Технологиявычисления функций в EXCEL. Технология построения графиков
Бурное развитие вычислительной техники, информационно-коммуникационныхтехнологий привело к тому, что все большее количество людей используюткомпьютеры не только для выполнения своих служебных обязанностей на работе, нои дома, в повседневной жизни. Компьютеры используют все: школьники, студенты,сотрудники и руководители фирм и предприятий, ученые.
Наиболее широко компьютеры используют для решения офисных задач:набора и печати текстов (от простых писем и рефератов до серьезных научныхработ, состоящих из сотен страниц и содержащих таблицы, графики, иллюстрации),расчетов, работы с базами данных.
Исторически сложилось так, что подавляющее большинствопользователей работают в операционной системе Microsoft Windows и для решенияофисных задач используют пакет Microsoft Office. И это не удивительно, ведьпрограммы, входящие в состав пакета, позволяют решить практически любую задачу.Кроме того, фирма Microsoft постоянно работает над совершенствованием своихпрограммных продуктов, расширяет их возможности, делает более удобными,дружественными.
Microsoft Excel – это табличный процессор (который довольно частоназывают просто «электронная таблица»), компьютерная программа, предназначеннаядля выполнения экономических, научных и прочих расчетов. Используя MicrosoftExcel, можно подготовить и распечатать, например, ведомость, накладную,платежное поручение, другие финансовые документы.
С помощью Microsoft Excel можно не только выполнить расчеты, но ипостроить диаграмму.
Microsoft Excel является незаменимым инструментом при подготовкеразличных документов: отчетов, проектов. Таблицы и диаграммы, созданные вMicrosoft Excel.
В Microsoft Excel, можно вставить, например, в текст, набранный вMicrosoft Word, или в презентацию, созданную в Microsoft Power Point.
Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии сэлектронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов являетсяоперация сложения. Воспользуемся этой операции для демонстрации преимуществфункций. Не используя систему функций нужно будет вводить в формулу адрескаждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак плюс или минус. В результатеформула будет выглядеть следующим образом:
=B1+B2+B3+C4+C5+D2
Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени,поэтому кажется, что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтобыбыстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействоватьфункцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или из Мастера функций,можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства. После именифункций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. Врезультате формула будет выглядеть следующим образом:
=СУММ (B1:B3; C4:C5; D2)
Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесьобозначается блок ячеек. Запятой разделяются аргументы функций. Использованиеблоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно,поскольку оно, во-первых, нагляднее, а во вторых, при такой записи программепроще учитывать изменения на рабочем листе. Например нужно подсчитать суммучисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так: =СУММ (А1; А2; А3; А4)Другой способ: =СУММ (А1: А4)
Функции – это встроенные формулы Excel, с помощью которых проводятсясложные математические вычисления.
Аргументы функции – это ссылки на данные, над которыми функциявыполняет действия. Аргументом может быть число, текстовая строка логическоезначение, ссылка на ячейку или диапазон ячеек либо имя рабочего листа.
Функции в Excel рассчитывают значения и используются в случаях,когда данные невозможно получить никаким другим способом, а также когданеобходимо произвести сложные вычисления, а создание формулы с нуля отнимаетмного времени.
При всем разнообразии функций в Excel и возможности комбинированияболее сложных формул сложно рассмотреть абсолютно все варианты.
Состав функций
Функция состоит из имени и аргументов, заключенных в круглыескобки. У функции может быть несколько аргументов (должны быть разделенызапятыми) или ни одного.
В таблице 1 приведено несколько примеров.
Таблица 1
ФУНКЦИЯ
ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ
СЕГОДНЯ () Дата и время
СТОЛБЕЦ
(диапазон) Число столбцов в диапазоне
MEДИАНА
(число1,
число2.) Медиана значений, определенных в списке аргументов
ПЛТ (ставка,
кпер, пс)
Возвращает сумму периодического платежа дляаннуитета на основе постоянства сумм платежей и постоянства процентной ставки
Ввод функций
Простейший способ ввода функции – щелкнуть на кнопке Вставитьфункцию в строке формул и выбрать нужную в диалоговом окне Мастер функций– шаг 1 из 2 (Рисунок 1).
/>
Рис. 1
Если не знают, какую функцию надо использовать, вводят краткоеописание ее действий в поле Поиск функции и щелкают на кнопке Найти.
Выбрав функцию, нужно щелкнуть на кнопке ОК. Появитсядиалоговое окно Аргументы функции (Рисунок 2), позволяющее ввестиаргументы функции.
В этом окне будут отображаться их текущие значения.
/>
Рис. 2
Если известно имя нужной функции, можно ввести его непосредственнов формулу. Если знают, как использовать аргументы, вводят открывающие кавычки,список аргументов, закрывающие кавычки.
Вложенные функции
Формула может состоять из одиночной функции, как =ТДАТА () или
=ОТБР (123,65). Однако часто в одной функции, помимо ссылок на ячейкиидиапазоны, в качестве аргумента используются другие функции. Например: =АВS(СУММ(С2: С20)).
Здесь функция СУММ суммирует значения в ячейках с С2 поС20. Это значение становится аргументом для функции ABS, возвращающейабсолютное значение суммы. Можно создавать сложные функции, содержащие до семиуровней вложенных функций.
Использование функции ЕСЛИ
Функция ЕСЛИ абсолютно необходима для создания динамическихрабочих листов. Вот базовая форма: ECЛИ (логическое выражение; значение,если истина; значение, если ложь).
Первый аргумент функции ЕСЛИ – логическое выражение может
иметь значения Истина или Ложь. Такие значенияимеют, например, выражения В9– значение ячейки В9 меньше 6, a Q10R15 –Q10 не равно R15.
Следующие два аргумента определяют то, какое значение возвращаетфункция ЕСЛИ. Если логическое выражение – Истина, функциявозвращает значение истины; если логическое выражение имеет значение Ложь,функция возвращает значение лжи. Возвращаемые значения могут быть и текстовыми,и числовыми.
Например: =ЕСЛИ((R11+S11)>0; (R11+S11)*Q4; «Нет данных»).
Формула помещает текст «Нет данных» в ячейку, если суммазначений
в ячейках R11 и S11 равна или меньше. Еслинет – ячейка будет содержать значение число.
Данный пример схематичен. Оператор ЕСЛИ становится оченьмощным инструментом при использовании с изменяющимися значениями и с другимифункциями. На практике к этой функции обращаются очень часто.
Обзор функций Excel
В Excel слишком много функций, и для детального рассмотрениякаждой из них потребуется слишком много времени. Поэтому ниже предлагаетсякраткий экскурс по вычислительным мощностям, находящимся в вашем распоряжении.
Ознакомимся с некоторыми возможностями предлагаемых функций – этопозволит сэкономить массу времени: не создавая собственных формул, можнодостигнуть тех же результатов, используя встроенные функции.
Функции Excel собраны по категориям.
Надо помнить, что Excel обладает гораздо большим разнообразием функций.
Информационные функции (см. таблицу 2) позволяют узнать о типеданных, хранящихся в ячейках.
Таблица 2
ФУНКЦИЯ
ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ
ЯЧЕЙКА Информация, определяемая пользователем о данной ячейке (значения, формат, тип переменной или цвет)
СЧИТАТЬ
ПУСТОТЫ Количество пустых ячеек в выбранном диапазоне
ИНФОРМ Точная информация о компьютере (размер оперативной памяти, оборудование и пр.)
ЕПУСТО Истина, если указанная ячейка пуста
ЕЧИСЛО Истина, если указанная ячейка содержит число
ЕТЕКСТ Истина, если указанная ячейка содержит текст
ТИП Число, представляющее тип значений, содержащихся в указанной ячейке
Важная группы функций это логические функции (см. Таблица 3).
Таблица 3
ФУНКЦИЯ
ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ
И
Истина, если значение всех аргументов Истина, в
противном случае – Ложь
ЕСЛИ
Первое значение, если проверяемый аргумент равен
Истине, и второе значение в противном случае
НЕ
Истина, если аргумент имеет значение Ложь, и Ложь, если аргумент имеет значение Истину
ИЛИ
Истина, если хотя бы один из аргументов имеет значение истина, и Ложь, если ни один не является истина
Функции датыи времени (см. Таблицу 4) позволяют создавать формулы, производящие вычисленияв зависимости от времени и даты а также выполнять вычисления с датами. Excelиспользует специальные числа (значения даты) для хранения и оперированиядатами. Для преобразования обычных дат в значения, используемые в Excel, можноиспользовать функцию ДАТА. Функции ДЕНЬ, ГОД и МЕСЯЦ преобразуютзначения дат в понятные человеку.
Таблица 4
ФУНКЦИЯ
ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ
ДАТА Значение общеиспользуемой записи даты в значения, используемые в Excel
ДЕНЬ
Целочисленная переменная, соответствующая дню месяца (подобные функции: ГОД, МЕСЯЦ, ЧАС, МИНУТЫ И СЕКУНДЫ)
ТДАТА
Значение даты и времени на PC. Используйте СЕГОДНЯ для возвращения только даты и ВРЕМЯ – только времени
ДЕНЬНЕД День недели
РАБДЕНЬ Дата следующего рабочего дня после указанного
ДОЛЯГОДА Десятичная дробь, означающая часть года, равную интервалу между датами. Удобно использовать для расчета премий сотрудникам
Функции поиска и ссылок (см. таблицу 5) задают ячейки в диапазоне рабочеголиста или значения в массиве. Функции из категории базы данных – вспомогательные,ими удобно пользоваться, если рабочий лист верно оформлен.
Таблица 5
ФУНКЦИЯ
ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ
БИЗВЛЕЧЬ Указанное значение из списка
ЧИСЛОСТ Количество столбцов в диапазоне
ИНДЕКС Значение указанной ячейки в диапазоне или адрес ячейки
АДРЕС Возвращает ссылку на одну ячейку в рабочем листе в виде текста
ПОИСКПОЗ Расположение предмета поиска в диапазоне (но не значения)
СМЕЩ Ссылка на диапазон или ячейку, отстоящую на заданное число строк или столбцов от указанного диапазона
Математические и тригонометрические функции (см. Таблицу 6)выполняют математические расчеты.
Таблица 6
ФУНКЦИЯ
ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ
ABS Модуль аргумента
COS Косинус аргумента. В Excel присутствует весь набор тригонометрических функций
ФАКТР Факториал аргумента
LOG
Логарифм аргумента (используют LN для получения натурального логарифма)
ПИ
Число ПИ
ПРОИЗВЕД
Произведение всех аргументов (можно указать диапазон ячеек, как в случае с функцией СУММ)
РИМСКОЕ Римские числа
ОКРУГЛ Округленное значение до указанного числа или знака после запятой
ЗНАК
1 – если аргумент положителен, 0 – если равен нулю, -1 – если аргумент отрицателен
КОРЕНЬ Квадратный корень аргумента
СУМПРОИЗВ Перемножает соответствующие элементы в двух или более массивах и затем суммирует результаты
ЦЕЛОЕ Целая часть аргумента – отбрасывается часть после десятичной точки
Текстовые функции (см. Таблицу 7) приводят текстовые переменные к нужномувиду или выводят текст на основании числовых аргументов.
Таблица 7
ФУНКЦИЯ
ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ
ПЕЧСИМВ В тексте удаляются все непечатаемые символы
РУБЛЬ Превращает числовое значение в текст, в денежном формате, с двумя знаками после десятичной точки
ЛЕВСИМВ
Указанное количество символов слева в строке (ПСТР и ПРАВСИМВ выбирают символы из центра или с правой стороны вводимой строки)
ДЛСТР Число символов в строке
СТРОЧН Текст строки переводится в нижний регистр
ТЕКСТ
Превращает цифры в соответствующий текст,
оформленный по указанному образцу
СЖПРОБЕЛЫ Удаляет лишние пробелы (одиночные пробелы между словами сохранены)
Поскольку главная задача Excel – помощь при ведении дел, в программесодержатся сотни функций для расчета долгов, инвестиций и подобныхэкономических величин (см. Таблицу 8).
Таблица 8
ФУНКЦИЯ
ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ
ACCRINT Вычисление процентных ставок по процентам к уплате
ПС Возвращает приведенную стоимость инвестиций
СКИДКА Возвращает норму скидки для ценных бумаг
БС Прибыли от инвестиций при постоянной процентной ставке
ИНОРМА
Возвращает процентную ставку для полностью
инвестированных ценных бумаг
ПРПЛТ Сумма платежей процентов по инвестициям или долгам
ДОХОД Доход от ценных бумаг
ПЛТ Возвращает сумму периодического платежа
ЧИСТНЗ Чистая текущая стоимость инвестиций
ДОХОД Начисления по процентным ставкам
Около 80 статистических функций Excel используются не дляматематических вычислений, а для статистического анализа любых сложных данных(таблица 9). Ниже представлены некоторые из существующих функций, которыепригодятся даже ярым поклонникам математических расчетов.
Таблица 9
ФУНКЦИЯ
ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ
СРЗНАЧ Среднее арифметическое аргументов
ХИ2ТЕСТ Тест независимости данных, основанный на хи-квадрат распределении
ДОВЕРИТ Доверительный интервал для популяции
СЧЕТ Число ячеек в указанном диапазоне, содержащих цифровые значения
ФИШЕР Преобразование Фишера
ЧАСТОТА Массив, содержащий пределы, в которых изменяются значения
НАИБОЛЬШИЙ
Значение в специальных последовательностях (для определения, например, третьих по объему продаж СD в третьем квартале). НАИМЕНЬШИЙ дает противоположный результат
МАКС
Наибольшее значение в последовательности. МИН дает наименьшее значение
МЕДИАНА Медиана аргумента
MORE Наиболее часто встречающееся значение
НОРМРАСП Нормальное распределение
СТАНДОТКЛОН Оценка стандартного отклонения
Многие люди использует Excel в качестве менеджера баз данныхпростых файлов (без ссылок), сохраняя данные в строках и столбцах рабочеголиста (столбец является полем, а строка – записью). В категории управления базданными находится более десяти функций (см. таблицу 10). В большинстве случаевим требуется указать диапазон, содержащий базу данных, поля и критерии отбора.
Таблица 10
ФУНКЦИЯ
ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ
СЧЕТЕСЛИ Количество записей, соответствующих критерию
ДМАКС Максимальное число среди соответствующих критерию
СУММЕСЛИ Сумма значений в поле для всех записей, соответствующих критерию
Определение именованных констант
Стандартныйметод определения константы – поместить ее значение в ячейку и обращаться кэтой ячейке, когда возникает необходимость использования константы в формуле.При изменении константы достаточно ввести в ячейку новое значение, и всезависящие результаты будут вычислены автоматически.
Если значение действительно неизменно, можно определитьименованную константу, существующую только в памяти Excel, а не в ячейкерабочего листа. Выбрать команду Вставка / Имя / Присвоить.
В диалоговом окне Присвоение имени, ввести имя константы иее значение в поле Формула, удалив существующие значения (не удалятьзнак равенства). В этом диалоговом окне можно просмотреть все именованныеконстанты.
С помощью Microsoft Excel можно не только выполнить расчеты,вычислять логарифмические, тригонометрические функции, и на основании этихрасчетов строить графики.
Представление данных в графическом виде позволяет решать самыеразнообразные задачи. Основное достоинство такого представления – наглядность.На графиках легко просматривается тенденция к изменению. Можно даже определятьскорость изменения тенденции. Различные соотношения, прирост, взаимосвязьразличных процессов – все это легко можно увидеть на графиках.
Графикииспользуются, как правило, для отображения динамики изменений ряда значений.Они используются для отражения временных тенденций.
Подтипыграфиков
1).Стандартный график;
Графикобычного типа.
2). График снакоплением;
График срасположенными рядами данных в виде стопок.
3). График, вкотором наборы данных расположены с накоплением в виде стопок и нормированы на100%;
4). График смаркерами данных;
График смаркерами на узлах соединений, помечающими точки данных.
5). График снакоплением;
6).Нормированный график;
7). Объемныйграфик;
Объемныйвариант графика с тремя осями координат.
Нестандартныеграфики:
• Гладкиеграфики;
• График |гистограмма;
Своеобразнымгибридом гистограммы и графика является нестандартная диаграмма График-гистограмма.В ней имеется и то, и другое.
• График-гистограмма2;
• Графики (2оси);
• Цветныеграфики;
ДиаграммаЦветные графики очень привлекательна. Она более совершенна и доработана длявизуального просмотра.
• ЧБ график ивремя.
Построение графиков
Для построения графикавыполните команду Вставка Диаграмма или с помощью мастера диаграмм.
Метками строк и столбцов называются заголовки строк и столбцов. Если вы невключаете метки строк в область построения диаграммы, то на 4 шаге построениядиаграммы нужно указать, что под метки строк отводится 0 строк.
Метки столбцов являются текстом легенды. Легенда представляет собойпрямоугольник, в котором указывается каким цветом или типом линий выводятся награфике или диаграмме данные из той или иной строки.
В Excel дляотображения диаграмм можно использовать не только столбцы, линии и точки, но ипроизвольные рисунки. При построении графиков математических функций следуетиспользовать в качестве типа диаграммы гладкие кривые.
Excelподдерживает при построении графиков логарифмическую шкалу как для обычных типовграфиков, так и для смешанных, то есть на одной оси вы можете ввестилогарифмическую шкалу, а для другой – линейную.
Построениес помощью мастера
Методсоздания диаграммы по умолчанию удобен тогда, когда все равно, какой типдиаграммы использовать. Если пользователь заранее знает, какую диаграмму онхочет построить, например более сложную, чем та, которую ему предлагаетMicrosoft Excel по умолчанию, то необходимо воспользоваться Мастером диаграмм.
Программа предлагает помощь мастера диаграмм. Мастер диаграмм(Chart Wizard) проводит вас через процедуру в четыре этапа, по завершениикоторой вы получаете завершенную диаграмму.
Прежде чемрассматривать каждый шаг Мастера диаграмм, необходимо рассмотреть набор кнопок,который имеется в каждом его диалоговом окне.
Набор состоитиз 5 кнопок: Справка, Отмена, , Готово.
КнопкаСправка вызывает Помощника, который поможет пройти через все особенностисоздания диаграммы.
Кнопка Отменасбрасывает все сделанные установки в Мастере диаграмм и закрывает его. Созданиедиаграммы прекращается. Очередное диалоговое окно Мастера будет также закрыто.Закрыть окно Мастера диаграмм на любом шаге можно с помощью значка Закрытие насистемной полосе (х).
Кнопки предназначены для передвижения внутри Мастера диаграмм пошагам. На первом шаге кнопка недоступна, таккак четвертый шаг последний и продвижение вперед невозможно. Непонятно, зачемэти кнопки вообще там присутствуют, так как убрать их программным путем оченьпросто.
Кнопка Готовоприсутствует на каждом шаге. Если настройки в следующих шагах не нужны, топроходить их необязательно. Достаточно нажать на кнопку Готово, и диаграммабудет построена по тем установкам, которые уже заданы. Если не будут указаныдиапазоны ячеек, то диаграмма все равно будет построена, хотя и пустая.
/>
Перед вызовоммастера диаграмм выделите диапазон ячеек, в котором размещена информация, используемаяпри создании диаграммы. Имейте в виду, чтобы достигнуть желаемых результатов,информацию следует представить в виде сплошной таблицы – тогда ее можновыделить как единый диапазон.
При создании графика, в которой используются оси X и Y (как и вбольшинстве диаграмм), мастер диаграмм обычно берет заголовки столбцоввыделенной таблицы для проставления меток по оси X. Если в таблице имеютсязаголовки строк, мастер использует их для обозначения переменных (если вызахотите их включить). Легенда (обозначения) идентифицирует каждую точку,столбец и полоску в диаграмме, представляющей значения переменных.
Если вывыделили диапазон ячеек, то вы можете создать график.
1. Щелкните на кнопке Мастердиаграмм (Chart Wizard) панели инструментов Стандартная (Standard), чтобы открытьдиалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы (Chart Wizard – Step 1 of 4 – Chart Type). На кнопке Мастер диаграммизображена пиктограмма с графиком. При щелчке на этой кнопке Excel откроет диалоговое окно,показанное на рис. 3.
2. Для того чтобы выбратьдругой тип графика, щелкните на подходящем пункте в окне списка Тип (Chart Type). Чтобы выбрать другойподтип, щелкните на его представлении в области Вид (Chart Subtype) диалогового окна. Высможете увидеть выделенные данные в виде графика выбранного типа, если щелкнете(и придержите кнопку мыши) на Просмотр результата (Press and Hold to View Sample) в нижней части диалоговогоокна.
3. Щелкните на кнопке Далее (Next) или нажмите , чтобы открытьдиалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы (Chart Wizard – Step 2 of 4 – Chart Source Data) – рис. 4.
Это диалоговое окно позволяет изменить диапазон тех данных, наоснове которых должна быть построен график (или определить его, если это еще несделано). Вы также можете указать, как представлены ряды данных в этом диапазоне.
/>
Послеотображения на экране этого диалогового окна диапазон ячеек, выбранный втаблице до активизации мастера диаграмм, будет окружен движущейся пунктирной линией и представленв виде формулы (с абсолютными координатами ячеек) в текстовом поле Диапазон (Data Range).
Если потребуется изменить этот диапазон (например, чтобы включитьв него строку заголовков столбцов или столбец заголовков строк), выберитеповторно с помощью мыши диапазон ячеек, либо отредактируйте координаты ячеек вполе Диапазон.
Если в процессе этих манипуляций диалоговое окно Мастер диаграмм(шаг 2 из 4): источник данных диаграммы будет заслонять таблицу, вы можетесократить его до размеров поля Диапазон, щелкнув на кнопке с пиктограммойтаблицы (данная пиктограмма находится в поле диалогового окна).
Чтобы восстановить диалоговое окно, щелкните на этой кнопке ещераз.
Помните, что диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4):источник данных диаграммы автоматически сокращается до размеров поля Диапазонпри перетаскивании указателя мыши по ячейкам рабочего листа и автоматическивосстанавливается, когда вы отпускаете кнопку мыши.
4. Проверьте диапазон ячеек, представленный в поле Диапазон, и, еслинеобходимо, откорректируйте адреса ячеек (либо с помощью клавиатуры, либо путемвыбора ячеек в самой таблице).
/>
Обычно мастер на основезначений каждого столбца отмеченной таблицы создает отдельный ряд на диаграмме.Легенда (прямоугольная область с образцами цветов или шаблонов, используемыхдиаграммой) идентифицирует каждый ряд (переменную) в диаграмме.
С точки зрения выбранных данных из таблицы, каждый столбецдиаграммы представляет объем продаж за месяц, и эти результаты собраны внесколько групп, соответствующих разным компаниям. При желании можнопереопределить наборы значений для переменных со столбцов на строки. Для этогов группе переключателей Ряды в (Series in) установите переключатель Столбцах (Rows). В данном примере высгруппируете столбцы диаграммы так, что вместе будут собраны данные о продажахкомпаний за каждый месяц.
/>
Поскольку диаграмма формирует последовательности данных постолбцам, мастер использует элементы в первом столбце для меток по оси X (так называемые метки категорий).Мастер диаграмм применяет элементы первой строки для обозначений в легенде.
5. Если вы предпочитаете, чтобымастер диаграмм формировал последовательности данных по строкам (а не постолбцам), в группе переключателей Ряды в (Series in) щелкните на переключателе Строках.
Если требуется внести отдельные изменения либо в заголовки, либо всодержимое ячеек выбранного диапазона, перейдите на вкладку Ряд диалоговогоокна (рис. 4) Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы
6. Щелкните на кнопке Далее илинажмите , чтобы открыть диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 3 из 4):параметры диаграммы (Chart Wizard – Step 3 of 4 – Chart Options).
Отображаемое диалоговое окно (рис. 4) позволяет установитьцелый ряд параметров, определяющих, например, должны ли присутствовать надиаграмме заголовки, линии сетки, легенда, подписи рядов и таблица созначениями, на основе которых была создана диаграмма.
/>
7. В зависимости от параметров,которые необходимо изменить, перейдите на соответствующую вкладку (Заголовки (Titles), Оси (Axes), Линии сетки (Gridlines), Легенда (Legend), Подписи данных (Data Labels) или Таблица данных (Data Table)), а затем внеситенеобходимые изменения.
8. Щелкнув на кнопке Далее илинажав , откройте диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещениедиаграммы (Chart Wizard – Step 4 of 4 – Chart Location) – рис. 5.
Это диалоговое окно позволяет разместить новый график либо насобственном листе в рабочей книге, либо в качестве графического объекта наодном из существующих листов рабочей книги.
9. Чтобы разместить график насобственном листе, установите переключатель Отдельном (As new sheet); затем при желании введитеновое имя листа (т.е. замените предлагаемое Диаграмма1 (Chartl) каким-либо другим) втекстовом поле справа.
Для того чтобы разместить график в виде объекта на одном изсуществующих листов рабочей книги, установите переключатель Имеющемся (As object in), а затем выберите имялиста в раскрывающемся списке справа.
10. Щелкните на кнопке Готово (Finish) или нажмите , чтобы закрыть последнее диалоговое окно мастера диаграмм.
/>
Если установлен переключатель Отдельном, новый график будет создан на собственном листе, аповерх него в окне рабочей книги появится панель инструментов Диаграммы (Chart) – Если выбранпереключатель Имеющемся, новая диаграмма будет отображена в виде активного графического объекта на листе рабочей таблицы ввыделенной ранее области. Кроме того, над окном рабочего листа магическимобразом появится панель инструментов Диаграммы.
Мгновенные графики
Если нет времени на выполнение четырех этапов, описанных выше, илине хочется возиться с мастером диаграмм, можно создать полноценную диаграмму,просто щелкнув на кнопке Готово в первом окне мастера диаграмм.
Вы также создадите график, даже не открывая окно мастера диаграмм.Выделите необходимый диапазон ячеек и нажмите клавишу . На основе выбранных данных Excel построит обычнуюгистограмму на отдельном листе диаграммы, помещенном перед тем листом, наоснове данных которого создавалась диаграмма.
Использование панели инструментов «Диаграммы»
После создания графика вы можете внести изменения, использовавкнопки панели инструментов Диаграммы.
· Элементы диаграммы (Chart objects). Чтобы выбрать для преобразования элемент диаграммы, щелкнитесначала на кнопке раскрывающегося списка Элементы диаграммы, а затем – на имениобъекта в этом списке. Можно также выбрать объект, щелкнув на немнепосредственно в диаграмме. При этом его название автоматически появится вполе списка.
· Формат объекта (Format object). Для того чтобы изменить форматвыбранного объекта графика, название которого представлено в поле.
· Элементы диаграммы, щелкните накнопке Формат; откроется диалоговое окно с параметрами форматирования. Имейте ввиду, что название этого инструмента, отображаемое в виде подсказки на экране,меняется в соответствии с выбранным объектом диаграммы. Поэтому, если в полередактирования инструмента Элементы диаграммы содержится Область диаграммы (Chart Area), данная кнопка будет иметьимя Формат области диаграммы (Format Chart Area).
· Тип диаграммы (Chart type). Чтобы изменить типдиаграммы, щелкните на кнопке со стрелкой «вниз», и в открывшейся палитревыберите подходящий тип.
· Легенда (Legend). Чтобы скрыть илиотобразить легенду диаграммы, щелкните на этой кнопке.
· Таблица данных (Data Table). Щелкните на этой кнопке,чтобы добавить или удалить таблицу данных, на основе которых построенадиаграмма.
· По строкам (By Row). Щелкните на этой кнопке,чтобы ряды данных в диаграмме представляли строки значений в выбранномдиапазоне данных.
· По столбцам (By Column). Щелкните на этой кнопке,чтобы ряды данных в диаграмме представляли столбцы значений в выбранномдиапазоне данных.
· Текст по часовой стрелке (Angle clockwise). Если на диаграмме выбраныобъекты Оси категорий или Оси значений, щелчок на данной кнопке позволитповернуть строки надписей этих объектов на 45 по часовой стрелке (так, какповернуты буквы а, б на пиктограмме кнопки).
· Текст против часовой стрелки (Angle counterclockwise). Если на диаграммевыбраны объекты Оси категорий или Оси значений, щелчок на данной кнопкепозволит повернуть строки надписей этих объектов на 45 против часовой стрелки(так, как повернуты буквы а б на пиктограмме кнопки).
Редактирование графика
Иногда может возникнутьнеобходимость внести изменения в определенные части графика (выбрать новый типшрифта для заголовков или перенести обозначения в другое место). Чтобы внеститакие изменения, дважды щелкните на определенном объекте (заголовке, областирисования и т.д.). При двойном щелчке на объекте диаграммы Excel выберет его и отобразит диалоговоеокно формата, предназначенное для данного объекта
Вид (Patterns), Шрифт (Font) и Размещение (Placement), параметры которых можноиспользовать, чтобы придать диаграмме более изящный вид.
Все части графика, которые можно выбрать в окне, имеют контекстныеменю. Чтобы выбрать определенную часть диаграммы, а затем – команду из ееконтекстного меню, щелкните на объекте диаграммы правой кнопкой мыши.
Excel позволяетне только изменить внешний вид заголовка графика, но и отредактироватьпредставление данных, легенду, вид осей X и Y: откройте их контекстные меню ивыберите необходимые команды.
Изменение параметров графика
Если вам кажется, что созданная диаграмма нуждается в существенныхизменениях, откройте диалоговое окно Параметры диаграммы (Chart Options), содержащее те же вкладки,что и диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы (см.рис. 5).
Это окно можно открыть с помощью команды Диаграмма>Параметрыдиаграммы (Chart>Chart options), если на текущем листе присутствует диаграмма и она активна.
Кроме того, можно щелкнуть в области графика правой кнопкой мыши(избегая при этом определенных объектов, таких как заголовок, оси, таблицыданных, легенды и т.п.), а затем в появившемся контекстном меню выбрать командуПараметры диаграммы.
Диалоговое окно Параметры диаграммы, как правило, содержит дошести вкладок (в зависимости от выбранного типа диаграммы; например, длякруговой диаграммы это окно предоставляет только первые три вкладки).Предлагаются следующие возможности.
· Заголовки (Titles). Параметры этой вкладкиможно использовать для добавления или изменения заголовка диаграммы (наддиаграммой), заголовка оси категорий (под осью X) или заголовка оси значений (слева отоси Y).
· Оси (Axes). Параметры этой вкладкиможно использовать для того, чтобы скрыть или отобразить деления и обозначенияна осях X и Y.
· Линии сетки (Gridlines). Параметры этой вкладкиможно использовать, чтобы скрыть или отобразить основную и промежуточную сетки,образуемые на основе делений на осях X и Y.
· Легенда (Legend). Параметры этой вкладки можно использовать, чтобы скрыть или»отобразить легенду, а также изменить ее местоположение относительно областипостроения графика. Воспользуйтесь переключателями. Внизу (Bottom), В правом верхнем углу (Corner), Вверху (Тор), Справа (Right) и Слева (Left).
· Подписи данных (Data Labels). Параметры этой вкладкиможно использовать, чтобы скрыть или отобразить надписи, обозначающие каждыйряд данных на диаграмме. Эти параметры также позволяют определять внешний виднадписей.
· Таблица данных (Data Table). Параметры этой вкладкиможно использовать для добавления или удаления таблицы со значениями, на основекоторых построен график.
Форматирование значений по осям X и Y
При построении графиков Excel не уделяет особого внимания форматированию чисел по оси Y (или по оси X в случае, например, объемнойгистограммы). Если вас не удовлетворяет представление чисел вдоль оси X или Y, измените его следующим образом:
1. Дважды щелкните на оси X или Y на диаграмме (или щелкните один раз на оси, а затем выберите команду Формат>Выделенная ось (Formats>Selected Axis) или нажмите ). Excel откроет диалоговое окно Формат оси (Format Axis), содержащее вкладки Вид (Patterns), Шкала (Scale), Шрифт (Font), Число (Number) и Выравнивание (Alignment).
2. Для того чтобы изменитьвнешний вид делений вдоль осей, присвойте соответствующие значения параметрамна вкладке Вид (которая выбирается автоматически при открытии диалогового окна Форматоси)
3. Для изменения масштабавыбранной оси щелкните на вкладке Шкала и присвойте содержащимся в нейпараметрам выбранные значения
4. Чтобы изменить шрифтнадписей, относящихся к делениям выбранной оси, щелкните на вкладке Шрифт иукажите требуемые значения параметров шрифта.
5. Для изменения формата значений,принадлежащих делениям выбранной оси, перейдите на вкладку Число, а затемвыберите соответствующие параметры. Например, если вы будете устанавливатьформат Денежный (Currency) без десятичных разрядов, укажите Денежный в списке Числовыеформаты (Category), а затем введите 0 в поле Число десятичных знаков (Decimal Places).
6. Чтобы изменить ориентациюнадписей, относящихся к делениям выбранной оси, перейдите на вкладку Выравнивание,а затем укажите новую ориентацию.
Для этого можно либо ввести необходимое значение (от 900 до -900)в поле со счетчиком Градусов (Degrees), либо щелкнуть в соответствующем месте на половинке циферблата вобласти Ориентация (Orientation).
7. Чтобы закрыть диалоговоеокно Формат оси, щелкните на кнопке ОК или нажмите .
Как только вы закроете диалоговое окно, Excel перерисует ось диаграммы всоответствии с выбранными значениями параметров. Например, если указан новыйчисловой формат, Excel немедленно преобразует все числа, отображенные вдоль отмеченнойоси, согласно новому формату.
Изменение графика, изменяя данные в таблице
Завершивредактирование объекта, график можно сделать неактивным
и вернуться к обычнойрабочей таблице и ее ячейкам, щелкнув за пределами этого графика. Когда графикстанет неактивным, вы опять вправе передвигать табличный курсор по всему рабочему листу.Только помните, что при перемещении курсор исчезает, когда попадает на ячейкурабочей таблицы, скрытую под графиком. Естественно, если вы попытаетесьактивизировать ячейку под графиком, щелкнув на ней кнопкой мыши, единственное,что вам удастся, – активизировать саму диаграмму.
Данные рабочего листа, представленные в графике, динамическисвязаны с этим графиком, поэтому, если вы измените в рабочей таблице хотя быодно значение, Excel автоматически перестроит график, чтобы отразить эти изменения.
Вывод на печать только графика
Иногда требуется распечатать только один определенный графикнезависимо от данных рабочей таблицы, которые этот график представляет. В такомслучае, убедитесь, что графические объекты на рабочей таблице отображены (еслискрыты, отобразите их; о том, как это сделать, рассказывалось в предыдущемразделе). Чтобы выделить график, просто щелкните на нем. Если необходимовыбрать несколько графиков (или других объектов), последовательно щелкайте наних при нажатой клавише . После этого либо выберите команду Файл>Печать (File>Print), либо нажмите , либо щелкните на кнопке Печать (Print) стандартной панелиинструментов.
При выборе команды Файл>Печать вы увидите, что в диалоговомокне Печать в области Вывести на печать (Print What) установлен переключательВыделенную диаграмму (Selected Chart).
По умолчанию Excel распечатывает график в полный размер листа. Это значит, чтографик может быть распечатан на нескольких страницах.
Для уверенности щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Preview).
Если в режиме предварительного просмотра вы видите, что необходимоизменить размер или ориентацию распечатываемой диаграммы (или и то, и другое),щелкните на кнопке Страница (Setup). Чтобы изменить ориентацию диаграммы или размер страницы,перейдите на вкладку Страница (Page) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) и измените необходимыепараметры. Если вы полагаете, что в окне предварительного просмотра всевыглядит замечательно, распечатайте диаграмму, щелкнув на кнопке Печать.