Содержание
Введение
1. Характеристика предприятия «Дайджекс Технолоджи»
1.1Направление деятельности предприятия «Дайджекс Технолоджи»
1.2Организационная структура предприятия «Дайджекс Технолоджи»
1.3Информационные потоки на предприятии ООО «Дайджекс Технолоджи»
2. Информационная система предприятия
«Дайджекс Технолоджи»
2.1Информационная система ФОЛИО
2.2Общие сведения о системе
2.3Работа в программе Фолио
3. Недостаткисуществующей информационной системыпредприятия «Дайджекс Технолоджи»
4. Совершенствование информационных потоков в системе управления
4.1Диагностический анализ информационных связей междуфункциональными подразделениями предприятия
4.2Построение графической и матричной модели документооборота
Заключение
Список литературы
/>/>/>Введение
Прохождениепрактики осуществлялось в фирме ООО «Дайджекс Технолоджи», которая занимаетсяпродажей сантехники оптом.
/>Сегодня основным условием стабильногофункционирования компании на рынке становится совершенствование информационныхсистем. В частности, разработка более эффективных информационных систем.
На базе современныхкомпьютерных технологий создано поколение систем управления. Такие системыпредоставляют возможность работать на интегрированном информационном полемножеству удаленных пользователей, что обеспечивает максимальный эффект приуправлении крупными производствами и корпорациями.
Интеграцияавтоматизированных систем управления предприятием до сих пор является одним изнаиболее рискованных шагов, на которые руководство решается вовсе не из-запреклонения перед могуществом высоких технологий, а в силу жизненнойнеобходимости. Прежде всего, нельзя отстать о конкурентов, а значит, нужныновые способы обеспечения прозрачности финансовых потоков и контроля надтехнологическими бизнес-процессами. Последние тенденции рынка тоже нельзяоставлять без внимания, а чтобы обратить себе на пользу любые изменения,требуется провести хотя бы минимальную замену маркетинговой стратегии компании,что невозможно без привлечения IT.
В основе подхода лежитуправление качеством выпускаемой продукции, которое должно быть направлено нетолько на существующие потребности покупателя, но и на его будущие нужды. Тоесть потребитель становится наиважнейшим звеном производственной линии, апотому, чтобы достичь соответствующего уровня качества, необходимо постоянносовершенствовать производственные процессы.
Целью преддипломной практикиявляется ознакомление со структурой информационной системы ООО «Дайджекс Технолоджи»и сбор материала для выполнения дипломного проекта.
В первой главе приводитсяхарактеристика предприятия ООО «Дайджекс Технолоджи», в форме обобщенной моделиобъекта управления, системы управления и существующей экономическойинформационной системы.
Во второй главеприводится структура управления предприятия ООО «Дайджекс Технолоджи».
В третьей главеприводится характеристика информационной системы существующей на данномпредприятии. В заключение главы приводится обобщенная информационная модель ЭИСпредприятия «как есть».
В заключение даннойработы проводится критический анализ обобщенной модели экономическойинформационной системы предприятия ООО «Дайджекс Технолоджи» «как есть» иопределяются недостатки существующей экономической информационной системы вцелом.
/>/>/>/>/>/>1. Характеристикапредприятия «Дайджекс Технолоджи»/>1.1 Направлениедеятельности предприятия «Дайджекс Технолоджи»
/>ПредприятиеООО «Дайджекс Технолоджи» занимается продажей сантехники оптом, и предлагаемсвоим клиентам не только гибкие цены и большой ассортимент сантехники, но ибесплатные консультации, дополнительный сервис по доставке и возможностьформировать заказы. Сантехника включает в себя несколько тысяч наименований:смесители для ванны, смесители для кухни, шаровые краны, вентили, фитингирезбовые, фитинги полипропиленовые (PPR), фитинги для металлопластиковых труб,гибкая и сильфонная подводка для воды и газа, сифоны, гофры, арматура дляунитаза, системы канализации, сантехнический фаянс для ванны и туалета, мойки икомплектующие к ним, подстолья и мебель для ванных комнат, элементы икомплектующие для металлопластиковых и полипропиленовых трубопроводов, радиаторы,полотенцесушители, системы очистки воды и многое-многое другое./>/>/>/>/>/>1.2Организационнаяструктура предприятия «Дайджекс Технолоджи»
/>Организационнаяструктура предприятия ООО «Дайджекс Технолоджи» представлена на рисунке 1.
/>
Рисунок 1.Организационная структура ООО «Дайджекс Технолоджи»
Опишем приведеннуюорганизационную структуру предприятия подробнее:
- директор осуществляетобщее руководство деятельностью предприятия;
- заместительдиректора распределяет указания директора и следит за работой филиалов;
- операторы даютзадания для водителей по поводу заказов, а водители, в свою очередь, берут с собойгрузчиков для загрузки и разгрузки и едут на выполнение заявок./>/>/>/>1.3Информационныепотоки на предприятии ООО «Дайджекс Технолоджи»
На предприятии в основномиспользуется программное обеспечение компании Microsoft.
Информационные потоки на предприятии ООО «Дайджекс Технолоджи»представлены на рисунке 2.
/>
Рисунок 2. Информационные потоки на предприятии ООО «Дайджекс Технолоджи»
/>/>/>/>2.Информационнаясистема предприятия/> «Дайджекс Технолоджи»/>2.1Информационная система ФОЛИО
Создана в мае 1993 г.
Специализируется наразработке складских, финансовых и бухгалтерских компьютерных программ. Имеетболее 15000 зарегистрированных пользователей.
После загрузки программыи выбора склада для работы пользователь попадает в Главное окно склада, гдевидит заголовки Главного меню (cветлая полоса в верхней части экрана) и рабочееполе (темная часть экрана), в которое будут загружаться окна (панели) вводаданных. Пункты меню раскрываются щелчком левой клавиши мыши. Подчеркнутая буквав названиях пунктов Главного меню, как и всегда в Windows, является «Горячимключом (клавишей)», т.е. позволяет осуществить вызов данного пункта путем нажатияна клавиатуре сочетания клавиш Alt и указанной буквы. Главное меню программыпредставлено на рисунке 3.
/>
Рисунок 3. Главное менюпрограммы. Меню «Ввод»/>2.2Общие сведения о системе
Как обычно вWindows-приложениях, в программе ФОЛИО-WinСклад управление отображениемразмеров, сворачиванием и закрытием окон производится стандартными кнопками в правомверхнем углу панели (/>).
В программе задействованыстандартные меню управления окнами, вызываемые щелчком по логотипу программы влевом верхнем углу панелей. Стандартным способом (наведением курсора,принимающего форму двунаправленной стрелки, при нажатой левой клавише мыши накрай или угол панели) можно изменять общие, горизонтальные и вертикальныеразмеры панелей программы Перемещать панели целиком можно курсором, установленнымна заголовке окна (выделен цветом) при нажатой левой клавише мыши.Горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки появляются в окнах программыавтоматически, по мере необходимости. Главное окно программы и меню окна представленона рисунке 4.
/>
Рисунок 4. Главное окнопрограммы. Меню Окна
При работе с окнами,представленными в виде таблиц, можно изменять ширину отображаемых на экранеколонок, перетаскиванием курсора, установленного на границу колонки (он принимаетформу двунаправленной стрелки, разделенной по середине двойной вертикальнойчертой), при нажатой левой клавише мыши. Имеется возможность сортировкиколонок, т.е. изменение положения данной колонки относительно других. Дляэтого, наводят курсор на заголовок колонки и нажимают левую клавишу мыши. Леваяграница колонки выделяется цветом. Затем, удерживая нажатой левую клавишу мыши,перетаскивают колонку в нужную часть панели.
Управление расположениемоткрытых окон программы, а также настройка общих элементов окон в т.ч. выводапанелей функциональных клавиш в окнах, панели быстрого доступа производится изп. Окна Главного меню программы.
В целях экономии местаназвания функциональных клавиш в окнах программы часто являются сокращенными.Полное название функции, вызываемой такими клавишами, можно прочитать наведякурсор на клавишу. Через 2 секунды появится соответствующее всплывающеесообщение.
В большинстве окон ипанелей программы, за исключением Главного, помимо экранных меню и панелейфункциональных клавиш реализована функция вызова всплывающего меню, содержащеговсе доступные функции и опции окна. Меню вызывается щелчком правой клавишимыши./>2.3Работа в программе Фолио
Справочник товаров
Окно справочника товаровпредставлено на рисунке 5.
/>
Рисунок 5. Окносправочника товаров.
Вызов: Из Главного меню,пункт справочники, подпункт Товары. Из п. Товар меню Отбор Главного меню и привводе складских документов (НовТвр).
Быстрый вызов из любогоместа программы — Ctrl+O.
Назначение: ввод ипросмотр данных о товарах. Выбор товаров для отбора в Реестрах и Отчетах, атакже при вводе документов.
Справочник «Комплектытоваров»
Вызов: Пункт СправочникиГлавного меню, подпункт Комплекты товаров или кнопка Компл при вводе любогоскладского документа.
Назначение: передачатоваров целыми комплектами в формируемый документ. Товары из комплекта могутпринадлежать к разным группам и подгруппам. Один товар может входить внеограниченное число комплектов. Справочник комплектов является общим для всехскладов.
Техника использования: дляпередачи комплекта товаров в документ используют кнопку Выбор.
При выборе комплекта, онпопадает в документ не в виде отдельного товара, а как список комплектующих вколичестве и по ценам, указанным в Справочнике комплектов. Для созданиякомплекта и передачи его в Справочник товаров, как самостоятельного товара,используется Накладная сборки с предварительным созданием в Справочнике товаровкомплекта, как самостоятельного товара. Окно справочника комплектов товаровпредставлено на рисунке 6.
/>
Рисунок 6. Панель«Справочник комплектов товаров».
Настройка содержаниякомплектов
Для ввода новогокомплекта щелкните по кнопке НовКомпл. Вам предоставляется возможность созданиясовершенно нового комплекта или копирования из имеющегося с последующей егокорректировкой.
Для коррекциинаименования имеющегося комплекта, а также для добавления новых товаров вкомплект нажмите кнопку КорКомпл. (см. Рис. 3-6). В верхнем окне панеликоррекции комплекта товаров (см. Рис. 3-7) — поле для ввода (коррекции)названия комплекта, ниже — Справочник товаров, отсортированный одним из трех способов(устанавливается в нижней части экрана). Товары, уже выбранные для комплектавыделяются серым цветом. Ввод товара – двойным щелчком или клавишей Enter.Окончание выбора товаров для комплекта — щелчок по кнопке Ok.
Окно панели коррекциикомплекта товаров представлена на рисунке 7.
/>
Рисунок 7. Окно панеликоррекции комплекта товаров
В панели названийкомплектов выделяют нужный комплект и для каждого из товаров, выделив щелчкомячейку Количество указывают требуемое значение (см. Рис. 3-6). Для перехода кследующей товарной позиции нажимают Enter или производят щелчок на другойтребуемой ячейке. Вводимые данные сразу заносятся в Справочник. Цены длякомплектующих вызываются автоматически из Справочника товаров и не подлежаткоррекции в этом режиме. Отпускная цена всего комплекта автоматическиформируется на их основе. Никаких дополнительных команд для сохранениясделанных записей не требуется. Завершение работы со Справочником – по клавише Выход.
Для ввода комплекта вдокумент служит клавиша Выбор. Клавиша активна только при вызове Справочника изрежима ввода складских документов. При вызове Справочника из главного меню –она выключена.
Для удаления товара изкомплекта или комплекта из Справочника, щелкните по кнопке Удалить или нажмитеклавиши Ctrl+Del
В зависимости от того, вкакой части панели Справочника был расположен курсор в момент вызова операции,происходит удаление либо комплекта (курсор в таблице комплектов), либо товаров(курсор в таблице товаров).
Справочник партий:
Быстрый вызов Alt+A.
Вызов: из менюСправочники: Справочник партий (серий) товара или при вводе документа привызове ввода партии.
Назначение.
Выбор партии при вводескладского документа. Контроль наличия товаров каждой партии и срока годности.
Техника использования
Информация, выводимая вколонки Справочника, настраивается клавишей Форма. Из предлагаемыххарактеристик партий рекомендуется вывести: Артикул, Наименование товара,Партия, Срок годности, Остатки. Колонки начальных учетных рублевой и валютнойцен, а также начальные количества могут быть заполнены только в результатеперехода на новый Отчетный период и недоступны для коррекции вручную.
Товары Справочника партийпо умолчанию отсортированы по артикулу, дополнительно внутри артикула они могутсортироваться (см. Рис. 3-8) по партиям, срокам годности и остаткам, а также попоставщику, если он указан в Справочнике товаров. В последних версиях возможенсквозной отбор по партии, причем как по полному значению, так и по частичномувключению.
Для ввода данных вдокумент реализован отбор (кнопка Отбор) товаров из Справочника по артикулу,диапазону сроков годности, диапазону остатков (причем 2-й и 3-й отбор являютсяальтернативными), а также по поставщику (отбор по полному и частичномусовпадению). Окно Панели «Организации» (Справочник организаций).Закладка «Мои фирмы» панели коррекции комплекта товаров представленана рисунке 8.
/>
Рисунок 8. Окно панели«Организации» (Справочник организаций). Закладка «Моифирмы» панели коррекции комплекта товаров
Справочник организаций
Вызов. Главное меню СправочникиОрганизации или при вводе складских и платежных документов (кнопка Орг-ции,либо двойной щелчок в поле организаций (Кому/От кого/ Через кого), а также приотборе по организации (Из Главного меню Отбор Организации).
Быстрый вызов из любогоместа программы
клавиши Shift+F8.
Окно Панели«Организации» (Справочник организаций). Закладка «Моифирмы» представлена на рисунке 9.
/>
Рисунок 9. Панель«Организации» (Справочник организаций). Закладка «Мои фирмы»
Назначение
Просмотр организаций взависимости от типа деятельности, их поиск, использование платежных и других реквизитовдля выписки документов.
Техника использования
Если Справочникорганизаций вызван для передачи имени организации в складской, платежныйдокумент или для отбора, то после нахождения нужной организации, необходимощелкнуть по кнопке Выбор в окне Справочника или нажать «Enter» наклавиатуре или сделать Двойной щелчок по названию организации.
Как и в других окнахпрограммы, экранное меню (нижняя строка клавиш и переключатель настройкисортировки экрана) дублируется и вызывается щелчком правой клавиши мыши.
Показ полной/краткойинформация о каждой организации во время просмотра Справочника переключаетсякнопкой Смотр в окне Справочника или клавишей F3 на клавиатуре. Кроме большогочисла различных платежных, адресных и других данных в этом случае будет видна идополнительная информация об организации, имеющаяся в свободной форме вовстроенном редакторе панели.
Как и окно Справочникатоваров, окно (панель) Справочника организации не модально, т.е. нетнеобходимости закрывать его при работе с другими окнами.
Панель ввода складскихдокументов
Вызов
Из Главного меню, пунктВвод, подпункты Приходная накладная, Расходная накладная, Счет, Накладнаясборки или пункт
Окна, подпункт Вводскладских документов.
Быстрый вызов из любогоместа программы.
Расходная накладнаяCtrl+K. Счет Ctrl+J. Приходная накладная Ctrl+L.
Назначение:
Заполнение, сохранение ипечать складских документов — накладных и счетов. Данные этих первичныхдокументов определяют движение товаров и учитываются при расчете остатковтоваров, учетных цен и долгов. Накладные (как учитываемые, так и неучитываемые) списывают (расходные) или добавляют (приходные) товар на складе,при коррекции количеств и удалении накладных фактические остатки на складесоответственно корректируются. Накладная сборки включает в себя как пунктыприхода, так и расхода. С ее помощью удобно учитывать создание нового товара(изделия) из нескольких (комплектующих); при этом одни товары расходуются (отрицательноеколичество), другие прибывают (положительное количество). Счета могут бытьучитываемыми и не учитываемыми, в отличие от накладных они не влияют нафактический остаток товара и по разному влияют на свободный. Учитываемые счетарезервируют товар, не изменяя его фактическое количество на складе (т.е. в Справочникетоваров), неучитываемые – не влияют ни на свободный, ни на фактический остаток.
В программе по желаниюпользователя сохраняются архивные складские документы, не участвующие в учететовара, но оставленные как источники полезной информации. Это счета пополученным (отпущенным) товарам и сохраненные копии удаленных накладных. Доступк архивным документам — из соответствующих Реестров по клавише Архив.
Техника использования
Необходимо выбрать одиниз подпунктов указанных в Главном меню, пункт Ввод: Счет, Расходная накладная,Приходная накладная, Накладная сборки или войти через пункт Окна Главного меню,подпункт Ввод документов. Результат этих действий — открытие четырехстраничнойпанели ввода складских документов (Ввод накладных и счетов). Интерфейс панелейввода документов сходен. Панель ввода счета имеет два дополнительных поля Директори Гл. Бухгалтер. Однако, значения этих полей (Директор и Бухгалтер) доступныпри печати ВСЕХ первичных складских документов (не только счетов).
Для изменения типавводимого документа следует щелкнуть мышью по корешку (закладке) страницыдокумента. Можно вводить несколько разных типов документов одновременно, атакже обращаться к другим окнам программы во время ввода данных.
Панель ввода документасостоит из:
1) заголовки (верхняячасть панели), поля которой могут заполняться как вручную, так и автоматическис использованием данных различных Справочников;
2) таблицы ввода товаров,заполняемой строго из Справочника товаров;
3) двух строк состояния(иначе – статусных строк), размещенных под таблицей ввода товаров ипредназначенных для вывода дополнительной информации о документе. Позиция исодержание информации, выводимой в нижней строке состояния, задается в меню, всплывающемпо правой клавише мыши при установке курсора в одно из трех полей строки: настатусную строку можно вывести итоговые суммы по документу и суммы налогов врублях и валюте, общее количество по документу в единицах измерения и фасовках.
/>3.Недостатки существующей информационной системы предприятия «ДайджексТехнолоджи»
В качестве недостатковсуществующей экономической информационной системы в целом можно отметитьследующее:
1. Безопасность. Данная система передаетинформацию через модем, что небезопасно с точки зрения нарушения конфиденциальности;
2. Сложность понимания. Система сложнадля понимания, потому что построена на системе sql server;
3. Медлительность. Передача информациичерез модем происходит со скоростью 56 кбит в секунду и длится не менее 2часов, что не устраивает данное предприятие.
/>/>/>/>/>4. Совершенствованиеинформационных потоков в системеуправления
4.1 Диагностическийанализ информационных связей между функциональными подразделениями предприятия
Анализ потоков информации– важнейший этап в рационализации существующей системы управления, которыйдолжен обеспечить выполнение целевых задач проектирования и уясненияособенностей существующей практики планирования.
Анализ существующихпроцессов управления может быть осуществлен прежде всего на базе исследованияинформационной системы предприятия, которая характеризуется наличиемсуществующей схемы документооборота, системы экономических показателейдеятельности предприятия, структурным составом подразделений, участвующих впроцессе управления, и интенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.
Обработанные материалыобследования позволяют провести анализ системы планирования и управления как вотдельных подразделениях управляющей системы, так и на предприятии в целом, атакже создать предпосылки для построения стройной системы обработки данных.
Деятельность любогоподразделения, связанная с управлением, выражается в создании различных формдокументов и показателей. Получение необходимых материалов для анализаинформационных потоков весьма трудоемкий процесс и требует для облегчения иускорения этих работ использования различных вычислительных средств.4.2 Построениеграфической и матричной модели документооборота
Система документооборотана предприятии является отображением его производственно-хозяйственнойдеятельности. По мере совершенствования производства меняется документооборот.Это изменение выражается в появлении новых (или ликвидации существующих) формдокументов и изменение маршрутов их движения.
Хотя междуподразделениями и существуют тесные взаимосвязи, которые усложняют (запутывают)процесс движения документации при решении задач, все же основной поток данныхпоступает из ПЭО в финансовый отдел. Важно отметить, что необходимо наличие нетолько связей между функциональными подразделениями, но и так называемыхобратных связей. Это объясняется следующими факторами:
— обособленностьюподразделений в решении планово-экономических задач;
— децентрализованнымиспользованием нормативов для решения задач различных уровней планирования.
Заключение
Проведенное исследованиепоказало, что на предприятии «ДайджексТехнолоджи» информационная система ФОЛИОзначительно снижает экономический эффект, основанный на повышении качествапродукции, снижении затрат на контроль качества продукции, уменьшенииколичества рекламаций, ускорении и обеспечении комплектности отгрузки,повышении эффективности работы смежных систем автоматизации.
Из вышесказанного можносделать вывод, что рассмотренная существующая система не удовлетворяетсовременным требованиям.
Большинство подразделенийна различных предприятиях нуждается в реинжиниринге информационных систем,реорганизации производства. Построение моделей производственных процессов,отражающих текущее состояние процессов “как есть”, и разработка моделейпроцессов “как должно быть” позволяют проводить реорганизацию с целью повышенияэффективности производственных процессов в соответствии с определенными критериями.
/>/>/>/>Списоклитературы
1. Кузякин В. И.«Теория экономических информационных систем» — Екатеринбург: НОУ УрИБ, 2004
2. Кузякин В. И.,Липатников А. С. «Основы теории и проектирования ЭИС» — Екатеринбург: ГОУ ВПОУПИ, 2004
3. Кузякин В.И.,Хохлов И. А. «Информационные технологии в экономике» — Екатеринбург: НОУ УрИБ,2004
4. Руководствоадминистратора по программному комплексу ФОЛИО.
5. Руководствопользователя по программному комплексу ФОЛИО.