ДипломнаяработаТема:Эволюция делопроизводства и офисных технологий
Содержание
ВВЕДЕНИЕ
IИсторические этапы развития делопроизводства и офисных технологий
1.1 Делопроизводство инемного истории
1.2 Эволюциякомпьютеризации предприятий
1.3 Эволюция офисногопрограммного обеспечения
IIСовременные офисные пакеты
2.1 Краткое описание Microsoft Office 2000
2.2 Microsoft OfficeStandart Edition 2003
2.3 Выбираем office нового тысячелетия
III ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВЕРСИЙ ПАКЕТОВ MS OFFICE В КОМПЬЮТЕРНОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
IVНормы и требование охраны труда при работе на персональном компьютере4.1 Анализ потенциальноопасных и вредных производственных факторов проектируемого объекта,воздействующих на персонал4.2 Мероприятия по техникебезопасности4.3 Меры, обеспечивающиепроизводственную санитарию и гигиену труда4.4 Рекомендации по пожарнойпрофилактике
ВЫВОДЫ
ПЕРЕЧЕНЬ ССЫЛОК
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Введение
В данной дипломной работе рассматривается тема: «Эволюцияделопроизводства и офисных технологий».
Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел всоответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, аименно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
История документов и делопроизводства тесно связана с эволюциейматериалов, на которых записывались документы, с развитием технологии ихпередачи, а также с изменением правил их создания и оформления.
Целью данной дипломной работы является не только рассмотрениеистории эволюции делопроизводства и офисных технологий, но и просмотр самыхраспространенных офисных пакетов.
В практической части своей дипломной работы, я попытаюсь выяснитьрациональное использование программ для работы в офисе на сегодняшний день.
Теоретическая часть заключается в изучении разновидностей офисныхпрограмм.
В своей работе я могу выделить следующие этапы:
— анализ литературных источников и ссылок Интернет, посвященныхданной теме;
— обзор историй делопроизводства и офисных технологий;
— обзор офисных пакетов;
— оценка экономической целесообразности использования пакетов MSOffice в деловодстве.
Данная дипломная работа имеет большую теоретическую и практическуюзначимость, так как, современные офисные пакеты применяются для решенияширокого круга задач, поставленных перед пользователем.
IИсторическиеэтапы развития делопроизводства и офисных технологий
1.1Делопроизводство и немного истории
Как только человек научился писать он начал создавать документы.Что же такое документ?
“Документом называется все то, что служит для регистрации,передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете” – определение ПоляОтле из книги “Руководство к администрированию”.
Другими словами документ – это материальный носитель сзафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служитьбумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит дляфиксации административной (управленческой) информации.
Подобно тому, как фабрика производит продукты, административноеуправление создает документы. Разница заключается в том, что продукт дляфабрики является целью ее работы, целью же административного управления служитуправляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождатьдокументами.
С появлением документов началась регламентация работы с ними,которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документывыполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское словоdocumentum означает “свидетельство”. Понимая важность организацииделопроизводства еще Петр I издал указ “О подписании протоколов”.
В 1720 году был издан “Генеральный регламент”, определяющийпорядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книгеН. Воронцова “Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство кгражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству” можнопрочесть:
“Делопроизводство есть наука, излагающая правила составленияделовых бумаг, актов и самих дел, присутственных местах по данным законамиформам и по установившимся образцам деловых бумаг”.
Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в нашекомпьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующееопределение:
Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел всоответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, аименно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Первые документы появились практически одновременно свозникновением письменности.
Со временем работа с документами, включая их создание, контроль ихранение, вылилась в определенный вид деятельности — так называемоеделопроизводство. История документов и делопроизводства тесно связана сэволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологииих передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.
/>/>
Рисунок1.1 — Эволюцияделопроизводства
В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писалисьдокументы, использовались самые разные материалы. Например, как утверждалГеродот, на пирамиде Хеопса был высечен документ, в котором было зафиксировано,сколько продуктов было выдано людям, занятым на строительстве пирамиды.
Клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент,бумага, магнитная лента, накопитель на магнитных дисках, лазерные диски — вотдалеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то и используемыхсегодня для хранения документов.
На Руси деловые документы появились в Х веке. Первыми документами,зафиксированными в летописи, являются тексты договоров с греками 907, 911, 944и 971 годов.
Первый свод законов Киевской Руси «Русская правда»,датированный XI веком, позволяет судить о развитости системы юридической иобщественно-политической терминологии того времени.
В «Русской правде» уже употребляются термины,свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: послух(свидетель), вира (штраф), куна (деньги).
В XI-XV веках формируется круг людей, занимающихсяделопроизводством, устанавливаются правила засвидетельствования документовподписями, печатями князей, городов и отдельных чиновников. Появляются первыеформулярники — пособия по делопроизводству с образцами распространенныхдокументов.
Централизация государства приводит к развитию государственногоделопроизводства: создаются приказные избы — приказы. Высшим правительственнымучреждением становится Боярская дума. Документы того времени составлялись ввиде узких столбцов, которые скатывались в свитки. Важные государственные актымогли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя АлексеяМихайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра.
Существовало ограниченное число видов документов приказногоделопроизводства: грамоты (царские указы), наказы (указания царя воеводам),приговоры, челобитные (обращения граждан), отписки (доклады, поступающие вприказы с мест).
Приказное делопроизводство касалось в основном государственных игражданских дел.
При Петре I от свитков перешли к тетрадям — свернутым вдвоелистам, которые сшивались в книги. С середины XVII века принимаются меры поунификации делопроизводства и постановке его на законодательную основу.
Петр I уделял много времени реформам в области управлениягосударством. При нем появляются новые учреждения и регламенты для них.
В 1720 году был утвержден «Генеральный регламент»,ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства сталаназываться «коллежской». Делопроизводство получило законодательнуюоснову. В «Генеральном регламенте» была определена законченнаясистема норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формыдокументов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения кадресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования.
В этот период лексика делового языка все больше отдаляется отразговорной речи, в нее проникает большое количество иностранных слов и терминов(акт, баллотировать, апелляция и т.п.).
Уже с петровских времен в российской системе делопроизводства (вотличие от западной) более пристальное внимание уделялось исполнительскойдисциплине. Основной задачей делопроизводства становится учет и контроль. Средиучастников процесса делопроизводства выделяются непосредственно субъекты делопроизводства(руководители и исполнители) и делопроизводственный персонал, которыйосуществляет контроль делопроизводственной дисциплины.
В 1773 году Екатерина II издает «Общее учреждение дляуправления губерний» согласно которому документы делились на внутренние ивнешние, предназначенные для других учреждений.
В начале XIX века появились министерства. В 1811 году было издано«Общее учреждение министерств», с появлением которого оформлениедокументов стало более единообразным.
С этого времени начинают формироваться черты канцелярского стиля:неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, лексическоеоднообразие. С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в видекраткой записки по существу вопроса с целью ускорения прохождения дел. Поочередности исполнения все поступающие в министерство дела делились начрезвычайные, срочные (принимались к производству незамедлительно) и текущие.
Веками документы оформлялись вручную, и качество документаопределялось исключительно почерком исполнителя. Лишь в конце XIX векапоявились первые механические пишущие машинки. Большая скорость подготовки икомпактность документа, возможность получения сразу нескольких копий ускорилапроцесс делопроизводства, но, тем не менее, процесс создания документаоставался весьма трудоемким — даже для внесения незначительных изменений текстприходилось перепечатывать заново.
К этому времени начали издаваться сборники, содержащие образцыразнообразных документов.
В XX веке унификация (единообразие) документов принимаетнеобратимый характер, разрабатываются особые правила ведения служебной документации.
Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советскаявласть: в 1918 году вышло постановление «О точном и быстром исполнениираспоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». В1918 году была введена единая форма бланков делового письма.
В 1931 г. вышли «Общие правила документации идокументооборота», в 1963 году — «Основные правила постановкидокументальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций,предприятий СССР». В 1973 году появились «Основные положенияЕГСД» (Единой Государственной Системы Делопроизводства) — комплекс правили рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от моментасоздания документа до сдачи его в архив. В 70-80-х годах сложился блок ГОСТов(государственных стандартов) на управленческие документы. В конце 70-хпоявились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами. С тех поридет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами. />
1.2/>Эволюциякомпьютеризации предприятий
Внедрение информационных технологий оказало колоссальное влияниена организацию бизнеса и сыграло решающую роль в обеспечении управления всемиподразделениями предприятия.
По мере развития информационные технологии (ИТ) получали всебольшее распространение в сфере бизнеса. Совокупность аппаратных и программныхсредств, используемых для реализации информационных технологий, стали называтьИТ-инфраструктурой.
В развитии ИТ-инфраструктуры выделяют следующие этапы:
— централизованная ИТ-инфраструктура;
— архитектура «автономные ПК»;
— клиент-серверная архитектура;
— Интернет-компьютинг.
/>/>
Рисунок1.2 — Схемаэволюции компьютеризации и делового
программногообеспечения
Кратко поясним содержание этих этапов. С середины 60-х годовэлектронно-вычислительные машины начинают использоваться в бизнесе. Это былибольшие, громоздкие и очень дорогие компьютеры, доступные весьма ограниченномукругу лиц. Располагались они в специальных помещениях — вычислительных центрах.Пользователи получали в свое распоряжение выносную клавиатуру и экран — терминал, который позволял вести диалог с центральным компьютером. При этомтерминал был только средством для ввода/вывода данных, а вся вычислительнаямощность была сосредоточена в центральном компьютере (мэйнфрейме). Отсюда иназвание этого этапа — «централизованная ИТ-инфраструктура».
Многотерминальные централизованные системы внешне напоминалисовременные локальные вычислительные сети. Пользователь вычислительного центрамог получить доступ к общим файлам и периферийным устройствам.
Первоначально терминалы были сосредоточены только в помещениивычислительного центра, а позднее стали распределяться по отделам предприятия.
/>/>
Рисунок1.3 — СхемаВЦ с централизованной вычислительной
архитектурой
Несколько позднее была решена задача подсоединения терминаловчерез телефонные сети с помощью модемов и появилась возможность размещениятерминалов практически вне зависимости от местонахождения центральногокомпьютера. Аналогично при помощи модемов могли связываться компьютеры, чтопривело к возможности обмена файлами.
Появившиеся в этот период первые приложения для бизнеса былинаправлены преимущественно на автоматизацию расчета зарплаты и учета кадров.Делопроизводство в то время было в основном бумажным. Электронные коммуникациимежду предприятиями были крайне ограниченны. Передача данных на магнитной лентес помощью курьера — вот основной вид обмена электронными документами тоговремени.
В середине 70-х годов появились мини-компьютеры. Мини-компьютераминазвали небольшие по сравнению с мэйнфреймами (и огромные по сравнению ссовременными ноутбуками) относительно маломощные компьютеры, доступные по цененебольшим фирмам или лабораториям. Мини-компьютеры представляли собой первыйшаг на пути к персональным компьютерам.
Мини-компьютеры впервые позволили даже небольшим предприятиямвнедрять электронные вычислительные машины. А главное, предприятия смоглииспользовать их во всех подразделениях. Однако при этом все компьютеры ворганизации по-прежнему продолжали работать автономно, т.е. не были объединеныв сеть. К тому же электронно-вычислительные машины по-прежнему стоили дорого ипотому использовались только корпоративными пользователями. О том, чтокомпьютер может приобретаться для домашних нужд, еще не было и речи.
На следующем этапе предприятия стали объединять мини-компьютерымежду собой и разрабатывать программное обеспечение, необходимое для ихвзаимодействия. В результате появились первые локальные вычислительные сети.
Следует отметить, что в начале 70-х годов (задолго до широкогоиспользования Всемирной сети) появилось множество разработок, которые широкостали применяться только в 90-е годы на базе Интернета. Среди них электроннаяпочта (е-mail) и адресный символ @ (1971), дистанционный доступ к компьютерамчерез телефонные сети (1972), групповые чат-конференции (1973) и загрузкафайлов через протокол пересылки файлов FTP(1973).
В середине 70-х начали появляться персональные компьютеры. В 1975году в продажу поступил первый персональный компьютер массового производстваAltair 8800, который имел все необходимое и даже был оснащен интерпретатором салгоритмического языка BASIC. Этот интерпретатор был написан Биллом Гейтсом иПолом Аленом, основателями корпорации Microsoft, официальным днем рождениякоторой считается 5 сентября 1975 года.
Первый «персональный компьютер компании IBM» IBM PCпоявился примерно в это же время, но стоил он очень дорого и широкого распространенияне получил. Более успешно продаваемым персональным компьютером в то время сталApple II, созданный Стивом Джобсом и Стивом Возняком годом позже. Он собиралсяв буквальном смысле в гараже двух друзей с 1974 по 1976 год, а затем ими быласоздана для его продажи и развития компания Apple. Этот компьютер сталчрезвычайно популярным.
Первый успешно продаваемый персональный компьютер IBM PC, ставшийродоначальником современных ПК, появился лишь пятью годами позже — в 1981-м.Именно компания IBM революционизировала компьютерную индустрию«персоналок», показав пример расширяемой архитектуры, называемойтакже «открытой», которая обеспечила пользователям возможность добавлятьвсе новые и новые компоненты к их компьютерам без замены целого устройства.Теперь компьютер можно было перенести в любой отдел предприятия и поставить нарабочий стол каждому сотруднику. Поэтому началом эры ПК многие считают именно1981 год.
Процессорная мощность персональных компьютеров быстро росла, чтопозволяло автономно (не подключаясь к большим вычислительным системам) решатьвсе более сложные задачи. Именно в это время применение компьютеров в бизнесеприобрело массовый характер.
/>/>
Рисунок1.4 — Персональныекомпьютеры позволили автоматизировать рабочее место любого сотрудникапредприятия
Для решения проблемы обмена данными ПК стали объединять в сети.Персональные компьютеры, объединенные в сети, стали называть рабочимистанциями. Вначале это были одноранговые сети, т.е. сети, в которых всекомпьютеры равноправны (имеют один ранг). Любой пользователь сети мог получитьдоступ к данным, хранящимся на любом компьютере.
/>/>
Рисунок1.5 — Примеродноранговой сети
Затем стали применять сети с выделенным сервером. В сети свыделенным сервером совместно используемые файлы и приложения хранятся на одномвыделенном компьютере — сервере. Название «сервер» (от англ. to serve- обслуживать) получили компьютеры, которые предоставляют другим компьютерам всети определенные услуги, например хранения данных. Компьютеры, использующиеэти услуги, стали называть «клиентами». Так, пользователи сети могутработать с собственными файлами на своих ПК и обращаться к серверу для доступак общим файлам, базам данных и т.п.
/>/>
Рисунок1.6 — Сетьс выделенным сервером
Форма построения ИТ-инфраструктуры на основе взаимодействиясервера и клиентов на данном этапе становится основной. Аналогично говорят оклиентах и серверах на уровне программного обеспечения.
Взаимодействие приложений, при котором одна программа играет рольклиента, а другая — сервера, называется клиент-серверной архитектурой. Основнаяидея данной архитектуры состоит в распределении вычислительной нагрузки междудвумя отдельными вычислительными процессами: клиентом и сервером. Клиент исервер могут находиться как на одном и том же компьютере, так и на разныхмашинах в сети.
Клиентское приложение может быть расположено на том же компьютере,что и серверное, а может быть расположено на компьютере сколь угодно удаленномот сервера, но если они связаны по сети, то эта разница сводится только кзадержке ответа по времени.
/>/>
Рисунок1.7 — Клиентские и серверные приложения могут быть установлены на одном компьютере, амогут и на разных машинах, объединенных по сети
В этом случае клиентский процесс выполняется на одном компьютере,а серверный — на другом. В этой модели один процесс может работать независимоот другого, выполнять определенные задания и разделять вычислительную нагрузку.
Обычно клиентом служит настольный ПК, выполняющий программноеобеспечение конечного пользователя, способное направлять по сети запросысерверу и обрабатывать получаемую в ответ информацию. Сервер — это программа,которая получает запросы и выполняет определенные действия от имени клиента.
В середине 80-х годов сформировались стандартные технологииобъединения компьютеров в сеть. Локальные вычислительные сети (ЛВС), или LAN,стали активно внедряться на предприятиях для обеспечения совместногоиспользования аппаратуры и распределенной обработки данных на несколькихкомпьютерах. Локальные сети позволили соединить компьютеры, принтеры и другоеэлектронное оборудование, чтобы сотрудники предприятия могли совместноиспользовать общие для сети ресурсы и, обмениваясь электронными документами свысокой скоростью, осуществлять групповую работу в офисе.
Внедрение ЛВС давало существенную экономию средств. Например,несколько компьютеров в офисе могли пользоваться одним общим принтером, иметьдоступ к одному диску большого объема и т. д.
Распространение Интернета привело к формированиюИТ-инфраструктуры, показанной на рисунке 1.8.
/>/>
Рисунок1.8 — Современныепредприятия имеют возможность объединить свои рабочие группы внутри здания набазе локальных сетей, а филиалы по всему миру — с помощью глобальной сети Интернет
По сути, она напоминает инфраструктуру предприятий 70-х годов нановом уровне развития техники. Предприятия имеют возможность объединить своирабочие группы внутри здания на базе локальных сетей, а филиалы по всему миру — с помощью Интернета. Защиту внутрикорпоративной сети от сети общего пользованияИнтернет обеспечивает специальный сетевой экран — система, которая позволяетпредотвратить нежелательный доступ в корпоративную сеть предприятия.
Дальнейшее развитие сетей привело к тому, что разрыв между локальнымии глобальными сетями стал постепенно сокращаться. Появились сети масштабагорода, так называемые Metropolian Area Networks (MAN), занимающиепромежуточное положение между глобальными Wide Area Network (WAN) и локальнымиLocal Area Networks (LAN).
/>/>
Рисунок1.9 -Локальные(LAN), городские (MAN) и глобальные(WAN) сети
В начале 1990-х годов сложилась новая инфраструктура — такназываемый Интернет-компьютинг (Internet computing), способ построенияИТ-инфраструктуры, при котором выполнение отдельных функций может бытьразнесено на территориально удаленные вычислительные средства с использованиемИнтернет-каналов.
1.3Эволюция офисного программного обеспечения
Основы современных офисных программ закладывались в 70-е годы.Прежде всего, в это время активно разрабатывались текстовые редакторы. Допоявления текстовых редакторов процесс составления документов часто содержалодну утомительную процедуру: фрагменты текста вырезались из напечатанныхстраниц и вклеивались в нужные места, а затем скомпонованные таким образом документывновь перепечатывались. Текстовые редакторы позволили автоматизировать данныйпроцесс, и это было поистине революционное преобразование. С тех пор документыперестали печататься каждый раз с нуля. А возможность иметь стандартныезаготовки, вставляемые в текст по мере необходимости, преобразило весь процессподготовки документов.
/>/>
Рисунок1.10 — Текстовые процессоры позволили готовить документы без утомительногонабора текста
В 1979 году компания Micropro International выпустила текстовыйпроцессор Wordstar, который оказал большое влияние на все последующие разработкив этой области.
В 1983 году свой первый текстовый редактор (Multi-Tool Word)представила компания Microsoft и в качестве рекламной акции выпустила около 450тысяч дисков с демо-версией программы. В 1983 году появилась DOS-версияредактора, в 1984-м — версия для Apple Macintosh и в 1989-м — для MicrosoftWindows.
Текстовые редакторы совершенствовались, оснащались все новымивозможностями и на определенном этапе получили статус так называемых текстовыхпроцессоров. Термин «текстовый процессор» обычно применяется дляобозначения программ, которые позволяют осуществлять более сложную обработкутекста, чем текстовые редакторы (использовать различные элементы оформления,осуществлять автоматическую генерацию номеров страниц, построение оглавлениябольшого документа, проверку правописания и т.п.). Отметим, что зачастуютермины «текстовый редактор» и «текстовый процессор»считают синонимами, что не совсем верно.
Исторически текстовые редакторы — это предшественники текстовыхпроцессоров. Они позволяли составлять и редактировать тексты, но неподдерживали вышеперечисленных функций. Тем не менее, для задач, не связанных ссозданием документов со сложным оформлением (например, для написания текстовпрограмм), текстовые редакторы используются и сегодня.
Почти одновременно с первыми текстовыми редакторами появилисьэлектронные таблицы. В 1978 году была выпущена первая электронная таблица подназванием Visicalc (разработчики Дэн Бриклин и Боб Фрэнкстон), котораявпоследствии определила целое направление программного обеспечения (ПО).
Visicalc оказалась одной из программ, принесших популярностьперсональным компьютерам, на которых она впоследствии применялась.
Электронная таблица позволила автоматизировать процесс обработкибольших объемов данных, которые могут быть представлены в табличной форме.Несложно заметить, что большую часть обрабатываемых в офисе данных можнопредставить в виде таблиц: адресные книги, картотеки, учет командировочныхрасходов и т.д.
В качестве информации в таблицах могут находиться данные самогоразного формата (числа, символьные строки, даты и т.д.), но в целом, конечноже, электронные таблицы ориентированы на обработку числовых данных.
Принцип работы электронной таблицы можно описать следующимобразом. Программа организует данные в виде таблицы, каждая клеточка (ячейка)которой предназначена для хранения различных значений. При этом ячейка можетиграть такую же роль, как переменная в математике: она имеет обозначение иможет принимать разные значения. В ячейках можно хранить не только данные, но иформулы, по которым вычисляются значения в этих ячейках. Самый простой пример — подведение итоговых значений, сложение значений по столбцам и строчкам таблицы.Электронная таблица может применяться не только для расчетов, но и какинструмент для пользователей, имеющих дело с любой структурированнойинформацией.
Наиболее популярная сегодня система электронных таблиц Excelпоявилась в середине 80-х. В 1984 году специалисты Microsoft приступили кработе над первыми вариантами этой электронной таблицы для ПК и Macintosh,финальные версии которых вышли в 1985 году.
В 1984 году выпускником Беркли Бобом Гаскинсом была разработанапрограмма PowerPoint, предназначенная для создания слайдов для проведенияпрезентаций. Черно-белая версия PowerPoint под номером 1.0 была выпущена в1987-м для компьютера Apple Macintosh и в том же году была приобретенакомпанией Microsoft. В 1988 году появилась Windows-версия программы.
В 1988 году была представлена ранняя версия интегрированногопакета Microsoft Office, который включал текстовый и табличный процессор,средство создания презентаций и почтовую программу. Со временем данный наборстал фактическим стандартом для офисных приложений.
Идея интегрированного офисного пакета состояла в том, что наборвзаимодействующих программ может дать больше, чем сумма не связанных междусобой приложений. Выпуск подобного комплекта программ оказался весьмавостребованным: набор различных текстов, создание документов, финансовыерасчеты и обмен электронной почтой — это именно тот круг задач, которыйприходится выполнять подавляющему большинству офисных служащих.
Первый пакет Microsoft Office был выпущен для компьютеровMacintosh. Лишь после выхода и популяризации операционной системы Windows 3.xразработка офисного ПО для ПК стала для Microsoft приоритетным направлением.Первая версия пакета MS Office для Windows под номером 3.0 вышла в 1993 году.Набор программ включал текстовый процессор Word 2.0, табличный процессор Excel4.0, презентационное приложение PowerPoint 3.0 и почтовую программу Mail.Системы управления базами данных (СУБД) в составе Office тогда еще не было.СУБД Access, которая впоследствии стала одним из компонентов MS Office,появилась лишь в начале 90-х годов. СУБД Access ориентирована в первую очередьна пользователей Microsoft Office, имеющих потребность в создании своих базданных и незнакомых с программированием. В принципе системы управления базамиданных возникли еще на заре развития компьютерной техники. Первоначально этобыли разработки отдельных пользователей, написанные для осуществления доступа ксобственным базам данных, а в 70-х годах появились и коммерческие версии СУБД.
/>/>
Рисунок1.11 — История развития пакета Microsoft Office
Идея объединения универсальных офисных инструментов, непривязанных к конкретному виду делопроизводства, послужила основой всемирнойпопулярности пакета MS Office.
Дело в том, что организация делопроизводства в том или ином офисесвязана с автоматизацией конкретных функций: бухгалтерский учет,материально-технический учет, планирование основной деятельности, управлениекадрами и т.д. Для каждого из перечисленных профилей создаются свои наборыпрограмм, так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ).
АРМ представляет собой набор программных приложений для выполненияконкретной роли на предприятии (работник склада, менеджер по запчастям,продавец магазина, кассир-бухгалтер, руководитель организации и т.д.). При этомодин и тот же сотрудник может исполнять одновременно несколько ролей.Существует большое количество программ, каждая из которых соответствует одномуиз перечисленных автоматизированных рабочих мест и каждая привязана к спецификеконкретного АРМ, что соответственно ограничивает ее область распространения,делает зависимой от национального делопроизводства, изменений законодательства,специфики предприятия и т.п.
Особенностью интегрированных офисных пакетов, таких как MicrosoftOffice, является то, что в них нет отдельных программ для конкретныхсотрудников предприятия (бухгалтера, юриста, сотрудника отдела кадров и т.п.),но максимально автоматизированы те задачи, которые могут быть востребованыкаждым из этих пользователей. Именно этот подход позволил компании Microsoftсделать свой комплект офисных программ востребованным самыми разными категориямипользователей во всем мире. В известной мере MS Office играет роль базовойплатформы, на которой другие поставщики могут строить свои продукты длядокументооборота.
В начале 90-х годов доступ в Интернет стал достаточно массовым, иопределенную популярность получила глобальная гипертекстовая система, использующаяИнтернет в качестве транспортного средства, так называемая Всемирная паутина(World Wide Web или просто Web). Web-технология позволила расположить миллионыдокументов на Web-серверах, связав эти документы ассоциативными ссылками — гиперссылками. Для представления документов в Web был предложен специальныйязык гипертекстовой разметки HTML — HyperText Markup Language. ПрименениеHTML-формата обеспечило единое информационное пространство для всех пользователей,работающих в Интернете. Для просмотра документов на Web-серверах были разработаныспециальные клиентские приложения — Web-браузеры.
Вскоре стало очевидно, что офисная работа должна включатьинструментарий для использования Web. Поэтому в 1995 году Microsoft, как крупнейшийпроизводитель офисного программного обеспечения, объявила о программедобавления Интернет-возможностей ко всем своим продуктам.
Билл Гейтс заявил: «Успех Интернета — самое важное достижениев мире вычислительной техники с тех пор, как в 1981 году появился первый IBMPC. Аналогия с этим персональным компьютером уместна по многим причинам.Компьютер типа IBM PC никогда не был верхом совершенства. Многое в егоархитектуре или ''взято с потолка'', или просто неудачно. Но несмотря ни на чтоего популярность достигла таких высот, что он превратился в стандарт. И кто быни пытался бороться против этого стандарта (зачастую вполне обоснованно), всепопытки неизменно заканчивались провалом, потому что остальные фирмы продолжалиработать над совершенствованием ПК». И дальнейшее развитие MS Office шлоуже с учетом Интернет-возможностей.
HTML стал полноправным форматом файлов, создаваемых в приложенияхMS Office. Документы, сохраняемые в формате HTML, давали возможность ихпросмотра при помощи браузера и при этом их по-прежнему можно былоредактировать в соответствующих программах Office, используя все имеющиесясредства исходных приложений.
В октябре 2003 года появился новый продукт, Office System. Основой Office Systemстал пакет Microsoft Office2003. К томуже, помимо Microsoft Office 2003, в который вошли такие популярные продукты,как Word, Excel, Power Point, Access, туда был включен еще целый рядприложений.
Например, в состав Office System было добавлено новое приложениеOneNote 2003 — программа для записи заметок и управления ими. ИспользуяOneNote, можно записывать, упорядочивать и повторно использовать заметки напереносном или настольном компьютере.
Кроме того, Office System содержит программу FrontPage 2003 — средство для создания Web-узлов и управления ими.
В Office System имеется также Microsoft Publisher 2003 — удобнаянастольная издательская система, предназначенная, прежде всего длябизнес-пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы,не обращаясь за помощью к профессиональным дизайнерам. Microsoft Publisherобеспечивает создание и оформление маркетинговых и информационных материаловвысокого качества.
Эта программа обладает многими возможностями Word, но если главнаязадача Word — формирование содержательной основы документа, а получить спомощью Word полиграфическую продукцию высокого качества невозможно, тоназначение Publisher — реализация документа в виде высококачественногополиграфического издания. Наибольшее распространение программа Publisher получилав области изготовления красочных буклетов, каталогов, пригласительных билетов,поздравительных открыток и т.д., поскольку содержит все необходимые для этогоинструменты, шаблоны и заготовки для разного вида печатной продукции.
В Office System также входит целый ряд других приложений, которыеостаются за рамками этой книги.
Office System развивается не только за счет новых приложений: вней реализованы важные технологические решения, и в частности расширеннаяподдержка языка разметки XML.
XML широко используется для передачи бизнес-данных через Интернет,устраняя проблему несовместимости программ, компьютерных сетей, структур данныхи операционных систем. Кроме того, XML обеспечивает удобный способ обменаданными. XML позволяет автоматизировать обмен данными, не прибегая к большомуобъему программирования. Поскольку данные XML представлены в текстовом виде ине связаны с конкретными языками программирования, становится возможным обменданными между несовместимыми системами.
XML следует рассматривать не как замену HTML, а скорее какнадстройку над ним. HTML создан для отображения данных и фокусируется на том,как данные выглядят, в то время как XML разработан для описания данных иконцентрируется на том, что собой представляют данные. Преимущество XML по сравнениюс HTML заключается в том, что он отделяет интерфейс пользователя отструктурированных данных. Отделение данных от их представления позволяетинтегрировать данные из различных источников.
Поддержка XML обеспечивает интеграцию офисных программ со специализированнымисистемами управления бизнесом.
Офисная среда постоянно меняется, возрастает роль Интернета,увеличивается интенсивность обмена информацией, растет значение производительностиотдельных сотрудников и рабочих групп.
II Современные офисные пакеты
Самым распространенным в мире офисным пакетом является MicrosoftOffice. По данным IDC, это приложение установлено более чем на 95% персональныхкомпьютеров.
2.1 Краткое описаниеMicrosoft Office 2000
Office 2000 — новаяверсия пакета популярных офисных приложений, знакомых большинству пользователейперсональных компьютеров — предлагает существенно более широкие возможностиуправления, хранения и обмена информацией, чем предыдущая версия Office 97.Office 2000 позволяет создавать Web-инфраструктуру, которая способна статьидеальным местом для обмена информацией и совместной работы различных рабочихгрупп.
Англоязычная версияпакета Office 2000 была выпущена 7 июня 1999 года; продажи англоязычной версииOffice 2000; продажи русскоязычной версии Office 2000 начались в конце 2000года.
Пакет Microsoft Office2000 отмечен несколькими престижными наградами, включая «Editor'sChoice» журнала «PC Magazine», «Best of COMDEX»журнала «PC Week» и «Продукт категории A» журнала «PCComputing».
Существуют различныевыпуски пакета Office 2000, отличающиеся набором входящих в их составприложений и средств. Каждый выпуск укомплектован таким образом, чтобымаксимально полно соответствовать потребностям той или иной целевой группыпотребителей. На русском языке доступны следующие выпуски:
— Office 2000. Стандартный выпуск;
— Office 2000. Профессиональный выпуск;
— Office 2000. Расширенный выпуск;
— Office 2000. Выпуск для малого бизнеса.
Кроме того, в продажеимеется Office 2000 Developer Edition — англоязычная версия для разработчиковприложений на платформе Office 2000.
Office 2000.Расширенный выпуск (Premium)
Расширенный выпускMicrosoft Office 2000 представляет собой максимально полный набор инструментов,который позволит организациям, опытным пользователям и профессионалам в областиинформационных технологий «заставить» Web работать на себя, упроститьвзаимодействие с коллегами и работу с информацией. Office 2000, Расширенныйвыпуск предлагает пользователям инструментарий, позволяющий создавать иподдерживать мощные Web-узлы с качественной графикой и документамиполиграфического качества.
В состав Расширенноговыпуска Office 2000 входят Word 2000, Microsoft Excel 2000, программноеобеспечение подготовки презентаций PowerPoint 2000, Microsoft Access 2000,клиентское программное обеспечение электронной почты и коллективной работыOutlook® 2000, настольная система верстки Publisher 2000, набор инструментариядля малого бизнеса Microsoft Small Business Tools, приложение для создания иадминистрирования Web-узлов FrontPage® 2000 и приложение бизнес-графикиPhotoDraw™ 2000
Для установкиРасширенного выпуска Office 2000 необходим компьютер с процессором Pentium 75Мгц (для работы с Microsoft PhotoDraw рекомендуется Pentium 166 Мгц),операционная система Microsoft Windows® 95, Microsoft Windows® 98 или MicrosoftWindows NT® Workstation 4.0 с установленным Service Pack 3, а также 252 Мбпространства на жестком диске (компакт-диск 1, включающий Word, Excel, Outlook,PowerPoint, Access и FrontPage), 174 Мб для установки программного обеспеченияс диска 2 (Publisher и Small Business Tools) и 100 Мб для установки PhotoDraw(диск 3).
Office 2000.Профессиональный выпуск (Professional)
Office 2000.Профессиональный выпуск — полноценный набор инструментов, позволяющийорганизациям и корпоративным пользователям публиковать документы на узлахИнтернета и интрасети, коллективно работать над документами и повыситьпродуктивность своей работы.
В состав Профессионального выпуск Office 2000 входят приложения Word 2000,Excel 2000, PowerPoint 2000, Access 2000, Outlook 2000, Publisher 2000 и Small Business Tools.
Минимальные требования к системе для установки пакета Office 2000, Профессиональный выпуск: компьютер с процессором Pentium 75 Мгц, операционная система Microsoft Windows® 95, Microsoft Windows® 98 или Microsoft Windows NT®Workstation 4.0 с установленным Service Pack 3, 217 Мб пространства на жестком диске (компакт-диск 1, включающий Word,Excel, Outlook, PowerPoint, Access и FrontPage) и 174 Мб для установки программное обеспечение с диска 2 (Publisher и Small Business Tools).
Office 2000. Выпуск длямалого бизнеса (Small Business)
Office 2000. Выпуск длямалого бизнеса адресован компаниям малого бизнеса. В состав этого выпускавходят инструменты, упрощающие работу с людьми и информацией и тем самымоказывающие небольшим компаниям помощь в эффективном ведении бизнеса.
В состав выпуска Office2000 для малого бизнеса входят приложения Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000,Publisher 2000 и Small Business Tools.
Минимальные требованияк системе для установки пакета Office 2000, Выпуск для малого бизнеса:компьютер с процессором Pentium 75 Мгц, операционная система Microsoft Windows®95, Microsoft Windows® 98 или Microsoft Windows NT® Workstation 4.0 сустановленным Service Pack 3, 178 Мб пространства на жестком диске(компакт-диск 1, включающий Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access иFrontPage) и 182 Мб для установки программного обеспечения с диска 2 (Publisherи Small Business Tools).
Office2000. Стандартный выпуск (Standard)
Office2000. Стандартный выпуск — базовый набор инструментов, который позволиткорпоративным пользователям публиковать документы на узлах интрасети компании.Этот выпуск позволяет сотрудникам отделов информационных систем реализовыватьполитику стандартизации программного обеспечения в рамках компании.
В состав Office 2000 Standard входят приложения Word 2000, Excel 2000, PowerPoint 2000 и Outlook 2000.
Минимальные требования к системе для установки пакета Office 2000, Стандартный выпуск: компьютер с процессором Pentium 75 Мгц, операционная система Microsoft Windows® 95, Microsoft Windows® 98 или Microsoft Windows NT®Workstation 4.0 с установленным Service Pack 3 и 189 Мб свободного пространства на жестком диске.
Office 2000 Developer
Office 2000 Developer — полный набор офисных приложений для разработчика, в состав которого входятMicrosoft Office Premium и весь инструментарий, документация, примеры илицензионные права, необходимые для разработки и сопровождения решений на базеMicrosoft Office 2000.
Требования к системедля установки Office 2000 Developer аналогичны требованиям для установки Office2000 Premium. Дополнительно необходимо 130 Мб пространства на диске дляустановки средств разработки Office Developer Tools. Кроме того, на времяработы рекомендуется предусмотреть еще 100 Мб свободного места на диске дляфайла подкачки Windows.
В состав Office 2000Developer входят все перечисленные выше приложения Office Premium, а такжесистема контроля версий Visual SourceSafe™, дизайнер надстроек COM Add-inDesigner, Visual Basic® for Applications, Productivity Add-ins, DataEnvironment Designer, руководство разработчика Office Programmers Guide ибесплатная библиотека времени выполнения СУБД Access 2000.Microsoft Office 2000 как платформа разработкибизнес-приложений
Средствапрограммирования в офисных пакетах появились довольно давно. Традиционно ониимели чисто внутреннее назначение и были предназначены в основном для созданиямакрокоманд, позволяющих автоматизировать специализированные процедурыобработки документов конечным пользователем.
Ситуация изменилась нарубеже 1993-94 годов, когда Microsoft объявила о намерении создатьуниверсальную систему программирования для прикладных программ на основе VisualBasic. С точки зрения разработчика, развитие Microsoft Office проходило последующим основным направлениям:
— реализация унифицированной иерархической объектной модели на основеOLE Automation (ActiveX);
— создание единого внутреннего механизма программированияприложений на основе Visual Basic for Applications;
— интеграция с другими средствами разработки Microsoft, в первуюочередь с Visual Basic.
Впервые эти задачи былиболее или менее решены в Microsoft Office 97, появление, которого в конце 1996года стало знаменательным рубежом в развитии семейства офисных продуктовMicrosoft: впервые пакет был представлен в качестве единой платформы длясоздания бизнес-приложений, ориентированных на решение специализированных задачпользователей. Его новое позиционирование подчеркивалось специальным выпускомдля разработчиков — Developer Edition. Одновременно Microsoft стала активнопродвигать механизм VBA в качестве стандарта отрасли для управленияпрограммируемыми приложениями, объявив о возможности его лицензирования
С выходом MicrosoftOffice 2000 был сделан еще один серьезный шаг по расширению встроенных средствразработки, увеличению числа офисных программ, использующих их, а также болеетесной интеграции приложений между собой. По сведениям Microsoft, в настоящеевремя свыше двух миллионов профессиональных разработчиков во всем миреиспользуют Microsoft Office в качестве платформы создания специализированныхбизнес-приложений.
Различные выпуски Microsoft Office 2000
В новом пакетеувеличилось количество отдельных приложений: к привычным Access, Excel,Outlook, PowerPoint и Word прибавились известный HTML-редактор FrontPage (невходящий ранее в состав пакета) и новые PhotoDraw, Publisher и Small BusinessCustomer Manager. Соответственно, увеличилось и число разных выпусков пакета —Standard, Small Business, Professional, Premium и Developer.
Первые четыре выпускаотличаются только составом приложений, функциональность каждой отдельнойпрограммы одинакова везде во всех вариантах. Все они включают VBA и ряд другихсредств программирования, которых будет вполне достаточно для большинстваразработчиков. В России эти выпуски Office 2000 распространяются влокализованном варианте: все приложения (кроме FrontPage и PhotoDraw)представлены русскоязычными версиями, но среда VBA и его справка реализованы наанглийском языке.
Особенно стоит выпускMicrosoft Office 2000 Developer (MOD 2000), который содержит вариант Premium (4компакт-диска), а также дополнительные средства для разработчика (1компакт-диск) и внушительную электронную документацию MSDN Library на трехдисках. В него входят только англоязычные программы и документы. Подчеркнем,что расширения версии Developer реально понадобятся тем, кто занимаетсясозданием достаточно профессиональных приложений.
С точки зренияпрограммирования наиболее важным является то, что расширилось число приложений,использующих единый механизм программирования и среду VBA: к Excel, PowerPointи Word добавились Access, Outlook и FrontPage. Напомним, что ранее программаOutlook 97 имела объектную модель, которой можно было управлять только извне спомощью, например, VB или VBScript, а Access 97 использовала собственныйвариант Basic и среды разработки.
Ключевым новшествомOffice 2000 является также реализация единой для всех приложений моделиподключения программных расширений на основе технологии COM Add-Ins, котораядолжна серьезно помочь разработчикам в создании бизнес-приложений иуниверсальных дополнительных средств для Microsoft Office. Но создание самихрасширений возможно только с помощью средств версии Developer.
Новинкой являетсяпоявление дополнительных средств защиты от вирусов. Одно из них предназначенодля применения непосредственно конечным пользователем: использование механизмасертификации VBA-проектов, включенных в документ с помощью электронной подписи.Вариант, реализованный в Office 2000, безусловно, очень полезен, однако пока онпредставляется довольно «сырым»: в некоторых ситуациях он просто несрабатывает. Microsoft обещает устранить подобные проблемы в наборах обновленийдля Office 2000.
Общим направлениемофисных пакетов (с точки зрения традиционного пользователя) является ихнацеленность на применение Интернета и HTML-стандартов. В этой связи нужноотметить возможность использования интегрированного в среду приложенийредактора сценариев (кроме Outlook), набора ActiveX-компонентов для публикацииданных в Web, серверных расширений для управления онлайновыми дискуссиями,объекта Data Access Page для отображения информации из баз данных в средебраузера, а также ряда других объектов и функций.
В пользовательскоминтерфейсе среды VBA в целом все осталось без изменений, но внутри произошлисерьезные перемены. Как утверждает Microsoft, в Office 2000 исчезла грань,разделявшая ранее VBA и обычный VB. Это означает, что в VBA 6.0 (то есть вOffice 2000) появились не только новые функции VB 6.0, но и некоторыевозможности, которые были в VB 5.0, но отсутствовали в VBA 5.0. Кроме того, ихсписок можно найти в документации, но этот перечень явно не полный, так чтолучше просто изучать VB 6.0. Для доступа к базам данных теперь можноиспользовать технологию OLEDB/ADO — Office 2000 включает версию библиотеки ADO2.1, которую уже сейчас можно обновить на появившуюся ADO 2.5.
В то же время тезис отождественности VBA и VB является, по крайней мере, преждевременным: пока доконца не преодолены различия в организации среды разработки, в работеконструкторов форм, в совместимости форматов файлов с исходными модулями, виспользовании программных расширений.
Расширения Microsoft Office 2000 Developer
Здесь следует в первуюочередь отметить принципиально новую возможность создания автономногоVBA-проекта: ранее программный код мог включаться только в состав документа илишаблона того или иного офисного приложения. Теперь разработчик может создаватькак обычные ActiveX DLL, так и универсальные расширения COM Add-In для офисныхпакетов. Кроме того, конструктор COM Add-In может использоваться в VB 5.0 и6.0.
Разработчикам будеттакже полезен набор конструкторов Add-In и мастеров для упрощенияпрограммирования в среде VBA, а также дополнительные элементы управления дляработы с базами данных OLEDB/ADO.
Кроме того, MOD 2000содержит несколько автономных приложений для разработчиков: Visual SourceSafe(поддержка групповой разработки), HTML Help Workshop (создание справочныхсистем в новом стандартном формате Windows HTMLHelp), Answer Wizard Builder(интеграция запросов на естественном языке к электронной справке), MicrosoftAgent SDK (комплект программ для создания изображений, используемых в OfficeAssistants), Access Runtime (модули поддержки времени выполнения длядистрибуции Access-приложений), а также полный набор MSDE для разработчика.
Начиная с ноября 1999года, в состав MOD 2000 включен новый продукт Microsoft Access WorkflowDesigner for SQL Server (Microsoft AWD). Разработчики, которые ранее приобрелиMOD 2000, могут получить Microsoft AWD бесплатно через информационный центрроссийского отделения Microsoft.
Кроме дополнительныхпрограммных средств в состав версии MOD 2000 входят три книги и весьма объемнаяэлектронная справочная система в виде MSDN Library. Эта документация, конечно,является очень полезной для разработчика, но все же ее качество требуетсущественного улучшения с точки зрения, как повышения производительностивстроенной справки, так и удобства работы с ней, полноты информации и упрощенияпроцедур поиска нужных данных.
Таблица2.1 — Новшества средств программирования в Microsoft Office 2000 (бездополнений, входящих в состав Developer Edition)Новая архитектура COM Add-In Единая для всех приложений Office 2000 модель подключения программных расширений. Сами расширения COM Add-In могут создаваться с помощью любого инструмента, поддерживающего разработку COM-компонентов (VB, VC++, VJ++, MOD 2000 и др.). Расширенная событийная модель Word и PowerPoint включают свыше двух десятков новых событий, которые ранее относились только к окнам и документам. Новые функции и объекты VBA 6.0 Набор новых функций обработки строк. Объекты FileSystemObject и Dictionary, а также ряд других новых функций VB 6. Как уверяет Microsoft, теперь VBA=VB с точки зрения языка Защита документов от вирусов (только для Excel, Word, Outlook и PowerPoint)
1. Приложения Office могут включать антивирусное ПО для определения «настоящих» вирусов, написанных не только на VBA.
2. Для VBA-проектов используется механизм цифровой подписи и защиты от «несертифицированных» программ (в русской версии пока работает лишь на 50% из-за ошибок локализации) Поддержка доступа к базам данных по технологии OLEDB/ADO Включает последние версии библиотек: ADO 2.1 Library и ADO 2.1 Extensions for DLL and Security. Редактор сценариев (кроме OutLook) Интегрированная среда для разработки офисных документов в виде Web-страниц. Позволяет добавлять к HTML-документам сценарии (скрипты), встроенные элементы управления и компоненты ActiveX Web-компоненты Набор элементов управления ActiveX для поддержки публикаций таблиц, графиков, сводных таблиц и информации из баз данных на Web Cерверные расширения Библиотека MS Office Server Extensions позволяет программным образом управлять онлайновыми внутренними дискуссиями Объект Data Access Page Новый объект Access позволяет отображать информацию из баз данных в среде браузера в виде Web-страниц с использованием возможностей DHTML Объекты HTML-Project и Scripts Предоставляют в документы свойства и методы блоков сценариев, а также свойства и методы HTML-кода Создание Help-файлов Теперь пользователь может создавать файлы Справки, используя все возможности Web-страниц, включая поддержку сценариев, DHTML и элементов управления ActiveX
2.2 MicrosoftOffice Standard Edition 2003
Пакет Microsoft Office Standard Edition 2003 включает программы: Word 2003,Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003.
Microsoft Word 2003
Microsoft Word — это многофункциональная система обработкитекстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания иэффективной обработки документов практически любой степени сложности.
Microsoft Word — настолько широко распространенный текстовыйпроцессор, что его файловый формат (.doc) стал стандартом дефакто для всехразработчиков офисных приложений.
Word обеспечивает редактирование текста, предоставляя пользователюразнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев иразделов).
Форматированием называется изменение внешнего вида текста, прикотором не изменяется его содержание.
На уровне символа программа обеспечивает символьное форматирование(шрифт, размер шрифта, расстояние между символами, полужирный текст, курсив,подчеркивание, цвет текста и т.п.).
/>/>
Рисунок2.1 — Microsoft Word 2003
На уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способвыравнивания, межстрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца,создание маркированных списков и т.д.).
Программа также позволяет форматировать разделы, то есть участкидокумента, в пределах которых сохраняют свой формат колонки, колонтитулы,нумерация страниц, сноски, поля и некоторые другие параметры. Совокупностьформатирования символов, абзацев и разделов, а также параметров страницы(размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.
Word значительно облегчает работу при форматировании документа,предоставляя возможность использовать стили.
Стиль — это именованный и сохраненный набор параметровформатирования. Стиль может определять шрифт, его размер, межстрочный интервал,способ выравнивания текста по краям и т.д. Определив стиль, можно быстроприменить его к любому фрагменту текста документа. Форматировать текст спомощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элементформатирования. Использование стиля гарантирует единообразие внешнего вида определенныхэлементов документа. При внесении изменений в определение стиля весь текстдокумента, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новымопределением стиля. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а такжепредусмотрена возможность создавать пользовательские. Кроме того, использованиестилей позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления иуказателей.
Как правило, в организациях создается множество повторяющихся(типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальныешаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по формедокументы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержатьинформацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, чтопозволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. Вкомплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.
Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформитьприказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо илилюбой другой документ, содержащий стандартные элементы.
Word предлагает встроенные средства графики, позволяющие включатьв текст схемы, чертежи и диаграммы.
Важной особенностью программы является возможность поиска и заменыфрагментов текста, сравнения версий документов, проверки правописания.
В Word 2003 реализованы также новые возможности доступа кдополнительным ресурсам (электронным словарям, шаблонам, клипартам, учебнымматериалам и т.п.), которые собраны на специальном Web-узле Microsoft OfficeOnline.
В последнее время появился ряд новых интерактивных служб нарусском языке. В частности, пользователям Office 2003 доступны электронныеэнциклопедии и системы поиска товаров в Интернет — магазинах.
Число подобных сервисов будет постоянно расширяться, открываяпользователям MS Office доступ к новым услугам.
Поддержка в Word 2003 формата файла XML позволяет сохранятьрезюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая при этомформатирования Word. При сохранении документа Word в формате XML создаетсяединственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу сним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы хранятсяотдельно.
Microsoft Excel 2003
Microsoft Excel — это идеальное средство для решения учетныхзадач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.
Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит излистов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числоваяи текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством.Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся копределенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся однимисполнителем.
Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, дляпроведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, вExcel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создаватьдокументы практически любой сложности. Excel располагает большим количествомшаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числефинансовые, документы.
Microsoft Excel имеет массу встроенных функций для математических,статистических, финансовых и других вычислений.
/>/>
Рисунок2.2 — Microsoft Excel 2003
Одна из важнейших функций программы — возможность представленияданных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт.
Excel предлагает мощный аппарат для решения задач подборапараметров, статистического анализа данных и т.д. Программа имеет возможностидоступа к внешним источникам данных (таблицам другого формата, базам данных).
За счет поддержки языка XML Microsoft Office Excel 2003 позволяетсчитывать данные из любой заданной пользователем XML-схемы. Можно такжеиспользовать поддержку языка XML в Microsoft Office Excel 2003 для обновлениядиаграмм, таблиц и графиков по мере внесения изменений в соответствующемхранилище XML-данных.
Microsoft Outlook 2003
Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы сперсональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты,личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой,как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества исовместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение спискаконтактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, вкотором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времениработы с ними.
Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook дляпланирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказаласьвозможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания заопределенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всехзапланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важномсобытии за несколько дней.
/>/>
Рис.2.3 — Программа Microsoft Outlook объединяет функции электронной почты, личногокалендаря, совместного планирования и управления личной информацией
Outlook можно использовать и для планирования групповой работы.Например, при работе в корпоративной сети можно посмотреть расписание свободноговремени сотрудников, которых нужно пригласить на совещание, и автоматическивыбрать наиболее удобное для всех время.
В последней версии (Outlook 2003) программа существенноизменилась. Новый интерфейс обеспечивает расположение сообщений на экране ввиде вертикального окна (так называемой газетной колонки).
/>/>
Рисунок2.4 — Microsoft Outlook 2003
Появились новые возможности управления письмами. Функция«интеллектуальной группировки» почты позволяет упорядочить письма повремени получения, важности, объему и т.д. В результате пользователь получаеткраткий список разделов: сегодня, вчера, на этой неделе, в последний месяц, запоследний год. Щелкнув мышью по любому пункту, можно ознакомиться с письмами,которые соответствуют определенным критериям.
Еще одно новшество позволяет более эффективно сортировать иобрабатывать почту. Речь идет о виртуальных папках поиска, отображающих результатыопределенных поисковых запросов. При этом все элементы электронной почтыостаются в своих исходных папках программы Outlook. С помощью папок поискалегко группировать письма по определенным критериям. В Outlook 2003 появилсянастраиваемый фильтр спама1). Программа фильтрует сообщения с подозрением наспам и автоматически перемещает их в папку «Нежелательная почта»(Junk e-mail folder).
/>MicrosoftPowerPoint 2003
Microsoft PowerPoint — это популярная программа подготовкипрезентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторамии служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило самопредставление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады ипрезентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовлениекоторых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональныхчертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которыедемонстрировались с помощью слайд — проекторов. Сегодня благодаря появлениюпрограмм типа PowerPoint оформление доклада самым качественным иллюстративнымматериалом занимает считанные минуты.
PowerPoint позволяет создавать наглядные презентации, интегрируятекст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых«слайдами» по аналогии со слайд — проекторами, вышедшими сегодня изупотребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. PowerPoint даетвозможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающийтекст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.
Переходы между слайдами при демонстрации презентации с компьютерамогут быть анимированы различными способами. Можно анимировать также отдельныеэлементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание аудитории. Как и в другихпрограммах, входящих в MS Office, PowerPoint предоставляет множество готовыхвариантов дизайна и шаблонов содержания.
Microsoft PowerPoint позволяет транслировать презентации наширокую аудиторию через Интернет.
По мере развития Microsoft Office программа приобретала новые элементы,общие для всех приложений Office.
В PowerPoint 2003 появилось усовершенствованное средство просмотра(PowerPoint Viewer), позволяющее пользователям, у которых не установленPowerPoint, ознакомиться с PowerPoint-презентацией. Авторы презентации могутвключить «просмотрщик» (viewer) на этапе записи презентации на CD.Помимо этого, программа приобрела целый ряд новых функций. В частности,появилась возможность просматривать полноэкранные фильмы какPowerPoint-презентации.
/>/>
Рисунок 2.5 — Microsoft PowerPoint2003
2.3 Выбираемoffice нового тысячелетия
Microsoft Office 2000
7 июня 1999 года президент компании Microsoft Стив Балмерторжественно объявил о начале продаж пакета Office 2000. Много слов былосказано о передовых технологиях и универсальных решениях. Словом, посетителикрупнейшего шоу-центра в Сан-Франциско, где проходила презентация, смоглиувидеть всю мощь маркетинговой кампании Microsoft. По словам представителейкомпании, Office 2000 должен вытеснить с рынка автоматизации офисных услугсвоего предшественника и главного конкурента (с числовой точки зрения) — Office97. При этом забывают о существовании не менее (а может быть, даже и болеепродвинутого) офисного пакета Word Perfect Office 2000 канадской компанииCorel. Кроме того, все большую популярность в мире завоевывает бесплатныйофисный пакет Star Office немецкой фирмы Star Division.
Все рассмотренные пакеты офисных приложений выполняют схожиефункции, такие как работа с текстовым документом, электронной таблицей, базойданных, создание презентации, связь с внешним миром посредством Интернета.Попробуем дать общее представление о пакетах, а также бросающиеся в глазадостоинства и недостатки каждого.
Инсталляция
Пакеты Microsoft Office 2000 и WordPerfect Office 2000инсталлируются довольно быстро и удобно благодаря встроенным в них функциям инсталляциипо требованию. Инсталляция же StarOffice сходна с установкой программ для ОСLinux и может длиться раздражающе долго.
Коммерческая версия доступна пользователям с июня 1999 года.
Пакет поставляется в пяти вариантах (см. таблицу). В него входят: текстовыйредактор Microsoft Word 2000, электронные таблицы Excel 2000, инструмент длясоздания мультимедийных презентаций PowerPoint 2000, программа работы сэлектронной почтой и организатор информации Outlook 2000, реляционная СУБДAccess 2000, средство редактирования HTML и Web-сайтов FrontPage 2000, редакторбизнес-графики PhotoDraw 2000, система верстки Publisher 2000 и комплектинструментов Small Business Tools, в который входят программы Business Planer иSmall Business Customer Manager.
В пакет включена новая функция инсталляции Install-on-Demand.Теперь каждый его фрагмент может быть либо установлен на диск, либо использованс CD-ROM, либо добавлен при первом обращении к нему. Таким образом, исключаютсясбои, вызванные случайным стиранием или порчей важных файлов. Пакет проводитсамодиагностику и в случае неполадок самовосстанавливается, заменяя испорченныеи добавляя недостающие файлы с дистрибутива. Многое в Microsoft Office 2000построено вокруг языков HTML, XML, VML: любой документ всегда может бытьпреобразован в Web-страницу, почти неотличимую от своего бинарного оригинала.
Электронная почта в Office 2000 претерпела изменения на уровнеархитектуры: теперь любые документы отправляются как обычные сообщения e-mailнепосредственно из приложений. Одновременно преобразился и почтовый клиентOutlook. Представление Outlook Today позволяет объединять на одном экранеданные личной информационной системы (контакты, списки дел и пр.) и сообщенияэлектронной почты, которые могут содержать разнообразные элементы вплоть дополной Web-страницы.
Но Office 2000 нельзя рассматривать только как пользовательскийнабор приложений для работы с документами. Благодаря тесной интеграции с Web,новый продукт позволяет компаниям создавать на его базе корпоративные проекты автоматизациибизнес — процедур различной степени сложности. Чтобы заниматься такого родапроектированием необходима версия для разработчиков, которая содержит всекомпоненты «премиальной» плюс ПО контроля версий Visual SourceSafe,модель дополнений COM Add-in Designer и инструментарий Visual Basic forApplications, Data Environment Designer, Office Programmers Guide, Royalty FreeAccess 2000 Run Time и др.
Скорость работы
Пакеты Word Perfect и Microsoft Office проворны при объемеоперативной памяти 32 Мбайт (хотя для графических редакторов лучше 64 Мбайт);Star Office — нет. Весьма ощутимые замедления наблюдаются при выводе диалогов ибольшинстве дисковых операций ввода/вывода. Дольше всего выполняются операцииоткрытия и закрытия уже существующих файлов, создания новых и переключениямежду открытыми. Открытие файлов по скорости зачастую сравнимо с импортомдокументов Office. Работа с документом особенно замедляется, если в нем имеетсяхотя бы один трехмерный объект, созданный в StarDraw. Абсолютным же «рекордсменом»по медлительности является операция выхода из пакета. После исчезновения егорабочего поля Star Office выгружается из памяти до пяти минут, в течение которыхработать с операционной системой сложно. Несмотря на то, что браузер StarOffice использует системную виртуальную машину Java, из-за его особенностейнекоторые апплеты выполняются некорректно. Web-страницы перерисовываютсяслишком медленно.
WordPerfect Office 2000
WordPerfect Office 2000 поступил в продажу в мае.
/>Пакет поставляется в трехвариантах (см. таблицу). В него входят: текстовый редактор WordPerfect 9,электронные таблицы Quattro Pro 9, инструмент для создания мультимедийныхпрезентаций Corel Presentation 9, персональный организатор информацииCorelCentral 9, система распознавания речи Naturally Speaking 3.0 компанииDragon Systems, программа подготовки публикаций CorelPrint Office, реляционнаяСУБД Corel Paradox 9, средство для публикаций в Web Trellix 2.
В целях повышения производительности пакета введено множествоновых функций, в числе которых функция Install-As-You-Go. Она дает возможностьв процессе работы добавлять необходимые приложения и обслуживающие программы.
В пакетах Word Perfect, Quattro Pro и Corel Presentations имеетсяобщая функция предварительного просмотра документа в реальном времени RealTimePreview, позволяющая наблюдать смену изображений на экране при форматированииперед окончательным выбором варианта расположения текста.
Word Perfect Office 2000 снабжен расширенными возможностямипреобразования файлов, что упрощает конвертирование документов в форматах WordPerfect, Word Pro и Word. Преобразование из формата .doc в .wpd происходит безовсяких сбоев. Такая же высокая степень совместимости форматов файлов существуети между Quattro Pro и Microsoft Excel, а также между Presentations и MicrosoftPowerPoint. Макросы при преобразовании сохраняются.
Редактирование документа
Текстовые редакторы
Все они схожи по функциональным возможностям. В Word 2000появились улучшенная автоматическая проверка орфографии (spelling checker) иновый многоэтажный буфер обмена (действует во всех программах пакета MicrosoftOffice 2000). Название каждого шрифта в Word Perfect 2000 и в Word 2000 всписке на панели инструментов теперь воспроизводится самим этим шрифтом, чтопозволяет быстро найти подходящую гарнитуру.
Хотелось бы отметить проверку орфографии и подбор синонимов вредакторе Star Writer. В пакет Star Office встроена мощная система проверкиорфографии, способная работать в двух режимах. В первом, автономном, слова, ненайденные в словаре, вместе со списком возможных замен появляются в отдельномокне, во втором, интерактивном, текст анализируется по мере ввода, и слова спредполагаемыми ошибками подчеркиваются красным. Ошибку в этом случае можнобыстро исправить, поскольку список замен включается в контекстное меню слова. Вобоих режимах проверка происходит очень быстро. Кроме того, имеется словарьсинонимов (особенно полезный тем, кому приходится писать на неродном языке).Недостает только системы проверки грамматики.
Электронные таблицы
Электронные таблицы также схожи по возможностям, но формат QuattroPro наиболее компактен. В StarCalc и Quattro Pro невозможно заменить шрифт,используемый в строке ввода формул. Это создает неудобства при вводе в ячейкирусскоязычного текста.
Access и Paradox — реляционные базы данных. Access болееориентирована на новичков, в то время как Paradox, одна из старейших настольныхСУБД, требует от пользователя определенного профессионализма. Star Baseподдерживает лишь один внешний формат — dbf.
Во всех программах возможна публикация данных в виде HTML.
Программы подготовки презентаций
Программы создания презентаций находятся посередине междутекстовыми редакторами (Word, LyX и т. д.) и редакторами векторной графики(CorelDraw, xfig и пр.). С помощью редактора презентаций можно создаватьпрезентации на экране, слайдах (цветных и черно-белых) и на бумаге.
Презентация представляет собой серию независимых страниц: еслитекст и иллюстрации не помещаются на странице целиком, избыток не переноситсяна новую страницу, а теряется. Распределением всех объектов по страницам иразмещением их в пределах страниц управляет пользователь. При этом в егораспоряжении обычно имеется обширный набор готовых объектов (геометрическихфигур, пиктограмм, текстовых окон и т. д.).
В «интегрированном пакете» Star Office редакторпрезентаций называется Star Impress, впрочем, это не очень существенно,поскольку войти в него все равно можно только из окна Soffice.
Для создания презентаций предусмотрено два способа: либо за основуберется пустая презентация, либо используется ассистент — Auto Pilot. Во второмслучае нужно выбрать в меню File->New->Presentation (очевидно) и далеепоследовательно пройти все окна ассистента.
Теперь нужно заполнить слайды, предложенные ассистентом, и добавитьтуда все, что нам требуется. Для этой цели предусмотрено несколько режимовработы с документом.
— Slide — нормальный режим. Все операции выполняются в режимеWYSIWYG. Работать можно только со страницей, видимой в данный момент.
— Background — здесь можно задать фон для всех слайдов.
— Layer — каждый слайд разделяется на слои; в таком режиме разумноработать со слайдами, содержащими много объектов.
— Outline Overview — полный текст всех слайдов, позволяющийполучить общее представление о структуре презентации.
— Notes view — одновременно с презентацией можно готовитьсопроводительный текст, который показывается одновременно с содержимым соответствующегослайда.
— Short view — показываются все (сколько помещается на экране)слайды презентации в уменьшенном размере, что позволяет охватить презентацию вцелом; здесь можно изменить порядок следования слайдов.
Star Office
По замыслу разработчиков, пакет Star Office должен содержатьпрактически все, что может потребоваться в повседневной работе на компьютере. Внего входят диспетчер файлов Star Desktop, текстовый редактор Star Writer,редактор Web-страниц и, по совместительству, Web-браузер Star Writer/Web,электронные таблицы Star Calc, СУБД Star Base, редактор диаграмм StarChart,графический редактор StarImage, редактор презентаций Star Impress, программыработы с электронной почтой и новостями Star Mail и Star Discussion,планировщик заданий StarSchedule.
Начиная с версии 4.0 все эти составляющие интегрированы в единуюоболочку.
Star Office существует для нескольких платформ — Sun Solaris,OS/2, Win95/98/NT, Linux и Java. Готовится версия под Macintosh. Все версиибесплатны для персонального некоммерческого пользования. Полный пакет занимает150 Мбайт на жестком диске.
Одной из особенностей Star Office является то, что это однапрограмма и все компоненты выполняются в ее окне. К ним можно обратиться черезединый интерфейс, который напоминает комбинацию Windows Explorer и ActiveDesktop в Windows 98, дополненную собственной кнопкой Start. Фактическипрограммисты из Star Division создали собственную полную оконную среду, котораяработает внутри единственного окна, необходимого Star Office. При таком подходепрограмму легче поддерживать, а изменение платформы влечет за собой изменениелишь 20 процентов кода.
За четыре года существования рабочая среда Star Office стала самойпопулярной — причем с большим запасом — в мире Linux и весьма перспективной вмире Windows. В настоящее время насчитывается шесть миллионов пользователейпакета Star Office, из них четыре миллиона работают с версиями 5.х этогопакета.
Создание HTML-страниц, допускают публикацию документов в ИнтернетеTrellix 2.0, входящий в состав Word Perfect Office, автоматически переводитдокументы стандартных форматов в HTML.
Сохранение сложных документов Microsoft Office в формате HTMLможет привести к невозможности их просмотра в конкурирующих офисных пакетах, атакже в различных браузерах и HTML-редакторах. Дело в том, что в Office присохранении документов в виде Web-страниц в дополнение к базовым средствам HTMLиспользуются некоторые нестандартные технологии: обработка макрокоманд и другихинтерактивных документов осуществляется с помощью языка расширенной разметкиXML (Extended Markup Language), а сохранение определенных видов графикипроизводится с помощью языка векторной разметки VML (Vector Markup Language).Многие версии редакторов и браузеров еще не поддерживают XML и VML и из-заэтого оказываются несовместимыми с html-файлами Microsoft Office 2000.Средствами Word Perfect Office и Star Office создаются Web-страницы, внешнийвид которых не зависит от браузера.
Работа с электронной почтой
В то время как в Microsoft Office и Star Office присутствуютклиенты электронной почты, в Word Perfect Office такой клиент отсутствует.Corel Central не имеет клиента электронной почты, но его адресная книга можетработать с MAPI-совместимыми приложениями, например, с Lotus Notes.
Локализация
Ни один из рассмотренных выше пакетов полностью не локализован.Microsoft Office 2000 и Word Perfect Office 2000 поддерживают русский язык науровне содержимого документа. Пакет Star Office требует первоначальной загрузкидля русификации шрифтов Post Script Type 1 в кодировке KOI8-R. Компания StarDevision планирует выпустить пакет на 24 языках (пока реализована поддержкалишь четырех). В частности, русификация Star Office намечена на первый квартал2000 года. К сожалению, пока этого не произойдет, русскоязычные пользователисмогут довольствоваться лишь немногими функциями пакета. В частности, нельзябудет обмениваться электронной почтой, и создавать Web-страницы, использующиекодировки, отличные от европейских. Локализация Microsoft Office ожидается всентябре, локализация же Word Perfect Office не планируется вовсе.
Совместимость с ранними версиями пакетов
Все пакеты полностью поддерживают ранние версии соответствующихпрограмм. Исключение составляет лишь Access 2000, у которого сменился файловыйформат. Разработчики объясняют это необходимостью поддержки формата Unicode.
Совместимость с форматами пакетов других производителей
Самым универсальным по совместимости является пакет MicrosoftOffice. Его документы формата Word, Excel и PowerPoint можно открыть всоответствующих по предназначению программах рассматриваемых офисных пакетов.Программы пакета StarOffice невозможно открыть в других офисных пакетах.
Поддержка разными операционными системами
Microsoft Office 2000 работает только на платформах Windows, овозможности переноса на какую-либо другую платформу нет и речи. WordPerfectOffice 2000 пока что работает только на платформах Windows, возможен егоперенос на платформы Linux и Macintoch (более ранние версии WordPerfect ужеработают на этих платформах). StarOffice работает уже на пяти самых популярныхплатформах (Sun Solaris, OS/2, Windows 95/98/NT, Linux и Java), и в будущем ихколичество будет увеличиваться
Задачи, решаемые Microsoft Office
Можно выделить триосновных варианта применения Microsoft Office с точки зрения разработчика:
— программирование офисного приложения, с помощью котороговыполняется как простая настройка интерфейса, так и решение новых специальныхзадач;
— создание программируемых документов, которые фактическипредставляют собой новый вид интерактивных приложений, функционирующих в средеMicrosoft Office;
— использование готовых объектов Microsoft Office в качествепрограммных компонентов для приложений, создаваемых независимыми разработчиками.
Интеграция приложений MS Office
Продукты семейства Microsoft Office содержат однотипные панелиинструментов, а также целый набор инструментов, общих для всех приложений (механизмыпроверки правописания, средство для рисования, редактор диаграмм, библиотекаклипартов, рисунков и т.д.).
Поэтому, научившись работе с одним из приложений, пользователимогут легко освоить другие составляющие пакета. Следует отметить, что пользователям,имеющим подключение к Интернету, доступна не только часть ресурсов MicrosoftOffice, которая установлена на локальном диске ПК, а также та часть, котораярасположена в Сети. Пользователь, подключенный к Интернету, имеет возможностьнепосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам, шаблонам,клипартамhttp://www.intuit.ru/department/office/od/2/footnote.5.1.htm и т.п.
Все приложения Microsoft Office обеспечивают обмен данными междуотдельными приложениями. Любое приложение пакета позволяет поместить в документ(будь то текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок,видеофрагмент или звуковой ролик. Работая в сетевых операционных системах,приложения семейства Microsoft Office поддерживают совместную групповую работунад общими документами, расположенными не только на локальном диске рабочейстанции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети. Электронной таблицейMicrosoft Excel 2003 или базой данных Microsoft Access могут одновременнопользоваться несколько человек. Microsoft Word позволяет создавать документ,над разными частями которого могут одновременно работать разные исполнители.
/>/>
Рисунок2.6 — Пользователь, подключенный к Сети, имеет возможность непосредственно изMS Office обратиться к дополнительным сервисам
За счет интеграции приложений Microsoft Office пользователи пакетамогут создавать весьма сложные составные документы, содержащие данные изразличных приложений. Способ обмена данными между приложениями Microsoft Office(механизм связывания и внедрения объектов) предоставляет пользователювозможность вставлять в документ, созданный в одном приложении, фрагменты,созданные в других приложениях.
В общем виде описанные возможности можно сформулировать следующимобразом. Фрагмент, созданный в приложении-источнике, можно поместить в документприложения-приемника как объект, в котором вместе со вставляемыми даннымихранится информация о приложении, создавшем этот объект.
Это позволяет редактировать объект средствами создавшего егоприложения. Объекты могут представлять собой рисунок, текст, диаграмму, интервалячеек, звуковой файл или даже видеоклип. Например, в документ Word может бытьвнедрена диаграмма Excel, слайд презентации PowerPoint или выборка из базыданных.
/>/>
Рисунок2.7 — Схема формирования составного документа
Механизм связывания оригинального объекта и его копии обеспечиваетэффективную работу с составными документами, в которых используются различныеисточники. В частности, можно настроить режим, при котором данные, помещенные вWord-документ из таблицы Excel, будут обновляться автоматически в составномдокументе при обновлении источника — таблицы Excel.
Этот прием широко используется на практике. Например, очень удобноподготовить отчет в Word, который будет содержать данные о продажах на текущийдень. В Word-документ помещается соответствующий раздел электронной таблицыExcel, который оперативно обновляется отделом продаж. Связи между таблицей иотчетом позволяют при каждом изменении электронной таблицы обновлять отчет.
Приложения MicrosoftOffice могут взаимодействовать и с приложениями, не входящими в пакет, в томчисле других производителей. Например, встроенные средства экспорта/импортапозволяют обрабатывать документы, подготовленные в форматах других программ. Вчастности, Excel позволяет загружать и обрабатывать документы в форматах другихтабличных процессоров.
И, наконец, внутрьдокумента MS Office могут быть вставлены гиперссылки на любые документы.
Хотя приложенияMicrosoft Office имеют очень широкий набор функций, очевидно, что никакойпрограммный продукт не может удовлетворить все специфические запросы разныхкатегорий пользователей. Поэтому в приложения пакета Microsoft Office встроенуниверсальный инструмент для создания собственных приложений VBA (аббревиатураот Visual Basic for Applications, что означает «Visual Basic дляприложений»). VBA — это язык программирования, встроенный в целый рядпрограмм, в том числе в приложения Microsoft Office.
Дополнительные офисные программы
Помимо пакета программ Microsoft Office пользователи в своейработе задействуют и другие программы, в том числе отечественных разработчиков.В первую очередь это приложения, связанные со спецификой русского языка.
Одними из наиболее востребованных российскими пользователями программявляются отечественные компьютерные словари, переводчики, программыраспознавания символов. Большинство таких программ дополняют работу приложенийMicrosoft Office и интегрированы в интерфейс его приложений. Среди компьютерныхсловарей следует выделить продукт компании ABBYY Lingvo, который оперативноосуществляет перевод с русского на английский, французский, немецкий,итальянский, испанский и обратно. Компания ABBYY также предлагает программуFineReader для распознавания текстов бумажных документов и их перевода вэлектронный вид.
Среди программ-переводчиков наиболее популярны программыотечественной компании ПРОМТ, которая предлагает системы перевода и электронныесловари для семи европейских языков: английского, немецкого, французского,испанского, итальянского, португальского и русского.
Программы PROMT обеспечивают быстрый перевод с соблюдениемморфологических и синтаксических правил естественных языков, предлагают наборвозможностей для повышения качества перевода тематических пользовательских текстов:пользователь может создавать собственные словари, подключать готовыеспециализированные словари, выбирать правила перевода для конкретного текста,создавать списки зарезервированных (не требующих перевода) слов и т.д. Все этопозволяет «заточить» систему перевода под конкретные тексты, скоторыми работает пользователь.
/>/>
Рисунок2.8 — Окно переводчика PROMT с настройками для словаря
Конечно, пока машинный перевод не может сравниться с переводом,сделанным человеком, но зато пользователь за несколько секунд получает нужнуюинформацию. Использование систем машинного перевода эффективно для организацииперевода больших массивов однотипных документов в сжатые сроки с обеспечениемединства терминологии и стиля во всех документах. При использовании системыперевода обеспечивается унификация стиля и используемой терминологии, а такжеминимизируются затраты времени на перевод документов.
Важно подчеркнуть, что система перевода PROMT 7.0 позволяетвстраивать функции перевода непосредственно в Microsoft Word 2000-2003. Послеинсталляции PROMT в окне Word появляется дополнительная панель с инструментамии пункт в верхнем меню, обеспечивающие доступ ко всем функциям перевода. Такимобразом, не покидая окна привычного Word, можно перевести иностранный документна русский язык или с русского языка на иностранный.
/>/>
Рисунок2.9 - Кнопочная панель PROMT 7.0 в окне Microsoft Word
PROMT 7.0 также встраивается в приложения Excel, Outlook,PowerPoint и FrontPage, что существенно облегчает работу с e-mail,презентациями и HTML-страницами на иностранных языках.
Альтернативные офисные пакеты
Так как по числу потребителей рынок офисных пакетов является однимиз самых массовых, очевидно, что у Microsoft были и остаются конкуренты — компании, предлагающие альтернативные офисные продукты.
Свои офисные пакеты имеют многие крупные компании. Так, компанияCorel продвигает пакет WordPerfect Office. Компания IBM имеет свою разработкуSmartSuite, корпорация Sun Microsystems предлагает пакет StarOffice. Во многихстранах существовали национальные текстовые редакторы. Например, в Россиидолгое время был популярен текстовый редактор Лексикон. В общей сложности нарынке присутствуют десятки офисных приложений разных производителей, однако всеони в совокупности занимают не более 5% мирового рынка.
Чаще всего в качестве альтернативы MS Office называют пакетOpenOffice.org, бесплатный (open source — офисный пакет или его модификацияStarOffice, распространяемая компанией Sun).
OpenOffice.org — это свободно распространяемый набор офисныхпрограмм, в состав которого входят следующие компоненты:
— Writer (текстовый процессор и редактор HTML);
— Calc (табличный процессор);
— Draw (графический редактор);
— Impress (система презентаций);
— Редактор формул;
— Модуль доступа к данным.
Для пользователей, нуждающихся в поддержке со стороныразработчика, имеет смысл обратить внимание на StarOffice7.0, который обладаетвсеми возможностями OpenOffice, а также имеет дополнительные компоненты.StarOffice и OpenOffice.org работают под управлением операционных системSolaris, Linux и Windows.
IIIОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВЕРСИЙ ПАКЕТОВ MS OFFICE ВКОМПЬЮТЕРНОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Для оценки экономической целесообразности использованияграфических программ на предприятии необходимо подобрать оптимальныйпрограммно-технический комплекс для оборудования рабочего места операторакомпьютерного набора и оператора компьютерной верстки. Для этого необходимовыполнить следующие этапы работы:
- подобратьоптимальную конфигурацию ПК для решения офисных задач;
- рассчитатьцену ПК;
- подобратьоперационную систему, удовлетворяющую конфигурации ПК;
- рассмотретьстоимость графического программного обеспечения;
- рассчитатьцену программно-технический комплекс для оборудования рабочего места операторакомпьютерного набора и оператора компьютерной верстки.
Недорогие офисные машины занимают самый большой сектор рынка. Этообусловлено тем, что для большинства компаний цена на системный блок находитсяв диапазоне 300–400 долл.
На выбор модели ПК помимо цены влияют:
— надежность;
— имя производителя;
— договорные сервисные обязательства;
— дизайн.
Конфигурация недорогого офисного ПК должна отвечать ряду довольнопротиворечивых требований. Оставаясь доступным по цене, такой компьютер нетолько обязан справляться с современными офисными приложениями, но и, повозможности, иметь запас производительности на несколько лет вперед. Он такжедолжен быть весьма надежен и хорошо расширяем, чтобы минимизировать затраты насервисное обслуживание и обновление. Наконец, нежелательны слишком частыеперемены в конфигурациях офисных компьютеров, поскольку администраторы крупныхсетей не могут терять время на борьбу с зоопарком разнообразной техники.
Таблица3.1 – Конфигурация офисного компьютера и цена минимальная цена комплектующих№ Товар Ед. Кол-во Цена Сумма 1 ПЭВМ в составе: 1 477,00 — AMD Socket AM2 ATHLON LE-1600 BOX (2200MHz, L2 Cache: 1024KB) шт. 1,000 248,00 248,00 — GIGABYTE GIGAMA69VMS2R00G (AMD690V,mATX,1000МГц,4 DDR II,PCIe x16, Звук, Видео,1Гбит Сеть,SATA II) шт. 1,000 297,00 297,00 — Модуль памяти DDR II 512Mb, PC-5300 (667 Mhz), Brand Samsung шт. 1,000 73,00 73,00 — Жесткий диск SATA II 80.0g 7200 WD 8 Mb (800JD) шт. 1,000 248,00 248,00 — FDD 3.5", Samsung Black шт. 1,000 37,00 37,00 — Корпус ATX Midle Tower CODEGEN 6219-CA, 330W шт. 1,000 176,00 176,00 — Windows XP Home Edition Rus (OEM) (Продается ТОЛЬКО с новыми компьютерами) шт. 1,000 398,00 398,00 2 Клавиатура PS/2 Mitsumi FQ 120 Classic шт. 1,000 53,00 53,00 3 Мышь A-4 Tech OP-35D OPTICAL PS/2 шт. 1,000 29,00 29,00 4 Монитор LCD17" LG 1753S-BF шт. 1,000 1 197,00 1 197,00 Валюта: Гривна Итого: 2 756,00 /> /> /> /> /> /> /> />
Таблица3.2 — Наилучшее соотношение цена/производительность№ Товар Ед. Кол-во Цена Сумма 1 ПЭВМ в составе: 1 674,00 — Intel Celeron 430 1.8GHz (800MHz,512KB,S775,Conroe) box шт. 1,000 272,00 272,00 — INTEL INBLKD945GCPE (i945GC,mATX,1066МГц,2 DDR II, Звук, Видео, Сеть,SATA,U100,4xUSB2.0 шт. 1,000 317,00 317,00 — Модуль памяти DDR II 1024Mb, 667 MHz Kingston шт. 1,000 129,00 129,00 — Жесткий диск SATA II 80.0g 7200 WD 8 Mb (800JD) шт. 1,000 248,00 248,00 — DVD-ROM 16x/48x, LG black шт. 1,000 97,00 97,00 — FDD 3.5", Samsung Black шт. 1,000 37,00 37,00 — Корпус ATX Midle Tower CODEGEN 6219-CA, 330W шт. 1,000 176,00 176,00 — Windows XP Home Edition Rus (OEM) (Продается ТОЛЬКО с новыми компьютерами) шт. 1,000 398,00 398,00 2 Клавиатура PS/2 Mitsumi FQ 120 Classic шт. 1,000 53,00 53,00 3 Мышь A-4 Tech OP-35D OPTICAL PS/2 шт. 1,000 29,00 29,00 4 Монитор LCD17" LG 1753S-BF шт. 1,000 1 197,00 1 197,00 5 Колонки Genius SP-P110 шт. 1,000 35,00 35,00 Валюта: Гривна Итого: 2 988,00 /> /> /> /> /> /> /> />
Таблица3.3 — «Производительность превыше всего»№ Товар Ед. Кол-во Цена Сумма 1 ПЭВМ в составе: 1 873,00 — Pentium Dual-Core E2160 1.8ГГц (800МГц,1MB,Conroe,S775) BOX шт. 1,000 408,00 408,00 — INTEL INBLKD945GCPE (i945GC,mATX,1066МГц,2 DDR II, Звук, Видео, Сеть,SATA,U100,4xUSB2.0 шт. 1,000 317,00 317,00 — Модуль памяти DDR II 1024Mb, 667 MHz Kingston шт. 1,000 129,00 129,00 — Жесткий диск SATA II 80.0g 7200 WD 8 Mb (800JD) шт. 1,000 248,00 248,00 — DVD -RW/+RW, LG Black шт. 1,000 160,00 160,00 — FDD 3.5", Samsung Black шт. 1,000 37,00 37,00 — Корпус ATX Midle Tower CODEGEN 6219-CA, 330W шт. 1,000 176,00 176,00 — Windows XP Home Edition Rus (OEM) (Продается ТОЛЬКО с новыми компьютерами) шт. 1,000 398,00 398,00 2 Клавиатура PS/2 Mitsumi FQ 120 Classic шт. 1,000 53,00 53,00 3 Мышь A-4 Tech OP-35D OPTICAL PS/2 шт. 1,000 29,00 29,00 4 Монитор LCD17" LG 1753S-BF шт. 1,000 1 197,00 1 197,00 5 Колонки Genius SP-P110 шт. 1,000 35,00 35,00 Валюта: Гривна Итого: 3 187,00 /> /> /> /> /> /> /> />
Каждая из представленных конфигураций решает задачи оборудованиярабочего места оператора компьютерного набора и оператора компьютерной верстки.Но для принятия окончательного решения необходимо просчитать цены напредставленные модели ПК. Для этого проанализируем цены на данное оборудованиев одной из Северодонецких фирм, торгующих компьютерным оборудованием ипрограммным обеспечение (Компания «SRT»). Расчет цены комплектов ПК представленв таблицах 3.1;3.2; 3.3.
Стоит отметить, что большинство корпоративных заказчиков сегоднявряд ли нуждаются в ПК с максимально высокой производительностью. Не секрет,что для рутинных операций в популярных офисных приложениях (текстовыхредакторах, электронных таблицах и небольших базах данных) вполне хватаетпроизводительности систем трехлетней давности.
Тем не менее, офисные программы и операционные системы постоянносовершенствуются, обрастают новыми сервисами и требуют от ПК все большихресурсов. Комизм ситуации в том, что пользователи, в массе своей, едва лизнакомы хотя бы с половиной функций современных офисных приложений. Выйти изэтой гонки вооружений довольно трудно, ведь пользователи устаревших программзачастую лишаются возможности работать с файлами, созданными их партнерами вобновленных программах.
В результате корпоративные заказчики предпочитают покупать системысреднего ценового диапазона. Такие ПК недороги и отвечают запросам ПО нанесколько лет вперед. Бесспорно, спрос на мощные рабочие станции для инженерныхприложений и издательских систем сохраняется, но их процент в суммарном объемепоставок совсем невелик.
Самыми популярными процессорами для недорогих офисных ПК остаютсяIntel Celeron с ядром Conroe. Современные представители этой серии работают начастотах 1,6 ГГц и выше. Разработаны они на базе Pentium Dual-Core, от которыхотличаются только меньшим объемом встроенной кэш-памяти, меньшей частотой шиныи более скромными диапазонами тактовых частот. Немаловажно, что устанавливаютсяэти процессоры в гнездо Socket 775, так что при обновлении системы их нетруднозаменить на Pentium Dual-Core.
Корпорация AMD для систем начального уровня предлагает процессорыSempron LE, а также Athlon LE. Эти ЦП сейчас вполне конкурентоспособны и попроизводительности и по технологичности.
На офисном ПК с малой долей вероятности будут выполняться сложныеинженерные задачи или современные 3D-игры, поэтому достаточным будетиспользование интегрированного видеоадаптера, который в качестве видеопамятииспользуют некую часть основной оперативной памяти ПК («разделяемую» память). Попроизводительности все интегрированные видеоадаптеры примерно сопоставимы, да исама производительность видеоадаптера в случае с офисным ПК существенной ролине играет.
На сегодняшний день наиболее очевиден выбор памяти типа DDR 2. Вотличие от памяти DDR PC3200, данный тип памяти обладает более высокойпропускной способностью, а цена модулей памяти DDR2 даже несколько ниже, чемDDR. В нескольких из конфигураций компьютера объем оперативной памятисоставляет 1024 Мбайт. Такой выбор обусловлен следующими причинами:
— пользователь офисного ПК, как правило, работает сразу снесколькими приложениями (Word, Excel, почтовый клиент, Интернет — браузер,антивирусный пакет и т. п.);
— минимальные требования современных операционных систем к объемуоперативной памяти возрастают (рекомендуемый минимальный размер ОЗУ при работес Windows XP — не менее 128 Мбайт);
— необходимость выделения некоторого объема памяти для нуждвидеоадаптера;
— желание оставить для пользователя возможность дальнейшегоувеличения ОЗУ.
Но возможно и установка 512 Мб оперативной памяти, если работа наПК будет сводиться только к работе с Word, Excel и 1С Предприятие.
К дисковой подсистеме корпоративные пользователи редко предъявляютповышенные требования. В большинстве случаев их вполне устраивают обычныеSATA-винчестеры емкостью 80 гигабайт, ведь этого объема более чем достаточнодля хранения операционной системы, пакета офисных программ и всех документов,созданных за несколько лет плодотворной работы. Кроме того, у заказчиковосновная масса информации и электронных документов хранится на серверах. Вкорпоративных ПК может отсутствовать даже такой, казалось бы, неотъемлемыйатрибут современного ПК, как привод CD-ROM. Отказ от этого накопителя позволяетне только сэкономить средства при покупке системы, но и дополнительно защититькомпьютер от несанкционированных программ, устанавливаемых пользователямисамостоятельно. Морально устаревшие 3,5″ дисководы, напротив, до сих порприсутствуют почти во всех корпоративных ПК, поскольку дискеты все еще остаютсяпопулярным средством хранения небольших документов. Однако появление и быстроеразвитие (а, следовательно, удешевление) различных USB FLASH-устройств способновытеснить «сам FDD»
Современные чипсеты обеспечивает поддержку шестиканального звука,хотя при работе с офисными приложениями вполне достаточно и двухканального.Среднестатистический пользователь офисного ПК использует звуковой адаптер длятаких целей, как озвучивание стандартных событий операционной системы илиприложений, фоновое воспроизведение музыкальных файлов (WAV, MP3, WMA и т. п.),просмотр MPEG-4 или DVD-фильмов после рабочего дня. Акустические системы вкомплект стандартной поставки офисного ПК не входят, так как многиепользователи (например, в больших офисах) используют вместо акустических системголовные телефоны (чаще называемые «наушниками»).
Само понятие «офисный ПК» подразумевает работу в коллективе идоступ к данным в глобальной сети Интернет, поэтому компьютеры в обязательномпорядке оснащаются сетевым адаптером. На сегодняшний день все материнские платыимеют встроенный сетевой адаптер.
Согласно законодательству на компьютере должно устанавливатьсятолько лицензионное программное обеспечение.
По данным мировых статистических агентств, доля ПК с операционнойсистемой семейства Windows составляет почти 90 %, поэтому выбор производителяОС для стандартной поставки оказался достаточно простым. В зависимости отконечной инфраструктуры офиса Irbis M в базовой конфигурации поставляются сдвумя видами операционных систем:
Windows XP Home Edition для домашних офисов или для офисов с малымколичеством рабочих мест;
Windows XP Professional Edition для поставки в большие офисы, гдеиспользуется иерархическая доменная структура.
Также есть операционная система Windows Vista, но она не пользуетсяспросом у отечественных потребителей, т.к. требует больших ресурсов компьютераи имеет ряд недочетов.
Стоимость
Наиболее дорогой продукт из рассматриваемых нами — MicrosoftOffice, его цена доходит до 1000 долларов (вариант Developer). Наиболее дешевый- StarOffice: Personal Edition — бесплатно; Professional Edition стоит 169долларов, предлагаются лицензии на несколько рабочих мест.
Таблица3.4 — Стоимость операционной системыВиды операционных систем Цены грн $ Windows XP Home Edition Russian w/SP2b w/Upg Cpn OEM 971,12 199 Windows XP Professional Russian w/SP2b w/Upg Cpn OEM 756 144 Windows Vista Home Basic Russian DVD 495 94 Windows Vista Home Prem Russian DVD 776 147 Windows Vista Business Russian DVD 1057 201 Windows Vista Ultimate Russian DVD 1567 298
Для приведенных комплектаций персональных компьютеров наиболееподойдет операционная система Windows XP Home Edition, так как еефункциональные возможности вполне удовлетворяют решению офисных задач, и еецена на данный момент является самой оптимальной. Так же можна использоватьоперационную систему Windows XP Professional Edition. Для офиса с малимколичеством мест подойдет Windows XP Home Edition. По заявлению Microsoft,Windows XP Home Edition в розничной продаже будет стоить $199, Windows XPProfessional — 299 долларов; обновление операционной системы до Windows XPобойдется в 99 и 199 долларов соответственно. ОЕМ — версия (т.е. приобретаемаявместе с новым компьютером), вероятно, будет стоить несколько меньше. Так же учитываемстоимость Microsoft Office 2003, которая составляет 1310,4 грн
Таким образом, можно рассчитать окончательную стоимостьпрограммно-технический комплекс для оборудования рабочего места оператора компьютерногонабора и оператора компьютерной верстки. Она будет состоять из ценыперсонального компьютера и периферийного оборудования и цены операционнойсистемы и офисного пакета.
На мой взгляд, наиболее оптимальным будет пакет общей стоимостью4298,4 грн.
IV НОРМЫ И ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ ОПЕРАТОРАКОМПЬЮТЕРНОГО НАБОРА И ВЕРСТКИ4.1Анализ потенциально опасных и вредных производственных факторов проектируемогообъекта, воздействующих на персонал
В этом разделе проводится рассмотрение основныхпотенциально опасных и вредных производственных факторов, воздействующих наперсонал при работе с ПЭВМ.
Персональные ЭВМ типа IBM PC AT имеет следующие характеристики:
- потребляемаямощность 220 Вт;
- рабочеенапряжение 220 В;
- напряжениеисточников питания +12 В, -12 В, 5 В;
- рабочаячастота 50 Гц.
Исходя из приведенных характеристик, очевидно, что дляпользователя существует опасность поражения электрическим током в случаенебрежного обращения с компьютером и нарушения правил эксплуатации(невыполнение осмотра открытых частей ПЭВМ, находящихся под напряжением илиснятых для ремонта узлов и т. д.).
Источниками повышенной опасности могут служить следующие элементы:
- распределительныйщит;
- источникипитания;
- блокиПЭВМ и печати, находящиеся в ремонте.
В соответствии с ГОСТ 12.1.005-88 к легкой физической работеотносятся все виды деятельности, производимые сидя и не требующие физическогонапряжения. Работа пользователя разработанного пакета программ относится ккатегории 1а.
Согласно ГОСТ 12.1.013-78 помещение для ПЭВМ по степени опасностипоражения человека электрическим током относится к помещениям без повышеннойопасности (нет токопроводящих полов, сырости, повышенной температуры,возможности одновременного прикосновения к корпусам оборудования с “землей” и ктоконесущим частям).
В соответствии с ГОСТ 12.1.003-74 при обслуживании ПЭВМ персоналможет подвергаться воздействию потенциально опасных физических ипсихофизиологических опасных и вредных производственных факторов:
- повышенноезначение напряжения в электрической цепи, замыкание которой может произойтичерез тело человека;
- повышенныйуровень статического электричества;
- повышенныйуровень электромагнитных излучений;
- повышеннаяили пониженная температура воздуха рабочей зоны;
- повышеннаяили пониженная подвижность воздуха;
- повышеннаяили пониженная влажность воздуха;
- отсутствиеили недостаток естественного света;
- повышеннаяпульсация светового потока;
- недостаточнаяосвещенность рабочего места;
- повышенныйуровень шума на рабочем месте;
- умственноеперенапряжение;
- эмоциональныенагрузки;
- монотонностьтруда.
4.2Мероприятия по технике безопасности
Основным опасным фактором при работе с ЭВМ является опасностьпоражения человека электрическим током, которая усугубляется тем, что органычувств человека не могут на расстоянии обнаружить наличия электрическогонапряжения на оборудовании.
Проходя через тело человека, электрический ток оказывает на негосложное воздействие, являющееся совокупностью термического (нагрев тканей ибиологических сред), электролитического (разложение крови и плазмы) ибиологического (раздражение и возбуждение нервных волокон и других органовтканей организма) воздействий.
Степень поражения человека электрическим током зависит отследующих факторов:
- значениясилы тока;
- электрическогосопротивления тела человека и длительности протекания через него тока;
- родаи частоты тока;
- индивидуальныхсвойств человека и окружающей среды.
Данным проектом предусматриваются следующие технические способы исредства, предупреждающие поражения человека электрическим током:
- заземлениеэлектроустановок;
- зануление;
- защитноеотключение;
- электрическоеразделение сетей;
- использованиемалого напряжения;
- изоляциятоковедущих частей;
- ограждениеэлектроустановок.
Произведём расчёт заземляющего устройства со следующими исходнымиданными
- напряжение заземляемойустановки — 220В;
- режим нейтрали сети — сизолированной нейтралью;
- удельное сопротивлениегрунта – 200 Ом·м(почва(чернозём и др.));
- предельно допустимоесопротивление заземляющего устройства — 4 Ом;
- характеристикаклиматической зоны (III):
1) средняя многолетняянизкая температура, оС — от –14 до -10;
2) продолжительностьзамерзания вод, дни — 150;
3) коэффициент сезонностидля вертикального электрода длиной 3м -1,5.4.3Меры, обеспечивающие производственную санитарию и гигиену труда
Повышение трудоспособности человека и сохранение его здоровьяобеспечивается стабильными метеорологическими условиями.
Микроклимат производственных помещений – это сочетаниетемпературы, влажности и скорости движения воздуха, а также температурыокружающих поверхностей. Значительное колебание параметров микроклиматаприводит к нарушению систем кровообращения, нервной и потоотделительной, чтоможет вызвать повышение или понижение температуры тела, слабость,головокружение и даже обморок.
В помещении для выполнения работ операторского типа, связанных снервно-эмоциональным напряжением, проектом предусматривается соблюдениеследующих нормируемых величин параметров микроклимата (см. таблицу 4.1).
Таблица4.1 — Оптимальные параметры микроклимата в рабочей зоне производственного помещениядля категории работ 1аПериод года Температура, оС Относительная влажность, % Скорость движения воздуха, м/с Холодный 22…24 40…60 0,1 Теплый 23…25 40…60 0,1
Так как в помещении нет источников выделения вредных веществ,можно использовать естественную вентиляцию. Площадь помещений, гдесосредоточено более пяти компьютеров составляет не более 90 м2 каждое, всеготаких помещений. Для обеспечения приемлемых параметров микроклимата в помещениис такой площадью можно использовать 1 кондиционер LG модели LS-Q076ABL или емуподобный.
Одним из факторов, оказывающих вредное воздействие на организмчеловека на производстве, является шум. Утомление операторов из-за шумаувеличивает число ошибок при работе, приводит к возникновению травм. Дляоператора ПЭВМ источником шума является работа принтера. Желательно выполнятьследующие правила: помещать принтер в наиболее удаленное место от персонала ивключать его на непродолжительный период времени (если используется принтер,производящий сильный шум). Лучше использовать принтер с пониженным уровнем шума(струйный или лазерный).
Спектр излучения монитора компьютера включает в себярентгеновскую, ультрафиолетовую, инфракрасную области, а также широкий диапазонволн других частот. Опасность рентгеновских лучей пренебрежимо мала, посколькуэтот вид излучения поглощается веществом экрана.
Для снижения воздействия электромагнитного излученияпредусматривается защита временем и расстоянием. Защита временемпредусматривает ограничение времени пребывания человека в зоне действия полейне более 3.5–4.5 часа.
В проекте предусматривается использовать совмещенное освещение. Всветлое время суток помещение будет освещаться через оконные проемы, в остальноевремя будет использоваться искусственное освещение.
Искусственное освещение в рабочем помещении предполагаетсяосуществлять с использованием люминесцентных источников света в светильникахобщего освещения, поскольку люминесцентные лампы обладают высокой световойотдачей до 75 Лам/Вт и более, продолжительным сроком службы до 10000 часов,спектральным составом излучаемого света, близким к солнечному.
Зрительная работа оператора ПЭВМ в соответствии со СНиП 11-4-79относится к разряду Va. Нормируемая освещенность на рабочем месте (Ен) приобщем освещении составляет 200 лк.4.4Рекомендации по пожарной профилактике
Пожары представляют опасность для жизни человека и сопряжены как сматериальными потерями, так и с отказом средств вычислительной техники, что влечетза собой нарушения хода технологического процесса.
Пожар может возникнуть при внесении (образовании) источниказажигания в горючую среду: материалы отделки помещений, перегородки, двери,полы, изоляционные материалы токоведущих частей аппаратного обеспечения ЛВС, авеществом, являющимся окислителем для процесса горения, является кислород,содержащийся в воздухе рабочей зоны.
Горючими материалами в помещении, где расположены ПЭВМ, являются
- полиамид- материал корпуса микросхемы. Горючее вещество. Температура самовоспламенения420 ºС, энергия зажигания 2мДж;
- поливинилхлорид- изоляционный материал. Горючее вещество. Температура самовоспламенения 480 ºС,энергия зажигания 50мДж;
- стеклотекстолитДЦ — материал печатных плат. Трудногорючий материал;
- пластикаткабельный No.489 — материал изоляции кабеля. Трудногорючий материал.Температура самовоспламенения 1500 ºС;
- плитадревесностружечная — строительный и отделочный материал, материал из которогоизготовлена мебель. Трудновоспламенимый материал. Показатель горючести 1.8;
- бумага– справочная и рабочая документация, литература. Горючий материал. Показательгорючести более 2.1.
В соответствии с ОНТП 24-86 помещение относится к категории В(пожаровзрывоопасной) и согласно ПУЭ пространство внутри помещения относится кпожароопасной зоне класса П-IIа (зоны, расположенные в помещениях, в которыхобращаются твердые горючие вещества).
Потенциальными источниками зажигания могут быть:
- искрыпри замыкании и размыкании цепей;
- искрыи дуги коротких замыканий;
- перегревыот длительной перегрузки и наличия переходного сопротивления;
- разрядыстатического электричества.
При полном сгорании органических соединений образуются СО, SO, HO, N, а при сгорании неорганических соединений – оксиды. В зависимости от температурыплавления и продолжительности реакции могут находится либо в виде расплавов (AlO, Ti O ), либо подниматься в воздух в виде дыма (P O, Na O, MgO).
Состав продуктов неполного сгорания горючих веществ сложен иразнообразен. Это могут быть горючие вещества:
- Н,СО, СН;
- атомарныйводород и кислород;
- различныерадикалы – ОН, СН .
Продуктами неполного сгорания могут быть также оксиды азота,спирты, альдегиды, кетоны и высокотоксичные соединения, например, синильнаякислота.
Для того, чтобы остановить реакцию горения, нарушают условия еевозникновения и поддержания. Обычно для тушения используются нарушения двухосновных условий установившегося состояния – понижение температуры и режимдвижения газов. Понижение температуры может быть достигнуто путем введениявеществ, которые поглощают много тепла в результате испарения и диссоциации(например, вода, порошки).
Пожаробезопасность объекта в соответствии с ГОСТ 12.1.004-91обеспечивается системами предотвращения пожара, противопожарной защиты иорганизационно-техническими мероприятиями.
Предотвратить образование горючей среды (заменить горючие веществаи материалы на негорючие и трудногорючие) не предоставляется техническивозможным.
Поэтому проектом предусматриваются способы и средства,предотвращающие образование (или внесение) в горючую среду источников зажигания,таких как:
- применениеэлектрооборудования, соответствующего пожароопасной и взрывоопасной зонам всоответствии с ПУЭ;
- примененияв конструкции быстродействующих средств защитного отключения возможныхисточников зажигания;
- исключениевозможности появления искрового разряда в горючей среде с энергией, равной иливыше минимальной энергии зажигания;
- поддержаниетемпературы нагрева поверхности оборудования, устройств, веществ, и материалов,которые могут войти в контакт с горючей средой ниже предельно-допустимой,составляющей 80% наименьшей температуры самовоспламенения горючего.
Чтобы предотвратить пожар в вычислительных центрах, проектомпредлагается выполнение следующих требований:
- электропитаниеЭВМ имеет автоматическую блокировку отключения электроэнергии на случайперегрева системы, что может быть результатом остановки системы охлаждения икондеционирования;
- системавентиляции вычислительных центров оборудуется блокирующими устройствами,обеспечивающими ее отключение в случае пожара. Система оборудуется огнепреграждающимиклапанами;
- применениеоборудования, удовлетворяющего требованиям электростатической искробезопасностипо ГОСТ 12.1.018-91 [7];
- послеокончания работы, перед закрытием помещения, все электроустановки иперсональные компьютеры отключаются от сети электропитания;
- впомещениях вычислительных центров запрещается:
1) устраиватьэлектророзетки на сгораемых основах;
2) использоватьсинтетические дорожки и ковры;
3) пользоватьсябытовыми электронагревательными приборами;
4) загромождатьэвакуационные выходы и проходы;
5) устраиватьна окнах глухие решетки;
6) оставлятьбез надзора включенную в электросеть аппаратуру, используемую для измерений инадзора.
Для противопожарной защиты проектом предлагается оборудованиепомещения площадью до 100 м2, относящегося к категории В, автоматическойпожарной сигнализации с применением датчиков-извещателей РИД-1 (извещательдымовой ионизирующий) в количестве 1 шт.
Для снижения пожарной опасности в помещении используются первичныесредства тушения пожаров, а также система автоматической пожарной сигнализации,которая позволяет обнаружить начальную стадию загорания, быстро и точнооповестить службу пожарной охраны о времени и месте возникновения пожара.
В данном разделе былипроанализированы опасные и вредные производственные факторы, оказывающиевлияние на персонал, разработаны мероприятия по технике безопасности,мероприятия, обеспечивающие производственную санитарию и гигиену труда, а такжемероприятия по пожарной профилактике.
Выводы
В ходе дипломной работы я выяснила, что первые документы появилисьпрактически одновременно с возникновением письменности, и основной задачейделопроизводства является учет и контроль.
В известной мере MS Office играет роль базовой платформы дляпостроения документооборота. Основы современных офисных программ закладывалисьв 70-е годы, и свой первый текстовый редактор (Multi-Tool Word) компанияMicrosoft представила в 1983 году, который в последствии стал основой длябудущего офисного пакета. Со временем данный набор стал фактическим стандартомдля офисных приложений. Первая версия пакета MS Office для Windows под номером3.0 вышла в 1993 году.
После проведения опроса на предприятии из полученных данных можносделать вывод, что для работы в офисе подходит лучше всего Microsoft Office2003, так как организация делопроизводства в том или ином офисе связана савтоматизацией конкретных функций: бухгалтерский учет, материально-техническийучет, планирование основной деятельности, управление кадрами.
Microsoft Office 2003 является самым распространенным в миреофисным пакетом Microsoft, он более усовершенствован и приемлем в цене и дляделопроизводства подходит как нельзя лучше.
ПЕРЕЧЕНЬ ССЫЛОК
1. Айзенберг К.Б. Защитапользователя ЭВМ от негативных воздействий слабых электромагнитных полей / К.Б.Айзенберг // Прикл. эргономика. – 1992. – № 2.– С.16-22.
2. Афанасьев А.И. Опроблемах безопасности современных ЭЛТ-мониторов / А.И.Афанасьев //Hard`n`Soft. – 2000. – № 7. – С.48-50.
3. Гранджан Э.Эргономические основы проектирования видеотерминальных рабочих мест / Э.Гранджан // Человеческий фактор: [сб.тр.]: в 6 т.– М., 1992.– Т.5. – С222-283.
4. Коструба С. Заземлениекомпьютера: Правильное решение серьезной проблемы, к которой относятсянесерьезно / С. Коструба // Новости электротехники. – 2003. – № 2. – С.97-99. –Библиогр.: 2 назв.
5. Красовский В.О. Оклассификации производственных вредностей на рабочих местах пользователейперсональных компьютеров / В.О. Красовский, Г.Г. Аминова, Н.Н. Мустафин //Успехи соврем. естествознания. – 2003. – № 1. – С.73-76.
6.www.compuart.ru/
/>7. Стандарты поиздательскому делу М., «Юрист», 1998
/>8.Полянский Н.Н Основыполиграфического производства М., «Книга», 1991
/>9.Валенски В Бумага+ печать (пер. с немецкого) М., «Цандерс Дубль В», 1996
/>10.ШахкельдянБ.Н., Загаринская Л.А Полиграфические материалы, «Книга», 1988
/>/>11.Справочник технолога-полиграфиста. Части 1–6М., «Книга»,1981–1988
/>12.Колосов А.И.,Андреев Ю.С., Волкова Л.А., Давыдов И.А., Васин Г.И. Технологияполиграфического производства (изготовление печатных форм), «Книга»,1986
/>13.Раскин А.Н.,Ромейков И.В., Бирюкова Н.Д., Муратов Ю.А., Ефремова А.Н Технология печатныхпроцессов М., «Книга», 1989
14. referat.onru.ru/ref /op/3007 — Представлениеграфической информации в ЭВМ.
15. http//referat/ru/pub/folder/304 — Графические редакторы и их виды.
16. referat.zoomru.ru/referat.php — Пакетыдемонстрационной графики.
17. r-e-f/ruinformationsciense/38027 — Программыпросмотра изображений.
18. e-xecutive.ru/news/piese — Возможностиредактора Corel Draw.
19. referats/uz/informationsciense/20229 — Возможностиграфического редактора Paint.
20. referat.onru.ru/ref /op/3007 — Редакторработы с растровой графикой — Adobe Photoshop.