Введение
Составление служебных документов – трудный и сложный процесс,который занимает много времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс,можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования иуправленческого труда
В работе по документированию большую роль играет словесноеоформление решений, действий, связей. При подготовке документов следуетучитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, авыполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так,действенность директивной и распорядительной документации в значительной мереобеспечивается императивом – повелительной конструкцией языка приказов,распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуютдокументы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь,деловой язык, деловое служебное письмо – понятия определенные. Деловой язык – этоязык официальных взаимоотношений, это литературный язык.
Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. Исейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевыештампы, канцеляризмы («коим образам», «прошу не отказать», «при этом направляем»,«дана настоящая» и др.). При составлении документов нужно пользоватьсяофициально-деловым стилем.
Литературный язык имеет много стилей, художественно беллетристический,общественно-публицистический, научный, производственно-технический,исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются инаходятся в постоянном взаимодействии.
«Под стилем… языка, – говорит известный филолог А.Н. Ефимов,– принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюсякак в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смыслезакономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное,типичное, а также запретное». [2]
В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественнобеллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический– стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловойстиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов(указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфныйстиль и т.д.
«Стиль законодательно-распорядительных документов, – отмечал академикЛ.В. Щерба, – «язык законов» – требует, прежде всего, точности иневозможности каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже втаком случае исключительно важной, так как заинтересованный человек безовсякого понукания прочтет всякую статью закона и два, и три раза». [5]
Качество и структура стилей непостоянны и изменяются от столетия кстолетию, от эпохи к эпохе. После Октябрьской революции в учрежденияхпродолжало работать много служащих дореволюционной России, деловая речьвключала множество канцеляризмов и архаизмов («Дано Петрову Ивану Яковлевичу,что он действительно является лицом, коим себя именует, что подписью иприложением печати удостоверяется»). Поэтому немало прошло времени, прежде чемизбавились от старого и ненужного в языке и стиле.
Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорнойречи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документадолжны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания инейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевыхсредств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляютсяот имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формывыражения общественных интересов в служебном документе должны соответствоватьнормам административного права.
Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица,причем местоимения заменяются существительными (не «я прошу») а «институтпросит», «Министерство не возражает»). В служебной документации недопустимыдиалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.
На сегодняшний день тема моего исследования актуальна, т. к.стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения иускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии,стандартизированные обороты воспринимаются в 8–10 раз быстрее. Процесспрочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поискосуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ,решение), и типизированных оборотов.
В наши дни одним из сильных средств воздействия на язык масс являетсяпечатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальныезнания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще оченьчасто встречаются отклонения от литературных норм. Например. «приветствие вадрес», «упреки в адрес» ', «передовой форпост науки» и др.
Необоснованно много встречается словесных штампов («надо отмстить»,«особенно надо остановиться», «необходимо указать», «остановиться на вопросе», «учитываявышеизложенное», «получить нижеследующее», «означенный инвентарь», «выданаданная справка» и т.д.).
К числу избитых речевых штампов, употребляемых докладчиками илекторами, относятся также: «начать борьбу за…», «увязать вопрос», «заостритьвнимание», «нацелить внимание», «поставить во главу угла», «в центре внимания»,«мы имеем на сегодняшний день», «трудно переоценить значение» и т.п.
Стандартно звучат слова-спутники, критика – обязательно резкая,поддержка – всегда горячая и т.п.
Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:
1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современноголитературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысльболее четко и полно.
В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которыенаиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, привыборе вариантов типа «оказать помощь – помочь», «допускать ошибку – ошибиться»надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.
2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно
в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи(типа «надлежащий», «должный», «вышеуказанный», «нижеподписавшийся» и т.п.).
3. Использование терминов ипрофессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов),в первую очередь юридических и бухгалтерских;
4. Широкое употреблениесложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания,например: «в целях оказания помощи», «в порядке оказания помощи» ',
5. Ограниченное употреблениеусложненных синтаксических построений – предложений с причастными идеепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.
Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиляявляется непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, преждевсего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, ужеутвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, «в целом», «всвязи», «в соответствии с», «в интересах» (стандартные синтаксические модели сотыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, таккак облегчает процесс составления типовых текстов.
Краткость изложения достигается путем замены сложных предложенийпростыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов иупотребления общепринятых сокращений.
1. Виды документов и их классификация
Все документыпо отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – этодокументы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общегоруководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Втораягруппа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работникифинансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта,других функциональных подразделений.
Документыклассифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты,докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано,но по содержанию они могут быть совершенно разными:
– по местусоставления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия)и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частныхлиц);
— посодержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие нескольковопросов);
— по форме:индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности(например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, ачасть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородныхпредприятий.
Как правило,все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или намножительных аппаратах.
— по срокамисполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, длякоторых срок исполнения не установлен;
— попроисхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные,касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
— по видуоформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
— посредствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.
Подлинник – это подписанный инадлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия – повторное, абсолютноточное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное вустановленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебныхдокументов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подписьруководителя и печать.
Иногда дляработы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иногоего раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документаона сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписямидолжностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случаеутери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (спометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.2. Правила оформления телефонограмм
Телефонограмма(ТФГ) –запись сообщений на расстоянии с голоса. Документ, содержащий оперативнуюинформацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученноесообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощьюзвукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следуетпроверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
ТФГкак правило содержит сообщения, извещения, оповещения, распоряжения.
ЕслиТФГ передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений,которым ее посылают, и номера телефонов, по которым ТФГ передается.
ТФГпишется кратко, точно, простыми предложениями: «Сообщаем место и времяпроведения собрания акционеров…».
ОбъемТФГ не должен превышать 50 слов.
Припередаче ТФГ после представления говорят абоненту: «Примите телефонограмму».Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи. Дальшечетко диктуют текст, после чего просят повторить текст. В конце следует назватьфамилию передавшего ТФГ, время передачи, телефон и спросить: кто принял.
Усекретаря всегда должны быть бланки входящих и исходящих ТФГ.
Обязательнымиреквизитами телефонограммы являются:
·наименование учреждений адресанта и адресата;
·реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, и отчества должностныхлиц;
·номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;
·должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;
·номера телефонов;
·текст и подпись.
Поступившаятелефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключениемподписи.
Телефонограммадолжна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 какдля делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об».Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участниковсеминара» Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простымипредложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившиедать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммаизлагаются от первого лица. Желательно, чтобы организация имела специальныебланки для входящих и исходящих телефонограмм. Телефонограмма составляется водном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.
Телефонограмма включает следующиереквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, местосоставления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указаниедолжностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавшихтелефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяютсялисты бумаги форма А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре,подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Еслителефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается списокучреждений – адресатов и номеров телефонов.
Классификацияпереписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением исодержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенныхзадач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя испособа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностямиобработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенноезначение имеет отнесение документов к определенным системам управленческойдокументации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Переченьоснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки,является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи ииспользования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи иприменяются соответствующие признаки классификации документов.
Переписку,как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную)и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, можетиметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу,имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальностьинформации служебного характера.
Официальнаяпереписка классифицируется по различным признакам (основаниям, деления). (см.таблицу 1).
Переченьпризнаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниямиделения. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе сдокументами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки иисполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовымкатегориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлениюписем является наличие официально утвержденной формы письма или требований кего составу и содержанию.Как писать служебные письма
· Определитесьс целью письма.
· Укажитехарактер вашего письма.
· Краткость– залог получения ответа.
· Какогоименно действия вы добиваетесь?
· Старайтесьвыразить суть письма в тексте.ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ
Письмо – единственный документ,на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.
СЛУЖЕБНОЕПИСЬМО –способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.
1.Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитовбланка должны соответствовать ГОСТ 6.38–90.
2.Реквизиты служебного письма: гос. герб, наименование министерства, ведомства,эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса,номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа,адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии вдругие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.
3.Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, междуреквизитами 1,5–2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. Наформате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенныйдля размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.
4.Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто,отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимостремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.
5.Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления,отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания,предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания идр.
Классификацияофициальной переписки
Признак
Группа переписки Вид связи Деловое письмо (отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное письмо Территория Внутренние (внутри страны), международные письма Место в информационном обмене Инициативные письма, письма-ответы Завершенность информационного обмена Письма, требующие ответа; письма, не требующие ответа Положение в системе документооборота Поступающие, отправляемые письма Уровень типизации Типовые письма, письма в произвольной форме Композиция Простые, сложные письма Отношение к действиям партнеров Благодарность, поздравление, одобрение, требование, пожелание и др. Отношение к полноте и точности информации Запросы, подтверждения, опровержения и др. Тематика По вопросам материально-технического обеспечения, финансов, строительства, транспорта, культурного обмена и т.д. Отношения в иерархии управления
Письма вышестоящих, подведомственных,
сторонних организаций Правовой статус корреспондента
Письма юридическим и физическим лицам, ряду
организаций (информационные), одной организации, структурному подразделению, должностному лицу,
письма граждан (индивидуальные, коллективные), парламентские, депутатские запросы Число адресатов Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов Количество писем от одного автора Первичное, повторное письма Наличие информации об адресате
Письма, содержащие сведения об авторе,
анонимные обращения
Рассмотримподробнее структуру и содержание некоторых видов писем.
Информационноеписьмо –деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Письмо-сообщение – деловое письмо,которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах,представляющих взаимный интерес.
Письмо-извещение – деловое письмо,информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах,выставках, конференциях и т.п.).
Сопроводительноеписьмо –деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативныхправовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющихадресной части.
Гарантийноеписьмо –деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Письмо-предложение – деловое письмо,направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг,сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора(продавца) или в ответ на письмо-запрос.
Письмо-просьба – деловое письмо, целькоторого является получение информации, услуг, товаров, инициированиеопределенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количествоуправленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, еслиорганизация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги,предоставляемые другой организацией.
Письмо-подтверждение – деловое письмо, вкотором адресат подтверждает получение сведений, документов или другихматериалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждаетсяпредварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить еесуть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. Вотдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученныхдокументов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.
Письмо-требование – деловое письмо, целькоторого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства вусловиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Претензионное(рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружениинесоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цельпретензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушенияусловий договора.
Письмо-ответ – деловое письмо,составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответможет быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
Письмо-приглашение – деловое письмо,разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что можетсоставляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительныеэлементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.
Письмо-благодарность – деловое письмо,направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражениемблагодарности за совершенные действия. Эта разновидность писем, как правило,составляется в более свободной форме, чем другие письма.
Письмо-поздравление – деловое письмо,составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями вположении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Каксоставить справку?
Справка – это документ,содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чашевсего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников.Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работев данной организации.
Дляудобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланкеформата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справкиначинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества(полностью) лица, о котором даются сведения, его должности. В правом верхнемуглу указывается место представления справки. На справке должна обязательностоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставятпорядковый номер справки рядом с датой. Одним из вариантов справки являетсясправка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию попроизводственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимостипродукции за квартал. Справки, составленные по запросу внешних организаций,должны быть подписаны руководителем предприятия. Справки по производственнойтематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляетсяадресату, второй – подшивается в дело. В делопроизводстве различаютсяслужебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (оштатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности позаработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представленияв другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, отрудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).
Реквизитысправки следующие:
· местопредставления справки (допустимо указывать в тексте справки),
· названиеи координаты организации, выдавшей справку,
· штампорганизации, выдавшей справку,
· наименованиевида документа,
· дата,
· печатьорганизации.
· текстсправки,
ПримерсправкиОАО «Заря» 123000, Москва, ул. Ак. Павлова, д. 20 В Налоговую инспекцию г. Москвы
СПРАВКА
29.09.2002
Петухов Игорь Иванович работает директором отдела сбыта ОАО «ЗАРЯ» с окладом 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей. Директор (Подпись) И.А. Петров Главный бухгалтер (Подпись) Н.В. Николаева
Пояснительнаязаписка – одна из составляющих бухгалтерской отчетности В пояснительной запискедолжна быть приведена информация о данных, требование о раскрытии которыхопределено в п27 ПБУ 4/99, а также других Положениях по бухгалтерскому учету(об изменениях учетной политики организации, о материально – производственныхзапасах, основных средствах, о доходах и расходах организации, о событиях послеотчетной даты и условных фактах хозяйственной жизни, об информации по аффинированнымлицам, об информации по операционным и географическим сегментам и пр.) и ненашедших отражения в формах бухгалтерской отчетности Информацию о соответствующихданных рекомендуется включать в пояснительную записку в виде отдельных разделовВ пояснительной записке подлежат раскрытию данные статей, по которым вбухгалтерском балансе и отчете о прибылях и убытках отражаются прочие активы,прочие кредиторы, дебиторы, иные обязательства, отдельные виды прибылей иубытков в случае их существенности. В пояснительной записке следует привестикраткую характеристику деятельности организации (обычных видов деятельности;текущей, инвестиционной и финансовой деятельности), основные показателидеятельности и факторы, повлиявшие в отчетном году на финансовые результатыдеятельности организации, а также решения по итогам рассмотрения годовойбухгалтерской отчетности и распределения прибыли, оставшейся в распоряженииорганизации, те соответствующую информацию, полезную для получения более полнойи объективной картины о финансовом положении организации, финансовыхрезультатах деятельности организации за отчетный период и изменениях в еефинансовом положении При изложении основных показателей деятельности может бытьприведена характеристика основных средств (доля активной части основныхсредств, коэффициенты износа, обновления, выбытия и пр), нематериальныхактивов, финансовых вложений, научно – технического уровня продукции и пр Приэтом информация может быть дополнена необходимыми аналитическими таблицами,расшифровками Рекомендуется определять тенденции основных показателейдеятельности, а также качественные изменения в имущественном и финансовомположении, их причины В случае необходимости в пояснительной записке следуетуказывать принятый порядок расчета аналитических показателей (рентабельность,доля собственных оборотных средств и пр) При оценке финансового состояния накраткосрочную перспективу могут приводиться показатели оценки удовлетворительностиструктуры баланса (текущей ликвидности, обеспеченности собственными средствамии способности восстановления (утраты) платежеспособности) При характеристикеплатежеспособности следует обратить внимание на такие показатели, как наличиеденежных средств на счетах в банках, в кассе организации, убытки, просроченныедебиторскую и кредиторскую задолженности, не погашенные в срок кредиты и займы,полноту перечисления соответствующих налогов в бюджет, уплаченные (подлежащиеуплате) штрафные санкции за неисполнение обязательств перед бюджетом Такжеследует обратить внимание на оценку положения организации на рынке ценных бумаги причины имевших место негативных явлений При оценке финансового положения надолгосрочную перспективу приводится характеристика структуры источниковсредств, степень зависимости организации от внешних инвесторов и кредиторов ипр Дается характеристика динамики инвестиций за предыдущие годы и наперспективу с определением эффективности этих инвестиций Кроме того, может бытьприведена оценка деловой активности организации, критериями которой являются широтарынков сбыта продукции, включая наличие поставок на экспорт, репутацияорганизации, выражающаяся, в частности, в известности клиентов, пользующихсяуслугами организации, и др; степень выполнения плановых показателей,обеспечения заданных темпов их роста (снижения); уровень эффективностииспользования ресурсов организации Целесообразно включение в пояснительнуюзаписку данных о динамике важнейших экономических и финансовых показателейработы организации за ряд лет, описаний будущих капиталовложений,осуществляемых экономических мероприятий, природоохранных мероприятий и другойинформации, интересующей возможных пользователей бухгалтерской отчетностиАкционерные общества в пояснительной записке приводят фамилии и должностичленов совета директоров (наблюдательного совета), членов исполнительногооргана, общую сумму выплаченного им вознаграждения При этом описываются всевиды выплаченного вознаграждения (оплата труда, премии, комиссионные) и иныеимущественные предоставления (льготы и привилегии).
Пояснительнаязаписка – такая же самостоятельная часть бухгалтерской отчетности,как и остальные ее формы. Содержание пояснительной записки составляют в первуюочередь обаятельные сведения, раскрытие которых предусмотрено Положением поведению бухгалтерского учета, Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ). Крометого, в нее может быть включена № формация, уточняющая, дополняющая сведения,представлений в других формах бухгалтерской отчетности. Так, в пояснительной запискедолжны быть приведены:
· показатели,которые не нашли отражения в формах годовой и бухгалтерской отчетности (например,сведения об объемах продажи продукции, работ, услуг по видам деятельности и географическирынкам сбыта);
· расшифровкипрочих активов и пассивов, кредиторов идем торов, иных обязательств, отдельныхвидов прибылей и убытков в случае их существенности в общей сумме итогов форм №и №2 (напомним, что существенной является сумма, отношение которой к общемуитогу соответствующих данных составляете менее 5%);
· основныепоказатели деятельности организации и факторы, повлиявшие в отчетном году нахозяйственные и финансовые результаты работы организации, а также решения поитогам рассмотрев годовой бухгалтерской отчетности и распределения прибыли,оставшейся в распоряжении организации;
· данныео доходах, расходах и обязательствах, выявленных после даты составления годовойотчетности до ее представления и существенно влияющих на оценку имущественногои финансового положения организации;
· показателисостояния основных средств (доля их активной части, коэффициенты износа, обновления,выбытия и т.п.), финансовых вложений, дебиторской и кредиторской задолженности,нематериальных активов;
· порядокрасчета аналитических финансовых показателей: рентабельности продукции, ликвидности,платежеспособности организации и т.п.;
· оценкаделовой активности организации;
· элементыучетной политики, отличные от предыдущего года.
Вцелях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетнойполитики должны вводиться с начала финансового года.
· Впояснительной записке организация объявляет вменения в своей учетной политикена следующий отчетный год, раскрывает те из них, которые существенно влияют наоценку принятие решений пользователей бухгалтерской отчетности в отчетном году;
· данныео причитающихся налоговых платежах в бюджет, исчисленных по двум методам (дляорганизаций, применяющих при налогообложении метод определения выручки отпродажи продукции по мере ее оплаты): на основе представленных налоговыхрасчетов и на основе сведений о продаже и финансовых результатах, отраженных(бухгалтерском учете исходя из допущения временной определенности фактовхозяйственной деятельности. Данные о налоговых платежах должны быть приведены вразрезе существенных видов налогов залог на прибыль, НДС, налог напользователей автомобильных дорог и др.) с отражением сумм отклонений. При этоминформация приводится только по тем налогам, облагаемый оборот по которымменяется с использованием показателя выручки от продажи продукции (работ, услуг);
· сведенияо наличии, местонахождении, наименовании дочерних зависимых) обществ и видах ихдеятельности;
· основныепроводимые организацией мероприятия в области охраны окружающей среды, влияниеэтих мероприятий на уровень капиталовложений организации и прибыли в отчетномгоду, а также их финансовые последствия для будущих периодов.
Впояснительной записке отражаются те условные факты, которые являютсясущественными и имеют место на дату подписания годового отчета.
Пояснительнаязаписка должна выполнять следующие основные задачи:
· раскрытьсущественную информацию, содержащуюся в статьях бухгалтерской отчетности;
· обеспечитьинформационную разгрузку форм бухгалтерской отчетности
Впояснительной записке подлежат раскрытию существенные способы ведениябухгалтерского учета. Пояснительную записку можно разделить на три основныечасти:
· общиесведения об организации;
· расшифровкаважнейших статей форм бухгалтерской отчетности;
· аналитическиепоказатели, характеризующие деятельность организации.
Приизменении учетной политики в новом году в пояснительной записке должнасодержаться оценка в денежном выражении последствий изменения учетной политики,оказавших или способных оказать существенное влияние на финансовое положение,движение денежных средств или финансовые результаты деятельности организации.Организация должна представлять информацию с учетом требования представлениячисловых показателей минимум за два года.
Каждаяорганизация самостоятельно определяет объем информации, приводимой в пояснительнойзаписке, и форму подачи материала – в виде текста, таблиц, схем,диаграмм, и т.п., а действующие нормативные акты излагают лишь общие требованияк ее содержанию. Кроме того, организация вправе самостоятельно определятьпериодичность представления пояснительной записки в составе бухгалтерскойотчетности.
Пояснительнуюзаписку могут не составлять:
· субъектымалого предпринимательства, применяющие в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации упрощение систему налогообложения, учета и отчетности и необязанные (обязанные) проводить независимую аудиторскую проверку достоверностибухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации;
· общественныеорганизации (объединения), не осуществляющие предпринимательской деятельности ине имеющие кроме выбывшего имущества оборотов по продаже товаров (работ,услуг).
Процесссоставления пояснительной записки можно условно разделить на три основныхэтапа:
1)анализ требований к содержанию записки, установленный действующими нормативнымиактами;
2)выбор необходимых разделов (информационных блоков) записки; сбор, обработка иредактирование информации для включения в соответствующие разделы; выбор формыподачи информации, подготовка графического материала;
3)составление и подписание окончательного варианта записки; утверждение ее всоставе годовой отчетности высшим органом управления организацией.
Кромепояснительной записки и вспомогательных форм отчетности в состав поясненийтакже должны быть включены расшифровки и комментарии по отдельным формамбухгалтерской отчетности. В настоящее время организациям предоставлено правосамостоятельно выбирать способ формирования пояснений: они могут включаться какнепосредственно в формы отчетности, так и в виде отдельных расшифровок ипояснений.
Вариантыраскрытия информации в бухгалтерской отчетности:
· Информация,включаемая в формы отчетности, представляется в детализированном виде. При этоморганизация должна раскрывать детализированную информацию по существеннымстатьям отчетности в пояснительной записке;
· организацияиспользует формы отчетности, разработанные самостоятельно на основе предложенныхотчетных таблиц. Допускается раскрытие близких по экономическому содержаниюстатей в объединенном виде, например статей краткосрочной дебиторской задолженности(строки 231–235 баланса) в рамках группы статей «Дебиторская задолженность(платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)»(строка 230). При этом пояснения оформляются в следующем виде: составляютсякомментарии к отдельным статьям отчетности. Таблицы, входящие в приложение кбухгалтерскому балансу, могут быть представлены в виде отдельных отчетных форм(расшифровок статей бухгалтерского баланса). Комментарии по отдельным статьямосновных форм (бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках), а такжепо вспомогательным формам отчетности включаются в отдельно формируемый разделпояснений «Расшифровка показателей бухгалтерской отчетности».
Всекоммерческие организации (за исключением кредитных) обязаны представлять впояснительной записке информацию для обеспечения сопоставимости данных заотчетный и предшествующий ему годы. Акционерные общества (кроме кредитныхорганизаций) заполняют в пояснительной записке подраздел «Доход на акцию». Пояснительнаязаписка входит и в состав годового консолидированного (сводного) бухгалтерскогоотчета. Акционерные общества (кроме кредитных организаций) в случае наличия дочерних(зависимых) обществ при составлении сводной бухгалтерской отчетности обязаны впояснительной записке предоставлять информацию об аффилированных лицах.
Организации(кроме кредитных), имеющие дочерние (зависимые) общества, обязаны представлятьв пояснительной записке данные о важнейших отчетных показателях по видамдеятельности и географическим рынкам сбыта. Под прекращением деятельностиследует понимать реорганизацию предприятия, в результате которой появляетсяодна или несколько новых организаций; прекращение какого-либо вида деятельностиили полное прекращение деятельности организации (например в случае ее продажи).
Еслируководителем утверждена специальная программа прекращения деятельности организации,то в бухгалтерском учете отражаются операции по созданию специального резервана потери от прекращения деятельности, списанию расходов, связанных спрекращением деятельности, за счет средств резерва и другие операции, связанныес прекращением деятельности (например, операции по имущества).
Информацияо прекращаемой деятельности обязательно расшифровывается в пояснительной записке.3. Составление и оформление служебных документов
Длясоставления служебных документов используется бумага форматов А4 (210 х 297) иА5 (148 х 210). Составление документов на бумаге произвольного формата неразрешается. Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частныхнотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации.Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильныйпорядок их размещения. Наименование вида документа (за исключением писемуказывается на бланке). К каждому документу, который печатается на бумагеформата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, которыйдолжен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа иотвечать на вопрос «О чем документ».
Заголовкине составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которыепечатаются на бумаге формата А5. Документ адресуется учреждению, ееструктурному подразделу или конкретному должностному лицу. Наименованиеучреждения и его структурного подраздела, которым адресуется письмо, отмечаютсяв именительном падеже.
Приадресовании документа руководителю учреждения или его заместителю наименованияучреждения должно входить в состав наименования должности адресата. Почтовыйадрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которогоприсылается документ. При адресовании документа гражданину сначала отмечаетсяпочтовый адрес, а потом инициалы и фамилия получателя.
Датойдокумента является дата его подписания или утверждение. Дата на документепроставляется тремя парами арабских цифр (10.12.93), которые разделяютсяточками. Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то передними относится нуль. Допускается также такая последовательность написания даты:год, потом месяц и число месяца. В текстах документов, которые содержатведомости финансового характера, допускается применение словесно-цифровогоспособа оформления дат: 15 января 1994 г. Если документ составлен не набланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.
Всостав подписи входят: наименование должности лица, которое подписываетдокумент (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – надокументе, составленному на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Приподписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц,которые составили документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Вслучаях, предусмотренных действующих законодательством, свою подпись на документахнотариус скрепляет соответствующей печатью. Отражение печати проставляетсятаким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, котороеподписало документ.
Еслидокумент имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, тов приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров. Еслидокумент имеет приложения, которые не упоминаются в тексте, то их наименованиенеобходимо пересчитать после текста с указанием количества листов в каждомприложении и количестве экземпляров, например: «Приложение: дубликатдоговора-купли продажи на 2 арк. В 1 прим.» При ответе на запрос необходимоделать ссылку на номер документа-запроса. На документах, которые выполнены,проставляется отметка о выполнении, которая размещается на нижнем поле первоголиста или на обороте первого листа документа и включает в себя короткую справкуо выполнении (если отсутствующий документ, который свидетельствует овыполнении), а также слова «К делу» и номер дела (наряда), в которое долженбыть подшит выполненный документ. На исходящем документе проставляется номер,который отвечает порядковому номеру по журналу регистрации исходящих документови номеру дела (наряда), в котором будет сохраняться экземпляр исходящегодокумента.
Корреспонденцияприсылается адресатам по почте или передается нарочным. В последнем случае онавручается адресату под расписку в разносной книге. Выдача дубликатов документовпроизводится в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке совершениянотариальных действий нотариусами Украины.
Составлениеслужебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудниковуправленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценныйдокумент прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владетьдостаточной информацией.
Приступаяк составлению документа, руководствуются следующими правилами:
Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и кругвопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксацииуправленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стильи характер изложения текста.
Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решенияправительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решениявопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональныезнания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решаетсясоставителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствиесодержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресатадля решения вопроса, грамотную его постановку.
Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных,содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлениюдеятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.
При составлении распорядительных документов, например, приказов,следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы каквышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними идублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этапподготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера текстыраспорядительных документов.
Затем приступают к сбору информации по существу поставленного вдокументе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справой, отчеты,докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так инаходящиеся в памяти компьютера.
Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаютсяподобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проектдокумента. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз ивыражений.
Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этапокончательное оформление и подписание документа.
В практике документирования сломились общие требования,предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, чтослужебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигаетсяаргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки вслужебном документе должны быть безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальнойкраткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможностьдвоякого понимания текста.
Под достоверностью информации понимается отражение фактическогосостояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.
Полнота информации предполагает, что в документе изложена всяинформация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именнонеполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения,Порождает переписку и задерживает решение вопроса.
Точность, правильность понимания информации, изложенной вдокументе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.
Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа,адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним изосновных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительныйдокумент, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.
Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой идостоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждоеслово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.
Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов,правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямойпорядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определениестоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузкападает на действие, используется обратный порядок слое.
Если поводом для создания, какого либо документа послужил другойдокумент или доказательством служат сведения из другого документа, в текстеприводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименованиеорганизации – автора, дата документа, регистрационный номер документа изаголовок к тексту.
К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивыхязыковых формул – языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Онивызваны, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительнойограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выраженийиспользуются при составлении актов, справок и других информационно-справочныхдокументов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами,также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогаетпри переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразыи выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковыеформулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на егоподготовку и восприятие получателем.
Для стиля служебных документов характерно также употреблениеустойчивых словосочетаний, т. к. в деловой документации большинство словупотребляется только с одним или ограниченной группой слов.
В распорядительных документах, издаваемых на принципахколлегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа.В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица.
В протоколах используется форма изложения текст от 3-го лицамножественного лица, а запись выступлений ведется от 3-го лица единственногочисла.
Широкое распространение в служебных документах получило применениесокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряетвосприятие информации.
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в нихвопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документызначительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль,формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всегокасаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разныхструктурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливатьочередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (прирегистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяетсякаждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа вдело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видовинформационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки)рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы,постановления обычно бывают сложными по держанию. Они формируются в отдельныедела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь виддокумента и дата.
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшиекомпоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиесяединством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит неболее двух – трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобныйприем помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановкипри чтении документа.
Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты,справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты,которые нумеруются арабскими цифрами.
Структура текста отдельных видов документов может бытьпредопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частейдокумент состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положениео структурном подразделении.
Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решенияопределенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которыевызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификациитекстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может бытьпредставлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.
Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст сунифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения перечнойинформацией, которая характеризует конфетную ситуацию, отражаемую даннымдокументом.
Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах,направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб илиоднородных фирм.
Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности,причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системыоднородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группыоднородных учреждений и предприятий разных ведомств.
Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, наунифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются)части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.
Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами,пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин исредств механизации. Свободные строки прочеркиваются.
Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста,так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, вбухгалтерских документах подчистки и недоговоренные исправления не допускаются.Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как этоделается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можнобыло прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текстили сумма.
Затем исправление оговаривается надписью «исправлено» иподтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.
В первичных бухгалтерских документах показатели денежных суммчасто выражаются не только цифрами, но и чтобы избежать возможных ошибок,даются в словесном варианте.
Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок,являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4,независимо от вида, содержания и назначения документа.
Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левомверхнем углу документа под основными реквизитами. В одной строке заголовкадолжно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек, без кавычек ине подчеркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа,так как, не читая всего текста, и получить представление о содержании инаправить документ на исполнение.
Отметка о наличии приложения. Отдельные служебные документы имеют приложения. Такимиприложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительнымписьмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительнымдокументам в качестве приложения даются документы, которые ими или утвержденыили вводятся в действие.
Если приложения в тексте не названы, их наименование дается вотметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждомприложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Если при направлении документа в несколько адресов, приложениенаправляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается,в какой адрес приложения посылаются
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.
Заключение
Конечно, в каждойорганизации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но приэтом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был четким, конкретным,доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики икрасиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.
Деловойэтикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными,убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима вдокументации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если,например, готовится отказ в просьбе, то он должен быть написан вдоброжелательном тоне с убедительными объяснениями, чтобы оставаласьвозможность продолжения деловых отношений. Поэтому не следует начинать письмо сотказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.
Хотядокументы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа можетбыть расценен как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный ит.п.
Нередко вдокументах за внешней нейтральностью тона проглядывается резкость, неуважение кадресату. Однако не следует впадать в другую крайность – соревноваться вчрезмерной вежливости. Неправильное представление о деловой вежливости приводитк появлению в документах выражений типа «Не откажете в любезности…»; «Будьтетак добры…» и т.д.
В деловыхкругах развитых стран принято пользоваться пособиями по деловой документации, вкоторых выделяется специальный раздел, посвященный этикету и содержащий списокособых идиом, придающих документу вежливый оттенок, но в силу своейформальности превратившийся в своеобразное «этикетное клише».
Едва ливозможен полный список рекомендуемых выражений. Как богат язык, так богаты иформы выражения вежливости, несмотря на сухость, официальность и жесткиестилистические рамки деловых документов. И дело заключается в изложении фактови просьб, в аккуратности оформления и четкости стиля, наконец, даже всвоеобразном деловом «церемониале», т.е. правилах составления, подписания,прохождения и реализации документов. Так, вряд ли адресат, даже находящийся вподчинении у авторов документа, с удовольствием воспримет письмо, в которомчувствуется пренебрежение к нему: «Направляем к вам доработанный проект устава…Просим рассмотреть и утвердить». Пренебрежение здесь проявляется в том, чтоавторы письма не допускают возможности, что документ может быть и не утвержден.В данном случае ошибка может быть устранена, если в письме после слов «Просимрассмотреть» добавить фразу «и в случае положительного решения…» либо исключитьслово «рассмотреть», оставить просто: «Просим утвердить».
«Церемониал»рекомендуется соблюдать и в практике подписания деловых бумаг. Он заключается внеобходимости соблюдения должностного уровня при подписании документов. В частности,ответ на письмо, подписанное директором, должен быть подписан также директором,а не его заместителем. Но ответ на письмо, подписанное заместителем директора,может быть подписан директором.
Неприятноевпечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следуетвнимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки.Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение егочастей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятиетекста.
В служебныхдокументах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов,неуместных или неоправданным употреблением иностранных слов и т.д. Нужнопомнить, что существуют официально установленные требования к оформлениюдокументов. В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можноотметить следующие.
В документах,оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должныбыть пронумерованы, причем на первой странице цифра «1» не ставится. Номерастраниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрамина расстоянии 10–15 мм от верхнего края.
Текстдокументов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкогоформата допускается печатать через один интервал. Если документы предполагаетсяиздать типографским способом, они печатаются через два интервала. Реквизиты,состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этомсоставные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки о наличииприложения, грифа согласования следует отделять друг от друга 1,5–2 межстрочнымиинтервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2–4 межстрочными интервалами.Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровка подписипечатается на уровне последней строки наименования должности. Если документподписывается несколькими лицами и их подписи располагаются одна под другой,наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2–4 межстрочныхинтервала.
Дата вслужебных документах может оформляться любым из следующих способов: 20.05.95,или 20.05.95, или 20.05.1995. После цифр, обозначающих год, точка не ставится.В зависимости от назначения документа допускается приводить элементы даты втакой последовательности: год, месяц, день месяца. Допускается также словесно –цифровой способ оформления дат в актах, служебных письмах, приказах,протоколах, других документах, содержащих сведения финансового характера. Например:17 января 1995 г. или 17.01.95.
Если в текстеиспользуются цифры, то следует знать, как их записывать. Например, число 159000в тексте документа выглядит так; 159 тыс. Однозначное число пишется словом, ане цифрой. Если однозначное число сопровождается единицей измерения, онопишется словом; на одно изделие требуется три метра ткани. Многозначные числазаписываются цифрами. Но если цифра стоит в начале предложения, ее следуетписать словами.