КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине:
«Информационные технологии управления»
Москва 2009
Условиязадачи
Для отделаснабжения необходимо ежемесячно рассчитывать недопоставку материалов каждым поставщиком.Расчет выполняется путем подсчета общего количества материалов, поставленногокаждым поставщиком за месяц, сравнения этого количества с планом и определенияпроцента поставки.
Входнаяинформация: код поставщика, кодматериала, дата поставки, единица измерения, количество поставленногоматериала, план поставки.
Результирующаяинформация: код поставщика, код материала,единица измерения, факт, план, процент выполнения плана.
Решение
Решение задачи средствами MS Excel
Составимтаблицы данных, исходя из условия задачи:
а)Приходная накладная (Таблица 1)
б)Справочник материалов (Таблица 2)
в)Справочник поставщиков (Таблица 3)
Таблица 1
Приходная накладная
Код поставщика
Код материала
Дата поставки
Количество поставленного материала 500 3017 06.10.2009 1500 501 3018 07.10.2009 85 502 3019 08.10.2009 50 503 3020 08.10.2009 10 504 3021 09.10.2009 20 505 3022 10.10.2009 40 506 3023 10.10.2009 1250 507 3024 11.10.2009 800 508 3025 12.10.2009 30
Таблица 2
Справочник материалов
Код материала
Количество поставленного материала
Единица измерения 3017 1500 шт. 3018 85 кг 3019 50 кг 3020 10 т 3021 20 кв. м 3022 40 кв. м 3023 250 шт. 3024 800 шт. 3025 30 кв. м
Таблица 3
Справочник поставщиков
Код поставщика
Дата поставки
Количество поставленного материала
План поставки
% выполнения плана 500 06.10.2009 1500 1505 99,7 501 07.10.2009 85 85 100,0 502 08.10.2009 50 60 83,3 503 08.10.2009 10 15 66,7 504 09.10.2009 20 35 57,1 505 10.10.2009 40 41 97,6 506 10.10.2009 250 263 95,1 507 11.10.2009 800 835 95,8 508 12.10.2009 30 52 57,7
Решение задачи средствами MS Access
Создадимбазу данных
Сформируем файл новой базы данных
· Нажмем кнопку «Пуск»
· Выделяем команду «Программы»
· Выбираем MS Access
· Нажимаем клавишу Enter
· Раскрываем вкладку «Новая база данных» в разделе Создание
· Присваиваем файлу имя «Сведения о поставке материалов»
· Нажимаем кнопку «Создать»: появляется диалоговое окно с именем данногофайла (Рис. 1):
/>
Рис. 1.Диалоговое окно с именем файла «Сведения о поставке материала»
Создание формы таблиц «Приходная накладная», «справочникпоставщиков», «Справочник материалов».
· Создадим форму таблицы «Приходная накладная» с помощьюконструктора таблиц.
· Осуществим описание полей таблицы (Рис. 2)
· Нажимаем кнопку «Закрыть»
· Появляется вопрос: Сохранить изменения макета или структурыобъекта таблицы «Таблица1»
· Нажимаем кнопку «Да»
· В поле Имя таблицы вводим «Приходная накладная»
· Нажимаем кнопку ОК: появляется диалоговое окно «Ключевые поля незаданы»
/>
Рис. 2.Описание полей таблицы «Приходная накладная»
· Нажимаем кнопку «Да»
· Создаем форму таблицы «Справочник поставщиков» с помощьюконструктора таблиц.
· Осуществим описание полей таблицы (Рис. 3)
· Нажимаем кнопку «Закрыть»
· Появляется вопрос о сохранении изменений
· Нажимаем кнопку «Да»
· В поле Имя таблицы вводим «Справочник поставщиков»
· Нажимаем кнопку ОК: появляется диалоговое окно «Ключевые поля незаданы»
/>
Рис. 3.Описание полей таблицы «Справочник поставщиков»
· Нажимаем кнопку «Да»
· Создадим форму таблицы «Справочник материалов» с помощьюконструктора таблиц
· Осуществим описание полей таблицы (Рис. 4)
· Нажимаем кнопку «Закрыть»
· Появляется вопрос о сохранении изменений
· Нажимаем кнопку «Да»
· В поле Имя таблицы вводим «Справочник материалов»
· Нажимаем кнопку ОК: появляется диалоговое окно «Ключевые поля незаданы»
· Нажимаем кнопку «Да»
/>
Рис. 4.Описание полей таблицы «справочник материалов»
Ввод данныхв данные таблицы «Приходная накладная», «справочник поставщиков», «Справочникматериалов».
· Вводим входные данные по каждой строке в таблицу «Приходнаянакладная»
· Нажимаем кнопку «Закрыть»
· Введем входные данные в таблицу «Справочник поставщиков»
· Нажимаем кнопку «Закрыть»
· Введем входные данные в таблицу «Справочник материалов»
· Нажимаем кнопку «Закрыть»
· Происходит возврат к диалоговому окну с именем файла «Сведения опоставке материалов» и указанием в объекте «Таблицы» имен сформированных таблиц«Приходная накладная», «справочник поставщиков», «Справочник материалов».
Организациявзаимосвязи между таблицами «Приходная накладная», «справочник поставщиков»,«Справочник материалов».
· Нажимаем «Работа с базами данных» и в его контекстном меню –«Схема данных»
· Появляется диалоговое окно «Добавление таблицы»
· Выберите по очереди каждое наименование таблицы и нажмите кнопку«Добавить»; после набора последней таблицы нажмите кнопку «Закрыть»
· Расположите таблицы в удобном для восприятия виде
· Перетащим левой клавишей мыши поле «Код поставщика» из таблицы«Приходная накладная» в таблицу «Справочник поставщиков» и совместим его сполем «Код поставщика»: появится диалоговое окно «Изменение связей»; установимфлажок «Обеспечение целостности данных»
· Проверяем тип отношения «Один-ко-многим»
· Нажимаем «Создать»
· В диалоговом окне «Схема данных» появляется линия связи по полю«Код поставщика» между таблицами «Приходная накладная» и «Справочник поставщиков»
· Перетащим левой клавишей мыши поле «Код материала» из таблицы«Приходная накладная» в таблицу «Справочник материалов» и совместим его с полем«Код материала»: появится диалоговое окно «Изменение связей»; установим флажок«Обеспечение целостности данных»
· Проверяем тип отношения «Один-ко-многим»
· Нажимаем «Создать»
· В диалоговом окне «Схема данных» появляется линия связи по полю«Код материала» между таблицами «Приходная накладная» и «Справочник материалов»
Созданиезапроса «Приходная накладная с учетом данных справочников»
· Нажимаем кнопку «Закрыть» в диалоговом окне «Схема данных»:происходит возврат к диалоговому окну с именем файла «Сведения о поставкематериалов» и указанием в объекте «Таблицы» имен сформированных таблиц:«Приходная накладная», «справочник поставщиков», «Справочник материалов».
· Нажимаем кнопку объекта «Запросы» в диалоговом окне с именем файла«Сведения о поставке материалов»: появится команда «Создание запроса в режимеконструктора»
· Нажимаем клавишу Enter: в результате появляется макет дляформирования запроса «Запрос1» и диалоговое окно «Добавление таблицы»
· Выбираем по очереди каждое наименование таблицы в диалоговом окне«Добавление таблицы» и нажмите кнопку «Добавить». После набора названияпоследней таблицы нажимаем кнопку «Закрыть»: появляются таблицы. Расположимтаблицы в удобном для восприятия виде
· Помимо установленных связей между полями автоматически формируютсясвязи между счетчиками справочников. Подобное формирование приводит к искажениюзапроса. Удаляем эти связи.
· В каждом столбце нижней части запроса 1) имени таблицы и 2) имениполя. При выборе в столбце имени таблицы руководствуемся связями по полямтаблиц: в результате формируется запрос «Приходная накладная с учетом данныхсправочников»
· Нажимаем кнопку «Закрыть»
· Появляется диалоговое окно с вопросом о сохранении изменений макетаили структуры объекта «запроса «Запрос1»»
· Нажимаем кнопку «Да»
· В объекте «Запросы» отражается наименование запроса
· Откроем запрос «Приходная накладная с учетом данных справочников»
Созданиеотчета
· В меня диалогового окна «Создать» нажимаем команду «Мастеротчетов»
· В качестве источника данных выбираем запрос «Приходная накладная сучетом данных справочников»
· Выделяем последовательно в окне «Доступные поля» и каждоевыбранное поле переносим также последовательно в окно «Выбранные поля» с помощьюкнопки «>»
· Нажимаем кнопку «Далее»
· Выбираем вид представления данных
· Нажимаем «Далее»: появляется диалоговое окно «Создание отчетов»для выбора порядка сортировки и вычисления
· Нажимаем кнопку «Итоги»: появляется диалоговое окно «Итоги».
· Ставим флажки: 1) «Sum – Сумма поставки»; 2) «только итоги»
· Нажимаем «Далее»: появляется диалоговое окно «Создание отчетов»для выбора вида макета отчета
· Выбираем ступенчатый вид макета и книжную ориентацию, поставивсоответствующие флажки
· Нажимаем «Далее»: появляется диалоговое окно «Создание отчетов»для выбора требуемого стиля отчета
· Выбираем официальный стиль
· Нажимаем «Далее»
· Появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для присвоения имениотчета
· Вводим название формы отчета «Фактическое выполнение поставок»
· Флажок должен указывать действие «Просмотреть отчет» Нажимаем«Готово»: появляется диалоговое окно «Фактическое выполнение поставок» сотражением отчета