Кафедра економічної кібернетики
Контрольна робота
З дисципліни:
“Інформаційні системи в менеджменті"
Тема: Використання Microsoft Access для створенняінформаційно-облікової системи на підприємстві АТВТ “ Продукт-Сервіс
Зміст
Вступ
1. Загальна характеристика підприємства
2. Характеристика автоматизованої системи обробкиекономічної інформації, яка використовується на підприємстві
3. Технологічний процес обробки інформації конкретноїзадачі в системі
Висновок
Список використаної літератури
Вступ
Інформаційна система є комунікаційною системоюпо збору, передачі, переробці інформації про об'єкт, забезпечуючи працівниківрізного рангу інформацією для реалізації функції управління. Інформаційнасистема створюється для конкретного об'єкту.
СУБД (система управління базами даних) єуніверсальним програмним засобом, призначеним для створення і ведення (обслуговування)баз даних на зовнішніх пристроях, що запам'ятовують, а також доступу до даних іїх обробки. СУБД підтримує один з можливих типів моделей даних — мереживу,ієрархічну або реляційну, які є однією з найважливіших ознак класифікації СУБД.СУБД забезпечують багатоцільовий характер використовування бази даних, захист івідновлення даних. Наявність розвинених діалогових засобів і мови запитіввисокого рівня робить СУБД зручним засобом для кінцевого користувача. Основнимизасобами СУБД є:
засоби завдання (описи) структури бази даних;
засоби конструювання електронних форм,призначених для введення даних, перегляду і їх обробки в діалоговому режимі;
засоби створення запитів для вибірки даних зазаданих умов, а також виконання операцій по їх обробці;
засоби створення звітів з баз даних длявисновку на друк результатів обробки в зручному для користувача вигляді;
мовні засоби — макроси, вбудована алгоритмічнамова (Dbase, VisualBasic або інші), мова запитів (SQL) і т.п., які користуються для реалізації нестандартних алгоритмівобробки даних, а також процедур обробки подій в задачах користувача;
засоби створення додатків користувача (генераторидодатків, засобу створення меню і панелей управління додатками), дозволяючиоб'єднати різні операції роботи з базою даних в єдиний технологічний процес.
База даних — це сукупність даних,організованих на машинному носії засобами СУБД. У базі даних забезпечуєтьсяінтеграція логічно зв'язаних даних при мінімальному дублюванні даних, щозберігаються. База даних включає дані, що відображають деяку логічну модельвзаємозв'язаних інформаційних об'єктів, що представляють конкретну наочнуобласть. База даних організовується відповідно до моделі і структур даних, якіпідтримуються в СУБД.
СУБД в розрахованих на багато користувачівсистемах. База даних, як правило, містить дані, необхідні багатьом користувачам.Отримання одночасного доступу декількох користувачів до загальної бази данихможливе при установці СУБД в локальній мережі персональних комп'ютерів істворенні розрахованої на багато користувачів бази даних. До основнихвластивостей СУБД і бази даних можна віднести:
відсутність дублювання даних в різних об'єктахмоделі, забезпечуючи одноразове введення даних і простоту їх коректування;
несуперечність даних;
цілісність бази даних;
всілякі вибірки даних і їх використовуваннярізними задачами і додатками користувача;
захист даних від несанкціонованого доступузасобами розмежування доступу для різних користувачів,
можливість модифікації структури бази данихбез повторного завантаження даних;
наявність мови запитів високого рівня,орієнтованого на кінцевого користувача, який забезпечує висновок інформації збази даних по будь-якому запиту і представлення її у вигляді відповіднихзвітних форм, зручних для користувача.
1. Загальна характеристикапідприємства
Практична робота виконана на матеріалахпідприємства акціонерного товариства відкритого типу “Продукт-Сервіс", щоутворене на підставі рішення зборів акціонерів шляхом перетворення Сумськоїовочевої бази у акціонерне товариство відкритого типу, відповідно до ЗаконуУкраїни “Про господарські товариства” та чинного законодавства.
АТВТ “ Продукт-Сервіс ” включено до ЄдиногоДержавного реєстру підприємства організацій України.
Форма власності — колективна.
Товариство є юридичною особою з дня йогодержавної реєстрації.
Статутний фонд на момент утворенняпідприємства згідно установчих документів склав 201700 крб. Статутний фондподілено на 20170 простих іменних акцій номінальною вартістю 10 грн. кожна.
Здійснює свою діяльність на підставі Статуту,в якому зазначено що головною метою утворення товариства є отримання прибуткута задоволення потреб населення.
Для досягнення мети підприємство здійснюєнаступні види діяльності:
оптова торгівля продуктами харчування;
роздрібна торгівля продуктами харчування;
посередницькі послуги при купівлі-продажутоварів народного споживання;
посередницькі послуги в галузі громадськогохарчування
Фактично основним видом діяльностіпідприємства є торгівельна діяльність щодо реалізації продуктів харчування.
З метою удосконалення і реалізації функціїуправління на підприємстві АТВТ “Продукт-Сервіс” розроблена і введена в діюсвоя облікова інформаційна система(Microsoft Access).
2. Характеристика автоматизованоїсистеми обробки економічної інформації, яка використовується на підприємстві
На підприємстві АТВТ “ Продукт-Сервіс”створена своя облікова система (використан Microsoft Access).
Теоретичні аспекти. Позамашинне інформаційне забезпечення включає позамашинну інформаційнубазу і засоби її ведення. Інформаційна база об'єднує власне інформацію позамашинну сфери наочної області, а засоби її організації і ведення призначені длязабезпечення роботи в ній. Позамашинную інформаційну базу утворюють дані, щомістяться в документах.
Позамашинна інформаційна база включаєнормативно-довідкову, планову (тобто умовно-постійну) інформацію (облікову) інформаціюдеякої наочної області.
Рішення по інформаційній базі припускаютьвизначення складу інформації, необхідної для вирішення задач користувача. Крімтого, повинна бути виявлена логічна структура інформації, що дозволяє перейтидо етапу формалізації і моделювання даних, необхідного для автоматизованоїобробки. Структуризація інформації позамашинной сфери знаходить віддзеркаленняв її уявленні окремими структурними одиницями, їх угрупуванням в документах,впорядкуванні по класифікаційних ознаках.
Документи позамашинної сфери. Документи єосновним носієм інформації у позамашинній сфері. Документи відповідно дофункцій управління підрозділяються на нормативно-довідкові, планові і іншідокументи умовно-постійної інформації, мало змінної в часі, і документиоперативної, первинної облікової інформації, що фіксує протікання тих або іншихпроцесів.
У нашому прикладі позамашинною інформацією єзаява о прийнятті на роботу працівника, накладні о прийомі продуктів до бази.
Інформаційна база задачі. Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення включає інформаційну базуна машинному носії і засоби її ведення. До внутрішньо машинної інформаційноїбази відноситься база даних, структура якої відображає модель логічновзаємозв'язаних даних конкретної наочної області, а також окремі невзаємозв’язані масиви вхідних, вихідних і проміжних даних, що зберігаються намашинному носії. У базі даних, підтримуваній засобами СУБД, зберігаєтьсянормативно-довідкова, планова, тобто умовно-постійна, інформація, і оперативна,облікова інформація.
Найважливішою задачею розробки внутрішньомашинної інформаційної бази є ефективна організація даних, що зберігаються намашинних носіях. Внутрішньомашинна інформаційна база включає дані, якіпоступають з позамашинної сфери — з документів, планових і оперативнихдокументів і т.д. Частина даних внутрішньо машинної інформаційної бази можеформуватися в процесі рішення задач або поступати по каналах зв'язку з іншихсистем.
Внутрішньомашинна інформаційна базахарактеризується складом і структурою масивів, способами організації і доступудо даних на машинних носіях. Залежно від використовуваних програмних засобіворганізація масивів може мати свої особливості. Інформаційні масиви можуть бутиорганізовані у вигляді окремих незалежних файлів (файлова організація) або бутиу складі бази даних, що є інтегрованою сукупністю взаємозв'язаних масивів.
Укрупнений алгоритм рішення комплексу задачзводиться до вказівки послідовності звернення до таблиць бази даних для вибіркинеобхідної інформації і застосуванням операцій реляційної алгебри.
Алгоритм рішення задачі комплексупредставляється у вигляді набору реляційних процедур. Так, для формуваннявихідного документа звіт „Продаж по місяцях" реляційна операція з'єднаннясполучає відносини (таблиці) по загальних ключах зв'язку.
Алгоритм рішення задачі — це система точносформульованих правил, що визначають процес перетворення вхідної інформації увихідну за кінцеве число кроків.3. Технологічний процес обробкиінформації конкретної задачі в системі
Розглянемо на прикладі овочевого складупідприємства АТВТ “Продукт-Сервіс" роботу СУБД „АССЕSS".
База даних. Створення таблиці бази даних складається з двохетапів. На першому етапі визначається її структура: склад полів, їх імена,послідовність розміщення в таблиці, тип даних, розмір, ключові поля і іншівластивості полів. На другому етапі виробляється створення запису таблиці ізаповнення їх даними.
Вибираємо спосіб створення таблиці: режимтаблиці, Конструктора або Майстра таблиць. Режим конструктора визначаєтьсяосновний спосіб, при якому структура задається повністю користувачем.
База даних створюється в таблицях на підставахнакладних:
Наприклад: створимо таблицю „Фрукти”:
В таблиці ми вкажемо назву фруктів, опиши йоговид, позначимо категорію, вартість, код фрукта. Отримаємо таблицю:
Фрукты Код фрукта Название фрукта Опиcание фрукта Категория Cтоимоcть 1 абрикоc Канадcкие абрикоcы из Харглоу Cвежие 2 2 вишни Cвежие вишни из Cеверной Калифорнии Cвежие 3 3 перcик Cвежие перcики c запада CША Cвежие 2 4 черноcлив Итальянcкий черноcлив без коcточек Cушенные 2 5 cлива Cливы «золотая капля» c легко отделяющйcя коcточкой Cвежие 2 6 яблоки Антоновка, Оcеннее Полоcатое либо Белый налив — в завиcимоcти от поcтавок Cвежие 2 7 киви Киви из Орегона Cвежие 3 8 ананаc Медовые, ломтиками, Гавайи Cушенные 4 9 клюква Cушеная Cушенные 1 10 инжир Орегон, cушеные Cушенные 2 11 груша «Хруcтящий плод» Cвежие 2 12 апельcин Калифорния Cвежие 2 13 грейпфрут Заcахареные ломтиками, из Флориды Заcахаренные 6 14 финик Cушеные Cушенные 1 15 поcтные фрукты C юга CША Cвежие 5 16 черимойа Черимойа из Перу Cвежие 2 17 папайа Cушеная ломтиками Cушенные 4 18 манго Из Азии Cвежие 2 19 рубиновый банан Краcные бананы из Эквадора Cвежие 5 20 абрикоc Cушеные без коcточек Cушенные 3 21 вишня Cушеные, без коcточек, из Вашингтона Cушенные 1 22 яблоко Cушные ломтиками Cушенные 3 23 киви Cушеные ломтиками Cушенные 4 24 груша Cушеные ломтиками Cушенные 4 25 черешня Желто-краcная черешня Cвежие 3 26 анжуйcкая груша Краcные анжуйcкие груши Cвежие 3 27 апельcин Заcахаренные ломтиками, из Калифорнии Заcахаренные 6 28 ананаc Заcахаренные дольками Заcахаренные 11 29 вишня Вишни в cахаре без коcточек Заcахаренные 2 30 вишня Без коcточек, cушеные, в темном шоколаде В шоколаде 15 31 черника Cушеная, в темном шоколаде В шоколаде 5 32 абрикоc Без коcточек, cушеные, в темном шоколаде В шоколаде 15 33 абрикоc Cлегка подвяленные и заcахаренные Заcахаренные 9
Також створимо таблицю „Описання наборів".Опиcания наборов Набор Фрукт Количеcтво 10КЛC перcик, свежие 2 черноcлив, сушенные 12 cлива, свежие 6 яблоки, свежие 4
За допомогою створених таблиць ми можемостворити форми, за допомогою яких нам легше найти необхідну інформацію попродуктам.
Структура форми відображається в режиміконструктора форм. У цьому режимі може вироблятися настройка областей іелементів форми користувачем. Як форма в цілому, так і кожний з її елементівволодіє властивостями, які можна переглядати і коректувати. Властивостіелементу дозволяють визначити його зовнішній вигляд, розмір, місцеположення уформі, режим введення \ виводу, прив'язати до елементу вираз, макрос абопрограму. Властивості виражаються в діалоговому вікні, де для кожноївластивості і його значення відводиться рядок.
Приклад форми:Фрукты
Название фрукта Опиcание фрукта Категория Cтоимоcть
абрикоc Канадcкие абрикоcы из Харглоу Cвежие 2 /> /> /> /> /> Наборы Код набора Название набора Опиcание набора Цена Группа 10 10КЛС К любому cлучаю — 10 Огромный аccортимент cвежих фруктов, в том чиcле экзотичеcких. 330. 3600
Запит дозволяєвибрати необхідні дані з однієї або декількох взаємозв'язаних таблиць, виробитиобчислення і одержати результат у вигляді таблиці. Через запит можна вироблятионовлення даних в таблицях, додавання і видалення записів. Запит виробляєтьсяна основі однієї або декількох таблиць бази даних.
Засобами запиту можна:
вибрати записи, що задовольняють умову відбору;
включити в результуючу таблицю запиту потрібнеполе;
виробити обчислення в кожному з одержаних записів;
згрупувати записи з однаковими значеннями водному або декільком полях і виконати над ними групові функції:
виробити оновлення полів у вибраній підмножиніполів;
створити нову таблицю бази даних,використовуючи дані з існуючих таблиць;
видалити вибрану підмножину записів з таблицібази даних;
додати вибрану підмножину записів в іншутаблицю.
Наприклад:Фрукты в наборах зпр Название набора Название фрукта Количеcтво К любому cлучаю — 10 абрикоc 6 Большая корзинка абрикоc 8 Большая корзинка вишни 16 Большая корзинка перcик 6 Большая корзинка cлива 8
Засоби Ассеss по розробці звітів призначенідля створення звіту, по якому може бути здійснений висновок даних таблиць увигляді вихідного друкарського документа. Ці засоби дозволяють конструюватизвіт складної структури, забезпечуючи висновок взаємозв'язаних даних з багатьохтаблиць. Перед початком конструювання звіту користувач повинен виробити підготовчуроботу, в результаті якої потрібно визначити необхідний макет звіту.
В процесі конструювання визначається склад ізміст розділів звіту, а також розміщення в ньому значень, що виводяться, зполів таблиць бази даних. Крім того, оформляються заголовки, підписи реквізитівзвіту, визначається розміщення зачислюваних реквізитів.
Засоби конструювання звіту дозволяютьгрупувати дані по декількох рівнях. Для кожного рівня можуть вироблятисяобчислення підсумків, визначатися заголовки і примітки по кожному угрупуванню. Приформуванні звіту можуть вироблятися різноманітні обчислення.
Фрукты, по категориям:
Категория Название фрукта Опиcание фрукта Cтоимоcть
Cвежие
манго Из Азии 1,74
вишни Cвежиевишни из Cеверной Калифорнии 2,85
перcик Cвежиеперcики c запада CША 2,10
cлива Cливы«золотая капля» c легко 1,95
отделяющйcякоcточкой
яблоки Антоновка,Оcеннее Полоcатое либо 1,95
Белыйналив — в завиcимоcти от поcтавок
киви Кивииз Орегона 2,85
груша «Хруcтящийплод» 1,95
апельcин Калифорния 2,40
поcтныефрукты C юга CША 4,80
абрикоc Канадcкиеабрикоcы из Харглоу 2,10
черимойа Черимойаиз Перу 1,50
рубиновыйбанан Краcные бананы из Эквадора 5,25
анжуйcкаягруша Краcные анжуйcкие груши 2,85
черешня Желто-краcнаячерешня 2,85
Cушеные
черноcлив Итальянcкийчерноcлив без коcточек 1,80
ананаc Медовые,ломтиками, Гавайи 3,75
клюква Cушеная 1,35
папайа Cушенаяломтиками 4,20
инжир Орегон,cушеные 1,50
вишня Cушеные,без коcточек, из Вашингтона 1,20
финик Cушеные 1,20
груша Cушеныеломтиками 3,75
киви Cушеныеломтиками 3,90
яблоко Cушныеломтиками 3,30
абрикоc Cушеныебез коcточек 2,85
Вшоколаде
вишня Безкоcточек, cушеные, в темном шоколаде 15,00
черника Cушеная,в темном шоколаде 4,50
абрикоc Безкоcточек, cушеные, в темном шоколаде 15,00
Заcахаренные
грейпфрут Заcахаренныеломтиками, из Флориды 6,00
Висновок
СУБД Access — це відсутність дублювання данихв різних об'єктах моделі, забезпечуючи одноразове введення даних і простоту їхкоректування; несуперечність даних; цілісність БД; можливість багато аспектногодоступу; всілякі вибірки даних і їх використовування різними задачами ідодатками користувача; захист і відновлення даних при аварійних ситуаціях,апаратних і програмних збоях, помилках користувача; захист даних віднесанкціонованого доступу засобами розмежування доступу для різних користувачів;забезпечення незалежності програм від даних, що дозволяють зберегти програми примодифікації структури бази даних.
СУБД Ассеss простий і зручний програмний додаток,з яким зручно працювати. Його легко освоїти самостійно і це буде варто. Умагазинах, базах овочевих, промислових чи господарських облікова база ведеться вручну. Це займає дуже багато часу на пошуки кожного ящика чи контейнера зтоваром. При цьому дуже багато часу входить на біготню по складу, комірник неможе одразу дати відповідь по кожному виду товару:
скільки залишилося товару на якусь окрему дату;
скільки продали товару;
коли закінчується термін реалізації;
вартість окремого товару і багато іншого.
СУБД Ассеss дозволить скоротити час обробкиданих по товару. Допоможе власникові бази чи складу відповісти майже одразупокупцеві який товар у нього є, в якій кількості, з яким терміном зберігання, вякій тарі зберігається товар і т. і.
При роботі з СУБД Ассеss майже ми не маємопомилок, а тільки економимо час, кількість працюючих та багато іншого.
Список використаної літератури
1. Ананьєв О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності[Текст]: підручник / О.М. Ананьєв, В.М. Білик, Я.А. Гончарук. — Львів: НовийСвіт-2000, 2006. — 584 с.
2. Антонов В.М. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології [Текст]:навчальний посібник / В.М. Антонов, Г.К. Яловий; ред.В.М. Антонов; Мін-воосвіти і науки України, КНУ ім. Т.Г. Шевченка. — К.: ЦНЛ, 2005. — 432 с.
3. Гужва В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст]: навчальнийпосібник / В.М. Гужва; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. — К.: КНЕУ, 2001. — 400 с.
4. Гуржій А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст]: підручник /А.М. Гуржій, Н.І. Поворознюк, В.В. Самсонов. — Х.: Компанія СМІТ, 2003. — 352 с.
5. Информационные системы и технологии: приложения в экономике иуправлении: Кн.6 [Текст]: учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины,Донецкий нац. ун-т; ред. Ю.Г. Лысенко. — Донецк: Юго-Восток, 2004. — 377 с.
6. Інформаційні системи в менеджменті [Text]: підручник / В.О. Новак, Ю.Г.Симоненко, В.П. Бондар, В.В. Матвєєв. — К.: Каравела: Піча Ю.В., 2008. — 616 с.
7. Писаревська Т.А. Інформаційні системи в управлінні персоналом таекономіки праці [Текст]: навчально-методичний посібник для самост. вивч. дисц. /Т.А. Писаревська, О.В. Городній; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. економічнийун-т ім. Вадима Гетьмана. — К.: КНЕУ, 2006. — 284 с.
8. Пономаренко Л.А. Електронна комерція [Текст]: підручник / Л.А. Пономаренко,В.О. Філатов; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. торговельно-економ.ун-т. — К.: Київський нац. торг. — економ. ун-т, 2002. — 443 с.
9. Татарчук М.І. Корпоративні інформаційні системи [Текст]: навчальнийпосібник / М.І. Татарчук; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. економічнийун-т. — К.: КНЕУ, 2005. — 291 с.