Введение
Мы живем в миреинформационных технологий. Информатизация общества приобретает интенсивныйглобальный характер. Вся наша жизнь — и бизнес, и менеджмент, и даже культура —сейчас всё живет сейчас под знаком информационных технологий. Созданиесовременных электронных вычислительных машин позволило автоматизироватьобработку данных во многих сферах человеческой деятельности.
Все больше отечественныхпредприятий проявляют интерес к информационным системам, позволяющимавтоматизировать процессы планирования и управления ресурсами предприятия.
В течение последнеговремени границы между задачами информационных систем (ИС) и важнейшимипроизводственными задачами организации постепенно стирались. Специалисты именеджеры ИС все больше работают с учетом экономических, финансовых и другихзадач производственной деятельности, учатся разбираться в конкретных задачахуправления, ищут возможности эффективного обеспечения информационныхпотребностей клиентов ИС.
Современное пониманиеинформационной системы предполагает использование в качестве основноготехнического средства переработки информации персонального компьютера. Вкрупных организациях наряду с персональным компьютером в состав техническойбазы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того,техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будетзначить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимаяинформация и без которого невозможно ее получение и представление.
Целью создания ИСявляется более удобное и быстрое получение любой информации, её обработка, ихранение всей документации. Поскольку ИС создаются для удовлетворенияинформационных потребностей в рамках конкретной предметной области, то каждойпредметной области (сфере применения) соответствует свой тип ИС.
В организациях существуетбольшое количество различных типов ИС: от традиционных до сложных, работающихна базе локальных и глобальных компьютерных сетей.
В настоящее времяобработка экономической информации является самостоятельным научно-техническимнаправлением с большим разнообразием идей и методов, отдельные компонентыпроцесса обработки данных достигли высокой степени организации и взаимосвязи,что позволяет объединить все средства обработки информации на конкретномэкономическом объекте понятием «экономическая информационная система» (ЭИС).
Объектом исследования иавтоматизации в данной работе является деятельность нотариальной конторы г. Зеленогорска.
1. Краткая характеристикапредприятия
Частный нотариусЗуева Людмила Иосифовна.
Лицензия 15 от 1993-04-30 приказ №87 от 24.03.94 г.
Адрес: Россия, 663690, г.3еленогорск, ул. Ленина, 12-2.
Телефон: 8-(269)-2-16-08
Удостоверяет:
— Договоры мены, дарения,продажи любой недвижимости, пожизненного содержания с иждивением, займа, купли-продажи,дарения, мены автомототранспорта и др. договоры, предусмотренные гражданскимкодексом РФ, семейным кодексом РФ.
— Завещания.
— Свидетельства о правесобственности на долю в общем имуществе супругов.
— Доверенности,предусмотренные законодательством РФ и другое, кроме оформления наследства(после смерти).
2.Свидетельствует: копии, подлинности подписей и другое.
3.Составляет проекты различных договоров.
Нотариальная контора попринципу своего финансирования является небюджетным институтом, действует напринципе самообеспечения.
В данной нотариальнойконторе информационной системы как таковой не существует, имеются только 2компьютера, стандартные и специальные программные продукты и оргтехника.
Однако в настоящее времявсе процессы связаны с новыми технологиями, без которых очень трудно жить иработать, и нотариальная деятельность не является исключением из правил,например: скорость подготовки конечного документа и его печать не должназанимать много времени, иначе можно просто не успевать обрабатывать потокклиентов. Также необходимо где-то хранить эти документы и иметь возможностьбыстрого поиска, например, для запроса из суда. Все это накладывает требования наприобретение специальных программ.
Поскольку значительнаячасть рабочего времени нотариуса уходит на подготовку текстов нотариальныхдокументов, то в данной организации на компьютере была установлена системаавтоматизации нотариального делопроизводства АРМ нотариуса «Экспресс».
Методика работы,реализованная в «Экспресс», эффективно автоматизирует не только подготовку ипечать текстов документов, но и многие другие аспекты нотариальногоделопроизводства.
Например, финансоваясторона нотариальной конторы организована следующим образом: при обращенииклиента, его стандартные данные (название, вид деятельности, адрес, телефон)фиксируются в базе данных.
По каждому факту оказанияуслуги клиенту составляется платежный документ, в котором указываются услуга,сумма сделки, комиссионные (доход конторы), описание сделки.
2. Функциональная структураинформационной системы
Информационная системаявляется элементом большой системы и обеспечивает задачи управленияинформационными ресурсами, поэтому для эффективной работы всей системы большоезначение имеет ее структура и состав.
Информационная система (ИС) представляет собойкоммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте,снабжающую работников различного ранга информацией для реализации ими функцийуправления. Подавляющее большинство информационных систем работает в режимедиалога с пользователем. В наиболее общем случае типовые программныекомпоненты, входящие в состав информационной системы, включают: диалоговыйввод-вывод; логику диалога; прикладную логику обработки данных; логикууправления данными; операции манипулирования файлами и базами данных.
ИС независимо от сферы ихприменения, как правило, включают один и тот же набор компонентов:функциональные компоненты; компоненты системы обработки данных; организационныекомпоненты (рис. 1.).
/>
Рисунок 1 — Структура ИС предприятия
Функциональные компоненты– это задачи предметной области, методы и алгоритмы их решения. Задача включаетнабор исходных данных в виде атрибутов, отношения, показателей, базы данных.
Компоненты системы обработкиданных – это совокупность систем, обеспечивающих функционирование всех структурИС.
Организационные компоненты– состав и структура организаций, обеспечивающих эффективное функционированиеэкономического объекта.
Состав функций,реализуемых в ИС подразделяется на информационные и управляющие функции (рис.2).В свою очередь, различают: информационные функции централизованного контроля ифункции вычислительных и логических операций. Информационные функцииобязательно должны включать
/>
Рисунок 2 –Функциональная структура ИС
Функциональная структураИС – это совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедуробработки информации, реализующих функции (задачи) системы и отражает их соподчиненность.Любая сложная функция расчленяется на ряд более мелких задач и доводится донепосредственного исполнителя.
Функциональный признакопределяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции.Подсистема — это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. На практикетиповыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификацииинформационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая,кадровая. Можно построить следующую классификацию информационных систем пофункциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификацииперсонала (рис.3).
/>
Рисунок 3 — Типы ИС пофункциональным признакам с учетом уровней управления и квалификации персонала
Организационно ИСреализуется через создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) работниковсистемы управления. Частные задачи, решаемые ИС, во многом определяютсяобластью деятельности, структурой и другими особенностями конкретныхпредприятий. Примерный перечень задач, которые должна решать ИС на различныхуровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времениможно считать общепризнанным (табл.1).
Таблица 1 — Основныезадачи ИСУровни и службы управления Решаемые задачи Руководство предприятия
обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее;
обеспечение контроля за работой служб предприятия;
обеспечение четкой координации работ и ресурсов;
предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;
формирование полного представления о с/с конечного продукта по компонентам затрат Финансово-бухгалтерские службы
полный контроль за движением средств;
реализация необходимой менеджменту учетной политики;
оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей;
контроль за выполнением договоров, смет и планов;
контроль за финансовой дисциплиной;
отслеживание движения товарно-материальных потоков;
оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности Управление производством
контроль за выполнением производственных заказов;
контроль за состоянием производственных мощностей;
контроль за технологической дисциплиной;
ведение документов для сопровождения произв заказов (заборные карты, маршрутные карты);
оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов Службы маркетинга
контроль за продвижением новых товаров на рынок;
анализ рынка сбыта с целью его расширения;
ведение статистики продаж;
информационная поддержка политики цен и скидок;
использование базы стандартных писем для рассылки;
контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку Службы сбыта и снабжения
ведение баз данных товаров, продукции, услуг;
планирование сроков поставки и затрат на транспортировку;
оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;
компьютерное ведение контрактов Службы складского учета
управление многозвенной структурой складов;
оперативный поиск товара (продукции) по складам;
оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения;
управление поступлениями с учетом контроля качества;
инвентаризация
3. Требования кавтоматизированной системе предприятия в разрезе обеспечивающих подсистем
Процессы, обеспечивающие работу информационной системы:
- ввод информациииз внешних или внутренних источников;
- обработка входнойинформации и представление ее в удобном виде;
- вывод информациидля представления потребителям или передачи в другую систему;
- обратная связь —это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входнойинформации.
Общую структуру любойинформационной системы можно представить как совокупностью обеспечивающихподсистем, среди которых обычно выделяют информационное, техническое,математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.
/>
Рисунок 4 — Структураинформационной системы
Информационноеобеспечение —совокупность единой системы классификации и кодирования информации,унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующихв организации, а также методология построения баз данных. Назначение подсистемыинформационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдачедостоверной информации для принятия управленческих решений. Технологическое иорганизационное воплощение информационного обеспечения осуществляется вследующих формах: служба документационного управления; информационная служба;экспертно-аналитическая служба.
Техническое обеспечение — комплекс технических средств, предназначенныхдля работы информационной системы, а также соответствующая документация на этисредства и технологические процессы. К настоящему времени сложились двеосновные формы организации технического обеспечения (формы использованиятехнических средств) — централизованная и частично или полностьюдецентрализованная.
Математическое ипрограммное обеспечение— совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ дляреализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционированиякомплекса технических средств. К средствам математического обеспеченияотносятся: средства моделирования процессов управления; типовые алгоритмыуправления; методы математического программирования, математической статистики,теории массового обслуживания и др. В состав программного обеспечения входятобщесистемные и специальные программные продукты, а также техническаядокументация.
Организационноеобеспечение —совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников стехническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатацииинформационной системы. Организационное обеспечение создается по результатампредпроектного обследования организации.
Правовое обеспечение — совокупность правовых норм,определяющих создание, юридический статус и функционирование информационныхсистем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использованияинформации.
4. Подсистема управленияфинансами
Реализацияданной функции осуществляется при помощи экономической информации,представляющей собой различные сведения экономического характера, полученные впроцессе производственно-хозяйственной деятельности и отражающиесоциально-экономические процессы.
Экономическаяинформация имеет сложную структуру построения, элементы которой образуютэкономическую информационную систему (ЭИС). ЭИС — это совокупность внутренних ивнешних потоков прямой и обратной связи экономического объекта, методов,средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработкеуправляющих решений
Системауправления представляет собой совокупность взаимодействующих структурныхподразделений экономической системы, осуществляющих следующие функцииуправления:
планирование- функция, определяющаяцель функционирования экономической системы на различные периоды времени(стратегическое, тактическое, оперативное планирование);
учет — функция, отображающая состояниеобъекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;
контроль — функция, с помощью которойопределяется отклонение учетных данных от плановых целей и нормативов;
оперативноеуправление — функция,осуществляющая регулирование всех хозяйственных процессов с целью исключениявозникающих отклонений в плановых и учетных данных;
анализ — функция, определяющая тенденции вработе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании наследующий временной период
ЭИС связываетобъект и систему управления между собой и с внешней средой через информационныепотоки.
1.Информационныйпоток из внешней среды в систему представляет, с одной стороны, потокнормативной информации создаваемый государственными учреждениями в частизаконодательства и, с другой, поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемыйконкурентами, потребителями, поставщиками.
2.Информационныйпоток из системы во внешнюю среду — отчетная информация, финансовая информацияв государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговаяинформация потенциальным потребителям.
3.Информационныйпоток из системы управления на объект управления — (прямая связь) представляетсовокупность плановой нормативной и распорядительной информации дляосуществления хозяйственных процессов.
4.Информационныйпоток от объекта управления в систему управления — (обратная связь) которыйотражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономическойсистемой (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов,готовой продукции и выполненных услугах) в результате выполнения хозяйственных процессов.
Поскольку врассматриваемой нотариальной конторе ИС не существует, рассмотрим «Системуфинансового и административного управления и статистического учета нотариальнойдеятельности «ФАУСТ».
Основнойцелью создания системы ПО ФАУСТявляется построение и организация надежной и полной информационной сети, автоматизацияосновных процессов нотариальной деятельности, определяющих порядоквзаимодействия отдельных сотрудников и целых подразделений, автоматизациясистемы принятия оперативных и стратегических решений и контроль их исполнения,предоставление удобного управления знаниями, документами, бизнес-процессами,персоналом, вести финансовый, административный и статистический учётнотариальной деятельности
Любойсозданный нотариальный или административный документ заносится в базу данных.Существует возможность быстрого доступа к любым документам, выданнымнотариусом, к любым сведениям и возможность загрузки в базу данных архивадокументов предыдущих лет. Реализован полнотекстовый поиск документов поключевым словам внутри документа. Ведется протокол работы исполнителей сдокументами: учет создания, регистрации, редактирования и удаления документов.
Существуетвозможность поиска и просмотра созданных документов за любой период времени,просмотра количества сделанных документов, как группой сотрудников, так и отдельнымработником за любой период времени.
Всистеме осуществлена возможность подсчета тарифов нотариуса, стоимоститехнической работы, расходов и доходов, создания ежедневных отчетов и расчетаэффективности работы за любой период времени любого количества персонала поотдельным реестрам.
Гибкаясистема прав доступа позволяет разрешить или запретить доступ сотруднику к тойили иной информации. Общие характеристики ПО ФАУСТ:
1. Обеспечениебезопасности с помощью различных методов контроля и разграничение доступаперсонала к информационным ресурсам
2. Документыконкретного исполнителя сохраняются также в архиве его локального компьютера,что дает возможность продолжить работу при выходе из строя сети.
3. Поддержкараспределенной обработки информации, возможность одновременного доступа к базеданных различными сотрудниками
4. Модульный принциппостроения из оперативно независимых функциональных блоков позволяет настроитьсистему на любую технологию работы, сложившуюся в конторе.
5. Модульный принциппостроения позволяет добавление новых модулей в уже рабочую конфигурацию.Преимущества ПО ФАУСТ:
1. Освобождениенотариуса от технической работы и отчетности по ней.
2. Возможностьхранения всех документов (включая административные, кадровые, хозяйственные ипрочие) и быстрота нахождения любого из них.
3. Возможностьиспользования уже существующих шаблонов документов и отсутствие необходимостиповторного набора аналогичного документа.
4. Отражениетекущего состояния документа и возможность проверки отменялся конкретныйдокумент или нет.
5. Полноесоответствие электронных реестров бумажным реестрам, возможность просмотраактов об ошибках (пропуск или повтор номера), просмотра информации обаннулировании или отмене документа.
6. Удобноеадминистрирование и гибкое распределение прав доступа к системе базы данных.Каждый сотрудник получает возможности, соответствующие его профилю.
7. Возможностьразделения функциональных обязанностей сотрудников, что существенно ускоряетпрохождение документов, сокращает время ожидания клиента.
8. Возможностьразграничения обязанностей сотрудников по выполнению одного нотариальногодокумента, что позволяет контролировать все ошибки и недобросовестностьсотрудников.
9. Моментальноеполучение финансовой и статистической информации за любой период.
10. Продуманныйинтерфейс и эргономичность (минимальные условия работы, не требующие большихзатрат), технологичность, универсальность и эффективность.Модули, входящие в базовую конфигурацию ПОФАУСТ:
1. Запись в БД. Надстройка MS Word, позволяющая отправлять документы в базуданных.
2. Документы. Предназначен для хранения и отображения документов в базедокументов, ведения финансового учёта и статистики, поиска документов (в т.ч.полнотекстового), работы с документами.
3. Регистрация. Предназначен для регистрации в электронных реестрахдокументов, подготовленных в системе, и работы с записями в реестрах (отменадокумента, аннулирование, пропуск и повтор номера, учёт долгов и безналичныйрасчёт).
4. Касса. Предназначен для учета поступления наличных денег.
5. Подготовка документов по шаблонам (упрощённая версия). Предназначен для подготовкидокументов по шаблонам.
6. Администрирование. Ведение справочников системы: настройка параметровсистемы, распределение доступа к данным и функциям. Управление документами,реестрами и персоналом.
Вседокументы (кроме копий) хранятся в архиве документов, который представляетсобой таблицу с полями типа «image».
Электронныйреестр – этотаблицы в которые помещается информация обо всех документах нотариуса (внастоящее время кроме подробной информации о клиенте и документе).
Документыи тарифы –набор справочников описывающих все виды документов и тарифы.
Сотрудники – справочники описывающие всехработников нотариуса с разрешениями на выполнение функций и доступом к различнымдокументам.
Шаблоны – набор таблиц для создания шаблонови создания документов по этим шаблонам.
Касса и Доходы и расходы – набор справочников и таблиц дляведения финансов.
Укрупненнаясхема базы данных приведена на рис.5.
/>
Рисунок 5– База данных ИС «Фауст»
Таким образом, информационные ресурсы являютсяэкономическими категориями. Экономическая информация — это частьинформационного ресурса общества. Эффективность использования информационныхресурсов — важнейший показатель информационной культуры общества.
Проблема эффективногоуправления информационными ресурсами в экономической системе в современныхусловиях стала приоритетной и значение ее в обществе постоянно нарастает.
5. Достоинства,недостатки и перспективы развития ИС предприятия
В настоящее время ИСследует рассматривать как неотъемлемую часть инфраструктуры бизнеса. Ониприменяются как инструмент решения всего комплекса задач управленияпредприятием, в числе которых: планирование производственной деятельности;управление закупками, запасами и продажами; управление финансами; управлениеперсоналом; управление затратами; управление проектами; проектированиепродукции и технологических процессов.
При планированиипроизводственной деятельности ИС обеспечивают поддержку решения задачсоставления производственных планов различного уровня — от стратегических(рассчитанных на несколько лет) до оперативных (охватывающих несколько дней) ипроверки возможности исполнения планов при имеющихся производственныхмощностях, трудовых и иных видах ресурсов, что позволяет существенно повыситьобоснованность принимаемых планов.
ИС информация создаетусловия для повышения эффективности использования товарно-материальныхценностей. Это обеспечивается за счет решения задач составления и контроляисполнения планов закупки ТМЦ строго в соответствии с потребностямипроизводства и сбыта продукции (товаров, услуг), благодаря чему становитсявозможной оптимизация объема и структуры складских запасов, снижается рискостановки производства из-за отсутствия необходимых материалов и комплектующих.
ИС позволяют болееэффективно управлять финансовыми ресурсами предприятия. Это обеспечивается,прежде всего, за счет поддержки решения задач составления и контроля исполнениясистемы бюджетов предприятия и составления прогнозов движения денежных средств,позволяющих вовремя предвидеть сроки возможного наступления так называемыхразрывов ликвидности, когда имеющихся денежных средств недостаточно для уплатысрочных долгов.
При решении задачуправления персоналом ИС поддерживают не только основные функции кадровогоучета: найм и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, учет рабочеговремени и расчет заработной платы, но и позволяют планировать повышениеквалификации и карьерный рост персонала, эффективно отслеживать условияприменения различных форм материального и морального стимулирования.
ИС позволяют болееэффективно управлять затратами предприятия. Это обеспечивается за счетмаксимальной детализации учета всех затрат предприятия и существенногоповышения оперативности калькуляции себестоимости готовой продукции и услуг.Благодаря этому обеспечиваются условия для совершенствования системы норм инормативов, оптимизации системы цен и ассортиментной политики предприятия.
Современная деятельностьпредприятия все чаще рассматривается через призму реализации производственныхпроектов или программ, для которых может осуществляться отдельное планированиеи учет. Эти функции также могут быть существенно усовершенствованы прииспользовании ИС. Благодаря применению ИС функции проектирования продукции итехнологических процессов могут быть увязаны с решением других задач управленияпредприятием. ИС позволяют вести информацию о составе продукции,технологических маршрутах ее изготовления, спецификации требований клиентов кразрабатываемой продукции, точно оценивать затраты, необходимые для ее выпуска.
В качестве подведенияитога хотелось бы сказать следующее. В настоящее время использование ИСстановится необходимым условием повышения гибкости и эффективности системыуправления предприятием.
Список использованныхисточников
1. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета/ О.П. Ильина. – СПб.: Питер, 2001. — 688 с.
2. Информационныетехнологии XXI века / Под ред. М.Г. Лапусты. — М.: ИНФРА-М, 2005. – 750 с.
3. Кагаловский М.Р. Перспективные технологииинформационных систем / М.Р. Кагаловский.– М.: Компания АйТи,2003. — 288 с.
4. Миндалев И.В.Теория экономических информационных систем. Электронный учебно-методический комплекс \ И.В. Миндалев. –Красноярск: КрасГАУ. [Электронный ресурс]. – Режимдоступа: www.kgau.ru/istiki/ teis/bk01-toc.html
5. Моисеенко Е.В.Информационные технологии в экономике / Е.В. Моисеенко, Е.Г. Лаврушина. — Владивосток: ВГУЭС,2005. – С.21.