Министерствокультуры и туризма Украины
Харьковскаягосударственная академия культуры
Кафедраинформационных технологий
Реферат
по дисциплине«Электронный документооборот»
«Интеграция СЭД наоснове типовых подсистем»
Выполнила
Студентка І гр.
Факультета ДИД
Голик Ольга
Харьков – 2009
Содержание
Введение
1. Подходы к автоматизации документооборота и процессов управления
2. Основные подсистемы СЭД и их функции
2.1 Системы автоматизации делопроизводства идокументооборота
2.2 Архивы документов
2.3 Системы управления документами
2.4 Системы групповой работы с документами
2.5 Системы маршрутизации документов
2.6 Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов
2.7 Другие подсистемы
3. Сложности реализации комплексной платформы СЭД
Заключение
Список использованных источников
Введение
СЭД включает в себя множество подсистем, построенных спомощью программных продуктов, созданных различными производителями. Наборподсистем существенно зависит от размера организации и специфики еёдеятельности.
Каждая подсистема обладает набором специфических функций.При этом отдельные подсистемы тесно взаимосвязаны между собой.
Разделение СЭД на подсистемы условно: некоторыепрограммные продукты трудно отнести к той или иной группе.
Можно привести классификацию программных продуктов, такжеиспользуемых в качестве компонентов СЭД:
Специализированные компоненты СЭД – программные средства,реализующие одну или несколько функций СЭД.
К ним относятся: системы маршрутизации документов,электронные архивы (хранилища документов), системы массового ввода документов.
Интегрированные компоненты – программные средства,осуществляющие комплекс автоматизации всего цикла работ с документами.
К ним относятся: системы автоматизации делопроизводства идокументооборота, системы групповой работы с документами (GroupWare), системыуправления документами (СУД) или их ещё называют EDMS (Electroniс DocumentManagement System), системы основанные на применении Internet/Intranetтехнологий.
1. Подходы к автоматизации документооборота и процессовуправления
Задача документооборота не является изолированнойтехнологической цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесноинтегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системойорганизации. Система документооборота должна обеспечивать прикладныеинтерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов вприкладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.
Сегодня существует два альтернативных подхода кавтоматизации задач документооборота в организации. Первый заключаетсяпоследовательной реализации отдельных приложений, автоматизирующих отдельныеучастки управления документооборота и отдельные процессы управления. Второй — во внедрении платформы для реализации комплексной системы автоматизациидокументооборота и управления процессами и создание на её базе приложений, интегрированныхв единый комплекс.
Первый подход реализует «фиксированную» функциональность.Примерами такого рода приложений могут служить системы автоматизацииканцелярии, средства автоматизации контроля исполнения, системы управленияпроектной документацией и пр. Основным достоинством такого подхода является ихотносительно невысокая стоимость и достаточно быстрое получение эффекта отвнедрения приложений. Приложения данной группы идеально подходят дляавтоматизации специализированных рабочих мест, ориентированных на выполнениерутинных операций, изолированных от остальных участков автоматизациипредприятия, например, таких как рабочее место канцеляриста в крупнойорганизации или система архивной картотеки.
Однако в современной организации всё чаще возникает вопросо необходимости комплексной автоматизации документооборота.
Внедрение платформы автоматизации документооборотапозволяет избежать проблем, возникающих при «кусочной автоматизации» задачдокументооборота. В настоящее время все системы, представленные наукраинско-российском рынке и предлагающие более или менее комплексный подходдля решения задач автоматизации документооборота, развиваются на базе одной изтрёх основных концепций систем автоматизации групповой работы с документами,появившихся ещё в конце 80-х начале 90-х годов. А именно концепций:
1. GroupWare приложений и систем поддержки работы сэлектронными формами (Lotus Notes, Microsoft Exchnge);
2. Систем управления архивами и маршрутизацией документов(Documentum, PC Docs);
3. Cистем автоматизации бизнес-процессов (StaffwareWorkflow).
Все эти концепции в той или ной степени могут бытьиспользованы при решении задач, связанных с автоматизацией документооборота,однако реализация их осуществляется различными способами.
Так, например, Groupware-приложения акцентированы наупрощение работы с электронными формами и процессов их создания, а такжеобеспечение мощных механизмов интерактивной работы с их групповыми представлениями.
Системы архивов документов сконцентрированы на всём, чтоимеет отношение к работе с файлами документов: ввод, фиксация атрибутов,включая организацию справочной информации (поиск, блокировку) и осуществлениеoff-line работы, аудит и разграничение прав доступа, маршрутизация.
Workflow-приложения предназначены для моделирования и,собственно, управления бизнес-процессами, а также для организации средствдоступа к информации (универсальная очередь знаний), управления и контроляактивности пользователей (напоминания, управление приоритетами заданий, средствконтроля за ходом процесса и пр.).
Каждый из перечисленных традиционных подходов к построениюкомплексной системы автоматизации документооборота сконцентрирован на одном изаспектов автоматизации и предоставляет в распоряжение потребителей мощныесредства для их реализации. При этом, они либо вовсе не реализуютдополнительные функции, либо реализует их, но в степени, недостаточной дляпостроения качественных законченных решений.
Так, например, Groupware-приложения не вполне удобны длясоздания архивов документов, в них недостаточно развиты средства управленияжизненным циклом обработки документов, встроенные механизмы маршрутизацииограничиваются пересылкой отдельных сообщений. Кроме того, в них сложнореализовывать развитые справочники системной информации. Архивы документовсовершенно не предназначены для работы с разнородными и сложными структурамиучётных картотек документов. Средства организации групповой работы в них, какправило, ограничиваются внешними системами пересылки документов и ссылок.Системы Workflow, как правило, поддерживают ограниченные возможности работы сдокументами, имеют существенные ограничения при работе со сложными данными, неподдерживают функции свободной маршрутизации и не содержат средств дляорганизации архивного хранения информации.
2. Основные подсистемы СЭД и их функции
Построение систем автоматизации документооборота изсуществующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечнойзадачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения.
Рассмотрим подробнее основные подсистемы интеграции СЭД.
2.1 Системы автоматизации делопроизводства идокументооборота
Функции автоматизации делопроизводства и документооборотав том или ином виде представлены в любой системе автоматизациидокументооборота. В функции САДД не входит хранение и перемещение документов ворганизации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных,выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточкидокумента может варьироваться в зависимости от сложившейся в организацииситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на такназываемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, атехнология учёта и обработки документов опирается на сформулированное в даннойорганизации «Положение о делопроизводстве». Документы хранятся в бумажном виде,в специальном архиве, а в базе данных отображается их текущее местоположение истатус, включая атрибуты контроля исполнения. Помимо учёта и поиска документовбазе данных, система должна обеспечивать генерацию отчётов, позволяющихполучить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.
Система должна развиваться последовательно. Так, например,при переходе к электронному хранилищу документов, база данных системыделопроизводства должна содержать ссылки на соответствующие объектыэлектронного архива. При использовании средств маршрутизации документов системадолжна обеспечивать возможность рассылки документов на рабочие местапользователей, определение текущего местоположения документа и так далее.
Преимущество САДД состоит в том, что они ориентированы наотечественные стандарты делопроизводства.
2.2 Архивы документов
Архив документов – это то, что собственно хранитэлектронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо егосодержание, либо и то и другое. В начале 90-х появились два новых подхода кинтеграции существующих данных и приложений: технология хранилищ данных исистемы планирования ресурсов предприятия (EPR – enterprise resource planning).Каждый из них решал проблему интеграции, но лишь частично. Технология хранилищданных была ориентирована на интеграцию данных, их анализ, не обеспечивая приэтом интеграции приложений при проведении транзакций. Очевидное преимуществохранилищ данных в том, что они могут быть построены «вокруг» унаследованныхприложений. Иными словами, эта технология не требует переписывания старыхприложений, а позволяет пользоваться данными, полученными уже существующимипрограммами. Ещё одно преимущество хранилищ данных – поэтапность их построения,повышающая отдачу от их внедрения. Следующим шагом после хранилищ данных сталосоздание механизмов обработки и анализа корпоративной информации. При этом работаможет вестись как со структурированными данными (например, производственные ифинансовые показатели деятельности компании), так и неструктурированными (лентыинформационных агентств, организационные регламенты и т.д.).
Помимо собственно хранения документов, технология хранилищданных должна обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск. Вотличие от поиска по атрибутам документов, архивы документов должныобеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов вдокументе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторыминтеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, атакже поиск близких по смыслу слов.
В отличие от САДД, в архивах хранятся сами документы, ипоэтому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам.Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо спомощью специального имени и пароля определённого в системе управления архивом.Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должнаобеспечивать выделение групп пользователей или паролей.
Следующей функцией архива документов является обеспечениевозможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания –это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один изпользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется длядоступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа.
Ещё одной функцией архива является поддержка контроляверсий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо поинициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться кодной из предыдущих версий документа.
К сервисным функциям архива относятся возможность созданиярезервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция ссистемами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.
В зависимости от конкретной стадии жизненного цикладокумента, с которым имеет дело архивная система, архивы подразделяют наследующие типы:
1. Статистические архивы (либо просто архивы) – системы,которые имеют дело только с опубликованными документами.
2. Динамические архивы документов (либо системы управлениядокументами) — системы, имеющие дело как с опубликованными документами, так и стеми, которые находятся в разработке.
2.3 Системы управления документами
EDMS-системы работают, преимущественно, на распределённыхархитектурах и используют разнообразные комбинации технологий сбора,индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. Во всехEDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов. В рядеEDMS-систем реализованы ещё более мощные возможности хранения за счётустановления связей между документами (причём эти связи можно устанавливать иредактировать в графическом виде).
Любому документу в EDMS-системе присущ определённый наборатрибутов, который может меняться от одного типа документа к другому (впределах одного типа документов он остаётся неизменным). В EDMS-системахатрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типадокументов с помощью визуальных средств создаётся шаблон карточки, где впонятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. Привведении документа в EDMS-систему берётся необходимый шаблон и заполняетсякарточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказываетсясвязанной с самим документом.
Большинство EDMS-систем могут осуществлять поискдокументов в локальных и глобальных сетях, не заостряя внимания пользователя надеталях. Это значительно увеличивает эффективность поиска файлов, которые могутпринадлежать разным томам или даже располагаться на разных серверах в локальнойили глобальной сети.
Большинство продуктов EDMS берут на себя всю работу попроверке прав доступа, установлению связи и пересылке файлов в сетевой среде снесколькими серверами. В EDMS-системах реализованы надёжные средстваразграничения полномочий и контроля за доступом к документам.
Можно сделать вывод, что EDMS-системы решают любые задачиделопроизводства и документооборота. Они более универсальны и осуществляютуправление большими объёмами электронных документов.
2.4 Системы групповой работы с документами
Ежедневно создаются информационные материалы, имеющиевысокую ценность. Они размещаются в глобальных сетях, распространяются вразличных профессиональных коллективах. Коллективная работа с документомвыражается в поддержке целостности документов. Для этого должны бытьреализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на/с редактирования,что предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькимипользователями, устраняя тем самым возможные конфликты. Для того, чтобыпозволить в рамках одного документа работать одновременно несколькимпользователям, вводится понятие версии и подверсии документа – один документможет содержать несколько версий, а каждая версия – несколько подверсий. Крометого, в рамках одного документа и одной версии (подверсии) документа можетсуществовать несколько представлений документов (в разных форматах).
2.5 Системы маршрутизации документов
Системы маршрутизации документов занимаютсянепосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбороминформации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документовпо завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средствадоступа к информации о текущем состоянии работ с документами.
Важным свойством маршрутизации документов являетсяподдержка вложенных маршрутов движения документов. Поддержка вложенных маршрутовпозволит строить систему систему иерархически. На первом этапе можно построитьмаршруты движения документов на уровне самых крупных структурных подразделенийорганизации. В дальнейшем, строя маршруты, можно детализировать документооборотдо конечного пользователя.
2.6 Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов
Развитием систем маршрутизации документов являютсяWorkflow системы. В отличие от систем маршрутизации документов, объектоммаршрутизации в них является совокупность данных используемых в некоторомбизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, чтоон должен сделать и все необходимые для этого данные. Workflow приложениеопределяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций наданном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма Workflowсистемы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимыефункции, всю рутинную работу – определение последовательности действий,доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы ипрочее выполняет система Workflow.
Функции Workflow приложений выходят за рамки функцийсистем документооборота, однако, технологии, используемые в данных приложенияхочень близки технологиям, используемым в системах маршрутизации документов, ктому же маршрутизация документов может рассматриваться как частный случайзадачи построения Workflow систем.
2.7 Другие подсистемы
Системы массового ввода документов осуществляют переводстандартных форм и форматированных документов из бумажного вида в электронный сиспользованием технологий сканирования и распознавания.
Системы, основанные на применении Internet/Intranetтехнологий, позволяют использовать стандартные хранилища данных из локальных,корпоративных и глобальных сетей, не требуя существенных затрат на подержаниецелостности, надёжности и безопасности хранения данных.
3. Сложности реализации комплексной платформы СЭД
В последнее время к системам автоматизациидокументооборота предъявляются дополнительные требования, связанные суправлением и извлечением знаний, накопленных в корпоративной информационнойсистеме знаний о процессах в системе Workflow, знаний, хранящихся в документахв корпоративных архивах документов, знаний о групповых взаимодействиях ивзаимодействиях с внешним окружением компании. Эти требования вносятдополнительные осложнения в выбор того или иного решения в областиавтоматизации.
Существуют серьёзные затруднения в принятии решения овнедрении той или иной платформы автоматизации документооборота и процессовуправления. Перед специалистами отделов автоматизации возникает необходимостьрешения всего многообразия задач, связанных с обработкой документов иподдержкой бизнес-процессов. Но, выбрав одно из решений, они получаютудовлетворительное решение лишь задач определённого типа. Например, получаютвозможность создавать мощный архив документов с помощью DMS системы (DocumentsManagement System – система управления документами).
Функции, нереализуемые с помощью базовых средстввнедрённой системы приходится решать одним из двух способов:
пытаться надстраивать базовые функции системыдополнительными модулями и разрабатывать соответствующие расширения системы. Вопределённых случаях это бывает крайне затруднительно, а то и невозможно;
внедрять систему другого класса, восполняющую недостающиефункции, и обеспечивать интеграцию двух систем. При этом происходит частичноедублирование функций различных систем, приводящее к необходимости поддержкинескольких серверов и ряда клиентских приложений, организующих собственноерабочее пространство и средства доставки информации, собственные средстваорганизации справочников и пр.
Из-за этого стоимость внедрения системы и использованияприложений существенно возрастает. К тому же организация оптимальноговзаимодействия приложений, построенных на базе различных платформ, достаточносложна и не всегда возможна.
Заключение
Определив основное предназначение типовых подсистем, можносделать вывод, что интеграция СЭД необходима для создания единогоинформационного пространства на предприятии с возможностью сквозного управлениядеятельностью предприятия и обеспечения эффективного контроля исполненияуправленческих решений.
Система должна иметь открытые интерфейсы, включая открытуюструктуру баз данных, исходных текстов, описание структуры и логики работысистемы для её возможной доработки (развития) и интеграции с другимикорпоративными приложениями.
Список использованных источников
1. Андреев В. Этот многообразный мир документооборота… [Электронныйресурс]. – Режим доступа:www/alec-archive.ru/page.jsp?pk=node_1129903838831
2. Асеев Г.Г. Электронный документооборот /Г.Г. Асеев. – К.: Кондор, 2004.– 500 с.
3. Асеев Г.Г. Электронный документооборот /Г.Г. Асеев. – Х.: ХДАК, 2000. –470 с.
4. Светлана Сельченкова. Автоматизированные системы управления документами./С. Сельченкова //Секретарь-референт. – 2005. — №1. – С. 12-15
5. Асєєв Г. Методологія електронного документообігу: динамічні архіви. /Г.Асєєв //Вісник Книжкової палати. – 2005. — №11. – С.22-25