Введение
В современныхусловиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, нарядус финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами.
Следовательно,повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направленийсовершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способомповышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.
1.Техническое задание
1.1 Постановказадачи
1.1.1 Описаниезадачи
Институт селекциирастений занимается, выведением, продажей различных сортов семян. В его ассортиментеможно найти семена практически всех видов растений. Только что выведенные сортазаносятся в отдельный список для дальнейшего тестирования. Каждый сорт семян имеетсвои характеристики, такие как урожайность, морозоустойчивость, адаптация к местнымусловиям, сроки созревания.
Продавец предоставляетсписок сортов, которые можно приобрести. Покупатель может выбрать сорт, отвечающийтем или иным характеристикам. Выбрав нужный сорт, клиент делает заказ на определенноеколичество упаковок выбранного сорта, при этом заказ может быть оплачен не сразу.При оплате оформляется продажа и выполняется выдача товара.
Компания занимаетсякак оптовыми, так и розничными продажами. Оптовые покупатели заносятся в базу именнодля того, чтобы информировать их о поступлении новых или отсутствовавших в определенныймомент в продаже сортов. Действия компании выполняются для получения приемлемойпремии, повышения доходов при автоматизации обработки данных, развития агрономиии селекции.
Схема№1 — Бизнес – процесс
/>
В основе данной компании лежатследующие компоненты:
Клиенты;
Продавцы;
Сорта;
Партии;
Список основных процессов:
а) Принятиезаказов;
б) Продажи;
в) Оповещениепостоянных клиентов о новинках;
г) Управлениеработой персонала;
д) Реклама;
е) Решениебухгалтерских задач;
ж) Статистическаяобработка.
/>
Схема№2 — Организационная структура
Периодичностьосуществления бизнес — компонентов:
Обновление спискасортов – раз в месяц.
ER-диаграмма
/>
1.1.2 Наименованиезадачи
Автоматизациядеятельности института селекции растений
1.1.3 Бизнесправила
а) Сведенияо клиенте хранятся 10 лет;
б) Клиентамимогут быть как физические лица, так и организации;
в) Клиентинформируется о новых сортах;
г) Послеоплаты заказа товар выдается клиенту по товарному чеку.
1.1.4 Требованияк функционированию задачи
Для нормальногофункционирования данной разработки необходим следующий минимум программного обеспечения.
На компьютередолжна быть установлена операционная система Microsoft Windows XP с пакетом обновления SP2 или более поздняя версия;
Должен быть установленпакет прикладных программ из серии Microsoft Office;
Неотъемлемой частьюэтого пакета является Microsoft Office Access 2007.
1.1.5 Перечень входной информации
Таблица 1 – Сорт
Поле
Тип данных
Размер
Подстановка № Сорта Числовой 10 Название Текстовый 40 Поле Год в котором выведен Числовой 4 Поле Адаптация Логический 1 Флажок Морозоустойчивость Логический 1 Флажок Описание Текстовый 200 Поле Технология Поле MEMO Авто Поле Фото Поле OLE Авто Поле Срок созревания Числовой 1 Поле Примечания Поле MEMO Авто Поле Цена за 1 гр Денежный Авто Поле
Таблица 2 – КлиентПоле Тип данных Размер Подстановка № Клиента Числовой 5 Поле Фамилия Текстовый 15 Поле Имя Текстовый 15 Поле Отчество Текстовый 15 Поле Адрес Текстовый 60 Поле Телефон Текстовый 15 Поле Факс Числовой Авто Поле Признак юрид лица Логический 1 Флажок Название компании Текстовый 25 Поле
Таблица 3 – ПродавецПоле Тип данных Размер Подстановка № Продавца Числовой 5 Поле Фамилия Текстовый 15 Поле Имя Текстовый 15 Поле Отчество Текстовый 15 Поле Паспортные данные Текстовый 60 Поле
Таблица 4 – ПартияПоле Тип данных Размер Подстановка № Партии Числовой 10 Поле № Сорта Числовой 5 Поле со списком № Упаковки Числовой 5 Поле со списком Дата расфасовки Дата/время Авто Поле Годен до Дата/время Авто Поле Инспекция Логический 1 Поле Количество семян в упаковке Числовой 4 Поле Вес семян в упаковке Числовой 4 Поле Начальное количество упаковок Числовой 5 Поле Оставшееся количество упаковок Числовой 5 Поле
Таблица 5 – ЗаказПоле Тип данных Размер Подстановка № Заказа Числовой 10 Поле № Клиента Числовой 5 Поле со списком № Партии Числовой 5 Поле со списком Кол-во заказанных упаковок Числовой Авто Поле № Продавца Числовой 5 Поле со списком
Таблица 6 – ПродажаПоле Тип данных Размер Подстановка № Продажи Числовой 10 Поле Дата продажи Числовой Авто Поле Номер заказа Числовой 10 Поле со списком Оплата наличными Логический Авто Поле
Таблица 7 – УпаковкаПоле Тип данных Размер Подстановка № Упаковки Числовой 10 Поле Вид упаковки Текстовый Авто Поле цена 1 шт Денежный 10 Поле
1.1.6 Переченьпечатных отчётов
Отчетза год;
отчетза месяц;
списоксортов;
товарныйчек;
продажиза год;
отчетза год по месяцам.
1.2 Выбор иобоснование метода разработки приложения
В качествепрограммного обеспеченияможно использовать программу Microsoft Access. Access позволяет быстроотслеживать информацию и с легкостью создавать на ее основе отчеты с помощью улучшенногоинтерфейса и интерактивных средств. Она является настольной системой управления базой данныхреляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполненияразличных функций. Microsoft Access имееточень простой графический интерфейс, который позволяет нетолько создавать базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.
Microsoft Access имееточень простой графический интерфейс, который позволяет нетолько создавать базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.
Microsoft Access позволяетиспользовать электронные таблицы из других настольных и серверных базданных для хранения информации, необходимой приложению.
2. Блок –схема решения, описание алгоритма
/>
1. Начало;
2. Поступлениепервичных данных, создание таблиц;
3. Ввод данныхчерез формы: заполнение форм;
4. Формированиезапросов: Вводятся необходимые параметры запроса;
5. Формированиеотчетов: Создание отчетов подготовленных к печати;
6. Вывод отчета;
7. Вывод отчетана печать;
8. Конец: закрытиеотчета.
3 Схема движенияи обработки информации
/>
4 Требованиек комплексу технических средств и общесистемному программному обеспечению
Требования к общесистемномуПО:
СистемаMicrosoft Windows XPSP2 ;
512 Mb ОЗУ;
Пакет программ MicrosoftOffice (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access 2007, Microsoft PowerPoint и т.д.);
Устройствочтения компакт-дисков (CD-ROM);
500 Mб свободного места на жесткомдиске;
Видеоадаптеры;
Дисковыенакопители;
Клавиатура,мышь, монитор;
Принтер.
5 Требованияк надежности
Для успешногофункционирования программы и для более эффективного применения системы, необходимочтобы она удовлетворяла следующим требованиям:
а) Обладатьвысоким быстродействием;
б) Алгоритмобработки информации должен быть простым и надёжным;
в) Ввод данныхдолжен осуществляться наиболее удобным и простым способом, доступным даже неквалифицированномупользователю;
г) Занесениеминформации должно быть своевременно;
д) Информациязаносится строго в соответствии с её содержанием и назначаем полей в форме;
е) Минимумошибок при вводе информации;
ж) Заниматьминимум памяти;
з) Иметьзащиту от несанкционированного доступа;
и) Иметьудобный интерфейс для пользователя;
к) Отчетыдолжны выдаваться по запросу в нужное время.
6 Инструкцияпользователю
6.1 Введение
Наименование автоматизированнойзадачи: «Автоматизация деятельности института селекции растений». Инструкция предназначенадля непрофессионального пользователя автоматизированного рабочего места.
Разработал: РевинАлександр Сергеевич.
6.2 Назначениеинформационной системы
Целью разработкиявляется создание БД, связанной с автоматизацией деятельности института селекции.Автоматизация работы института селекции позволяет ускорить процесс создания отчетнойинформации и уменьшить время на всех операциях по обработке. Основной целью разработкиявляется автоматизация процесса обработки информации и сокращение времени затрачиваемогона заполнение отчетов, товарных чеков, каталога продукции, а так же для удобностихранения данных.
6.3 Установкасистемы
Установка информационнойсистемы: — Вставьте диск с ИС в CD-ROM. — Откроется мой компьютер, выбирается диск D, на котором находится папканазываемая «Учет деятельности института селекции». — Скопируйте имеющиеся файлына этом диске. — Поместить файл в созданную Вами папку, для этого необходимо: правойкнопкой мыши щелкнуть на рабочем столе, из раскрывающегося контекстного меню выбрать«Создать» → «Папку» в созданной папке щелкните правой кнопкой мыши, а затемнажмите «Вставить».
6.4 Порядокработы
Для того, чтобызапустить базу данных необходимо:
Навести курсормыши на файл и сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши или выделить файл и нажатькнопку Enter;
Откроется базаданных и появится главная кнопочная форма, которая осуществляет управление элементами:
Ø Формы
Ø Отчёты
Ø Выход
Данные кнопкипозволяют перейти к другим экранным формам, для изменения и просмотра данных.
/>
6.4.1 Управлениекнопочной формой «Формы»
Формы предназначеныдля быстрого и удобного ввода информации в базу данных. При нажатии на кнопку «Формы»откроется экранная форма которая содержит следующие элементы:
Клиенты
Продавцы
Партия
Заказы
Продажа
Упаковка
Сорт
/>
Выбрав пункт меню«Клиенты» отроется форма для просмотра и ввода информации о Клиентах.
/>
Для заполненияформы необходима следующая информация:
ФамилияИмя Отчество клиента;
Адрес;
Телефон;
Факс.
Возможен вводназвания компании, если она является заказчиком.
Выбрав пункт меню«Продавцы» отроется форма для просмотра и ввода информации о продавцах.
/>
Для заполненияформы необходима следующая информация:
ФамилияИмя Отчество продавца;
Паспортныеданные.
Выбрав пункт меню«Партия» отроется форма для ввода информации о партии.
/>
Для заполненияформы необходима следующая информация:
Названиесорта;
Вид упаковки;
Дата расфасовки;
Годендо;
Инспекция;
Количествосемян в упаковке;
Вес семянв упаковке;
Начальноеколичество упаковок;
Оставшеесяколичество упаковок.
Выбрав пункт меню«Заказы» отроется форма для ввода информации о заказах.
/>
Для заполненияформы необходима следующая информация:
Названиесорта;
ФамилияИмя Отчество клиента;
ФамилияИмя Отчество продавца;
Количествозаказанных упаковок.
Выбрав пункт меню«Продажа» отроется форма для ввода информации о продаже.
/>
Названиесорта;
ФамилияИмя Отчество клиента;
ФамилияИмя Отчество продавца;
Количествозаказанных упаковок;
Дата продажи;
Оплатаналичными.
Выбрав пункт меню«Упаковка» отроется форма для ввода информации об упаковке.
/>
Вид упаковки;
Цена за1 шт.
Выбрав пункт меню«Список сортов» отроется форма для ввода информации о сорте.
/>
Названиесорта;
Год, вкотором выведен;
Адаптация;
Морозоустойчивость;
Фото;
Описание;
Технология;
Примечания;
Срок созревания;
Цена за1 гр.
6.4.2 Управлениекнопочной формой «Отчёты»
При нажатии накнопку «Отчёты» откроется экранная форма которая содержит следующие элементы:
Отчетза год;
Отчетза месяц;
Отчето продажах за год;
Товарныйчек;
Списоксортов;
Отчетза год по месяцам.
/>
При нажатии накнопку «Отчет за год» откроется окно в которое следует ввести интересуемый год отчётности.
/>
После чего откроетсяотчёт продаж за год.
/>
В заголовке будетвиден набранный год.
Аналогично составляется«Отчет за год по месяцам».
При нажатии накнопку «Отчет за месяц» откроется окно в которое следует ввести интересуемый годи № месяца отчётности.
/>
После чего откроетсяотчёт продаж за месяц.
/>
При нажатии на кнопку «Товарный чек» откроется окно в которое следует ввести ФамилияИмя Отчество клиента и дату продажи.
/>
После чего откроетсяотчет «Товарный чек №», который можно распечатать .
/>
При нажатии накнопку «Список сортов» откроется каталог предлагаемых сортов, который можно распечататьдля предоставления клиенту.
/>
6.5 Выход изсистемы
Выход из БД «Автоматизацияинститута селекции» осуществляется при помощи кнопки «Выход» главной кнопочной формыБД.
Заключение
Задачи автоматизациидеятельности института селекции выполнены.
Использованиемощных средств Access 2000 по созданию приложений, работающих в операционной системеWindows, и, в частности, приложенийбаз данных, позволило создать программный продукт, максимально ориентированный наконечного пользователя.
Удобный интерфейспоможет даже неопытному пользователю правильно эксплуатировать данную разработку.
Список используемойлитературы
1. ГОСТ 19.002-80.Схема алгоритмов и программ. Правила выполнения. – Взамен ГОСТ 19427-74. Введ. 01.07.81.-М.:Издательство стандартов, 1985. – 10с.
2. ГОСТ 2.105-95.ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.
3. ГОСТ 19.003-80Единая система программной документации. Схема алгоритма и программ. Обозначенияусловные графические.
4. К. Гетц,М. Джилберт Программирование в Microsoft Office. Для пользователя: пер. сангл. – К.: Издательская группа BHV, 2000. – 384с.
5. КарповБ. Microsoft Access 2000: справочник СПб: Питер,2001. – 416с.: ил.
6. ХаритоноваИ. Access 2000: учебный курс. – СПб.:Питер, 2000. – 1084с.: ил.
Приложения
Приложение№ 1 Главная форма «Автоматизация института селекции»
/>
Приложение№ 2 Формы
/>
Приложение№ 3 Отчеты
/>
Приложение№ 4 «Отчет за год»
/>
Приложение№ 5 «Отчет за месяц»
/>
Приложение№ 6 «Товарный чек»
/>
Приложение№ 7 «Список сортов»
/>
Приложение№ 8 «Клиент»
/>
Приложение№ 9 «Продавцы»
/>
Приложение№ 10 «Партия»
/>
Приложение№ 11 «Заказы»
/>
Приложение№ 12 «Продажа»
/>
Приложение№ 13 «Упаковка»
/>
Приложение№ 14 «Список сортов»
/>
Приложение№ 14 «Схема данных»
/>