Министерствообразования РФ
НАБЕРЕЖНОЧЕЛНИНСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТКафедраматематического анализа
Курсоваяработа на тему
Автоматизацияработы в Microsoft Word
Выполнил(а):
Студент(ка)
С.Б. ЛеваковаНабережные Челны
2002
Содержание
Глава I. Введение
Глава II. Автоматизация ввода иредактирования
§1 Автотекст
§2 Автозамена
§3 Автоформат
§4 Проверочные средства MicrosoftWord
Глава III. Форматирование документа
§1 Использование стилей
§2 Шаблоны
§3. Структура документа
Глава IV. Оформление документа
§1. Оглавление
§2. Сноски
§3. Перекрестные ссылки
Глава V. Большие документы
§1. Главный документ
§2. Вложенные документы
§3. Оформление большого документа
Глава VI. Макросы
Глава VII. Практическое применение
§1. Анализ различных версий MicrosoftWord
§2. Разработка методического пособия
§3 Апробация и анализ результатов
Заключение
Список использованной литературы
Приложения.
Приложение I
Приложение II
Приложение III
Введение
В современных условиях, когда процессинформатизации и компьютеризации все больше внедряется в сферу образования,учебные заведения требуют выполнения рефератов, научных работ, курсовых идипломных проектов средствами компьютера. В связи с чем возникла проблема не толькотехнического характера или вопрос овладения первичными навыками работы втекстовом процессоре, но проблема облегчения и ускорения выполнения техническойстороны создания проекта. Поэтому была предложена тема курсовой работы«Автоматизация работы в Microsoft Word».
Данная тема актуальна длятех людей, которые проводят много времени над созданием каких-то текстовыхдокументов реферативного или творческого характера. Особенно, когда постоянноприходится отвлекаться на оформительскую сторону работы, требующую скореевремени и навыков работы в соответствующем приложении, чем творческих сил. Вчисле таких людей находятся прежде всего студенты.
Таким образом, объектомисследования становится текстовый процессор Microsoft Word пакета прикладныхпрограмм Microsoft Office. А соответственно, предметом изучения являютсяинструменты данного приложения, позволяющие автоматизировать процесс выполнениянекоторых операций.
Цель курсовой работы: Исследоватьфункции автоматизации работы в Word и разработать методическое пособие«Автоматизация работы в Microsoft Word» в виде серии лабораторных работ,позволяющих овладеть основными навыками использования этих функций в программеMicrosoft Word.
Хотя в настоящее время издано и издаетсядовольно много, учебников и статей в периодическом издании по данной теме,методическое пособие может стать ценным источником для преподавателей истудентов, благодаря тому, что в нем сконцентрирована специализированнаяпрактического характера.
Для достижения поставленной целивыделены следующие задачи:
1. Изучить имеющуюся литературу по приложению Microsoft Word.
2. Выделить и исследовать основные функции автоматизации в данной программе.
3. Освоить те из них, которые явились новыми, и углубить знания по уже знакомыминструментальным средствам автоматизации в Word.
4. Создать методическое пособие по определенной выше тематике.
5. Апробировать его в условиях учебного заведения, сделать выводы,устранить недостатки.
6. Оформить процесс и результаты проделанной работы с использованием текстовогопроцессора.
В содержании данной курсовой работыможно выделить теоретическую часть, дающую представление о выделенных функцияхавтоматизации их назначении, объясняющую специфические особенности ивозможности, и практическую часть, которая содержит методическое пособие, егоапробацию и результаты, а также выводы, сделанные в ходе анализа литературы иразличных версий программ.
Структура настоящего проекта построена всоответствии с содержанием.
Защите подлежит разработанноеметодическое пособие по теме «Автоматизация работы в Microsoft Word».
Глава I. Автоматизация ввода иредактирования
§1. Автотекст
Когда часто приходится вводить вдокументы одни и те же длинные названия компаний или использовать дляоформления документов стандартные объекты (логотип компании, стандартныйзаголовок делового письма и т.д.), эту процедуру можно упростить с помощьюсредства, называемого автотекстом. Автотекст позволяет быстро вставить вдокумент требуемые объекты и гарантирует правильность при повторном вводетекста. Эта функция позволяет сохранять часто используемые фрагменты текста(или рисунка) и при необходимости быстро вставлять в текст.
В качестве элементов автотекста можноопределить текст, графику, таблицы и другие элементы оформления документа.
В результате вызова функции открываетсяокно диалога «Автотекст», предоставляя наиболее широкие возможности по работе сэлементами автотекста. Из верхнего списка можно выбрать элемент автотекста ипросмотреть на его содержимое.
/>
Рис. 1. Диалоговое окно созданияАвтотекста
В полеИмя элемента отображаетсяимя, предлагаемое по умолчанию Microsoft Word.Это имя можно оставить без изменения или ввести имя элемента, наиболее уместноес точки зрения пользователя. Длина имени ограничивается 32 символами, включаяпробелы.
Можно сохранить в элементе автотекстачасть фразы, тогда нужно вставить после нее пробел. В этом случае не придетсядобавлять пробел при вставке этой фразу в предложение. Если фраза являетсястандартной частью предложения, целесообразно добавить знаки пунктуации.
В случае необходимости в элементавтотекста можно внести изменения. Если какой-либо из элементов автотекстастанет не нужен, его можно удалить. Существующий элемент автотекста можнозаменить. Эти операции выполняются с помощью вкладки Автотекст диалогового окнаАвтозамена.
Здесь можно Добавить новый элемент,Удалить ненужный, Вставить один из имеющихся. §2. Автозамена
Автозамена — средство дляавтоматической коррекции опечаток, вставки в документ фрагментов текста,графики, таблиц и т.п.
Средство автозамены может исправлятьчасто встречающиеся ошибки (например, ввод «дял» вместо «для»). Дело в том, чтопри беглом печатании двумя руками иногда одна рука опережает другую, при этом,как правило, пользователь не смотрит на клавиатуру. Учитывая возможные типыошибок подобного рода, Microsoft Word предусматривает около 400 вариантов заменразличных часто встречающихся опечаток. Можно дополнять этот список своимизаменами.
Автозамена предусматривает исправлениеошибочно введенных двух прописных букв подряд, исправление первой строчнойбуквы и ошибочного нажатия клавиши Caps Lock.
Средство автозамены можно использоватьдля расшифровки аббревиатур. То есть можно печатать аббревиатуру, а средствоавтозамены каждый раз будет вводить ее расшифровку. Особенно это удобно привводе часто встречающихся иностранных слов. Например, при вводе «цшт» («цшт» —это «win», набранное на русской раскладке клавиатуры)Microsoft Word расшифровывает ее с помощью средства автозамены и приводит ввиде «Windows». В этом случае не придется каждый раз изменять раскладку дляввода нужного слова.
/>
Рис.2.Диалоговое окно Автозамена
Окно диалога «Автозамена» представленона Рис. 2. Ниже приведен список опции окна диалога «Автозамена»:
Опция
Назначение Исправлять две прописные буквы в начале слова При вводе двух прописных букв подряд в одном слове, вторая прописная буква заменяется на строчную Делать первые буквы предложения прописными Делает первую букву каждого предложения прописной
Устранять последствия случайного нажатия CapsLock
Если случайно начали вводить текст с нажатой клавишей CapsLock, Microsoft Word заменяет текст набранный прописными буквами на строчные Заменять при вводе Автоматически исправляет текст в процессе ввода Обычный текст Заменяет введенный текст в любом формате на обычный Форматированный текст Заменяет обычный текст на форматированный Заменить Отображает имя элемента автозамены — (сокращение или слово, которое нужно автоматически заменять в процессе ввода). Слова, первоначально содержащиеся в этом списке, являются элементами автозамены по умолчанию На
Отображает текст или графику, которыми следует заменить слово или сокращение, приведенное в полеЗаменить
Это средство в некоторых случаях болееудобно для вставки длинных слов, формул, рисунков по сравнению с автотекстом.
Автозамена позволяет создавать элементы,заменяющие большие фрагменты текста с сохранением исходного формата.
Microsoft Word позволяет манипулироватьсуществующими элементами автозамены. Можно переименовать элемент автозамены, изменятьего содержимое и удалять элементы, в которых отпала необходимость. §3. Автоформат
Как следует из названия, автоформатможет форматировать документ без участия пользователя. Microsoft Wordсамостоятельно решает проблемы, связанные с форматированием. Microsoft Wordпроизводит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затемформатирует текст, применяя стили подключенного шаблона.
Автоформатирование можно производить какпо мере ввода текста, так и после его ввода. При этом пользователь оставляет засобой право принять или отвергнуть форматирование произведенное с помощьюАвтоформата. Кроме того, можно частично принять, а от части внесенных изменений— отказаться.
Автоформатирование в процессе ввода,пожалуй одно из наиболее удачных средств, облегчающих создание документа. ( Рис.3).
При автоматическом форматированиидокумента, в зависимости от установок, сделанных на вкладке «Автоформат»,Microsoft Word производит следующие изменения:
ØК каждому абзацуприменяется стиль
ØУдаляются лишниемаркеры абзацев
ØОтступы, сделанныес помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев
ØВместо звездочек(*), дефисов (-) или аналогичных символов, используемых для обозначениямаркированных списков, вставляются символы бюллетеня
ØСимволы (С), (R) и (ТМ) заменяются на символы из установленного шрифтасимвол авторского права, символ зарегистрированного товарного знака и символтоварного знака ã,â и ™
/>
Рис.3.Диалоговое окно Автоформат при вводе
КомандаАвтоформат осуществляетавтоматическое форматирование под контролем пользователя. Можно просмотретьзамены форматирования, предлагаемые Microsoft Word, оставляя те, которыеустраивают, и отклоняя неудачные.
После автоформатирования текст будетразмечен различными маркерами:
ØЭлементы, подлежащие удалению, зачеркнуты красным.
ØЭлементы, вставленные в процессе автоформатирования, подчеркнутысиним.
ØМеста вставки и удаления помечены вертикальной чертой в левомполе.
Если не удовлетворительны замены,произведенные в процессе автоматического форматирования, можно самостоятельнозаменить на более подходящие.
Если все внесенные автоформатомизменения не устраивают, можно выбрать третий вариант— Библиотекастилей[1]. Приступая кавтоформатированию готового документа, рекомендуется создать копию документа.Копия позволит восстановить исходный документ наиболее простым образом, еслипараметры, установленные в результате автоматического форматирования не понравятся. §4. Проверочныесредства Microsoft WordВспомогательные словари
Обязательным требованием, предъявляемымк мощным современным текстовым редакторам является наличие средства проверкиорфографии. Процесс проверки орфографии сводится к поиску слова в словаре.Microsoft Word имеет основной словарь и вспомогательные.
Для того чтобы словарь мог бытьиспользован в ходе проверки орфографии, его нужно подключить. Это можно сделатьс помощью вкладки «Правописание».
Одновременно может быть открыто не болеедесяти вспомогательных словарей. Однако чем больше открыто словарейодновременно, тем медленнее идет проверка. Поэтому для ускорения проверки,выберите только нужные в данный момент словари, а остальные закройте.
Для закрытия словарь достаточно снятьсоответствующий флажок. При проверке текста на иностранном языке указать языксловаря пользователя в полеЯзык.
В ходе проверки орфографии можнодобавлять слова в словари пользователя.
Существующие словари могут содержатьтысячи слов. Однако они не могут предусмотреть всех сфер деятельности человека.Для того чтобы Microsoft Word воспринимал нужные слова, их следует внести впользовательский словарь.
Однако, чем больше словарь, тем дольшеMicrosoft Word будет производить проверку. Поэтому особенно увлекатьсядополнением существующих словарей не стоит. К тому же Microsoft Word даетвозможность создавать собственные словари по различным тематикам.
По умолчанию словарь будет сохранен впапке \Windows\MsApps\Proof. Вслучае необходимости можно указать другую папку, в которой Microsoft Wordдолжен охранить словарь.
/>
Рис. 4. Диалоговое окно Вспомогательныесловари
Если для проверки орфографии недостаточно одного пользовательского словаря, можно подключить другие.Осуществляется этот процесс добавлением выбранного словаря в списокиспользуемых словарей. С помощью специальных кнопок в окне диалога«Вспомогательные словари» можно добавлять, изменять и удалять вспомогательныесловари. Как уже говорилось выше, одновременно может быть открыто до десятиразличных словарей.
Если нужный словарь отсутствует всписке, нужно выбрать другой диск или папку, где расположен нужный файл.
Если словарь уже больше не нужен, егоможно удалить.
Microsoft Word предоставляет возможностьредактирования пользовательского словаря. Необходимость в этом можетвозникнуть, если случайно было внесено в словарь ошибочно написанное слово.
Если при работе в Microsoft Word с любымиз иностранных языков потребуется проверить орфографию на этом языке, нужноустановить словарь соответствующего языка. Приобрести словарь для проверкилюбого языка можно в местных филиалах компании Microsoft или у дилеровкомпьютерной продукции. Когда соответствующий словарь установлен, можнопроверить орфографию текста.Подбор синонимов
С точки зрения читабельности документаважно, чтобы в рядом стоящих предложениях не повторялись одни и те же слова. Вэтом случае можно использовать командуТезаурус, подбирающую словоблизкое по смыслу — синоним. Здесь, как и в случае проверки орфографии,Microsoft Word, использует словарь, но на этот раз словарь синонимов. Еслислово, для которого нужно подобрать синоним, отсутствует в этом словаре,синоним подобран не будет. Кроме синонимов, эта функция позволяет подобратьантонимы и связанные (однокоренные) слова.
/>
Рис. 5. Диалоговое окно ТезарусПеренос слов
Перенос слов целесообразно выполнять назавершающей стадии редактирования. Благодаря переносу слов, можно получитьболее компактный текст. Если перенос не используется, то при выравнивании поширине производится, так называемая, разгонка строк. Это портит внешний видтекста, поскольку некоторые из строк оказываются мало заполненными, и слова вних расположены с большим интервалом.
При переносе слова разбиваются послогам, и в них вставляются скрытые символы мягкого переноса (так называемые,необязательные дефисы). Когда возникает необходимость переноса, один изсимволов мягкого переноса разбивает слово на части с учетом максимальновозможного заполнения строки. Таким образом, использование переноса позволяетболее плотно компоновать текст на странице. Разделение слов для переноса вдокументе может осуществляться автоматически или вручную.
/>
Рис. 6. Автоматическая расстановкапереносов
Если для какого-то фрагмента текста ненужно установки автоматического переноса слов, то для этого фрагмента режимможно отменить. Для этого достаточно воспользоваться командой Абзац меню Формати на вкладке Положение на странице установить флажок на Запрет автоматическойрасстановки переносов.
Недостатком автоматического переносаявляется то, что нельзя контролировать перенос слов. При подготовке важныхмоментов целесообразно проконтролировать выполнение переноса. Принудительныйперенос позволяет осуществить контроль, предлагая на усмотрение пользователяварианты для переноса и предоставляя ему возможность самостоятельно решить, гдеименно будет выполнен перенос слова.
/>
Рис.7.Принудительная расстановка переносов
В полеВариант отображаетсяслово, в котором Microsoft Word предполагает выполнить перенос. С помощьюдефисов предлагаются варианты возможного переноса, и наиболее рациональный, сточки зрения Microsoft Word, будет выделен вертикальной чертой. Можно выбратьустраивающий вариант, установив в нужном месте курсор.
Глава II.Подбор синонимов /> §5. Использованиестилей
Стиль — это совокупностьпараметров форматирования, имеющая свое название.
Документ, отформатированный однимшрифтом, без отступов, табуляций, заголовков, трудно читать. Для того чтобы превратитьэтот текст в читабельный потребуется выделить заголовок, оформить подзаголовкив соответствии с их уровнем, выполнить надписи к рисункам и таблицам, выделитьновые термины, примечания, установить колонтитулы, и т.д. Можно отформатироватькаждый из элементов вручную. Если документ имеет достаточно большой объем,задача становится неразрешимой при условии, что все элементы одного типа,например, подписи и заголовки соответствующих уровней) должны быть оформлены единообразно.
С помощью стилей можно установитьнесколько параметров форматирования за один шаг. При этом для каждого изэлементов оформления можно установить собственный стиль, который будет иметьуникальное наименование. Использование стилей позволяет повысить эффективностьи ускорить выполнение работы. Форматирование с помощью стилей сводится квыделению нужных фрагментов текстаи выбору из списка требуемого стиля для данного фрагмента.
В Microsoft Word стиль может бытьприменен как к целому абзацу, так и к нескольким символам. Принципиальное отличиезаключается в том, что абзац, благодаря знаку конца абзаца, можно не выделять,достаточно установить в нем курсор, а стиль символов можно применить кфрагменту текста любой величины, но без знака абзаца, поэтому требуемыйфрагмент обязательно должен быть выделен.
В качестве основного стиля,установленного по умолчанию используется стиль «Нормальный». Этот стильприменяется для основного текста любого документа и служит основой для созданиядругих стилей. В случае необходимости можно изменить параметры нормальногостиля.
Таким образом, форматируя абзацысоответственно представлению пользователя о том, как должен выглядеть тот илииной элемент текста, не забывая при этом дать название новому видуформатирования, можно создать различные стили для разных целей.
Собственно назначение стилей состоит вудобстве их применения. Дело в том, что при наличии различных стилей непридется тратить время на
/>
форматирование отдельных элементов текста,достаточно установить курсор в пределах абзаца, стиль которого требуется поменять,открыть список стилей стандартной панели инструментов и выбрать нужный вамстиль из предложенного списка. В результате фрагмент будет оформлен соответствующимобразом.
Любой шаблон[2],включая «Обычный», содержит предопределенные стили. Microsoft Word содержитнесколько десятков встроенных стилей, а также пять основных или, как их ещеиногда называют, базовых стилей:Нормальный, Заголовок1, Заголовок 2,Заголовок 3 и Шрифт абзаца по умолчанию. Стили, используемые в текущем документе,представлены в спискеСтиль на панели инструментов «Форматирование».Весь список встроенных стилей можно увидеть в окне диалога «Стиль» при установкев полеСписок опцииВсех стилей.
В ряде случаев Microsoft Word автоматическиназначает встроенные стили. Это происходит при использовании командПримечание, Название, Оглавление и указатели и Сноска из менюВставка,а также |Сервис | Конверты и наклейки и Вид |Колонтитулы,
В таблице приведены встроенные стили,автоматически используемые Microsoft Word при применении ряда команд:Команда Встроенный стиль
Команды меню Вставка Номера страниц «Номера страниц» Примечание «Текст примечания», «Знак примечания» Оглавление и указатели «Оглавление 1-9>, «Указатели 1-9», «Указатели заголовков», «Заголовок ТС», «Таблица ссылок», «Список рисунков» Сноска «Текст сноски», «Знак сноски», «Текст концевой сноски», «Знак концевой сноски» Название «Название»
Команды меню Вид Структура Колонтитулы «Заголовок I»«Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул»
Другие команды
Файл | Параметры
страницы, вкладка «Макет»
Сервис| Конверты и наклейки «Номер строки» «Адрес», «Обратный адрес»
Наиболее широкие возможности по работесо стилями предоставляет окно диалога «Стиль».
/>
Рис. 8. Диалоговое окно Стиль
В поле «Образец абзаца» появитсяфрагмент документа с установленным стилем в уменьшенном виде, а поле «Образецсимволов» — пример выбранного стиля в применении символов к одному словупредложения. В нижнем разделе «Описание» отображается описание параметровформатирования используемого стиля.
Назначение окна диалога «Стиль»значительно шире, чем просто установить выбранный стиль. С его помощью можноизменять существующие стили, создавать новые стили, удалять ставшие ненужнымипользовательские стили, копировать требуемые стили из одного шаблона в другой.
ПолеСтиль указывает, к какомустилю (абзаца или символа) относится выбранный стиль. При изменении стиля этополе является недоступным.
ПолеОписание содержит параметрыформатирования стиля, выбранного для изменения.
В полеОснован на стиле указанстиль, на котором основан изменяемый стиль. В случае необходимости можноизменить базовый стиль.
В полеСтиль следующего абзацауказан стиль, который установлен для следующего абзаца.
Создание стилей отличается от измененийстиля тем, что при создании стиля ему нужно присвоить новое имя. Наиболеепросто создавать стиль, основываясь на одном из существующих стилей.
Для создания нового стиля предназначеноокно диалога «Создание стиля», приведенное на Рис. 9.
/>
Рис.9.Создание стиля
Если не нужно, чтобы на какой-либо изстилей влияли изменения параметров базового стиля или замена базового, то присоздании такого стиля следует выбрать из спискаОснован на стилезначениеНет.
Кнопка «Клавиша» предназначена дляназначения клавишных команд создаваемым или уже существующим стилям. Можносамостоятельно назначить клавишные команды для наиболее часто используемых вамистилей.
В случае необходимости можно удалитьставшие ненужными пользовательские стили. Если удалить стиль, которыйиспользован для оформления текста, Microsoft Word применит к соответствующимфрагментам параметры базового стиля.
Можно удалить только пользовательскиестили. Удалить встроенный стиль невозможно. При выборе одного из встроенныхстилей, кнопка Удалить становится недоступной.
Если требуется удалить сразу несколькостилей, необходимо воспользоваться окном диалога «Организатор».
/>
Рис. 10. Диалоговое окноОрганизатор стилей
Стиль можно сделать доступным во всехдокументах или документах, основанных на конкретном шаблоне[3].
Стиль можно копировать из шаблона, вкотором он сохранен в другой шаблон или документ, основанный на другом шаблоне.Нет смысла создавать уже существующий стиль, когда можно его скопировать.
Если в существующем документе илишаблоне уже имеется стиль с таким же именем, как и копируемый, Microsoft Wordпотребует подтверждения замены параметров существующего стиля на параметрыкопируемого стиля.
Для удобства использования стили,доступные во всех шаблонах, сведены в Библиотеку стилей, котораядоступна через одноименное окно диалога. Данное средство предоставляетвозможность не только выбрать, но и визуально оценить, как будет выглядетьдокумент, если воспользоваться тем или иным шаблоном. Все это можно сделать, непокидая окна диалога «Библиотека стилей». Любой из встроенных шаблонов можноприменить к документу и увидеть образец измененного текста. Подобравустраивающий шаблон, следует нажатьОК, в результате чего вдокумент будет перенесены элементы формата выбранного шаблона. Сам же шаблоностанется без изменений. Библиотека стилей — очень удобное средство, с помощьюкоторого также, как и с помощью окна диалога «Организатор» можно скопироватьстили любых шаблонов.
/>
Рис. 11. Библиотека стилей/> §6.Шаблоны
Деятельность любого учрежденияневозможна без канцелярской работы, которая всегда, даже при наличиикомпьютерной техники, существенно облегчающей канцелярский труд, сопровождаетсяогромным количеством формуляров, справок, служебных записок и т.д. Все этиформы создаются по определенным правилам, имеют свои особенности. Создать любуюнужную форму не составит труда, если вы имеете шаблон этой формы.
Шаблон — это совокупностьпараметров документа, предназначенная для многократного использования. В составшаблона входят:
ØФорматы текста (стили)
ØФорматы страницы (поля, отступы, колонтитулы и т.д.)
ØСпециальные панели инструментов
ØЭлементы главного окна Microsoft Word (вертикальная и горизонтальнаялинейки, полосы прокрутки, меню
ØЭлементы автотекста
ØМакросы
ØДополнительные кнопки для макросов и команды меню, запускающие их
По умолчанию все документы основаны наобычном шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартнаянастройка меню, клавиатуры, панелей инструментов, стандартные встроенные стили.Он не содержит макросов, элементов автотекста. Со временем, он может видоизменятьсяпо мере ввода в него различных установок. Шаблон «Обычный» является общимшаблоном, так как он лежит в основе не только любого документа, но и любогошаблона. Создав документ, внеся в него установки форматирования, элементыавтоматизации, в дальнейшем можно сделать его шаблоном. Создавая документы наоснове разработанного шаблона, пользователь получает возможность использоватьвсе сделанные ранее установки. Их не нужно выполнять заново, они успешно будутработать в новом документе так же, как и в предыдущем документе, который былсделан шаблоном.
Для того чтобы предоставить возможностьвидоизменить специальный шаблон, а также созданные на его основе документы, вMicrosoft Word установлены следующие приоритеты:
ØСпециальный шаблон имеет приоритет над общим
ØДокумент имеет приоритет над специальным шаблоном
То есть установки в документе блокируютсделанные ранее установки в шаблоне, на основе которого создан документ, аустановки специального шаблона блокируют установки шаблона «Обычный». Этозначит, что можно видоизменять шаблон, не опасаясь, что он в итоге приметустановки шаблона «Обычный».
Если созданный шаблон использовать длякакого-то определенного типа документов (например, только для созданияопределенных форм), то такой шаблон называется специальным. Как правило,специальные шаблоны имеют определенное форматирование текста, страницы, а такжемогут иметь элементы автоматизации, настройки меню, панелей.
Обратимся к элементам, информация окоторых хранится в шаблоне. Эти элементы становятся доступными во всехдокументах, основанных на конкретном шаблоне:
· Надписи и рисунки, колонтитулы, поля для вставки даты, времени исведений об авторе, стандартный текст, эмблемы компаний, название документа ит.д.
· Поля страницы и другие параметры макета страницы, которыеустанавливаются в окне диалога «Параметры страницы»
· Стили
· Макросы
· Текст и рисунки, сохраненные в качестве элементов списка автотекста
· Специальные панели инструментов, меню и сочетания клавиш
Можно перенести нужные элементы изодного шаблона в другой. Причем, если эти элементы находятся в специальномшаблоне, то удобнее скопировать их в общий шаблон например, «Обычный», чтобыможно было использовать их в других шаблонах основанных на «Обычном». Можнотакже сделать элементы, хранящиеся в другом шаблоне, временно доступными в любомдокументе, если загрузить шаблон в Microsoft Word в качестве общего шаблона.
По умолчанию в Microsoft Word при работес документом используются только элементы, принадлежащие шаблону,присоединенному к этому документу, или шаблону «Обычный» (автотекст, макросы испециальные панели инструментов, настройки меню и оперативные клавиши). Послезагрузки шаблона все хранящиеся в нем элементы становятся доступными для любогодокумента, открытого во время текущего сеанса работы в Microsoft Word.
Надстройки — это дополнительныепрограммы, расширяющие возможности Microsoft Word, предоставляя в распоряжениепользователя дополнительные специальные команды и новые функции.
Для загрузки надстройки или шаблона прикаждом запуске Microsoft Word, необходимо скопировать надстройку или шаблон впапку автозагрузки, указанную на вкладке «Расположение» окна диалога «Параметры»меню Сервис.
Для того чтобы шаблоны и надстройкизагружались автоматически при открытии Microsoft Word, их следует скопировать исохранить в папке автозагрузки Microsoft Word. После этого Microsoft Word будетоткрывать шаблоны, сохраненные в папке автозагрузки, в качестве общих. Крометого, загрузка шаблона в качестве общего дает возможность использовать егосразу в нескольких документах.
Для создания документа на основеготового шаблона достаточно выбрать команду Создать меню Файл и указать всписке нужный шаблон.
Но можно создать новый шаблон. Условноможно предложить два способа создания шаблона:
· Изменить документ, созданный на основании какого-то шаблона, исохранить его в качестве нового шаблона
· Создать документ, основанный изначально на шаблоне «Обычный»,внести в него все возможные установки (элементы шаблона) и сохранить в качественового шаблона
Последний способ безусловно чрезвычайнотрудоемкий, но если среди имеющихся встроенных шаблонов нет ничего, чтосоответствовало бы определенным требованиям, предъявляемым к нужному документу,другого выхода нет. Однако в этом способе есть некоторое осложнение опять жесвязанное с макросами и элементами автотекста. Дело в том, что если шаблонстроится на обычном шаблоне, то макрос и автотекст записываются в шаблон «Обычный»,а созданный шаблон не будет содержать этих элементов. Перед тем как создаватьмакрос или элемент автотекста следует сохранить шаблон, тогда он будетвосприниматься Microsoft Word как специальный. Затем можно создать макрос иэлементы автотекста.
Процедура внесения изменений в шаблончерез документ была уже описана в §1 данной главы, «Использование стилей».Смысл этой процедуры сводится к изменению параметров форматирования документа,при этом также можно пользоваться окном диалога «Организатор» для копированиястилей из других шаблонов. Для внесения изменений непосредственно в автотекст,макрос, специальные панели инструментов и т.д. используются общие команды меню.В заключение документ сохраняется в качестве шаблона, после чего внесенныеизменения будут доступны во всех документах, которые будут создаваться в дальнейшемна его основе. §7. Структурадокумента
Режим структуры документа предусмотрен вкачестве специального режима, в котором заголовки различных уровней связаны сподзаголовками и текстом. Для работы в этом режиме обязательно должны бытьиспользованы стандартные стили заголовков различного уровня, принятые дляобычного режима. В структуре могут быть использованы все девять видоввстроенных заголовков различного уровня от первого до девятого. При этом длявсех уровней заголовков используется один уровень текста.
Использование режима структурыобеспечивает следующие удобства при работе над документом:
ØЕсли установить сворачивание документа до уровня заголовков с выведениемпервой строки раздела, можно, использовать режим структуры для быстрогопросмотра больших документов
ØМожно легко перемещаться по документу, сворачивая и разворачиваяотдельные разделы
ØРежим структуры удобно использовать для редактирования. Выделяяотдельные заголовки и используя кнопки панели структуры, их можно перемещатьвместе со связанным с ними текстом
ØСтруктура документа может использоваться для создания нумерованныхзаголовков
Режим структуры документа по сравнению собычным режимом имеет следующие особенности:
ØНа месте линейки расположена панель «Структура»
ØОтформатированные заголовки и текст имеют различные отступы,соответствующие их уровню
ØСлева от каждого заголовка имеется значок плюс или минус
Работая в режиме структуры документаможно устанавливать уровни просмотра заголовков:
ØПросмотр всех уровней заголовков без текста
ØПросмотр всех уровней с первой строкой текста
ØПросмотр отельных уровней
Можно изменять назначенный уровеньзаголовка, повышая или понижая его до следующего уровня или до уровня текста.
/>
Рис. 12. Панель инструментовСтруктура
Характерная для режима структуры панельинструментов «Структура» позволяет осуществлять преобразование структурыдокумента.
В режиме структуры рядом с заголовкамирасположены знаки плюс или минус. Знак плюс (+) означает, что с заголовкомсвязаны заголовки более низкого уровня и простой текст. Знак минус (-)означает, что у этого заголовка нет подзаголовков и текста.
Формат заголовков каждого уровняопределяется стилями. Первому уровню заголовка соответствует стиль Заголовок 1,второму уровню — Заголовок 2, и так далее до заголовка 9. Собственно текстусоответствует нормальный стиль. Стили заголовков и нормальный стиль являютсяпредопределенными стилями, но с помощью окна диалога «Стиль» можнопереопределить любой из стандартных стилей.
Конечно, структурировать документ можнои в обычном режиме или в режиме разметки страницы. Обычно так и поступают приработе с документом: вводят текст и назначают заголовкам определенные уровни.Однако, переключившись в режим структуры, можно сразу увидеть смысловую ошибкув назначении заголовку того или иного уровня. Повышая или понижая уровень заголовкас помощью кнопок панели инструментов «Структура», можно легко изменить уровеньна соответствующий его содержанию.
Поэтому, для создания заголовковразличного уровня удобно применять режим структуры документа.
Работа со свернутой до определенногоуровня заголовков структурой упрощает следующие процедуры:
ØПросмотр примерного содержания большого документа
ØПеремещение в требуемый раздел большого документа
ØПеремещение любого фрагмента документа, свернутого до заголовкаопределенного уровня, вместе со связанным с ним текстом
ØСоздание нумерованных заголовков
При свертывании документа исчезаеттекст, остаются только заголовки указанных уровней. Для изменения уровняотображаемых заголовков используются кнопкиЗаголовки 1 – 8 панелиинструментов «Структура».
КнопкиСвернуть и Развернутьработают только применительно к выделенному фрагменту или заголовку, в которомустановлен курсор.
Для того чтобы полностьюсвернуть/развернуть весь документ, нужно нажать кнопкуВсе. Если приэтом будет выделен один из заголовков или фрагментов, в результате нажатиякнопкиВсе весь документ будет свернут полностью.
Можно установить режим просмотрасвернутого документа с несколькими развернутыми строками после каждогозаголовка. Для вывода на экран заголовков всех уровней и первой строки каждогораздела нажать кнопкуВсе, чтобы документ снова был развернут, а затемнажать расположенную рядом кнопкуПоказать первую строку.
При работе в режиме структуры можнодостаточно просто перемещать как отдельные фрагменты текста, так иозаглавленные разделы. Для этих целей используются кнопкиПереместить вверхи Переместить вниз.
Для перемещения фрагмента текста, егодаже не нужно выделять, достаточно установить в нем курсор и нажать кнопку,соответственно перемещение вверх или вниз, соответственно. Фрагментпереместится на один абзац. Если требуется переместить целый раздел, достаточносвернуть документ любым из описанных выше способов (например, нажатием кнопкиВсе), установить в нем курсор и нажать соответствующую кнопку для перемещениявверх или вниз. Заголовок вместе со связанным с ним текстом переместится ввыбранном направлении. Перемещение заголовков осуществляется аналогичнымобразом, то есть при каждом нажатии на кнопкуПереместить вверх илиПереместить вниз заголовок перемещается на одну позицию в структуре документа.Существует другой способ перемещения, аналогичный способу изменения уровня заголовка.
ГлаваII. Оформление документов/> §8. Оглавление
Оглавление документа — это списокзаголовков указанных уровней с соответствующими номерами страниц.
/>
Рис. 13. Оглавление документа
Фактически оглавление представляет собойтаблицу, состоящую из двух столбцов. В левом столбце отображаются заголовкиразделов, в правом — номера страниц. При составлении оглавления Microsoft Wordпозволяет использовать как стандартные, так и нестандартные стили заголовковдокумента.
Наиболее простой способ подготовкидокумента к сборке оглавления заключается втом, чтобы использовать стандартные стили заголовков. Стандартные заголовкивключают текст «Заголовок» и уровень (от 1 до 9).
Перед тем как приступать непосредственнок созданию оглавления, необходимо установить для заголовков стандартные стили.Разумеется, это относится к тем заголовкам, которые предполагается включить воглавление.
Кроме того, можно установить требуемыестили при вводе текста документа. Убедившись в том, что заголовки, которыеследует включить в оглавление, имеют соответствующие стили, можно переходитьнепосредственно к созданию оглавления.
/>
Рис. 14. Установка параметровоглавления
При работаете с многоуровневым документомнеобходимо находиться в главном документе.[4] §9. Сноски
Сноски и концевые сноскиприменяются для объяснений, комментариев или организации ссылок напервоисточники в документе. В одном и том же документе можно одновременноиспользовать как сноски, так и концевые сноски, (например, сноски применять дляподробных комментариев, а концевые сноски — для ссылок на первоисточники).
Обычные сноски располагаются в нижнейчасти страницы под чертой, отделяющей их от основного текста. Концевые сноскирасполагаются в конце документа.
Сноска любого вида состоит из двухчастей: маркера ссылки на сноску и соответствующего ему текста сноски. Поэтомувставка сносок выполняется в два этапа:
· Обозначается место, к которому относится сноска. В этом месте устанавливаетсямаркер сноски (как правило — это просто порядковый номер сноски)
· Вводится текст сноски
·
/>
Рис. 15. Создание сноски
Можноиспользовать автоматическую нумерацию сносок или создавать собственные маркерысносок. В режиме автоматической нумерации маркеры сносок изменяются всякий разпри вставке, удалении или перемещении текста сноски.
При вставке сноски можно настроить посвоему усмотрению маркеры сносок, а также выбрать тип разделительной линии иформат нумерации сносок.
При вводе текста сносок объем текста настранице и количество страниц в документе регулируются автоматически.
Можно задать собственный символ длямаркера сноски. Для этого выбрать переключательДругая и ввести в полетребуемый маркер. В качестве альтернативного способа нажать кнопкуСимволи выбрать символ (например, *), после чего нажать кнопку ОК. Созданныетаким образом маркеры сносок невозможно обновить или перенумеровать.
Для того чтобы быстро перейти от текстасноски к соответствующему маркеру сноски в документе, нужно дважды нажать намаркере сноски слева от текста сноски. Курсор переместится обратно в окнодокумента к соответствующему маркеру сноски. В обычном режиме просмотра окносносок закроется автоматически.
При работе со сносками можноиспользовать все средства редактирования и форматирования текста Microsoft Word)(команды, панели инструментов и т.д.).
Текст сносок отделяется от основноготекста документа короткой горизонтальной чертой — разделителем сносок.По умолчанию длина разделителя равна 5 см. Если сноска продолжается наследующей странице, основной текст документа отделяется от продолжения сноскиболее длинной линией, называемойразделителем продолженной сноски. Поумолчанию разделитель продолженной сноски имеет длину от левого до правогополя. Его можно удалить или изменить, добавляя рамки, текст или графическиеобъекты. Кроме того, можно использовать разные виды разделителей для сносок иконцевых сносок./> §10. Перекрестныессылки
Перекрестная ссылка — это ссылкана элемент, который находится в другой части документа, например, «См. Рис. 1на стр. 3». Можно создавать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки,названия, нумерованные абзацы и т.п.
При последующем изменении, удалении илиперемещении элемента, на который имеется перекрестная ссылка, можно легкообновить все перекрестные ссылки одновременно.
Чтобы обновить определенное название илиперекрестную ссылку, нужно выделить ее. Чтобы обновить все названия иперекрестные ссылки, нужно выделить весь документ. Затем щелкнув выделенныйфрагмент правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Обновитьполе, можно увидеть, что ссылки изменились в соответствии с изменением объектов.
Перекрестные ссылки удобно использоватьпри создании различных сносок.
Перекрестные ссылки можно создаватьтолько в одном документе. Чтобы создать перекрестную ссылку на другой документ,нужно сначала вставить вложенные документы в главный документ[5].
В списке Тип ссылки выбрать типэлемента, на который следует сослаться, например заголовок главы.
В списке Вставить ссылку навыбрать данные, которые следует вставить в документ, например текст заголовка.
В списке Для какого/какой выбратьэлемент, на который следует сослаться, например заголовок главы 6.
/>
Рис. 16. Вставка перекрестнойссылки
Для организации перехода к элементуссылки установите флажок Вставить как гиперссылку.
Если доступен флажок Добавить слово«выше» или «ниже», то, установив его, можно добавить сведения оботносительном положении элемента ссылки.
Чтобы изменить вступительный текст вперекрестной ссылке, достаточно внести необходимые изменения непосредственно вдокументе.
Если же необходимо изменить объектссылки, нужно выделить перекрестную ссылку (но не вступительный текст),например Рисунок 1, и вызвать команду Вставка | Перекрестная ссылка.
ГлаваII.Большие документы §11. Главныйдокумент
При работе с большими документами,публикациями, проектами, состоящими из многих глав, часто возникают разногорода сложности, особенно при подготовке такого документа группой исполнителей.Поэтому вопрос о работе с большими документами отнюдь не праздный. В MicrosoftWord предусмотрено специальное средство для работы над большими документами —Главный документ.
С помощью главного документа можно легкоработать вместе с соавторами, когда каждый из авторов отвечает за свою частьработы. Причем, можно знакомить соавторов со своей частью работы и ознакомитьсяс их главами, но внести изменения в чужие главы нельзя без соответствующихустановок авторов. Это средство позволяет соблюдать единый стиль оформления вбольшом документе, части которого готовятся разными людьми. Работая таким образом,можно избежать повторов и прочих накладок, возможных при групповой работе.
Кроме того, средство Главный документможет оказаться полезным и в индивидуальной работе. Оно поможет придерживатьсязаранее установленного плана, который, конечно, можно изменить в процессеработы. Удобство состоит и в том, что, работая с отдельными частями, главами,можно распечатать каждую главу отдельно, но при этом так же легко можетеполучить документ целиком. Но самое ощутимое удобство — это возможность созданиясквозных списков: нумерации страниц, перекрестных ссылок и указателей.
Итак, средство Главный документпредназначено для облегчения работы над большими документами, публикациями,состоящими из нескольких или многих частей (глав). С его помощью можно работатькак со всем большим документом, так и с отдельными его частями.
Главный документ в режиме структурыимеет специальную панель главного документа, которой удобно использовать длясоздания или добавления частей или для изменения структуры документа.
/>
Рис. 17. Панель Главный документ
С помощью средства Главный документможно осуществить:
· Быстрый поиск и перемещение к любой части документа
· Изменение структуры документа с помощью перемещения заголовков
· Просмотр последних изменений в документе без необходимости открыватьотдельные его части
· Создание сквозных перекрестных ссылок по всему документу
· Компилирование указателя, оглавления и прочих подобных списков повсему документу целиком
· Печать документа целиком, без необходимости открыватьиперестраивать каждый раз отдельные файлы документов.
При работе в режиме главного документакаждая глава большого документа представляет собой главный документ иливложенный документ. Любой документ может быть либо главным, либо вложенным внего. Каждый вложенный документ храниться в отдельном файле. В него можновносить изменения, которые после сохранения автоматически переносятся впоследнюю версию главного документа. Вложенный документ можно разбить нанесколько частей, объединить их, перемещать содержимое вложенных документовмежду собой, внутри главного документа, выделять часть, создавая новыйвложенный документ.
Для работы в режиме главного документаможно создать и использовать шаблоны, определять стили и применять их кразличным частям главного и вложенных документов. Можно оформить главныйдокумент точно так же, как и любой другой документ, то есть используя всесредства форматирования.
Создавать главный документ можно двумяспособами:
· Можно организовать главный документ «с нуля»
· Можно создать главный документ из уже существующего документа.
Принимаясь за создание главногодокумента, нужно тщательно продумать структуру документа и содержание егочастей. §12. Вложенныедокументы
Для добавления вложенных других файловнужно нажать кнопкуСоздать вложенный документ на панели инструментов «Главныйдокумент».
Каждый вложенный документ будет заключенв отдельное окно со значком вложенного документа в верхнем левом углу окна.
Каждый вложенный документ будет записанв отдельный файл. Для назначения имен вложенным документам Microsoft Wordиспользует первые символы заголовка вложенного документа.
Для открытия вложенного документаустановить указатель мыши на значок вложенного документа. Дважды нажать кнопкумыши.
Если теперь добавить дополнительныйвложенный документ в созданный главный, то возможно два варианта:
· Создание пустого вложенного документа с дальнейшим его заполнением
· Вставка существующего документа для преобразования его во вложенный
Создав ряд вложенных документов, можнопроизвести с ними следующие действия:
· Перемещение и копирование
· Объединение нескольких вложенных документов в один
· Разбиение одного вложенного документа на несколько
· Удаление вложенного документа
· Оформление вложенных документов
Однако при этом следует учесть, чтонекоторые действия с вложенными документами можно производить только изглавного документа.
Для перемещения, переименования,удаления вложенных документов ни в коем случае нельзя прибегать к средствамMicrosoft Word (Проводник, средства окна диалога «Открытие файла») и командам MS-DOS, в противном случае связьмежду главным документом и вложенными документами будет нарушена.
С вложенным документом можно работатькак из главного документа, так и автономно.
При работе с вложенным документом внутриглавного нет необходимости запоминать название и местонахождение вложенногодокумента и следить за соответствием его стилевого оформления.
При открытии вложенного документа изглавного документа (двойным нажатием мышью на пиктограмме требуемого вложенногодокумента), он появляется в отдельном окне. С ним можно работать, редактироватьи сохранять точно так же, как и любые другие документы.
После завершения работы нужно сохранитьвложенный документ. Изменения, внесенные во вложенный документ, обновляютсяавтоматически в главном документе.
Структуру главного документа можноизменить, перемещая внутри него вложенные документы или заголовки. Изменениеструктуры вложенных документов аналогично работе с заголовками в режиместруктуры документа.
Необходимость в разбиении вложенногодокумента на части возникает в случае, если вложенный документ сильно разроссяв процессе работы, или если возникла необходимость работы разных авторов надего частями.
Разбиениевложенного документа на части можно производить только внутри главногодокумента, иначе информация о появившихся новых вложенных документах будетутеряна. При этом создается новыйвложенный документ, которому назначается имя, основанное на первых символахзаголовка нового вложенного документа.
Есливозникает необходимость упростить структуру главного документа, можнообъединить несколько вложенных документов.
Если возникает необходимость сократитьобъем документа, то можно удалить главного документа все лишние вложенныедокументы вместе с их содержимым. В то же время можно изменять структуруглавного документа, помещая вложенные документы в качестве части главногодокумента. Этот процесс тоже будет считаться удалением вложенного документа,так как он перестанет существовать как самостоятельный файл./> §13. Оформлениебольшого документа
Шаблон главного документа имеетприоритет над шаблонами вложенных документов. Благодаря этому свойствусоблюдается единообразие стилей.
При создании главного документаMicrosoft Word всегда использует шаблон «Обычный». Если вам потребуется применитьспециальный шаблон, он может использоваться только при автономном открытиифайла вложенного документа.
Каждый вложенный документ внутриглавного документа является самостоятельным разделом, в оформление котороговходят такие компоненты, как колонтитулы, размер текстовой области, размер иориентация страниц, способ и вид нумерации страниц. Можно установить уникальноеоформление для каждого вложенного документа и вставить дополнительные разделы.Для оформления в одном стиле вложенных документов нужно делать установки этихэлементов оформления в главном документе. Для оформления вложенного документа вуникальном стиле можно устанавливать параметры оформления этого элемента,используя способ автономного открытия вложенного документа из окна диалога«Открытие документа».
Параметры оформления раздела длявложенного документа при помещении его в главный документ не изменяются.
Единственный способ поддерживатьактуальные перекрестные ссылки, расположенные в разных документах — этоиспользование главного документа. Это средство объединяет информацию,разнесенную по разным документам, и дает возможность автоматически создаватьсквозные перекрестные ссылки по всем вложенным документам, входящим в составглавного документа.[6]
Оглавление, собираемое внутри главногодокумента, строится по уровням заголовков каждого вложенного документа. Дляформирования оглавления нет необходимости объединять отдельные документы в одинили использовать поля оглавления для передачи информации.[7]
Глава III. Макросы
Поработав некоторое время в MicrosoftWord, обнаруживаешь, что большую часть времени приходится тратить на одни и теже стандартные процедуры (создание нового документа, вставка рисунков, таблиц ит.д.). Даже при открытии документа, с которым уже работали, обычно уходит времяна поиск места, где остановились. Таких действий можно перечислить множество. Ивсе их можно автоматизировать, и присвоить каждому из них клавишную команду иликнопку. Это можно сделать с помощью макросов.
Макросы Microsoft Word для Windowsзаписываются с помощью языка Visual Basic. Для записи макроса не обязательно знать этот язык.Достаточно правильно организовать запись операции.
Прежде чем приступать к записи макросацелесообразно познакомиться с порядком действий. Это избавит от необходимостиповторной переписи макроса.
1. Выполнить процедуру, записываемую в макрос, установить порядок следованиякоманд.
2. Открыть документ, для которого создается макрос. Если создается макрос,применимый ко всем документам, то открываемый документ должен быть основан наобычном шаблоне.
3. Привести документ в то состояние, в котором обычно начинают вручнуювыполнять процедуру, автоматизируемую с помощью макроса.
4. Определить удобный способ выделения текста и перемещения по нему в процессезаписи макроса.
В процессе записи макроса использованиемыши ограничено. С помощью мыши можно выбирать команды меню, но нельзя перемещатьсяпо документу и выделять его части. Выделять текст или перемещаться по документуможно только с помощью команд и клавиатуры.
Ниже приведены наиболее распространенныеспособы перемещения по документу и выделения его частей при записи макроса:
ØПеред записью можно пометить рабочую область закладкой с помощьюкомандыПравка | Закладка. В процессе записи переход к ней осуществляетсявыбором командыПравка | Перейти
ØДля перехода к месту последней выполненной правки нажмите Shift+F5. Для перехода кначалу документа нажмите Ctrl+Home. Для перехода к концу документа нажмите Ctrl+End.
ØДля выделения всего документа выберите командуПравка | Выделитьвсе или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+A.
Для начала записи макросов надо выбратькоманду Макрос | Начать запись меню Сервис.
/>
Рис. 18. Диалоговое окно Записьмакроса
В окне диалога «Запись макроса» можноназначить создаваемому макросу кнопку на панели инструментов, клавишную командуили команду меню. Эту процедуру можно выполнить и после записи макроса.
Кроме того, в окне диалога «Записьмакроса» можно установить для каких документов или шаблонов будет доступенсоздаваемый макрос и ввести описание в полеОписание (например, длякаких целей предназначен макрос). И если не вводить короткое описание макроса,то можно скоро запутаться в них.
Итак, начинается собственно записьмакроса. В это время на экране появляются панель инструментов «Запись»,содержащая всего две кнопки —Остановить запись (кнопка слева) иПауза (справа). Яркая окраска индикатораЗАП в строке состояниясвидетельствует о записи макроса.
/>
Для запуска макроса можно создатьклавишное сочетание, команду меню или кнопку на панели инструментов.
Макросы можно удалить, переименовывать икопировать. Вместе с макросом автоматически удаляется кнопка, команда меню иликлавишная команда, запускающая его.
Для переименования и копирования макросаиспользуется командаСервис | Макрос | Организатор.
Глава IV.Практическое применение/> §14. Анализразличных версий Microsoft Word
В данной работе рассмотрены средстваавтоматизации текстового процессора Microsoft Word 2000, но являющиеся общимидля всех версий этого приложения, начиная с версии 7. Естественно, каждаяверсия имеет свои специфические особенности, в более новых версиях функцииполучили свое развитие.
Версия Word 2000 была выбрана последующим причинам. Во-первых, это один из самых последних модификаций, несчитая Word 2002, который не получил пока широкого распространения (на моментнаписания курсовой работы источники информации по ней практически отсутствовали).Во-вторых, рассмотрение предыдущих версий не целесообразно в связи с ихустареванием и более ранним выходом из употребления. Однако это не обязываетпользователей применять указанную версию в своей работе. Поэтому в настоящемпараграфе будут рассмотрены некоторые отличия разных версий Microsoft Word.
Одно из отличий состоит в том, что вышеописанные команды имеют различное расположение в меню приложения, а некоторыепункты меню обладают отличным от указанного названием.
Например, чтобы поработать со словарем,в Word 7 и Word 97 надо воспользоваться командой Сервис| Параметры вкладка Орфография, в версии же Word 2000 вкладка Орфография имеетназвание Правописание.
Другим примером, может служить функцияАвтотекст. В Word 7 она расположена в пункте меню Правка, в версии же Word 2000ее можно найти в меню Вставка, а также на одноименной вкладке команды Сервис |Автозамена.
Такое различие в версиях может привестик вопросам и ошибкам при выполнении лабораторных работ[8]в приложениях Microsoft Word версии, отличной от указанной.
Другой специфической чертой являетсямодификация инструментов в более поздних версиях. Для работающих в этихприложениях пользователей это станет положительной чертой, так как имдостаточно разобраться в действии описанных функций автоматизации. Дляобладателей ранних версий это может стать камнем преткновения, так каквыполнение операций может потребовать дополнительных знаний, а следовательно ииспользование дополнительной литературы по рассматриваемому вопросу.
Например, для средства Автозамены в Word2000 расширен словарь неправильно написанных слов, кроме того, с цельюсокращения числа возможных ошибок для каждого языка ведется отдельный список,который выбирается автоматически в соответствии с языковым форматированием текущеготекстового документа в момент выполнения команды.
При составлении оглавления в предыдущихверсиях можно использовать только заголовки, оформленные стандартными стилями,Word 2000 позволяет применять как стандартные стили, так и стили, созданныепользователем.
Отметим еще одно отличие — новые версииимеют дополнительные функции автоматизации. Хотя они не рассмотрены в даннойработе, однако это не умаляет их значимости. Весьма полезным средствоммногоязычной поддержки Word 2000 является автоматическое определение языка. Приработе с документами программа сама определяет, на каком языке пользовательвводит текст, устанавливает для него соответствующий признак и используетнужные настройки при проверке орфографии, грамматики, автозамены и т.д.Проверка производится после ввода или изменения каждого предложения; еслиоткрывается документ, который ни разу не подвергался данной операции, топроверяется каждое предложение.
Новой функцией в Word 2002 пакета Microsoft Office XP, является автоматическая версткадокумента в виде брошюры, которой так не хватало в предыдущих версиях. Брошюрапредставляет собой документ формата А5, печатаемого на листах А4 так, чтобыпотом листы могли быть переплетены в книжку.
Кроме того, программа проверкиправописания в новой вервии Word одновременно является учебником грамматикирусского языка.
Это основные отличительные особенностирассматриваемой версии Word 2000 и таких версий как Word 7, Word 97, Word 2002./> §15. Разработкаметодического пособия
По рассмотренной теме разработанометодическое пособие[9]. Оно предназначено длястудентов высших учебных заведений и учащихся средних учебных заведений суглубленным изучением информатики. К последним учреждениям чаще всего относятсяспециализированные школы, лицеи, колледжи и т.п.
Разработка данного пособия обусловленапрактической целью. В последние годы процесс информатизации охватил всеобщество. Компьютер можно встретить не только в учреждениях города и деревни,но и во многих домах. Это влечет за собой информатизацию всего учебногопроцесса. Особенно сильно она сказывается на требовании учебных заведенийпредставлять рефераты, курсовые, дипломные, научные проекты в печатном виде.Конечно, программа общеобразовательного курса информатики включает овладениенавыками работы в текстовом процессоре. И этих знаний может быть достаточно длянаписания работ. Но функции автоматизации, в основном не рассматривающиеся вобычном курсе, помогут облегчить, ускорить и эстетизировать выполнение многихопераций.
Пособие включает восемь лабораторных заданий,каждое из которых рассчитано на два часа учебного времени. Такой выбор деленияоснован на нескольких причинах. Во-первых, каждая лабораторная работапредставляет собой самостоятельный этап. Более мелкое деление не позволитсоздать целостность и законченность представления о проделанной работе.Во-вторых, это объясняется назначением пособия. Так как оно предлагаетсястудентам ВУЗов и учащимся школ с углубленным изучением информатики (более чем136 часов), продолжительность одного занятия которых составляет два учебныхчаса.
Вместе с тем, несмотря на«законченность» каждой лабораторной работы, все они взаимосвязаны. Впоследующих заданиях используются параметры, заданные в предыдущем. Это имеетсвои положительные и отрицательные стороны. К первым относится то, что позавершении серии работ можно увидеть результат всех тех преобразований, которыевключались в данную тему. С другой стороны, практически нельзя поменять порядокследования лабораторных работ, включиться в работу в любой момент.
Данное пособие отражает не всевозможности рассмотренных функций автоматизации, но в них продемонстрированы теиз них, которые имеют наибольшую практическую значимость и используемость.Кроме того, лабораторная работа №6-7 является как бы завершающей цикл всехлабораторных работ. Она не только позволяет познакомиться с новымиинструментами Microsoft Word и использует в своем ходе результаты действийпредыдущих работ, но и актуализирует навыки, полученные на предыдущих занятияхи в курсе общей информатики.
Лабораторная работа №8 выделяется изобщей картины практических работ и не является обязательной. Хотя записьмакроса не является сложной процедурой, но необходимо выработать большой навыкнаписания макрокоманд и знания возможностей и структуры организации работыMicrosoft Word, чтобы было возможно использовать их не локально, а в любом из документовданного приложения независимо от его особенностей. Кроме того, приобретенный уменияне помогут редактировать записанные операции, т.к. они написаны на языке Visual Basic,не рассматриваемом в данной теме.
Каждая лабораторная работа имеют строгуюструктуру:
1. Темалабораторной работы.
2. Цельименно данного занятия.
3. Задание,конкретизирующее цель.
4. Ходработы
1) Началоработы.
2) Функция1.
3) Функция2.
4) …
5) Заданиядля самостоятельной работы.
6) Окончаниеработы.
5. Текстзадания, используемый в данной работе.
Технология выполнения каждого заданияпредставлена алгоритмом, сопровождается пояснительными рисунками и таблицами,что облегчает процесс выполнения работы за счет визуализации действия.
В конец пособия рекомендованыметодическиеуказания и список дополнительной литературы дляпользователя.
Данные лабораторные работы разработаныне с целью развивать навыки скоропечатания, поэтому в последующих занятияхиспользуется тексты, созданные на предыдущих, а также задания длясамостоятельной работы являются как бы продолжением основного заданияпрактической работы, т.е. они написаны в стиле «…выполните аналогичные операциидля таких-то объектов…».
Так как методическое пособие разработанос целью выработать умения использования функций автоматизации, то для проверкиобучаемых не было разработано тестирующей или другой контролирующей программы.В этом качестве может выступить задание о написании реферата по одной из темпредмета Информатика со сдачей бумажной и электронной копий. §16. Апробацияи анализ результатов
Представленное методическое пособие былоапробировано в экономическом лицее «Эколис» г. Набережные Челны среди 22учащихся десятых классов.
В этом учебном заведении изучениеинформатики введется в течение пяти лет по авторской программе. Для изученияпредмета Информатика в данных классах отводится 4 часа в неделю, что позволяетне только хорошо овладеть навыками, определенными обязательным минимумомсодержания среднего общего образования по информатике, но и познакомить сдополнительными возможностями различных приложений. Все это позволилоапробировать методическое пособие по теме «Автоматизация работы в MicrosoftWord» при изучении темы «Издательское дело в среде текстового процессораMicrosoft Word».
В ходе проведения уроков выявлено:
Во-первых, у некоторых учащихся вызываетзатруднения нахождение месторасположения команд. Это объясняется тем, что, какуже было отмечено, методическое пособие было разработано для версии Word 2000,тогда как в компьютерном классе лицея установлен пакет программ MicrosoftOffice 97, где некоторые функции имеют другие команды.[10]
Во-вторых, особую сложность выполненияпредставляют такие пункты, как «Создание оглавления» (процесс форматирования) и«Организация больших документов» (из-за сложности структуры). Поэтому припроведении соответствующих лабораторных работ следует уделить особое вниманиеэтим вопросам.
В-третьих, при создании макросов следуетпредварительно тщательно продумать порядок записи макроса и отработать его. Вкачестве творческого задания можно попросить учащихся самостоятельно придуматьи создать значок на кнопку для макроса.
В остальном же проведение занятий потеме, определенной в настоящей курсовой работе, не вызвали затруднений.Основные цели по выработке умений и навыков использования возможностейавтоматизации были достигнуты.
Результаты проведения исследованияпредоставлены в приложении.
Заключение
В данной курсовой работе были изученыфункции автоматизации работы в текстовом процессоре Microsoft Word. Среди нихвыделены функции автоматизации ввода и редактирования (автотекст, автозамена,автоформат, проверка орфографии и грамматики, автоматического определенияязыка), автоматизации форматирование документа (стили, шаблоны, большие документы),автоматизации оформления (нумерация страниц, оглавления и указатели, сноски,ссылки, гиперссылки, названия объектов), макросы.
Подробно были исследованы только те изних, которые имеют практическую значимость для студентов при написанииразличных проектов средствами текстового процессора и не изучаются в общемкурсе Информационные технологии или Информатика. А именно, автотекст,автозамена, автоформат, создание словарей, тезарус (подбор синонимов,антонимов, связанных слов), стили, шаблоны, оглавления, сноски и ссылки, большиедокументы, макросы. Особую сложность для изучения и усвоения здесь представляютпоследние два раздела: создание больших документов (т.е. состоящих изнескольких вложенных, записанных в отдельных файлах) и создание макросов(особенно редактирование).
Теоретическая часть знакомит с понятиямиэтих операций, их назначением, основными возможностями и специфическимичертами. В ней не отражены команды, используемые для вывода этих функций, новсе функции сопровождены иллюстрациями диалоговых окон и пояснениями к ним.
Таким образом, теоретический разделможет оказать реальную помощь преподавателю при подготовке к занятиям по теме«Текстовый процессор Word» или более узкой тематике «Автоматизация работы вMicrosoft Word».
Практическую часть условно можноразделить на два логических компонента. Во-первых, это краткий сравнительныйанализ (выделение основных отличий) работы изучаемых функций автоматизации вразличных версиях Microsoft Word, начиная с 7.0 и заканчивая XP.Здесь выделено три основных типа отличий, тесно связанных между собой изависящих от одних и тех же причин). Точнее сказать, это разница в названияхкоманд, разница в их возможностях и наконец, появление новых функцийавтоматизации в последних версиях Microsoft Word.
Во-вторых, она включает разработку методическогопособия по определенной выше теме, содержащее серию лабораторных работпрактического характера. В ней представлена алгоритмы выполнения некоторыхвозможностей всех исследуемых инструментальных средств автоматизации. Эта частьпредставляет наибольший интерес и значимость, так как является главной цельюданной работы. Ее малый размер объясняется тем, что само методическое пособиене включено в содержание, а вынесено в приложение в виде брошюры для удобствасоздания, проверки и применения. В основную же часть введены рассмотрениеструктуры разработанного пособия и результаты его апробации в реальных условияхучебного заведения (в данном конкретном случае, среднего учебного заведения —лицея). По итогам анализа проведенных уроков и уровня полученных знаний можносделать вывод, что было разработано довольно-таки полноценное и удобное пособиедля изучения поставленной темы.
Таким образом, все задачи даннойкурсовой работы выполнены. Можно сказать, что ее цель достигнута, т.е. созданометодическое пособие для студентов и учащихся, позволяющее приобрести навыкииспользования некоторых автоматизированных функций, которые в последствии можноприменить при написании научных и творческих работ средствами текстовогопроцессора Microsoft Word.
Список использованнойлитературы
1. Берлинер Э.М. Office 2000: 5 книг в 1:Самоучитель. — М.: Бином, 2000.
2. Голубина О. Индивидуальный подход: Новые возможности приложенийMicrosoft Office 2000 // Бухгалтер и компьютер. — 2001, №2 (17). — с. 28-33.
3. Джойс Д., Мун М. Microsoft Word 97: наглядно и конкретно. — М.: Изд. отдел «Русскаяредакция» ТОО «Channel Trading Ltd.»,1997.
4. Журин А.А., Журина И.П. Word 7.0 для школьников. — М.: Аквариум, 1997.
5. Зайден М. Ворд: Word 2000: Легко, наглядно, понятно, быстро. — М.: ЛабораторияБазовых Знаний, 1999.
6. Ильина М.М. Работа в Word 7 на примерах. — М.: Восточная КнижнаяКомпания, 1996.
7. КулинРоберт Н. Учимся мастерству. Microsoft Word для Windows 95. — М.: СК Пресс, 1997.
8. Орлов А. Office XP. Интеллектуальный Word 2002 // Мир ПК. — 2001, №9. — с.53.
9. Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. — СПб:Питер, 2001.
ПриложенияПриложениеI
Основные команды исследованныхфункций автоматизации текстового процессора Microsoft Word 2000.Операция Команда в меню Кнопка на панели инструментов Оперативная клавиша Функции ввода и редактирования Автотекст Вставка | Автотекст
/> Alt+F3 (создание), F3 (вставка) Автозамена Сервис | Автозамена Автоформат Формат | Автоформат Правописание Сервис | Правописание
/> F7 Тезарус Сервис | Язык | Тезарус Shift+F7 Расстановка переносов Сервис | Язык | Расстановка переносов Словари Сервис | Параметры | Правописание | Cловари Функции форматирования Стиль Формат | Стиль Библиотека стилей Формат | Тема | Библиотека стилей Загрузить другой шаблон Файл | Создать Создать шаблон Файл | Сохранить как Режим структуры Вид | Структура
/> Функции оформления Оглавление Вставка | Оглавления и указатели | Оглавление Сноски Вставка | Сноска Ссылки Вставка | Перекрестные ссылки Режим главного документа Главный документ
/> Вставить вложенный документ
/> Создать вложенный документ
/> Макрос Макрос Сервис | Макрос | Макросы Alt+F8 Создать макрос Макрос | Начать запись Создать кнопку для макроса Сервис | Настройка | Команды
ПриложениеII
Результаты апробированияметодического пособия в экономическом лицее «Эколис»Фамилия Имя № лабораторной работы 10 А 1 2 3 4 5 6-7 8 Галимова Венера Галимов Роберт Галаутдинов Артур Калинин Денис Любушкина Юля Мольков Павел Терентьева Ира Трубачева Наташа Хубулашвили Давид Фаткулин Анвар Якупов Рим 10 Б Глушков Антон Гильманшина Женя Дурягина Юля Зарипов Адель Коваленко Костя Косинов Артур Кошкин Кирилл Сусляева Катя Шангараева Лиля Сайфутдинов Ленар Кривых Ира /> /> /> /> /> /> /> /> />
Условные обозначения:
Задания не вызвали затруднений Задания вызвали небольшое затруднение Задания вызвали большие затруднения
Этирезультаты представлены в виде диаграммы
/>