«Составление расписанийвыполнения работ в MicrosoftProject»
При запуске Microsoft Project выглядит так, какпоказано на рисунке 1.
/>
Рис. 1 MicrosoftProjectпосле первого запуска
Сверхурасположена строка меню, под ней – панель инструментов, ниже – рабочая областьпрограммы.
Среди панелейинструментов есть особая панель Консультант (Project Guide), которая расположенанад рабочей областью программы. Названия кнопок этой панели соответствуютосновным объектам, с которыми может работать MS Project: Задачи (Tasks), Ресурсы (Resources), Отслеживание (Track), Отчет (Report). При щелчке по любой изэтих кнопок на панели в левой части рабочей области, которая называетсяОбластью задач (Task Pane) отображается список возможных действий свыбранным объектом.
1Настройка параметров программы
Перед началомработы MS Project необходимо настроить некоторые параметры программы. Для переходак настройке нужно выбрать команду Сервис → Параметры (Tools → Options). На экране появитсядиалоговое окно настроек с несколькими закладками, на которых сгруппированыпараметры, определяющие работу программы. Почти на каждой закладке есть кнопкаПо умолчанию (Set as default), позволяющая сохранить сделанные настройки так, чтобы ониавтоматически применялись во всех последующих проектах.
На рисунке 2представлена закладка Вид (View).
/>
Рис. 2 Закладка «Вид»окна «Параметры»
В спискеПредставление по умолчанию (Default view) указывается, какое представление открыватьсяпри создании нового проекта или при запуске программы. Представление – этоспособ отображения проектных данных для просмотра и редактирования, которыйможет содержать в себе таблицы, диаграммы и формы. В представлении на экранеотображается ограниченный набор нужной информации о проекте, что облегчает ее просмотри редактирование.
С помощьюсписка Формат даты (Date format) можно установить формат представления дат.
В разделеПоказывать (Show) расположены флажки, управляющие отображением стандартных инестандартных элементов интерфейса программы.
Закладка Общие(General) (рисунок 3) состоит изтрех разделов. В разделе Общие параметры для Microsoft Project (Genera option for Microsoft Office Project) расположены элементынастройки общих параметров программы, в третьем Общие параметры для…(General options for…) – элементы настройкиобщих параметров открытого проекта. В разделе Мастер планирования (Planning Wizard) определяется, какимобразом будут отображаться подсказки при составлении плана проекта.
Прежде чемначать составление плана проекта необходимо ввести в диалоговом окне начальныеданные о проекте. Флажок Запрос на ввод сведений о проекте для новых проектов (Prompt for project info for new projects) обеспечиваетавтоматический вывод на экран необходимого диалогового окна при создании новогопроекта.
В MS Project имеется особый режимпросмотра таблиц – Автофильтр (AutoFilter), при котором в заголовке каждой таблицыотображается кнопка для ее сортировки. Поскольку этот режим требуется не всегдаи его можно включить кнопкой Форматирование (Formatting) панели инструментов,флажок Включать автофильтр для новых проектов (Set AutoFilter for new projects) удобнее сбросить.
В последнемблоке настроек нужно установить флажок Автоматически добавлять новые ресурсы изадачи (Automatically add new resources and tasks). Это обеспечит удобныйввод данных в проект.
/>
Рис. 3 Закладка «Общие»окна «Параметры»
Настройкиредактирования помещены в закладке Правка(Edit) (рисунок 4) исгруппированы в двух разделах (вверху закладки), один из которых содержитэлементы настройки, относящиеся к программе целиком, а второй (внизу закладки)к открытому в данный момент проекту.
ФлажокПеретаскивание ячеек (Allow cell drag and drop) определяет, будет лиможно перетаскивать ячейки таблиц с помощью мыши, а флажок Переход к следующемуполю после ввода (Move selection after enter) – будет ли перемещатьсякурсор в следующую ячейку, после того как при редактировании текущей ячейкинажата клавиша Enter. Флажок Правка прямо в ячейке(Edit directly to cell) определяет, можно лиредактировать данные непосредственно в ячейке таблицы. Если этот флажоксбросить, то для редактирования данных будет необходимо выделить ячейку ивводить ее содержимое в строку ввода.
/>
Рис. 4 Закладка «Правка»окна «Параметры»
Флажок Запросна обновление автоматических связей (Ask to update automatic links) управляет способомобновления объектов из других файлов, внедренных в файл проекта. Обновлениеможет происходить автоматически или по запросу. Для автоматического обновлениявнедренных объектов флажок необходимо сбросить.
От состоянияфлажка Добавлять пробел перед надписями (Add space before label) зависит, будет ливставляться пробел между количеством единиц и их обозначением. По умолчаниюфлажок установлен, и сбрасывать его не желательно.
ЗакладкаКалендарь (рисунок 5) используется для ввода, просмотра и изменения параметровдаты и времени. Все эти параметры являются локальными и сохраняются вместе стекущим проектом. Имеются следующие возможности.
· Заданиепервого дня недели и первого месяца финансового года для данного проекта.
· Заданиевремени начала и окончания по умолчанию для тех ограничений задач, в которыхвводится дата, но не вводится время.
· Заданиеколичества часов в дне или неделе, а также количества дней в месяце для вводазначений длительности и трудозатрат.
/>
Рис. 5 Закладка«Календарь» окна «Параметры»
Изменениепараметров данного диалогового окна не влияет ни на календарь проекта, ни накалендари рабочего времени ресурсов. Оно влияет только на преобразованиедлительностей в соответствующие временные интервалы. Заданный на этой вкладкевременной интервал применяется также к преобразованию длительности в значениятрудозатрат. Подобным же образом осуществляется преобразование временныхзначений полей Часов в неделе и Дней в месяце.
ЗакладкаПланирование (рисунок 6) используется для ввода, просмотра и измененияпараметров планирования задач. Возможны как установка глобальных параметровпланирования для программы в целом, так и установка локальных параметровпланирования для текущего проекта, включая даты начала новых задач, единицыизмерения времени, используемые для длительности и трудозатрат, и стандартныйтип задачи.
Длительностьвводится в - этот параметр определяет единицу измерения времени,используемую по умолчанию в поле «Длительность». Программа будет вводить ееавтоматически, если пользователь при вводе значения в поле «Длительность» неукажет единицу измерения времени. Если в поле «Длительность» ввести другуюединицу измерения времени, программа будет автоматически вводить новую единицу,если значение времени будет введено без указания единицы измерения.
/>
Рис. 6 Закладка«Планирование» окна «Параметры»
Тип задач поумолчанию — определяет влияние изменения существующих сведений оназначениях — трудозатрат, единиц назначения или длительности — нарасчет двух других полей назначений для данной задачи. По умолчанию он задаеттип для всех новых задач.
Существуютследующие типы задач.
Фиксированнаядлительность. Этот тип задачи выбирается в случае, если требуется сохранитьпостоянной длительность задачи независимо от любых изменений единиц назначенияили трудозатрат. В задачах с фиксированной длительностью выполняются следующиедействия.
· Приизменении единиц заново вычисляет трудозатраты.
· Приизменении длительности в задаче с фиксированной длительностью занововычисляются трудозатраты.
· Приизменении количества трудозатрат заново вычисляются единицы.
Фиксированныеединицы. Тип задачи Фиксированные единицы выбирается в случае, если требуетсясохранить постоянным число единиц назначения независимо от каких-либо измененийдлительности или трудозатрат. Этот параметр применяется по умолчанию. В задачахс фиксированными единицами выполняются следующие действия.
· Приизменении единиц в задаче с фиксированными единицами заново вычисляетсядлительность.
· Приизменении длительности заново вычисляются трудозатраты.
· Приизменении количества трудозатрат заново вычисляется длительность.
Фиксированныетрудозатраты. Этот тип задачи выбирается в случае, если требуется сохранитьпостоянным количество трудозатрат независимо от каких-либо измененийдлительности или единиц назначения ресурсов для задачи. Поскольку задачи сфиксированными трудозатратами по определению являются задачами с фиксированнымобъемом работ, флажок Фиксированный объем работ устанавливается для нихавтоматически. В задачах с фиксированными трудозатратами выполняются следующиедействия:
· приизменении единиц заново вычисляется длительность;
· приизменении длительности заново вычисляются единицы;
· приизменении количества трудозатрат для задач с фиксированными трудозатратамипроизводится перерасчет длительности.
ФлажокПоказывать сообщения о планировании (Show scheduling messages) определяет, будет ли MS Project сообщать онесоответствиях в плане проекта.
2Таблицы
Таблицыявляются основным средством хранения данных в MS Project.
В проектномфайле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых содержитинформацию о задачах, а вторая – о ресурсах проекта, то есть задействованныхпри выполнении проекта людях и материальных ценностях. Две этих внутреннихтаблицы состоят из множества полей, большинство из которых не используется.Отображаются только столбцы, включенные в определенные представления.
В MS Project заложен наборпредопределенных таблиц, каждая из которых содержит несколько полей одной из внутреннихтаблиц проектного файла. Списки предопределенных таблиц MS Project с информацией о задачахи ресурсах приведены в таблицах 1 и 2.
Табл. 1 Таблицы с информациейо задачах
Таблица
Содержание Исходный план (Baseline) Данные из базового плана проекта Даты ограничений (Constraint Dates) Ограничения задачи (даты ограничений и типы) Затраты (Cost) Стоимость задач и проекта Задержка (Delay) Информация для выравнивания загрузки ресурсов Освоенный объем (Earned Value) Общая таблица для сравнения запланированного и фактического объемов работ, запланированной и фактической стоимости Индикаторы календарного плана освоенного объема (Earned Value Schedule Indicators) Сравнение запланированного и фактического графиков выполнения проекта Показатели затрат для освоенного объема (Earned Value Cost Indicators) Сравнение запланированного и фактического проектного бюджета Ввод (Enter) Таблица для ввода общей информации о задаче Экспорт (Export) Информация для экспорта данных о задачах во внешний файл Гиперссылка (Hyperlink) Связанные с задачей ссылки, ведущие на внешние сайты
Ожидаемый сценарий (PA_Expected Case)
Оптимистичный сценарий (PA_Optimistic Case)
Пессимистичный сценарий (PA_Pessimistic Case) Три таблицы для анализа проекта по методике PERT. Идентичны по структуре и содержат данные об ожидаемом, оптимистичном и пессимистичном планах проекта Ввод для анализа PERT (PA_PERT Entry Sheet) Таблица для ввода данных, используемых при проведении анализа плана по методике PERT Сводные задачи (Rollup Table) Служит для оптимизации отображения сводных задач Schedule (календарный план) Расписание начала и окончания выполнения задач, интервалы между задачами Суммарные (Summary) Общая информация о задачах проекта Отслеживание (Tracking) Информация о ходе выполнения проекта Использование (Usage) Задачи проекта, объемы работ, длительность, даты начала и окончания Расхождение (Variance) Данные об отклонении от плана при выполнении работ Трудозатраты (Work) Информация об объеме работы по проекту
Табл. 2 Таблицы синформацией о ресурсах
Таблица
Содержание Стоимость (Cost) Стоимость ресурсов проекта Приобретенная стоимость (Earned Value) Сравнение запланированной и фактической стоимостей ресурса в проекте Ввод (Entry) Таблица ввода общей информации о ресурсе Ввод материального ресурса (Entry – Material Resources) Таблица для ввода общей информации о материальном ресурсе Ввод нематериального ресурса (Entry – Work Resources) Таблица для ввода общей информации о нематериальном ресурсе Экспорт (Export) Информация для экспорта данных о ресурсах во внешний файл Гиперссылка (Hyperlink) Связанные с ресурсом ссылки, ведущие на внешние сайты в Internet и Intranet Сводная (Summary) Общая информация о ресурсах проекта Использование (Usage) Информация о работе, на которую выделены ресурсы Работа (Work) Информация об объеме работы, на которую выделены ресурсы
Таблицыотображаются в представлениях, причем есть представления, в которых таблицысовмещены с диаграммой, например диаграммой Ганта (Gantt Chart). Существуют ипредставления, состоящие только из таблицы. Какая из таблиц загружается поумолчанию при загрузке программы, определяется в настройках.
Переключениемежду таблицами осуществляется с помощью команды Вид→Таблица (View→Table). В пункте меню Вид→Таблицаперечислены наиболее часто используемые таблицы для текущего представления.Если в этом пункте меню нет нужной таблицы, то ее можно найти в пункте Другиетаблицы (More tables).
3Подготовка к составлению плана
Управлениепроектом заключается в составлении плана и отслеживании хода работ по нему.Проекты могут осуществляться в любой области деятельности. Так проектом можетбыть разработка информационной системы, выполнение курсового или дипломногопроекта, постройка здания, проведение предвыборной компании и т.д.
Проектпредпринимается для достижения определенного результата в определенные сроки иза определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, спомощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди иоборудование будут нужны для выполнения работ, в какое время эти люди иоборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержиттри основных элемента: задачи (tasks), ресурсы (resource) и назначения (assignment).
Задачей называется работа,осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата.Поскольку проект обычно содержит много задач, то для удобства отслеживанияплана их объединяют в группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется егожизненным циклом.
Фазапроекта состоитиз одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается одинили несколько основных результатов проекта. Если для достижения результатовзадачи нужно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужновыполнить группу других задач. В этом заключается отличие фазы от задачи – еерезультат суммирует результаты других задач. Поэтому в MS Project фазы называютсясуммарными задачами (summary task). Фазы могут состоять как из задач, так и другихфаз.
Проектразбивается на фазы для удобства контроля хода работы. По завершении проектнойфазы обычно осуществляется анализ полученных результатов, чтобы с минимальнымизатратами определить и исправить ошибки.
Задачи, врезультате выполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающимизадачами. В MS Project они называются вехами (milestone). Обычно результатомфазы является достижение некоторой промежуточной цели, поэтому вехой в планепроекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которойдостигается ее результат. Если такой задачи нет, а фазовый результатдостигается, например, одновременным завершением нескольких задач, то создаетсяфиктивная завершающая задача, длительность которой устанавливается равной 0дней, и на нее не выделяются исполнители. Она присутствует в плане исключительнодля обозначения момента завершения фазы, что облегчает отслеживание планапроекта.
Длительностьзадачи — это период рабочего времени, необходимый для выполнения задачи. Длительностьзадачи может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачейсотрудника. Длительность (duration) соответствует времени, через которое будетполучен результат работы, а трудозатраты (work) – времени, затраченномусотрудниками на получение результата.
Задачи вплане проекта взаимосвязаны, например, часто одна задача не может начаться дотех пор, пока не будет закончена другая. На плане проекта зависимости (dependencies) обозначаются с помощью связей(links). Оба этих термина – зависимость и связь — используютсяс одним и тем же смыслом, обозначая логику, определяющую последовательностьвыполнения работ в плане проекта.
Под ресурсамипонимаются сотрудники и оборудование, необходимые для выполнения проектныхзадач. Каждый сотрудник, участвующий в проекте, получает определенную роль,соответствующую его квалификации. При составлении списка ресурсов частоиспользуется ролевое планирование. Например, сначала определяется, что дляисполнения работ требуются три программиста и один менеджер, а затем, когдаплан проекта утвержден, подбираются конкретные сотрудники для этих ролей.
Важноесвойство ресурсов – стоимость (cost) их использования в проекте. В MS Project существуют два типастоимости ресурсов: повременная ставка (rate) и стоимость заиспользование (cost per use). Повременная ставка выражается в стоимостииспользования ресурса за единицу времени. Обычно почасовая ставка используетсядля учета стоимости не материальных ресурсов. Величина затрат на использованиеобозначает стоимость использования оборудования или сотрудника в задаче,которая не зависит от того, сколько времени задействован в задаче сотрудник илиматериальный ресурс. Общие затраты на использование такого ресурса определяютсяпутем умножения стоимости использования на число задач, в которых онзадействован. У ресурса может быть указана стоимость как одного из двух типов,так и обоих.
Назначения – это связь определеннойзадачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. На одну задачу может бытьназначено несколько ресурсов, причем как материальных, так и нематериальных.Назначения объединяют в плане задачи и ресурсы, делая план целостным. Благодаряназначениям решается целый ряд задач планирования:
— определяются ответственные лица за исполнение задач;
— когдаопределены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объемвремени, затрачиваемый им на проект, а значит и его стоимость;
— определивстоимость участия всех ресурсов в проекте, можно определить общую стоимостьпроекта;
— назначаяресурсы на задачи, можно сокращать срок выполнения работ, выделяя на них большересурсов, и тем самым, сокращая общую длительность проекта.
Большинствопроектов имеют определенную дату окончания, бюджет и объем работ. Тройку«время», «деньги», «объем работ» часто называют проектным треугольникомпотому, что при внесении изменений в один из этих элементов, меняются обадругие. Хотя для проекта в равной степени важны все три элемента, один из них,как правило, имеет наибольшее влияние на другие в зависимости от выбранногоприоритета. Например, если изменить план проекта, укоротив расписание, то либовозрастает стоимость проекта, либо уменьшается объем выполненных работ. Еслиизменить план проекта с целью уменьшения его бюджета, то может возрастидлительность выполнения проекта и уменьшиться объем работ. Если увеличить объемработ, то проект будет длиться дольше и стоить дороже. В общем случае измененияв плане зависят от специфики проекта. В некоторых случаях сокращение времениувеличивает стоимость, а в других – уменьшает ее.
Качество – четвертый элементпроектного треугольника. Изменения, вносимые в любую из сторон треугольника,практически всегда влияют на качество. Качество не является сторонойтреугольника – это результат действий со временем, стоимостью и объемом работ.Например, если существует лишнее время в расписании, то можно увеличить объемработ, добавив новые задачи и, возможно, увеличив длительность проекта. С этимидополнительными задачами и временем можно добиться более высокого качествавыполнения проекта. С уменьшением объемов работ у проекта будет меньше шансоввыйти на требуемый уровень качества, поэтому снижение расходов может привести кухудшению качества проекта.
4Составление плана проекта в MSProject
Составлениеплана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступныхресурсов и определении взаимосвязей между ними с помощью назначений. Однако,при составлении расписания работ в MS Project, количество операцийнесколько увеличивается.
Планированиеначинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик.Затем составляется список фаз и задач, а также список необходимых для ихвыполнения ресурсов. После этого в план вносится дополнительная информация озадачах и ресурсах, которая будет использоваться при определении назначений и вдальнейшем при проведении работ по плану (отслеживание работ). Далееосуществляются назначения, после чего проект оптимизируется, если его длительностьили бюджет окажутся больше ожидаемых.
Составлениеплана невозможно без задания ключевых параметров проекта, таких как егодлительность, рабочее время и методика планирования.
Чтобысоставить расписание (план) работ в MS Project нужно создать файлнового проекта, щелкну по кнопке Создать (New) на панели инструментов.Если установлен соответствующий флажок в настройках программы, то откроетсядиалоговое окно Сведения о проекте (Project Information) (рисунок 7). Чтобыизменить параметры проекта в дальнейшем, это диалоговое окно можно вызватькомандой Проект→ Сведения о проекте(Project→Project Information).
/>
Рисунок 7 Окно сведений опроекте
Проект можнопланировать двумя способами: от даты начала проекта или от даты окончания. Еслиу проекта нет жесткой даты окончания, то при планировании применяется первыйспособ: фиксируется дата, когда необходимо начать выполнение проекта, и в ходесоставления плана определяется дата его завершения. Если же проект должен бытьзавершен к фиксированной дате, то используется противоположный способ:фиксируется дата окончания и в ходе составления плана определяется, когдавыполнение проекта должно быть начато, чтобы все работы были выполнены в срок.
Способпланирования выбирается в раскрывающемся списке Планирование от (Schedule from).
Даты начала иокончания проекта выбираются в списках Дата начала (Start date) или Дата окончания(Finish date). Зафиксировать можнотолько одну из дат в соответствии с выбранным способом планирования.
Значениятекущей даты и даты отсчета выбираются в раскрывающихся списках Текущая дата (Current date) и Дата отчета (Status date). По умолчанию текущаядата соответствует системной дате операционной системы, а дата отсчета равнатекущей дате и поэтому в окне сведений о проекте в качестве ее значения выбраноНД (NA). Любое из значений можно изменить независимо от другого. Приотслеживании проекта и вводе сводной информации используется дата отсчета, а нетекущая дата.
По умолчаниюпрограмма считает, что все выполненные трудозатраты относятся ко времени додаты отсчета, а все оставшиеся трудозатраты – ко времени после даты отчета.Если выполнение задачи запланировано после даты отсчета, но вносятся данные офактических трудозатратах по этой задаче, то MS Project изменит выполненнуючасть задачи так, чтобы она закончилась к дате отсчета, а выполнение оставшихсятрудозатрат остается на будущее.
Чтобыопределить рабочее время, в рамках которого будут выполняться работы враскрывающемся списке Календарь (Calendar) нужно выбрать один из доступных календарей.Календарем в MS Project называется набор параметров, определяющих перечень рабочих инерабочих дней, а также рабочее время в каждом из рабочих дней. В стандартнойпоставке в этом списке присутствуют три пункта:
1)стандартный (Standard);
2) 24 часа(24 Hours);
3) ночнаясмена (Night shift).
Первыйкалендарь соответствует стандартному расписанию с 8 часовым рабочим днем,второй – круглосуточному рабочему дню, а третий предполагает круглосуточныйрежим работы с перерывами.
Очень частовходящие в состав поставки календари не подходят для проекта. В этом случаеможно изменить существующий календарь или создать новый. В MS Project существует возможностьсоздавать как групповые (или базовые), так и личные календари. Последние отражаютперсональные расписания отдельных сотрудников. Поэтому при создании базовогокалендаря в него следует вносить только настройки, общие для всех участниковпроекта или группы, к которой относится календарь. Специфические настройкизаносятся в личный календарь каждого сотрудника.
В полеПриоритет указывается число в диапазоне от 0 до 1000, которое используется привыравнивании загрузки ресурсов между разными проектами. Чем больше число, темвыше приоритет проекта.
После нажатиякнопки Ок создается новый файл проекта.
Первым шагомв планировании является составление списка задач. Только после этого можнооценить сроки и стоимость выполнения каждой задачи.
Определениесостава проектных работ начинается с определения этапов (или фаз) проекта.После того, как состав фаз и результаты определены, нужно определитьпоследовательность фаз относительно друг друга и крайние сроки их выполнения.Затем нужно выяснить, из каких работ состоят фазы, в какой последовательностивыполняются работы внутри фаз и в какие сроки необходимо уложиться привыполнении каждой работы.
Определятьсостав работ удобно поэтапно. Сначала создается скелет плана работ, состоящийиз фаз, их результатов и нескольких основных задач. Затем в план добавляютсяостальные задачи, определяются их длительности и связи. Затем определяютсяключевые даты проекта, которые включают крайние сроки достижения результатовпроекта и некоторые другие ограничения по времени. Наконец, в план добавляетсядополнительная информация о задачах.
Создадимновый проект с методикой планирования от даты начала. Используем стандартныйкалендарь. В качестве даты проекта выберем предлагаемую по умолчанию.
План работудобнее всего составлять в представлении Диаграмма Ганта (Gantt Chart). Диаграмма Ганта [2]представляет собой хронограмму на полный набор работ, которая широкоиспользуется в настоящее время. Для добавления задачи в план проекта нужноустановит курсор в таблицу слева от диаграммы и ввести название задачи в полеНазвание задачи (Task name). После этого отрезок, символизирующий задачу,появится на диаграмме.
Добавление вплан фазы не отличается от добавления задачи – любая задача автоматическистановится фазой, как только у нее появляется вложенная задача, то есть задача,находящаяся на следующем уровне структуры плана. До тех пор пока у задачи нетвложенных задач, она не является фазой.
Чтобыпоместить задачу на более низкий уровень структуры, нужно установить курсор встроку с задачей и на панели инструментов щелкнуть по кнопке На уровень ниже (Þ) в панели инструментовили нажать комбинацию клавиш Alt+Shift+®. Для перемещения задачи на более высокий уровеньструктуры нужно щелкнуть на кнопке На уровень выше (Ü) панели инструментов илииспользовать комбинацию клавиш Alt+Shift+¬.
Примерсоздания скелетного плана приведен на рисунке 8.
/>
Рисунок 8 Пример созданияскелетного плана
Из рисунка 8видна разница графического отображения фазы «Выполнение курсового проекта» отзадачи «Получит задание на выполнение курсового проекта».
Результатыфаз вводятся в виде завершающих задач, и эти задачи могут не обозначатьреальной деятельности. Например, результатом фазы «Выполнение курсовогопроекта» является сданный курсовой проект. Для того, чтобы указать тот факт,что данная задача является завершающей, ее длительность устанавливается равной0 (рисунок 9).
/>
Рисунок 9 Добавлениезавершающей задачи
Добавимтеперь завершающие работы к фазам «Получить задание на выполнение курсовогопроекта», «Выполнить курсовой проект», «Защитить курсовой проект». Сейчас этоне фазы, но они станут фазами, если к этим работам добавить подчиненные работы(рисунок 10).
/>Рисунок 10 Добавлениезавершающей задачи к каждой фазе
Посколькусейчас каждая фаза содержит только завершающую задачу, то есть задачудлительности 0, а длительность выполнения фазы определяется длительностямивходящих в фазу задач, то длительность каждой фазы равно 0. Поэтому фазыпомечены как завершающие задачи. Добавим в фазы задачи, решением которыхдостигается цель фазы (рисунок 11).
/>
Рисунок 11 Фазы сдобавленными задачами
Послеопределения состава работ можно переходить к определению длительностей задач исвязей между ними.
Длительностьзадач определяется значением, вводимым в поле Длительность (Duration). Длительность фазвводить нельзя – она рассчитывается автоматически.
При созданиизадач, им автоматически присваивается длительность 1 день. После единицыизмерения времени добавляется вопросительный знак (?). Этот знак означает, чтоуказанная длительность является приблизительной (estimated) и требует уточнения вдальнейшем. После того, как значение длительности задачи будет отредактировано,вопросительный знак исчезнет. При желании вопросительный знак можно поставить исамостоятельно, чтобы отметить тот факт, что длительность помеченной такимобразом задачи, должна быть скорректирована (рисунок 12).
/>
Рисунок 12 Задачи сдобавленными длительностями
Послеопределения длительностей задач, можно переходить к определению зависимостеймежду задачами. Например, разработка программного обеспечения по проектуневозможна до тех пор, пока не будет определена тема работы и не будет изученсоответствующий теоретический материал.
Задача,влияющая на другую задачу, называется предшественником (Predecessor), а задача, зависящая отдругой, называется последователем (Successor). Например, задача «Изучить необходимыйтеоретический материал» является предшественником для задачи «Разработатьнеобходимое программное обеспечение», а задач «Разработать необходимоепрограммное обеспечение» последователь для задачи «Изучить необходимыйтеоретический материал».
Каждая задачаможет иметь неограниченное количество предшествующих и последующих задач. Связимогут объединять и фазы. Все принципы организации связей между задачамиприменимы и к фазам.
В MS Project имеется четыре типасвязей между задачами.
1) Связь типа«Окончание – начало » (Finish to Start), или сокращенно ОН (FS). Это наиболеераспространенный тип связи между задачами, при котором задача В не можетначаться раньше, чем закончиться задача А. Графически этот тип связиописывается следующим образом:
/>
2) Связь типа«Начало – Начало» (Start to Start), или сокращенно НН (SS), обозначаетзависимость, при которой задача В не может начаться до тех пор, пока не началасьзадача А. С помощью такой связи обычно объединяются задачи, которые должнывыполняться почти параллельно. Графически этот тип связи описывается следующимобразом:
/>
3) Связь типа«Окончание-Окончание» (Finish to Finish), или сокращенно ОО (FF) обозначает зависимость,при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончиласьзадача А. Обычно такой связью объединяются задачи, которые должны выполнятьсяпочти одновременно, но при этом одна не может закончиться, пока не завершенадругая. Например, сдача программы идет одновременно с исправлением ошибок, ипока исправление ошибок не завершено, сдача программы не может завершиться.
/>
4) Связь типа«Начало — Окончание» (Start to Finish), или сокращенно НО (SF). Обычно такая связьиспользуется в том случае, когда А является задачей с фиксированной датойначала, а задача В не может закончиться до тех пор, пока не началась задача А./> /> /> /> /> /> /> /> />
Связьсоздается перетаскиванием мышью одного отрезка диаграммы Ганта на другой, приэтом тип связи по умолчанию определяется как ОН (Окончание — Начало).Предшествующей считается задача, с которой началось перетаскивание, апоследующей та, на которой перетаскивание закончилось (на последующую задачууказывает стрелка в конце связи) (рисунок 13).
/>
Рисунок 13 ДиаграммаГанта со связями между задачами
Для удалениясвязи или изменения ее типа необходимо дважды щелкнуть на ней и произвестисоответствующие операции в открывшемся диалоговом окне (рисунок 14).
/>
Рисунок 14 Окно настройкизависимости задач
Враскрывающемся списке Тип (Type) можно выбрать тип связи, в поле со счетчикомЗапаздывание (Lag) указать временной интервал между связанными задачами. КнопкаУдалить (Delete) позволяет удалить связь.
5Форматирование диаграмм Ганта
ДиаграммаГанта (Gant Chart) названа в честь Генри Ганта (1861-1919). В MS Project диаграмма Ганта являетсяосновным средством визуализации плана проекта. Все элементы диаграммы Ганта в MS Project являются настраиваемымиотрезками, каждый из которых может состоять из трех элементов: точки начала,точки окончания и промежуточной части (при этом любой их этих элементов можетотсутствовать). При стандартной настройке отрезки, обозначающие фазы, состоятиз трех элементов, отрезки, обозначающие задачи – только из промежуточнойчасти, а завершающие задачи только из начальной точки. Длина отрезков,обозначающих фазы и задачи пропорциональна их длительности.
На диаграммеГанта рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация. Составэтой информации определяется настройками программы. В MS Project входит несколько заранеенастроенных версий диаграммы Ганта, список которых приведен в таблице 3.
Таблица 3Предопределенные версии диаграмм Ганта
Название диаграммы
Описание Подробная диаграмма Ганта (Detail Gantt) Диаграмма используется при оптимизации плана проекта, когда требуется равномерно распределить нагрузку между ресурсами. На ней отображаются возможные периоды времени, на которые исполнение задачи можно отложить, не сдвигая срока окончания проекта Диаграмма Ганта с выравниванием (Leveling Gantt) Диаграмма используется для выравнивания нагрузки ресурсов. На ней отображаются все изменения, осуществленные в процессе выравнивания Диаграмма Ганта с отслеживанием (Tracking Gantt) Диаграмма используется для сравнения запланированных сроков выполнения проекта и реальных сроков исполнения работ. Для каждой задачи и фазы отображаются запланированный и реальный сроки исполнения Диаграмма Ганта с несколькими планами (Multiple Baseline Gantt) Диаграмма используется для сравнения трех первых базовых планов проекта
Диаграмма Ганта с ожидаемым планом проекта (PA_Expected Gantt),
Диаграмма Ганта с оптимистичным планом проекта (PA_Optimistic Gantt),
Диаграмма Ганта с пессимистичным планом проекта (PA_Pessimistic Gantt) Диаграммы предназначены для анализа плана работ по методу PERT (PERT Analysis, или сокращенно PA). Поскольку метод заключается в построении трех планов (реалистичного, оптимистичного и пессимистичного) и их дальнейшем анализе, то для работы с ним используются три диаграммы
Чтобывоспользоваться предопределенной версией диаграммы Ганта, необходимо выбрать ееназвание в пункте меню Вид ® Другие представления…
В том случае,если необходимо изменить вид стандартной диаграммы Ганта или ее версии, можноиспользовать средства форматирования диаграмм, которые позволяют:
— изменятьформу и цвет составляющих диаграмму отрезков;
— определять,какая проектная информация отображается на диаграмме рядом с отрезками;
— отображатьдополнительную графическую информацию (например, отклонение от базового плана);
— форматировать шкалу времени, уменьшая или увеличивая масштаб отображения плана.
Чтобыизменить внешний вид отрезков диаграммы Ганта необходимо щелкнуть правойклавишей мыши над необходимым отрезком, в контекстном меню выбрать пунктФорматировать отрезок… и изменить необходимые значения настроек.
Существуеттакже возможность группового форматирования элементов диаграммы, котороепозволяет полностью настраивать вид диаграммы, определяя, какая именноинформация из проектного файла и каким образом отображается на диаграмме. Дляэтого в диалоговом окне, вызываемом с помощью команды Формат ® Стили отрезков (рисунок15).
Окно состоитиз двух основных блоков. Верхний блок содержит таблицу, в которой определяютсяотражаемые на диаграмме типы отрезков. Нижний блок содержит две вкладки спараметрами, определяющими внешний вид типов отрезков, указанных в верхнемблоке.
В столбцахтаблицы верхнего блока задаются основные свойства типов отрезков диаграмм.
В столбцеНазвание (Name) определяется название типа отрезка, которое будет отображатьсяво всплывающей подсказке при наведении указателя мыши на отрезок.
/>
Рисунок 15 Окно «Стилиотрезков»
Поле Вид (Appearance) отражает внешний видэлемента диаграммы в соответствии с настройками в нижнем блоке таблицы. Длятого, чтобы это поле изменилось, нужно установить курсор в строку с нужнымтипом отрезков и настроить параметры отображения на вкладках нижней части окна.
ПолеОтображать для след. задач (Show for …Tasks) определяет, какие задачи отбирать дляотображения данным стилем. Отбор происходит на основании полей типа Флаг (Flag), которые могутсодержать только значения Да (Yes) и Нет (No). Чтобы определить типзадач, нужно выбрать одно или несколько таких полей в раскрывающемся списке.
В техслучаях, когда необходимо вывести на диаграмме несколько типов фигур для одноготипа задач, но не желательно, чтобы они наслаивались друг на друга, можновоспользоваться полем Строка (Row). Номером в поле Строка определяется порядокотображения фигур: первым отображается отрезок номер 1, вторым – 2 и т.д.
В полях С (From) и По (To) определяются начальныеи конечные точки отрезка на диаграмме.
6Сетевой график
Хотяподавляющее большинство операций по планированию и анализу проекта выполняетсяс использованием диаграммы Ганта, для работы с сетевым графиком такжепредусмотрен богатый набор функций. Наибольший эффект от их применения можнополучить на этапе разработки структуры нового проекта «с нуля», а также прианализе проекта с точки зрения возможных рисков.
В отличие отклассического сетевого графика, на котором работам соответствуют дуги, асобытия – вершины, в MS Project используется другой вариант графика, при которомработам соответствуют вершины, а дуги переходам от одной работы к другой.
В MS Project есть три вида графиков,которые можно отнести к сетевым: собственно сетевой график (Network Diagram), сетевой график сописанием (Descriptive Network Diagram) и схема данных (Relationship Diagram).
Отличиесетевого графика с описанием от обычного сетевого графика заключается только вповышенной информативности блоков: по умолчанию в них отображается большеинформации. Принцип построения и внешний вид схемы данных отличается от первыхдвух графиков. Разница состоит в том, что на первых двух графиках можно сразупросматривать информацию обо всем плане проекта, а на схеме данных – только ободной задаче этого плана.
Блокисетевого графика могут различаться цветом и формой в зависимости от типа задачи(обычная задача, завершающая задача или фаза) и ее состояния (исполняется, неисполняется, завершена). На блоке может быть указана любая дополнительнаяинформация: даты начала и окончания, длительность, задействованные ресурсы. Поумолчанию фазы обозначаются параллелограммами, задачи – прямоугольниками,завершающие задачи – шестиугольниками. Начатые задачи перечеркиваются однойлинией, а завершенные двумя. Стрелки соответствуют связям между задачами.
В MS Project включен большой наборсредств для форматирования сетевых графиков. Принципы форматирования сетевогографика не отличаются от принципов форматирования диаграмм Ганта: можноотформатировать отдельный элемент графика, группу элементов и настроитьдополнительные параметры группы.
Чтобыотформатировать блок, нужно щелкнуть на нем правой клавишей мыши и выбратьпункт контекстного меню Формат рамки (Format Box).
Возможностиформатирования групп блоков сетевого графика завися от того, какие типы задачэти блоки символизируют на графике. Групповое форматирование блоковосуществляется в диалоговом окне, определяющем свойства групп блоков – пунктменю Формат – Стили рамок.
Сетевойграфик, как и диаграмма Ганта, позволяет редактировать план проекта. Двойнойщелчок на блоке позволяет редактировать свойства задачи. Для редактированияотдельного свойства задачи, отображенного на блоке, нужно щелчком мышиустановить курсор в соответствующую ячейку блока и затем отредактировать ее.
Для созданиязадачи (блока) нужно нажать кнопку мыши на свободном месте графика, растянутьна нем прямоугольную рамку, определяющую размер будущего блока, и отпуститькнопку мыши. Создавать задачу на графике не очень удобно, потому что не всегдаможно точно предсказать, к какой фазе проекта будет отнесена новая задача.Изменение уровня вложенности задачи производится с помощью комбинаций клавиш Shift+Alt+¬ и Shift+Alt+®. Удалить задачу можнонажатием клавиши Delete. Связи между задачами создаются перетаскиванием задач друг надруга с помощью мыши, как и в диаграмме Ганта.
Сетевойграфик удобно настраивать с помощью панели инструментов Сетевой график (Network Diagram), которая вызывается спомощью окна Сервис – Настройка – Панели инструментов.
Схема данных– это особый вид сетевого графика, предназначенный только для анализа связеймежду задачами проекта. Схема данных разделена на страницы, которые можнопролистывать с помощью полосы прокрутки. На одной странице можно просматриватьинформацию только об одной задаче. Страницы с задачами расположены в порядкевозрастания номеров задач. Диаграмма не позволяет редактировать блоки илипроектные данные – их можно только просматривать. Использовать эту диаграммуудобно для анализа плана проекта с множеством зависимостей, поскольку с еепомощью легко сфокусироваться на задачах, связанных с выбранной.