Проектування БД «Договора НДР» усередовищі MS Access
Зміст
Вступ
1.Проектування структури даних
2.Проектування форм
3.Проектування запитів
4.Проектування звіту
5.Розрахунок відомості про виконання договорів за допомогою MS Excel
Висновок
Списоквикористаної літератури
/>Вступ
Microsoft Access — це функціональноповна реляційна СУБД. В ній передбачені всі необхідні вам засоби для визначенняі обробки даних, а також для управління ними при роботі з великими об'ємамиінформації. Що стосується легкості використовування, то Microsoft Access вчинивтут справжній переворот, і багато хто для створення своїх власних баз даних ідодатків звертається саме до нього. Система управління базами даних надає вамможливість контролювати завдання структури і опис своїх даних, роботу з ними іорганізацію колективного користування цією інформацією. СУБД також істотнозбільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих об'ємів вчисленних таблицях інформації, що зберігається. СУБД включає три основні типифункцій: визначення (завдання структури і опис) даних, обробка даних іуправління даними. Всі ці функціональні можливості повною мірою реалізовані в MicrosoftAccess. В практиці, як правило, необхідно вирішувати і задачі з використаннямелектронних таблиць і текстових процесорів. Наприклад, після підрахунку абоаналізу даних необхідно їх представити у вигляді певної форми або шаблону. Урезультаті користувачу доводиться комбінувати програмні продукти для отриманнянеобхідного результату. В цьому значенні все істотно спростять можливості, щонадаються Microsoft Access. Предлагается рассмотреть эти возможности.
Під час роботиз документом або електронною таблицею ми звичайно повністю вільні у визначеннівмісту документа або кожного елементу таблиці. В текстовому редакторі такагнучкість необхідна для того, щоб помістити ту або іншу інформацію в потрібнемісце на сторінці, а в електронній таблиці ми повинні мати нагоду берегтипочаткові дані, проводити необхідні обчислення і представляти результати впотрібному вигляді. Ця гнучкість забезпечує успішне рішення щодо невеликих,добре сформульованих задач. Але коли електронна таблиця містить декілька сотеньрядків, а документи складаються із багатьох сторінок, то працювати з ними стаєдосить важко. Із зростанням обсягу даних ви можете знайти обмеження, щоперевищені чи встановлені електронною таблицею або текстовим редактором або жвзагалі вичерпані можливості комп'ютерної системи. Якщо ми розробляємо документабо електронну таблицю, які призначені для інших користувачів, то стає важко(або навіть неможливо) проконтролювати введення нових і використовування вжевведених даних. Наприклад, коли в електронній таблиці в одної комірці повинназберігатися дата, а в іншій — грошове надходження, користувач чисто випадковоможе їх переплутати. Крім того, якщо нам знадобиться працювати не тільки зцифровою або текстовою інформацією, ми можемо знайти, що наша електроннатаблиця не може працювати з інформацією, представленою у вигляді малюнка абозвуку. СУБД дозволяє задати типи даних і способи їх зберігання. Ми також можемозадати критерії (умови), які СУБД надалі використовуватиме для забезпечення вірностівведення даних. В найпростішому випадку умова на значення повинна гарантувати,що ми не введемо випадково в числове поле буквений символ. Інші умови можутьвизначати область або діапазони допустимих значень ваших даних. В самихвчинених системах ви можете задати відносини між сукупностями даних (що звутьсятаблицями або файлами) і покласти на СУБД забезпечення сумісності абоцілісності даних. Наприклад, можна примусити систему автоматично перевірятивідношення введених замовлень до конкретних послуг.
1. Проектування структури даних
Microsoft Access надає нам максимальнусвободу в завданні типу даних: текст, числові дані, дати, час, грошовізначення, малюнки, звук, документи, електронні таблиці. Ми можемо задати такожформати зберігання (довжина рядка, точність представлення чисел і дати часу) інадання цих даних при виведенні на екран або друк. Для упевненості, що в базіданих зберігаються тільки коректні значення, можна задати умови на значення різногоступеня складності. Оскільки Microsoft Access є сучасним додатком Windows, миможемо використовувати всі можливості DDE (Dynamic Data Exchange, динамічний обмінданими) і ОLЕ (Оbject. Linking and Embedding, зв'язок і упровадження об'єктів).DDE дозволяє здійснювати обмін даними між Access і будь-яким іншим підтримуючимDDE додатком. В Access ми можемо за допомогою макросів або Access Basicздійснювати динамічний обмін даними з іншими додатками. OLE є більш витонченимзасобом Windows, яке дозволяє встановити зв'язок з об'єктами іншого додатку абоупровадити які-небудь об'єкти в базу даних Access. Такими об'єктами можуть бутикартинки, діаграми, електронні таблиці або документи з інших підтримуючих ОLЕ додатківWindows. Microsoft Access може працювати з великим числом найрізноманітнішихформатів даних, включаючи файлові структури інших СУБД. Ми можемо здійснюватиімпорт і експорт даних з файлів текстових редакторів або електронних таблиць.За допомогою Access ви можете безпосередньо — обробляти файли Рагаdох, dВАSEIII, dВАSЕ IV, FохРго і ін. Можна також імпортувати дані з цих файлів в таблицюAccess.
СУБД дозволяє працювати з даними,застосовуючи різні способи. Наприклад, ми можемо виконати пошук інформації вокремій таблиці або створити запит з складним пошуком по декількох зв'язанихміж собою таблицях або файлах. За допомогою однієї єдиної команди можна відновитизміст окремого поля або декількох записів. Для читання і коректування даних миможемо створити процедури, що використовують функції СУБД. У систем багато когоє розвинуті можливості для введення даних і генерації звітів. В MicrosoftAccess для обробки даних ваших таблиць використовується могутня мова SQL(Structured Query Language — Структурована мова запитів). Використовуючи її, виможете виділити з однієї або декількох таблиць необхідну для вирішенняконкретної задачі інформацію. Access значно спрощує задачу обробки даних. Щобпримусити Microsoft Access вирішувати ваші задачі, вам абсолютно не вимагаєтьсязнати мову SQL. При будь-якій обробці даних з декількох таблиць використовуєодного разу задані вами зв'язки між таблицями. Ми можемо сконцентрувати своїзусилля на рішенні інформаційних проблем, не затрачуючи сил на побудовускладної системи, яка відстежує у вашій базі всі зв'язки між структурами даних.В Microsoft Access є також простий і в той же час багатий можливостями засіб графічногозавдання запиту — так званий «запит за зразком» (QBE, query example), якевикористовується для завдання даних, необхідних для вирішення деякої задачі.Використовуючи для виділення і переміщення елементів на екрані стандартніприйоми роботи з мишею в Windows і декілька клавіш на клавіатурі, ми можемобуквально за секунди побудувати досить складний запит. В світлі вищесказаногодля автоматизації рішення задач нам необхідна могутня реляційна СУБД і системарозробки додатків. Практично всі існуючі СУБД мають засоби розробки додатків,які можуть бути використаний програмістами або кваліфікованими користувачамипри створенні процедур для автоматизації управління і обробки даних. На жаль, багатосистеми розробки додатків для створення процедур вимагають знання деякої мовипрограмування, наприклад С або XBase. Не дивлячись на всю їх силу і багатствозасобів, для успішного їх використовування від вас потрібна наявність певноїпрофесійної підготовки і досвіду роботи з ними. На щастя, є засоби, щодозволяють легко проектувати і створювати додатки для роботи з базами даних беззнання мови програмування. Робота в Microsoft Access починається з визначенняреляційних таблиць і їх полів, які міститимуть дані. Відразу після цього ви задопомогою форм, звітів і макросів зможете визначати дії над цими даними. Форми і звіти можна використовувати для завданняформатів виведення даних на екран і додаткових обчислень. Що в цьому випадкуміститься у формах і звітах формати і інструкції по проведенню обчисленьвідокремлені від даних (що знаходиться в таблицях), так що можна мати повнусвободу дій у використовуванні даних, не міняючи при цьому самі дані — достатньо створити додаткову форму або звіт, використовуючи ті ж самі дані.Якщо довестися автоматизувати деякі дії, то для встановлення зв'язків міжпевними формами і звітами або для виконання певних дій як відгук на деяку подію(наприклад, зміна даних в деякому полі форми) можна без особливих зусильстворити макроси. Якщо будуть потрібно більш витончені засоби, наприкладбібліотечні утиліти Windows, можна написати процедуру на Access Basic.
Якщо Accessінстальований на комп'ютері, його запуск відбувається таким чином:
1. Завантажуємо MS Windows;
2. Відкриваємо вікно Access-групи Диспетчера Програм(Program Manager) і двічі клацаємо мишею на піктограмі, відповідній Access (наній зображений ключ і є напис«Microsoft Access»;
Після завантаження Access у верхньому рядку головного вікна(рядок заголовка) з'являється ім'я програми — Access. Нижче розташований рядокменю. Під нею розташований рядок інструментів. Різні кнопки цієї панеліз'являються залежно від того, в якій частині програми ви знаходитеся. В нижнійчастині екрану розташований рядок стану, яка містить корисну інформацію про хідроботи з Access.
Далі будемо створювати саме БД «Договора НДР»
Перелік і типи полів таблиць БД «Договора НДР»наведено далі.
Перша таблиця Дані оплати договорів у режимі конструкторазображена на рис.1.
/>
Рис.1.
Друга таблиця Довідник замовників у режимі конструкторазображена на рис.2.
/>
Рис.2.
Третя таблиця Інформація о договорах у режимі конструкторазображена на рис.3.
/>
Рис.3.
Схема даних БД „Договора НДР” зображена на рис.4.
/>
Рис.4.
Таблиці БД мають зв’язки „один-до-багатьох”.
Перша таблиця у режимі таблиці зображена на рис.5.
/>
Рис.5.
Друга таблиця у режимі таблиці зображена на рис.6.
/>
Рис.6.
Третя таблиця у режимі таблиці зображена на рис.7.
/>
Рис.7.
2. Проектування форм
— Ієрархічна форма Відомість для виконання договорів для вводу тамодифікації даних в таблиці Дані оплати договорів і Інформація о договорахзображена на рис.8.
/>
Рис.8.
— Підпорядкована форма Інформація о договорах зображена на рис.9.
/>
Рис.9.
— Головна кнопкова форма (рис.10).
/>
Рис.10.
3. Проектування запитів
Запит 1 Договора замовників з Харківа у режимі конструкторазображений на рис.11:
/>
Рис.11.
Запит 1 у режимі таблиці зображений на рис.12:
/>/>
Рис.12.
Запит 2 Замовники з заборгованістю у режимі конструкторазображений на рис.13:
/>
Рис.13.
Запит 2 у режимі таблиці зображений на рис.14:
/>
Рис.14.
Запит 3 з Відомість про виконання НДР у режимі конструкторазображений на рис.15:
/>
Рис.15.
Запит 3 у режимі таблиці зображений на рис.16:
/>
Рис.16.
4. Проектування звіту
Звіт Відомість про виконання і оплату договорів НДР (рис.17):
/>
Рис.17.
5. Розрахунок відомості провиконання договорів за допомогою MS Excel
Експортуємо запит Відомість про виконання НДР до аркушу MS Excel (команда меню Файл/Экспорт при виділеному запиті у режимі таблиці) таотримаємо дану таблицю у вигляді даних на аркушу MS Excel рис.18.
/>
Рис.18.
Модифікуємо таблицю, введено формули до комірок стовпця Dта підіб’эмо промежні підсумки (рис.18).
/>
Рис.18.
/>Висновок
Microsoft Access, володіючи всімарисами класичної СУБД, надає і додаткові можливості. Access — це не тількимогутня, гнучка і проста у використовуванні СУБД, але і система для розробкипрацюючих з базами даних додатків. За допомогою Access ми створили додаток, щопрацює в середовищі Windows і повністю відповідне нашим потребам по управлінню даними.Використовуючи запити, ми можемо вибирати і обробляти в таблицях інформацію, щозберігається. Створили форми для введення, перегляду і оновлення даних, а такожвикористали Access для створення як простих, так і складних звітів. Форми ізвіти «успадковують» властивості базової таблиці або запиту, так що в більшостівипадків ми вказуємо формати, умови на значення і деякі інші характеристикиданих тільки один раз. До числа наймогутніших засобів Access відносяться засобирозробки об'єктів — Майстри, яких ми використовували для створення таблиць,запитів різних типів форм і звітів, а також кнопок і інших атрибутіввбудованого Visual Basic, просто вибравши за допомогою миші потрібні опції. Щобповністю автоматизувати роботу додатку, за допомогою макросів Access такожможна легко зв'язати дані з формами і звітами. Переконалися, що можна створитидодаток, не написавши ні єдиного рядка програми, але якщо нам необхідностворити щось вже дуже витончене, то на цей випадок Microsoft Access надаємогутню мову програмування — Microsoft Access Basic.
І, нарешті, всі ці засоби дозволяютьстворювати додатки, що працюють не тільки з базою даних Access, але і з іншиминайпоширенішими базами даних. Наш додаток, при потребі, може працюватибезпосередньо з файлами dBASE, з базами даних Раrаdох, FохРrо і будь-якою базоюданих, підтримуючих ОDВС. Можна також легко імпортувати дані з текстових файлів,документів текстових процесорів і електронних таблиць (і експортувати дані вних).
Microsoft Access має безліч областей застосування: намалому підприємстві; в роботі за контрактом, коли ми розробляємо прикладніпрограми за замовленням або виступаємо в ролі консультанта; у великихкорпораціях, коли ми виступаємо в ролі координатора виробничих інформаційних системі навіть у сфері домашнього застосування.
/>Списоквикористаної літератури
1. Харитонова И.А., Михеева В.Д. Microsoft Access 2000: Разработка приложений.– СПб.: БХВ, 2000. – 832 с.
2. Робинсон С. Microsoft Access 2000: — СПб.: Издательский дом Питер, 2002. – 512 с.
3. Вейскас Дж. Эффективная работа с Microsoft Access 2000: СПб.: Питер-Пресс,2002. – 1040 с.
4. Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2000: Специальное издание. — Издательский дом «Вильямс», 2002. – 1152 с.
5. Справка Microsoft Access 2002.//Корпорация Microsoft (Microsoft Corporation), — 2001.