МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное агентство по образованию
ИНСТИТУТ ТЕКСТИЛЬНОЙ И ЛЕГКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ ГОУ ВПОАлтГТУ им. И.И. ПОЛЗУНОВА
Кафедра менеджмента, предпринимательства иинформационных технологий
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «Информатика»
Технология создания базы данных всреде СУБД MSAccessнапримере биржи труда
Выполнил
студент __________________ _____________________________
подпись и.о. фамилия
____________________________________________
Подпись
должность и.о. фамилия
Барнаул 2008
Содержание
Введение. 3
1. Технология создания базыданных в среде MS Access. 4
2. Практическая часть.Создание и работа с базой данных на бирже труда. 11
2.1 Общая характеристика задачи. 11
2.2 Описание алгоритма решения задачи. 12
2.3 Выбор пакета прикладных программ. 12
3. Проектирование формвыходных документов с использованием СУБД MS Access 13
3.1 Описание структуры таблиц базы данных Биржатруда. 13
3.2 Таблицы базы данных с исходными данными. 13
3.3 Схема данных. 15
3.4 Запросы… 15
3.5 Отчеты по запросам и таблицам. 17
Заключение. 19
Список литературы… 20
Введение
В настоящее время, эпохуинформации, то, как эффективно люди работают с этой самой информацией во многомопределяет качество их работы. Вместе с тем в различных отраслях экономики –производства, торговли, сферы услуг – еще остается много организаций, которыеинформацию обрабатывают и хранят вручную.
В пакете программ MS Office есть очень удобная и, в то же время, функциональнаяпрограмма – MS Access. Онапозволяет создавать базу данных в виде взаимосвязанных таблиц, извлекатьинформацию из этих таблиц в виде запросов и отчетов. Кроме того, программапозволяет создавать пользовательский интерфейс для ввода и изменения информациив таблицах – для этого есть формы.
Цель работы – изучитьтехнологию создания базы данных.
Задачи работы:
1. Изучение основных процессов в деятельности биржитруда на примере биржи труда «Шанс» (г. Барнаул)
2. Создание таблиц
3. Создание схемы данных
4. Заполнение таблиц данными
5. Формирование запросов
6. Формирование отчетов
Данная работа была проведенана домашнем персональном компьютере (оперативная память 512, HDD 80 Гб), сустановленным программным обеспечением: ОС Windows, MS Office.
/>/>1. Технология создания базы данных в среде MS Access
/>/>
Создание базы данных
/>/>
Создание базы данных с помощью мастера
При запуске MicrosoftAccess открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данныхили открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберитепараметр Запуск мастера, а затем нажмите кнопку ОК.
Если база данных уже былаоткрыта или если было закрыто первое диалоговое окно, нажмите кнопку Создатьбазу данных на панели инструментов.
Установите указатель нанужный значок шаблона базы данных и дважды нажмите кнопку мыши.
Укажите имя и каталог длясоздаваемой базы данных.
Чтобы начать создание новойбазы данных, нажмите кнопку OK.
/>/>
Создание базы данных без помощи мастера
При запуске MicrosoftAccess открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базуданных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберитепараметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК.
Если база данных уже былаоткрыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных напанели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значокновой базы данных.
Укажите имя и каталог базыданных и нажмите кнопку ОК.
После создания пустой базыданных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.
/>/>Создание таблицы
В Microsoft Access существуетдва способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустуютаблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные издругого источника.
/>/>Создание новой пустой таблицы
В Microsoft Accessсуществует четыре способа создания пустой таблицы.
Использование мастера базданных для создания всей базы данных, содержащие все требуемые отчеты, таблицыи формы, за одну операцию. Мастера баз данных создает новую базу данных, егонельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в ужесуществующую базу данных.
Мастер таблиц позволяетвыбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, такихкак деловые контакты, список личного имущества или рецепты.
Ввод данных непосредственнов пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в MicrosoftAccess данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данныхи формат.
Определение всех параметров макета таблицы в режимеконструктора
Независимо от метода,примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использоватьрежим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, длядобавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масокввода.
/>/>Создание таблицы при помощи мастера таблиц
Переключитесь в окно базыданных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.
На вкладке Таблица нажмитекнопку Создать.
Дважды щелкните элемент«Мастер таблиц».
Следуйте инструкциям,выдаваемым в диалоговых окнах мастера таблиц.
В случае необходимости поокончании работы с мастером таблиц изменить или расширить полученную таблицуможно в режиме конструктора.
/>/>Добавление новых данных в режиме таблицы или формы
Откройте таблицу в режиметаблицы или форму в режиме формы.
Нажмите на панелиинструментов кнопку Новая запись
Введите данные и нажмитеклавишу TAB для перехода к следующему полю.
В конце записи нажмитеклавишу TAB для перехода к следующей записи.
/>/>Изменение данных в поле
Откройте таблицу в режиметаблицы или форму в режиме формы.
Чтобы изменять данныевнутри поля, установите указатель в любое место в пределах этого поля и нажмитекнопку мыши.
Для выделения всего поля врежиме таблицы установите указатель на левый край поля. Когда указатель приметвид, нажмите кнопку мыши.
Введите текст с клавиатуры.
Если при вводе текстадопущена ошибка, нажмите клавишу BACKSPACE. Для отмены изменений, внесенных втекущее поле, нажмите клавишу ESC. Для того чтобы отменить изменения, внесенныево всю запись, снова нажмите клавишу ESC перед выходом из поля. MicrosoftAccess сохраняет изменения в момент перехода к другой записи.
/>/>Создание форм
Пользователь имеетвозможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастерформ ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всюосновную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашениена ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастерможно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Длянастройки формы следует переключиться в режим конструктора.
Для создания простой формы,содержащей один столбец, используется кнопка Новый объект.
/>/>Создание формы с помощью автоформы
Автоформа создает форму, вкоторой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждоеполе расположено на отдельной строке, с левой стороны от которой отображаетсянадпись к данному полю.
В окне базы данных выберитевкладку Таблицы или Запросы.
Выберите таблицу илизапрос, на основе которых необходимо создать форму, или откройте их в любомрежиме.
Нажмите кнопку раскрытиясписка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выберите элемент Автоформа.
/>/>Создание формы с помощью мастера
В окне базы данных выберитевкладку Формы.
Нажмите кнопку Создать.
В диалоговом окне Новаяформа выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой частидиалогового окна.
Выберите имя таблицы илизапроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма.
Нажмите кнопку OK.
Если на шаге 3 были выбраныМастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формы следуйтеинструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выбореэлементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличнаяформа создается автоматически.
Изменить созданную форму можнов режиме конструктора.
/>/>Создание формы или отчета на основе записей, отобранных с помощью фильтра
Выведите на экран записи,отобранные с помощью фильтра, и нажмите кнопку раскрытия списка, расположеннуюрядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов.
Для автоматическогосоздания стандартной формы или отчета с помощью мастера выберите команду Автоформаили Автоотчет.
Для того чтобы указать типсоздаваемой формы или отчета, выберите пункт Форма или Отчет, а затем выберитев списке мастера или режим.
Источником записей длянового объекта служит таблица или запрос, в которых был создан фильтр. Объектнаследует этот фильтр.
Завершите разработку макетаили внесите другие необходимые изменения в форму или отчет, а затем сохранитеих.
В новой форме или отчетебудет применен порядок сортировки, указанный в базовой таблице или запросе.
Последующее изменениефильтра в таблице или запросе не влияет на форму или отчет, созданные с помощьюранее заданного фильтра.
/>/>Создание запроса
Часто запросы в MicrosoftAccess создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно ихсоздавать.
Для создания запроса,являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм илимастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или формаоснованы на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются ихбазовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качествезапроса.
Чтобы упростить созданиезапросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые длянескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросовавтоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователяна поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можнотакже использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для егоналадки переключитесь в режим конструктора.
Для создания запросов наоснове обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля,сохраните фильтр как запрос.
Если ни один изперечисленных методов не удовлетворяет требованиям, создайте самостоятельнозапрос в режиме конструктора.
/>/>
Создание отчета
Пользователь имеетвозможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощьюмастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутиннуюработу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятсядиалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается наосновании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытныхпользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основойсоздаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора ивнести изменения в стандартный макет.
/>/>Создание отчета с помощью мастера
В окне базы данных выберитевкладку Отчеты.
Нажмите кнопку Создать.
В диалоговом окне Новыйотчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером,выводится в левой половине диалогового окна.
Выберите имя таблицы илизапроса, содержащих данные, по которым строится отчет.
Microsoft Access поумолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных дляотчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поляиз других таблиц или запросов.
Нажмите кнопку OK.
Если на шаге 3 выбранмастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, выполняйте инструкциимастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если выбран один из мастеров автоотчетов,отчет создается автоматически.
/>/>Печать отчета
Перед тем как открыватьотчет в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полейи другие параметры страницы.
Выберите отчет в окне базыданных или откройте отчет в режиме конструктора, режиме предварительногопросмотра или режиме просмотра образца.
Выберите в меню Файлкоманду Печать.
Укажите требуемые значенияпараметров в диалоговом окне Печать.
В группе Принтер выберитепринтер.
В группе Печатать выберитепечать всего отчета или определенного диапазона страниц.
В группе Копии укажитечисло печатающихся копий и, при необходимости, печать с раскладкой по копиям.
Нажмите кнопку OK.
Для вывода отчета на печатьбез открытия диалогового окна нажмите кнопку Печать на панели инструментов.
2. Практическая часть. Создание иработа с базой данных на бирже труда/>/> 2.1 Общая характеристика задачи
Задача – создание базыданных в среде СУБД MS Access,удобной для автоматизации деятельности биржи труда. В данной работерассматривается биржа труда «Шанс» (г. Барнаул) оказывающее услуги населению потрудоустройству, а также помощь работодателям при закрытии вакансий на ихпредприятиях.
Соискатели обращаются набиржу труда, заполняют анкету, получают информацию у работников биржи труда оналичии подходящих вакансий в организациях города и края, рассматриваютпредложения, ходят на собеседования. Работодатели, заинтересованные в поискеперсонала, обращаются на биржу труда и оставляют информацию о вакансиях. Вбольшинстве случаев, работники биржи труда сами обзванивают организации городас целью получить информацию о наличии вакансий. Работники биржи труда фиксируютинформацию о работодателях и их вакансиях, а также о соискателях (анкеты).
Исходя из этого, можновыделить главные процессы в деятельности биржи труда:
· Клиенты (соискатели) оставляютинформацию о себе на бирже труда в виде заполненной анкеты. Работник биржитруда (консультант) регистрирует информацию о соискателе.
· Работодатели делают заявку наперсонал, сообщая информацию о наличии вакансий, либо работник биржи трудасамостоятельно по телефону выясняет данную информацию. Информация о вакансияхтакже регистрируется.
· Работник биржи труда анализируетинформацию о вакансиях и соискателях, выдает соискателям информацию в видеперечня открытых вакансий, подходящих данному клиенту (соискателю).
· Клиенты рассматриваютпредложения и сообщают о результатах (факт трудоустройства или отсутствиетакового). Работник биржи фиксирует данную информацию./>/> 2.2 Описание алгоритма решения задачи
Для автоматизированияосновных процессов, а именно: регистрации информации о соискателях, вакансиях,работодателях, анализа нужно сформировать базу данных. Ее можно представить каксовокупность таблиц, связанных между собой.
· Данные о работодателях будутхраниться в таблице «Работодатели».
· Информация о клиентах будетхраниться в таблице «Соискатели».
· Информация о вакансиях – втаблице «Вакансии». Причем, если от одного работодателя будет нескольковакансий, каждая из них будет оформляться отдельной строкой в таблице./>/> 2.3 Выбор пакета прикладных программ
Для отображения описанных выше процессов в видесвязанных таблиц необходимо программное обеспечение. Существуют вариантыспециализированного программного обеспечения для автоматизации деятельностибиржи труда. Самый доступный вариант это программы пакета MS Office. Часть функций можно реализовать программой MS Excel, но в ней сложнее будет установить логические связимежду таблицами и извлекать информацию в виде запросов и отчетов. Для данныхцелей можно использовать программу для проектирования баз данных MS Access.
/>/>3.Проектирование форм выходных документов с использованием СУБДMS Access 3.1 Описание структуры таблиц базы данных Биржатруда
/>
Рис. 1. Описание структурызаписи таблицы Вакансии
/>
Рис. 2. Описание структурызаписи таблицы Работодатели
/>
Рис. 3. Описание структурызаписи таблицы соискатели.
3.2 Таблицы базыданных с исходными данными
/>
Рис. 4. Содержимое таблицыСоискатели
/>
Рис. 5. Содержимое таблицыРаботодатели
/>
Рис. 6. Содержимое таблицыВакансии
3.3 Схема данных
/>
Рис. 7. Схема данных 3.4 Запросы
/>
Рис. 8. Запросы
/>
Рис. 9.Запрос – Всеоткрытые вакансии на текущий момент
/>
Рис. 10.1 Параметр запроса
/>
Рис. 10.2. Запрос – Списокоткрытых вакансий по указанной должности
/>
Рис. 11.1 Параметр запроса
/>
Рис. 11.2. Запрос – Списоккандидатов на указанную вакансию
/>
Рис. 11.3. Запрос – Списоккандидатов на указанную вакансию в режиме конструктор 3.5 Отчеты по запросам и таблицам
/>
Рис. 12 Отчеты
/>
Рис. 13. Отчет Все вакансии– по таблице Вакансии
/>
Рис. 14.1. Параметр запроса
/>
Рис. 14. 2. Отчет Списокоткрытых вакансий по указанной должности – по запросу Список открытых вакансийпо указанной должности (список вакансий по должности сварщик)
Заключение
При подготовке даннойкурсовой работы мною были получены и углублены знания по технологии созданиябазы данных с помощью программы MS Access.
Microsoft Access объединяетсведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемыеформы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные,получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализироватьданные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.
В базе данных сведения изкаждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными изнескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбораданных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросыпозволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнитьвстроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или измененияданных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные изодной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный илисозданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки ихопределенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечататьотчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечаткипочтовых наклеек.
Список литературы
1. Шафрин Ю.А. «Основы компьютернойтехнологии». М., 1998
2. Информатика. Базовый курс:Учебник / Под ред. С.В.Симоновича. – СПб. Питер, 2005.
3. Леонтьев В.П. Новейшаяэнциклопедия персонального компьютера. – М: ОЛМА-ПРЕСС Образование, 2005.
4. Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2000. – М: Издательский дом «Вильямс», 2000.
5. Бекаревич Ю., Пушкина Н. MS Access 2000 за 30 занятий. – СПб: ВНV,2000.
6. Маклаков С.В. Моделированиебизнес-процессов с BPwin 4.0. – М.: Диалог-Мифи, 2002.