Содержание
1. Базы данных исистемы управления базами данных (СУБД)
2. Модели описаниябаз данных
3. Основные понятиятаблицы базы данных
4. Что предлагает Access
5. Создание объектовбазы данных
6. Запросы к базеданных
7. Формы базы данных
8. Отчеты базы данных
9. Этапы проектирования базы данных
10. Графики и диаграммы
11. Доступ к Internet
Источники и литература
1. Базы данных исистемы управления базами данных (СУБД)
Практически любомуспециалисту, независимо от сферы его деятельности, приходится заниматься сбором,накоплением и обработкой данных. MicrosoftAccess является популярной системойуправления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этойкатегории, предназначена для хранения и поиска данных, представления информациив удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведениесчетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые иудобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачусложных отчетов.
База данных – это совокупность информации поопределенной теме (по определенной предметной области). Это файл специальногоформата, содержащий определённым образом структурированную информацию. Этосовокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных во внешней памяти ииспользуемых в качестве входной информации для решения задач.
Базы данных должныобеспечивать:
· Лёгкую, быструю идешевую разработку приложений, многократное использование данных;
· Гибкостьиспользования данных, возможность применения различных методов доступа к ним;
· Высокуюпроизводительность, достоверность и секретность данных, их защиту от искаженияи уничтожения.
При создании базы данныхиспользуются различные типы данных:
· Числовые;
· Символьные данныепеременной длины;
· Типы даты;
· Гиперссылки;
· Двоичные данные.
Системы управлениябазами данных (СУБД)– это комплекс программных средств, предназначенных для создания, ведения иорганизации совместного доступа к базе данных множеству пользователей.Современные СУБД в основном являются приложениями операционной системыWindows, так как данная среда позволяетболее полно использовать возможности персональной ЭВМ по сравнению соперационной системой DOS.
Виды и функции СУБДприведены в таблице 1.
Таблица 1 — Виды ифункции СУБД
Виды СУБД
Функции СУБД
Lotus Approach
Ms-Access
Bortand dBase
Bortand Paradox
Microsoft Visual FoxPro
Microsoft Visual Basic
Microsoft SQL Server
Oracl
Управление данными во внешней памяти
Управление буферами оперативной памяти
Ведение журналов изменений в базе данных
Обеспечение целостности и безопасности базы данных
Целостность базыданных подразумеваетналичие средств, позволяющих удостовериться в том, что информация в базе данныхвсегда остаётся корректной и полной. Целостность данных должна обеспечиватьсянезависимо от того, каким образом данные заносятся в память (с помощьюспециальной программы, в интерактивном режиме, посредством импорта).Используемые в настоящее время СУБД обладают средствами обеспечения целостностиданных и надежной безопасности.
Информация в базе данныхопределённым образом структурирована, т.е. её можно описать определённоймоделью. Классическими являются три модели описания данных – иерархическая,сетевая, реляционная.
2. Моделиописания баз данных
Основное различие междумоделями описания баз данных состоит в характере описания взаимосвязей ивзаимодействия между объектами и атрибутами базы данных.
Иерархическая модель. В ней связи между данными можнопредставить и описать в виде упорядоченного графа (дерева). Припрограммировании для описания структуры иерархической базы данных используетсятип данных «дерево». Достаточно небольшое количество СУБД построено наиерархической модели данных.
Достоинства модели:
· Эффективноиспользуется память ЭВМ;
· Высокая скоростьвыполнения операций над данными;
· Удобство работы сиерархически упорядоченной информацией.
Недостатки модели:
· Модель становитсягромоздкой, особенно если приходится обрабатывать информацию со сложнымилогическими связями;
· Обычнымпользователям бывает трудно понять принципы функционирования модели.
Сетевая модель. Описывает данные и отношения междуними в виде ориентированной сети. В основу модели положены сетевые структуры, вкоторых каждый элемент может быть информационно связан с любым другимэлементом. Примером является сетевая структура, в которой между объектамиприсутствуют два вида взаимосвязей: «один ко многим» и «многие к одному». Еёможно рассматривать как развитие и обобщение иерархической модели данных. Вэтой модели могут описываться многообразные взаимосвязи между данными в видепроизвольного графа.
Достоинства модели:
· Эффективноеиспользование памяти ЭВМ;
· Высокая скоростьвыполнения операций над данными;
· Возможно описаниепроизвольных связей.
Недостатки модели:
· Высокая сложностьи жесткость схемы базы данных, построенной на основе этой модели;
· При добавленииновых вершин или установлении новых связей возникают проблемы выгрузки данныхиз базы данных и загрузки их в базу, возникает вероятность утери данных приобратной загрузке;
· Трудность дляпонимания и выполнения операций обработки.
СУБД, построенные наоснове этой модели, также не получили широкого распространения в практике.
Реляционная модель. Её разработал сотрудник фирмы IBM Э.Кодд. В основе модели лежитпонятие отношения (таблицы). Большинство СУБД построены на основе этой моделиданных.
Достоинства модели:
· Простотапостроения;
· Гибкостьструктуры;
· Независимостьданных;
· Данныепредставляются в простой, понятной и удобной форме;
· Удобнореализовать такую базу данных на ЭВМ.
Недостатки модели:
· Отсутствуют стандартныесредства для идентификации отдельных записей;
· Низкаяпроизводительность по сравнению с иерархической и сетевой моделями;
· Избыточность,сложность программного обеспечения.
3. Основныепонятия таблицы базы данных
Таблицы являются одним изобъектов базы данных. Самая простая база данных имеет хотя бы одну таблицу,состоящую из соответствующих элементов.
Поле (столбец, атрибут) – это основнойэлемент структуры таблицы. Поля обладают свойствами, определяющими их имя, тип,размер, формат. Разные типы полей (текстовое, числовое, логическое и др.) имеютразное назначение и, соответственно, разные свойства. Чтобы связи междутаблицами базы данных работали надежно, предусматриваются уникальные поля.
Уникальным называется поле, значения в которомне могут повторяться (например, табельный номер работника).
Ключевое поле (или первичный ключ) – это ключ,идентифицирующий отношение. В качестве первичного ключа часто используетсяполе, имеющее тип Счетчик.
Запись (строка, кортеж) – это совокупностьлогически связанных полей.
Схема данных – это структура связей междутаблицами.
Окно таблицы позволяет просматривать данные впривычном табличном виде и выполнять необходимые операции с записями таблицы(табл. 2).
Таблица 2 — Операции надполями и записями таблицы
Операции над полями таблицы
Операции над записями таблицы
Описание.
Редактирование полей.
Ввод данных в поля таблицы.
Манипуляция.
Ввод данных в поля записей.
Редактирование записей.
Сортировка записей.
Индексирование записей.
Поиск записей.
4. Чтопредлагает Access
Access – мощное приложение Windows. Поскольку оба эти продукта – детищакомпании Miсrosoft, они прекрасно взаимодействуют междусобой. Система Access работаетпод управлением ОС Windows, так чтопри работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать ивставлять данные из любого приложения Windows в Accessи наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм. Работая в среде Miсrosoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностьюсовместимые между собой Accessи Word, Excel и PowerPoint.
В Access в полной мере реализовано управлениереляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключии обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращаетнесовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверкидопустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости оттого, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат истандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типыполей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, МЕМО,логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях неоказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустыхзначений.
Как реляционнаяСУБД Access обеспечивает доступ ко всем типамданных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных.
Система Access поддерживает обработку транзакций сгарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровнепользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельныхпользователей и целых групп.
5. Создание объектовбазы данных
Любой объект базы данныхможет создаваться двумя способами:
· С использованием Конструктора– специального элемента управления, позволяющего создавать объекты базы данныхвручную;
· С использованиемМастера – специальной программы, которая руководит пользователем при выполненииим определённой операции. Такое руководство осуществляется черезпоследовательность диалоговых окон, в каждом из которых пользователь указываетнеобходимые параметры.
Создание таблиц врежиме Мастера
Создание таблиц в режимеМастера обеспечивает полуавтоматическую форму разработки документа. Программапредлагает образцы таблиц с соответствующими наборами полей. После выбораобразцов полей Мастер автоматически создает требуемую таблицу.
Для работы Мастеранеобходимо запустить программу Miсrosoft Access. Запустить программу можно тремя способами:
· С помощью кнопкиПуск ОС Windows;
· С помощью кнопки Access на рабочем столе Windows;
· Через программуПроводник Windows;
· Используя панельрежимов и инструментов.
Технология созданияструктуры таблицы
Щелкнуть кнопку «Создатьбазу данных» на панели инструментов или выполнить команду меню Файл, Создать.Будет открыто окно диалога Создание базы данных, в которое следует ввести имясоздаваемой базы и выбрать каталог для хранения базы данных:
· В окне Базаданных щелкнуть кнопку «Таблица», а затем кнопку «Создать»;
· В окне диалогаСоздание таблиц, Новая таблица щелкнуть кнопку «Мастер таблиц», а затем кнопку«ОК»;
· В следующем окнедиалога предлагается выбрать образец таблицы для применения при создании собственнойтаблицы. Самым первым в списке находится образец Адреса. Но можно, к примеру,выбрать образец Сотрудники;
· Далеепредлагается определить перечень полей для включения в таблицу. В спискеобразцов полей мышью выбираются нужные поля. Это могут быть название отдела,код сотрудника, табельный номер, фамилия и другие. Выбранные поля появляются взакладке Поля новой таблицы;
· Щелкнуть кнопку«Далее»;
· В следующем окнедиалога предлагается ввести имя таблицы, либо оставить предлагаемое системойимя, после чего щелкнуть кнопку «Далее»;
· В следующем окнедиалога предлагается ввести имя таблицы, либо оставить предлагаемое таблицейимя, после чего щелкнуть кнопку «Готово».
В результате создаетсяструктура таблицы, а в строке заголовка указывается ее название.
6. Запросы к базеданных
Запросы – это специальные структуры,предназначенные для выборки данных из таблиц, автоматизации операций пообновлению и изменению таблиц.
Запрос – это требование к базе данныхпредоставить необходимую информацию, накопленную в ее таблицах. Для этогоиспользуются соответствующие инструменты запроса.
С помощью запроса данныеупорядочивают, фильтруют, изменяют. Для одной и той же таблицы можно создатьмного разных запросов, каждый из которых будет извлекать из таблицы незначительнуючасть информации, необходимую в данный момент.
Данные, положенные воснову запроса, могут быть сохранены в одной или нескольких таблицах. Результатзапроса представляет собой динамический набор записей – результирующую таблицу.Базовая таблица при этом не изменяется.
При создании болеесложных запросов (например, запрос на изменения) автоматически создаются новыетаблицы или изменяются уже существующие.
Виды запросов
Запрос на выборку – это самый простой и потомунаиболее часто используемый вид запроса. Запросы этого типа возвращают данныеиз одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которойможно обновить (с некоторыми ограничениями). Эти запросы можно использовать длягруппировки записей и вычисления сумм, средних значений и других типов итоговыхзначений.
Запрос с параметрами – это запрос, отображающий привыполнении в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные (например,значение, которое требуется вставить в поле). Можно разработать запрос,выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например, двух дат. Этизапросы удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страницдоступа к данным.
Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее числозначений и выполняет другие статистические расчеты, после чего результатыгруппируются в таблицы по двум наборам данных. Один из них определяет заголовкистолбцов, другой – заголовки строк.
Запрос SQL – это запрос, создаваемый при помощиинструкций SQL. Некоторые запросы, называемыезапросами SQL, невозможно создать в бланкезапроса. Для запросов к серверу, управляющих запросов и запросов на объединениенеобходимо создавать инструкции SQLнепосредственно в окне запроса в режиме SQL.
Запрос на изменения – это запрос, который за однуоперацию изменяет или перемещает несколько записей. Существует несколько типовтаких запросов – запросы на удаление, обновление, добавление записей, запросына создание таблиц.
Запрос к базе данныхрассматривается как некоторая команда на выбор, просмотр, изменение, созданиеили удаление данных.
Возможностизапросов:
· Собирать воединоинформацию из нескольких таблиц с учетом существующих между ними связей;
· Выбирать, какиеполя и в какой последовательности будут включены в результатную таблицу;
· Учитывать, какаячасть результатной информации будет отображена;
· Манипулироватьданными (например, запросы на изменения);
· Формироватьразличные отчеты.
7. Формы базы данных
Формы – специальные объекты,предназначенные для ввода и просмотра данных, а также создания экранных документов.Это созданные пользователями специальные электронные бланки для отображения наэкране отдельных записей из одной или нескольких таблиц базы данных. С помощьюформ можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, ограничитьдоступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.
Формы состоят изразделов, каждый из которых содержит соответствующие элементы управления.Настройка свойств элемента управления осуществляется с помощьюпрограммы-Мастера. Пользователь вводит данные в поля формы, и они автоматическизаносятся в таблицы базы данных.
Создание формы спомощью автоформы.Создание формы в режиме Автоформы обеспечивает автоматическую форму разработкидокумента. Автоформы – это полностью автоматизированные средстваразработки документа. Существует три вида автоформ – в столбец, ленточные итабличные.
Для создания формы врежиме автоформы необходимо:
· В диалоговом окнебазы данных открыть вкладку Формы и щелкнуть кнопку «Создать»;
· В диалоговом окнеНовая форма выбрать вид нужной таблицы и создать Автоформу (табличную,ленточную, в столбец), произведя двойной щелчок мышью по виду Автоформы всписке выбора.
Создание формы спомощью Мастера.Для создания формы с помощью Мастера необходимо:
· В окне Базаданных щелкнуть по ярлычку Форма, а затем по кнопке «Создать»;
· В окне диалогаСоздание формы выбрать из списка таблицу и щелкнуть кнопку Мастера;
· В окне диалога Водин столбец выбрать для формы все имеющиеся в таблице поля (имеются кнопки длядобавления одного или нескольких полей);
· Щелкнут кнопку«Далее», а затем кнопку «Готово».
В результате получимэкранную форму, где каждая запись (в таблице это – отдельная строка)представляет собой как бы отдельную карточку для ввода данных.
В нижней части окна формынаходится строка состояния, где отражаются общее число записей и номер текущейзаписи. Имеются кнопки для перемещения между записями.
8. Отчеты базы данных
Отчеты – объекты базы данных,предназначенные для вывода данных и их печати. Отчет выводит на печатьинформацию из базовых таблиц, полученную по результатам работы запроса. Базовойназывается исходная таблица базы данных, в ячейках которой хранится информация.Отчеты обеспечивают создание не экранного, а бумажного документа. Как и формы,отчеты состоят из разделов (заголовка отчета, области данных, верхнего инижнего колонтитулов, примечания), а разделы содержат соответствующие элементыуправления.
Используются дляпредставления данных, которые должны быть выведены на печать в наглядной форме.Записи отчета можно группировать по отдельным критериям, можно производитьнеобходимые вычисления для отдельных групп записей и всего отчета.
Для автоматическогосоздания отчетов необходимо:
· В диалоговом окнеБаза данных открыть вкладку Отчеты и щелкнуть кнопку «Создать»;
· В диалоговом окнеНовый отчет выбрать вид отчета и создать его автоформу (ленточную, в столбец),дважды щелкнув мышью по виду формы в списке выбора.
Создание отчета спомощью Мастера.Для создания отчета с помощью мастера необходимо:
· В окне Базаданных щелкнуть по ярлычку Отчет, а затем по кнопке «Добавить»;
· В списке выбортаблицы/запроса выбрать имя базовой таблицы;
· Нажать кнопку«Мастер» и выбрать в списке одну из программ-мастеров. Например, «В одинстолбец»;
· В окне диалогаОтчет в один столбец выбрать поля базовой таблицы, которые желательно включитьв отчет, и щелкнуть кнопку «Далее»;
· Определить видотчета и ввести его заголовок. Каждый выбор завершается щелчком по кнопке«Далее»;
· Выбрать режимпросмотра отчета. В режиме предварительного просмотра можно просмотреть отчет сданными. В режиме Конструктора можно продолжить разработку отчета.
Страницы. Страницы доступа к даннымпредставляют собой средство просмотра, добавления, изменения и обработкизаписей базы данных.
9. Этапыпроектирования базы данных
Разработчикам необходимовыбрать структуру для таблиц базы данных, которая оптимально отвечала бытребованиям разрабатываемого отчета.
Для этого необходимо:
· Записать списоктаблиц, из которых будет состоять база данных;
· Определить длякаждой таблицы требуемый набор полей и их положение в таблице;
· Выбрать имя и типданных для каждого поля, определить размер текстовых полей и подтип числовыхданных;
· Сформулироватьдля полей правила проверки допустимости вводимых данных;
· Определить связимежду таблицами базы данных;
· Осуществить вводданных;
· Разработатьсистему запросов к таблицам базы данных;
· Сконструироватьэкранные формы для работы с данными;
· Сконструироватьотчеты.
При этом:
· Целесообразновключить в таблицу данных всю информацию, с которой необходимо работать;
· Рекомендуетсясоздать несколько простых и понятных таблиц, чем одну сложную;
· Не рекомендуетсяпомещать в таблицу поля, значения которых являются результатом вычисления поданным из других полей таблицы;
· Назначения полейтаблицы должны быть понятны из их названий.
10. Графики идиаграммы
В Accessиспользуется то же самое графическоеприложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типовграфиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можносоздавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы,причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом,оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах илисекторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобыони воспроизводились под любым удобным углом зрения.
11. Доступ к Internet
В Access предусмотрены все возможности,обеспечивающие связь с Internet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы,запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу, делая их доступными дляиспользования всем, кто путешествует по Internet! Гиперссылки позволяют получатьдоступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access.
С помощью мастераразмещения данных на Web-страницу,можно создать статические либо динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную страницуи даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML-страниц!
Источники и литература
1. «Информатика»,под редакцией Хубаева Г.Н., г. Ростов-на-Дону, 2010 г., учебное пособие.
2. «Википедия»,свободная энциклопедия, Internet.