностісуспільства та його провідних діячів, а також фонди, в складі яких є унікальнідокументи. 2-у категорію надають фондам, документна інформація яких стосуєтьсяпевних галузей або напрямків діяльності держави, суспільства, окремих діячів.3-ю категорію отримують фонди, документна інформація яких стосується тієї чиіншої теми або питання і доповнює інформацію фондів 1-ї та 2-ї категорій.Кожний державний архів здійснює розподіл фондів відповідно до своєї специфіки.Категорійність фондів не є сталою. Залежно від потреб суспільства, держави,категорія фонду може бути змінена. Категорійність фондів встановлюють експертно-перевірнікомісії державних архівів.
Різний порядок організаціїзастосовується для документів з різними умовами доступу до них. Документиобмеженого доступу організовуються на загальних засадах. Таємні –організовуються в спеціально встановленому порядку.
Важливим етапоморганізації архівних документів за фондовою системою в межах архіву євизначення фондової належності, тобто віднесення документів до архівного фондувідповідної установи або особи. Відбувається воно на основі вивчення складу,змісту, діловодного оформлення документного масиву.
При фондуванніважливим є визначення хронологічних меж архівного фонду. Для архівного фондуустанови хронологічно межі визначають за офіційними датами утворення іліквідації фондоутворювача. Для особового – за датами народження і смерті фондоутворювача.Для об’єднаного – за датами утворення фондоутворювача, створеного в часі першимта дати ліквідації фондоутворювача, ліквідованого в часі пізніше, ніж іншіфондоутворювачі цього фонду( аналогічно для об’єднаного архівного фонду особовогопоходження). Для архівної колекції, сформованої фізичною особою – за датаминародження і смерті фондоутворювача. Для архівної колекції, сформованоїустановою – за крайніми датами періоду формування колекції.
При визначенніхронологічних меж архівного фонду враховують чинники, що впливають надіяльність фондоутворювачів.
Політичнічинники виявляються в зміні конституційних основ держави. Наприклад, розпадСРСР, виникнення незалежних держав і поява в результаті таких процесів новихфондоутворювачів.
До юридичнихчинників належать розширення або звуження прав фондоутворювача, зміна йогоформи власності.
Адміністративнічинники полягають в зміні адміністративно-територіального поділу, реорганізаціїабо ліквідації фондоутворювача.
Визначенняхронологічних меж фондів особового походження пов’язане з встановленням датнародження та смерті, але у більшості таких фондів зустрічаються ширшіхронологічні межі фонду, ніж крайні дати життя фондоутворювача.
У межах архіву поряд із організацією документів за фондовоюсистемою здійснюється організація документів у спеціальних архівах абоспеціалізованих відділах загальних архівних установ за нефондовою системою.Такорганізуються аудіовізуальні та електронні документи, що створюються якпродукція і є результатом цільової виробничої діяльності кінофотостудій, студійзвукозапису, комп'ютерних центрів тощо. За цією системою в основу організаціїкіновідеодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно(документальне, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми організаціївідзнятого матеріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети); носіїінформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, магнітнавідеоплівка). Фотодокументи організуються за жанрами фотографії (хронікальнефото, портрети, пейзажі), формами організації відзнятого матеріалу (окреміфото, фотонариси, фотоальбоми), носіями інформації (негативи і позитиви насклі, фотоплівці, фотопапері). На жанрову належність (хронікальний, мемуарнийхарактер, виконання творів літератури і мистецтва, навчальні, науково-освітніпрограми тощо), форми організації записаного матеріалу (репортажі, хронікальнізаписи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв'ю тощо), місце запису(студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звукової інформації(механічна, фотооптична, магнітна) та носії інформації (граморигінали,грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски тощо) спираються при організаціїфонодокументів. Класифікаційними ознаками для організації електроннихдокументів є тип комп'ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основіяких вони були створені; характер змісту та мета використання документноїінформації. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси заоб'єктною, територіальною або тематичною ознаками.
 
4.Організація документів на рівні архівного фонду
Базовою класифікаційною одиницею організації документів у межахархівного фонду є справа (одиниця зберігання, одиниця обліку). Вона можескладатися з одного, частини одного, кількох документів, що мають самостійнезначення. Організація документів у межах архівного фонду ґрунтується на схемісистематизації документів — переліку одиниць поділу, розміщених у певнійпослідовності, і призначена для розміщення документів фонду за цим поділом. Одиницямиподілу є відділи, розділи, рубрики і т.д. Складання схеми систематизаціївимагає знання історії, структури, компетенції, особливостей діяльностіфондоутворювача, його системи діловодства. Воно передбачає охоплення всіхдокументів архівного фонду Групування проводиться за методом дедукції, тобтовід загального до конкретного, за однією і тією самою ознакою, при чому ознакигрупування визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової іпрактичної цілей. Розподіл починають за основною ознакою, притаманною для всьогофонду, і закінчують за ознаками, характерними для окремих, найменших групдокументів.
Процес групування справ фонду здійснюється з урахуванням таких ознак:
• структурної,що фіксує належністю до структурнихпідрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;
• хронологічної, щовідображає час появи документів (рік, місяць, число),
• галузевої, функціональної, тематичної,щовстановлюють галузеву належність і функції фондоутворювача та тематикоюдокументів;
• номінальної,що відображає належність доконкретного виду одиниць зберігання чи виду документів;
• авторської - для групування справ за авторськоюналежністю (юридична чи фізична особа);
• кореспондентської— для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особамичи установами;
• географічної — для групування справ за окремимиадміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор,кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).
Крім того, враховують і такі ознаки, як мова документів, формат,оригінальність, носій.
У кожному конкретному випадку визначають головні і другорядніознаки. До головних найчастіше належать структурна і хронологічна, рідше — галузева, географічна, авторська. Вибір головних ознак зумовлюєтьсяособливостями діяльності фондоутворювача, складом і змістом документів, цілямигрупування.
Вид схеми організації фонду визначають згідно з ознаками, за якимиздійснюють два перші поділи документів фонду. Схеми бувають структурно-хронологічні;галузево-хронологічні; функціонально-хронологічні; номінально-хронологічні;географічно-хронологічні і т.д.
Організацію документів архівного фонду починають зі створення груподиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками.Потім розміщують справи у цих групах і групи у фонді, які систематизуютьвідповідно до структури установ-фондоутворювачів. За відсутності такоїструктури документи групують за функціональною ознакою.
В орієнтовній схемі класифікації документів особових фондіввиділяють такі групи: біографічні матеріали; документи службової та громадськоїдіяльності; творчі документи; підготовчі документи, зібрані фондоуторювачем дляйого робіт; листування; майново-господарські документи; образотворчі документи;колекції, зібрані фондоутворювачем. В кожному конкретному випадку послідовністьрозміщення і значення розділів схеми залежать від характеру діяльностіфондоутворювача та документів. У фондах відомих митців найбільшу цінність маютьтворчі документи, державних і громадських діячів — документи про службову ігромадську діяльність, меценатів і підприємців -майново-господарські документи.
Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондівзалежить від складу фондоутворювачів, характеру їх діяльності, видів такількості залишених ними документів. Типова схема групування цих фондів можемати такі розділи: документи з історії роду чи сім'ї; спільні для всіхдокументи (сімейне листування, наприклад); особисті документи членів сім'ї (ухронологічній послідовності).
IIевні особливості має організація документів об'єднаних архівнихфондів та колекцій. Найбільшими групами в межах об'єднаних архівних фондів єархівні фонди, що входять до їх складу. Порядок розміщення їх у межах архівногофонду може бути різним – за значимістю фондоутворювачів, хронологією їхутворення, алфавітом. В архівних колекціях, створених безпосередньо їхвласниками, як правило, зберігається порядок організації, обраний утворювачамиколекцій.
При нефондовій організації документівкіновідеодокументиорганізовують за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал; кіно-, відео-,телесюжет певної кольоровості), всередині видів — за назвами, рокамивиробництва, виробничими номерами, одиницями обліку, кольоровістю, форматомносія, типом відеокасет. Фотодокументи систематизуються за видами (негативи,слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми). Всередині виду негативисистематизуються за кольоровістю; негативи додатково систематизуються за видомносія (скло, плівка) і його розмірами. Фонодокументи систематизуються завидами, всередині видів — за одиницями обліку і комплектами; заустановами-виробниками і виробничими номерами. Технічні документи, як правило,групуються в комплекси за об'єктною ознакою — спільністю змісту і належністю дооб'єкту роботи (проектування споруди, конструювання виробу, розробленнятехнологій виготовлення виробів або будівництва споруд, дослідження науковоїпроблеми). Комплекс технічних документів є обліковою одиницею НАФ. В межахкомплексу проектно-кошторисних, конструкторських технічних документів включенідо його складу документи систематизуються за стадіями проекту відповідно досхеми, прийнятої при розробленні проекту і закріпленої у специфікації.Електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні йжорсткі диски, дискети), всередині видів — за типами програмного забезпечення,а потім — за характером документної інформації.
 
5.Організація документів на рівні справи
Організація документів на рівні одиниці зберігання, денаявні в її складі різні архівні документи, відбувається на двох рівнях:документному та аркушному. Для документів з паперовими носіями одиницеюзберігання є справа.
Документний рівеньорганізаціїна рівні справи передбачає таку її організацію, яка б фіксувала процес її створення,внутрішню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.
Систематизація документів у межах одиниці зберігання здійснюєтьсяза такими ознаками:
• хронологічною — за датами документів;
• предметною (тематичною) — за змістом документів;
• номінальною — за видами документів;
• кореспондентською — назвами адресатів або адресантів;
• географічною — за історичними регіонами,адміністративно-територіальними одиницями, географічними поняттями, з якимипов'язаний зміст документів, їх автори і кореспонденти;
• авторською — за назвами підприємств, установ іорганізацій, прізвищами та іменами осіб — авторів документів.
Як правило, документи групуються (систематизуються) не за однієюознакою, а тими ознаками, застосування яких визнано найраціональнішим.
 Систематизація документівзакріплюється нумерацією аркушів. Аркушний рівень організації одиницьзберігання забезпечує внутрішню організацію кожного з документів.
Таким чином, організація архівних документів проходить чотириетапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного. Обов'язковоювимогою до всіх етапів організації архівних документів є її здійснення занауково-обгрунтованими ознаками з урахуванням особливостей документів іхарактеру діяльності фондоутворювача.

Лекція№ 8
Тема:Формування НАФУ
 
План
1. Експертизацінності документів, її завдання, принципи та критерії.
2. Системаекспертних органів та їх діяльність.
3. Перелікидокументів.
4.Комплектування державних архівів.
5. Державнареєстрація документів НАФ.
6. Діяльністьдержавних архівів у напрямку комплектування фондів.
Ключовіпоняття: експертиза цінності документів,документи тривалого зберігання, документи постійного зберігання, документитимчасового зберігання, критерії цінності документів, комплектування державногоархіву, повна та вибіркова форми приймання документів, державна реєстраціядокументів НАФ, номенклатура справ.
 
1.Експертиза цінності документів, її завдання, принципи та критерії
Під формуванням Національного архівного фонду України розуміють комплекс організаційних, методичних і практичнихзаходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільствадокументами та виключення із його складу документів, що втратили свою суспільнузначущість.
Теоретико-методичноюосновоюформування НАФ є експертиза цінності документів, тобто визначення на підставічинних засад та критеріїв культурної і практичної цінності документів.їїосновними завданнями є:
а) визначення по кожній установі складу документів, що маютьнаукову та культурну цінність і підлягають постійному, тривалому (понад 10років) або тимчасовому (до 10 років) зберіганню. До документів постійногозберіганняналежать такі, що відображають основні напрями та підсумкидіяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову,навчальну, фінансову та інші функції: накази з основної діяльності, протоколизасідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичніматеріали тощо.
Документи тривалого зберіганняскладають матеріали, необхідні для практичного використаннявпродовж багатьох років, їх окрему групу становлять документи з особовогоскладу, які передбачають експертизу через 75 років з наступним відбираннямпевної її частини на постійне зберігання.
Групу документів тимчасового зберіганнястановлятьдокументи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності;
Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державногоархіву повним комплексом документів його профілю, отже забезпечення повноцінногоформування НАФ за принципом: при найменшому фізичному обсязі документів –найбільша інформаційна наповненість.
Проведення експертизи цінності документів вимагає дотриманняпринципів об’єктивності, історизму, всебічності, комплексності. Принципоб’єктивності передбачає оцінку документів з врахуванням їх змісту,автентичності, значущості авторів (фондоутворювачів), юридичної сили документівта їх оригінальності, часу і місця створення, повторюваності інформації. Принципісторизму орієнтує на вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів),явища, події, процеси, відображені в документах, в історичному розвитку з урахуваннямумов і особливостей того періоду, коли вони виникли. Принцип всебічності такомплексностіпередбачає вивчення відомостей про авторів(фондоутворювачів) та документів, що вони склали, не ізольовано, а у складіпевних комплексів, з урахуванням їх місця серед документів інших авторів(фондоутворювачів).
Застосування цих принципів експертизи цінності документів дозволяєвідтворити історичні умови створення документів, установити їхнауково-історичне та суспільне значення.
При проведенні експертизи цінності комплексно застосовують критеріїцінності документів, тобто систему науково обгрунтованих ознак (походження,зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практичновизначається ступінь цінності документів.
До критеріїв походженняналежать функціонально-цільовепризначення установи (особлива роль і типовий характер), значення особи в життісуспільства (особлива роль, типовий представник, учасник певного процесу чиподії), час і місце створення документів. Повнота відображення в документахявищ, подій і процесів історичної дійсності, визначальних періодів у історіїдержави, суспільства зумовлює цінність відомостей, що містяться в них. Суттєвезначення має час і місце створення документів: чим давніший документ, тим вінцінніший з погляду історії, бо як «уламок» своєї епохи несе певнуінформацію про цей період.
До критеріїв змістуналежать особливості документноїінформації (унікальність, типовість), її повторюваність в інших документах,цільове призначення, юридична сила, автентичність, вид документів. Основнимкритерієм цінності змісту документів, що складає сукупність зафіксованиху ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси, є значущістьйого інформації. Чим вагоміший зміст, тим цінніший документ.
Вході експертизи звертають увагу на цільове призначеннядокументів.Кожний документ створюють з певною метою, насамперед для передавання інформаціїне тільки між адресантом і адресатом чи поширення в суспільстві, а й длянаступних поколінь.
Важливимє ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити повнотудокументального комплексу, окремого фонду, групи однорідних фондів. Цейкритерій застосовують переважно за відсутності оригіналу документа, коли надержавне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригіналу).
Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерійзовнішніх особливостей документівяк один з основних підходів відборуоригіналів документів, у випадку їх відсутності — юридично засвідчених копій, аза їх відсутності — незасвідчених копій. До критеріїв зовнішніх особливостейдокументів належать наявність резолюцій, віз, позначок на документі, зовнішнійвигляд і оформлення документу, форма передавання змісту, засвідчення іоформлення документів (в тому числі художні, палеографічні, мовні та іншіособливості, фізичний стан документів). Якщо основний документ має поганийфізичний стан, то залишають на зберігання його копію або інші документи, деосновна інформація повторюється.
 
2.Система експертних органів та їх діяльність
Розгляд питань, пов'язаних з формуванням НАФ, зокреманауково-методичне та організаційне керівництво експертизою цінності документівналежить до компетенції таких експертних комісій:
· Центральноїекспертно-перевірної комісії Держкомархіву України (ЦЕПК);
· експертно-перевірних комісій(ЕПК) центральних і галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономнійреспубліці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя,державних наукових установ, музеїв і бібліотек;
· експертних комісій (ЕК)архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад архівнихпідрозділів; органів державної влади, органів місцевого самоврядування;підприємств, установ і організацій усіх форм власності; архівів (архівнихпідрозділів) об'єднань громадян.
Діяльність експертних комісій кожної архівної установи регулюєтьсяположеннями про них, розробленими на основі типового положення. У комплексівони складають єдину систему експертних органів, розробляють методику виконанняцієї роботи, організовують і контролюють хід її проведення.
Склад експертних комісій всіх рівнів формують з досвідченихархівістів, представників наукової і творчої громадськості, практичнихархівістів-спеціалістів з урахуванням профілю комплектування архівної установи.До вирішення особливо складних питань експертизи можуть залучатися експерти іконсультанти з числа осіб, які не входять до їх складу на постійній основі.Головами експертних комісій призначають, як правило, заступників керівниківвідповідних організацій.
Рішення експертних комісій та норми архівного законодавстваскладають організаційно-правову основу формування НАФ.
Право остаточного вирішення питань відбору документів назберігання та до знищення надається експертно-перевірним комісіям. Рішенняекспертної комісії щодо віднесення документів до НАФ або вилучення документів знього може бути представлене на перегляд експертно-перевірною комісією, а увипадку відмови або незгоди — Центральною експертно-перевірною комісією, їїрішення щодо цього питання може бути оскаржене лише в судовому порядку.
Підготовка до експертизи цінності документів розпочинається звивчення історії (для особи — життєвого та творчого шляху) фондоутворювача тафонду, його місця і ролі у суспільстві, а також складу і змісту документів.
Безпосередняекспертиза цінності документів здійснюється поетапно з метою встановленнянаявності документального фонду, що утворився в діяльності фізичної чиюридичної особи і підлягає віднесенню до НАФ; відбору цінних документівдокументального фонду з метою безпосереднього внесення їх до НАФ; визначенняможливості приймання на державне зберігання документів НАФ; уточнення цінностівже прийнятих до архівів фондів та окремих документів НАФ.
Експертиза цінності документів конкретних фондоутворювачів з метоювіднесення до НАФ здійснюється експертно-перевірними комісіями державнихархівів одночасно із встановленням конкретного кола джерел формування НАФ тависновків співробітників державного архіву за результатами попередньогоекспертного огляду документів у приватних архівних зібраннях за місцем їхзберігання. Основним критерієм на цьому етапі є критерій походження.
Експертиза цінності фондів, їх частин та окремих документів зметою внесення до НАФ, визначення цінності фондів і документів, а такожвиділення до знищення документів, що не підлягають подальшому зберіганню,здійснюється у діловодстві установ, в архіві (архівному підрозділі) установи,безпосередньо за місцем зберігання приватного архівного зібрання; в державнихархівах. Основним критерієм на цьому етапі є зміст і зовнішні особливостідокументів.
Цільова експертиза здійснюється занаявності у фондах значної кількості справ, що не підлягають подальшомузберіганню і проводиться комплексно з метою ліквідації дублетності, а такожвідновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять до системиустанов і організацій.
Під час проведення експертизи визначають наукову і практичнуцінність усіх наявних документів на основі відомчого і типового переліків тазатвердженої номенклатури справ на поточний рік.
Після формування справ, складання їх заголовків та описів справ надокументи постійного, тривалого зберігання і з особового складу оформлюютьрезультати експертизи цінності.На цьому етапі укладають описидокументів постійного зберігання, описи документів з особового складу; акти провиділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню; акти проповернення документів власнику, акти про виявлення документів, що не стосуютьсяданого фонду, архіву. Акти і описи подаються на розгляд, погодження ізатвердження в установленому порядку.
Після розгляду акта на засіданні експертно-перевірної комісії тазатвердження його керівництвом, погодженням з Центральною експертно-перевірноюкомісією документи передаються до знищення. Не підлягають виділенню до знищенняунікальні документи та документи Національного архівного фонду, утворені до1946 р. включно.
3. Переліки документів
При проведенні експертизи цінності документів застосовуютьпереліки документів, що утворюються в діяльності органів державної влади тамісцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, іззазначенням строків зберігання документів. Вони сприяють організації документівта якісному поповненню Національного архівного фонду.
Переліки бувають міжвідомчі — для всіх органів державної Влади тамісцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств; відомчі — для установ і організацій кожного окремого міністерства чи відомства; конкретні— для кожної організації (за відсутності відповідного відомчого переліку).
Зазначені в переліках строки зберігання обов'язкові для всіхустанов і організацій в Україні. Жодна установа, організація і підприємство немають права ці строки зменшувати. Подовження строків зберігання документівможливе з подання організації експертною комісією архівної установи.
Структура типового переліку така:
I. Документи, що утворюються в управлінській діяльності:організація системи управління; прогнозування, планування, ціноутворення;фінансування, кредитування, податкова політика; облік та звітність; організаціявикористання трудових ресурсів; робота з кадрами; соціально-культурний розвитокнаселення; науково-інформаційна діяльність; економічне, науково-технічне ікультурне співробітництво з зарубіжними країнами; матеріально-технічнепостачання; адміністративно-господарське обслуговування; діяльність громадськихорганізацій.
II. Документи, що створюються в науково-технічній та виробничійсфері: науково-дослідна і конструкторська робота; винахідництво, раціоналізаціята патентно-ліцензійна робота; проектування, будівництво, реконструкція;виробництво; якість продукції, технічний контроль, стандартизація; охоронанавколишнього середовища; автоматизовані системи.
Обчислення строків зберігання документів проводять з січнянаступного за діловодним року. Для документів, яким встановлено термін «75р. — В» розрахунок часу зберігання встановлюють через віднімання числа, щовідповідає віку працівника на час звільнення, від 75. Так, особова справапрацівника, якому на дату звільнення виповнилося 25 років, підлягає зберіганню75- 25= 50 (років). Примітка «доки не мине потреба» означає, щодокументи мають тривале практичне значення і зберігаються не менше 10 років.
Інші примітки («На державне зберігання не надходить.Зберігаються в організаціях»; «За умови завершення ревізії.
У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ — зберігаються до винесення остаточного рішення»; «Після закінченнястроку договору» тощо), що застосовуються в переліках, лише коментуютьпорядок зберігання документів.
Позначка «ЕПК», яку встановлено проти термінівзберігання окремих видів документів, означає, що такі документи або частина їхможуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи цінностівони вносяться до НАФ.
Усім статтям у переліках присвоєно наскрізну нумерацію. Для зручностікористування переліками до кожного з них укладають абетковий та предметнийпокажчик на види і різновиди документів з посиланням на конкретні статті.
Підготовка переліку — складний, тривалий (в кілька років) івідповідальний процес. Як правило, розробляють їх галузеві науково-дослідніінститути або спеціально створені з цією метою при центральних відомствахтимчасові творчі колективи.
До складу їх входять працівники діловодних та архівних службвідомчої системи, провідні спеціалісти і науковці.
4. Комплектування державногоархіву
Комплектування державного архіву — цесистематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документамиНАФ відповідно до його профілю. Безпосередня організація комплектування архівупочинається з ви значення джерел комплектування — юридичних і фізичних осіб,які є утворювачами і/або власниками документів НАФ (або віднесених до НАФ),що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правахдержавної власності в обов'язковому порядку або на підставі угоди. Для цьогоукладаються списки установ (незалежно від форми їх власності), що функціонуютьв зоні його комплектування і у своїй діяльності утворюють або не утворюютьдокументи, що підлягають віднесенню до НАФ.
На підставі списку установ-джерел формування НАФ укладаєтьсясписок джерел комплектування — складений відповідно до профілю архівуперелік установ, що функціонують в зоні його комплектування і зобов'язаніпередавати на державне зберігання до архівів у визначені строки на підставівимог чинного законодавства чи угод між власником і архівом документи НАФ аботакі, що підлягають внесенню до нього.
На державне зберігання документи НАФ передають органи державноївлади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства,установи і організації, віднесені до джерел комплектування архіву. Складнедержавних установ — джерел комплектування архіву визначається архівамиспільно з власниками після укладання відповідних угод про передаваннядокументів на правах державної власності.
Державні архіви ведуть систематичну роботу щодо уточнення списківустанов-джерел комплектування. Водночас державні архіви здійснюють заходи щодовиявлення джерел поповнення НАФ та комплектування документами архівноїукраїніки.
Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державніархіви. На Держкомархів покладено функції контролю щодо цієї роботи. Такі самофункції мають державні архіви областей щодо своїх відділів, районних та міськихдержавних архівів.
Документи установ — джерел комплектування приймаються назберігання до державних архівів у двох формах: повній та вибірковій. Повнаформа приймання передбачає приймання всіх цінних документів від одногофондоутворювача. Вибіркова формапередбачає приймання всіх ціннихдокументів від окремих фондоутворювачів певного виду — джерел комплектуваннягрупового вибіркового приймання; або частину цінних документів (інформація якихне повторюється в документах інших установ) від конкретногофондоутворювача-джерела комплектування повидового вибіркового приймання. Для документівособового походження повна і вибіркова форма приймання застосовується зурахуванням критерію значущості особи-фондоутворювача.
Державні установи — джерела комплектування тимчасово зберігаютьдокументи НАФ у своїх архівних підрозділах. Приймання документів НАФ віддержавних установ — джерел комплектування здійснюється після закінчення такихстроків:
• документи Верховної Ради України, Адміністрації ПрезидентаУкраїни, Центральної Виборчої Комісії, Кабінету Міністрів України,Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого господарськогосуду України, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії,Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, іншихцентральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їморганізацій — 15 років;
• документи Верховної Ради і Ради міністрів Автономної РеспублікиКрим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державнихадміністрацій та підпорядкованих їм організацій, обласних судів і прокуратур — 10 років;
• документи районних рад і державних адміністрацій, органівмісцевого самоврядування та підпорядкованих їм організацій, районних і міськихсудів і прокуратур, а також сільськогосподарських підприємств — 5 років;
•записи актів громадянського стану, документи з особового складу, записинотаріальних дій і судові справи, господарські книги — 75 років;
• науково-технічна документація — 25 років;
• аудіовізуальні документи, що створюються як продукт цільовоївиробничої діяльності установ — 3 роки після закінчення копіювання;
• електронні документи, що створюються як продукт цільовоївиробничої діяльності установ — 5 років;
• аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складууправлінської документації, — впродовж строків, передбачених для зберіганняуправлінської документації в архівних підрозділах відповідних фондоутворювачів;
• аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складунауково-технічної документації, — впродовж строків, передбачених длянауково-технічної документації.
Документи недержавних установ — джерел комплектування впродовжстроків тимчасового зберігання зберігаються в архівних підрозділах власниківабо в державних архівах на підставі угод з власниками. Документи, щозберігаються архівних підрозділах власників — суб'єктів підприємницькоїдіяльності, передаються до державних архівів після закінчення строківтимчасового зберігання, документи громадських об'єднань і релігійнихорганізацій — щорічно або в строки, визначені угодами.
Архівні документи, що утворилися в діяльності установ змішаноїформи власності — джерел комплектування, у статутному капіталі яких часткадержавної власності є переважною, зберігаються в своїх архівних підрозділахвпродовж строків, передбачених для зберігання аналогічних документів в архівнихпідрозділах державних установ.
Кожна установа має щорічно передавати документи до державногоархіву за графіками, затвердженими державним архівом і погодженими з керівникамиустанов-джерел комплектування. Архівам зі значною кількістю джерелкомплектування дозволяється приймати раз на 2-3 роки, але не рідше одного разуна 5 років.
Документи приймаються в упорядкованому стані разом із страховимикопіями унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженимиописами. Разом з документами передаються 3 примірники описів, у т. ч.контрольний примірник та довідковий апарат до них. 4-й примірник опису разом зпримірником акту приймання-передавання залишається в установі.
Відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичерпано;упорядкування документів тривалого і постійного зберігання та передавання їх довідповідних архівних установ забезпечує ліквідаційна комісія.
Відправильності комплектування кожного державного архіву залежить якістьформування НАФ України, ефективність його використання.
 
5. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду
З метою встановлення правового статусу документів, підтвердженняправа власності на них та забезпечення державного контролю за їх збереженістюДержкомархів та уповноважені ним державні архівні установи здійснюють державнуреєстрацію документів НАФ.
Державній реєстрації підлягають документи, що віднесені експертизоюїх цінності до НАФ, незалежно від місця їх зберігання та права власності наних. Факт реєстрації засвідчується в реєстраційному свідоцтві, яке можеоформлятися на окремий документ, групу чи комплекс документів. Його отримуютьусі архіви та фізичні особи (громадяни), що зберігають документи НАФ. Усвідоцтві зазначається сумарна кількість взятих на державний облік документівНАФ, які на момент реєстрації зберігаються в сховищах архівів або у приватномузібранні. Чинність свідоцтва поширюється на всі документи НАФ, що надходитимутьдо цих архівів і приватних архівних зібрань, з моменту державної реєстрації. Уразі зміни кількості і стану документів внаслідок проведення внутріархівнихробіт реєстраційне свідоцтво не переоформлюється. Про видачу реєстраційногосвідоцтва робиться запис у книзі державної реєстрації документів.
Документи, на які оформлено реєстраційне свідоцтво або поширена чинністьвиданого раніше свідоцтва, та описи цих документів у встановленому порядкупозначаються штампом «Україна. Національний архівний фонд».
Порядок видавання, переоформлення, внесення змін до реєстраційногосвідоцтва та його анулювання, відповідальність за недотримання порядкудержавної реєстрації документів НАФ, а також інші питання, пов'язані здержавною реєстрацією документів НАФ, регулюються «Положенням про державнуреєстрацію документів НАФ».
 
6.Діяльність державних архівів у напрямку комплектування фондів
З метою захисту соціальних прав громадян державні архіви надаютьустановам-джерелам комплектування методичну і практичну допомогу в роботі здокументами з особового складу.
У кожній установі (організації, підприємстві) функціонує архівнийпідрозділ, діяльність якого регламентується положенням, розробленого напідставі відповідного типового положення.
До функцій архівного підрозділу належать:
• ведення списків установ і організацій, документи яких підлягаютьі не підлягають передаванню йому на зберігання;
• виконання всього комплексу заходів щодо забезпеченнязбереженості документів;
• ведення облікової документації на документи і укладаннядовідкового апарату до них;
• здійснення науково-технічного опрацювання документів, які вньому зберігаються, і надання методичної та організаційної допомоги структурнимпідрозділам у виконанні цієї роботи;
•виявлення унікальних та особливо цінних документів; створення страхового фондумікрофільмів для наступного передання державному архіву;
• забезпечення укладання у встановлені строки статистичноїзвітності, а також щорічних відомостей про склад і обсяг наявних на зберіганнідокументів;
• видавання документів для користування працівникам організації, атакож дослідникам у читальний зал;
• виконання запитів організацій і заяв громадянсоціально-правового характеру; розроблення або участь у підготовцінормативно-методичних документів з питань діяльності діловодних та архівнихслужб, внесення керівництву організації пропозицій щодо поліпшення їхдіяльності.
Для установи обов'язковим інформаційним довідником, якийскладається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їхобліку, пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення доскладу НАФ, є номенклатура справ, тобто систематизований та проіндексованийсписок назв справ із зазначенням строків їх зберігання.
Розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенклатури.
Типова номенклатура справустановлює типовий склад справ для установ однорідних захарактером діяльності, однаковою структурою з єдиною системою індексації кожноїсправи.
Примірна номенклатура справустановлює примірний склад справ для установ однорідних захарактером діяльності, але різних за структурою. Примірна номенклатура маєрекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатури справ використовуютьсяустановами для складання їх індивідуальних номенклатур.
Зведена індивідуальна номенклатура справскладається з номенклатури справ структурних підрозділів. їїсхвалює експертна комісія і затверджує керівництво установи після погодження зекспертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.
Номенклатуру справ щорічно закривають, тобто підбивають підсумкиділоводного року, зазначаючи кількість заведених справ, їх розподіл закатегоріями залежно від строків зберігання.
Впродовж другого року після закінчення справ у діловодствіздійснюють експертизу їх наукової і практичної цінності та підготовку справ дляпередавання до державного архіву. При цьому проводять повне чи частковеоформлення справ (підшивання або палітурні роботи, нумерацію аркушів, укладаннязасвідчувальних аркушів та внутрішніх описів до справ, оформлення обкладинок,встановлення крайніх дат справ), складання і оформлення описів структурногопідрозділу. Завершує цей процес безпосереднє передавання документів додержавного архіву.
Отже, експертиза цінності документів, утворюваних в діяльностіконкретних юридичних і фізичних осіб, державна реєстрація документів НАФ,комплектування державних архівів документами НАФ, організаційно-методичнекерівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодстваустанов — джерел комплектування є важливими складовими процесу формуванняНаціонального архівного фонду України.

Лекція№ 9
Тема:Архівне описування як один з напрямків діяльності державних архівів
 
План
1.Архівнеописування та його сутність.
2. Видиархівного описування.
3. Принципи архівногоописування.
4. Методиархівного описування.
Ключовіпоняття: архівне описування, одиницяописування, елементи описання, описова стаття, принципи, методи, види архівногоописування, архівний шифр.
1. Архівне описування та його сутність
Описуваннядокументів є предметомне однієї науки, а кількох. Так,бібліографія виробляє правила описування друкованих видань, археографія — публікації писемних пам'яток, кодикографія — рукописної книги, а архівознавстворозробляє теорію та методику описування документів, що утворилися в діяльностіпідприємств, організацій, установ або окремих осіб і призначені для архівногозберігання.
Під архівнимописуванням (описуванням архівних документів) розуміють процес створеннявторинної документної інформаціїшляхом аналітико-синтетичногоопрацювання первинної документної інформації та відбирання й відтворення вописовій статті інформаційних характеристик об'єкта описування.
Описування є важливою технологічною операцією, яка виконує функціїзакріплення організованих систем документів та їх ідентифікації; проведенняоблікових робіт; створення систем фізичного та інтелектуального доступу доархівних документів та інформації, що міститься в них.
Метою архівного описування є створення точних, адекватнихвідображень інформації архівних документів, які б допомогли користувачеві змінімальною сторонньою допомогою зрозуміти їх зміст і визначитимісцезнаходження документів.
Групу документів або окремий документ у будь-якій фізичній формі,що є об'єктом окремого описування і розглядається як ціле, називають одиницеюописування.Основними одиницями описування є архівний фонд, одиницязберігання, одиниця обліку, документ. Водночас об'єктами описування можуть бутигрупа фондів, архівний опис, комплект документів, група документів, частинадокумента.
Відомості про об'єкт описування як засоби інформування про архівнідокументи та інформаційно-пошукові ознаки, необхідні для його репрезентації йідентифікації, називають інформаційнимихарактеристиками, або елементами описання.Наприклад, такіхарактеристики як заголовок, номер фонду/справи, дата, зміст та формадокумента, його географічна локалізація, обсяг і розміри полегшують пошукнеобхідної інформації.
Елементиописання, що містять характеристику складу і змісту одиниці описування, усукупності становлять описову статтю.Наприклад, описова стаття на групу документів, об'єднаних у справу, включаєтакі елементи: порядковий номер справи, діловодний індекс або старийінвентарний номер, заголовок справи, вказівки на оригінальність документів,спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливостісправи, анотація, крайні дати документів у справі, кількість аркушів.
 
2.Види архівного описування
Описування одних і тих самих документів відбувається в архівінеодноразово і залежить від завдання, яке виконує при цьому архівіст. Відповідновизначається вид описування.
Основним видом є описування архівних документів на першому етапі,коли визначають назву фонду або заголовок справи, встановлюють дати створеннядокументів, їх просторові координати, форму передання запису інформації,джерело походження інформації, історію документів. Фактично створюється описовамодель комплексу документів для його ідентифікації та надання інформаційниххарактеристик, які б допомогли виокремити його серед інших документів (первиннебазове описання). Такому виду описування підлягають усі документи після того,як вони згруповані у справи — одиниці зберігання і віднесені до конкретногоархівного фонду — основної облікової одиниці НАФ. Цей вид описування називають ідентифікаційним,або основним, базовим. Саме на ньому базується описування архівнихдокументів у облікових документах архіву, а потім в архівних довідниках.
Базове описання є найвідповідальнішою і найскладнішою роботою, відякості якої залежать усі інші види описувальних робіт архіву, якістьдовідкового апарату, ефективність використання документної інформації.
Найважливішим елементом описання є заголовок справи.Відточності, стислості і водночас необхідної повноти заголовка залежать усі іншівиди описань. У ньому відображають склад і зміст документів кожної одиницізберігання та систему їх організації. До елементів заголовка справи належать:
• назва виду справи (справа, журнал, книга) або виду документів (листи,протоколи, накази, циркуляри);
• автор документів (назва установи, посада і прізвище особи, якасклала документи);
• адресат або адресант(кому адресовані або від когоотримані документи);
· питання про предмет, подію,факт, прізвища тощо, яких стосується зміст документів справи;
· назва місцевості(території),з якою пов'язані зміст документів справи;
· дати, до яких належатьдокументи справи або викладені в них події.
 Елементами описання справи є також: шифр (скорочена назва архівуномер фонду, номер опису, порядковий номер справи за описом); анотаціядокументів; визначення оригінальності чи копійності документів, ступеня повноти(«розрізнені аркуші», «без початку» тощо), способувідтворення (рукопис, машинопис, друк, гектограф і ін.); зовнішні особливості справиі документа (матеріальна основа документів: шовк, пергамент, береста, папір;матеріал обкладинки: шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мова документів); назвафонду (повна і в дужках офіційно прийняте скорочення назви установи-фондоутворювача,його підпорядкованість, місцеперебування, хронологічні межі фонду; назва структурноїчастини установи); діловодний номер справи; крайні дати документів справи;кількість аркушів.
Прикладом первинного базового описання архівного фонду як основноїоблікової одиниці є картка фонду та аркуш фонду. Картка і аркуш фонду та справає первинним джерелом для наступного опрацювання архівної інформації і базою длястворення вторинного рівня організації та узагальнення інформації для описовихстатей у довіднику або каталозі. Первинна описова стаття може не збігатися звторинною, яка залежить від мети і завдання (теми) певного виду довідковогоапарату.
Другий обов'язковий для всіх документів архіву вид описування пов'язанийз їх обліком і призначений для забезпечення контролю за наявністю документів.Саме тому об'єктами описування на другому етапі є фонд як основна обліковаодиниця і справа як основна одиниця зберігання. У списку фондів кожний архівнийфонд отримує тільки йому належний номер — складову частину шифру як пошуковогоключа документів, що стає одним з найголовніших елементів описання.
На цьому етапі описування складають архівний опис— головнийархівний довідник і обліковий документ архіву. Розкриваючи склад і змістархівного фонду, він водночас закріплює його систематизацію і виконує обліковуфункцію. В описі реєструють кожну справу конкретного фонду і відтворюютьосновні елементи базового описання: заголовок справи, кількісну характеристику,крайні дати документів тощо. Номер опису і порядковий помер справи за описом,разом з номером фонду, стають складовою частиною архівного шифру.
Таким чином, на етапі описування в облікових документах одиницяописування одержує архівний шифр, за допомогою і кого забезпечується доступ донеобхідних документів, здійснюється пошук документів або інформації про них.Цей вид архівного описування в облікових документах архіву, на відміну відосновного, базового, називається реєстраційним, або обліковим.
Третій вид описування документи архіву проходять на наступнихетапах наукового опрацювання, якщо треба відтворити їхню інформацію у каталогахчи путівниках. Цей вид описування є обов'язковим тільки для тих документів, яківажко відшукати за описами, або які становлять інтерес для користувачів.
Він спрямований на надання допомоги у використанні документноїінформації і виконує пошукову функцію. Презентація об'єкту описування вархівному довіднику може здійснюватися через дальше згортання інформації,поданої у базовому описанні, або навіть шляхом зміни заголовка, чого недопускається в облікових документах. Відтак описування, яке документи проходятьспеціально для архівних довідників інформаційно-пошукового характеру, називаєтьсяспеціальним (презентаційним).
Якщо перший і другий види описування фіксують створені систем порганізації архівних документів і завершують технологічний цикл їхвпорядкування, то третій вид описування починає повиті етап — роботу надархівною інформацією та організацію довідкового апарату.
У світлі інформаційного підходу може йтися про створення шляхомописування документальних архівних систем двох рівнів: фондової — первинногорівня, представленої самими документами, та інформаційної — вторинного,репрезентованої описовими статтями, тобто інформацією про документи.
 
3.Принципи архівного описування
архівний фонд інформація
В ході описування архівних документів архівісти користуютьсяпевними правилами, головні з яких набувають характеру методологічних принципів.На першому місці стоїть принцип адекватності або відповідності інформаціїописуваному об'єкту.
Описання в усіх його видах покликане достовірно розкривати склад іосновний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючиневизначеності висловів, ідеологізації інформації. Цим забезпечуєтьсянауковість описання. Адже для науки немає «хорошої» чи«поганої» інформації, а архівне описання — не рекомендаційний перелікспеціально підібраних документів. Його завдання — орієнтувати у складі й змістіреального матеріалу. Тому головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципівнаукової об'єктивності та історизму.
Принцип наступності та уніфікації в організації та описуваннідокументів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві називається принципомконтинуїтету.
Принципи всебічності й комплексності використовують як вимоги доорганізації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільовуспрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення тазміцнення структурно-інформаційних зв'язків між ними. Принцип комплексності відбиваєустановку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем.Всебічність є принципом організації довідкового апарату, а комплексність — принципом структури і функції пошуку.
При створенні і розвитку довідкового апарату застосовується і принципдиференційованого підходу до різних категорій фондів з урахуванням від їхінформативності, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній іповній інформації.
Спільними для всіх видів описування є такі правила:
• мінімаксу, тобто максимальної повноти інформації при мінімумісловесних засобів, характеристик, за допомогою яких ідентифікується документ чигрупа документів. Це правило реалізується в прагненні при описуванні повнотиінформації і економності її відображення мінімальними (але доступними длярозуміння) мовними засобами;
• багатофункціональності описання, а саме неодноразовевикористання визначених у базовому первинному описанні інформаційниххарактеристик (в обліковій документації, па картках каталогів, в архівнихдовідниках);
• ієрархічності, або багаторівневості описування, що передбачаєрозкриття інформації на певному рівні організаційної структури НАФ (документа,групи документів, фонду, групи фондів, архіву; групи архівів).
Деякі правила застосовуються лише для окремих видів описування.Скажімо, принцип походження, або провенієнцпринципу («поваги дофонду», неподільності фонду), є обов'язковим для первинного і реєстраційногоописування, коли закріплюється систематизація архівних документів, але не можебути таким при спеціальному описуванні, коли об'єктом стає будь-яка групадокументів або справ навіть з різних архівних фондів.
 
4.Методи архівного описування
Серед головних методів описування виділяють: метод інформаційногоаналізу та синтезу, розроблений на початку 1930-х років з урахуваннямпопереднього досвіду і номенклатурний метод, поширений в архівній практиці у1960-х роках. Перший охоплює всі типи і види описування, на якому б рівні вонине виконувалися, але починається з описування справ і складання описів.
Другий метод охоплює лише справи і описи. При цьому описові статтінаближаються до формулювань номенклатур справ, які визначають у діловодствіустанов як попередню програму організації майбутніх справ на кожний рік. Набазі «номенклатурних заголовків» працівники канцелярій складаютьописи і передають їх разом з документами у визначені терміни до державнихархівів, що звільняє архівістів від повторного описування цих надходжень. Цимобумовлене поширення рекомендованого ЮНЕСКО принципу діловодства, або«життєвого циклу документа», метою якого є встановлення контролюархівів за повним циклом життя документів від створення його в діловодстві допередавання на архівне зберігання.
Науковий метод описування передбачає аналіз представленого водиниці описування певного обсягу інформації і наступне її згортання вузагальнюючу характеристику — описову статтю. В основі наукового описуваннялежить метод аналітико-синтетичного оброблення інформації, якийпередбачає перетворення за допомогою методів аналізу і синтезу вихіднихпочаткових документів і даних у інші документи, суттєво відмінні відпопередніх. Це документи вторинного рівня інформації, до яких належать архівнідовідники.
Процес перетворення документної інформації в описову статтюархівного довідника може бути поділеним на такі етапи (стадії): аналітичний,на якому виявляють і реєструють усі можливі інформаційні ознаки об'єкта, танаукового синтезув описовій статті одержаних внаслідок аналізухарактеристик об'єкта описування.
Предметом аналізу під час архівного описування є:
• джерело походження документної інформації, або автордокумента/масиву документів. Це поняття пов'язане з поняттям походженнядокументів і фондоутворювача.
• зміст інформації, яку подає текст документа або сукупний змістгрупи документів, виражений у заголовку документа (справи, фонду).
• часові координати (дати створення документів).
• просторові координати (географічна локалізація документа).
• форми передавання інформації (матеріальні носії і засобипередавання — мовні, звукові, графічні, комп'ютерні тощо, обсяги).
• евристичназона — координати зберігання та історія документів.
Описова стаття, як правило, є результатом серйозної роботиархівіста, археографа з аналізу, оцінки, зіставлення й узагальнення документноїінформації, що становить зміст одиниці описування. Які з елементів і в якійкількості подаються в описовій статті, залежить від виду описування. Структуруописової статті (моделі) складають зони описання, які об'єднують декількаелементів.
Так, загальний міжнародний стандарт архівного описання включаєшість інформаційних зон описання:
• ідентифікації даних — найважливіша інформація для ідентифікаціїодиниці описування (довідкові коди, заголовок, дати створення документів,рівень описування, обсяг);
• контексту — інформація про походження і зберігання одиниціописування (назва фондоутворювача, його історія, крайні дати накопиченнядокументів, історія зберігання, основне джерело комплектування);
• змісту та структури — інформацію про тему і систему організаціїодиниці опису (анотація, оцінка інформації; її систематизація);
• умов доступу та використання — інформація про форму власності,умови доступу та копіювання, мову та фізичний стан документів;
• інформації про споріднені документи — відомості про документи,які мають суттєве відношення до об'єкта описування (місцезнаходження оригіналів,наявність копій, записи про наявність публікацій з використанням данихдокументів;
• приміток – додаткова інформація, не прийнятна для жодної іншоїзони.
Під час облікового описування використовують головні елементи зних — порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер,заголовок справи, оригінальність документа, спосіб відтворення інформації,ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація документів,крайні дати документів у справі, кількість аркушів у справі.
Повнота інформації в описовій статті спеціального виду описування,зокрема для архівних довідників, залежить від характеру довідника.Обов'язковими для відтворення є такі елементи: заголовок одиниці описування ззазначенням назви фондоутворювача; дата або дати створення документів, щовходять до одиниці описування; обсяг одиниці описування; рівень описування ідовідковий код, або шифр. Ці елементи складають основу описової статті длядовідників міжнародного характеру.
Стандартизація архівного описування сприяє уніфікації його правил,створенню поряд з традиційними формами передавання інформації (довідниками,каталогами), електронних баз даних. Прийняття єдиних нормативів описуваннясприяє розвитку комп'ютеризації архівної справи на національному рівні, а такожкомп'ютерному обміну інформацією на міжнародному рівні, створює перспективи дляобміну інформацією з бібліотеками, службами науково-технічної інформації,музеями.
Таким чином, архівне описування закладає підвалини доступу доархівних документів, створюючи умови для користування ними, та допомагає увирішенні важливого соціального завдання суспільства — реалізації права людинина інформацію. Як важливий процес відбирання й відтворювання в описовій статтітаких характеристик документа, які б сприяли користувачеві на подальших етапахархівної, довідкової або дослідницької роботи, архівне описування допомагаєідентифікації документної інформації серед інших та визначенню місцезнаходженнядокументів і використанню відомостей, що містяться в них.

Лекція№ 10
Тема:Облік документів НАФУ
 
План
1.Поняттяпро облік архівних документів.
2. Обліковідокументи архіву.
3.Централізований державний облік документів НАФ.
Ключовіпоняття: облік архівних документів, описстрахового фонду, централізований державний облік документів НАФ, карткаархівного фонду, допоміжні облікові документи, реєстр описів, справа фонду,перелік фондів.
 
1.Поняття про облік архівних документів
Під обліком архівних документів розуміють комплексконтрольно-охоронних заходів/операцій, що забезпечують фіксацію наявностіархівних документів, а також отримання відомостей про їхній склад, обсяг і рухв одиницях обліку.
Дообліку архівних документів висуваються такі вимоги: По-перше, в ході обліковихпроцесів не можна порушувати структурну організацію архівних документів,зафіксовану на етапі систематизації та фондування за принципом походженнядокументів. Основними одиницями обліку є групи документів, сформовані в архівніфонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих одиницях виміру — архівнихфондах і одиницях зберігання — фіксуються дані обліку в обліковій документації.В цьому полягає вимога єдності обліку з структурною організацією архівнихдокументів.
По-друге, облік повинен відповідатитій структурній організації документів НАФ, яка починається у процесіділоводства і завершується в державних архівах. Облікові дані мають послідовно,як і самі документи, концентруватися по кожному комплексу, починаючи знайменшого — справи, і далі узагальнюватися в фонді, а потім — у архіві. Даніархівів надходять до Держкомархіву, де зосереджуються в Центральному фондовомукаталозі. Завдяки цьому правилу забезпечується наявність даних про обсяг ісклад архівних зібрань на всіх структурних рівнях НАФ. Концентрування данихобліку сприяє також закріпленню організації архівних документів в утворенихкомплексах і забезпечує реалізацію принципу єдності обліку з системоюзберігання документів.
По-третє, обліку підлягають усідокументи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні дляданого архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду користування, атакож самі облікові документи. Визначальними принципами обліку архівнихдокументів є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.
Принцип централізації реалізуєтьсячерез взаємодію співробітників, відповідальних за облік в архіві та дотриманняпорядку ведення і строків подання облікових документів для централізованогодержавного обліку.
Принцип уніфікації облікузабезпечується єдиним методичним керівництвом, що сприяє дотриманню наступностіобліку на всіх стадіях роботи з документами — у діловодстві і архівах (архівнихпідрозділах) установ та державних архівах — через сувору регламентацію системиосновних облікових документів та вимог до її ведення. Принцип уніфікаціїзумовлює стабільність облікових одиниць у масштабах НАФ, що полегшує розміщенняі зберігання архівних документів, перевіряння їхньої наявності. В основу вимірукількісного і якісного складу архівних зібрань покладено головну класифікаційнуодиницю — архівний фонд, до якої прирівняно архівну колекцію та об'єднанийархівний фонд. Через архівний фонд як одиницю обліку представляються дані прокількісний склад архіву, НАФ. На нижчих рівнях обліку, наприклад на рівніархівного фонду, відповідна інформація відображається за допомогою одиницізберігання (справи, фотоальбому, карти, рулону плівки тощо). На рівні одиницізберігання межею точності є «аркуш», «документ», але вонине використовуються у формах обліку на вищих за одиницю зберігання рівнях.
Принцип динамічності забезпечуєтьсяоперативним внесенням необхідних змін до облікових документів та баз даних абосвоєчасним укладанням нових облікових документів. Несвоєчасно облікованийдокумент піддається ризику втрати, оперативність прискорює наданнякористувачеві інформації про документ та його видавання.
Принципдостеменності та повноти обліку гарантуєтьсяпроведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих назабезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і базданих та відображення в них фактичної кількості, складу і стану документів, щозберігаються в архівній установі. Точність обліку забезпечується надійністювихідних початкових даних, які переносять у форми обліку з пер в и і г нихдокументів, а також чітким і розбірливим оформленням документації принадходженні або вибуванні кожної одиниці обліку
При фондовій організації архівних документів основними одиницямиїх обліку незалежно від виду носія, способу і техніки закріплення інформації єархівний фонд, одиниця зберігання (справа). При обох (фондовій і нефондовій)системах організації архівних документів документи зі спеціальними носіямиобліковуються також в одиницях обліку, за комплектами, видами; науково-технічнідокументи — за групами і комплексами.
Безпосередній державний облік документів НАФ здійснюють державніархіви, а також власники документів НАФ — юридичні чи фізичні особи — восновних облікових документах архівної установи чи власника приватного архіву.
2. Облікові документи архіву
Облік архівних документів виконує такі функції: контрольну, зорієнтовануна організацію зберігання документів та контролю їх наявності і стану, та регуляторну,спрямовану на підтримування рівня впорядкованості архівних фондів та йоговдосконалення.
Облік документів у державному архіві забезпечується веденнямосновних і допоміжних облікових документів. Перелік основних обліковихдокументів визначають «Основні правила роботи державних архівів».Необхідність ведення допоміжних облікових документів вирішується кожним архівомсамостійно з врахуванням особливостей складу і змісту архівних документів, щозберігаються в ньому.
До системи облікових документів належить список фондів архіву, щоскладається для реєстрації прийнятих на постійне зберігання архівних фондів.Списком фондів є перелік назв архівних фондів, розташованих у порядку їхномерів, призначений для обліку фондів архіву. До списку фондів архівний фондзаписується тільки раз при першому надходженні його до архіву. Йому присвоюєтьсяномер згідно зі списком фондів у порядку надходження до архіву. Номер,присвоєний фонду за списком фондів, є його обліковим номером, зберігається заним в усіх облікових документах і є складовою частиною архівного шифру одиницьзберігання даного фонду. Порядковий номер ідентифікує кожен архівний фонд ітому не може бути присвоєний іншому, навіть у разі передавання або втратифонду.
Для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, щомістять особливо цінні та унікальні документи складають перелік фондів, щомістять особливо цінні документи. В облікових документах і архівних шифрахфонди, описи, справи, що містять особливо цінні та унікальні документи, а такожбезпосередньо самі архівні документи, визнані особливо цінними та унікальними,позначають відповідно індексами «ОЦД» та «УД». На виявленіунікальні документи складається Державний реєстр національного культурногонадбання унікальних документів Національного архівного фонду.
Після запису до книги надходжень і до списку фондів документи кожногофонду обліковують в аркуші архівного фонду, призначеному для сумарного обліку,який відображає рух документів та зміни кількісних та якісних характеристик.Аркуш фонду складається на кожний фонд і містить його назву та номер,категорію, вказує місце знаходження (архів), склад документів фонду, їхкількість та хронологічні межі, довідковий апарат до фонду.
Облік кількості аудіовізуальних документів певного виду, динамікуїх змін по кожному опису і фонду в цілому, обліку й нумерації аудіовізуальнихдокументів певного виду фіксують аркуші обліку аудіовізуальних документів.
Система облікових документів включає і архівний опис – архівнийдовідник, що виконує облікову та довідково-пошукову функції. Він призначенийдля по одиночного та сумарного обліку справ (комплексів, одиниць зберігання,одиниць обліку, внесених до опису; закріплення порядку їх систематизації таобліку змін в їхньому складі та обсязі. Як правило, окремі види документіввключаються до різних описів (управлінська документація, документи з особовогоскладу, різні групи науково-технічної документації, кінофотофонодокументи,відеодокументи, електронні документи). Виключення складають описи документівособового походження, до складу яких включаються різновидові документинезалежно від способу чи техніки закріплення інформації. Описам присвоюютьсяномери: в межах фонду — за аркушем фонду, а при нефондовій організації — вмежах створюваної за формальними ознаками сукупності документів за аркушемобліку. Наприкінці опису в усіх примірниках укладачем робиться підсумковийзапис, який фіксує кількість одиниць зберігання (одиниць обліку), внесених доопису.
Для поодинокого та сумарного обліку одиниць зберігання страховогофонду копій особливо цінних документів складають опис страхового фонду.
Облік описів здійснюється в реєстрі описів із зазначенням увідповідних графах дати реєстрації, назви фонду, назви опису, кількостівнесених до нього справ та їхніх крайніх дат, кількості аркушів у опису, атакож номера фонду, номера опису, номеру тому опису та інвентарного номера.
Книгу обліку надходжень страхового фонду та фонду користування та Книгу обліку надходжень страхового фонду та фонду користуванняунікальних документів НАФ, включених до Державного реєстру національногокультурного надбання, застосовують для реєстрації кожного відповідногонадходження. Справи, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до нихматеріальні цінності, обліковуються у відповідній книзі, призначеній для поодиничного та сумарного обліку кількості, стану і складу таких справ.
На кожний новостворений фонд заводиться справа фонду, якійприсвоюється номер фонду, на який її заведено. Документи справи фонду маютьпостійний строк зберігання. До справи фонду включають історичну довідку,листування з фондоутворювачем (власником архіву); акти й інші документи, щофіксують зміни у назві, складі й обсязі фонду; копії характеристики фонду,складені для путівника (довідника); робочі інструкції та методичні вказівки зудосконалення й перероблення описів фонду, з опрацювання документів фонду; схемисистематизації його документів; відомості про користування матеріали перевірокнаявності документів, про віднесення документів до категорії особливо цінних іунікальних; акти про каталогізацію фонду та внесення інформації до баз даних.
Документи справи фонду нумерують і складають аркуш-засвідчувач,відповідно оформлюють. На документи справи фонду складається внутрішній опис.Справи фондів зберігаються у порядку номерів фонду.
 
3.Централізований державний облік документів НАФ
Для централізованого державного обліку документів НАФ державні архіви складають такі документи:
• паспорт архіву — обліковий документ періодичної звітності, щомістить відомості про кількість, стан та умови зберігання архівних документівта їх мікрокопій, склад довідкового апарату і кадри архіву;
• Державний реєстр національного культурного надбання. Унікальнідокументи НАФ;
• відомості про зміни у складі та обсязі фондів;
• картка архівного фонду;
• картка обліку унікальних документів НАФ, включених до Державногореєстру національного культурного надбання;
• картка централізованого державного обліку архівної україніки.
Картка архівного фонду складаєтьсяна кожний фонд, що уперше надійшов до архіву. Вона призначена дляцентралізованого обліку документів НАФ і містить назву і номер архівного фонду,відомості про кількість і склад його одиниць зберігання, а також місце йогозберігання. Картка фонду заповнюється на підставі аркуша фонду на 1 січнякожного року. Реєстрація змін у назві, складі та обсязі фондів ведеться вархівах протягом року. Раз на рік (до 1 березня поточного року) ця інформаціяподається архівному органу (до відома та для внесення змін у фондовий каталог)пофондово у «Відомостях про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01поточного року» та по архіву — у паспорті архіву. Загалом облікздійснюється на основі надання архівним документам облікових номерів.
Воблікових документах фіксуються також всі вибуття документів з архіву тазменшення їх кількості в результаті проведення окремих видів внутріархівнихробіт (експертизи цінності, об'єднання справ в результаті перероблення описів,реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних,виявлення неточностей у підрахунку під час приймання; зняття з облікузагублених, невиправно пошкоджених справ тощо). Документи можуть бути зняті зобліку на підставі актів про виділення до знищення документів, що не підлягаютьзберіганню; про виявлення справ, що не належать до даного фонду, архіву;приймання-передавання документів до іншого архіву; описування документів,перероблення архівних описів; про технічні помилки в облікових документах; проне-виявлення справ, шляхи розшуку яких вичерпано; про невиправні пошкодженнясправ.
Тобто,в архівних установах забезпечується облік архівних документів на різних рівняхкомплексів у 2-х видах – індивідуальний і сумарний.
До допоміжних облікових документів належать: книги облікуприймання документів на тимчасове та депоноване зберігання; паспортархівосховища для сумарного обліку фондів, одиниць зберігання та їхнього станув даному сховищі на 1 січня поточного року; книга обліку видавання одиницьзберігання з архівосховища; книга обліку видавання документів у тимчасовекористування; книга і картотека обліку вибуття документів; покажчик до аркушівфондів; книга обліку справ з особового складу; книга та картотека руху фондів,описів, справ (одиниць зберігання, одиниць обліку) та ін.
В архівній установі забезпечується повна збереженість обліковихдокументів, для чого вони зосереджуються в ізольованому приміщенні іперебувають у віданні спеціального підрозділу або у працівника архіву, якийвідповідає за облік. За обліковими документами перевіряють наявність справзгідно з їхніми описовими статтями і підсумковими записами в описах, що єважливим елементом у забезпеченні збереженості архівних документів.
Отож, облікова документація архівних установ є створеним на єдинихнауково-методичних засадах завершеним обліково-довідковим комплексом, щоорганічно входить до довідкового апарату державних архівів. Правильноорганізований облік забезпечує збереженість документів НАФ, закріплюючи їхсистематизацію і зберігання за єдиними для всіх сховищ одиницями обліку.Відтворений в облікових формах склад, зміст і обсяг документів забезпечує їхнійадресний пошук, створюючи фундамент довідкового апарату архівної установи.

Лекція№ 11
Тема:Поняття про довідковий апарат документів НАФУ
 
План
1.Довідковийапарат архівів та його значення.
2. Типо- видоваструктура довідкового апарату архівів.
Ключовіпоняття: довідковий апарат архівів, архівнідовідники, архівний каталог, путівники, анотовані реєстри описів, архівніогляди.
 
1.Довідковий апарат архівів та його значення
Важливоюсуспільною функцією архівних установ єстворення доступу до інформації, що міститься в документах Національногоархівного фонду України. В українському архівознавстві розрізняють правовий,фізичний та інтелектуальний доступ. Правовий доступ як право на отриманняінформації про наявність та кількісні характеристики документів, склад і змістархівних фондів забезпечують закони України «Про Національний архівнийфонд та архівні установи» та «Про інформацію». Зокрема, ЗаконУкраїни «Про Національний архівний фонд та архівні установи»проголошує основний принци 11 організації архівної справи в Україні якзагальнодоступність документів НАФ та гарантує забезпечення доступу до архівнихдокументів з моменту надходження їх до архівної установи іі право користуванняними усім громадянам України, іноземцям та особам без громадянства. Тимчасові обмеження в доступіпов'язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання, перевіркоюнаявності та стану або реставрацією документів, забезпеченням державної абоіншої передбаченої законом таємниці, охороною законних прав та інтересівгромадян. Розширення впродовж 1990-х років доступу до архівних фондів, щоперебували на таємному зберіганні, є показовою рисою демократизації архівноїсправи в незалежній Україні.
Обмеження доступу можуть встановлюватися і власником документів-особою або архівними підрозділами об'єднань громадян, релігійними організаціями,а також підприємствами, установами і організаціями, заснованими на приватнійформі власності. Доступ до приватних архівних зібрань регулюєтьсярозпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цейдоступ.
Фізичний доступ полягає ворганізації зберігання документів НАФ та отримання первинного документа, щозберігається в архіві, через читальний зал.
Під інтелектуальним доступом розуміють комплекс засобів тазаходів, що забезпечують розкриття складу і змісту інформаційних ресурсів архівів,отримання необхідної довідкової інформації через документи вторинного рівня — довідковий апарат, у тому числі через інформаційні системи та публікаціїтекстів документів у спеціальних виданнях.
Реалізація доступу до відомостей, що містяться в документахНаціонального архівного фонду України, відбувається через довідковий апарат, тобтостворений на єдиних методологічних і методичних засадах комплекс взаємопов'язанихархівних довідників (у тому числі електронних), призначений для розкриттяскладу і змісту архівних документів. Довідковий апарат утворюється кожноюархівною установою. Його побудовано відповідно до структури Національногоархівного фонду.
До найсуттєвіших ознак довідкового апарату належать вторинність повідношенню до архівних документів, оскільки в елементах довідкового апаратуміститься інформація, отримана в результаті аналітико-синтетичного опрацюванняпервинної документної інформації. Довідковому апарату притаманна ієрархічність,пов'язана з взаємопідпорядкованістю та взаємозалежністю всіх його елементів, тадинамічність — здатність до якісних та кількісних змін. Дореволюційні архівимали описи, покажчики, каталоги, але всі довідники не були єдиною,взаємопов'язаною системою. Кожен довідник існував лише в одній«функціональній площині». Усвідомлення зв'язків розвитку описання зрозвитком архівної справи, зокрема, з її централізацією, інтенсивністюкомплектування і користування документною інформацією сприяло розвиткудовідкового апарату архівів.
Послідовно побудовані елементи довідкового апарату забезпечуютьбагатоаспектний інформаційний пошук. Його створення та функціонування прямозалежить від організаційно-методичного забезпечення, наявності фінансування,інтенсивності користування документами.
Основні вимоги до довідкового апарату полягають у забезпеченнібагатоаспектного пошуку інформації на всіх рівнях НАФ, придатності длядокументів з різними носіями, застосуванні уніфікованої методики складанняархівних довідників.
 
2.Типо- видова структура довідкового апарату архівів
Довідковий апарат архівів має чітку типо-видову структуру,розвиток якої відбувався від інвентарних описів до електронних довідників.
Під типо-видовоюструктурою довідкового апарату розуміють організований комплекс архівнихдовідників, відповідно до виконуваних ними функцій (горизонтальний рівень), таієрархії комплексів документів (вертикальний рівень). Тип архівного довідникавизначається його цільовим призначенням. Існують такі типи архівних довідників:Центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, архівнийкаталог, путівник по фондах архіву (архівів), покажчик, огляд документів,анотований реєстр описів.
Залежновід представлених у довідниках документних комплексів усі архівні довідникиподіляють на:
міжархівні, якізабезпечують облік і пошук інформації у цілому по країні, а також по регіону,групі архівів, — ЦФК, путівники по архівах, тематичні путівники, тематичніогляди;
міжфондові, якізабезпечують пошук документів по конкретному архіву, — список фондів архіву,путівник по фондах архіву, каталоги, тематичні огляди, покажчик фондів архіву,анотований реєстр описів фондів;
внутріфондові, якізабезпечують облік і пошук документів по конкретному архівному фонду — аркушфонду, архівний опис, покажчик описів фонду, огляд фонду.
Залежно від об'єкту описування, його аспекту, ступеня деталізаціїкожен тип архівного довідника має свої види, а в середині виду — підвиди.Видами архівного опису є опис справ, опис аудіовізуальних документів, монтажнілисти кіно документів. До видів архівного каталогу належать систематичний,предметний (іменний, географічний, хронологічний), тематичний тощо. Видомпутівника є короткий довідник по фондах архіву. Огляди бувають тематичними абофондовими. Покажчики поділяються на покажчики описів фондів та покажчики до справ(документів) — систематичні, предметні, хронологічні та ін. Відповідно доцільового призначення типу та виду архівного довідника розробляється методикайого створення.
Державні архіви України ведуть роботу щодо створення принциповонових довідників — електронних версій реєстрів фондів як сегментів Національноїархівної інформаційної системи.
Найважливішою ланкою довідкового апарату є архівні описи, щослужать основою для складання всіх інших довідників про склад та змістдокументів. Архівний опис призначений для розкриття складу і змісту одиницьзберігання (обліку) та закріплення їх систематизації всередині фонду, а такожобліку справ. Описи складаються у діловодстві та архівних підрозділах установ.У державних архівах описи складаються на документи, що надійшли неописаними доархіву та під час перероблення неякісних описів, що викликано невідповідністюїх інформаційного рівня сучасним вимогам використання відомостей, що містятьсяв документах НАФ.
Опис складається з переліку справ (описових статей) і допоміжногодовідкового апарату до нього. Описова стаття включає такі інформаційніхарактеристики одиниці зберігання (одиниці обліку): порядковий номер запису доопису; індекс за номенклатурою; заголовок з інформацією про оригінальністьдокументів, спосіб їх відтворення, анотацію найцінніших документів; крайнідати; кількість аркушів. Додаткові дані можуть уміщуватися в графі дляприміток, а також зазначатися строки зберігання в описах на документидовготривалого зберігання. Допоміжний довідковий апарат до опису, як правило,складається з титулу, передмови, списку скорочень, покажчиків, перевідної таблицішифрів (якщо опис перескладався), змісту.
Описи побудовані за структурно-хронологічною, хронологічно-структурноюабо функціонально-хронологічною ознаками, щоб відтворити організаційний устрійта напрями діяльності фондоутворювача.
Обов'язковим елементом довідкового апарату архівів архівнийкаталог. Архівний каталог становить собою архівний довідник, в якому інформаціюсистематизовано відповідно до обраної схеми класифікації. Державні архівирозпочали планову роботу з каталогізації на початку 1960-х рр. В результатітематичного опрацювання фондів було створено систему взаємопов'язаних івзаємодоповнюваних каталогів, різних за цільовим призначенням та структурою, щоуможливило здійснення багатоаспектного пошуку документної інформації.
На відміну від описів, архівні каталоги не виконують функціїобліку і складаються незалежно від фондової належності, на будь-який комплексдокументів, найчастіше на фонди окремого архіву. Вторинна документна інформаціяпредставлена у каталогах у вигляді описових статей на одиниці описування, якправило, на каталожних картках.
Одиницею описування для каталогів є окремий документ (йогофрагмент), група документів, справа або група справ. Каталожні картки зописовими статтями групують за рубриками класифікаційної схеми, яка міститьперелік класифікаційних ділень, розміщених у певній послідовності за принципомлогічної або алфавітної структури. За логічним принципом структуруютьсистематичний, тематичний і хронологічний каталоги.
В систематичному каталозі документу інформацію представлено загалузями знань і практичної діяльності суспільства, згідно зі «Схемоюєдиної класифікації документної інформації для державних архівів», щоводночас є інформаційно-пошуковою системою для організації пошуку інформації всистематичному каталозі архівної установи.
Тематичний каталог складаєтьсяза однією темою. Навіть при наявності систематичного тематичний каталог можебути корисним під час наукової розробки однопрофільних архівних документів ідля підготовки тематичних архівних довідників. Вторинну документну інформацію вкаталозі розташовують у логічній послідовності за наперед розробленою схемою.
Хронологічний каталог міститьвторинну документну інформацію архіву, систематизовану за послідовнорозміщеними періодами часу, що дає можливість розкрити історичні зв'язки міжподіями, послідовно розглянути розвиток історичного процесу. Розділами іпідрозділами класифікаційної схеми хронологічного каталогу може бути епоха,століття, або якийсь інший відрізок часу, рубриками — роки, підрубриками — конкретні дати подій, фактів, що відбулися за конкретний хронологічний період.
Предметний каталог міститьвторинну документну інформацію архіву у вигляді назв предметів, явищ,розташованих в алфавітній послідовності. Рубриками предметного каталогу можутьбути предмети в широкому розумінні слова, до яких можна віднести загальніпоняття («Національне питання») і окремі («Українськашкола»), назву установи («Український науково-дослідний інститутархівної справи та документознавства»), назву професії(«Бандурист»), назву теорії («Археографія»), прізвищавчених (Вернадський В. І.), назву міст («Севастополь»), події («Референдум1 грудня 1991 року»)
Географічний каталог містить вториннудокументну інформацію про географічні й топографічні об'єкти (моря, ріки,озера, міста тощо). Він може бути як самостійним, так і частиною предметногокаталогу, де за рубриками з географічними назвами зібрано інформацію проархівні документи певного архіву. Рубрики розташовують в алфавітному порядку, апідрубрики — в логічному або алфавітному. Наприклад, рубрика: Миколаїв.Підрубрики: Історія. Райони. Населення: кількість і склад, міграція. Навчальнізаклади тощо.
Система каталогів архіву повинна забезпечити повноту інформаціїпро зміст фондів архіву. Спочатку каталогізують фонди першої категорії,особливо ті, відомості яких можуть бути використані при підготовці публікаціїдокументів, складанні оглядів тощо. Каталоги містять інформацію про сутність подій,фактів, явищ, відображених у документах, які розкривають закономірності їхньогорозвитку, показують характерні особливості їх прояву, про діяльністьфондоутворювача або закладів його системи. Під час відбору документів длякаталогізації віддають перевагу інформації про характер, напрями і підсумкидіяльності установи-фондоутворювача та його системи, враховують час виникненнядокумента або час описуваних у документі подій, коли значення має самісторичний період; авторство та ступінь збереженості документів.
Відомості про одиницю описування, що становлять собою у сукупностіописову статтю, розміщують на картці за визначеною формою (макетом, схемою).Елементи описання об'єднують у зони класифікаційних відомостей (індекс, назварубрики та підрубрики, дата і місце події), які, крім двох останніх, маютьспівпадати з класифікаційною схемою каталогу; інформаційних даних (згорнутевизначення змісту одиниці описування, зазначення автора-фондоутворювача,адресата, визначення різновиду документів, оригінальності; при неодиничномуописуванні у графу «Зміст» переносять заголовок справи з описів);пошукових даних (назва архіву, де зберігається документ; назва фонду, в якомузнаходиться документ; назва структурної частини, в якій його було створено,архівний шифр документа, який складається з по мера фонду, номера опису, номераодиниці зберігання і номері аркушів); зовнішніх даних (мова документа, спосібйого відтворення).
Путівники можуть створюватися пофондах усіх архівів в цілому по країні, по фондах декількох архівів, по фондахокремого архіву, по окремому комплексу фондів архіву (архівів), утворюючи таківиди: путівник по архівах, путівник або короткий довідник по фондах архіву,тематичний путівник. Путівник складається з описань фондів і довідковогоапарату. Схема розташування описань залежить від складу фондів архіву.Найчастіше структура розділів включає перелік фондів органів державної влади іуправління, громадських організацій та фондів особового походження і архівнихколекцій. Всередині розділів фонди групуються у підрозділи за галузями абохарактером виробничої діяльності, в межах підрозділів — за ознакоюпідпорядкування або однотипності установ, а далі за хронологією, значимістюфондів, алфавітом назв тощо. Основна частина путівника — описання фондів складаєтьсяз назв фондів, довідкових даних про фонд, короткої історичної довідки іанотації документів фонду, бібліографічного списку літератури про фонд.
Путівники і короткі довідники по фондах декількох архівівскладаються за аналогічною схемою, місце зберігання фонду зазначають у йогоописанні. Тематичні путівники розробляються за схемами, що деталізують обранудля путівника тематику. Описання кожного архіву включає його повну назву,адресу, коротку історичну довідку, анотацію складу фондів і змісту документівархіву. Основними елементами довідкового апарату до путівників є титульнийаркуш, зміст, передмова, покажчики (предметний, іменний, географічний, покажчикфондів).
Складі зміст документів фонду за його описами розкривають такі самостійні архівнідовідники як анотовані реєстри описів. Реєстри укладаються у порядку спискуфондів з використанням таких елементів описання: номер і назва фонду за спискомфондів, крайні дати діяльності фондоутворювача; номери описів фонду за аркушемфонду, кількість одиниць зберігання, внесених до окремого опису, їх крайні датиі стисла анотація складу і змісту документів, внесених до опису. Довідковийапарат до анотованого реєстру складають титульний аркуш, передмова, покажчик досписку фондів.
Покажчики можуть бути самостійнимиархівними довідниками або елементом довідкового апарату до них. Вони значнопідвищують інформаційну цінність описів, каталогів, оглядів, путівників;містять додаткові відомості про документи (їх склад, історію фондів іфондоутворювачів) і полегшують користування довідниками, допомагаючи швидкоотримати всі наявні у довіднику відомості про документи. Покажчики, що єсамостійними архівними довідниками, складаються до описів (документів) одногофонду або сукупності їх. Покажчик до архівного довідника — перелік предметів(ключових слів), які зустрічаються у довіднику, з необхідними поясненнями іпосиланнями — складають для прискорення пошуку інформації за аспектами, що неспівпадають з групуванням основного тексту довідника. Орієнтуючи в інформаціїдокументів, які увійшли до архівного довідника, покажчики дають уявлення і прозміст певного комплексу. Покажчики можуть бути іменними, географічними,предметними або хронологічними. Залежно від змісту архівного довідника до ньогоможе складатися один або декілька покажчиків.
Основним елементом покажчика є рубрика, що включає предметнепоняття і пошукові дані. Предметними поняттями у покажчику можуть бути іменаосіб, географічні назви, назви предметів, явищ, подій. Іменний покажчик включаєпрізвища, імена, псевдоніми, прізвиська. Предметами рубрик у географічномупокажчику є назви держав, адміністративно-територіальних одиниць, морів, річоктощо. Предметний покажчик може бути загальним і включати предметні поняттярізного характеру, а також спеціальним і складатися з однорідних предметнихпонять (покажчик видів документів, авторський і установ, структурний, галузевийі ін.). До складу рубрики предметного покажчика входять позначення науковихпонять, історичних фактів, подій, явищ, назви установ, організацій, підприємствта ін. У хронологічному покажчику дати подій або дати документів подають ухронологічному порядку.
Основними вимогами, що висуваються при складанні покажчиків єповнота, тобто відображення усіх найсуттєвіших понять, які містяться в тексті,і точність, тобто правильність зазначення місцезнаходження інформації.
Архівні огляди включають систематизовані відомості про склад ізміст документів з джерелознавчим аналізом і призначені для інформації зацікавленихфізичних і юридичних осіб про характер і значення цих документів з метоюактивного використання. Огляд може давати інформацію або про документи одногофонду (огляд фонду) або декількох — за певною темою (тематичний огляд).Описання документів подають у вигляді логічно послідовної інформації укомпактній узагальненій формі за однорідними групами документів і справ. Інодівона супроводжується джерелознавчим аналізом окремих груп документів. Оглядискладають на документи, актуальні для даного періоду, особливо з недостатньорозроблених проблем суспільного розвитку, а також на великі, але мало вивченіфонди.
Описання документів у огляді розміщують у певному порядку,обумовлюючи відповідно до обраної схеми побудови довідника: структурної (заструктурою фондоутворювача), галузевої (за галузями або функціями діяльностіфондоутворювача), хронологічної (за періодами діяльності фондоутворювача абосистеми однорідних установ), номінальної (за номінальною ознакою документів:журнали засідань, рукописи творів тощо), тематичної (за змістом). До складудовідкового апарату огляду входять: титульний аркуш, зміст, список скорочень;для тематичних оглядів — список фондів; у необхідних випадках — бібліографічнийсписок.
Складовою частиною довідкового апарату архівів є інформаційно-пошуковісистеми. Отже, кожен вид архівного довідника створюється для виконання певнихфункцій (облікових або інформаційно-пошукових), на певних рівнях комплексівдокументів (НАФ, групи архівів, архіву, фонду, справи). Від репрезентативностівідображення інформаційних багатств фондів архівними довідниками залежитьпідвищення інформаційних можливостей архівних зібрань.

Лекція№ 12
Тема:Організація збереження документів у архівних установах
 
План
1.Видиархівних документів залежно від їхньої матеріальної основи.
2. Технологіїзберігання архівних документів.
3. Заходи щодозабезпечення фізико-хімічної збереженості документів в архіві.
Ключовіпоняття: матеріальна основа документів,фумігація, температурно-вологісний, світловий режими зберігання документів,страховий фонд, пластифікація, реставрація, дезінсекція, дератизація.
 
1.Види архівних документів залежно від їхньої матеріальної основи
До найважливіших завдань архівів належить забезпеченнязбереженості архівних документів. Його вирішенню сприяє дотримання нормативнихрежимів та організації зберігання документів для утримання їх у належномуфізичному стані й запобігання втрат, проведення заходів з відновленняфізико-хімічної та біологічної цілісності пошкоджених документів. Дослідженняпроблем, пов'язаних із забезпеченням збереженості архівних документів, лежить уплощині не лише архівознавства, ай природничих наук — хімії, біології, фізики,а також інформатики.
Залежно від матеріалу, на якому зафіксовано інформацію, документиподіляються на такі групи:
• документи з паперовими носіями;
• документи з плівковими носіями;
• електронні документи.
Матеріальний об'єкт, основною функцією якого є збереження тапередавання документної інформації, називають носієм документної інформації. Сукупністьматеріалів носія документної інформації та її запису складає матеріальну основудокумента.
Найпоширенішим матеріалом для створення текстових документів єпапір — багатокомпонентна система, яка складається з волокон целюлози,наповнювачів. Тривалість «життя» документа з паперовою основою багатов чому визначається первісними властивостями матеріалів, з яких виготовленойого матеріальну основу. Папір і більшість барвників складні за своїм хімічнимскладом і структурою матеріали. Знаючи деякі показники паперу і барвників,можна прогнозувати тривалість збереження документа з такою матеріальноюосновою.
Чорно-білі й кольорові кіно- і фотоплівки, роликові і форматніфотоплівки, магнітні стрічки складають матеріальну основу аудіовізуальнихдокументів (кінодокументів, фотодокументів, фонодокументів, відеодокументів).Документи з плівковими носіями в процесі використання піддаються багаторазовимрозтягуванням і ударним навантаженням, перегинам і перекосам у стрічкопротяжнихмеханізмах апаратури. Кінофотодокументи піддаються дії інтенсивного світла ітепла при проекції на екран, стикаються з кислими і лужними середовищами підчас фотографічного і реставраційного оброблення. Це призводить до змінифізико-механічних властивостей плівок під час зберігання і використання.
Носіями інформації в електронних документах є магнітні стрічки,магніто-оптичні, оптичні та ін. диски. Вони дозволяють безконтактне зчитуванняінформації та мають високу щільність запису. До 1990-х років такі документивизначалися як машино читані, а з розвитком новітніх технологій іобчислювальної техніки набуває все ширшого застосування термін «цифровідокументи».
Матеріальна основа документів з часом зазнає фізико-хімічних іфізико-механічних змін, які називають її природнім старінням.Процесстаріння незворотний. Він супроводжується, наприклад, зміною хімічного складу паперуі зменшенням його механічної міцності. Папір стає з часом ламким і можерозпастись на частини. Текст вицвітає, згасає, подібних змін зазнають клеї.Тому для запобігання природному старінню матеріальної основи документів вархівах проводять заходи, що підвищують здатність документів протистоятируйнівній дії зовнішніх і внутрішніх чинників.
Основним фізичним чинником, який викликає швидке руйнуванняматеріальної основи документів з паперовими носіями, є світло.Швидкістьруйнування залежить від його спектральної характеристики, інтенсивності йтривалості випромінювання, а також від здатності матеріальної основи документапоглинати енергію світла. Папір відбиває більшу частину світлових променів. Піддією світла він буріє і втрачає механічну міцність та еластичність, а більшістьтекстів вицвітає. Вицвітання є окислювальним процесом, зумовленим дією кисню наактивовану світлом молекулу барвника. Довговічність барвників на документізалежить від кислотності, але ця залежність обернена стосовно паперу: чим нижчекислотність, тим швидше вицвітає барвник
На фізичний стан документів істотно впливають температура івологість повітря. Природне старіння паперу переважно зумовлюють окислювальніпроцеси в ньому під впливом кисню повітря. Підвищення температури і вологостіповітря їх прискорюють. У випадках, коли документи зберігаються у стосах іпогано провітрюються, можливе локальне підвищення температури і створеннясприятливих умов для розвитку плісняви. На прискорення процесу природногостаріння впливає не лише понаднормове підвищення температури, а й значні їїколивання. Висока відносна вологість повітря спричиняє появу й швидке поширенняплісняви.
Старінняплівкової основи документів зумовлене незворотними змінами її властивостей підчас тривалого зберігання і використання документів. Воно проходить внаслідокфізичних, хімічних і біологічних процесів, які відбуваються під впливомтемператури і вологості повітря, дії світла, радіаційного випромінювання,агресивних середовищ, механічних деформацій. Під дією променевої енергії, тобтоелектромагнітних коливань з різними довжинами хвиль, температури і вологостіповітря довкілля відбувається старіння кінодокументів. Зміна електроакустичниххарактеристик магнітної стрічки спричинює старіння магнітного запису. Доосновних причин погіршення його електроакустичних характеристик належить змінаформи і зменшення еластичності стрічки. Погіршення частотної характеристики непов'язане зі зміною магнітних властивостей робочого шару магнітної стрічки йпереважно зумовлюється її деформацією, забрудненням і зниженням гнучкості таеластичності.
Документам з плівковими носіями притаманне і біологічне старіння, викликанедіяльністю живих організмів, які розвиваються на полімерних матеріалах.Ушкодження документів бактеріями, мікроскопічними грибами, комахами, гризунаминалежать до біопошкоджень. Відомо близько 400 видів грибів і комах — шкідниківархівних документів. Найбільшої шкоди завдають мікроскопічні гриби. Вони здатніуражати документи з паперовими, плівковими носіями, а також воскові й сургучніпечатки. Ураження матеріальної основи документа грибами має безліч проявів. Церозростання колоній, що забруднюють поверхню спорами, проникнення нитокгрибниць і плідних тіл у волокна субстрату, виділення багатьох продуктівобміну, що діють як хімічні реагенти. Гриби руйнують целюлозу за допомогоюферментів, перетворюючи її на живий субстрат для своєї життєдіяльності. Привологості повітря понад 70 % відбувається капілярна конденсація вологи, якасприяє появі й поширенню грибів. При проростанні спор грибів капіляри паперузаповнюються грибницею, що викликає гідрофобізацію паперу і зміну йоговластивостей, зокрема гнучкості, еластичності. Спори грибів уражають ісинтетичні матеріали, руйнують пластифікатори робочого шару та ацетилцелюлознуоснову аудіовізуальних документів і негативно діють на них утвореними в процесіруйнування хімічними продуктами — ферментами і кислотами. Значної шкодизавдають документам і комахи. Найпоширеніші серед них жуки — точильники,«притворяшки», шкіроїди. Лялечки й дорослі жуки живуть серед аркушівдокументів, прогризаючи в них ходи. На відміну від цих комах, шкіроїдиобгризають документи з поверхні, але можуть знищувати напір, пергамент, всічастини обкладинки. Харчуються борошняним клеєм і значно забруднюють документитаргани.
В зв'язку з цим до найголовніших завдань архівістів належитьдотримання правил зберігання документів.
 
2.Технології зберігання архівних документів
Здійснення контролю за фізичним станом і переміщенням, копіюваннядокументів для створення страхового фонду й фонду користування, відновленняпервісних або близьких до первісних властивостей і зовнішніх ознак документів,що зазнали пошкодження або руйнування. Цей комплекс робіт називають організацієюзберігання документів.
Оптимальні умови зберігання документів забезпечуютьсябудівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архіву; обладнанням будівель ісховищ засобами пожежегасіння, охоронної та пожежної сигналізації;застосуванням технічних засобів для створення оптимального температурно-вологісногота світлового режимів, здійсненням санітарно-гігієнічних заходів у приміщенняхсховищ; застосуванням спеціальних засобів зберігання документів.
Архівні документи розміщують у спеціально збудованих абопристосованих для постійного зберігання документів будівлях чи окремихприміщеннях будівель. Для зведення таких будівель використовують індивідуальніабо — частіше — типові проекти. Вони передбачають ряд обов'язкових приміщень,необхідних для нормальної роботи з документами. Основну площу архівної будівлізаймають сховища. Вони максимально ізолюються від читального залу,адміністративних та інших приміщень. Крім того, площа архівної будівлівідводиться під робочі приміщення співробітників архіву, приміщення дляприймання і тимчасового зберігання, акліматизації документів; для ізоляції,знепилювання, дезінфекції й дезінсекції пошкоджених документів; дляреставраційно-палітурних робіт; для приготування клеїв і розчинів; длявідтворення копій документів, оброблення плівки; для зберігання обліковихдокументів. Передбачаються також приміщення для науково-довідкової бібліотеки,методичного кабінету, виставкового залу. Будівлі архівів розміщують у місцях,віддалених від пожежонебезпечних об'єктів (нафтосховищ, автозаправних станцій),об'єктів, що забруднюють повітря агресивними газами й пилом (підприємств зішкідливими технологіями, ТЕЦ), що підпадають під загрозу затоплення тапроникнення ґрунтових вод або є потенційним джерелом поширення гризунів(елеватори, ринки).
Важливе значення для створення належних умов зберігання документівмає обладнання сховищ системами кондиціювання та вентиляції, що забезпечуютьрециркуляцію повітря, очищення від агресивних домішок і пилу, підтриманняоптимального температурно-вологісного режиму.
Приміщення сховищ обладнують стаціонарними металевими стелажамиабо дерев'яними, обробленими вогнезахисним розчином. У сховищах з природнимосвітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюють перпендикулярно стінаміз вікнами. У сховищах без вікон стелажі та шафи встановлюють з урахуванням особливостейприміщення, конструкції обладнання й норм його розміщення. Не допускаєтьсярозміщення стелажів, шаф та іншого обладнання для зберігання документів упритулдо зовнішніх стін будівлі та до систем опалення, щоб уникнути впливу на нихвологи та різких коливань температури. Документи розміщують на стелажах, уметалевих шафах горизонтально або вертикально в картонажах або іншомуупакуванні з метою запобігання проникнення в них пилу, що згубно діє наматеріальну основу документів. Розміщення документів на підлозі, підвіконнях, унерозібраних стосах не припустиме.
Відокремленому зберіганню підлягають секретні документи; унікальнідокументи; документи, що мають у зовнішньому оформленні або у додатках до нихматеріальні цінності; документи з різними видами носіїв; документи, враженібіологічними шкідниками; документи, що прийняті до архіву на тимчасовезберігання; документи, не внесені до облікової документації архіву.
Документи видаються зі сховищ для використання дослідникам івідвідувачам до читального залу архіву (на один місяць); співробітникам архівудо службових приміщень для виконання планових робіт і доручень керівництваархіву (на 10 днів); установам і організаціям у тимчасове користування (на тримісяці); до лабораторії архіву для проведення робіт із створення страховогофонду й фонду копій користування, для поліпшення фізико-хімічного станудокументів (по мірі необхідності, але не більше, ніж на один рік ).Судово-слідчим органам справи видаються у тимчасове користування на термін дошести місяців із можливим продовженням до одного року.
Користувачі несуть відповідальність за збереженість документів ідотримання правил роботи з ними.
Перевіряння наявності і стану документів є постійною плановоюроботою кожного державного архіву і проводиться для фондів першої категорії ітаких, що містять особливо цінні документи — один раз на 10 років; дляунікальних документів — не менш як один раз на п'ять років; для фондів другоїкатегорії — один раз на 15 років; фондів третьої категорії — один раз на 20років; секретних документів — відповідно до вимог спеціальних нормативнихдокументів. Періодичність контролю наявності та технічного станукіновідеофото-фонодокументів становить один раз на 5 років.
Позачерговіодноразові перевіряння наявності й стану доку ментів усіх або частини фондівархіву проводяться у разі стихійного лиха, масових переміщень, надзвичайнихситуацій, в результаті яких виникала можливість втрати або пошкодженнядокументів.
Важливою умовою забезпечення збереженості документів є дотриманнярежимів їх зберігання, тобто сукупності температурно-вологісних, світлових тасанітарно-гігієнічних умов, створюваних в архівосховищі, реалізаціяконтрольно-охоронних заходів.
Температурно-вологісний режим зберігання документів контролюєтьсярегулярним вимірюванням параметрів повітря з допомогою контрольно-вимірювальнихприладів: термометрів, гігрометрів, психроматерів, електроннихтермогігрометрів.
Світловий режимдозволяєзапобігти руйнівній дії світла на матеріальну основу документа. В сховищах таінших приміщеннях архівів, де проводиться робота з документами, виключеноосвітлення прямими сонячними променями. З метою запобігання руйнівній діїсвітла на документи вікна в таких приміщеннях щільно завішуютьсвітлонепроникною тканиною, обладнують світлорозсіювачами.
Дотримання санітарно-гігієнічного режиму забезпечує запобіганнябіодеструкції і забрудненню матеріальної основи документа. Найпершимизапобіжними заходами щодо накопиченню пилу, появи плісняви, комах та гризунів уприміщеннях архіву є утримуватися їх у зразковому порядку та чистоті. З метоюсвоєчасного виявлення плісеневих грибів і комах двічі на рік (початок і кінецьопалювального сезону) вибірково проводять мікробіологічне та ентомологічнеобстеження документів і приміщень сховищ.
Реалізація охоронного режиму спрямована на збереження документіввід розкрадання, втрат, несанкціонованого винесення. Охорона архівузабезпечується шляхом технічного укріплення та обладнання будівлі засобамиохоронної сигналізації, організацією посту охорони, опечатування приміщень,дотриманням умов пропускного режиму й порядку доступу до сховищ. Обов'язковомуоснащенню засобами охоронної сигналізації та опечатуванню підлягають сховища,приміщення, в яких тимчасово зберігаються документи (в тому числі читальнийзал, лабораторія мікрофільмування та реставрації), матеріальні цінності,копіювальна техніка; аварійні й запасні виходи з будівлі архіву, основний вхідза умови відсутності цілодобового поста охорони.
До завдань архівістів щодо зберігання архівних документів належитьі створення їх страхового фонду. Під час страхового копіювання, в обов'язковомукомплекті створюються і копії для фонду користування. До фонду користуваннявключаються, як правило, копії повністю відзнятих одиниць зберігання. Копіїокремих документів включаються до фонду користування як тематичні добіркидокументів або поодинично, за умови особливої значущості оригіналу документа.
 
3.Заходи щодо забезпечення фізико-хімічної збереженості документів в архіві
З метою усунення причин прискореного старіння та руйнуваннядокументів; відновлення їх властивостей, технічних характеристик, тривкості;виготовлення копій документів за допомогою засобів відтворення та копіювання вархівах здійснюють реставраційне та консерваційно-профілак-тичне обробленнядокументів. Таке оброблення документів проводиться на основі диференційованогопідходу в порядку черговості, встановленої в архіві з урахуваннями видовихособливостей, цінності, фізичного стану документів і можливостей архіву.
Комплекс робіт з відновлення механічної цілісності документів виконуютьу лабораторії реставрації і мікрофотокопіювання. Основними методами реставраціїдокументів з паперовою основою є відновлення механічної цілісності,ламінування, реставрація, аероформування, нейтралізація і стабілізаціякислотності паперу методом забуферювання. Перед проведенням реставраціїпопередньо визначають структуру та якість матеріальної основи документа,характер дій речовин і засобів оброблення. Виконання технологічних операційреставрації проводять так, щоб не пошкодити текст, не послабити йогоконтрастність, не викликати розмивання штрихів.
Для механічного захисту ветхих книг і документів використовуютьметод ламінування. Цей найпродуктивніший метод реставрації давно відомий підрізними назвами: ламінування, імпрегнування, суха реставрація, сухе дублювання,гаряче пресування. Всі названі методи спираються на загальний принцип:з'єднання ветхого паперу з термопластичною полімерною плівкою, яказастосовується самостійно чи в сполученні з лавсановою плівкою, іншимиматеріалами.
Механічне пошкодження основи документів, стирання тексту притривалому користуванні, вплив агресивного середовища спричинюють також згасаннятекстів документів, тобто зменшення контрастності — різниці оптичних густинелементів зображення і прогалин документів. При цьому зображення візуально(частково чи повністю) не сприймається. Відновлювання текстів, що вицвіли абозгасли, є складовою частиною забезпечення фізико-хімічної збереженостідокументів. Для відновлення таких текстів застосовують фотографічні методи, якібазуються на використанні ультрафіолетового, видимого та інфрачервоноговипромінювань.
Відновлювання якості фотозображень проводять механічними,хімічними, фотографічними та комп'ютерними методами. Простим механічнимспособом реставрації фотозображень є ретуш, яка дозволяє змінювати оптичнугустину негатива. Оптичне підсилювання негатива, ослаблення зернистості,відновлювання вицвілих і забарвлених фотозображень проводять фотографічнимиметодами, тобто шляхом репродукування документів із підбиранням умовекспонування хіміко-фотографічного оброблення, спеціальних джерел світла,світлофільтрів і фотоматеріалів. Механічні дефекти кінофотодокументів типуподряпин можуть бути усунені фотографічним методом з використанням імерсійногодруку.
Хімічними методами реставрації усувають на документахрізнокольорові плями, вуалі, які виникають внаслідок фізико-хімічногоруйнування.
Консерваційно-реставраційне оброблення кіно- і фотодокументискладається з декількох послідовних операцій:
• ручне загальне очищення та знепилювання, видалення жирових тавоскових забруднень за допомогою м'яких щіточок із білки чи колонка, протиранняневорсистим матеріалом (замшею, оксамитом), змоченим етиловим спиртом,бензином, скипидаром чи 0,001% розчином аміаку;
• машинне консерваційно-реставраційне оброблення, що забезпечуєпереведення за допомогою додаткового фіксування нерозчинених солей сріблафотошару у водорозчинні сполуки, вимивання водорозчинних сполук, які зумовлюютьпояву дефектів фотозображення, що накопичуються при хіміко-фотографічномуобробленні фотошару, усунення загального забруднення, як фотошару, так і основита зменшення поверхневих подряпин і пошкоджень фотошару у процесі йогонабухання та подальшого сушіння.
Відео- і фонодокументи з магнітною плівкою для зняття статистичноїелектрики, внутрішньої напруги в рулонах проходять перемотування з початку накінець і навпаки один раз в 1-2 роки залежності від інтенсивності користуваннядокументами. З метою збільшення еластичності носіїв запису проводять пластифікацію- оброблення матеріалів (магнітних стрічок, кінострічок) леткими органічнимирозчинниками (пластифікаторами).
Радикальним вирішенням питань збереженості документів єпереведення інформації на новітні носії, запису цифрових образів документів наоптичні диски з метою створення фонду користування та страхового фонду.
Документи, уражені біологічними шкідниками, направляють насанітарно-гігієнічне оброблення: дезінфекцію — з метою знищення в них пліснявихгрибів та дезінсекцію — з метою знищення комах. Вилучення проводитьсяоперативно, з виконанням заходів щодо ізоляції уражених документів.
Вилучення та санітарно-гігієнічне оброблення документів проводятьвибірково або в повному обсязі. Вибіркове вилучення документів та їх обробленняздійснюється при ураженні плісеневими грибами чи комахами окремих справ. Обробленнядокументів в повному обсязі проводиться у випадках масового ураженняплісеневими грибами або комахами.
Боротьбу з біологічними шкідниками проводять переважно хімічнимиметодами, іноді — з використанням струму високої частоти. Найпоширенішим єметод дезінфекції документів у спеціальних камерах (автоклавах) шляхомвикористання хімічних препаратів (фумігантів) у газоподібному стані.Дезінсекцію документів і книг проводять методами вологого оброблення і газовогознезараження. Важливим засобом захисту документів від біологічних шкідників є фумігація-оброблення сховищ спеціальними парами, газами, аерозолями.
Однією з важливих умов зберігання документів є боротьба з пилом,який проникає у сховище ззовні і утворюється у ньому за рахунок стирання стін,підлоги, пакувальних матеріалів, самих документів.
Для ліквідації внутрішньої причини утворення пилу стіни, стелю,перегородки і стелажі обробляють міцним, вогнестійким матеріалом. Особливуувагу приділяють покриттю підлоги у сховищах, яка має бути рівною і гладкою.Знепилювання документів з паперовими носіями проводять з урахуванням ступеня їхзапиленості, фізичного та санітарно-гігієнічного стану. Ефективний засібборотьби з зовнішнім пилом — герметизація приміщень, фільтрація повітря задопомогою кондиціонерів шляхом пропускання його через масляні фільтри, водянийпил. Обов'язковому знепилюванню підлягають коробки, папки, палітурки і корінцісправ. Особливо цінні документи, унікальні документи, а також документи звисоким ступенем забрудненості та запиленості, зі слідами старої пліснявизнепилюють поаркушно. Знепилювання аудіовізуальних документів проводять вручнучи на спеціальному обладнанні. Знепилені документи, що не потребуютьдезінфекції (дезінсекції) або акліматизації, передаються до сховища на постійнезберігання.
Отже, зберігання документів включає цілий комплекс завданьпов'язаних зі створенням оптимальних санітарно-гігієнічних,температурно-вологісних та охоронних умов зберігання документів з різними носіями,з попередженням їх руйнування. На службу архівістиці приходять найновішідосягнення математики, фізики, хімії, біології, електронно-обчислювальнатехніка. Все це вимагає від архівістів глибоких знань щодо хімічних і фізичнихвластивостей усіх носіїв документної інформації, причин і факторів їх старіння,новітніх методів забезпечення збереженості документів НАФ України.

Лекція№ 13
Тема:Інформатизація архівної справи: основні шляхи та завдання
 
План
1.Інформатизаціяархівної справи, її сутність та значення.
2. Світовийдосвід інформатизації архівної справи.
3. Пріоритетнізавдання та етапи інформатизації архівної справи в Україні.
Ключовіпоняття: інформатизація архівної справи, електронні архівні інформаційні ресурси, он-лайновий доступ доархівної інформації.
 
1.Інформатизація архівної справи, її сутність та значення
Інформатизація архівної справи – це комплексна системаорганізаційних, науково-методичних і технологічних заходів, що забезпечуютьрозроблення на єдиних методологічних та методичних засадах взаємопов'язанихінформаційних технологій в галузі архівної справи, створення мережі локальних іцентралізованих баз даних, формування національної архівної інформаційноїсистеми.
Інформатизація передбачає створення умов для заміни традиційнихархівних технологій новими інформаційними з метою забезпечення раціонального,повного і своєчасного використання інформаційного потенціалу архівних ресурсів.Заміна традиційних архівних технологій зумовлена потребою модернізаціїусталених процесів, впровадження новітніх форм роботи з документами іформування різнохарактерних електронних інформаційних ресурсів, розширення доступудо архівної інформації та її оперативного використання.
Основна мета інформатизації архівної справи полягає в оптимізаціїформування Національного архівного фонду та зберігання документів, захистінаціональних інтересів в архівній справі, вирішенні проблем оперативного іповноцінного доступу до архівної інформації, актуалізації інформації, щоміститься в документах, та прискорення залучення її до суспільного обігу,інтеграції документальних ресурсів у світових інформаційних мережах.
Процес інформатизації складається з:
• розроблення взаємопов'язаних інформаційних технологійкомплектування, експертизи документів, їх описування й обліку, каталогізації тавикористання документної інформації, створення страхового фонду копій;
• формування електронних архівних інформаційних ресурсів,створення локальних баз даних (БД) в архівних установах та централізованих БДгалузі, створення єдиної національної архівної інформаційної системи (НАІС);
• формування архівних веб-ресурсів, включення їх у міжнароднийінформаційний простір через систему Інтернет, використання архівнихінформаційних ресурсів різних країн, міжнародних товариств та організацій.
Інформатизація спрямована на розширення інтелектуального доступудо архівної інформації, отримання необхідної інформації без фізичного контактуз документами завдяки формуванню баз електронних копій документів, забезпеченнязбереженості архівної інформації та захист національних інтересів в архівнійсправі через створення страхового фонду документів НАФ.
Перехід від паперових до електронних технологій вимагає відархівістів пристосування традиційних методик архівної справи до нових вимог.Важливе значення при цьому має набуває чіткість структури опису документів,справ, фондів, встановлення взаємозв'язку різних технологічних процесів уєдиний цикл на рівні обліку та довідкового апарату тощо.
Головні завдання інформатизації в архівній справі полягають в:
• оптимізації традиційних технологій справи — експертизи,комплектування, описування та обліку фондів, каталогізації;
• удосконаленні системи управління архівною справою — підвищенніефективності матеріально-технічного, фінансового і кадрового забезпечення тауправління інформаційними документальними ресурсами архівної системи;
• забезпеченні широкого доступу до документної інформації черезстворення системи електронних архівних довідників, взаємопов'язаних електроннихкаталогів, комп'ютерних баз даних та інформаційних систем, що дозволятьсформувати інтегровані дані архівної документної інформації про склад і змістархівних фондів;
• вирішенні проблеми забезпечення збереженості фондів тазберігання інформації з використанням комп'ютерних технологій, страховогокопіювання, формування повнотекстових баз даних, публікації документів,організації ринку інформаційних продуктів і послуг, що надаються безбезпосереднього доступу до архівних документів тощо.
Інформатизація архівної справи в науково-методичному плані поєднуєі взаємоузгоджує увесь цикл документотворення, документозберігання тавикористання документної інформації, й базується на поєднанні методикархівознавства, археографії, документознавства. Процес інформатизації архівноїсправи має три взаємопов'язані складові:
• науково-архівознавчу — визначення об'єктів комп'ютеризаціїтехнологічних процесів архівної справи на етапах комплектування, обліку,використання, зберігання документів, розроблення методичних засад каталогізаціїта методики архівного описування для комп'ютеризованих систем, створенняуніфікованої та стандартизованої терміносистеми тощо;
• інформаційно-технологічну- вибір оптимального програмного забезпечення та його раціональне пристосуваннядо специфіки різних об'єктів комп'ютеризації, побудова інформаційних систем імережі відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою, а такожпостійна підтримка функціонування систем, захист інформації, оновленняобладнання та модифікації програмних рішень тощо;
• науково-організаційну та управлінську — організація роботи тареалізація концепції інформатизації архівної справи, вдосконалення системиуправління архівною справою, прийняття оптимальних фінансово-економічних таорганізаційних рішень для різних об'єктів комп'ютеризації.
 
2.Світовий досвід інформатизації архівної справи
Інформатизація в західних країнах починалася з автоматизаціївсього циклу архівних процесів з метою їх інтеграції. Це дозволило сформуватиелектронні архівні ресурси найрізноманітнішого характеру і надати широкийдоступ до інформації у світових мережах.
З перших кроків фахівці зіткнулися з обмеженими можливостямикомп'ютерної техніки для автоматизації довідкового апарату, зокрема наретроспективні фонди. В 1960-х роках у інформаційно розвинутих країн булоприйнято принцип спрощення та жорсткої уніфікації опису документної інформації.При цьому особливості різного типу і виду документів часто втрачалися. Узахідних країнах у 1960-1980-х роках бурхливо розвивалися подокументні базиданих діяльності установ і відомств, комерційні бази даних. У той час булопрактично повністю автоматизовано основні технологічні процеси архівів наоснові численних програмних продуктів, десятки з яких створювалися за рік. Ціроботи здійснювалися без координації на державному рівні, стимулюючи розвитоккомп'ютерних технологій, створення нових програм для обміну інформацією,конвертування їх з одних систем в інші, розширення можливостей пошуку.
На початку 1980-х років обсяги інформації значно зросли, ауправління базами даних ускладнилося. Виникло питання про розробленняуніфікованих систем опису та створення національних систем архівної інформації.Інтенсивне зростання інформації вимагало нових програмно-технологічних рішень.
Заоснову універсального архівного опису багато країн взяли добре сформований натой час бібліографічний опис, пристосований до завдань архівістики. Найбільшогорозвитку цей підхід набув у США, де Бібліотека Конгресу СІЛА та групаархівістів Національних архівів США створили в 1980-х роках структуру опису дляархівних документів, узгоджену зі спеціальним технологічним форматом зберіганнята обміну — АМС МАКС. Це зумовлювалося необхідністю інтеграції документальногобібліотечного та архівного масиву в єдину за принципами створення інформаційнусистему загальнодержавного типу для обміну інформацією у міжнародних мережах.Такий підхід прийняли майже 20 держав світу (Канада, Великобританія, Іспанія,Австралія, скандинавські та ін.).
ФормаАМС МАКС поєднувала адміністративну інформацію про надходження, опрацювання,зберігання, використання, облік, збереженість, страхове копіювання, обмеженнядоступу та ін., фізичний опис усіх кількісних характеристик документів; описзмісту інформації на основні спеціальної системи заголовків і предметних рубриктощо. Для пошуку застосовувалися спеціальні предметні рубрики: імена, назвиустанов, колективів, географічні, адміністративно-територіальні найменування,теми та предмети, заголовки груп матеріалів, жанр архівних документів, їх видиі типи. Загалом ця система виконала поставлені перед нею завдання.
У зв'язку з розвитком інформатизації актуалізувалася необхідністьрозроблення стандарту архівного описування. Від початку 1980-х років надстворенням національної системи описування шляхом стандартизації архівногоописання рівня колекції та архівного фонду працювали канадські архівісти.Обговорення результатів напруженої праці спеціально створеного комітету на чоліз К. Хавортом експертами з дескриптивних стандартів різних країн на зустрічі вОттаві у жовтні 1988 р. поклало початок розробленню «Загального міжнародногостандарту архівного описування», схваленого в остаточному варіантіКомітетом з дескриптивних стандартів МРА у вересні 1999 р.
Проникнення інформаційних технологій в архівну справу на теренахСРСР почалося в 1970-х роках, коли комп'ютеризація набула значення державногозавдання. Впродовж 1980-х років у деяких центральних радянських архівах почалиформуватися автоматизовані масиви актуальної архівної інформації. Алезакритість архівів, обмежені можливості радянської техніки та програмнихзасобів дозволяли вирішувати завдання лише частково. Від архівістів вимагаласядодаткова робота з каталогізації фондів для пристосування різної інформації доформатів записів, уніфікації текстів, формулювання заголовків. Це викликалостворення трудомісткої технології «згортання інформації» під часкаталогізації, формування предметних тезаурусів, жорсткого лінгвістичногозабезпечення. Архівні документи через ускладнення їх опрацювання і необхідністьвикористання спеціальних джерелознавчих та археографічних методик не розглядалисяяк об'єкти інформатизації.
Перші спроби інформатизації показали, що від велетенських планівта надмірних сподівань слід відмовитися, натомість розпочинати автоматизацію зконкретних архівних об'єктів (робочого місця каталогізатора, відповідального закомплектування, облік тощо) або технологічних процесів.
Автоматизована інформаційно-пошукова система (АІПС) малазабезпечити різноцільове використання, видавання даних у різних режимах роботи,підготовку науково-довідкових видань, облік, сумісність з традиційними видамита системою, зв'язок з довідковим апаратом СНТІ. її об'єктом визнавався окремийархівний фонд, а в основу формату (структури) даних було покладено карткуфонду, що мала облікове значення і містила його основні інформаційні атрибути.
На рубежі тисячоліть, коли світова цивілізація вступила в новуфазу свого розвитку, інформатизація архівної справи сконцентрувалася наформуванні ресурсів у всесвітній мережі Інтернет і наданні безпосередньоїможливості отримання інформації в он-лайновому режимі.
Протягом кількох лише років Інтернет докорінно змінив обличчяархівних служб світу, позначився на діяльності архівних установ. На початок2002 року в світі пересічно на одного дослідника читального залу припадає 100 — в Інтернеті, на сторінках веб-сайтів національних архівів передових країнреєструються мільйони відвідувачів.
Спільною рисою діяльності усіх архівних служб світу є інтенсивніспроби створення національних електронних каталогів архівних інформаційнихресурсів, майже усіх без винятку на рівні архівного фонду (за зарубіжноютермінологією — колекції, чи групи документів).
Другою загальною рисою процесу розвитку світової архівної практикиі наступним логічним кроком є надання он-лайнового доступу до електроннихкаталогів через Інтернет.
Стратегічний напрямок актуалізації архівних інформаційних ресурсівсклали публікації в Інтернет електронних версій традиційних архівних довідників- описів, інвентарів, індексів (переважно у вигляді баз даних, подекуди — утекстовому режимі).
Не менш важливий напрямок представлення інформації про архівніресурси — створення банку цифрових копій давніх документів, що характернопрактично для усіх країн світу.
 
3.Пріоритетні завдання та етапи інформатизації архівної справи в Україні
На початку 1990-х років Україна мала певний досвід створенняархівних інформаційних ресурсів різних рівнів. Загальносистемнийцентралізований рівень передбачав створення АІПС українського Фондовогокаталогу на базі ЦФК. Перші кроки на шляху його створення були зроблені 1989р., коли Го-ловархів України видав наказ «Про створення автоматизованоїінформаційної системи (АІС) в Головархіві України». Рішення базувалося надосвіді створення загальносоюзної АІПС. Спочатку АІПС «Фондовийкаталог» було створено на персональних ЕОМ типу ІВМ РС 486 з застосуваннямпакету прикладних програм. За досвідом попередників, система передбачаластворення бази даних на всі фонди, які зберігаються в архівних установахУкраїни на базі облікової інформації фондового каталогу. Вона створюваласятрадиційними технологіями протягом 50 років і сконцентрувала інформацію пропонад 200 тис. архівних фондів, які зберігалися в системі Головархіву України.База даних ЦФК зберегла всі реквізити традиційної картки фонду, тому виконувалафункції державного обліку, містила переважно службову інформацію й дозволялавести пошук інформації по кожному архіву, номеру, категорії, типу фондів, предметно-тематичнійознаці, географічній назві та прізвищу. Отже, система передбачала й елементинауково-пошукових функцій. Вони визначили типи даних та інформаційних систем.
Перший тип — обліковий, викликаний функцією управління інформацієюта обліком, заснований на створенні баз даних, коли в основу опису покладенозведені облікові документи фондового рівня (паспорт, аркуш фонду). Науковийпошук є додатковою функцією. Цей підхід, наприклад, був реалізований у ЦДАМЛМУкраїни. Головною особливістю архіву-музею є те, що більшу частину документівстановлять фонди особового походження діячів літератури і мистецтва, а такожінформація про фонди творчих спілок, установ і організацій профілюкомплектування, яка охоплює одну предметну галузь і тип фондів. Така база данихрозрахована на тривале використання і є перспективною щодо включення їїресурсів до зведених БД державного рівня.
Другий тип — тематичний, пов'язаний з необхідністю оперативноговикористання актуальної інформації подокументного рівня за предметно-тематичноюознакою. В цьому випадку формуються тематичні бази даних інформації на базіміжфондового або фондового подокументного предметно-тематичного пошуку. Предметвизначається актуальністю тематики та орієнтуванням на певні категоріїкористувачів і враховує нагальні суспільні потреби. Проблема виникає, якправило, під впливом рішень владних структур, виконання яких потребуєвикористання архівної інформації, або для вирішення внутрішніх питаньдовідкового апарату архіву.
В Україні такий процес визначився в кінці XX ст. і був обмеженийгалуззю соціально-правових запитів. Прикладом є бази даних, розроблені підвпливом ситуації з метою встановлення соціальних та пенсійних пільг,компенсацій тощо: на репресованих (ЦДАГО України) та осіб, вивезених під часДругої світової війни до Німеччини (Держархіви Волинської, Київської,Харківської, Донецької областей). Створення баз даних тематичної інформації надтотрудомістке й потребує спеціального методичного забезпечення.
Третійтип — обліково-пошуковий, пов'язаний з поєднанням функції обліку та пошуку наподокументному рівні. Він характеризується послідовним описом і реєстрацієювласне окремих видів документів за принципом архівного облікового документа — архівного опису. Цікавий досвід поєднання подокументного обліку та видовогоопису фотодокументів як окремого різновиду документів має ЦДКФФА імені Г.Пшеничного.
Четвертий тип — пошуково-видавничий, коли база даних створюєтьсядля тривалих видавничих проектів внутрішньоархівних довідників, путівників. Цедозволяє публікувати довідники за певною структурою будь-якої інформації з базданих, а в міру нарощування та модифікації інформації видавати чергове видання,доповнене та виправлене. Воно маже мати електронну форму і публікуватися яктрадиційним способом так і на компакт-дисках.
Окремий напрям в інформатизації архівної справи становить«Національна архівна інформаційна система „Архівна та рукописнаукраїніка“, розробка якої почалася 1992 р. з метою створення єдиноїінформаційної системи, що поєднала б облікові та науково-пошукові функції рівняфонду на всі архівні фонди, що зберігають документи українського походження(або про Україну) в архівосховищах світу. Об'єктом комп'ютеризації став описгрупового рівня — пофондовий та за систематизованою групою документів, яказаслуговує на виокремлення як єдине ціле. Система орієнтована на кумуляціюінформації про архівні фонди та окремі групи документів, що за змістом поєднаніпоняттям „україніка“ не лише в рамках державної системи України, а йпоза її межами. Характерною особливістю системи є те, що вона розкриває зміст,склад та походження фонду детальніше, ніж у ЦФК.
Отже, в Україні апробовано різні об'єкти комп'ютеризації,проводилася міжфондова, пофондова, подокументна, предметно-тематичнакаталогізації груп документів, а також створення національних, центральних талокальних баз даних. Проте ці процеси розвивалися значною мірою стихійно.Практика показала, що дальший ефективний розвиток системи без узгодженоїкоординованої політики інформатизації неможливий.
Кінець 1980-х і початок 1990-х років виявився революційним не лишев суспільно-політичній галузі, він відкрив двері для ринку західної електронноїтехніки і технологій, значно вищих за рівнем розвитку.
Реальні кроки до формування централізованої інформаційної системипов'язані зі створенням 1994 р. галузевого науково-дослідного інституту. Відділавтоматизованих інформаційно-пошукових систем УНДІАСД впродовж 1996-1998 рр.розробив концептуальні положення комп'ютеризації архівної справи та організувавшироке обговорення на спеціальних нарадах основних підходів до інформатизаціїархівної справи в Україні.
Об'єктом комп'ютеризації було обрано окремі організаційно-управлінськїта технологічні процеси (комплектування, облік, зберігання, використання) ідовідковий апарат (описи, покажчики, каталоги).
Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій Держкомархівуздійснювалася за такими напрямами: а) централізоване управління архівноюсправою (відповідно до матеріального, фінансового, кадрового стану та структурисистеми) і створення локальних баз даних, не пов'язаних з інформаційнимиресурсами архівної галузі; б) централізоване управління архівнимиінформаційними ресурсами через комп'ютеризацію основних функцій Держкомархіву вгалузі централізованого обліку ресурсів архівів та їх використання, а такожстворення Державного реєстру національного культурного надбання.
Комп'ютеризація довідкового апарату архіву є другим організаційно-обліковимі найскладнішим завданням. Вона охоплює процеси створення довідкового апаратупро склад та зміст фондів НАФ та організацію науково-публікаційної інауково-інформаційної діяльності архіву, яка базується на інших методичних ітехнологічних засадах.
Найдоцільнішою на першому етапі є комп'ютеризація процесівкомплектування та централізованого обліку на рівні Держкомархіву і окремогоархіву — облікова інформація рівня установ-джерел комплектування та рівняархівного фонду. Цей напрям реалізується в процесі створення інформаційноїсистеми „Центральний фондовий каталог“ та формуванням баз даних»Джерела комплектування".
В 1999-2001 р. питання координації інформатизації та уніфікаціїдескриптивних методик покладалися на Державний комітет архівів Украіни, якийрозробив Програму створення галузевої інформаційної системи. Реалізаціяпрограми розпочалася з заснування Центру інформаційних технологійДержкомархіву, встановлення виділеного каналу доступу до мережі Інтернет,побудови першого сегменту локальної мережі, введення в експлуатацію серверівДержкомархіву. Одночасно було розроблено веб-сайт Держкомархіву, щосконцентрувала комплексні ресурси, які висвітлюють основні напрями діяльностіархівної
галузі, хроніку подій, основні видання, а також різні інформаційніресурси принципами загальносистемного централізованого рівня.
Таким чином, на початок XXI ст. вихідним положенням концепціїкомп'ютеризації галузі стало створення можливостей доступу до інформації іпредставлення архівних ресурсів галузі в Інтернеті на декількох рівнях.
Інституційний рівень представлено електронним довідником«Архівні установи в Україні», що складає головне інформаційне ядроофіційного веб-сайту Держкомархіву і налічує 56 об'єктів (центральних ірегіональних державних архівів, галузевих архівів, архівних установНаціональної академії наук України, наукових бібліотек і музеїв). Електроннийдовідник має постійний бібліографічний супровід.
Пофондовий рівень репрезентовано інформаційної системою«Центральний фондовий каталог». Облікові бази пофондового рівняпідтримуются в 14 архівах. Структурно практично усі вони базуються на основномуобліковому документі архіва — аркуші фонду. В цілому на початок 2002 р. у нихпредставлено близько 40 тис. фондів — до 20% загальної кількості фондів НАФУкраїни. Повні електронні пофондові каталоги створені на документиКам'янець-Подільского міського державного архіву і Державного архіву Київськойобласті.
Третій, поглиблений рівень централізованої системи акумулюєвідомості про структурні частини фондів — описи (близько 600 тис. об'єктівопису). З кінця 2000 р. прийнято програму підготовки анотованих реєстрів описівфондів — своєрідних путівників нового покоління. Важливе значення для цьогорівня має створення й підтримка та інтеграція в єдину систему тематичних базданих, що з'явилися в результаті «стихійної» комп'ютеризації архівівз другої половини 1990-х років. На початок 2002 р. у 20 архівних установахстворено понад 40 тематичних баз даних, сумарним обсягом близько 1,5 млнзаписів.
Наприкінці 1990-х років Центром інформаційних технологійДержкомархіву розроблено програму ствоення мережі Інтернет-ресурсів державнихархівів на 2000-2005 рр., що передбачає створення Центра веб-ресурсів галузі вДержкомархіві із побудовою локальної мережі, введення в експлуатацію серверів іпредставлення центральним та іншим архівам Київа, виходу через них до мережіІнтернет; впровадження поштових веб-серверів і серверів баз даних врегіональних архівах; побудова галузевої мережі передавання даних.
Загалом розвиток інформаційних технологій за 1990-ті роки досягнувтаких рівнів, що дозволив значно прискорити переведення змісту документів зпаперових на електронні версії з допомогою цифрових технологій, тисячократноприскорити обмін інформацією і надав можливості конвертації інформація збудь-яких технологічно застарілих баз даних до новітних, розширивши можливостіобігу інформації. Водночас технологічно вирішена проблема класифікаціїінформації в інформаційних системах, яка складала практично неподоланний бар'єрпа початок 1990-х років

Лекція№ 14
Тема:Науково-дослідна робота архівів
 
План
1.Основнінапрями науково-дослідної роботи архівів.
2. Форминауково-дослідної роботи архівних установ.
3. Системаархівної науково-технічної інформації.
Ключовіпоняття: науково-дослідна робота, науково-інформаційнадіяльність архівів, теоретичні та прикладні дослідження в архівістиці,науково-технічна інформація, інформаційне обслуговування, довідково-пошуковийапарат ДІФ.
 
1.Основні напрями науково-дослідної роботи архівів
Державні архівні установи відповідно до специфіки своєї діяльностіпроводять наукові дослідження у галузі архівознавства, археографії,джерелознавства, дипломатики, документознавства, генеалогії, історії державнихустанов, історичної географії, кодикології, палеографії, сфрагістики та іншихгалузей історичної науки. Водночас співробітники архівних установ досліджуютьокремі аспекти природничих, економічних, юридичних, технічних наук, пов'язані зархівісти кою, а саме: питання удосконалення методів реставрації та консерваціїдокументів, розроблення засобів і способів захисту документів відбіопошкоджень, визначення нормативів чисельності працівників різних типівархівних установ, економічного аналіз діяльності архівів, комп'ютеризаціїархівних технологій та ін.
Практика державних архівів і близьких до них за профілем науковихінституцій та навчальних закладів свідчить, що в науковій роботі архівнихустанов склалися чотири самостійні, але взаємопов'язані напрями: дослідницький,методичний, науково-інформаційний та науково-організаційний.
Безпосередньо під науково-дослідною роботою архівних установрозуміють здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичнихі практичних результатів, спрямованих на удосконалення архівної справи таділоводства. Важливою ланкою наукової роботи архівних установ є науково-інформаційнадіяльність, що охоплює публікацію документів, підготовку та виданнянауково-довідкової літератури, організацію користування документами з метоюзабезпечення потреб держави, суспільства та особи в повноцінній танеупередженій ретроспективній документній інформації. Складовою наукової роботиє науково-організаційна діяльність — підготовка й проведення науковихконференцій, семінарів, «круглих столів». Ці заходи сприяютьапробації результатів наукових досліджень, вирішенню актуальних проблем,залученню до каналів масової та наукової комунікації архівної інформації.
Науково-дослідна робота архівних установ охоплює розробленнятеоретичних і прикладних проблем, створення наукових праць, необхідною умовою йпідґрунтям яких є глибокий аналіз джерельної бази та історіографії кожноїконкретної проблеми, всебічне дослідження історії та практики діяльностіукраїнських і зарубіжних архівів, вивчення здобутків інших наукових дисциплін,комплексне застосування методів різних галузей знань.
Найважливішими загальнонауковими принципами досліджень вархівознавстві, документознавстві, археографії є принципи історизму,об'єктивності, всебічності, системний підхід до розвитку суспільних процесів ісоціальних структур. Широко застосовуються в таких студіях загальнонауковіметоди (історичний, логічний, абстрагування, системно-структурний), що дозволяєкомплексно вивчити об'єкт і предмет, спеціально-наукові методи (генетичний,компаративний), які уможливлюють встановлення тенденцій розвитку архівістики,визначення його специфіки. Теоретичні дослідження мають перспективний характері спрямовані на розвиток загальної теорії. Вони проводяться з метою вивченнязакономірностей розвитку архівістики та створення теоретичної бази з конкретнихпроблем архівознавства, археографії, документознавства та інших спорідненихдисциплін на основі новітніх наукових методів. До теоретичних належатьметодологічні та історичні праці як такі, що встановлюють загальні тенденції,виводять теоретичні положення. У процесі таких досліджень, кінцевим результатомяких є нова науково-теоретична інформація, виявляють емпіричний матеріал,проводять наукові експерименти, узагальнюють отримані дані, формулюютьвисновки. Це, зокрема, теоретичні дослідження механізму старіння документів,науково-методичних основ публікаційної діяльності державних архівів, історіїархівної справи в Україні, розроблення концепцій комп'ютеризації архівноїсправи, підготовки та післядипломної освіти кадрів, забезпечення національнихінтересів України в архівній справі.
Прикладні дослідження необхіднідля забезпечення насамперед практичної діяльності державних архівів. Вонипередбачають використання теоретичних положень та позитивного практичногодосвіду для вирішення актуальних питань архівного будівництва й спрямовані навирішення конкретних проблем практичної діяльності архівних установ задопомогою наукових методик. Результати прикладних досліджень (нові методироботи або технологічні процеси, обґрунтування застосування нової техніки йтехнологій тощо) викладаються у вигляді нормативних документів (стандартів,правил роботи, інструкцій), науково-методичних посібників (основних положень,методичних рекомендацій, схем класифікації документів у каталогах архівів,аналітичних оглядах тощо), науково-інформаційних видань (збірників документів, архівних довідників), базданих.
 
2.Форми науково-дослідної роботи архівних установ
Організація наукових досліджень передбачає чітке визначення напрямів і видів науково-дослідноїроботи, їх прогнозування, планування та систематичний контроль за виконаннямпланів, координацію всієї наукової діяльності, державну реєстраціюнайважливіших запланованих робіт, поетапний облік виконаної роботи, оформленнярезультатів наукових досліджень та впровадження їх у практичну діяльністьархівних установ, оцінку ефективності НДР.
Науково-дослідні роботи, що виконуються архівними установамиУкраїни, підлягають обов'язковій державній реєстрації та обліку задля поширенняу масштабах держави інформації про планові, розпочаті, виконувані та виконаніроботи з різних галузей знань та практичної діяльності. Це уможливлюєпроведення моніторингу розвитку галузі, аналізу її сучасного стану таокреслення перспективних напрямів, реалізації можливостей кооперуванняспівпраці з розробниками на основі реєстрації інформації, а також використаннярезультатів розроблення тем шляхом замовлення звітної документації у даномуінформаційному органі чи безпосередньо у виконавця. Державну реєстрацію таоблік розпочатих, виконуваних і закінчених науково-дослідних робіт, дисертацій,а також підготовку та видавання в установленому порядку інформаційнихматеріалів за запитами підприємств, установ, організацій, органів виконавчоївлади, формування фондів документів, розповсюдження відповідної інформаціїпроводить Український інститут науково-технічної та економічної інформації.Обов'язковій державній реєстрації підлягають розроблювані архівними установаминаукові звіти, монографії, науково-довідкові видання, збірники документів.
Архівні установи можуть проводити науково-дослідні роботисамостійно (як головна організація) або брати участь у розроблюваній кількомаустановами темі як співвиконавець. Колективні дослідження забезпечують єдністьзастосування результатів дослідження в усіх державних документосховищах(державних архівах, рукописних відділах бібліотек та музеїв). Головнаорганізація координує всю роботу за темою, розробляє організаційно-методичнідокументи, виконує найвідповідальніші етапи дослідження, здійснює контроль запідготовкою співвиконавцями матеріалів, надає методичну допомогу, узагальнює йоформлює підсумкові матеріали з теми й складає науковий звіт.
Установа-співвиконавецьбере участь у розробленні організаційно-методичних документів, досліджуєвідповідно до програми частину теми з самостійним науковим значенням, або готуєаналітичні матеріали (експериментальні дані) для головної організації,залучається до обговорення, рецензування, експериментального впровадженнярезультатів дослідження.
Проведення наукових досліджень, як правило, включає такі етапи:ознайомлення зі станом досліджуваної проблеми; розроблення та затвердженняорганізаційно-методичних документів; аналіз та узагальнення матеріалів,формулювання наукових висновків; обговорення, експериментальне впровадженнярезультатів та оформлення підсумкових документів.
Знайомлячись зі станом об'єкту дослідження, виконавці вивчаютьджерела та літературу, встановлюють ступінь розробленості теми, складаютьбібліографічний список. Висновки, зроблені на цьому етапі, використовують дляпідготовки організаційно-методичних документів: програми дослідження,плану-проспекту, координаційного плану.
Програма дослідження (технічне завдання) акумулює коло питань, пов'язаних з організацією дослідження:наукове обґрунтування необхідності розроблення теми та підстави для проведенняроботи (назва державної програми чи проекту, вказівки на зведене замовлення таін.), мета, завдання, методи, хронологічні межі дослідження, вимоги до розробки(предмет, об'єкт, робоча гіпотеза), основні параметри підсумкового документа(склад, зміст, очікуваний ефект), етапи роботи (у тому числі види контактів ізспіввиконавцями), строки виконання. План-проспект розробляють у випадках, колирезультатом наукових досліджень має бути монографія, науково-довідкове видання,підручник, документальна публікація, правила чи науково-методичний посібник. Уплані-проспекті визначають основну концепцію дослідження і структуру роботи вцілому, вказують етапи роботи, коротко розкривають основний зміст кожногорозділу (етапу), визначають мету завдання дослідження, виконавця розділів істроки їх виконання. Координаційний план розробляють на колективні теми, фіксуючивиди роботи кожного сиіввиконавця з зазначенням строків та відповідальних завиконання конкретних етапів дослідження.
Тему вважають закінченою, якщо її виконано, а підсумкові документирозглянуто і затверджено у встановленому порядку. Спрямованість науковихдосліджень на підвищення якісного рівня роботи архівних установ передбачаєзастосування на практиці результатів наукових досліджень. Впровадженнярезультатів наукових досліджень буває експериментальним і практичним. Експериментальне(дослідне) впровадження здійснюється на стадії розроблення теми і є одним зйого етапів. Практичне впровадження — це повне або часткове використання положеньі висновків теоретичних і прикладних досліджень у науково-дослідній, методичнійта практичній діяльності архівних установ.
Воно полягає у виданні праць, оформленні за встановленимиправилами наукових звітів, оприлюдненні документів конгресів, конференцій,«круглих столів» семінарів, введенні в дію ДСТУ, технічних умов,правил; затвердженні керівництвом архівних установ методичних посібників тазастосуванні їх у роботі тощо. Наукові дослідження в галузі архівознавства, якправило, не мають прямого економічного ефекту, тому показником ефективностітаких робіт є ступінь їх впливу на розвиток архівної справи, підвищеннянаукового рівня виконуваних робіт. Науково-ефективними вважають праці, щорозвивають теорію, узагальнюють наукові знання з окремих напрямів діяльності,сприяють виявленню нових методів, а також ті дослідження, висновки якихбезпосередньо застосовуються в роботі архівних установ.
Обговорення проблем науково-дослідної роботи архівних установпроводиться на різних рівнях. Для розгляду основних напрямів та підсумківнаукової роботи та методичних питань архівної практики у державних архівнихустановах функціонують відповідні науково-дорадчі органи. Так, у ДержкомархівіУкраїни діють Наукова та Редакційно-видавнича ради; в галузевих науково-досліднихустановах — вчені ради, у державних архівах -науково-методичні ради. Цінауково-дорадчі органи надають керівництву установ допомогу в організаціїнаукових досліджень, науково-видавничої та науково-організаційної роботи.
 
3.Система архівної науково-технічної інформації
Важливим чинником розвитку наукових досліджень та удосконаленняпрактичної діяльності у галузі архівної справи та документознавства єнауково-технічна інформація. Сукупність процесів з підготовки та наданнянауково-технічної інформації, необхідної для вирішення управлінських,науково-дослідних, методичних та практичних завдань, називають інформаційнимобслуговуванням.
Інформаційне забезпечення науково-дослідної і методичної роботи,практичної діяльності архівів, а також поширення набутого досвіду в галузіархівної справи покладається на Галузеву службу науково-технічної інформації(ГСНТІ). Вона складається зі служб НТІ різного рівня (центрального галузевогооргану НТІ та служб НТІ державних архівів) і довідково-інформаційних фондів (ДІФ)при них.
Основними завданнями служб НТІ держархівів є:
• вивчення інформаційних потреб спеціалістів архіву;
• комплектування, зберігання, облік, опрацювання і систематизаціяматеріалів ДІФ;
• ведення довідково-пошукового апарату ДІФ, що забезпечує організаціюінформації про склад і зміст матеріалів фонду;
• регулярне інформування співробітників архіву про склад і змістматеріалів ДІФ через надання документів для користування, проведення днівінформації, організації виставок нових надходжень, складання рекомендаційнихсписків літератури з тематики наукових досліджень і основних напрямівпрактичної роботи архіву; перелік чинних нормативних документів та ін.;
• вивчення матеріалів НТІ та узагальнення даних про найважливішіукраїнські і зарубіжні досягнення науки й техніки та підготовки рекомендаційщодо впровадження їх у практику роботи архіву;
• участь у реалізації проектів автоматизації інформаційного
забезпечення архівної галузі;
• регулярне і своєчасне направлення до центрального галузевогооргану завершених розробок, які мають загальногалузеве значення;
• надання допомоги спеціалістам архіву в організації депонуваннявузькоспеціальних рукописних робіт.
Для задоволення інформаційних запитів працівників архіву та іншихорганізацій СНТІ проводить систематичне, цілеспрямоване інформуванняпрацівників архіву шляхом вибіркового розповсюдження інформації (ВРІ), здійснюєдиференційоване забезпечення керівництва (ДЗК) науково-технічною інформацією,організовує «дні інформації» та виставки нових надходжень, складає рекомендаційніта інформаційні списки літератури за тематикою наукових і методичних робіт, щовиконуються в архіві, основних напрямів практичної роботи архіву, чиннихнормативних документів.
ДІФ призначений для оперативного довідкового та інформаційногозабезпечення основних напрямів діяльності архіву й складає сукупність впорядкованогомасиву первинних і вторинних джерел інформації та довідково-пошукового апаратудо них. Оскільки основні функції ДІФ — довідкова та інформація на, він єнадійною базою для інформаційного забезпечення організаційної, практичної інаукової діяльності архівних установ.
ДІФ державного архіву складається з фонду первинних матеріалів(друкованих, неопублікованих і таких, що не публікуються) тадовідково-пошукового апарату. Фонд первинних матеріалів концентрує інформаціюбагатоаспектного масиву даних з проблем архівної справи та суміжних галузей івключає:
• літературу з історії України і краєзнавства, документознавства,архівознавства, археографії та інших спеціальних галузей історичної науки;
• наукову літературу з питань управління, планування, нормування,організації науково-інформаційної діяльності, бібліотечної та видавничоїсправи;
• офіційні нормативні і науково-методичні видання, довідковулітературу:
• нормативні і науково-методичні розробки з документознавства,архівознавства, археографії і спеціальних історичних дисциплін;
• періодичні видання;
• неопубліковані розробки архіву та документи, які не публікуються(інформаційні карти, переклади, депоновані рукописи).
Матеріали ДІФ залежно від рівня СНТІ можуть використовуватися:
• для забезпечення інформативних потреб співробітників архівноїустанови у вирішенні завдань управлінської діяльності; у практичній танауково-дослідній роботі;
• для задоволення запитів архівних установ галузі;
• для забезпечення запитів відомчих архівів (установ — джерелкомплектування);
• для забезпечення запитів на матеріали з документознавства таархівної справи різних установ і організацій незалежно від їх відомчоїприналежності.
Використання матеріалів ДІФ передбачає організацію різних видів інформаційного обслуговування (видавання матеріалів наабонемент та через читальний зал; виконання різних одиничних інформаційнихзапитів, вибіркове поширення інформації, диференційоване забезпеченнякерівництва НТІ, організація виставок нових надходжень) залежно від завданьнайповнішого забезпечення запитів з профільної і суміжної проблематики.
Довідково-пошуковий апарат ДІФ становить систему каталогів (систематичного, алфавітного,предметного), картотек (у тому числі фактографічних, які уможливлюють отриманнябезпосередньої відповіді на конкретний запит) та бібліографічних посібників,довідкових видань, реферативних журналів, автоматизованих баз даних, щозабезпечують нагромадження і видачу інформації про склад і зміст матеріалівДІФ, а також інформації про матеріали профільного для архіву характерунезалежно від місця їх зберігання.

Лекція№ 15
Тема:Методична робота архівів
 
План
1.Методичнаробота в архівних установах, її зміст та завдання.
2. Формиметодичної роботи в архівних установах.
3. Рольархівознавчої періодики у науково-методичній роботі.
Ключовіпоняття: методична робота архівів, регіональнінауково-методичні архівні центри, схеми класифікації документної інформації,методичні посібники, методичні рекомендації, методичні листи, експериментальнета практичне впровадження методичних розробок.
 
1.Методична робота в архівних установах, її зміст та завдання
На основі результатів наукових досліджень, вивчення і узагальненняпрактичного досвіду діяльності архіви проводять методичну роботу, спрямовану настворення і впровадження найдоцільніших прийомів і методів конкретних робіт. Методичнаробота архівів полягає у розробленні й удосконалюванні архівних технологій тавпровадження у практику результатів наукових досліджень.
Основними формами методичної роботи є розроблення актуальнихпитань методики архівної справи, підготовка на цій основі методичних посібників;впровадження розроблених документів у практичну діяльність архівних установ;обговорення і вирішення методичних питань, що виникли під час роботи, назасіданнях науково-дорадчих органів, методичних нарадах; вивчення іузагальнення набутого досвіду роботи у галузі архівної справи тадокументознавства, його поширення шляхом публікації оглядів та статей на сторінкахархівознавчих періодичних видань, підготовки доповідей та повідомлень наконференціях, нарадах, семінарах; надання методичної допомоги працівникамархівних установ, діловодних служб інших організацій, відомчих архівів. Дометодичної роботи належить і складання номенклатур справ і схем систематизації,історичних довідок про фонди та огляди робіт, підготовку повідомлень щодометодичних питань, складу документів для співробітників архівних установ.Методичне керівництво роботою у архівах здійснюють директори архівів, їхзаступники, завідувачі відділів, методисти, інформатори.
Важливу роль у розробленні актуальних науково-методичних проблемта в практичному удосконаленні методів архівних робіт відіграють центральнідержавні архіви, де зосереджено не тільки найцінніші комплекси документівзагальнодержавного значення, а й сконцентровано висококваліфіковані науковікадри. Центральні держархіви є науково-методичними центрами в галузі архівноїсправи, тобто установами, які ведуть науково-дослідну і методичну роботу зпрофільних питань. їх завдання полягають у координації наукових досліджень їхкомпетенції, підготовці збірників документів і довідників про склад і змістпрофільних архіву документів, організації методичної і консультативної допомогиустановам з питань архівної справи, участь у підготовці та впровадженнінормативних і методичних документів галузевого значення, проведення методичнихнарад, семінарів.
Державні архіви Автономної Республіки Крим та областей України є регіональниминауково-методичними центрами. Вони надають методичну і консультативну допомогуміським та районним архівам, установам, організаціям, навчальним закладам зпитань архівної справи. На базі регіональних науково-методичних центрівпроводяться курси для завідувачів архівними відділами райдержадміністрацій,держміськархівів (Держархів Кіровоградської області), укладаються методичніпосібники для працівників державних і відомчих архівів області (ДержархівЧернівецької обл.), розробляються інструкції щодо комплектування архівних відділіврайвиконкомів, міських архівів документами особового походження та науковогоописання цих документів (Держархів Хмельницької обл.). Держархіви областейУкраїни співпрацюють з середніми та вищими навчальними закладами (ДержархівиЗакарпатської, Одеської, Тернопільської, Хмельницької обл., Автономної РеспублікиКрим, м. Києва та ін.).
 
2.Форми методичної роботи в архівних установах
Найпоширенішоюформою методичної роботи є підготовка різних типів прикладних методичнихпосібників, які створюють державні архіви на основі нормативних і методичнихдокументів Держкомархіву, наукових розробок УНДІАСД та інших архівних установза окремими напрямами і видами робіт. У цих виданнях конкретизуються загальніметодичні положення і визначаються особливості роботи відповідно до специфікипрофільних для архіву документів з урахуванням наявного досвіду роботи.
Видами методичних посібників є методичні рекомендації, пам'ятки, інструкції, методичні листи,номенклатури справ для установ і закладів, схеми систематизації документівфондів, історичні довідки до фондів, огляди окремих ділянок роботи з метоюобміну досвідом тощо. Спільна риса всіх видів методичних посібників — їхпрактична спрямованість. Методичні рекомендації укладають для галузевого(внутрішнього) і позагалузевого (зовнішнього) використання. Вони репрезентуютьефективні форми організації праці та нові технології, що ґрунтуються нарезультатах наукових досліджень і вивченні досвіду роботи архівних та іншихустанов. Методичні рекомендації для співробітників діловодної та архівної службміністерств і відомств України готують архівні установи на основі відповіднихнормативно-методичних документів, аналізу і узагальнення практичної діяльності,обґрунтовують нові підходи до організації і методики проведення окремих видів робіт,і виконання технологічних процесів. Пам'ятка як методичний посібник має вужчеприкладне значення. Вона призначена для детального опису окремих операцій іприйомів праці й може бути як самостійним документом, так і додатком до іншогонормативно-методичного документу. Інструкція регламентує порядок виконанняроботи, подає зміст окремих процесів і послідовність виконання дій. Робочіінструкції визначають організацію і методику роботи щодо конкретного завдання:підготовки збірника до видання, підготовки виставки, опрацювання фонду. Якправило, інструкція включає такі розділи: мета і завдання роботи, складматеріалів, за якими вона проводиться, організація роботи (у тому числі іпослідовність проведення), методичні вказівки для виконання кожного виду робіт.Додатками до інструкції можуть бути розрахункова частина, довідки, схеми,таблиці. Схема класифікації документної інформації є методичним посібником длясистематизації документної інформації в систематичних каталогах у виглядіпереліку класифікаційних ділень, розташованих у логічній послідовності, що маєзадовольняти вимоги науковості, історизму, повноти архівного фонду,завершеності справ, групування документів від загального до часткового. Методичнілисти розробляють з конкретних питань з метою пояснення необхідності проведенняпевного виду роботи. Номенклатура справ становить собою затверджений у встановленомупорядку систематизований і проіндексований список назв справ, що заводяться уділоводстві установи або її структурного підрозділу. Історична довідка до фондумістить відомості з історії (біографії) фондоутворювача, його документальногота архівного фондів, коротку характеристику складу і змісту документівархівного фонду та довідкового апарату до нього.
Необхідна вимога до всіх методичних посібників — чіткістьформулювань, використання загальновживаної термінології, відсутність повторів ізагальних суджень. Обов'язковими реквізитами і структурними компонентамиметодичного посібника є назва, анотація, загальні положення (вступ), основнірозділи, список використаних джерел і літератури; у разі необхідності -додатки.Назва має бути інформативною і повністю відбивати зміст посібника, підзаголовок- вказувати на його вид. У анотації стисло передають зміст, формулюють мету,вказують на цінність посібника, подають рекомендації щодо його застосування.Вступ коротко висвітлює досвід роботи з цього питання, аналізнормативно-методичних документів і літератури з даної проблеми, тутобґрунтовується запропонована методика роботи, мета і завдання посібника. Важливетакож чітке визначення цілей, основних завдань і методів робіт, що даютьмаксимальний ефект з мінімальними затратами, послідовність їх проведення, складвиконавців.
Підготовкаметодичних посібників включає такі етапи: розроблення плану, підготовка проекту,рецензування і обговорення на засіданні науково-дорадчого органу, доопрацюванняпроекту з урахуванням зауважень і пропозицій, остаточне оформлення проекту ізатвердження посібника керівництвом архівної установи. Проекти підготовленихметодичних посібників обговорюють на засіданнях методичних комісій або наметодичних нарадах. Така форма методичної роботи поширена в державних архівнихустановах. На методичних нарадах, практичних заняттях з підвищення кваліфікаціїроз'яснюють основні положення впроваджуваних методик, визначають сфери їхзастосування і можливості використання, організаційні заходи. Аналогічні семінари,наради і консультації проводять також для співробітників відомств.
Проекти нормативно-правових актів та актів нормативного порядку,що підлягають державній реєстрації; наукових звітів, правил, концепцій,положень, методичних рекомендацій та інших методичних документівзагальногалузевого та міжгалузевого значення обговорюються на засіданняхМетодичної комісії Держкомархіву, що є дорадчим органом для розгляду методичнихдокументів з архівної справи, діловодства та інших питань діяльності архівнихустанов й рекомендує розглянуті документи до впровадження.
Впровадження нормативних документів та методичних розробоквідбувається згідно зі спеціальним планом. Впровадження нових методичнихрозробок шляхом консультації співробітників та надання їм допомогибезпосередньо на робочих місцях є ще однією формою методичної роботи. Йогопідрозділяють на експериментальне і практичне. Експериментальне (дослідне) впровадженняє початковою стадією, яка забезпечує підтвердження основних положеньрозроблюваної теми ще до її завершення. Експериментальне впровадженняпередбачається в планах робіт як один з етапів розроблення теми. Практичнимвпровадженням є затвердження видання (тиражування) та введення в діюнормативних документів і методичних розробок або використання положень івисновків теоретичних та прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній,практичній діяльності архівів. Нормативні документи і методичні посібникивважаються впровадженими, якщо у відповідності з ними проводиться практичнаробота.
Однією з важливих ділянок науково-дослідної та методичної роботи єпідготовка і проведення науково-теоретичних конференцій, семінарів, читань,«круглих столів». Позитивне значення таких форм роботи полягає утому, що вони сприяють підвищенню фахового рівня архівних працівників, дають їмможливість глибше опанувати методами наукових досліджень, отримати ціннуінформацію з конкретних питань, налагодити корисні наукові контакти.
Залежно від концепції та якісного складу учасників, конференціїбувають міжнародними, всеукраїнськими, міжгалузевими, міськими і у межах одногоархіву. Запорукою успіху наукової конференції є детально розроблена програма ітематика виступів, своєчасне інформування зацікавлених організацій, установ таокремих науковців про її проведення. Заявка про участь (з відомостями проавтора), тексти доповідей, повідомлень, виступів надсилаються заздалегідь дооргкомітету конференції. На підставі отриманих документів оргкомітет формуєпрограму й по можливості забезпечує широке ознайомлення (через виданнязбірників матеріалів чи електронні публікації) з текстами виступів з метою їхефективного обговорення під час роботи конференції.
Ефективноюформою широкого залучення співробітників архівних установ до науково-дослідноїі методичної роботи, активного обміну думками і новою інформацією єнауково-методичні семінари. До роботи семінару, як правило, залучають усіхспеціалістів архівів. Кожний учасник розробляє тему чи питання, пов'язане зпрофілем його роботи. На засіданнях семінару, куди можуть бути запрошеніспівробітники інших установ або вищих навчальних закладів, заслуховуютьповідомлення про нові дослідження і методичні розробки, обговорюють актуальніпроблеми архівної галузі.
 
3.Роль архівознавчої періодики у науково-методичній роботі
Важливу роль у поширенні наукових ідей в царині архівної справи,вирішенні питань організації та методики роботи архівних установ, узагальненняй поширення набутого досвіду відігравала архівна періодика. Перший спеціальнийархівний часопис в Україні — науковий (згодом — науково-популярний) журнал«Архівна справа» — було засновано 1925 року. До 1930 року вінвисвітлював питання теорії і практики архівного будівництва в Україні, друкувавстатті архівознавчого характеру, відомості З історії архівних установ в Україніта за кордоном, огляди документів центральних і місцевих архівів, рецензії наархівознавчу літературу. Одночасно робилися спроби видаватидовідково-інформаційні бюлетені з питань поточного архівного будівництва намісцях: «Червоний архівіст» (Київський губарх, 1924), «Архівнийробітник» (Луганський окрарх, 1926-1927). На початку 1930-х роківперіодичні видання Укрцентрархіву (часопис «Радянський архів» у1931-1932 рр. замінив «Архівну справу») було реорганізовано і злито вєдиний орган наукової публікації документів та теорії й практики архівногобудівництва — «Архів Радянської України» (1932-1933). Після тривалоїперерви з виходом у 1947 р. першого числа «Науково-інформаційного бюлетеняАУ УРСР» (з 1965 р. — науково-інформаційний бюлетень «АрхівиУкраїни», з 1991 р. — науково-практичний журнал) архівну періодикувідновлено. На початку 1970-х років Донецький облвиконком організував виданнятематичного архівознавчого бюлетеня (1971-1973), присвяченого науковим таметодичним питанням у галузі архівної справи. У 1980-х роках аналогічнийінформаційно-методичний бюлетень започаткував архівний відділ Кримськогооблвиконкому, що сприяло розв'язанню низки науково-методичних проблем. У другійполовині 1990-років поряд з єдиним галузевим науково-практичним журналом«Архіви України» було засновано (з 1996 р.) науковий щорічник УНДІАСД- «Студії з архівної справи та документознавства», основним завданнямякого є висвітлення здобутків української архівної науки і практики.
Загалом науково-дослідна та методична робота має важливішезначення в діяльності усіх установ архівної галузі. Науково-теоретичні танауково-методичні розробки закладають надійний фундамент реформування архівноїсистеми, впровадження новітніх технологій і методик в архівну справу,узагальнення і використання вітчизняного й зарубіжного досвіду.

Лекція№ 16
Тема:Основні напрями і форми використання архівної інформації
 
План
1.Груписпоживачів архівної інформації та їх потреби.
2. Основнінапрями використання архівної інформації.
3. Формивикористання архівної інформації.
4. Поняття проархівну евристику.
5. Архівниймаркетинг та його сутність.
Ключовіпоняття: архівна евристика, архівний маркетинг,форми використання архівної інформації, сфери використання архівної інформації,бар’єри не інформованості.
 
1.Груписпоживачів архівної інформації та їх потреби
До напрямів діяльності державних архівів належить створення умовдля всебічного використання відомостей, що містяться в документах НАФ.Прийняття Верховною Радою в другій половині 1990-х років законів України«Про інформацію», «Про Національний архівний фонд та архівніустанови», «Про державну таємницю», «Про охорону авторськихі суміжних прав», «Про Національну програму інформатизації»,Конституції України створило міцне підґрунтя для впровадження новихінформаційних відносин, у тому числі в галузі архівної справи. Фактичновідбулася своєрідна революція — ліквідація обмежень, встановлених з політичнихта ідеологічних міркувань, створення можливості вільного доступу громадян доретроспективної інформації, яку зберігають державні архіви.
Першим проявом демократизації архівної справи в Україні,наближення її до світових стандартів доступу і використання інформаційних ресурсівстало масове розсекречування архівних документів.
На початку XXI ст. змінилася проблематика використання НАФ, щовиявилося в дослідженні раніше заборонених або «не перспективних»,«не актуальних» тем. Зріс інтерес до документів і фондів, які ранішеналежали до категорії утильних: банків, приватних підприємств, страховихкомпаній, нотаріатів, приватних повірених, що діяли до 1917-1920 рр. Поряд зрозширенням тематики звернень за архівною інформацією значних змін зазнала«географія» запитів. Так, залучення архівної інформації вимагалиміждержавні угоди з Молдовою, Росією, Румунією, особливо з питань делімітаціїдержавного кордону.
Підвищення інтересу до архівної інформації ініціювали й саміархіви, оприлюднюючи раніше закриті відомості на документальних виставках,радіо і телебаченні, газетних шпальтах, у мережі Інтернет. Активніше включеннядо процесу поширення ретроспективної документної інформації серед членівсуспільства стимулював XIV Міжнародний конгрес архівів у Севільї (2000), якийконстатував необхідність рівних прав і можливостей «у користуваннядокументальною спадщиною» всіх громадян.
Все це вимагало від архівістів пильної уваги до потребвикористання архівної інформації як працівниками архівів, так і науковцями,зацікавленими особами та пересічними громадянами, що спонукає до пошуківініціативних форм використання документної інформації, наполегливості удоведенні до споживачів відомостей про потрібні їм архівні документи.
У процесі забезпечення суспільства ретроспективною документноюінформацією виділяють три етапи.Суть першого — організації користуваннядокументами — по лягає у тому, що архівісти, використовуючи різні форми роботи,надають користувачам певні архівні документи. На другому етапі здійснюється користуваннядокументами — їх перегляд, читання, прослуховування. При цьому у ролікористувачів можуть бути як зовнішні споживачі, так і самі архівісти. Під часпершого і особливо другого етапів користування відбувається творчий процесотримання з архівних документів потрібної користувачеві інформації. У такомувипадку використання НАФ переходить у третій етап — власне використанняархівної інформації, коли споживач у потрібній йому формі реалізує отриману зархівних документів інформацію.
Для правильної організації цього процесу працівники архівів маютьпостійно вивчати потреби в архівній інформації, орієнтуватися в її джерелах.
Джерела ретроспективній інформації поділяються на чотири групи:
• документи про характер потреб в архівній інформації, які є вархіві: матеріали архівного обліку та статистики, різні запити;
• нормативні документи: закони України, укази Президента,постанови Верховної Ради, акти уряду, міждержавні угоди, інші офіційніматеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної інформації;
• історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дискусій та«круглих столів», що ставлять невивчені проблеми і висвітлюютьмалодосліджені періоди історії, а також поточні та перспективні плани науковоїроботи науково-дослідних інститутів, вузів тощо.
Потреби в ретроспективній інформації архівознавство поділяє на очевидніта приховані. Очевидні потреби — це чітко усвідомлені, достатньо повносформульовані, спрямовані на ознайомлення з конкретною архівною інформацією. Прихованіпотреби виявляються поступово або раптово, під час ознайомлення з певноюінформацією.
Поряд із найпоширенішою класифікацією потреб запредметно-тематичною ознакою в архівознавстві розрізняють групування потреб задодатковими ознаками:
• хронологічною (історичною), що характеризує потребу в інформаціїпевного історичного періоду, яка міститься у документах відповідної історичноїепохи;
• географічною, що відбиває потребу в інформації щодо певногорегіону та за документами конкретних адміністративно-територіальних одиниць;
• ієрархічною, пов'язаною з потребою в інформації різних рівнівмісцевих, регіональних та центральних органів, структур, угрупувань;
• галузевою, що окреслює потребу в інформації, що належить допевних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності;
• адресною, що визначає потребу в інформації, що характеризуєдіяльність певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, якщо йдетьсяпро об'єднаний або родинно-фамільний фонд;
• матеріальною, що розкриває потребу в інформації, яка міститься вдокументах залежно від способу закріплення в них інформації.
Групування потреб в архівній інформації за цими ознаками допомагаєархівістам виявити відомості про те, які саме державні архіви, фонди, колекції,окремі документи користуються найбільшим попитом у споживачів, спрогнозувати використаннядокументної інформації. Це, в свою чергу, допомагає архівістам не тількивраховувати наявні запити, а й керувати процесом регулювання потреб у архівнійінформації, краще організовувати користування документами НАФ, вдосконалюватидовідковий апарат до них.
 
2.Основні напрями використання архівної інформації
У практиці науково-інформаційної діяльності державних архівіввиділяють кілька напрямів використання архівної інформації.
У сферіуправління ретроспективна документа інформація використовується для підготовкиуправлінських рішень, коли потрібні відомості про стан об'єктів управління таїх роботи у минулому. Архівну інформацію використовують для розв'язання проблемполітичного та економічного життя держави або її регіону: прогнозування тенденційрозвитку; аналізу динаміки розвитку галузей господарства, регіонів, міст;реорганізації органів влади та управління, їх структури та функцій.
У сфері економіки використанняархівної інформації має переважно прикладне значення: її застосовують під часреконструкції старих і проектування нових промислових об'єктів, вивчення воднихенергетичних ресурсів, покладів корисних копалин, прокладання шляхів сполученняу будівництві, архітектурі та в багатьох інших сферах.
У політичному житті ретроспективнаінформація характеризує взаємини між різними державами, націями, класами,соціальними верствами, громадськими та політичними об'єднаннями, партіями. Таківідомості активно використовуються у міжнародних відносинах та внутрішнійполітиці держави.
У науковій діяльності ретроспективнадокументна інформація використовується для забезпечення джерельної базирозвитку гуманітарних, природознавчих, технічних та інших наук.
У культурно-духовному житті через ретроспективну інформаціюзабезпечується популяризація знань у різних галузях освіти, культури імистецтва, особливо у зв'язку з вивченням історичних подій, біографійнаціональних, державних та культурних діячів, історії установ освіти, науки ікультури тощо.
У соціально-правовому напрямі інформація безпосередньо служитьконкретній людині, захищає права та інтереси громадян, її використовують дляпідтвердження юридичних, майнових та спадкових прав громадян, для встановленнярізних пільг, нарахування пенсій, підтвердження фактів переслідуваннятоталітарним режимом, інших важливих фактів державної га громадськоїдіяльності.
 
3.Форми використання архівної інформації
Найпоширенішими формами використання документної інформації архівівє ініціативне інформування; виконання соціально-правових, генеалогічних ітематичних запитів громадян; експозиційна робота архіву; використання череззасоби масової інформації; користування документами у читальному залі;публікація документів.
Ефективним засобом розкриття інформаційного потенціалу НАФ тадоведення суспільного значення архівів традиційно лишається ініціативнеінформування, з допомогою якого формуються суспільно-державні потреби вархівній інформації, стимулюється постійне звернення до архівів. Особливістьініціативного інформування полягає у випереджальному задоволенні попиту великихсуспільних груп, владних структур, установ, організацій, окремих громадян. Зцією метою в архіві готують спеціальні інформаційні документи: інформаційнілисти, довідки-орієнтувальники, тематичні інформаційні переліки,списки-довідники.
Інформаційний лист та довідка-орієнтувальникє офіційним зверненням архіву до будь-якого адресата (органу влади, науковоїабо проектної інституції, банку, страхової кампанії) з коротким повідомленнямпро архівні документи, що можуть викликати його інтерес. Інформаційний лист маєна меті встановити ділові контакти з адресатом, тому відомості надаються вописовій формі.
Тематичнийперелік містить конкретні перелікизаголовків справ, окремих документів за певною темою із зазначенням дат,пошукових даних. Він складається переважно на прохання зацікавлених споживачів,які вже отримали інформаційний лист архіву. Усталена форма тематичного перелікупередбачає назву, короткий вступ, де викладено значення теми, вказано фонди, напідставі відомостей яких складено перелік, і такі, які містять додатковуінформацію, та характеристику документів. При цьому вказується дата документа,його вид, автор, кореспондент, зміст (докладніше, ніж в опису), пошукові дані.
Специфічною формою ініціативного формування є список-довідник, якиймістить відомості лише про корисні копалини (історію віднайдення таексплуатації) і надсилається геологічним організаціям для допомоги у вирішенніпрактичних питань розробки покладів.
Формами ініціативного інформування вважають також реклами,буклети, плакати, документальні фільми, фотоальбоми, оскільки цей видвикористання має рекламно-довідкове значення й наближає інформацію НАФ допотенціального користувача.
Однією з найважливіших суспільних функцій архіву є виконання соціально-правових,генеалогічних і тематичних запитів громадян через надання архівних копій тадовідок про трудовий стаж, заробітну платню, освіту, перебування в армії,участь у бойових діях, нагородження, переслідування тоталітарним режимом,громадянський стан, майнові права, державну і громадську діяльність. Дляотримання такої інформації здійснюється широкий архівний пошук за багатьмафондами державних, адміністративних, освітніх та інших установ. Виконуютьсоціально-правові запити в архівах, як правило, спеціальні довідкові підрозділи(довідковий стіл, група довідок). Довідковий стіл приймає заяви від громадян,реєструє їх, надає необхідні консультації відвідувачам і видає архівні довідки.
Результати пошуку подають у вигляді архівної довідки — інформаційного документа, який має юридичну силу і містить повідомлення пронаявність у фондах архіву відомостей, що відповідають змісту запиту, ізпосиланням на пошукові дані документів; архівної копії — письмового відтвореннявсього тексту документа, офіційно завіреного архівом; архівного витягу — дослівного відтворення частини тексту документа, що належить до певногопитання, факту, особи, офіційно завіреного архівом. Цей вид роботи архівнихустанов має надзвичайно важливе суспільне значення, оскільки безпосередньопов'язаний з виплатою пенсій, компенсацій, наданням пільг та іншими формамисоціального захисту громадян.
До форм використання архівної інформації належить і виконаннягенеалогічних запитів. Архівні установи колишньої ч і СРСР отримали дозвілзайматися нею лише 1989 р., тоді як для архівів в практично усіх країн світу цезвична робота.
Генеалогічний запит передбачаєпошук архівної інформації, яка встановлює родинні зв'язки у ланцюгу поколінь,необхідні для складання родовідного дерева. Форми відповіді практично ті самі,що й на запит соціально-правового характеру. Як правило, до довідки додаютьсяксерокопії метричних та інших документів, що цікавлять заявника.
Тематичні запити надходятьздебільшого від державних органів, наукових установ, редакцій газет і журналів,музеїв. Вони потребують виявлення архівної інформації з певної теми, для чого,як правило, переглядаються систематичний, предметно-тематичний, іменний,хронологічний каталоги архіву. Для складання довідки результати виявленняархівних документів фіксують на картках, які потім систематизують захронологією. Відповіді на тематичний запит викладають у формі архівної довідки,архівного витягу, архівної копії, а також інформаційного листа, тематичного переліку.Усі форми довідкової роботи, орієнтовані на широкого споживача, є важливимчинником підвищення суспільної значущості архівів і створення їх позитивногоіміджу в очах пересічних громадян.
Активною формою пропаганди архівних документів є експозиційнаробота архіву, організація документальних виставок, які надають можливістьзначній кількості відвідувачів наочно знайомитися з унікальними документами НАФУкраїни. Для експонування відбирають найцінніші і найцікавіші документи(писані, друковані, ілюстративні, фотографії, карти), які потім подають узручній для сприйняття пересічним глядачем формі.
Тематику виставок, як правило, пов'язують з актуальними питаннямигромадсько-політичного життя країни, присвячують історичним датам, ювілеямвидатних державних, громадських та культурних діячів, іншим подіям, якіцікавлять громадськість. Залежно від строку проведення виставки поділяються на постійнодіючі (наприклад, з історії державотворення, архівної установи), експонати наяких періодично замінюються, і тимчасові, що діють від кількох днів до кількохмісяців. Відповідно до місця розташування виставки бувають стаціонарними і пересувними.Стаціонарні розмішують у спеціальних приміщеннях, обладнаних стендами,вітринами, іншим устаткуванням. Пересувні виготовляють лише з копій документів,що розміщуються на пересувних стендах, щитах і експонують у зручних для цьогомісцях (палаци культури, кінотеатри, фойє установ, парки тощо). Успіх виставкизалежить, як правило, від використання усіх можливих експонатів, а не лишеархівних документів, вдалого художнього оформлення, використання специфічнихзасобів (монтаж, колаж, освітлення).
ДокументиНАФ широко використовуються через засоби масової інформації зокрема пресу,радіо, телебачення, інформування широкого кола споживачів ретроспективноїдокументної інформації про склад і зміст НАФ в цілому, групи архівів окремоїустанови, роботу державної архівної служби та послуги, які вона надає. Дляпреси готуються добірки документів, документальні нариси, короткі інформації,статті, або ж цілі газетні шпальти. У добірках документів відтворюють повністюабо фрагментарно декілька документів однієї тематики, під одним заголовком упредметному чи хронологічному порядку. Публікацію добірок документівсупроводжують пояснювальним текстом, що містить їх характеристику, описанняісторичної обстановки часу створення тощо. Документальний нарис відтворює напідставі архівних документів конкретних історичних подій або діяльностіісторичних постатей. Тематична шпальта становить газетну сторінку, відведенудля висвітлення певної теми (історичної події, особи, регіону, окремогопідприємства) з широким залученням архівних документів. Найбільша ефективністьпублікацій досягається при використанні у ній різних видів документів: текстових,графічних, фото, карт, таблиць тощо. Позитивно впливає і періодичність архівнихпублікацій та їх тематичний зв'язок.
Архівні установи організовують також використання документноїінформації засобами радіо і телебачення у вигляді тематичних бесід,бесід-інтерв'ю, репортажів, прес-конференцій. Передачі можуть бути об'єднані уцикли, постійні рубрики. Велике значення мають творчі контакти з радіо ітелестудіями. Цей вид роботи вимагає складання тематичного сценарію передачі.За масовістю аудиторії ця форма використання архівної інформації маєнадзвичайне значення.
Традиційною формою використання НАФ є користування документами учитальному залі, яка зближує роботу архіву та бібліотеки. Читальні зали є привсіх державних архівах: центральних і галузевих, обласних, міських, багатьохархівах установ та організацій.
Згідно з Законом України «Про Національний архівний фонд таархівні установи» до роботи з документами НАФ допускаються громадяниУкраїни та іноземні громадяни на підставі особистої заяви і документа, щопосвідчує особу. Дослідникам, які працюють у читальному залі, надається весьнеобхідний довідковий апарат: описи, каталоги, а також друковані видання(путівники, довідники, покажчики, огляди, збірники документів) у рамках тем,заявлених для дослідження. До послуг користувачів консультації досвідченихархівістів.
До найефективніших засобів поширення архівної інформації належить публікаціядокументів. Вона здійснюється шляхом наукової кооперації праці істориків,археографів, архівістів.
Публікаціяархівних документів здійснюється у різних формах і має кілька типів. Корпусневидання — публікація всіх документів певного фонду або колекції чи усіхдокументів певної тематики з різних архівних сховищ. Серійні публікації передбачаютьподання якомога повнішого комплексу документів за однією темою на підставіоднакових підходів і вимог. Для цього залучають друковані джерела (листівки,газети, брошури). Поширеною формою видання архівних документів є формалізованийвиклад змісту архівних документів зі збереженням особливостей мови і поможливості структури — регести. Як правило, таку форму застосовують за потребидрукувати велику кількість однотипних документів. Типидокументально-археографічних видань визначаються їх цільовим призначенням.
 
4.Поняття про архівну евристику
Найважливіше значення для ефективного виявлення архівнихдокументів та організації використання ретроспективних відомостей має культураінформаційного пошуку, яка органічно поєднує в собі комплекс таких знань, якзакономірності формування документів фондоутворювачем, історія самихфондоутворювачів та системи державних і громадських установ; історія формуваннясистеми державних архівів країни; принципи комплектування державних архівів ікритерії експертизи цінності документів; система довідкового апарату, комплексдовідкової літератури, публікацій документів та ін.
Архівна евристика, тобто спеціальнаісторична дисципліна про шляхи і засоби пошуку архівної інформації, своїмголовним завданням має пошуки і виявлення документів певної тематики,спрямування, авторства тощо. Виявлення раніше не використовуваної або маловикористовуваної інформації, залучення її до наукового та практичного обігу — найважливіший засіб підвищення ефективності використання НАФ. Архівний пошукмає супроводжуватися джерелознавчим аналізом виявлених документів. Глибокаджерелознавча розробка архівних фондів одночасно із вивченням інформаційнихпотреб суспільства дозволяє повніше задовольнити духовні й наукові потреби якспоживачів документної інформації, так і самих архівістів.
Розвиток архівної евристики безпосередньо пов'язаний з подоланнямвсіляких труднощів, до яких належать бар'єри неінформованості, зокрема матеріальний,мовний та ін. Бар'єр неінформованості виникає не тільки через відсутність уданий момент у користувача інформації про архівні документи, що буває наслідкомвідносної недоступності архівних довідників (обмежений наклад, відсутністьреклами) або недостатньої інформаційної культури користувача, але і через бракінформації про архівні документи, через обмеження технічного характеру або якнаслідок штучних ідеологічних обмежень минулих років. Вони, власне, і мали наметі створити обстановку наукової неінформованості. Тому необхідне оперативнеінформування широкої громадськості про зняття необгрунтованих обмежень надоступ до окремих категорій архівних документів.
Матеріальний бар'єр є вагомоюперепоною для архівних розвідок. Відсутність комп'ютерного зв'язку між окремимидержавними архівами або загальноукраїнської бази даних заважає користувачевіоперативно отримувати інформацію за своєю пошуковою темою, що призводить доневиправданих поїздок, значних втрат часу, або навпаки, неможливості здійснитинеобхідні наукові відрядження з пошуковою метою.
Мовний бар'єр характернийдля архівів західного та південного регіонів України, які зберігають документи,складені латиною, польською, німецькою, угорською, румунською, єврейською мовами.Для користувача це створює додаткові ускладнення, вимагає володіння цимимовами. Певним бар'єром є також наявність галузевих архівних установ, якіздійснюють довготривале зберігання специфічних архівних документів. Фактичнодослідник ще не мас жодних довідників про зміст цих документів і не маєвідомостей про те, яка архівна інформація може там міститися.
Невирішені проблеми архівної евристики суттєво впливають наефективність використання НАФ.
 
5.Архівний маркетинг та його сутність
Ефективність використання архівної інформації має такожматеріально-грошовий вимір. Збільшення спектру платних послуг у цій галузі йзростання вартості інформації наприкінці 1990-х років зумовили необхідність у архівномумаркетингу — спеціальній соціологічно-консалтинговій службі, яка займатиметьсязабезпеченням зв'язків архівних установ та споживачів архівної інформації,створенням ринку архівних послуг і визначенням вартості інформаційної роботи. Соціологічнучастину архівного маркетингу складає вивчення і певною мірою формування колареальних і потенційних споживачів ретроспективної документної інформації,дослідження мотивів звернення споживачів і збільшення їх кількості;стимулювання попиту на архівну інформацію і накопичення відомостей проспоживачів, їхні цілі і характер зацікавленості; дослідження їхніх потреб, щозадовольняються наданням архівної інформації, рекламування інформаційних послугархівів і вивчення наслідків їх надання; вироблення перспективних рекомендаційз тематики і форм організації використання архівної інформації.Консалтингово-фінансовий бік цієї справи полягає у визначенні конкретних цін наінформаційні послуги, відслідковуванні ефективності форм надання архівноїінформації, відповідності встановлених цін на послуги архівних установреальному попиту на них та стимулювання цього попиту.
Така спеціальна маркетингова служба існує в європейських іамериканських архівах.
Під час визначення вартості архівної інформації треба враховувати,що існує загальновизнаний архівною громадськістю світу і внесений до основнихрекомендаційних документів міжнародних організацій принцип безплатногокористування архівами. Безоплатний доступ до архівів став наріжним каменемархівного законодавства з часу прийняття 23 червня 1794 р. революційнимКонвентом першого французького декрету про архіви. Цей законодавчо проголошенийпринцип закріпився і в архівному законодавстві України.
Безоплатно виконуються запити українських та іноземних громадянпро стаж роботи, нагородження, життя, навчання, участь у війнах та військовихконфліктах, репресії і депортації. Відповіді на ці запити потрібні длясоціального захисту громадян відповідно до законодавства України. Так самобезоплатно виконуються запити органів влади, судових і слідчих органів,державних установ. Безоплатними залишаються послуги, що надаються дослідниковіу читальному залі. Оплату передбачено лише за додаткові послуги — копіюваннядокументів технічними засобами, переклад, розшифрування текстів, завірюванняїх, консультування зі складних проблем. На платній основі надаються генеалогічнідовідки приватним особам. Розвиток ринкових відносин стимулює перегляд перелікуплатних послуг і ринку архівної інформації.
Таким чином, організація використання архівної інформації єінтеграційним фактором усіх інших напрямів роботи архівних установ, воназближує архіви усіх типів і рівнів, підносить їх роль в усіх сферах суспільногожиття. В сучасних умовах незмірно зростає суспільна потреба в документнійінформації, неухильно збільшується кількість її споживачів, урізноманітнюютьсяформи і засоби поширення архівної інформації, удосконалюються її технічніможливості.

Лекція№ 17
Тема:Особливості організації архівної справи в зарубіжних країнах
 
План
1. Типи архівнихсистем в зарубіжних країнах.
2. Правовіоснови зарубіжної архівістики.
3. Особливостірозвитку архівної справи у посттоталітарних країнах.
4. Проблемиприватних архівів у зарубіжних країнах.
Ключовіпоняття:державні (національні та відомчі), корпоративні та приватні архіви, міжнародні архівні проекти.
 
1.Типи архівних систем в зарубіжних країнах
Структураархівів західноєвропейських країн остаточно викристалізувалася після Другоїсвітової війни. До неї входять державні (національні та відомчі), корпоративніта приватні архіви. Мережа державних і приватних архівів відбиває системудержавного управління, що склалася в різних країнах, її правову основу,адміністративно-територіальний поділ, рівень культури.
Систему державних архівів складають центральні та місцеві архівніустанови. Центральні державні архіви мають статус національних архівів івиконують загалом ідентичні функції: зберігають національну архівну спадщину,удоступнюють її для користувачів, організовують роботу з поточними урядовимидокументами. Водночас у різних країнах діяльність національних архівів маєвідмінності, зумовлені національними та історичними традиціями, фінансовими ікадровими ресурсами, архівним законодавством.
Відомчі (галузеві) архіви зберігаютьдокументи, створені в результаті діяльності окремих державних установ івідомств. У багатьох країнах існують відомчі історичні архіви. Наприклад, уФранції це — Архів Міністерства закордонних справ, Архів сухопутних військ,Архів Міністерства морського флоту, Архів Міністерства військово-повітрянихсил, Архів Державної Ради. Діяльність відомчих архівів, як правило, перебуваєпід наглядом національних архівних установ, які надають їм методичну допомогу. Корпоративніархіви зберігають документи різних громадських, наукових, культурно-освітніх таінших недержавних установ і, як правило, є самоврядними і не підлеглими урядуархівним органам.
В організації роботи з приватними архівами великий досвід, вартийвикористання, накопичений в багатьох країнах Заходу, зокрема в Канаді та США.
За принципами побудови і управління в світі існують два основнихтипи архівних систем — централізовані: Франція, Бельгія, Данія, Греція,Нідерланди, Португалія та децентралізовані: США, Канада, ФРН, Швеція,Великобританія, Іспанія, Японія.
Створені в різні епохи національні архіви підпорядковуються різнимурядовим відомствам — міністерствам науки (Бельгія), культури (Данія, Іспанія,Люксембург), національної освіти та культури (Франція), добробуту, охорониздоров'я і культури (Нідерланди), внутрішніх справ (Румунія, Словаччина,Чехія), юстиції (Латвія). Державна архівна служба Російської Федерації маєподвійний рівень підпорядкованості — президенту та уряду. У Литві та Молдовіархівна система, подібно до України, підпорядкована уряду, в Білорусі — адміністрації президента.
У країнах з централізованими системами місцеві (регіональні)архіви звітують перед центральною (національною) архівною службою.
Убагатьох західних країнах існують так звані проміжні архіви, які приймають натимчасове зберігання документи від різних відомств, установ і організацій, азгодом після експертизи частину цих документів передають на постійне зберіганнядо центральних державних архівів. У більшості країн здійснюється контроль збоку національних архівних служб як за проміжними, так і за поточними архівами.Інколи він охоплює повний «життєвий цикл» документа — з моменту йогостворення до остаточного розміщення в архіві.
 
2.Правові основи архівної архівістики
У більшості західних країн право доступу до архівів відоме зпочатку XIX ст. На практиці в кожній окремій країні його застосовують зурахуванням критерію часу. Офіційно встановлені строки, протягом якогодокументи не видаються дослідникам, у різних країнах не однакові. Так,країни-члени Ради Європи прийняли загальну угоду, яка обмежує його 30-ма роками(в Нідерландах — 20 років). Провідними європейськими країнами протягом останніх15 років прийняті національні закони про свободу інформації подібні доамериканського. Ці закони відкривають громадянам вільний доступ доадміністративних документів незалежно від часу їх створення, за умови, що врезультаті використання відомостей, які містяться в цих документах, не будезаподіяно шкоду особистому життю окремих громадян та державі в цілому.
В національних архівних законодавствах західних країн існують трикатегорії документів, доступ до яких протягом певного часу закритий. До першоїналежать документи, що містять відомості з питань захисту приватної таємницігромадян (100 років від часу їх створення — у Бельгії, 80 років — у Данії; 30років після смерті людини; коли дата смерті невідома — 110 років від днянародження; в Іспанії — відповідно 25 і 50 років; в Італії — 70 років від часустворення документів; у Великобританії — від 50 до 100 років залежно від видудокумента). Другу категорію складають документи, інформація яких стосуєтьсябезпеки держави (60 років після створення документа — у Франції, 50 років -вІталії, від 50 до 100 років — у Великобританії). Третя категорія охоплюєдокументи, відомості яких торкаються економічних інтересів громадян тапідприємств (від ЗО до 60 років — у різних країнах, 80 років — у ФРН).
У більшості західних країн (США, Канада, Швеція, ФРН, Японія)централізованого управління архівною справою не існує. Діяльність архівіврегламентується актами, серед яких є закони про державні архіви. В окремихвипадках європейська практика (Франція, Іспанія, Швеція) передбачає регулюванняправових відносин між державою і власниками громадських та приватних архівів,визначає права розпорядження документами і державного контролю за ними. Тому вцих країнах активно підтримується концепція державної реєстрації та описукультурної спадщини, що зберігається поза державними архівами.
Західні держави не мають спеціальних законів про державний абонаціональний архівний фонд. Чинні закони в галузі архівної справи, як правило,регулюють правовий статус, управління та діяльність національних, архівів,державних та федеральних органів і концентрують увагу на проблемах зберігання,доступу, власності, авторських прав, а також юридичних та фінансових питанняхвикористання документної інформації, їх переміщення за кордон (у цих ситуаціяхархіви найчастіше оцінюються як державна нерухомість і підпадають підвідповідне законодавство).
Приклади більш централізованого підходу до державної юрисдикціїархівної спадщини подає Австралія (Австралійський Союз держав ПівденноїПівкулі), що входить до Британської співдружності, і має окремі закони вкожному з шести штатів федерації, які регламентують функціонування державнихустанов.
Особливістююридичної практики західних країн є відкритість законодавства про різні види ітипи фондів. Усю сукупність законодавчих актів можна розцінювати як проявцентралізованого управління архівними установами

3.Особливості розвитку архівної справи у посттоталітарних країнах
Напередодні краху, у тоталітарних країнах (Білорусі, Угорщині,Латвії, Литві, Молдові, Польщі, Росії, Румунії, Словаччині, Хорватії, Чехії)існувала розвинута мережа архівних установ, що включала державні та відомчіархіви. їх діяльність регулювалася законодавчими актами і контролюваласяспеціальними адміністративними органами. Система архівів була різною як з точкизору кількісного складу, так і з боку відомчої підпорядкованості. Спільним длявсіх країн був особливий статус архівів «силових відомств», щожорстко контролювали комплектування, облік та розсекречування архівних документів.Іншою спільною рисою був високий рівень самостійності архівів правлячих партійта релігійних конфесій.
У посттоталітарний період ці країни прийняли нові нормативні акти,що регулюють діяльність архівних установ. Причому нові архівні закони маютьзагальний характер для всіх архівів, незалежно від форми власності. Процесреалізації нових норм архівного законодавства утруднюється низьким соціальним істатусом архівної справи та серйозними економічними проблемами. Крім того, вусіх країнах спостерігається спадкоємність з попереднім періодом їх історії.
Нові законодавчі акти намагалися охопити не лише державні архівита архіви державних установ, підприємств і відомсти, але й архіви«силових» відомств та МЗС, недержавних установ та організацій,релігійних конфесій, громадських організацій, політичних партій, приватніархіви громадян (Білорусь, Угорщина, Молдова, Румунія, Чехія та ін.). Показово,що в більшості цих країн відбулося злиття архівів колишніх правлячих партій здержавними архівами. З іншого боку, спостерігається тенденція закріплення заосновними силовими структурами (міністерства оборони, спецслужби, міністерствавнутрішніх справ), за науковими та культурно-освітніми установами (бібліотеки імузеї), іншими структурами (парламенти, адміністрації президентів, органистатистики, геології, картографії, прикордонної служби тощо) права постійногоабо довготривалого (до 20 років) зберігання усіх або певних категорійдокументів.
У більшості країн відбувається активний процес правового таорганізаційного формування недержавних архівів. Уперше законодавчозабезпечується офіційний статус недержавних архівів профспілок, приватнихпідприємств, релігійних конфесій, партій, творчих спілок, громадських рухів,молодіжних об'єднань, наукових установ. Згідно з новим архівним законодавством,досить успішно вирішується проблема доступу до існуючих у тоталітарний періодобмежено-публічних архівів (тобто доступних виключно для професіоналів).Обмеження доступу стосуються захисту державних таємниць, причому терміниобмеження значно варіюються: 5-15 років (Чехія), 25 років (Молдова), ЗО років(Росія), 40 років (Румунія); з точки зору захисту особистих інтересів громадян- в усіх країнах переважно 75 років. Водночас щодо обмежувальних термінівіснують деякі винятки. Так, до персональної інформації, що містить дані прорепресії, мають доступ жертви репресій та їх рідні, вчені, правоохоронніоргани.
Інтенсивнопроходить процес розсекречування архівних документів, яке здійснюютьфондоутворювачі, в тому числі передання до державних архівів; у Білорусі,Угорщині, Литві, Росії, Латвії — самими архівами або спеціальними міжвідомчими та спеціальними комісіями.
Загалом архівна справа у посттоталітарних країнах переживає процесоновлення, в якому переплелися традиції, уявлення, технології попередньогоперіоду та цінності, прагнення й практичні дії, властиві демократичномусуспільству. Помітним залишається розрив між новим архівним законодавством таархівною практикою, у якій модернізація відбувається досить повільно, передусімчерез низький суспільний статус архівної справи, а також через економічніпроблеми.

4.Проблеми приватних архівів у зарубіжних країнах
Проблема приватних архівів у зарубіжному архівознавстві та архівнійпрактиці країн Заходу є надзвичайно цікавою. Шляхи її вирішення можуть бутикорисними для вітчизняних архівістів.
На прикладі архівів президентів США можна переконатися вефективності створеної тут системи. Історична цінність президентського архівуне викликає сумніву. Проте до 1938 р., коли президент США Франклін Рузвельт зробивофіційну заяву про будівництво президентської бібліотеки-архіву і передання їїв дарунок американському народові, папери попередніх президентів зберігалися врізних місцях. їх доля складалася подекуди трагічно — документи горіли підчаспожеж, знищувалися нащадками або й самими екс-президентами. Започатковану Ф.Рузвельтом традицію підтримали наступні президенти. Вони залишали нащадкамцінні комплекси історичних документів, особисті архіви і бібліотеки, визнаніактом 1955 р. «Про Президентські бібліотеки» такими, що маютьдержавне значення. Комплекси документів президентських бібліотек, розташованиху різних місцях (це створює певні незручності у користуванні ними),опрацьовуються, постійно поповнюються завдяки активній збиральницькійдіяльності співробітників Національного архіву США (такою роботою займаються200 з 2400 архівістів), до документів створюються різні науково-пошуковісистеми, вони є доступними для публічного використання.
Архіви західних країн нагромадили помітний досвід вирішенняпроблем, пов'язаних із зберіганням та використанням документів із новиминосіями, що виникли в епоху інформаційного суспільства в результаті бурхливогорозвитку обчислювальної техніки. Для задоволення потреб різних групкористувачів формуються загальнодоступні бази даних.
Наявність персональних комп'ютерів у громадян і установ,можливість підключення їх до інформаційних мереж, зокрема до світовоїінформаційної мережі Інтернет, дозволяють будь-якій фізичній або юридичнійособі отримати необхідну інформацію або документи з будь-якої галузі знань.
Архівні служби західних країн, насамперед Національні архіви США іВеликобританії, починаючи з 1960-х років, здійснюють комплектуванняелектронними документами. У структурі Національних архівів США і Канадистворено відповідні центри. У середині 1990-х років в Національному архівіКанади зберігалося понад 200 тис. файлів. Спеціальні центри зберігання подібноїдокументації існують у Національних архівах Франції, Швеції, Данії,Нідерландів, Фінляндії.
На початок XXI ст. багатий досвід роботи з електронними документаминакопичено в Національних архівах Данії, Франції, Швеції, Фінляндії, ФРН, у такзваних історичних архівах Данії, Нідерландів, Великобританії та ін.
На рубежі століть та тисячоліть у діяльності зарубіжних архівів таархівних служб країн світу відбулися кардинальні зміни, пов'язані з переходомвід традиційного «паперового» до інформаційного суспільства. Бурхливий розвитокінтернет-технологій, глобалізаційні процеси призвели до появи єдиногоінформаційного середовища, важливим сегментом якого стали архівні інформаційніресурси. На початку XXI ст. в Інтернеті функціонувало близько 5000 веб-сайтівнаціональних, регіональних, муніципальних, університетських, інших архівів,національних архівних служб, музейних, бібліотечних колекцій документів іписемних пам'яток, приватних документальних зібрань, національних і міжнароднихпрофесійних організацій, архівознавчих дослідницьких центрів тощо.
Поряд із власне національними архівними інформаційними ресурсами вІнтернеті представлено сотні міжнародних архівних проектів, пов'язаних іззбереженням і використанням писемної історико-культурної спадщини.
Інтенсивно розвивається співпраця в рамках європейськихміжнародних архівних проектів.