Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство образования
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
«Ижевский государственный технический университет»
Кафедра «Экономика предприятия»
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
К КУРСОВОЙ РАБОТЕ
по дисциплине: «Учебный практикум на компьютере»
на тему: «Основные принципы работы базы данных MS Access: составлениесводки о выполнении сроков проведения работ на объекте»
2009
Задание на курсовую работу
Цель работы: Задача составления сводки о выполнении сроков проведенияработ на объекте.
База данных должна содержать следующие сведения: код объекта,наименование объекта, адрес объекта, код работы, наименование работы, норматив навыполнение работы. фактические сроки начала и окончания работ на объекте.
Запросы к базе данных должны обеспечивать получение данных оботставании (опережении) выполнения работы на каждом объекте.
Содержание
Введение
I. Теоретический вопрос
II. Описание разработанной базыданных
III. Инструкция пользователя
Заключение
Литература
/>/>Введение
В настоящее время Microsoft Access увереннозанимает лидирующие положение среди СУБД для настольных систем, функционирующихпод управлением операционной системы Windows.
База данных это набор данных, который связан с определенной темойили назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы создаете одинфайл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры, отчеты и другие объекты,которые помогают Вам использовать информацию в базе данных.
Курсовая работа посвящена анализу проектирования баз данных,а также освоению методов построения форм и отчетов на примере составление сводкио выполнении сроков проведения работ на объекте т.е. содержится информация о работах,производимых на каждом объекте, которые выполняться с отставанием или опережением.
В качестве инструмента построения базы данных использован MicrosoftAccess. С самого начала эту СУБД отличала простота использования в сочетании с широкимивозможностями по разработке законченных приложений.
/>/>/>I. Теоретический вопрос
Что такое отчет, для чего он используется?
Отчеты обеспечивают в программе Microsoft Access вывод на экран или бумажный носитель информации из базы данныхи наиболее удобном для восприятия и работы виде. Отчеты могут содержать данные изодной или нескольких таблиц либо запросов и быть как одностраничными (например,счет с реквизитами покупателя и списком заказанных товаров), так и многостраничными(например, каталог товаров или ведомость выдачи зарплаты). В отчеты можно поместитьграфики и рисунки, включить нумерацию страниц и выводить значения вычисляемых поле.Записи, отображаемые в отчете, можно отсортировать по одному или нескольким полям,а также сгруппировать, применяя к таким группам необходимые статистические вычисления.
Основные типы отчетов, которые можносоздать средствами Microsoft Access, перечислены ниже.
- Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащийзначения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, асправа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчётпозволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели инструментов Автоотчет.Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данныхприводит к лишней трате бумаги.
- В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец,а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце.Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительныестраницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинаетсяпечать следующей группы записей.
access сводка база срок
- Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использованииколонок «газетного» типа или колонок «змейкой», как это делаетсяв настольных издательских системах и текстовых процессорах. Информация, котораяне помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее.Формат многоколоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим нево всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиямпользователя./>/>II. Описание разработанной базыданных
Основным назначением СУБДявляется нахождение и выдача пользователю интересующей его информации. В нашем случаенеобходимо обеспечить получение данных об отставании (опережении) выполнения работына каждом объекте. Для достижение поставленной задачи необходимо разработать базуданных в которой будет содержаться таблицы о «Объект», «Работы»и «Связь»
Открываем MicrosoftAccees и создаем таблицыврежиме конструктора. В появившемся окне, находим строку Конструктори нажимаемОК. Появляется новый документ. В столбце Имя полязаписываем данные поля: код объекта, наименование объекта, адрес объект,дата начала. Напротив каждого поля указываем тип данных: Числовой для кодаобъекта и текстовые для остальных двух. Также можно изменить параметры типовданных. Для этого выделяем нужное поле, внизу появляются свойства поля. Сохраняемтаблицу под названием Объект. В качестве первичного ключа используем полеКод объекта, т.к. каждому объекту соответствует свой персональный номер,который является для него уникальным.
Рисунок 1. Структура таблицы Объект
/>
Аналогично создаем таблицу Работы: Код работы, Наименованиеработ,. Сохраняем таблицу под названием Работы.
Для создания первичного ключа используем поле Код работы,уникальный номер для каждого вида работы.
Рисунок 2. Структура таблицыРаботы
/>
Аналогично создаем таблицу Связь: Код объекта,Код работы, Норматив работы, ФактДата начала и ФактДата окончания,. Сохраняемтаблицу под названием Связь.
Для создания первичного ключа используем поле Код работыи Код объекта уникальный номер для каждого вида работы и объекта.
Рисунок 2а. Структура таблицыРаботы
/>
После заполнения таблиц данными выбираем схему для связи данныхв разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами. Добавим нашитаблицы в Схему данных. Свяжем таблицы Объект и Работы по полю Кодобъекта (нажимаем в таблице Объект поле Код объекта и не отпускаямыши, перетаскиваем в таблицу Связь к соответствующему полю Код объектаи нажимаем в таблице Работы поле Код работы и не отпуская мыши,перетаскиваем в таблицу Связь к соответствующему полю Код работы).В каждом появившемся запросе связи отметим пункты: обеспечение целостности данных,каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных полей. Послеэтого у нас появится связь один-ко-многим. (т.е. на одном и том же объектеможет производиться несколько работ и что одна и та же работа может выполнятьсясразу на нескольких объектах).
На рисунке 3 изображены все связи, установленные с помощью схемыданных, между таблицами Объект и Работа на объекте данной базы данных.
Рисунок 3. Схема данных
/>
Для работы с данными используют формы. Создадим обычную формуввода данных, в которой используются три таблицы: Объект, Работы и Связь.Для создания формы потребуются все поля из таблицОбъект и Работы. В качествеисточников записей для форм, отчетов можно использовать Запросы. В Microsoft Accessесть несколько типов запросов: запросы на выборку, перекрестные запросы. Запросна выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типавозвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы,записи в которой можно обновлять (Рисунок 4)
Рисунок 4. Запрос Для заполнения
/>
Теперь создадим новую форму в конструкторе, в свойствах выберемИсточник записей — ЗапросДля заполнения, чтобы связать ее с запросом.Из Списка полей перетащим в форму нужные поля. Добавим в форму кнопки Предыдущаязапись, Следующая запись, Добавить новую запись, Удалить запись, Восстановит запись,Сохранить запись и Кнопка закрытия. Для этого на панели инструментовнаходим кнопку и нажимаем на нее. Затем нажимаем мышкой на форме и производим нужныедействия.
Установим некоторые свойства для формы. Выберем пункт меню Вид- Свойства (в заголовке появившегося окна должна отображаться надпись Форма):
1) сделаем эту форму всплывающей (всплывающая форма всегда располагаетсянад другими окнами Access). В режиме конструктороткроем окно свойств формы. Ввести значение да в ячейку Всплывающееокно. В ячейке свойства Тип границывыберемТонкая(запрет изменения размеров формы).
2) уберем полосы прокрутки, кнопки размеров окна, кнопки переходав соответствующих ячейках свойств и кнопку закрытия.
Вид созданной формы показан на рисунке 5.
Рисунок 5. Форма: Форма заполнения базы данных
/>
Создадим запрос на выборку в режиме конструктора, который долженобеспечивать получение данных об отставании (опережении) выполнения работы на каждомобъекте. Используя все таблицы, выбираем из них Наименование объекта, Наименованиеработы, Дата начала, Норматив работы, ФактДата начала, ФактДата окончания. Длятого, чтобы узнать до какого срока необходимо сдать работы используем функцию Dateadd, которая возвращает значение типа Variant (Date),содержащее дату, к которой прибавлен указанный интервал времени. В нашем случаедобавление поля Норматив работы к Дата начала. Назовемэтовычисление По План. (По плану: DateAdd ('d'; Связь! [Норматив работы]; Объект![Дата начала])).
Рисунок 6. Построение выражения
/>
Далее составляем функцию вычисления состояния работы (т.е. работаведется с отставанием, опережением или точно в срок) для этого необходимо воспользоватьсяфункцией IIf — возвращает одно из двух значений, в зависимости от оценки.
Если Фактическая Дата окончание больше даты По Плануто работы выполняются с опережением, иначе если Фактическая Дата окончанияравна дате По Плану, то работы выполняться в срок, иначе работы выполняютсяс отставанием. Назовем это вычисление Состояние. Состояние: IIf (Связь![ФактДата окончания] > (DateAdd ('d'; Связь! [Норматив работы]; Объект! [Датаначала])); 'Работа выполняються с отстованием'; IIf (Связь! [ФактДата окончания]= (DateAdd ('d'; Связь! [Норматив работы]; Объект! [Дата начала])); 'Работа выполняетьсяв срок'; ' Работа выполняеться с опережением'))
Рисунок 7. Построение выражения
/>
Для того что бы выводились все поля необходимо поставить галочкиВывод на экран.
Рисунок 8. Запрос Данных о работах
/>
В итоге получаем таблицу в виде:
Рисунок 9. Запрос в режиме Таблицы
/>
Теперь создадим новую форму в конструкторе, в свойствах выберемИсточник записей — Данные о работах, чтобы связать ее с запросом. Из Спискаполей перетащим в форму нужные поля. Добавим в форму кнопки Предыдущая запись,Следующая запись и Кнопка закрытия. Для этого на панели инструментовнаходим кнопку и нажимаем на нее. Затем нажимаем мышкой на форме и производим нужныедействия.
Подчиненные формы представляют большую гибкость при отображениии вводе данных из нескольких таблиц. Другими словами, подчиненная форма — это формавнутри формы, которая позволяет использовать данные из нескольких таблиц в однойформе.
В рамках данной базы данных существует возможность того, чтона одном объекте может выполняться несколько работ, поэтому целесообразно будетсоздать такую форму, которая позволит просматривать данные о работах, выполняемыхна каждом объекте, не создавая при этом каждый раз отдельный запрос.
Для добавления Подчиненной формы в главную нужно сделатьследующее: перетащить Подчиненную форму из окна базы данных в форму Объект,открытую в режиме Конструктора. Вид главной формы Объект и вид этойже формы со вставленной Подчиненной формой представлен на рисунках 9а и 9бсоответственно.
Рисунок 9а — Структура формы Объект
/>
Рисунок 9б — Структура формы Объект после вставки Подчиненнойформы
/>
Для удобства поиска объекта создадим поле со списком гдебудут отражать все объекты наше базы данных. Для этого необходимо создать запросс наименованиями объектов, назовем его Поиск объекта и макрос поиска (Рисунок10), который будет называться Поиска объекта. Макросы Access позволяют автоматически повторятьразличные действия и тем самым избавляют нас от написания сложных программ и подпрограмм.Макрос — это набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда. МакросыAccess обычно не дублируют отдельныхнажатий клавиш или перемещений мыши, выполняя особые, заданные пользователем задачи,например, открытие формы или запуск отчета.
В Макрокоманде найдем КЭлементуУпраления в аргументахмакрокоманды введем [Наименование объекта], следующий пункт в макрокоманде будетПоискОбъекта, где указывается аргументах макрокоманды имя Поля со спискомв нашем случае это = [Поиск объекта]. Затем в свойствах поле со списком выбираемИсточник строк запрос под именем Запрос наименование объекта и вовкладке события вполе После обновления выбираем макрос под именемПоиска объекта.
Рисунок 10. Макрос поиска объекта
/>
Установим некоторые свойства для формы. Выберем пункт меню Вид- Свойства (в заголовке появившегося окна должна отображаться надпись Форма):
1) сделаем эту форму всплывающей (всплывающая форма всегда располагаетсянад другими окнами Access). В режиме конструктороткроем окно свойств формы. Ввести значение да в ячейку Всплывающееокно. В ячейке свойства Тип границывыберемТонкая(запрет изменения размеров формы).
2) уберем полосы прокрутки, кнопки размеров окна, кнопки переходав соответствующих ячейках свойств и кнопку закрытия.
3) добавим рисунок для наглядности формы для этого в панели элементоввыберем объект Рисунок и в окне укажем путь, где расположен наш рисунок.
В свойствах рисунка укажем Установка размеров вписатьв рамку.
Окончательный вид созданной формы представлен на рисунке 11.
Рисунок 11. Форма данных об отставании (опережении) выполненияработ на каждом объекте
/>
Создание отчета
Отчеты используются для представления данных в удобном для пользователявиде. Отчет можно вывести на экран или распечатать на принтере. В отчете можно группироватьи сортировать данные в любом порядке.
Начинать работу нужно с общего представления о макете отчета.После разработки общего формата отчета следует подобрать необходимые данные. В отчетеможно использовать данные из одной таблицы базы данных или результирующий наборданных запроса.
Отчет создадим в режиме Конструктора. Необходимо получитьинформация о работах, производимых на каждом объекте, которые выполняться с отставаниемили опережением.
Для начала добавим Заголовок отчета,который будетиспользоваться в качестве титульной страницы: Выполнение работ на каждом объекте.Затем откроем запрос под именем Запрос Данных о работах, возьмем из негополя Наименование объекта, Наименование работы, Дата начала, Норматив работы,По Плану, ФактДата начала, ФактДата окончании, Состояние. Эти поля размещаемв верхнем колонтитуле. Далее в область данных помещаем поля Датаначала, Норматив работы, По Плану, ФактДата начала, ФактДата окончании, Состояние.
В данной таблице будет один уровня группировки. Для созданиянаходим на панели инструментов кнопку Сортировка и группировка. При нажатиипиктограммы Сортировка и группировкапоявляется диалоговое окно (Рисунок12). В поле/выражениеставим поле Наименование объекта, указавпорядок сортировки по возрастанию. В свойствах изменяем заголовок группы — да, примечание- да.
Рисунок 12. Сортировка и группировка
/>
В появившийся заголовок группы перетаскиваем поля Наименованиеобъекта.
В область нижнего колонтитула добавим еще два поля, вкотором будет выводится номер страницы и дата в настоящий момент. Для этого в свойствахполя в полосе Данные с помощью построителя выражений (Общиевыражения — > Страница N изM — > Ок) введем выражение =”Страница ” &[Page] &" из ”& [Pages](Рисунок 13). Для даты в свойствах поля в полосе Данные с помощьюпостроителя выражений (Общие выражения — >Текущая дата и время-> Now () — > Ок) введем выражение Now() (Рисунок 14).
Рисунок 13. Построение выражения Страница N из M
/>
Рисунок 14. Построение выражения Now ()
/>
Для наглядности отчета зальем фон цветом.
Общая структура отчета представлена на рисунке 15.
Рисунок 15. Общая структура отчета
/>
Нажимаем Вид — Предварительный просмотр и получаем окончательныйвид отчета (Рисунке 16).
Рисунок 16. Окончательный вид Отчета
/>
Сохраняем отчет под именем Состояние работ.
Окончательным этапом в базе данных будет создание главной кнопочнойформы. Она необходима для быстроты и удобства пользоваться базой данных. Например,запускать макросы открытия форм, отчетов, таблиц и т.д. В основном кнопочная формаиспользуется в качестве главного меню приложения.
Создадим новую форму назовем ее Меню. С помощью панелиэлементов набросаем прямоугольников для создание отдельных площадей, затем подпишемэти площади и добавим кнопки такие как Объект, Работы, Заполнение БД, Состояниеработ, кнопка открытия запроса Состояние работ, кнопки просмотр Отчета икнопка закрытия формы называемой Выход.
Для того, что бы при нажатии определенной кнопки происходилодействие необходимо создать макросы. В нашем случае это макросы открытия таблиц,открытия форм, просмотра отчета, печать отчета и макрос выхода из формы.
Для этого создадим новый макрос в режиме Конструктора,в поле Макрокомандавыберем ОткрытьТаблицу, в Аргументахмакрокоманды выберем Имя таблицы— Объект, Режим данных — толькочтение и еще добавим сигнал при нажатии, для что бы пользователь слышал чтопроизошло действие с его стороны, необходимо в поле Макрокоманды выбратьСигнал. (Рисунок 17).
Рисунок 17. Структура макроса Открытие таблицы Объект
/>
После этого в свойствах кнопки выберем События — > Нажатиекнопки — > Макрос открыть таблицу объект (Рисунок 18).
Рисунок 18. Присоединение макроса к кнопке
/>
Аналогично создаются кнопки и присоединяемые к ним макросы длядругих элементов базы данных. Структура макросов для кнопок Открытие таблиц: Объект,Открытие форм: Данные об отставании (опережении) работ и заполнение базы данных,Открытия запроса: Данные о работах, Работа с отчетами: Просмотр отчета и печатьотчета и кнопки Выход представлена на рисунках 17, 18, 19, 20,21.
Рисунок 17. Структура макроса Открытие запроса Состояние
/>
Рисунок 18. Структура макроса Открытие форму Состояние работ
/>
Рисунок 19. Структура макроса Открытие формы Заполнения БД
/>
Рисунок 20. Структура макроса Открытие отчета
/>
Рисунок 21. Структура макроса Выхода
/>
Внешний вид созданной формы показан на рисунке 24.
Рисунок 24. Внешний вид главной формы Меню
/>
Для того чтобы при открывании базы данных сплывала именно этокнопочная форма необходимо сделать следующие шаги: в меню Сервис выберемПараметры запуска и в появившемся окне проставим необходимые параметры (рисунок25).
Рисунок 25. Установка параметров для формы Главная кнопочная
/>
/>/>III. Инструкция пользователя
Данная база данных будет служить для удобства работы пользователякоторый желает узнать необходимые сведение о сроках работы на разных объектах.
Открываем базу данных Курсовая работа. Всплывает главнаякнопочная форма. В области Открытия таблиц находиться две кнопки: Объекти Работы. Они предназначены для открытия таблиц Объект и Работы.Они доступны в режиме чтения, так как в макросе указано только чтение.
Следующая область это область открытия форм: Состояние работи Заполнения базы данных. При нажатии кнопки Состояние работ появиться форма,где будет показано отставание (опережение) работ на каждом объекте. При нажатиикнопки Заполнения базы данных появиться форма для заполнения базы данных.
В области Открытия запроса расположена кнопка Состояние работ,при ее нажатии открывается запрос в режиме конструктора. Запрос доступен в режимечтения, так как в макросе указано только чтение.
В области Работа с отчетами лежит одна кнопка. При нажатии кнопкиОтчет выводится отчет, который отвечает требованиям данной задачи и содержитвсю необходимую информацию, обеспечивающею получение данных об отставании (опережении)выполнения работы на каждом объекте
Чтобы закрыть главную форму Главная кнопочная, достаточнонажать кнопку Выход, находящуюся в правом нижнем углу формы.
Заключение
В деловой или личной сфере часто приходится работать с даннымииз разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности.Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационныенавыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источниковв одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстрои эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужныхданных, анализировать данные, печатать отчёты.
В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельнойтаблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос.Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнитьвстроенные и специальные сообщения. Для просмотра, ввода или изменения данных прямов таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или несколькихтаблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователеммакет. Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты.В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектовопределённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можнооткрывать и изменять существующие объекты и создавать новые. Разработанная базаданных позволяет быстро и эффективно узнать данные об отставании (опережении) работна объектах. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироватьсяв программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительнымимашинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию.
/>/>Литература
1. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича. — СПб.: Питер, 2001.
2. Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: Краткий курс. — СПб.: Питер,2001.
3. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2000.- СПб.: БХВ-Петербург, 2001.
4. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002.- СПб.: БХВ-Петербург, 2002.