ВВЕДЕНИЕ
С ростомчисленности ресторанов стремительно усиливается и конкуренция, что неизбежноприводит к необходимости эффективно и рационально использовать имеющиесяресурсы. В этих условиях для успешного ведения бизнеса необходимо инвестироватьв средства и инструменты его поддержания и развития. Один из основных инструментовразвития ресторанного бизнеса – это современная система автоматизацииресторанов.
Современнаясистема автоматизации ресторана – это профессиональная система управлениярестораном, многофункциональная и легко модернизируемая. Целью автоматизацииявляется повышение эффективности управления рестораном, ускорение обслуживанияи минимизация возможных злоупотреблений, особенно воровства. Значительная доляуспеха складывается из отличного сервиса и оперативной работы персонала. Именновозможности автоматизации ресторана позволяют оптимально сочетать скорость икачество.
Очевиднынеоспоримые преимущества автоматизированного ресторана перед другими подобнымизаведениями: высокое качество сервиса и скорость обслуживания клиентов-отсутствие ошибок при оформлении заказа- обработка и передача заказа вавтоматическом режиме- абсолютный контроль всех процессов от момента приемазаказа до его исполнения — возможность непрерывно отслеживать финансовыерезультаты работы заведения.
Специализированныйкомплекс программного обеспечения и оборудования для автоматизации ресторановна порядок расширяет возможности управления ресторанным бизнесом:-автоматизация позволяет внедрять маркетинговые и учетные политики новогопоколения и всегда иметь достоверную информацию о работе заведения.
— четкозафиксировав обязанности и ответственность персонала, Вы сможете предотвратитьзлоупотребления со стороны сотрудников, свести к минимуму роль человеческогофактора в управлении.
— благодарясистеме автоматизации ресторана появляется возможность исключить трудоемкиеоперации по учету, обеспечить гибкое управление политикой скидок и бонусов,планировать и учитывать банкеты и корпоративные мероприятия, персонализироватьработу с клиентами, вести учет бронирования столиков постоянными посетителями.
-становитсявозможным вести непрерывный мониторинг работы всех структур заведения,анализировать и прогнозировать результаты деятельности ресторана.
Целькурсовой работы: определить влияние автоматизированной системы на повышениеэффективности управления ресторана.
Задачамиявляются:
1.Проанализироватьработу зарубежных и отечественных систем автоматизации ресторанов.
2.Рассмотретьпрограммное обеспечение ресторанов.
3.Датьобщую характеристику системе автоматизации «Компас»
4. Изучитьвозможности автоматизированной системы «Компас»
Объекткурсовой работы: ресторан.
Предметкурсовой работы: автоматизированная система.
Гипотезаработы: влияние автоматизированной системы на повышение эффективностиуправления ресторана.
Методыисследования: описательный, методы системного анализа, а также используютсяприёмы классификации и обобщения.
Структуракурсовой работы: она состоит из введения, трех глав, выводов и рекомендации,библиографического списка.
Глава 1.Программное обеспечение
Нароссийском рынке программное обеспечение для ресторанов представлены разработкикак российских, так и зарубежных фирм.
1.1Российские ресторанные системы
— Компас — комплекс программ автоматизации столовых, ресторанов, баров и кафе (компания«Инкомсофт»).
— R-Keeper- система автоматизации ресторанного бизнеса (компания «UCS»)
Системаавтоматизации ресторанного бизнеса R-Keeper
Системаавтоматизации ресторанного бизнеса R-Keeper разработана московской фирмой«UCS», основанной в 1992 г.
R-Keeper — полнофункциональная компьютерная система автоматизации деятельности ресторанов,кафе, достойно конкурирующая с зарубежными аналогами, полностью отвечающаятребованиям самых взыскательных заказчиков и учитывающая особенностиорганизации ресторанного бизнеса в России. Это быстродействующаяклиент-серверная система с интерфейсом на базе Windows 95.R-Keeper — один излидеров среди программ автоматизации ресторанного бизнеса по количествувнедренных версий.
СистемаR-Keeper V6 обеспечивает:
— максимальную скорость и простоту работы персонала при обслуживании клиентов (засчет сокращения времени на оформление заказа и организации сервис-печати вбарах и кухнях)
-точностьрасчетов и документированность всех операций;
— технологии работы по магнитным картам (Card Pay System) и твердой копии (HardCopy)
-надежнуюсистему защиты от несанкционированного доступа, современные средстваидентификации и разделение полномочий на программном уровне
— статистику продаж
— ведениебазы данных, которую можно использовать для учета движения продуктов на производстве,для расчета зарплаты персонала
— высокотехнологичное кассовое обслуживание в ресторанах с любой формой оплаты;
Техническии программно комплекс имеет три уровня.
1. Кассовыйуровень:
1) системакассира (кассовый аппарат)
2) системаофицианта (пречек-станция)
3) системабармена (кассовый аппарат)
Назначениеи функциональные возможности станций:
4) станцияофицианта — специализированный ШМ РС-совместимый компьютер со считывателеммагнитных карт;
5) карт илиэлектронных таблеток, разъемы для подключения чековых принтеров, интерфейсы длякассового ящика и дисплея покупателя
2. FrontOffice (офис ресторана):
1) системаформирования данных
2) системаотчетов
3) системаскладского учета
4) менеджерOn-Line
3. BackOffice (офис корпорации)
1) системаформирования данных
2) системаотчетов.
Основныепонятия системы
Структураменю — меню ресторана, представляет собой иерархическую древовидную структуру.
Модификаторы- возможность учета пожеланий гостя при приготовлении блюда и составлениизаказа на кухню или в бар. «Горячие» клавиши — клавиши на клавиатуре рабочейстанции, с помощью которых осуществляется быстрый ввод блюда в счет или вызовна экран содержимого группы блюд.
Сервис-печать- автоматическое сообщение заказа в соответствующее подразделение производства.
Категорииблюд — объединяют блюда по какому-нибудь признаку.
Типы валют- любое количество валют (к валютам относятся также кредитные карты ибезналичные расчеты), но обязательно по крайней мере два типа валют.
Виды чеков:
1)предварительный чек (прачек);
2)фискальный чек
АРМпрограммы R-Keeper V6
Виды АРМ:
1) Менеджерофиса (АРМ менеджера офиса)
2) Менеджерзала (АРМ менеджера зала)
3) Касса(АРМ кассира)
4) Бар (АРМбармена)
5) Терминалофицианта (АРМ официанта)
АРМменеджера офиса
Программаменеджера находится на менеджерской станции.
Состоит измодулей «Диспетчер», «Редактор», «Монитор», «Отчеты», «Персональная дисконтнаясистема».
Модуль«Диспетчер» — позволяет разграничить доступ с использованием системы паролей:для каждого менеджера определяется список допустимых операций.
Модуль«Редактор» — позволяет производить ряд настроек, в том числе:
— конфигурирование системы (общие настройки, зависящие от типа ресторана ииндивидуального режима работы)
— ввод иредактирование меню
— заданиесистемы модификаторов для передачи сообщения на кухню и в бар;
— назначение «горячих» клавиш для станций кассира, бармена и официанта
-ведениесписка персонала (с указанием должности и персонального кода)
ввод иредактирование списка валют
-заданиедействующих в ресторане скидок и наценок (на всю сумму чека или на отдельныекатегории).
Модуль«Монитор» — предназначен для получения информации о работе ресторана в режимеon-line:
— просмотрсписка заказов
-текущий баланс(по оплаченным и неоплаченным чекам)
— сумма заказов(заказанные, но неоплаченные блюда с разбивкой по официантам)
— текущаявыручка с разбивкой по кассирам
— перенаправление сервисных принтеров в случае поломки.
Модуль«Отчеты» — предназначен для ведения отчетности по работе кассовой системы ипозволяет строить следующие виды отчетов:
— списокчеков, в том числе и удаленных
— отчеты повыручке ресторана за любой период времени, а также с расшифровкой поофициантам, по кассирам и по станциям
— отчеты пореализации блюд, расход блюд с разбивкой по категориям, реализация помодификаторам
— статистические отчеты
— персональные отчеты (продажи официантов, персональные отказы, персональныеудаления).
АРМменеджера зала.
АРМ обычноимеет POS-терминал; установленная на нем программа обеспечивает следующиевозможности:
— просмотрсписка заказов и чеков
— удалениеблюд из заказа
-переносблюда с одного стола на другой, удаление пустого стола
— отменапредварительного чека, удаление чеков
— снятиетекущих и финальных отчетов по выручке (общий или с разбивкой по кассирам,официантам, станциям)
— снятиеспециальных отчетов (отчет по скидкам, баланс, почасовая выручка);
— печатькассового журнала
— закрытиекассового дня (смены).
АРМкассира, бармена, официанта.
Эти АРМориентированы на компьютерные кассы и предполагают гибкую настройку; онипозволяют получать, хранить и обрабатывать большой объем информации.
ОсобенностиАРМ:
— менюхранится в виде, наиболее близком к естественному
— всевыполняемые кассиром, барменом, официантом операции авторизованы,
— кассир,бармен имеют возможность видеть весь введенный заказ, полные наименованиязаказанных блюд, распечатку заказа на удаленных принтерах;
— передачуспециальных сообщений на кухню или в бар (например, «готовить позже», «готовитьбез соли».
— дополнение ранее введенного заказа
— выполнение печати гостевого счета (предварительный чек, подаваемый гостю передокончательным расчетом)
— выбортипа оплаты: наличные, кредитные карты или безналичный расчет
— назначение скидки на наценки (при наличии соответствующих прав).
Каждыйбармен, официант, работающий с кассовой системой, перед началом работы долженполучить у администрации ресторана магнитную карту (или микрочип),зарегистрированную на его имя.
1.2Зарубежные ресторанные системы
Зарубежныересторанные системы:
— Лоджинг ТачСЕНАКОЛО — разработана специально для применения в ресторанах и барах гостиниц,использующих гостиничную систему управления Лоджинг Тач ЛИБИКА (корпорация«MAI/Hotel Information Systems», США)
— Point ofSale Hotel Software — расчетно-кассовый комплекс управления рестораном(компания «Micros»).
Лоджинг ТачСЕНАКОЛО.
ДостоинстваЛоджинг Тач СЕНАКОЛО:
— обладаетбогатым набором функций для эффективного управления точками питания гостиниц икачественного обслуживания гостей
— использует современные информационные технологии — система работает подуправлением операционной среды Windows NT и СУБД MS SQL Server, является32-битным клиент-серверным приложением
— графический пользовательский интерфейс и использование сенсорных технологий(TouchScreen) делают работу с системой достаточно простой
-аппаратноеобеспечение допускает выбор среди множества моделей совместимых POS-терминалов,кассовых и кухонных принтеров, фискальных устройств и другой периферии
— идентичность аппаратно-программных платформ гостиничной и ресторанной системпозволяет достигать реальной интеграции между ними, сокращает инвестиции ваппаратное обеспечение, повышает надежность и целостность системного решения.
Взаимосвязанныемодули системы включают:
— модульпродаж в ресторане и баре;
— модульрезервирования столиков;
— модулькалькуляции и складского учета.
Point ofSale Hotel Software — расчетно-кассовый комплекс управления рестораном(компания «Micros»).
Этилидирующие позиции фирм «Micros» и «Micros-Fidelio International» в миредостигнуты в основном за счет применения передовых информационных технологий ибизнес-решений, ориентированных на будущее.
Информационныетехнологии «Micros» и ее программные продукты поддерживают работу как отдельныхресторанов, так и ресторанных сетей, предоставляя исключительно широкий спектррешений, объединяя POS-терминалы, Back Office и Corporate Office приложения вмощные системы, которые обеспечивают как оперативную деятельность, так идеятельность по принятию решений. Программное обеспечение функционирует наразличных языках и с различными валютами более чем 75 стран.
Point ofSale Hotel Software — аппаратно-программный комплекс для автоматизации иэффективного управления ресторанами, кафе, барами и другими предприятиямиобщественного питания — как индивидуальными, так и расположенными в гостиницах.Позволяет полностью автоматизировать деятельность ресторана — от моментаполучения заказа от клиента до регистрации полученного платежа, анализаполучения прибылей и планирования будущих изменений.
КомплексMicros:
— обладаетуникальными возможностями по учету и контролю за работой ресторана. Все данныео деятельности ресторана в любой момент времени могут быть представ лены в видеотчетов как на экране, так и в бумажном виде.
Помимобольшого числа типовых отчетов есть возможность создавать собственные формыстатистики;
— обеспечивает максимальную защиту введенной информации и предотвращает случаиошибочного или некорректного использования данных любыми пользователями
— можетбыть использован одновременно и для регистрации прихода-ухода сотрудников, идля расчета заработной платы
— обеспечивает доступ с помощью персонального идентификационного кода илимагнитной карты, что позволяет разграничить доступ к функциям систем взависимости от должности сотрудника.
Основныеварианты программных продуктов Micros:
— Hospitality Management System (HMS) — система управления заведениями с большимчислом точек продаж
— программыдля обслуживания корпоративных офисов.
— HMS — системы управления точками продажи
Microsпредлагает системы 8700 HMS, 3700 HMS, 2700 HMS. Они внесены в Государственныйреестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории РоссийскойФедерации и ряда стран СНГ, и могут использоваться в фискальном режиме.
Применениесистем открывает предприятию возможность наилучшим способом организоватьуправление предприятием общественного питания.
8700Hospitality Management System (HMS)
Системапозволяет одновременно вести управление большим числом точек продаж, которыемогут существенно отличаться друг от друга ценами, ассортиментом и условиями реализации.Имеет встроенные модули учета продаж, себестоимости, регистрации рабочеговремени сотрудников и др.; обладает открытой архитектурой с другими системами,высокой степенью надежности сохранения всех данных, обеспечивает стабильный иэкономически безопасный бизнес.
3700Hospitality Management System (HMS)
Системаработает на рабочих станциях Micros — прочных, плоских, с сенсорными экранами,разработанными специально для использования в жестких условиях. 3700 HMS предлагаетсамые совершенные функции POS, такие как TouchAdvantage — для ускоренияпроцедуры разделения чека, функций перемещения и отмены, а также мощные функциидля управления рестораном — сопровождающие и расширенные отчеты, — все в однойоткрытой системе. Система использует новейшие разработки технологий WindowsNT(tm) и основана на применении true 32-bit. Поддерживает стандартную базуобмена данными: Microsoft SQL Ser-ver(tm) и Sybase SQL Anywhere(tm).
2700Hospitality Management System (HMS)
Этоинтеллектуальная сетевая система управления точками продаж, разработанная дляпредприятий питания. Ее можно использовать как в автономном режиме, так иподдерживать интерфейс с системой ведения бухгалтерии на базе MS-DOS/Windows.Терминалы 2700 HMS исполнены в двух видах: с сенсорным экраном и с клавиатурой.
Простотаиспользования и высокая степень надежности обеспечили широкое применение этойсистемы среди предприятий с мелким и средним оборотом, а также с небольшимколичеством точек продаж.
Оборудование Micros.
Hand Held Touchscreen (HHT)
ТерминалыMicros HHT имеют размеры, соизмеримые с кистью руки. С их помощью производитсяпередача заказа и возможна интеграция с системой 8700 HMS. Это интеллектуальнаясистема коммуникации с системой Micros POS, основанная на технологии связи спомощью радиоволн, проводящая транзакции быстро и эффективно.
PCWorkstation (PCWS)
ТерминалMicros PCWS — это компьютер с сенсорным экраном, разработанный специально длязаведений, работающих в жестком режиме. Станция PCWS с системой Micros можетработать при отключении PCWS в какой-либо из точек продаж; она снабженаинтегрированным двухполосным устройством считывания магнитных карт, экраном иинтерфейсом с кассовым ящиком. Терминалы PCWS производятся в двух модификациях:
— PCWSAdjustable — можно изменять плоскость расположения экрана, достигая наиболееудобного уровня освещения
— PCWS LowProfile — с горизонтальным расположением экрана.
Глава 2.Аппаратное обеспечение
Рестораннаясистема включает ряд автоматизированных рабочих мест (АРМ), объединенных междусобой. Обычно это АРМ официанта, бармена, кассира, менеджера, бухгалтера. Приэтом компьютер в «чистом виде» обычно использует только менеджер или бухгалтер,остальные рабочие места должны:
1.совмещатьв себе функции кассового аппарата и компьютера;
2.допускатьвыбор среди множества моделей специализированной периферии: совместимыхPOS-терминалов, кассовых и кухонных принтеров, фискальных устройств, денежныхящиков, устройств считывания пластиковых карт и др.;
3.обеспечиватьсвязь между залом и производством, видео и аудиоконтроль за объектом, контрольпо телефонной линии.
Всеоборудование АСУ можно разбить на две группы: рабочие станции и принтеры.
2.1 Рабочиестанции
Основойаппаратно-программных комплексов автоматизации являются рабочие станции,объединенные в сеть. Рабочие станции устанавливаются в точках продаж и вместах, где вводится заказ и (или) осуществляется оплата.По функциональномупризнаку рабочие станции в ресторане могут принадлежать официанту, бармену,кассиру, менеджеру. Техническая реализация рабочей станции зависит от типаресторана и должна отвечать требованиям функциональности рабочего места.Сначала рабочими станциями были электронные (компьютеризированные) кассовыеаппараты. Все кассовые аппараты в соответствии с требованиями налоговойинспекции РФ должны быть оснащены энергонезависимой памятью (так называемойфискальной памятью) и входить в Государственный реестр контрольно-кассовыхмашин.
Появлениепластиковых карт вызвало необходимость модернизации кассовых аппаратов — онибыли дополнены считывателями магнитных карточек (или электронных таблеток).Необходимость работы модернизированных компьютеризированных кассовых аппаратовс базами данных привела к появлению терминалов POS (Point of Sale -точкапродажи). POS-терминал объединяет в себе функции кассы и компьютеризированногоместа и представляет, собой специализированный компьютер ШМ PC с процессоромPentium, с дисплеем покупателя и дисплеем кассира, со специализированнойпериферией, включающей денежный ящик, фискальный модуль, устройство считыванияпластиковых карт, принтер кассового чека и др.
POS-терминалыдолжны быть достаточно удобными для взаимодействия с дополнительным программнымобеспечением, которое помогает эффективно решать вопросы контроля за службой питания:контролировать сотрудников, работу с наличными и кредитными картами,задействованные площади и др.
Наиболеечасто POS-терминалы используют официанты. POS-терминал может иметьнастольное/настенное крепление или быть мобильным.
Западныересторанные системы и российские комплектуются по-разному исполненными рабочимистанциями.
Видырабочих станций:
— станцияофицианта — специализированный ШМ РС-совместимый компьютер со считывателеммагнитных карт или мобильный терминал:
PCWS LowProfile — терминал с горизонтальным расположением экрана;
PCWSAdjustable — терминал с изменяющейся плоскостью расположения экрана длядостижения наиболее удобного уровня освещения
Технологияработы:
Официант спомощью стационарного или мобильного терминала вводит коды заказанных товаровили выбирает их из меню, видимого на экране. Официант может принять несколькозаказов на различных столах, показать счет клиенту, закрыть счет.
Заказавтоматически поступает на кухню и распечатывается на кухонных принтерах.
Послеприема заказов официант подходит к обычному кассовому аппарату, которыйпечатает чеки заказов на кухню (нефискальные) и фискальный чек с перечислениемпроданных товаров (на закрытый стол).
Дляраспечатки счетов гостей в кафе, фаст-фудах, в барах могут устанавливаться рулонныепринтеры, которые дополнительно используются для печати специализированныхотчетов.
Попредъявлении чеков заказов официант получает блюда с кухни.
2.2Принтеры
— принтерырулонной печати (Roll) — для печати кассовых отчетов. Также могут быть использованыв качестве чековых принтеров на станциях кассира и бармена
— удаленныепринтеры (Stand alone, Remote) рулонной печати — для печати заказов вподразделениях (кухня, бар).
Дисплей покупателя(Customer display).
используетсяв качестве дополнительного одного устройства на станциях бармена (вконцептуальных ресторанах) и на станциях кассира (в ресторанах быстрогообслуживания). На нем отображается вся текущая информация по счету, а такжеитоговая сумма по счету и сумма сдачи.
Глава 3.Инкомсофт Компас — комплекс программ автоматизации ресторанов
Комплекспрограмм «Компас» разработан компанией «Инкомсофт», основанной в 1995 году.«Компас» эксплуатируется на нескольких сотнях предприятий России и ближнегозарубежья.
« КОМПАС» — это специализированный комплекс программ и оборудования необходимый дляавтоматизации предприятий питания любого профиля — Ресторанов, кафе, баров,столовых.
« КОМПАС»-это стандартизованная технология управления продажами и учета на производствена основании опыта сотен пользователей.
«КОМПАС»-это индивидуальный подход к каждому заказчику и автоматизации предприятийпитания под ключ.
«КОМПАС»реализован в виде набора модулей, совместная работа которых позволяетавтоматизировать все участки учета.
ПолнофункциональнаяERP-система «КОМПАС» включает в себя следующие основные модули,предназначенные для автоматизации управления предприятием и функционирующие ведином информационном пространстве:
1.Управлениефинансами
2.Документооборот
3.Бюджетирование
4.Моделиучета
5.Управлениезакупками, запасами и продажами
6.Основныефонды
7.Учетспециальных активов
8.Управлениеперсоналом (HRM-система)
9.Кадровыйучет
10.Расчетзаработной платы
11.Управлениепроизводством (MRP-II)
12.Управлениезатратами
13.Маркетинги менеджмент (CRM-система)
Все подсистемывзаимосвязаны между собой, функционируют в едином информационном пространстве.Интерфейс системы дружелюбен и располагает к общению. Создан по принципу:«программа — друг, а не мучитель».
Еще однимпреимуществом ERP-системы «КОМПАС» является уникальная настраиваемаясистема поиска/фильтров/подсчета итогов. Для отбора данных можно использоватьлюбые поля таблиц в сочетании с разнообразными функциями сравнения:«равно», «больше», «меньше», «похожена», «включает в себя», «начинается с ». Система реализованана языке C++, используемые СУБД — MSDE, MS SQL Server, Oracle. Операционнаясистема — Windows xx/NT, на сервере можно использовать unix.Для пользователейERP-системы «КОМПАС» существует возможность выгрузки данных в Excel иDBF — форматы, подготовка документов на основе текстового редактора Word,импорт из любых систем третьих фирм, имеющих выгрузку в DBF и Paradox — структуры. Импорт данных также может производиться из Excel-файлов или таблицбаз данных.
Инструмент«Мастера КОМПАСА».
Самымглавным отличием ERP-системы «КОМПАС» является трехуровневая системанастройки комплекса: «параметризация / Визуальные мастера/ Мастера дляпрограммиста». Наличие этих инструментов позволяет без участияфирмы-разработчика сравнительно быстро создавать специализированные отраслевыерешения. С классической параметризацией все понятно: чтобы быстро поменятькакие-то учетные принципы, необходимо просто переключить программу с одногопредусмотренного в системе алгоритма на другой в пункте меню«Конфигурация».
«Визуальныемастера» включают в себя мастер таблиц и табличных форм, мастер экранных форм,мастер меню, мастер отчетов и документов. Мастер меню позволяет легкосформировать главное меню задачи с необходимым набором функций на каждомрабочем месте и установить права доступа для различных пользователей.
Мастертаблиц используется для создания новых таблиц базы данных, ввода дополнительныхполей в существующие и описания связей между ними, с его помощью можносоздавать собственные кодификаторы и справочники.
Третий уровеньнастройки системы — это Мастера для программиста, базирующиеся на использованииспециализированных языков.
МастерSQL-запросов используется для настройки алгоритмов работы программы на бизнес — процессы конкретного предприятия и оптимизации работы SQL-сервера заказчика,графический конструктор запросов позволяет избежать непосредственного написаниятекста на языке SQL.
Мастербизнес — процедур обеспечивает пользователю возможность вставлять в различныеместа пакета собственные процедуры и алгоритмы обработки, создавать новыекнопки, которым приписывается нужная последовательность операций.
Управлениефинансами
Подсистема«Управление финансами» предназначена для предприятий произвольногопрофиля и легко настраивается на специфику любых форм бухгалтерского,финансового, налогового, управленческого учета, на любую учетную политику.
1. Важнымсвойством подсистемы «Управление финансами» ERP-системы«КОМПАС» является ведение настраиваемого плана счетов с пятиуровневойаналитикой. Эта глубина вполне достаточна, но при желании Вы можете создатьдополнительные аналитические уровни с помощью инструмента настройки Мастера.
Документооборот.
Документооборотявляется базовой подсистемой ERP-системы «КОМПАС». Ее элементыпронизывают все остальные подсистемы и модули комплекса. Она предназначена дляиспользования предприятиями произвольного профиля, ведь первичные документыоформляют все. Важнейшим преимуществом ERP-системы «КОМПАС» являютсяудобство и высокая скорость подготовки первичных документов.
Все функциидокументооборота разработаны так, чтобы минимизировать ввод информации склавиатуры. Это достигается, в первую очередь, за счет возможности создать одиндокумент на основании одного или нескольких других: платежное поручение каккопию платежного поручения, кассовый ордер по счету (при этом получатель товарав счете автоматически становится плательщиком в ордере), акт по договору илиодному его этапу, если договор разбит на этапы.
Помогаютускорить подготовку документов (и повысить эффективность документооборота в целом)и такие функции как: автоматическая текстовая расшифровка налогов в основанииплатежа одновременно с расчетом их суммы по произвольной схеме; автоматическоевнесение в текст основания платежа слов типа «основание: счет-фактура N9009». В процессе документооборота документы можно готовить как попринципу «ввести новый документ в реестр на основе старых из этого илидругих реестров», так и по принципу «создать документы другого типана основе одного, описанного в данном реестре».
Важнейшимэлементом настройки документооборота является Справочник типов документов.Такая настройка доступна рядовому пользователю. На основе справочника можно:связать с каждым типом документа набор произвольных средств его визуализации наэкране, автоматизировать «разноску» документа по бухгалтерским счетамна базе справочника типовых операций и создание записей в Журналевзаиморасчетов и книге продаж/покупок, указать, влияет ли его ввод икорректировка на изменение складских остатков и, если да, то каким образом.
Важнейшимифункциями подсистемы «Документооборот» являются также функции,автоматизирующие DocFlow и WorkFlow (маршрутизация документооборота ипланирование бизнес-процессов): маршрутизация документоборота (в том числе поциклическим и разветвленным маршрутам), постановка и раздача задач сотрудникам,контроль прохождения и исполнения документов в процессе документооборота, работас версиями документов и процедуры согласования, расчет плановых сроков запускадокумента в работу на основе заданной даты готовности, расчет плановых сроковготовности документа на основе заданной даты начала подготовки, службаоповещения об прохождении этапов документооборота, в том числе по e-mail.
Бюджетирование.
В составподсистемы «КОМПАС: Управление финансами» ERP-системы«КОМПАС» входит модуль «Бюджетирование», которыйподдерживает подавляющее большинство функций существующих программныхпродуктов, оставаясь при этом весьма привлекательной в смысле цены.
Модуль«Бюджетирование» предназначен для автоматизациимногопользовательского бюджетного процесса в рамках одного или несколькихофисов компании. Модуль «Бюджетирование» является открытым и гибкимпродуктом и позволяет пользователю в процессе настройки создавать новыефинансово-бюджетные модели, проводить консолидацию произвольного вида.
Разнообразныебюджетные планы, используемые в модуле «Бюджетирование», позволяютучесть специфику работы предприятия и реализовать любую методику бюджетирования:бюджет продаж и бюджет закупок в стоимостном и натуральном выражении,определяющие бюджет операционной деятельности (прямые доходы и расходы), бюджетразмещения и привлечения ресурсов, бюджет по бизнес- направлениям, бюджетпроектов; смета капитальных вложений, план резервов, определяющие косвенныерасходы и другие виды расходов, необходимые для получения общей картины доходови расходов и движения денежных средств, бюджет движения финансовых ресурсов,бюджет движения товаров, запасов, бюджет задолженности (в том числе в разрезедебиторов и кредиторов), платежный календарь — средство контроля расходования средств,управленческий баланс, финансовый план и другие вспомогательные таблицы,облегчающие расчет финансовых результатов в процессе бюджетирования.
Свойствабюджетных статей — важная составляющая бюджетирования. В модуле«Бюджетирование» статьи характеризуются следующими свойствами:Временные периоды: день, месяц, квартал, год — для обеспечения различныхрежимов бюджетирования (год по кварталам, квартал по месяцам), а также длявыполнения всестороннего анализа бюджета.
Основныефонды
Несомненно,автоматизация всех крупных и средних предприятий, в том числе ипроизводственных, будет неполна без использования модуля «Основныефонды» ERP-системы «КОМПАС».
Кпреимуществам данного модуля относится, в первую очередь, параллельный расчетналоговой и бухгалтерской амортизации.
Немаловажнуюроль для некоторых фирм могут сыграть редко встречающиеся в другихкорпоративных информационных системах правильный учет основных фондов,находящихся на консервации, и расчет отчислений на капитальный ремонт.
Дляпредприятий с иностранным капиталом существенным преимуществом подсистемы«Основные фонды» окажется независимый параллельный учет балансовойстоимости, амортизационных отчислений и износа в любой базовой валюте. Дляучета каждой группы основных фондов можно выбрать свой набор атрибутов иэкранную форму инвентарной карточки. Это очень удобно, ведь, например, дляавтотранспорта нужны одни характеристики, а для зданий — совсем другие. Функциимодуля «Основные фонды»: 1)ведение инвентарной картотеки основныхфондов в иерархии по группам и местам нахождения, хранения или эксплуатации;расчет амортизационных отчислений и остаточной стоимости по всем основнымфондам в рублях (два вида: налоговый и бухгалтерский) и в базовой валюте понезависимым алгоритмам, описываемым либо с помощью коэффициентов отчислений,либо формулами. 2)начисление износа основных фондов, в том числе дляавтотранспорта с учетом пробега. Учет основных фондов на консервации; списаниеамортизационных отчислений по счетам затрат, поддержка системы дополнительныхсчетов затрат для учета основных фондов по степени использования: вэксплуатации, в запасе, в достройке, реконструкции, ремонте, аренде.4)расчетотчислений на капитальный ремонт основных фондов.
Учетспециальных активов.
Всоответствии с действующим законодательством учет спецодежды и спецоснастки(инструмента, приспособлений, оборудования) можно производить по различнымправилам (для внеоборотных или оборотных активов).
Модуль«КОМПАС: Учет специальных активов», входящий в состав подсистемы«Управление активами» ERP-системы «КОМПАС», позволяетреализовать учет по любым из этих правил (как для бухгалтерского, так и дляналогового учета) в единой базе данных, выбирая оптимальные в Вашей ситуацииправила для каждого актива отдельно.
Всеалгоритмы функционирования модуля разработаны в полном соответствии сМетодическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента,специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды,утвержденными приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н.
В модулеавтоматизирован весь процесс учета и управления активами предприятия, в томчисле, следующие функции: поступление активов, перемещение активов, передачуактивов в производство и эксплуатацию, учет износа активов и расчет амортизациии списание стоимости активов линейным способом, по сумме чисел лет срокаполезного использования, способом уменьшаемого остатка и пропорционально объемупродукции, оперативный учет активов, выдачу спецодежды, учет ремонта имодернизации активов, учет норм выдачи, ведение личных карточек работников сучетом выданных им активов, учет сверхнормативной выдачи спецодежды, вывод изэксплуатации, выбытие активов, учет продажи активов, налоговый учет активов вполном объеме.
Управлениезатратами.
«Управлениезатратами» — это очень важная для производственников подсистемаERP-системы «КОМПАС». Основным ее преимуществом является глубокаянастраиваемость на различные методы списания косвенных расходов на шифрыпроизводственных затрат.
Основныефункции подсистемы «Управление затратами»:
Настраиваемыйимпорт сведений о затратах: можно осуществлять выборку из практически любых базданных и даже дополнять полученные сведения недостающей информацией, например,кодами статей затрат и/или подразделений, если их нет в источнике, автоматическоесписание общепроизводственных, общехозяйственных и других косвенных затрат на конкретныешифры, договора, заказы, темы, подразделения по заданному пользователемалгоритму, формирование проводок по закрытию калькуляционных счетов, ведениереестра актов и других итоговых документов по выполненным работам свозможностью формирования проводок по списанию затрат на себестоимость готовойпродукции, ежемесячный автоматический расчет оборотов и сальдовых остатков;суммы затрат по отдельным шифрам или темам накапливаются за весь срок ихсуществования (до закрытия работ, оформленного соответствующим актом), учетнезавершенного производства, суммирование затрат на производство в целом попредприятию и по всем структурным подразделениям, автоматическое формированиевсего комплекса выходных форм, необходимых для управления затратами, учетазатрат и калькуляции себестоимости: журналов — ордеров N 10 и N 10/1, сводовзатрат за произвольный промежуток времени в различных разрезах (по ШПЗ,подразделениям и счетам затрат, по ШПЗ, подразделениям и статьям затрат и др.)атакже произвольных сводных форм на основе бланков, подготовленных с помощьюгенератора отчетов.
Управлениепроизводством.
Тиражнаяверсия подсистемы «Управление производством» полностью соответствуетстандарту MRP-II и предназначена, в первую очередь, для позаказного икрупносерийного производства. За счет наличия визуальных «Мастеров»она имеет механизмы для интеграции с системами автоматизированногопроектирования (CAD) и подготовки данных (PDM).
Подсистема«Управление производством» состоит из трёх функциональных частей:Конструкторско-технологическая подготовка производства, Планирование иОперативное управление производством.
Стоитотметить следующие особенности подсистемы «Управление производством»:изделия описываются с помощью иерархических спецификаций с неограниченнойглубиной вложенности.
Подсистемапозволяет эффективно управлять закупками для производства:
Для каждогокомплектующего можно указать природу получения: собственное производство,закупка, двойственная природа поставки.
При заданиивида получения «двойственная поставка» можно определитьдополнительный параметр «предпочтительное получение».
Календарныйплан производства автоматически составляется, как на основе заказов клиентовили заявок отдела сбыта, так и на основе производственных прогнозов, которыехранятся в БД подсистемы.
Автоматическиформируются заявки на производство или закупку материалов и комплектующих.
Оперативноотслеживается баланс между потребностями в изделиях, материалах, комплектующихи покрытиями этих потребностей.
Функцииконструкторско-технологической подготовки производства:
1)Описаниеосновных данных об изделиях, указание способа и параметров планирования,закупки, производства.
2)Описаниеструктур спецификаций, ведение вариантов спецификаций, организация возможностизамен.
3)Описаниерабочих центров, альтернативных (резервных) рабочих центров, задание параметровмощности, времени и т.д.
4)Описаниемоделей сменности производства, привязывающихся к конкретным рабочим центрам.
5)Описаниетехнологических маршрутов изделий, задание параметров рабочих операций, связьсо спецификациями.
Функциипланирования в подсистеме «Управление производством»:
Ввод ихранение прогнозов производства.
Автоматическаягенерация календарного плана производства на основе заказов клиентов, заявокотдела сбыта и производственных прогнозов.
Оперативноепланирование: просмотр картины баланса потребностей и покрытий, картинаоткрытых заказов.
Обеспечениепланирования материалов с учётом календарного графика поставок, производства,складских запасов, с порождением вторичных потребностей.
Планированиезагрузки производственных мощностей.
Возможностьсоздания неограниченного количества производственных планов для моделированияситуаций и принятия решения.
Функцииоперативного управления производством:
1)Работа соспецификациями производственных заказов, возможность модернизации спецификациипроизводственного заказа в зависимости от оперативной ситуации.
2)Работа стехнологическими маршрутами производственных заказов, возможность модернизациитехнологического маршрута в зависимости от оперативной ситуации.
Обеспечениепроцедур изъятия комплектующих и материалов для производства (списание впроизводство).
«КОМПАС:Управление персоналом» (система HRM — Human Resourses Management)
Основныепреимущества системы «КОМПАС: Управление персоналом» (система HRM — Human Resourses Management).
1)Полноценный кадровый учет.
Личнаякарточка содержит все традиционные сведения, необходимые для управленияперсоналом предприятия, включая фотографию сотрудника, сведения длявоенно-учетного стола и дополняется перечнями назначений, отпусков и детей(иждивенцев), а также дополнительной таблицей пометок расчетчика, в которой,несмотря на столь вольное название, имеется необходимая структуризация,позволяющая часть «пометок» включать в те или иные документы(например, в налоговую карточку). Столь развитый кадровый блок полностью решаетпроблему выпуска практически любого документа кадрового делопроизводства(контролирующие органы неустанно выдумывают все новые) и аналитических отчетовпо управлению персоналом, а также исчерпывающего оформления зарплатныхдокументов, в шапке которых часто присутствуют разнообразные сведения оработнике.
2) Развитыйаппарат контроля штатного расписания и фондов рабочего времени по категориямслужащих.
3) Мощный наборалгоритмов расчета сдельной зарплаты.
Расчетсдельной зарплаты является самым большим преимуществом нашей системы управленияперсоналом предприятия. Он не ограничивается простейшими алгоритмами типа«выработку умножить на тариф». Существуют процедуры автоматическогораспределения заработанных сумм в соответствии с КТУ внутри бригады. Можноготовить и обсчитывать детальные и сводные наряды на выполнение работ. Ведутсясправочники ассортимента и моделей по бригадам и расценок по операциям. Врасчете зарплаты и премии за перевыполнение плана можно учитыватьиндивидуальные характеристики работников.
Управлениеперсоналом: автоматизация кадрового учета.
Важнойсоставляющей автоматизированной системы управления персоналом предприятияявляется кадровый учет. Основные преимущества HRM-системы «КОМПАС:Управление персоналом» в части автоматизации кадрового учета.
Личнаякарточка содержит все традиционные сведения, необходимые для управленияперсоналом, включая фотографию сотрудника, сведения для военно-учетного стола идополняется перечнями назначений, отпусков и детей (иждивенцев), а такжедополнительной таблицей пометок расчетчика, в которой, несмотря на стольвольное название, имеется необходимая структуризация, позволяющая часть«пометок» включать в те или иные документы (например, в налоговуюкарточку).
Управлениезакупками, запасами и продажами.
Этаподсистема ERP-системы «КОМПАС» поможет Вам не только вести складскойучет всех товаров, но и проводить оптимизацию закупок за счет анализа спроса нате или иные номенклатурные позиции или их группы и своевременного выявлениянехватки самых популярных. Такой анализ позволяет осуществлять эффективноеуправление закупками.
Характернойособенностью подсистемы «Управление закупками, запасами и продажами»является, в первую очередь, полноценный партионный учет со сроками годностипартии, номером грузовой таможенной декларации (ГТД) и страной происхожденияданной партии товара.
Функциименеджеров по работе с поставщиками и покупателями.
1)учетсделанных клиентами заказов и отгрузки по ним по мере поступления товаров насклад и/или оплаты от клиентов;
2)анализспроса по группам товаров и отдельной номенклатуре в целях эффективногоуправления закупками и запасами;
3)учеттовара, заказанного у поставщиков и отгруженного ими;
4)автоматическийрасчет расходов на транспорт, тару и т.п. при отпуске готовой продукции попроизвольным принципам;
5)автоматическийрасчет всех налогов не только процентом от стоимости, но и по произвольнымметодам, настраиваемым самим пользователем;
6)автоматическийсинтез счетов по любому количеству документов отгрузки;
7)связь сэлектронными кассовыми аппаратами;
8)контрольнеликвидов в целях эффективного управления закупками и запасами; контрольнормативных запасов в целях эффективного управления закупками и запасами;расчет загрузки автотранспорта и складских помещений на основании весовых иобъемных характеристик материалов и товаров.
Основныефункции CRM-системы «Маркетинг и менеджмент»:
1)поддержкасложного иерархического классификатора клиентов с сортировкой сразу понескольким признакам (один клиент относится к разным ветвям дерева), например,«холодные»/«горячие»,«лояльные»/«нелояльные, „крупные“/»мелкие" ит.д. по любым принятым на конкретном предприятии методикам.
2)введениеполного досье на потенциального клиента за счет коллективного накопленияинформации.
3)учетсовершенных и планируемых контактов с автоматическим напоминанием о предстоящихдействиях.
4)управлениесделками с учетом планируемой к сбыту номенклатуры товаров и услуг. Аппаратпланирования сбыта и сравнения «план — факт».
5)прогнозированиеобъема продаж, расчет «воронки продаж6)отчеты обо всех видахвзаимодействий с выбранным клиентом.
7)управлениепрайс-листами на продукцию (в том числе в зависимости от статуса клиента).
8)выпускдокументов на заказ продукции у поставщика и резервирование продукции дляклиента с учетом реальных складских остатков.
9)маршрутизациядокументооборота (в том числе электронных писем) и сценариев контактов склиентом.
10)быстроеобучение новых сотрудников за счет типовых сценариев работы с клиентом.
ВЫВОДЫ ИРЕКОМЕНДАЦИИ
Всоответствии с поставленной целью, были рассмотрен ряд задач.
СистемаКомпас позволяет контролировать работу предприятия, в реальном времени и излюбой точки Земного шара. Система «КОМПАС» существенно увеличить доход своегоресторана. Получать постоянно «свежую» информацию по всей выручке поступающейот гостей вашего ресторана. Легко и своевременно анализировать деятельность ресторанаи отдельных подразделений за любой период.
РестораннаяАСУ позволяет более эффективно управлять предприятием, чтобы определять, какиешаги приносят прибыль, а какие — не срабатывают, для чего необходимопроанализировать накопленные данные. Из множества разнообразных отчетов (какдля проверяющих, так и для управления предприятием) можно получить полныесведения о доходе за определенный период по каждому производственномуподразделению: кухне, бару, кондитерскому цеху, по каждому столику, блюду и напитку.
Анализируяработу зарубежных и отечественных автоматизированных систем управлениягостиничным предприятием, удалось выявить их структуру, возможности,достоинства и недостатки.
Автоматизацияресторана очень важна в отношении улучшения качества управления и осуществлениястрогого контроля всех сфер работы заведения. В первую очередь – этобезопасность финансовых операций и точное определение суммы выручки заопределенное время. Предприниматели, которым не безразличны настоящие суммыдоходов от их дела, давно перешли на систему программно-аппаратного комплекса.Автоматизация ресторана во многом определяет успешное ведение дел и в некоторомроде выступает гарантом благополучия и процветания. В области исследования имониторинга ресторанного бизнеса отмечено, что успех предприятия во многомопределяется оснащенностью и квалификацией персонала. Автоматизация ресторананеобходима для сглаживания каких-то недостатков в процессе работы и устранениялюбых возможных неполадок, связанных с работой персонала.
Доведениересторана до более совершенного уровня обслуживания – цель каждогодобросовестного владельца. Автоматизация ресторана значительно влияет наэффективность и качество производительной части деятельности заведения.
Несмотря навсе устремления к новшествам, главной причиной использования программногообеспечения в ресторанном бизнесе все же является возможность одновременногоадминистрирования сразу нескольких заведений. Расширение бизнеса при этомстановиться главной тенденцией развития. А это значит, что автоматизацияресторана становиться залогом прибыльности и роста бизнеса.
Польза оттакого развития колоссальна. Во-первых, это экономия времени и денежныхсредств. Не придется больше проводить ревизию и пересчет. Во-вторых, такаясистема способна разрешать многие вопросы, связанные с развитием бизнеса. И,в-третьих, — это информирование и контроль всех процессов в заведении.
Автоматизацияресторана очень важна для аналитических и объективных выводов о результатахработы заведения. Предприниматель всегда должен иметь перед глазами реальнуюкартину бизнеса, чтобы понимать, как правильно действовать дальше и в какоерусло лучше повернуть дело. Также не стоит забывать, что структурированноепроизводство во избежание неполадок и ошибок должно совершенствоваться.Автоматизация ресторана призвана гарантировать стабилизацию и прогресс бизнеса,от чего бизнесмены и их клиентура только в выигрыше.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙСПИСОК
1. Плотникова, Н.И.Комплексная автоматизация туристского бизнеса. Ч.II: Информационные технологии всфере гостеприимства: Учебно-методическое пособие.-М.: Советский спорт,2001 -208с
2. Чудновский А.Д. ЖуковаМ.А. Информационные технологии управления в туризме: учебное пособие.-М.: Кнорус,2009-101 с.