Контрольная работа
По дисциплине:Информационные системы
Тема: База данных «Успеваемость»
Введение
Microsoft Access входит в составMicrosoft Office и является, пожалуй, наиболее распространенным средствомразработки баз данных. Данный пакет позволяет создавать как простейшие базы данных,так и достаточно сложные профессиональные разработки. При этом, он предоставляетразработчику удобную среду разработки структуры базы и пользовательского интерфейсаи мощные средства обработки данных.
База данных состоит из следующихкомпонент. Сами данные хранятся в таблицах, связанных посредством схемы данных.Средством обработки данных служат запросы. Пользовательских интерфейс обеспечиваетсяпосредством форм. Отчеты представляют собой заготовки отчетных стандартных документов,формируемых базой данных.
microsoftaccess запрос база данные
Создание базы данных
1. Запустить Microsoft Access:
· С помощью меню Пусксистемы Windows ( нажать кнопку пуск, выделить кнопкупрограмму, выбрать Microsoft Access, нажать клавишу Enter);
· С помощью ярлыка дляАССЕSS на рабочем столе Windows (для быстрого запуска Access удобно иметь ярлык на рабочем столе)
· С помощью ярлыка впапке для АССЕSS;
· С помощью проводникаWindows.
2. Сформировать файлновой базы данных:
· Раскрыть вкладку Новаябаза данных в разделе Создание диалогового окна Создание файла: появляется диалоговоеокно Файл новой базы данных;
· Раскрыть вкладку Новаябаза данных в разделе Создание диалогового окна Создание файла – появляется диалоговоеокно Создание файла – появляется диалоговое окно Файл новой базы данных;
· Выбрать имя текущейпапки
· Присвоить файлу имяУспеваемость в поле Имя файла;
· Нажать кнопку создать– появится диалоговое окно с именем файла Успеваемость
/>
Рисунок1.База данных Успеваемость
Логическаямодель базы данных « Успеваемость»
В результатеанализа предметной области выявляются документы — источники для создания базы данных.
Таблица1 – Объекты справочной информацииИнформационный объект Название реквизита Обозначение реквизита Признак ключа Студент
Номер группы
Номер студента
Фамилия И.О.
Дата рождения
Адрес
НГ
НС
ФИО
ДАТАР
АДРЕС
Уникальный ключ Успеваемость
Номер группы
Номер студента
Код предмета
Оценка
Дата сдачи
КГ
НС
КП
ОЦЕНКА
ДАТАС
Уникальный ключ Предмет
Код предмета
Название предмета
Часов лекций
Часов практики
КП
НП
ЛЕК
ПР
Уникальный ключ Группа
Номер группы
Кол-во студентов
Курс
НГ
КОЛ
КУРС
Уникальный ключ
/>
Рисунок2 – Логическая структура реляционной базы данных «Успеваемость»
Таблицы
Для работыс таблицами в базе данных предназначена вкладка «таблицы».
Создадимструктуру таблицы Студент. Построчно выбирая данные из приведенной ниже таблицызаполнить поля имя поля, тип данных. На закладке общие задать свойства полей, используякнопку-стрелку выбора.
/>
Рисунок3. Макет таблицы Студенты
Создатьключ таблицы. Выделить поле НГ, НС щелкнув по области маркировки слева от имениполя, и нажмем кнопку Ключевое поле. Сохранить созданную структуру под именем Студентыкомандой меню Файл -Сохранить.
В окнебазы данных выбрать закладку Таблица, затем имя таблицы Студенты и нажать кнопкуОткрыть. Заполнить строки в соответствии с названиями столбцов. Переход от поляк полю осуществлять клавишей ТАВ.
Заполнимформу
/>
Рисунок4. Таблица Студенты с данными
Аналогичносоздадим структуру таблицы Успеваемость, предмет, группы студентов.
/>
Рисунок5.Макет таблицы успеваемость
/>
Рисунок6. Таблица Успеваемость с данными
/>
Рисунок7. Макет таблицы Группа
/>
Рисунок8. Таблица Группа с данными
/>
Рисунок9. Макет таблицы Предмет
/>
Рисунок10. Таблица Предмет с данными
Определениев базе данных связей между таблицами
Для тогочтобы определить связь между таблицами, следует добавить таблицы в окно Схема данныхи перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую таблицу.
Определениесвязей по простому ключу. Установим связь между таблицами Группа и Стулент по простомуключу КГ. Для этого в окне Схемы данных(Relationship) установим курсор мыши на ключевомполе НГ главной таблицы Группа и перетащим его на поле НГ в подчиненной таблицеСтудент. В открывшемся окне Изменение связей(Edit Relationship) в строке Тип отношения(RelationshipType) установится значение один-ко-многим(One-To-Many). Отметим параметр Обеспечениецелостности данных(Enforce Referential Integrity). Если таблица Группа и Студентранее были заполнены корректными данными, между таблицами будет установлена связь,обозначенная на схеме как 1:∞. Это свидетельствует о регистрации связи типа1: М с параметром поддержания целостности. В противном случае появится сообщениео невозможности установить этот тип отношения
Для обеспеченияавтоматической корректировки данных во взаимосвязанных таблицах установим флажоккаскадное обновление связанных полей(Cascade Update Related Fields) и каскадноеудаление связанных записей(Cascade Delete Related Records). Аналогичные действиявыполняются для других пар таблиц.
Определениесвязей по составному ключу. Определим связи между таблицами Студент→Успеваемость,которые связаны по составному ключу НГ+НС. Для этого в главной таблице Студент выделимоба этих поля, удерживая клавишу Ctrl. Перетащим оба поля на поле НГ в подчиненнойтаблице Успеваемость. В окне Изменение связи(Edit Relationships) (рис. 3.41) дляключевого поля НС главной таблицы ТАБЛИЦА/ЗАПРОС(Table/Query) выберем соответствующееполе подчиненной таблица Связанная табдица /Запрос (Table/Query). В этом же окнеустановим режимы Обеспечение целостности данных(Enforce Referenteal Integrity) идругие параметры связи
./>
Рисунок11. Изменение связей
/>
Рисунок12. Схема данных
Запросы
Запросыявляются одним из основных инструментов выборки записей, обновления таблиц и обработкиданных в таблицах базы данных.
В Access может быть создано несколько видов запроса
· Запрос на выборку– выбирает данные из взаимосвязанных таблиц.
· Запрос на созданиетаблицы – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и сохраняет результаты в новойпостоянной таблице
· Запросы на обновление,добавление, удаление – для изменения данных в таблице
1. Создание запроса
Для созданиязапроса необходимо в окне База данных выбрать вкладку Запросы и нажать кнопку Создать.В открывшемся окне Новый запрос выбрать строку Конструктор.
/>
Рисунок13.Окно для выбора конструктора или мастера при создании нового запроса.
Далеев открывшемся окне Добавление таблицы выберите используемые в запросе таблицы инажмите кнопку добавить. Для закрытия окна нажать кнопку закрыть
/>
Рисунок14. Окно выбора таблиц и запросов для схемы данных запроса
Окно конструкторазапросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса.Нижняя панель является бланком запроса, который необходимо заполнить.
/>
Рисунок15. Окно конструктора запросов
Пустьнеобходимо получить информацию об успеваемости конкретных студентов Схно О.Ю. иХозов М.В. Зададим в строке отбора их фамилии. Запишем фамилии в разных строкахбланка запроса, поскольку необходимо выбрать записи со значением в поле ФИО.
/>
Рисунок16. Запрос на получение информации о сдаче экзаменов студентов Хозова М.В. и СхноО.Ю.
Выполнимзапрос нажав на панели конструктора запросов кнопку Запуск или Вид
/>
Рисунок17. Результат запроса об оценках студентов
Вводпараметров в запрос
Использованиепараметров в запросе позволяет запрашивать конкретные значения и вводить их в условияотбора.
Пустьнеобходимо получить информацию об оценке студента по заданному предмету.
В условиеотбора поля ФИО вместо конкретной фамилии введем название параметра, по которомубудет запрашиваться фамилия при выполнении запроса. Название параметра введем кактекст, заключенный в квадратные скобки: [Фамилия и инициалы студента]. В условиеотбора НП введем второй параметр запроса:[наименование предмета].
/>
Рисунок18. Бланк запроса с параметрами для ввода ФИО и НП
При выполнениизапроса Access выведет диалоговые окна, в которые вводятсянужные значения параметров.
/>
/>
Рисунок19. Диалоговые окна для ввода параметров запроса
/>
Рис.1
Созданиепростого запроса
Для созданиязапроса необходимо в окне База данных выбрать вкладку Запросы и нажать кнопку Создать.В открывшемся окне Новый запрос выбрать строку Простой запрос.
/>
Рисунок20. Новый запрос
/>
Рисунок21. Создание простых запросов
/>
Рисунок22. Запрос Успеваемость
4. Мастер создания простого запроса для поиска повторяющихся записей:
В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать. Вдиалоговом окне Новый запрос выберите мастера повторяющиеся записи.
/>
Рисунок 23. Повторяющийся запрос
В открывшемся окне выберем таблицу Успеваемость
/>
Рисунок 24. Повторяющийся запрос
Выберем поле Оценка, содержащее повторяющиеся записи.
/>
Рис. 23
Нажмем кнопку Далее.
В следующем окне выберем поле НС, КП, НГ.
/>
Рис.24
Нажмем кнопку Готово.
Сохраним запрос под именем Поиск повторений для Успеваемость.
/>
Рисунок25. Поиск повторений для успеваемость
Формыв Access
1.Дляполучения однотабличной формы, целесообразно сначала использовать режим мастераформ или режим автоформы.
/>
Рисунок.26Диалоговое окно выбора режима создания формы.
Чтобыначать создание формы мастером, выберите в окне базы данных в области Объекты строкуФормы. В рабочем поле объекта имеется значок Создание формы с помощью мастера, послеактивизации которого можно приступать к созданию формы мастером.
/>
Рисунок27. Форма, созданная с помощью мастера форм
Созданиемноготабличной формы
Созданиеформы на основе полей из нескольких взаимосвязанных таблиц с помощью мастера форм.
Созданиеформы на базе нескольких таблиц производится с помощью мастера форм.
В окнебазы данных выберем вкладку Формы.
/>
Рис.27.1
Нажмемкнопку Создать
/>
Рисунок28. Новая форма
В окнеНовая форма выберите таблицу или запрос, на основе которых необходимо создать форму,например таблицу Предмет, которая будет служить источником основной части создаваемоймноготабличной формы.
/>
Рисю29
В диалоговомокне Новая форма выберите нужного Мастера форм.
В открывшемсяокне Создание формы выберем для таблицы Студент поля КГ, НС, ФИО, ДАТАР включаемыев форму.
/>
Рисунок29. Создание форм
Выберемвторую таблицу Студент и её поля КГ, НП, ЛЕК, ПР,. Эта таблица будет источником-записейподчиненной формы.
В следующемдиалоговом окне Создание формы уже будет выделена таблица Студент для создания основнойчасти формы. Включим режим Подчиненные формы.
/>
Рис.29 В следующем окне выберем стиль оформления
/>
/>
Рисунок30. Стиль оформления
В последнемокне введем имя составной формы список студентов и имя подчиненной формы списокпредметов.
/>
Рис.30- Включим режим Открыть форму для просмотра и нажмем кнопку Готово.
/>
Рисунок31. Форма с данными
Послезавершения работы мастера выводится форма с данными из таблиц базы данных. При этомв подчиненной форме выводятся все записи, связанные с текущей записью основной частиформы. Сохраним форму.
Аналогичносоздадим форму успеваемость
/>
Рисунок32. Форма Успеваемость
Созданиеотчетов
Отчет– это средство предоставления информации в печатном виде.
1. Созданиеотчета с помощью автоотчета
Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поляи записи из базовой таблицы или запроса.
В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.
/>
Рисунок 33. Отчеты
Нажмите кнопку Создать.
/>
В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров.
Автоотчет: в столбец — каждое поле образует отдельную строку с заголовкомслева.
Автоотчет: ленточный — поля каждой записи образуют отдельную строку Заголовкипечатаются сверху на каждой странице.
Выберем таблицу Студент, содержащие данные, выводящиеся в отчете.
/>
Нажмем кнопку ОК.
/>
Рисунок33. Отчет Студент
Создание отчета с помощью мастера
В окне базы данных выберем вкладку Отчеты.
Нажмем кнопку Создать.
В диалоговом окне Новый отчет выберем мастер отчетов.
Выберем имя таблицы или запроса (например успеваемость), содержащих данные.покоторым строится отчет.
Нажмем кнопку ОК.
/>
Рисунок 34. Окно создания отчетов
/>
Рисунок35.Окно выбора условий группировки
В следующемокне группировка данных. В списке Выберите тип преставления данных выберем другиеспособы группировки. Группировка по студентам является наиболее подходящей. Нажавкнопку Далее, переходим к окну дополнительной группировки
/>
Рисунок36. Окно дополнительных условий группировки
В спискеполей этого окна выбрать дополнительный уровень группировки по полю КГ, ФИО. Кнопкисо стрелками вниз и вверх позволяют перемещать дополнительный уровень группировки.Становится доступной кнопка Группировка. Нажав на эту кнопку, попадаем в окно интервалыгруппировки.
Очередноеокно задает порядок сортировки в области данных отчета. Допускается выбор до четырехуровней сортировки.
/>
Рисунок.37Порядок сортировки в области данных отчета
Далеенажмем кнопку итоги окна условий сортировки. В окне итоги задается вывод в областяхпримечаний групп отчета среднего балла. Для этого к единственному числовому полюоценка применим функцию Avg. Этообеспечит вывод среднего балла для каждого ученика и всего класса. Можно одновременнозадать подсчет суммы(Sum), среднегозначения(Avg), минимального(Min) и максимального значений(Max). После выбора итоговой функции нажатьОК
/>
Рисунок38. Итоги окна условий сортировки
В окневида макета для отчета выбрать вид макета и ориентацию страницы
/>
Таблица38
Выберемступенчатый вид при книжной ориентации. Нажать кнопку далее, перейти в окно выборастиля оформления, в котором выбрать Строгий стиль оформления.
/>
Таблица39. Стиль оформления
В последнемокне мастера задать имя отчета «Успеваемость студентов», которое и является заголовкомотчета. Выбрать опцию просмотр отчета для предварительного просмотра отчета. Чтобызавершить создание нажать кнопку Готово.
/>
Рисунок40. Заголовок отчета
/>
Библиографическийсписок
1. Информационные системыв экономике: Учеб. Пособие/ Под ред. Проф. А.Н. Романова, проф. Б.Е. Одинцова –М.: Вузовский учебник, 2008.-411 с.
2. Новиков Ф.А., Яценко А.Д. Microsoft Office 2000 вцелом. – СПб.: БХВ-СПб., 2000.- 728с.
3. Бекаревич Ю.Б., ПушкинаН.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ – Петербург, 2002. –720 с.: ил.
4. Лекции и Лабораторныеработы по Access.