Введение
Представлениеинформатики как научной дисциплины связано с рассмотрением проблем организациивычислений и обработки информации с помощью ЭВМ и внутри ЭВМ, а также принциповорганизации и работы машинных интеллектуальных систем (систем искусственногоинтеллекта) на ЭВМ.
Изучение принциповобработки информации и организации вычислений проводится на примерах решенияэкономических задач, при этом решение задач доводится до получения результатовна ЭВМ путем составления калькуляций, баз данных и программ с параллельныманализом и доказательством правильности получаемых результатов.
В современномкомпьютере для решения одной задачи используется не одна программа, а сразунесколько. Несколько прикладных программ, объединённых для решения однойпользовательской задачи, называют приложением или прикладной средой.
Прикладная среда – этокомпьютерная среда, формируемая прикладными программами.
Каждая прикладная средасоздавалась для обработки информации, представленной в той или иной форме.Пользователь персонального компьютера должен знать наиболее часто используемыеприкладные среды: графический редактор, текстовый редактор, систему обработкиэлектронных таблиц, систему управления базой данных.
В качестве весьмаудобных и широко распространенных программных приложений для работы сразличными видами данных являются прикладные программы Microsoft Office,созданный для работы в среде Windows.
Решение задач вопределенной проблемной области можно решить с помощью прикладных программ. Припроведении сложных математических вычислений можно использовать функциипрограммы Excel.
1. Прикладное программное обеспечение
Программное обеспечение— это совокупность программ, позволяющих осуществить на компьютереавтоматизированную обработку информации. Программное обеспечение делится насистемное (общее) и прикладное (специальное).
Системное программноеобеспечение обеспечивает функционирование и обслуживание компьютера, а такжеавтоматизацию процесса создания новых программ. К системному программномуобеспечению относятся: операционные системы и их пользовательский интерфейс;инструментальные программные средства; системы технического обслуживания.
Операционная система —обязательная часть специального программного обеспечения, обеспечивающаяэффективное функционирование персонального компьютера в различных режимах,организующая выполнение программ и взаимодействие пользователя и внешнихустройств с ЭВМ.
Пользовательскийинтерфейс (сервисные программы) — это программные надстройки операционнойсистемы (оболочки и среды), предназначенные для упрощения общения пользователяс операционной системой.
Программы,обеспечивающие интерфейс, сохраняют форму общения (диалог) пользователя соперационной системой, но изменяют язык общения (обычно язык командпреобразуется в язык меню). Сервисные системы условно можно разделить наинтерфейсные системы, оболочки операционных систем и утилиты.
Интерфейсные системы —это мощные сервисные системы, чаще всего графического типа, совершенствующие нетолько пользовательский, но и программный интерфейс операционных систем, вчастности, реализующие некоторые дополнительные процедуры разделениядополнительных ресурсов.
Оболочки операционныхсистем предоставляют пользователю качественно новый по сравнению с реализуемымоперационной системой интерфейс и делают необязательным знание последнего.
Утилиты автоматизируютвыполнение отдельных типовых, часто используемых процедур, реализация которыхпотребовала бы от пользователя разработки специальных программ. Многие утилитыимеют развитый диалоговый интерфейс с пользователем и приближаются по уровнюобщения к оболочкам.
Инструментальныепрограммные средства (системы программирования) — обязательная частьпрограммного обеспечения, с использованием которой создаются программы.Инструментальные программные средства включают в свой состав средства написанияпрограмм (текстовые редакторы); средства преобразования программ в вид,пригодный для выполнения на компьютере (ассемблеры, компиляторы,интерпретаторы, загрузчики и редакторы связей), средства контроля и отладкипрограмм.
Текстовые редакторыпозволяют удобно редактировать, формировать и объединять тексты программ, анекоторые — и контролировать синтаксис создаваемых программ.
Средства отладкипозволяют выполнять трассировку программ (пошаговое выполнение с выдачейинформации о результатах исполнения), производить проверку синтаксиса программыи промежуточных результатов в точках останова, осуществлять модификациюзначений переменных в этих точках.
Системы технического исервисного обслуживания представляют собой программные средства контроля,диагностики и восстановления работоспособности компьютера, дисков и т. д.
Пакет прикладныхпрограмм — это совокупность программ для решения круга задач по определеннойтематике или предмету. Различают следующие типы пакетов прикладных программ:
общего назначения —ориентированы на автоматизацию широкого круга задач пользователя (текстовыепроцессоры, табличные редакторы, системы управления базами данных, графическиепроцессоры, издательские системы, системы автоматизации проектирования и т.д.);
методо-ориентированные— реализация разнообразных экономико-математических методов решения задач(математического программирования, сетевого планирования и управления, теориимассового обслуживания, математической статистики и т. д.);
проблемно-ориентированные— направлены на решение определенной задачи (проблемы) в конкретной предметнойобласти (банковские пакеты, пакеты бухгалтерского учета, финансовогоменеджмента, правовых справочных систем и т. д.).
Наиболеераспространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office.Это связано с тем, что фирма Microsoft — автор Windows и Microsoft Office (MSOffice) – логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы сWindows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящихв MS Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств,входящих в MS Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу,увеличивать общую производительность.
В MS Office входяттекстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания базданных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этихпрограмм Microsoft Outlook – средство доступа к разнообразной информации и еёколлективной обработки, PowerPoint – мощное приложение для подготовки ипроведения презентаций, FrontPage – приложение для создания Web- страниц и ряддругих.
В связи с появлениемверсии операционной системы Windows 2000 разработана новая версия офисногопакета MS Office 2000. Основная особенность перечисленных операционных систем –высокий уровень интеграции с Интернетом. В настоящее время пакет MS Office 2000начал внедряться.
В описаниях даннойверсии отмечается, что она выходит за границы традиционных настольных систем,превратившись в корпоративное приложение для предприятий любого масштаба.Данную версию офиса можно рассматривать как платформу для созданияспециализированных решений или клиентское средство доступа к корпоративныданным.
В целом основнаятенденция в развитии программных продуктов данного пакета – повышение«интеллектуальности». С каждой новой версией офисных продуктов улучшаютсявстроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля.В новой системе меню предполагается отображать только наиболее частоиспользуемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню«под себя».
Для руководителя офиса(главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметьпредставление о новых возможностях программных средств MS Office для совместнойработы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организацииуправления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками.
ОсобенностиWindows-приложений
Наглядность
Важным достоинствомWindows-приложений является наглядность.Во-первых, все инструменты среды,имеющиеся в распоряжении пользователя, могут быть представлены графически ввиде командных кнопок, расположенных на специальной панели. Под инструментамипонимаются команды основного меню, позволяющие пользователю производитьдействия над объектами прикладной системы. На командных кнопках помещаетсяграфическое изображение инструмента. В настоящее время изображения на кнопкахстандартизированы, так что можно говорить о специальном языке компьютерныхобозначений. Каждая среда имеет набор стандартных инструментов, таких как:
Открыть, Сохранить,Удалить, Отменить, Копировать, Вставить.
Кнопки с этимиинструментами размещаются на панели, называющейся Стандартная панель.
Во-вторых, документы,создаваемые в приложениях, отображаются на экране точно в таком виде, в какомбудут распечатаны на бумаге. Это особенно важно, когда заранее известно, какогоформата должен быть конечный документ.
Многозадачность
Еще одной отличительнойособенностью Windows-приложений является работа в многозадачном режиме. Нарабочем столе могут быть одновременно открыты сразу несколько документов,созданных различными приложениями. Можно одновременно редактировать рисунок,писать письмо, производить расчеты.
Следует, однако,уточнить понятие одновременности. Все вышеперечисленные задачи могут бытьзапущены на выполнение. Пользователь не может одновременно задействовать один итот же орган восприятия информации для двух разных задач. Соответственно втаких случаях человек работает последовательно, например, сначала рисует, потомпишет.
Организация обменаданными
Другой важной особенностьюприкладных сред Windows является возможность обмена данными между приложениями.Системная среда предоставляет два различных способа для обмена данными междуприложениями: через буфер обмена и по технологии OLE.
Обмен через буферпозволяет либо переместить объект документа на новое место, либо поместить нановое место или в новый документ копию объекта, не сохраняя связи сприложением, в котором этот объект создавался.
Технология OLE, которуюпредоставляет программная среда Windows, поддерживает постоянный контакт междуприкладной средой, куда объект внедряется, и прикладной средой, где этот объектбыл создан. Применение технологии OLE эффективно в тех случаях, когда один итот же объект используется в разных документах.
Создание составныхдокументов
Организация обменаданными между прикладными средами обеспечивает их интеграцию. Под интеграциейприкладных сред понимается такое их объединение, когда становится возможнымсовместное использование объектов каждой из этих сред.
Например, пользовательдолжен сделать справку по группе сотрудников отдела продаж и привести в справкеих фотографии. Очевидно, что основой отчета станет текстовый документ. Помимоэтого в распоряжении пользователя имеется база данных по сотрудникам, гдепроизводится поиск данных о работниках отдела продаж. Результат поиска(выборка) помещается в текстовый документ, в котором помимо собственныхобъектов присутствуют выборка из базы данных и фотографии.
2 Текстовый редакторMicrosoft Word
Текстовые процессоры,ярким представителем которых является текстовый редактор Word, — этоуниверсальная программная среда для работы с текстовыми документами.
История разработкиподобных программных средств базируется на стремлении упростить работу сразличными видами документов (печатными изданиями, документами, докладами,диссертациями, рефератами и т.д.)
Создан широкий спектрпрограмм, ориентированных на решение этих проблем. Одни предназначены дляоформления небольших документов простой структуры, другие – для набора иподготовки к типографскому изданию книг и журналов.
Текстовый редактор Wordпредоставляет человеку разнообразные возможности, как при подготовке текстов,так и при манипулировании с готовыми текстовыми документами, сохраненными наразличных носителях. Из фрагментов готовых текстов можно формировать новыетексты; в тексты можно внедрять различные объекты, созданные в другихприложениях; текстовые документы можно передавать по линиям связи локальных иглобальных компьютерных сетей.
Для редактора Wordможно отметить следующие возможности, как правило, присущие и другим текстовымпроцессорам:
использованиеразнообразных шрифтов и их начертаний (полужирное, курсивное, контурное, стенью, надстрочное, подстрочное, с разрядкой или уплотнением, в разном цвете ит.п.);
использование в одномдокументе символов алфавитов разных языков (кириллицы, латиницы, греческого,арабского, еврейского и т.д.);
редактирование текста ипроверка правописания (орфографии и грамматики);
автоматическоеразбиение документа на страницы, введение заголовков страниц (верхних и нижнихколонтитулов), сносок;
встроенныйинструментарий деловой графики (позволяющий включать в текст схемы, чертежи,диаграммы);
разнообразныеинструменты форматирования готового текста (выравнивания, колонки, нумерация);
введение ступенчатого,многоуровневого оглавления;
поиск и заменафрагмента текста;
работа с несколькимидокументами одновременно, в том числе с документами разных сред (текстом,электронными таблицами, графикой, базами данных).
Кроме этого в редактореWord имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнениетипичных задач:
работа смакропоследовательностями символов;
автозамена опечаток привводе;
автоматическоеформатирование текста при вводе (автоформат);
автоматическоепредложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка автотекстапосле ввода нескольких или первых букв (автозавершение);
автоматический анализдокумента с целью выделения его ключевых положений, на основании которогосоставляется автореферат;
возможность созданиястилей;
автоматическоепредоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться походу выполнения задачи (помощник);
наличие мастера писем,календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданиюдокументов.
Основные объекты документаWord.
На рисунке 1представлены объекты документов, создаваемых в среде текстового процессораWord.
Их условно можноразделить на объекты, созданные:
в среде самоготекстового процессора;
в других средах ивнедренные в документ Word.
Редактор Word обеспечиваетработу с каждой из этих структур, как с единым целым. Кроме того, этот редакторимеет встроенный инструментарий деловой графики и множество приложений,позволяющих, не выходя их основной программы, генерировать автофигуры, таблицы,создавать диаграммы, структурные схемы и формулы.
Word предоставляетпользователю возможность вставлять в текстовый документ фрагменты издокументов, созданных в других программных средах, например в графическомредакторе Paint, в табличном процессоре Excel, в системе управления базамиданных Access и других.
В Word имеется широкийвыбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач.
Перемещение по большомудокументу
Перемещение подокументу выполняют с помощью мышки, используя полосы прокрутки, и с помощьюклавиатуры, используя следующие сочетания клавиш:
Ctrl + — наслово вправо, Ctrl + — на слово влево,
Ctrl + — кследующему абзацу, Ctrl + — к предыдущему абзацу, страница,
Ctrl + PgDown — наэкран вниз, Ctrl + PgUp — в начало следующей страницы,
Ctrl + Home – в началодокумента, Ctrl + End – в конец документа,
Alt + Ctrl + PgUp — вначало экрана, Alt + Ctrl + PgDown — в конец экрана.
Сохранение документа вовремя работы. Использование свойств документа
Способы сохранениядокумента:
Кнопка Сохранить напанели инструментов — сохраняет файл под имеющимся именем в той же папке;
Команда в окнередактора Файл/Сохранить – сохраняет файл под имеющимся именем в той же папке;
Команда в окнередактора Файл/Сохранить как – позволяет изменить имя файла, тип файла, выбратьдругую папку; затем следует нажать кнопку Сохранить.
Редактор позволяетсохранить документы в форматах: dot(шаблоны), rtf(форматированный текст),txt(текстовый без форматирования), HTML(текст с гиперссылками), в форматеMS-DOS, doc(предыдущей версии Word 6.0/95), xls(электронные таблицы) и др.
Автоформат при вводе
В Word предусмотренавозможность автоматического форматирования текста при вводе.
•Автоматическоесоздание нумерованных и маркированных списков Например, если в начале первогоэлемента списка ввести звездочку, будет создан маркированный список.
•Автоматическоеформатирование порядковых номеров и дробей (впервые появилось в Word 95;применимо только к английскому тексту). Например, сочетание «1st» автоматическизаменяется сочетанием, а дробь «1/4» — символом ј.
•Автоматическоеоформление сетевых путей и адресов Интернета (например, \\Reports\May\Week1.docи www.microsoft.com/) как гиперссылок. При выборе гиперссылки на адресИнтернета автоматически запускается имеющееся средство просмотра Web иоткрывается указанная Web-страница. При выборе гиперссылки на сетевой путьавтоматически запускается программа, необходимая для открытия файла назначения,и открывается указанный файл.
•Автоматическоеприменение форматирования, используемого для оформления начала первого элементасписка, к началу последующих элементов этого списка. Например:
1. Word выполнит всюработу за вас.
2. Word сделает вашидокументы красивыми.
Автоматическая заменапробелов в начале элемента маркированного или нумерованного спискасоответствующим отступом слева.
Автозаполнение
Автоматическоепредложение полного варианта слова или фразы после ввода нескольких первыхбукв. Чтобы принять предложенный вариант, нажмите клавишу ENTER. Нижеперечислены некоторые элементы, к которым применимо автозаполнение:
•текущая дата;
•дни недели;
•названия месяцев;
•имя автора и названиеорганизации;
•элементы спискаавтотекста.
Автореферат
В Word появиласьвозможность выполнения статистического и лингвистического анализа документа сцелью выделения его ключевых положений. На основании этого анализа составляетсяреферат. Таким образом можно выделить ключевые положения в электронномдокументе и просматривать его с разной степенью детализации или поместитьавтоматически составленный реферат в отдельный документ. Размер рефератаустанавливается пользователем и может варьироваться.
При составлениирефератов необходимо соблюдать законы об авторском праве. Ответственность заточность реферата возлагается не на программу, а на пользователя.
Автоматическое созданиеи предварительный просмотр стилей
При работе со стилями вWord используйте следующие новые возможности:
•В случае применениянового форматирования к тексту автоматически создается новый стиль.
•В случае измененияформатирования текста соответствующие изменения автоматически вносятся вопределение стиля.
•Список стилей напанели форматирования содержит образцы стилей.
Помощник. Новоесредство Office — помощник — использует технологию IntelliSense™. Его основноеназначение — автоматическое предоставление советов и справочных сведений,которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи. Например, если помощникрешит, что вы собираетесь приступить к созданию письма, то предложит запуститьмастера писем. Помощник является основным средством получения справочныхсведений о работе в Word, а также советов по повышению эффективности работы,наглядных примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.
Проверка правописания
Выделение ошибок иавтоматическое предложение вариантов правильного написания позволяетсущественно сократить время правки. По сравнению с предыдущими версиями улучшенсинтаксический анализ, более точными стали предлагаемые варианты правильногонаписания, а также расширен набор грамматических и стилистических правил.
В тексте одновременновыполняется поиск и орфографических, и грамматических ошибок. Все ошибкиустраняются за один сеанс проверки.
Таблицы, границы изаливка
В Word появилисьследующие средства, упрощающие работу с таблицами, границами и заливкой.
Таблицы
1. Рисование таблиц
Позволяет создаватьтаблицы — столбцы, строки и ячейки, — рисуя их с помощью мыши, как карандашом.Теперь отдельные ячейки таблицы могут иметь любую ширину и высоту.
2. Ластик
Позволяет легко удалитьграницу любой ячейки, строки или столбца таблицы, что дает тот же эффект, что иобъединение ячеек. В предыдущих версиях Word можно было объединять толькоячейки, находящиеся в одной строке. В Word 97 можно объединять любые соседниеячейки — как по вертикали, так и по горизонтали.
3. Выравнивание повертикали
Позволяет быстровыровнять содержимое выделенных ячеек таблицы по верхнему или нижнему краю либопо середине ячейки, используя кнопки выравнивания, расположенные на панелиинструментов. Если текст в ячейках ориентирован вертикально, назначение этихкнопок меняется автоматически: используйте их для выравнивания по верхнему илинижнему краю либо по центру ячейки.
4. Вертикальнаяориентация текста
Позволяет расположитьвертикально (с поворотом на 90 градусов) текст в ячейках таблиц, надписях ирамках. Это средство может оказаться очень полезным при создании наклеек, атакже печатных документов, содержащих сведения об авторских правах и т. п.,расположенные вертикально.
Границы
Границы страниц
Позволяет создатьграницу вокруг каждой страницы. В дополнение к 150 новым типам границпредлагаются более 160 типов графических границ страницы. Также существуетвозможность настройки границ страниц. Например, можно:
•задать свой типграницы для каждого края страницы;
•поместить колонтитулывнутрь границы;
•оформить первуюстраницу не так, как остальные.
Границы текста
Позволяет применитьграницы к отдельным словам и символам внутри абзаца. При этом можноиспользовать любые имеющиеся типы границ. Например, это существенно упрощаетсоздание границ вокруг заголовков.
Заливка
Заливка текста
Позволяет выделитьнаиболее важные фрагменты документа, к которым следует привлечь внимание другихпользователей. В Word заливку можно применить не только ко всему абзацу, но и котдельным словам и символам внутри абзаца. При этом можно использовать любыеимеющиеся типы заливки.
Совместная работанескольких пользователей
В Word появились новыевозможности и средства, повышающие производительность и эффективность работычленов рабочих групп.
Слияние документов
Объединение всехизменений и примечаний, внесенных несколькими рецензентами, в один документ спомощью одной простой операции. Нескольким рецензентам можно предоставить дляпроверки отдельные копии документа, после чего все исправленные копииобъединяются в итоговый документ. Или, например, можно унести домой копиюдокумента, исправить ее там, а затем вернуть исправленную копию и автоматическиобъединить внесенные изменения с исходным документом.
Переключение клавиатуры
Автоматическоепереключение шрифтов в документе при переключении клавиатуры (набориспользуемых шрифтов определяется текущей раскладкой клавиатуры). Переключениеклавиатуры вызывает также переключение языка и, следовательно, обеспечиваетпроверку текста на другом языке, например, греческом, средствами проверкиименно этого языка.
Открытие документов стекстом на нескольких языках в локализованной версии Word
Правильное отображениетекста документа, созданного в локализованной версии Word, при наличии всистеме соответствующих шрифтов. Например, документы, созданные в японскойверсии Word, можно открывать и просматривать в американской версии Word.Следует отметить, что эта возможность не распространяется на языки, в которыхнаправление письма может меняться (иврит, арабский и т. п.).
Сортировка
Существует возможностьуказать язык и, тем самым, порядок сортировки, который следует использовать присортировке текста в документе. Например, двойные буквы венгерского языка, такиекак «cz», правильно сортируются в американской версии Word, если в качествеязыка сортировки указан венгерский.
Вставка символов
Для получениявозможности вставки символов и букв, используемых в конкретном языке,достаточно выбрать соответствующий набор символов шрифта Unicode в диалоговомокне Символ (меню Вставка). Например, чтобы вставить в текст русские буквы,следует выбрать набор «Кириллица».
Примеры использованияредактора формул MS Equation 3.0 текстовом редакторе MS Word 2000
Редактор формул иматематических выражений MS Equation 3.0 позволяет производить графическое изображениесложных математических вычислений с использованием специальной символики. Нижеприведёны примеры записи с его помощью в текстовом редакторе MS Word 2000сложных математических выражений и функций. Записи произведены с помощьюданного редактора в ходе выполнения лабораторной работы.
Пример №1
/>
/> />
3. Общаяхарактеристика табличного редактораMicrosoftExcel
Табличный процессор Excelфирмы Microsoft предназначендля ввода, хранения, обработки и выдачи больших объемов данных в виде, удобномдля анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются ввиде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляют рабочуюкнигу, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги. Листыможно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую.Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением«xls». Основной программой являетсявычислительный модуль, с помощью которого выполняется обработка текстовых ичисловых данных. В данной версии программы у этого модуля появилось множествоинтересных функций: контроль допустимости вводимых значений, обнаружение иисправление наиболее распространенных ошибок, вычисление полей в свободныхтаблицах и другие. Удобная панель формул и возможность уменьшить диалоговоеокно до раздела поля ввода существенно упрощают ввод и редактирование формул.Имеются возможности для создания презентационной графики, для чего используетсямодуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных спомощью вычислительного модуля, строить диаграммы различных типов. Появилисьновые типы диаграмм. Теперь рядом с диаграммой можно расположить и таблицу сисходными данными. В Excelможно создавать макросы и приложения с помощью VisualBasic forApplications (VBA).Язык VisualBasic forApplications теперь доступен вовсех программах пакета, что позволяет на его основе более гибкие приложения. Одноиз главных достоинств этого языка заключается в том, что созданные средствами ExcelVBA – макросы можно без особых проблемиспользовать в других программах фирмы Microsoft.Excel располагает и мощнымисредствами коллективной работы, которые ориентированы, в первую очередь, насовместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде. Примеромприменения этой технологии может служить внедрение Excel– таблиц в документ, созданный средствами редактора Word.При использовании этой технологии между объектами устанавливается динамическаясвязь.
Основыработы в Excel
Управление файлами
С помощьюпрограммы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы(Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистическихоценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этихприложений программа Excel может создать отдельный документ, которыйсохраняется на диске в виде файла.
Файл можетсодержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единыймногомерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью многомерных документовпользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам идиаграммам что повышает эффективность их обработки.
Имеютсявозможности настройки режима автосохранения файлов через определенныепромежутки времени, режима резервного копирования и режима защиты данных(сохранение документа с паролем).
Структура документов
Отдельныерабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именногоуказателя (регистра имен), расположенного в нижней части экрана, можнопереходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешкирабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Лист1, Лист2 ит.д.
Пользовательможет добавить в документ элементы следующих типов:
— рабочиелисты для создания таблиц;
— диаграммы(в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);
— рабочийлист для записи макрокоманды в виде программного модуля;
— рабочийлист для создания диалогового окна.
Новый листвсегда вставляется перед активным рабочим листом. Пользователь может щелкнутьпо названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроетсяконтекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором также имеется директивадобавления. Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть щелчком правойкнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.
Коррекциявысоты строк и ширины столбцов
Преждевсего, корректируемая строка или столбец таблицы должны быть промаркированы.Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру (координате) строкиили столбца. В меню Формат находятся подменю Строка и Столбец. При выбореодного из этих подменю открывается меню следующего уровня. В подменю Столбецвызовите директиву Ширина, тогда откроется диалоговое окно, в которомпользователь может указать ширину столбца. В качестве единицы измерения можноиспользовать один символ. Команда Автоподбор ширины из меню Столбецавтоматически корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым.
Построениетаблиц
Ячейки таблицы и их свойства
Все данныетаблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечениистрок и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляетсяпрограммой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запускепрограммы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размершрифта.
В программеExcel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когдапромаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директивобработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызватьна панели форматирования (вторая строка пиктографического меню), щелкнув мышьюпо соответствующей пиктограмме.
Маркированиеячеек. Отдельные ячейки таблицы маркируются(выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указательв заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использоватьклавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть вначале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мышинажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол).
Одна строкаили столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который расположенв заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцовнужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопкумыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.
Копированиеданных. Прежде всего, нужно промаркироватьгруппу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызватькоманду Копировать из меню Правка. После этого маркированная область будетзаключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должныбыть скопированы данные, и нажать клавишу ввода Enter. Содержимое маркированнойобласти появится в новом месте. Если нужно удалить содержимое группы ячеек ипоместить его на новое место в таблице, то следует использовать директивуВырезать из меню Правка.
Удалениеданных. Прежде всего, нужно промаркироватьгруппу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можновоспользоваться одним из способов удаления данных.
Выравниваниеданных. Для выравнивания содержимого ячеекпрежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее следует вызватьдиалог: Формат – Ячейки — и в верхнем поле этого окна выбрать закладкуВыравнивание.
Установкашрифтов. Необходимо промаркировать ячейки, вкоторых нужно изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное менюправой кнопкой мыши и вызвать директиву Формат Ячеек. В верхнем полеоткрывшегося окна Формат Ячеек нужно выбрать опцию Шрифт. В окне появится полеШрифт, в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержаниеэтого списка зависит от установок, сделанных в среде Windows.
В правомполе Размер устанавливается размер (кегль) шрифта. В списке шрифтовых стилейНачертание можно выбрать обычный стиль (Regular), курсив (Italic), жирный шрифт(Bold) и жирный курсив (Bold Italic). В поле Подчеркивание можно выбрать типподчеркивания текста (одной или двумя линиями) и т.д.
Табличные вычисления
Текстформулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знакаравенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. Послезнака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащееаргументы, арифметические операции и функции.
В качествааргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначенияарифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение), — (вычитание), * (умножение), / (деление).
Формуламожет содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листеили даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любоевремя модифицирована.
Вводформул. Программа Excel интерпретирует вводимыеданные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовоезначение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввестиалгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=).
Предположим,что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 — число 20. Чтобыразделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать Enter.
Ввод формулможно существенно упростить, используя небольшой трюк. После ввода знакаравенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операциюделения и щелкнуть по второй ячейке.
Редактированиеформул. Чтобы начать редактировать содержимоеячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимовключить режим редактирования, нажав клавишу F2 или выполнив двойной щелчокмышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкойпиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна самаформула, а не результат ее вычисления.
Информационныесвязи. В программе Excel довольно легко ввестиссылку на ячейку, расположенную в другой таблице. После установления ссылкизначения, находящиеся в ячейках, будут автоматически обновляться.
Дляобращения к значению ячейки, расположенной на другом рабочем листе, нужноуказать имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, дляобращения к ячейке В3 на рабочем листе Лист2 необходимо ввести формулу:=Лист2!B3. Адреса ячеек должны быть указаны латинскими буквами.
Построениеи оформление диаграмм
Графическиедиаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версияхпрограммы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм. В Excelвключен новый Конструктор диаграмм, который позволяет создавать диаграммы«презентационного качества».
Красиваятрехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. Впрограмме MS Excel появился новый тип трехмерных диаграмм — так называемыекольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерныедиаграммы четвертой версии.
Построениедиаграмм. Прежде чем строить диаграмму, необходимозакончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите Конструктордиаграмм (см. рис.11). Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольникна свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. После этогоКонструктор открывает диалоговое окно, в котором за четыре шага нужно построитьдиаграмму. Работа с Конструктором настолько интуитивно понятна, что не требуеткаких – либо пояснений.
Дополнительныеобъекты. В меню Вставка расположены директивы,которые позволяют придать диаграмме более привлекательный вид. В частности,здесь есть директива Рисунок, которая импортирует рисунки в стандартныхграфических форматах (BMP, PCX и т.д.). После вызова этой директивы открываетсяокно загрузки графического файла. На диаграмме появляется выбранный рисунок, заключенныйв рамку. Эту рамку можно перемещать по диаграмме с помощью мыши и изменять ееразмер. Кроме этого, Конструктор диаграмм предоставляет возможность вставить вдиаграмму дополнительный текст, который будет привлекать внимание к отдельнымчастям диаграммы. Для вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборнуюстроку и нажать клавишу ввода Enter. Тогда в центре диаграммы появитсятекстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши соответствующий размер, азатем перенести ее в нужное место на диаграмме.
Актуализациядиаграмм. Если Вы внесете изменения в ту частьтаблицы, по которой строилась диаграмма, то программа Excel автоматическимодифицирует диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу новую строку или столбец,то действуйте следующим образом. Промаркируйте новые данные в таблице иперенесите их с помощью мыши на диаграмму. Для этого поставьте указатель мышина границу маркированной области и, не отпуская левой кнопки мыши, переместитеее на диаграмму. Как только Вы отпустите кнопку, диаграмма будет изменена. Этатехника получила в корпорации Microsoft название Drag & Drop.
ФункцииExcel
Длявыполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и ихкомбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.
Все функцииразделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. ВстроенныйКонструктор функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции.Он позволяет построить и вычислить большинство функций за два шага.
Многиефункции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориямполезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагаетКонструктор функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называютсяее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться вцелой группе ячеек. Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типоваргументов.
Конструкторфункций
Промаркируйтету ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком попиктограмме Конструктора функций откройте диалоговое окно Конструктора. В левомполе этого окна перечислены категории функций, а в правом — функции,соответствующие выбранной категории. Для того чтобы увидеть все функции,следует щелкнуть мышью по опции Все в поле категорий.
На второмшаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции. Конструкторразличает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные(опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести егоадрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен.Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окнаКонструктора. Щелкните по командной кнопке ОК, чтобы закрыть окно Конструкторафункций. После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений,но ячейка останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбраннуюфункцию вместе с соответствующими аргументами.
Автосумма
Промаркируйтеячейку, где должна располагаться сумма, и щелкните мышью по пиктограммесложения />.
В наборнойстроке появится знак равенства и слово «СУММ», за которым в скобкахобычно следует адрес некоторой области, которую программа предлагает послеанализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования. Если Excel«угадала» правильно, щелкните по пиктограмме с «галочкой».
В противномслучае промаркируйте группу ячеек, которые нужно сложить. Можно промаркироватьнесколько несмежных групп ячеек, используя клавишу Ctrl. Эту клавишу нужноудерживать в нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не будутпромаркированы. Адреса групп можно ввести с клавиатуры.
Дополнительныевозможности Excel
Обмен данными
Обменданными позволяет пользователю Excel импортировать в свои таблицы объекты издругих прикладных программ и передавать (экспортировать) свои таблицы длявстраивания в другие объекты.
Концепцияобмена данными является одной из основных концепций среды Windows. Междуобъектами, которые обрабатываются различными прикладными программами, создаютсяинформационные связи, например, между таблицами и текстами. Эти информационныесвязи реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в текст,будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригинал вносятсяизменения.
Обработка списков
Спискипозволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.
Базы данных
В комплектпоставки Excel входит программа обработки внешних баз данных MS Query.Программа Query (Запрос) может работать с текстовыми файлами и с данными,которые были подготовлены следующими программами управления базами данных: MsAccess, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.
Конфигурирование программы
ПрограммуExcel можно настраивать в соответствии с индивидуальными запросами оченьширокого круга пользователей. Каждый пользователь программы Excel, определивкруг наиболее часто используемых функций, может организовать работу с ниминаиболее удобным для себя образом. С другой стороны, те функции программы,которые никогда не используются, можно вообще убрать из конфигурации, чтобы сэкономитьресурсы компьютера и повысить эффективность обработки. Например, каждыйпользователь программы можетсоздать пиктографическое меню, изменитьвид основного окна, изменить вид рабочего листа, установить желаемыешрифты, создатьшаблоны таблиц и т.д.
Примеры выполнениядокументов и графических представлений в MS Excel
Рассмотримна примере списка фирм и производимых товаров. Наименования и адреса телефоновуказаны в таблице №1. В таблице №2 — наименование, характеристики и ценыреализуемого товара. Также построена произвольная диаграмма доли производимоготовара соответствующих фирм.
Таблица 1 — Наименования и адреса телефонов
Код Фирмы
Наименование Фирмы
Адрес
Телефон.
Контактная персона
1 Сервис Кутузовский пр., 2 222-22-32 Сидоров В.В.
2 Проект — М ул. Ботаническая, 3 331-09-65 Бородин К.П.
3 Факториал ул. Тверская, 15 976-43-23 Власова И.А.
4 Приват ул. Ордынка, 33 123-34-56 Столетова С.М.
5 Медик ул. Грибоедова, 46 456-34-12 Кравченко А.И.
Таблица 2 — Наименование, характеристики и цены реализуемого товараКод товара Наименование товара Характеристика товара Ед. изм. Цена, руб 1 Изготовление дверей Материал фирмы, сосна, влажность 8% кв. м 3000 2 Изготовление фундамента Материал фирмы, бетон кв. м 1200 3 Кровельные работы Материал фирмы, оцинкованная сталь кв. м 300 4 Пиломатериалы Хвойные породы дерева куб. м 3000
/>
Рисунок 2 — Долиреализуемой продукции
Кроме того MSExcel позволяетпроизводить различные математические вычисления и отображать их результаты вграфической форме. Ниже приведёны примеры расчета значений функции на заданноминтервале и построения её графика по полученным данным. Расчеты и построенияпроизведены с помощью данного редактора в ходе выполнения лабораторной работы.
/>
0,1
0,099833
0,2
0,198669
0,3
0,29552
0,4
0,389418
0,5
0,479426
0,6
0,564642
0,7
0,644218
0,8
0,717356
0,9
0,783327
1
0,841471
1,1
0,891207
1,2
0,932039
1,3
0,963558
1,4
0,98545
1,5
0,997495
1,6
0,999574
1,7
0,991665
1,8
0,973848
1,9
0,9463
2
0,909297
/>
0,1
0,01
0,2
0,04
0,3
0,09
0,4
0,16
0,5
0,25
0,6
0,36
0,7
0,49
0,8
0,64
0,9
0,81
1
1
Рисунок 3 и 4 Графики функций