УДК 681.3
Практичний розрахунок ефективності системиелектронного документообігу
М.Ю. КРУКОВСЬКИЙ
Інститут Проблем Математичних Машин і СистемНАНУ
e-mail: max@viaduk.net
Abstract: In this paper described calculation of theefficiency of electronic document management system production. Calculationsare based on the data that were collected from the 12 moths of systemoperation. Based on the results of calculation were provided measures ofworkflow participants execution.
Key words:electronic document management, compositedocflow, workflow, efficiency.
Анотація: У статті проведено розрахунок ефективності роботисистеми електронного документообіг по результатам функціонування за 12місяців.На основі проведеного розрахунку надано рекомендації щодо оцінки поточноїроботи виконавців.
Ключові слова: електронний документообіг, композитний документообіг,процесне керування, ефективність.
Аннотация: В статье проведен расчет эффективности работы системы электронногодокументооборота по результатам функционирования за 12 месяцев. На основаниипроведенного расчета выданы рекомендации по оценке текущей работы исполнителей.
Ключевые слова: электронный документооборот, композитныйдокументооборот, процессное управление, эффективность.
1.Вступ
В сучасному суспільстві іде процес інтенсифікації обчислювальних іінформаційних технологій в усіх галузях людської діяльності [1]. Впровадженняелектронного документообігу є актуальною задачею сучасного суспільства.
Для вирішення задач впровадження системелектронного документообігу важливо мати не тільки наявну теоретичну базу, алей практичну методику, що дозволяє фахівцям самостійно проводити розрахунки. Цірозрахунки дають можливість робити обґрунтовані і неупереджені висновки щодоефективності впровадженої або пропонованої СЕД.
2. Постановка задачі
Нижче наведено приклад розрахунку ефективності СЕД на основіекспериментально отриманих статистичних даних. В Додатку наведено фактичнідані, що було отримано в результаті збору даних функціонування системиелектронного документообігу в великій український страховій компанії. Данізбирались протягом дванадцяти календарних місяців по системній компанії, щооб’єднує головну організацію, 28 обласних и 785 районних представництв.
В якості теоретичної основи для розрахункуефективності використовувалась формально модель композитного документообігу [2] і методологія, що була запропонована автором вроботі [3].
3. Проведення розрахунку
Розглянемо таблицю із Додатку, що представляє собою сумарні дані покожному виконавцю по трьох параметрах нотації композитного документообігу — У,Д і Ф. Відповідно, У– сумарні дані по дванадцяти місяцях по кількості ролей вяких приймав участь виконавець, Д — по кількості дій, що було їх зроблено в СЕДі Ф — по кількості форму документів, що було їм оброблено.
Проведемо видалення вироджених рядківтаблиці, тобто таких рядків, що мають нульові значення по всім трьом параметрам– У, Д і Ф. Ці рядки відповідають користувачам, що взагалі не використовуютьсистему, або були прийняті на роботу та звільнені в досить короткий термін.
В таблиці налічується 84 виконавця ізнульовими рядками, що є 21.5% від загальної кількості виконавців. Такийрезультат є експериментальним підтвердженням тезісу автору в роботі [4] щодо можливості застосування співвідношенняПарето до задач електронного документообігу. Тобто, експеримент підтверджуєтезис, що 20% виконавців виконують 80% загальної роботи.
Побудуємо кількісну оцінку ефективності задопомогою графічної парадигми кількісної оцінки системи документообігу. Дляцього треба відкласти значення елементів колонки Д на абсцисі, значення елементів колонки Ф на ординаті і значення елементів колонки У на аплікаті.
/>
Рис. 1. Статистичнідані в графічній парадигмі кількісної оцінки ефективності
Цей рисунок не надає наочного розумінняефективності виконавців. Для отримання чіткого розуміння щодо відношення певнихвиконавців до ефективних чи неефективних рішень, побудуємо три погляди натетраедр ефективності.
/>
Рис. 2. Погляд наефективність у координатах {Д, Ф}
/>
Рис. 3. Погляд наефективність у координатах {Д, У}
/>
Рис. 4. Погляд наефективність у координатах {Ф, У}
Розглянемо рішення, що відповідають критеріямефективності у відповідності із графіком на рисунку 3.4. Оскільки цей погляд євідображенням тетраедру ефективності кількісної оцінки ефективності, тоефективні рішення лежать у трикутнику, що знаходиться вище діагоналі max Д – max Ф. Формулою оцінки це означається наступним чином:/>
Після застосування цієї формули достатистичних даних функціонування СЕД, наведений у таблиці, отримуємовиконавців, що відповідають критеріям ефективності Д-Ф. Із таблиці цьомукритерію відповідають наступні виконавці: В25, В249 і В255.
На рисунку 3.зображено погляд на тетраедр ефективності із визначенням значень множин Д і Уяк параметрів ефективності. У відповідності до кількісної оцінки, графічневідображення ефективних виконавців знаходиться у трикутнику, що знаходитьсянижче діагоналі max У – max Д. Формула ефективності в цьому поглядінаступна: />
Застосуємо цюформулу до даних і отримаємо виконавців, що відповідають критерію У-Д. Йомувідповідають наступні виконавці: В1-В241, В243-В248, В250-В303.
Рис. 4. відображаєпогляд на ефективність виконавців із застосуванням параметрів множин У і Ф.Парадигма кількісної оцінки ефективності трактує ефективних виконавців увідображенні у трикутнику понад діагоналі max У – max Ф. У виглядіформули це виражається наступним чином: />
До статистичнихданих функціонування СЕД із таблиці Г1 застосуємо означену формулу дляозначення виконавців, що є ефективними учасниками документообігу з точку зорукритерію У-Ф. Цьому критерію відповідають наступні виконавці: В4, В7, В13,В15-В20, В23-В26, В29-В39, В41-В43, В46-В49, В51-В57, В59-В61, В64, В67-В75,В81, В83, В84, В90-В98, В104, В106, В107, В111, В114, В116, В118, В122-В126,В128-В131, В133, В135, В137, В139, В143-В147, В149-В152, В155, В158, В159,В161, В163-В169, В171, В172, В178-В180, В182, В184-В190, В192, В193, В200-В203,В205-В214, В217-В219, В224-В233, В236-В238, В244, В246-В248, В250, В252-В256,В259, В261-В266, В269, В271, В273, В275-В277, В279-В281, В284-В288, В291, В292,В300, В303.
Оскількиефективними можна назвати виконавців, що підпадають одразу під всісформульовані критерії, то комплексна формула ефективності виражається: />
Таким чином, шляхомотримання перетину множин виконавців, що є ефективними у відповідності докритеріїв Д-Ф, У-Д і У-Ф, отримуємо виконавців, що відповідають комплексномукритерію ефективності. Цьому критерію відповідають лише два виконавця: В25 іВ255. Тобто, ці виконавці виконують свої дії, оброблюють свої документи іприймають участь у процесах таким чином, що вони відповідають ефективній роботісистеми документообігу.
5. Висновки
З точки зорусформульованих критеріїв ефективності системи документообігу позитивнооцінюється виконавці, що задовольняють двом із трьох критеріїв ефективності. Ізтаблиці Г1 двом критеріям відповідає 181 виконавець із 303, а саме: В4, В7,В13, В15-В20, В23, В24, В26, В29-В39, В41-В43, В46-В49, В51-В57, В59-В61, В64,В67-В75, В81, В83, В84, В90-В98, В104, В106, В107, В111, В114, В116, В118,В122-В126, В128-В131, В133, В135, В137, В139, В143-В147, В149-В152, В155, В158,В159, В161, В163-В169, В171, В172, В178-В180, В182, В184-В190, В192, В193,В200-В203, В205-В214, В217-В219, В224-В233, В236-В238, В244, В246-В248, В250,В252-В254, В256, В259, В261-В266, В269, В271, В273, В275-В277, В279-В281, В284-В288,В291, В292, В300, В303. Негативно оцінюється виконавець В242, оскільки він невідповідає жодному із критеріїв.
ЛІТЕРАТУРАТеслер Г.С. Новая кибернетика.- Киев: Логос, 2004. – 401с. Круковский М.Ю. Методология построения композитных систем документооборота // Математичні машини і системи. – 2004. – № 1. – С. 101 – 114.
3. Круковский М.Ю.Критерии эффективности систем электронного документооборота// Системипідтримки прийняття рішень. Теорія і практика – 2005. – 204С. 107 –111с.Круковский М.Ю. Модель документооборота. // Информационные технологии в XXI веке. – 2004.- 207. 92 -104с.
ДОДАТОК
Таблиця 1. Статистичні даніфункціонування СЕД за 12 місяців
У
Д
Ф
У
Д
Ф В1 1 В51 9 30 35 В2 168 3 53 В52 1 9 6 ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- В249 19 345 14 В299 2 В250 43 1 58 В300 1 4 В301 406 4 345 В302 11 4 В303 3 23 66