Пусть задан документ«Экзаменационная ведомость» следующего вида:/>
Экзаменационная ведомость № ______
Предмет ___________ Группа __________ Курс ________ Семестр ____________
Дата экзамена ______ Преподаватель_____________ Ф.И.О. студента № зачетки Оценка
Всего:
Отлично_________
Хорошо__________
Удовлетвор.______
Неуд___________
Не аттестовано___
Требуется построить БДдля экзаменационных ведомостей.
Занятие 1.Создание таблиц
1.Создание БД
Для работы с БД еенеобходимо создать. Для этого:
1. Вызовите Access.
2. В появившемся окне установитепереключатель «Новая БД» и нажмите кнопку ОК.
3. В появившемся окне «Файл базы данных»в поле ввода «Имя файла» укажите имя новой БД. Пусть в нашем случае оно будет «Vedom». Нажмите кнопку «Создать».
Появилось окно базы данных. Теперь можно создаватьтаблицы БД. Реализуем это на примере справочных таблиц, входящих в нашу БД.Предполагаем, что БД нормализована (как осуществляется процесс нормализации,будет рассмотрено далее). Пусть необходимо создать справочную таблицу «Предметы»,содержащую перечень предметов, для которых проводится экзамен и имеющую вид: CodPredm Predm
Пусть эта таблица в нашейбазе данных будет называться «Predmet».Будем создавать таблицу в режиме конструктора. Для этого выполним следующиедействия:
1. Раскройте вкладку «Таблицы» окна базыданных и нажмите «Создать». Появиться диалоговое окно «Таблицы». Выделитеэлемент «Создание таблицы в режиме конструктора» в списке этого диалоговогоокна и нажмите «Конструктор» на панели элементов. Появиться бланк таблицы. Вбланке таблицы можно установить следующие свойства полей таблицы:
- Имя поля. Определяет имя поля в таблице.Рекомендуется задавать имена полей в латинском алфавите и избегать символпробел, заменяя его на _.
- Тип данных. Определяет тип данных.
- Описание. Определяет текст, содержащий описаниеполя.
- Ключевое поле. Чтобы сделать поле ключевым,выделите его и нажмите кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов.
Остальные свойства полязависят от типа данных поля и являются необязательными. Необязательные полярасположены в нижней части окна конструктора таблиц. Здесь упомянем толькосвойство Подпись, которое указывает текст, выводящийся в подписях,сопровождающих это поле.
2. Заполните бланктаблицы следующим образом:
- первая строка. Имяполя: CodPredm, Тип данных: Счетчик, Ключевоеполе, Подпись: Код предмета.
- вторая строка. Имяполя:Predm, Тип данных: Текстовый, Подпись:Предмет, Размер поля: 30 (Это означает, что под текстовое полеотведено 30 байт, по умолчанию 50).
3. Щелкните кнопку «Сохранить» иливыберите пункт меню «Сохранить». В появившемся диалоговом окне наберите имятаблицы Predmet и нажмите кнопку ОК. Таблицасоздана.
Аналогичным образомсоздайте другие справочные таблицы, структура которых приведена ниже.
Таблица Prep(Справочник преподавателей)
Имя поля Тип поля Описание Ключевое CodPrep Счетчик Код преподавателя Да FIOP Текстовое Фамилия преподавателя Нет
Таблица Facultet(Справочник факультетов)
Имя поля Тип поля Описание Ключевое SFacult Текстовое Шифр факультета Да NameF Текстовое Наименование факультета Нет
Таблица Ball(Справочник оценок)
Имя поля Тип поля Описание Ключевое CodOcen Числовое Код оценок (отл –5, хор – 4, уд –3, неуд – 2, неат – 0) Да Ocen Текстовое Оценка (отл, хор, уд, неуд, неат) Нет
Остальные таблицы будут втой или иной мере использовать данные из справочных таблиц. Рассмотрим,например, таблицу Group, котораядолжна содержать информацию об учебных группах. Пусть она имеет следующий вид:
Таблица Group(Список групп)
Имя поля Тип поля Описание Ключевое SGroup Текстовое Шифр группы Да QStud Числовое Количество студентов Нет SFacult Мастер подстановок Шифр факультета, на котором находится группа Нет Curs Числовое Курс Нет
Группа должна находитсяна одном из факультетов, определенных в таблице Facultet. Поэтому значение третьего полянеобходимо выбрать из списка значений, заданных в этой таблице. Для того чтобысделать это укажем в типе поля «Мастер подстановок». Появится первое диалоговоеокно «Мастера подстановок». Выполним следующие действия:
1. Выберите переключатель «Таблицы...» и нажмите кнопку «Далее».
2. Появится второе диалоговое окно.Выберите переключатель «Таблица», а затем выделите таблицу Facultet и нажмите кнопку «Далее».
3. Появится третье диалоговое окно.Нажмите кнопку >> для добавления всех полей в список подстановки, либо двараза кнопку >. Нажмите кнопку «Далее».
4. Появится следующее окно, в которомможно подобрать ширину столбцов и указать показывать или нет ключевое поле.Нажмите кнопку «Далее».
5. Появится последнее диалоговое окно, вкотором можно задать подпись для создаваемого поля. Пусть это будет«Факультет». Нажмите кнопку «Готово». Создание поля со списком значенийзавершено.
Пусть в базу данных,помимо перечисленных выше таблиц, входят следующие таблицы:
Таблица Student(Список студентов)
Имя поля Тип поля Описание Ключевое SGroup Мастер подстановок Шифр группы, в которой учится студент Нет NZach Текстовое Номер зачетки Да FIOS Текстовое Фамилия студента Нет YearEnter Числовое Год поступления Нет
Таблица Vedom(Список ведомостей)
Имя поля Тип поля Описание Ключевое SGroup Мастер подстановок Шифр группы Нет NVed Счетчик Номер ведомости Да CodPredm Мастер подстановок Предмет, по которому проводится экзамен Нет DataEkz Дата/Время Дата экзамена Нет CodPrep Мастер подстановок Преподаватель, проводящий экзамен Нет
Таблица Ekzamen(Результаты экзаменов)
Имя поля Тип поля Описание Ключевое NZach Мастер подстановок Номер зачетки Да NVed Мастер подстановок Номер ведомости Да CodOcen Мастер подстановок Оценка Нет
Требуется построитьуказанные таблицы.
Занятие 2. Работа с таблицами.Создание простых форм
Простейший способ работы с таблицами заключается вследующем: таблицу необходимо открыть в режиме таблицы, выбрав пункт меню«Открыть» либо соответствующую кнопку на панели инструментов.
1. Откройте таблицу Facultet и введите в нее несколько записей.
2. Откройте таблицу Prep и введите в нее несколько записей.Обратите внимание, что значение поля «Код преподавателя» (CodPrep) устанавливается при вводе новойзаписи автоматически.
3. Откройте таблицу Group и введите в нее несколько записей.Обратите внимание, что при вводе значения поля SFacult будет предлагаться список значений, включающийнаименования факультетов, введенных в таблицу Facultet.
Другой подход, которыйпозволяет обрабатывать таблицы, заключается в использовании форм, задающихпользовательский интерфейс. Простейший путь создания формы заключается виспользовании «Мастера форм». Для примера рассмотрим, как создать форму дляввода данных о группах и студентах в этих группах. Для этого будет необходимовыполнить следующие действия:
1. Раскрыть вкладку «Формы» окна базыданных и нажать кнопку «Создать» или выбрать пункт меню «Создание формы спомощью мастера».
2. В списке диалогового окна «Новаяформа» выделить элемент «Мастер форм».
3. В поле со списком, находящемся внижней части диалогового окна «Новая форма», содержатся имена таблиц изапросов, которые могут использоваться в качестве источника данных для формы.Выделите в этом списке элемент Group. Нажмитекнопку «ОК». Отобразится первое диалоговое окно «Мастера форм».
4. Появится список доступных полей.Нажмите кнопку «>>» для копирования всех полей таблицы Groupиз списка «Доступные поля» в список«Выбранные поля». Размещение этих полей в форме позволит редактировать данныетаблицы Group.
5. Раскройте список «Таблицы/Запросы» ивыделите в нем таблицу Student. Список«Доступные поля» изменится, в нем будут перечислены все поля таблицы Student.
6. Нажмите кнопку «>>» длякопирования всех полей таблицы Student в список «Выбранные поля».
7. Поскольку поле SGroup таблицы Groupуже включено в список «Выбранные поля», то нетнеобходимости включать это поле из таблицы Student в форму. В списке «Выбранные поля» выделитеэлемент SGroup, а затем нажмите кнопку «
8. Так как поля, выбранные дляотображения в форме, взяты из двух разных таблиц, то «Мастер форм»предоставляет возможность выбрать тип представления данных. Поскольку сведенияо студентах являются частью информации о группе, их можно рассматривать какподчиненные данные или подчиненную форму. Выделите тип представления данных «- Group» и установите переключатель«Подчиненные формы». Нажмите кнопку «Далее» для перехода к третьему диалоговомуокну «Мастера форм».
9. В этом окне можно определитьпараметры оформления подчиненной формы. Выберите переключатель «Ленточный». Вэтом случае будет создана подчиненная форма, отображающая данные в видеаналогичном табличному, но позволяющие изменять параметры форматированияэлементов управления. Нажмите кнопку «Далее» для отображения следующего окна«Мастера форм».
10. В следующем окнеможно выбрать стиль оформления новой формы. Поскольку созданная формапредназначена для ввода данных и не нуждается в специальных эффектахоформления, выделите стиль «Стандартный», а затем нажмите кнопку «Далее» дляперехода к последнему окну «Мастера форм».
11. Укажите имена дляосновной и подчиненной формы. Выберите переключатель «Открытие формы дляпросмотра или ввода данных», а затем нажмите кнопку «Готово».
Для создания иредактирования внешнего вида форм можно использовать конструктор форм. Дляизменения внешнего вида только что созданной формы нажмите кнопку «Конструкторформ» на панели инструментов. Теперь можно поэкспериментировать с различнымиметодами изменения внешнего вида форм и его содержимого. Работа в конструктореаналогична работе по созданию и редактированию форм в Visual Basic. Однако, есть ряд различий, связанных с тем, чтомакет формы представляется в виде трех разделов:
- Разделзаголовка формы определяетвысоту области заголовка формы.
- Этот раздел можетпонадобиться, если решено добавить к форме заголовок и примечания. Областьзаголовка формы может содержать текст, графику и другие элементы управления,которые будут выводиться в верхней части формы. При печати формы разделзаголовка формы будет отображаться только на первой странице.
- Раздел областиданных – это тачасть формы, где содержатся основные данные, и который был создан с помощью«Мастера форм».
- Разделпримечания формы определяетвысоту области примечания и схож по функциям с разделом заголовка. При печатион будет отображаться только на последней странице.
Задание. Создайте формы для ввода данных вовсе таблицы БД Vedom.
Занятие 3.Создание простых отчетов
Конечным продуктом приложений баз данных являетсяотчет. Наиболее простым способом создания отчета является использование«Мастера отчетов». Процесс создания отчета с его помощью похож на процесссоздания формы с помощью «Мастера форм». Создадим отчет «Список студентов погруппам». Для этого выполните следующие действия:
1. Раскройте вкладку «Отчеты» в окнебазы данных, а затем щелкните кнопку «Создать». Появиться диалоговое окно«Новый отчет».
2. Выберите таблицу Student в раскрывающемся списке. Из списка вправом верхнем углу выделите «Мастер отчетов» и нажмите кнопку «ОК». На экранепоявится начальное окно «Мастера отчетов».
3. Прежде всего, необходимо определитькакие поля будут образовывать строки отчета. Для нашего случая будем считать,что необходимы все поля, но предположим, что вывод фамилии долженпредшествовать выводу номера зачетки. Поэтому будем выделять поля в списке «Доступныеполя» в следующем порядке: SGroup,FIOS, NZach, YearEnter. После выделения каждого поля нажмите кнопку «>». Поле переместится всписок «Выбранные поля» в том порядке, в котором они выбирались в списке«Допустимые поля». Нажмите кнопку «Далее», чтобы перейти ко второму диалоговомуокну.
4. Для данного отчета имеет смыслвыбрать группирование по шифру группы. Для этого выберите в первомраскрывающемся списке поле SGroup ищелкните по кнопке «>» и нажмите на кнопку «Далее».
5. В пределах группы можно сортироватьзаписи по значению произвольного поля. Поле SGroup не предлагается в диалоговом окне в качествеварианта, поскольку по данному полю ведется группирование. Выберите враскрывающемся списке поле FIOS.По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию. Если необходимо выбратьпорядок сортировки по убыванию, нажмите на кнопку справа от раскрывающегосясписка. Нажмите на кнопку «Далее».
6. «Мастер отчетов» предложит выбратьдля отчета один из стилей макета. Для этого отчета выберите переключатель«Ступенчатый». Для перехода к следующему диалоговому окну нажмите кнопку«Далее».
7. Выберите для своего отчета один изпредопределенных стилей, например, для этого отчета выберите стиль «Строгий».Нажмите на кнопку «Далее» для перехода к последнему диалоговому окну.
8. В качестве заголовка отчета введите Списокстудентов по группам и нажмите кнопку «Готово».
Отредактируйте макет созданного отчета с помощью«Конструктора отчетов». Это делается фактически также как и для форм.
Задание. Создайте отчеты на основе имеющихсятаблиц в соответствии с заданием преподавателя. Исследуйте различныевозможности (группирование, сортировка, подведение итогов, стили), предоставляемые«Мастером отчетов».Задание 4. Создание простых запросов (QBE)
Запрос по образцу (QuerybyExample, QBE) предназначается для пользователей приложений БД, чтобыони могли осуществить поиск данных без знания языков программирования.
Чтобы создать простойзапрос, формирующий список студентов, содержащихся в базе, необходимо выполнитьследующие действия:
1. Раскройте вкладку «Запросы» в окнебазы данных и выберите «Создать в режиме конструктора». Нажмите кнопку «ОК».
2. В диалоговом окне «Добавлениетаблицы» выберите таблицу Studentи нажмите кнопку «Добавить». После того как выбрана таблица, нажмите кнопку«Закрыть».
3. Список полей таблицы «Student» появляется в верхней панели слева,а пустой бланк запроса по образцу – в нижней панели. Список полей содержитимена всех полей таблицы «Student».Установите в первом столбце бланка запроса Student.*.
4. Сохраните запрос под именем «Списокстудентов».
По умолчанию создаетсязапрос на выборку, который возвращает данные, выбранные из таблицы. Новомузапросу по умолчанию присваивается имя «Запрос 1», до тех пор пока ему неприсвоено нужное имя. Запустите полученный запрос на выполнение, используясоответствующую кнопку на панели инструментов.
Окно конструктора запросов имеет следующий вид:
/>
В дальнейшем будемизображать только бланк запроса.
Добавление полей взапрос:
Немного преобразуем предыдущий запрос. Пусть требуетсясоздать список фамилий студентов и группы, в которых они учатся. Для этого:
1. Вызовите конструктор запросов длязапроса «Список студентов».
2. При открытом окне конструкторазапросов курсор находится в строке «Поле» бланка запроса в первой колонке.Нажмите кнопку списка, расположенную в первой колонке и выберите поле SGroup.
3. Второе поле определим с помощью перетаскивания.Для этого в списке полей таблицы Studentв верхней панели окна конструктора выделите поле FIOS и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите поле вовторую колонку строки «Поле» в бланке запроса по образцу. Бланк запроса пообразцу будет иметь вид:
Поле: SGroup FIOS
Имятаблицы: Student Student
Сортировка:
Вывод на экран: Ú Ú
Условие отбора:
или:
4. Выполните запрос.
Задание условий выбораи порядка результатов сортировки:
Пусть нужно создатьсписок студентов, обучающихся в одной из групп, причем фамилии студентов должныбыть упорядочены по алфавиту. Для этого:
1. Войдите в режим конструктора запросаи в столбце бланка запроса, содержащим поле SGroup, в строке Условие отбора наберите шифр группы,имеющийся в таблице. Пусть, например, это будет «АП51». По умолчаниюпредполагается проверка условия равенства. Другие отношения (, >=,,
2. Сбросьте флажок в строке «Вывод наэкран» для поля SGroup, чтобы ононе отображалось при запуске запроса.
3. Встаньте на столбец FIOS в строку «Сортировка» и нажмитеклавишу , чтобы отобразить списокспособов сортировки. Выберите способ сортировки «по возрастанию». Бланк запросапримет вид:
Поле: SGroup FIOS
Имятаблицы: Student Student
Сортировка: По возрастанию
Вывод на экран: Ú
Условие отбора: “АП51”
или:
4. Выполните запрос.
Вызов запросов изформы:
Пусть необходимо создать запрос, осуществляющий выводсписка студентов из группы, определяемой пользователем. Для этого выполнитеследующие действия:
1. Создайте в режиме конструктора форму«Список студентов в группе». При создании формы не указывайте источник данных.
2. Установите на форме элементуправления: Поле со списком с наименованием «Шифр группы». Нажмите напанели инструментов кнопку «Мастер элементов», если она не утоплена. Таблица Group содержит шифры групп, из которыхбудет осуществляться выбор. Поэтому в первом окне «Мастера списков» установитепереключатель «Таблица или запрос …» и нажмите кнопку «Далее».
3. В списке нового диалогового окнавыберите таблицу Group. Нажмитекнопку «Далее». Появится третье диалоговое окно «Мастера списков».
4. Для создаваемого списка необходимо поле SGroup. Поэтому выделите это поле в списке«Доступные поля» и нажмите кнопку «>» для перемещения поля в список«Выбранные поля». Нажмите кнопку «Далее». Появится следующее окно.
5. В этом окне отображается списокзначений для поля со списком. Убедитесь, что флажок «Скрыть ключевой столбец»сброшен. Нажмите кнопку «Далее».
6. В последнем диалоговом окне можноустановит подпись поля со списком. В текстовом окне этого диалогового окнавведите Шифр группы и нажмите кнопку «Готово».
7. Вернитесь в бланк запроса. Встаньтена строку «Условие отбора» первого столбца и удалите, содержащийся там текст.Щелкните правой клавишей и выберите команду «Построить». Появится окно«Построителя выражений». В этом окне в нижнем левом углу содержится список всехиспользуемых объектов. Выберите Form ираскройте список всех форм, в этом списке выберите форму «Список студентов вгруппе».
8. В среднем нижнем окне появится списокэлементов управления, находящихся на форме. Выберите Поле со списком Шифргруппы и щелки щелкните клавишу «Вставить». Нажмите «ОК», чтобы закрыть«Построитель выражений». Бланк запроса должен принять вид.
Поле: SGroup FIOS
Имятаблицы: Student Student
Сортировка: По возрастан
Вывод на экран: Ú
Условие отбора: Forms![Список студентов в группе]![Шифр группы]
или:
9. Вернитесь в конструктор форм.
10. Отключите напанели кнопку «Мастер элементов» и установите на панели кнопку управления.Установите для этой кнопки свойство «Название»: «Список_студентов». Выберите всвойствах вкладку «События». Среди событий выберите событие «Нажатие кнопки» ив появившемся списке выберите пункт «Программа». Введите текст DoCMD.OpenQuery “Список студентов”.
11. Вызовите форму навыполнение. Выберите с помощью выпадающего списка шифр группы и нажмите кнопкууправления.
Использование болеесложных условий.
Пусть требуется построитьследующий запрос: «Построить список студентов заданной группы, поступивших винститут либо после 2002 года, либо до 1999». Условие, по которому будутвыбираться данные в запросе, можно записать следующим образом:
Forms![Список студентов в группе]![Шифргруппы] Ù ((YearEnter => 2002) Ú (YearEnter
Для того чтобы построитьданный запрос выполните следующие действия:
1. Откройте предыдущий запрос в режиме«Конструктора».
2. Добавьте в третий столбец бланказапроса поле YearEnter.
3. В строке Условие отбора этогостолбцаустановите =>2002, а в стоке Или —
4. Вызовите форму на выполнение.
Вычисления в запросах.
В запросах можно использовать выражения в условиях идля создания вычисляемых полей. Пусть необходимо создать запрос: «Вывестисписок студентов, обучающихся в заданной группе, и срок их обучения». Для этогонеобходимо выполнить следующие действия:
1. Вызовите «Конструктор запросов» дляпредыдущего запроса.
2. Удалите третий столбец бланказапроса.
3. В первом свободном столбце введитеимя столбца «Срок обучения:», а затем выражение:
Year(Date()) –[YearEnter]
Если не ввести имя поля идвоеточие, то вычисляемому полю будет присвоено имя «Выражение1». Бланк запросапримет вид: